Standard Operating Procedure (SOP) Lintas...

Standard Operating Procedure (SOP)Lintas Unit

Lembaga Kemahasiswaan

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan OrganisasiInstitut Teknologi Bandung

2014

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI

001/I1.B01.4/SOP/2014 Kuliah Umum (Studium Generale)002/I1.B01.4/SOP/2014 Pengembangan Karakter Mahasiswa Bidik Misi003/I1.B01.4/SOP/2014 Pelaksanaan Rekrutmen Melalui ITB Career Center004/I1.B01.4/SOP/2014 Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik005/I1.B01.4/SOP/2014 Permohonan Bantuan Dana Kegiatan006/I1.B01.4/SOP/2014 Proses Pencairan Bantuan Dana Sponsorship007/I1.B01.4/SOP/2014 Rekomendasi Peminjaman Fasilitas008/I1.B01.4/SOP/2014 Pelaksanaan Layanan Kompetisi009/I1.B01.4/SOP/2014 Pengelolaan Penggunaan Voucher Makan Sistem RFID010/I1.B01.4/SOP/2014 Seleksi Pencairan Dan Pelaporan Beasiswa Bidik Misi011/I1.B01.4/SOP/2014 Pendaftaran Beasiswa Online012/I1.B01.4/SOP/2014 Proses Pencairan Dana Kelangsungan Operasi (DKO)013/I1.B01.4/SOP/2014 Penangguhan Pembayaran BPPS014/I1.B01.4/SOP/2014 Proses Pencairan Dana Beasiswa


KULIAH UMUM (STUDIUM GENERALE)

No. 001/I1.B01.4/SOP/2014


2014

JUDUL : KULIAH UMUM (STUDIUM GENERALE) NOMOR : 001/I1.B01.4/SOP/2014REVISI KE : 0BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014HALAMAN : 2 dari 5

2


DAFTAR ISI

I. Unit Kerja Terkait 3II. Tujuan 3III. Referensi 3IV. Pengertian & Batasan 3V. Prosedur 4VI. Indikator Keberhasilan 5VII. Lampiran 5


3


I. UNIT KERJA TERKAIT1. Wakil Rektor Bidang Komunikasi, Kemitraan dan Alumni (WRKMA)2. Lembaga Kemahasiswaan (LK)3. Direktorat Sarana dan Prasarana (SP)4. UPTK3L ITB5. KK Ilmu Kemanusiaan

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur penyelenggaraan kuliah KU4078 Studium Generale (SG) bagi peserta kuliah agar penyelenggaraan kuliah SG yang diikuti mahasiswasesuai dengan kebutuhan masyarakat dan sejalan dengan visi ITB. SOP ini merupakan pedoman penyelenggaraan kuliah SG.

III. REFERENSI

IV. PENGERTIAN & BATASAN

1. PENGERTIAN

1. Kuliah Umum KU4078SG adalah mata kuliah pilihan berbobot 2 SKS, yang diselenggarakan dalam bentuk kuliah umum dan disampaikan oleh nara sumber dari para pakar dan Pejabat Lembaga Negara.

2. Kelompok keahlian Ilmu Kemanusiaan ITB adalah lembaga yang mengkoordinasikan mata kuliah umum bagi mahasiswa ITB, mulai dari penyediaan daftar hadir sampainilai akhir bagi mahasiswa, termasuk KU4078 Studium Generale.

2. BATASAN

Peserta Studium Generale adalah mahasiswa ITB yang terdaftar dalam daftar peserta kelas (DPK) KU4078.


4


V. PROSEDURa. Mahasiswa terdaftar pada KSM KU4078 Studium Generale.b. Lembaga Kemahasiswaan ITB menerima daftar peserta KU4078 Studium Generale dari

KK Ilmu Kemanusiaan ITB.c. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengirimkan surat kepada WRKMA perihal program

penyelenggaraan kuliah umum SG yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang.

d. Lembaga Kemahasiswaan mengumumkan kepada peserta KU4078 SG tentang penyelenggaraan kuliah umum SG berisi waktu, tempat, nara sumber/pembicara, tema/topic diumumkan di Prodi, Sekretariat himpunan mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM).

e. WRKMA mengundang nara sumber/pembicara yang akan memberikan kuliah umum SG

f. Lembaga Kemahasiswaan membuat spanduk dan vidiotron penyelenggaraan SG pada setiap penyelenggaraan kuliah umum SG yang memuat waktu, tempat, nara sumber/pembicara dan tema/topik.

g. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan ijin pemasangan spanduk, penggunaan fasilitaske Direktorat SP ITB berikut setting perlengkapan Aula (sound system, LCD, kursi mahasiswa peserta, kursi narasumber dll)

h. WRKMA mengundangpara pejabat yang akan diundang untuk mengikuti kuliah SG(Ketua Prodi, Dekan, Pejabat diluar ITB dll)

i. Lembaga Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Kantor WRKMA ITB terkait dengan fasilitas untuk pelaksanaan kuliah (nara sumber/pembicara, protokoler, MC, Moderator dll.)

j. Mahasiswa peserta KU4078 SG mengikuti kuliah umum sesuai jadual yang telah ditentukan

k. LK menyiapkan Registrasi/daftar hadir bagi peserta KU4078.l. Peserta KU4078 SG membuat rangkuman hasil kuliah umum (resume) setelah kuliah

umum selesai.m. LK membuat rekapitulasi tentang kehadiran dan resume bagi peserta KU4078.n. LK memberi nilai akhir bagi peserta KU-4078 SG dan menyerahkan Daftar Nilai Akhir

(DNA) ke KK Ilmu Kemanusiaan ITB.

VI INDIKATOR KEBERHASILAN

1. Terlaksananya kuliah umum sesuai dengan kebutuhan dan kompetensi mahasiswa.

2. Daftar Nilai Akhir (DNA) diserahkan ke KK Ilmu Kemanusiaan ITB tepat waktu sesuai dengan jadual yang telah ditetapkan.

VIII. LAMPIRAN


5


PROSEDUR LK KK Ilmu Kemanusiaan

Dir. SP WRKMA MHS.

1. Mahasiswa terdaftar pada KSM KU4078Studium Generale.

2. Lembaga Kemahasiswaan ITB menerima daftar peserta KU4078 Studium Generale dari KK Ilmu Kemanusiaan ITB.

3. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengirimkan surat kepada WRKMA perihal program penyelenggaraan kuliah umum SG yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang.

4. Lembaga Kemahasiswaan mengumumkan kepada peserta KU4078 SG tentang penyelenggaraan kuliah umum SG berisi waktu, tempat, nara sumber/pembicara, tema/topic diumumkan di Prodi, Sekretariat himpunan mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM).

5. WRKMA mengundang nara sumber/pembicara yang akan memberikan kuliah umum SG

6. Lembaga Kemahasiswaan membuat spanduk dan vidiotron penyelenggaraan SG pada setiap penyelenggaraan kuliah umum SG yang memuat waktu, tempat, nara sumber/pembicara dan tema/topik.

7. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan ijin pemasangan spanduk, penggunaan fasilitas ke Direktorat SP ITB berikut setting perlengkapan Aula (sound system, LCD, kursi mahasiswa peserta, kursi nara sumber dll)

8. WRKMA mengundang para pejabat yang akan diundang untuk mengikuti kuliah SG (Ketua Prodi, Dekan, Pejabat diluar ITB dll)

9. Lembaga Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Kantor WRKMA ITB terkait dengan fasilitas untuk pelaksanaan kuliah (nara sumber/pembicara, protokoler, MC, Moderator dll.)

10. Mahasiswa peserta KU4078 SG mengikuti kuliah umum sesuai jadual yang telah ditentukan

11. LK menyiapkan Registrasi/daftar hadir bagi peserta KU4078.

12. Peserta KU4078 SG membuat rangkuman hasil kuliah umum (resume) setelah kuliah umum selesai.

13. LK membuat rekapitulasi tentang kehadiran dan resume bagi peserta KU4078.

14. LK memberi nilai akhir bagi peserta KU-4078 SG dan menyerahkan Daftar Nilai Akhir (DNA) ke KK Ilmu Kemanusiaan ITB.

3

4

5

9

2

1 1

13

8

10

7

9

6

12

11

14


PENGEMBANGAN KARAKTER MAHASISWA BIDIK MISI

No. 002/I1.B01.4.1/SOP/2014


2014

1

002/I1.B01.4/SOP/2014012 Nopember 20141 dari 5

JUDUL : PENGEMBANGAN KARAKTER MAHASISWA BIDIK MISI

NOMOR : 002/I1.B01.4/SOP/2014REVISI KE : 0BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014HALAMAN : 2 dari 5

2


DAFTAR ISI

I Unit Kerja Terkait 3II Tujuan 3III Referensi 3IV Pengertian & Batasan 3V Prosedur 4VI Indikator Keberhasilan 4VII Lampiran 4



3


I. UNIT KERJA TERKAIT1. Lembaga Kemahasiswaan (LK)2. Direktorat Sarana dan Prasarana (SP)3. UPT K3L

II. TUJUANTujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraankegiatan pengembangan karakter mahasiswa ITB, agar mampu mewujudkan beberapa sasaran, yakni:1. Mengarahkan mahasiswa untuk mampu memenuhi pencapaian profil

karakter mahasiswa ITB.2. Membimbing mahasiswa untuk dapat mengelola waktunya secara optimal

dalam kegiatan akademik maupun non akademik.3. Mendorong mahasiswa untuk mampu meraih prestasi dan menghasilkan

karya terbaik.4. Menstimulus mahasiswa agar dapat aktif dalam kegiatan kemahasiswaan

selama menempuh perkuliahan di ITB.5. Melahirkan alumnus yang memenuhi semua kriteria profil karakter

mahasiswa ITB secara komprehensif serta evaluasi kegiatan pengembangan karakter mahasiswa ITB.

III. REFERENSIPeraturan Akademik dan Kemahasiswaan ITB

IV. PENGERTIAN & BATASANA. PENGERTIAN

1. Pengembangan Karakter Mahasiswa ITB suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh LK agar mahasiswa ITB mampu meraih prestasi, berkarya, bersosial, dan berkontribusi untuk negeri.

2. Unit Kerja Akademik (UKA), berupa fakultas dan sekolah yang dikepalai oleh Dekan.

3. Unit Kerja Pendukung (UKP), berupa lembaga, direktorat atau Unit Pelayanan Teknis (UPT) di bawah koordinasi Wakil Rektor.

B. BATASAN1. Evaluasi pengembangan karakter mahasiswa ITB yang dimaksud adalah

yang dilakukan oleh LK.2. Peserta pengembangan karakter mahasiswa ITB yang dimaksud adalah

seluruh mahasiswa ITB dari beberapa angkatan.



4


V. PROSEDUR1. LK mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas ke SP untuk

pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter2. SP akan memproses surat yang di sampaikan oleh LK sesuai dengan

ketersediaan tempat dan jika ada maka akan dijadwalkan (dengan jawaban surat dikabulkan atau tidak dikabulkan).

3. Setelah mendapatkan jawaban dari SP, jika tidak dikabulkan, maka LKharus menjadwal ulang kegiatan yang akan dilaksanakan dan jika dikabulkan, maka LK akan mempersiapkan secara teknis berkaitan kegiatan yang akan dilaksanakan.

4. LK memberikan surat tembusan kepada UPT K3L tentang pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter yang akan diadakan

5. LK melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal dan program kegiatan pengembangan karakter yang telah direncanakan.

6. LK mengadakan evaluasi kegiatan pengembangan karakter berdasarkan kehadiran jumlah peserta mahasiswa yang mengikuti kegiatan dalam bentuk daftar kehadiran.

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN

1. Jumlah peserta yang hadir dalam pelaksanaan kegiatan tersebut 80%.2. Berjalannya program kegiatan pengembangan karakter yang sudah

direncanakan dalam satu tahun.

VII. LAMPIRAN



5


Lampiran 1 - Diagram Alir SOP.

SOP Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Pengembangan Karakter Mahasiswa ITB

No Prosedur Direktorat Sarana dan Prasarana


K3L

1.

2.

3.

4.

5.

6.

LK mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas ke SP untuk pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter.

SPakan memproses surat yang disampaikan oleh LK sesuai dengan ketersediaan tempat dan jika ada maka akan dijadwalkan (dengan jawaban surat dikabulkan atau tidak dikabulkan).

Setelah mendapatkan jawaban dari SP, jika tidak dikabulkan, maka LK harus menjadwal ulang kegiatan yang akan dilaksanakan dan jika dikabulkan, maka LK akan mempersiapkan secara teknis berkaitan kegiatan yang akan dilaksanakan.

LK memberikan surat tembusan kepada UPT K3L tentang pelaksanaan kegiatan pengembangan karakter yang akan diadakan.

LK melaksanakan kegiatan sesuai dengan jadwal dan program kegiatan pengembangankarakter yang telah direncanakan.

LK mengadakan evaluasi kegiatan pengembangan karakter berdasarkan kehadiran jumlah peserta mahasiswa yang mengikuti kegiatan dalam bentuk daftar kehadiran.

Tidak

4

6

1

5

Ya

2

3


PELAKSANAAN REKRUTMEN MELALUI ITB CAREER CENTER

No. 003/I1.B01.4.1/SOP/2014


2014

JUDUL : PELAKSANAAN REKRUTMEN MELALUI ITB CAREER CENTER


2


DAFTAR ISI

I. Unit Kerja Terkait 3II. Tujuan 3

III. Referensi 3IV. Pengertian & Batasan 3V. Prosedur 4

VI. Indikator Keberhasilan 5VII. Lampiran 5



3


I. UNIT KERJA TERKAIT1. Lembaga Kemahasiswaan2. Direktorat Sarana dan Prasarana3. K3L4. Direktorat Pendidikan

II. TUJUAN1. Penyebaran informasi lowongan kerja secara online.2. Pengumpulan lamaran kerja sampai dengan proses seleksi.3. Membantu mahasiswa dan atau alumni ITB ataupun alumni perguruan tinggi

lain untuk memperoleh pekerjaan yang diharapkan.

III. REFERENSI

Keanggotaan perusahaan dalam ITB Career Center.


1. PENGERTIAN

a. ITB Career Center salah satu bidang di Lembaga Kemahasiswaan yang menangani kegiatan rekrutmen.

b. Rekrutmen merupakan kegiatan yang memfasilitasi alumni dan dunia usaha untuk memperoleh tenaga kerja baru.

c. Member adalah perusahaan atau mahasiswa/alumni yang bergabung di ITB Career Center selama periode tertentu.

2. BATASAN

Rekrutmen dilaksanakan terbatas hanya kepada anggota ITB Career Center.

PROSEDUR

1. Mahasiswa/Alumni dan perusahaan mendaftar sebagai anggota di Lembaga Kemahasiswaan sebagai anggota ITB Career Center.

2. Lembaga Kemahasiswaan mengaktifkan alumni dan perusahaan sebagai anggota dan menerima rencana pelaksanaan rekrutmen dari perusahaan.

3. Perusahaan memberitahukan jadwal rekrutmen ke ITB Career Center.



4


4. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan surat kepada Direkrorat Sarana dan Prasarana ITB perihal peminjaman ruangan untuk kegiatan rekrutmen.

5. Direktorat Sarana dan Prasarana memproses dan menyetujui permohonan Lembaga Kemahasiswaan tentang peminjaman ruangan.

6. Lembaga Kemahasiswaan memberitahukan kepada perusahaan bahwa kegiatan rekrutmen dapat dilaksanakan

7. Perusahaan mengundang para pencari kerja/anggota (mahasiswa/alumni) secara langsung untuk mengikuti proses rekrutmen tersebut. Selanjutnya Lembaga Kemahasiswaan melaksanakan kegiatan rekrutmen

V. INDIKATOR KEBERHASILANPelaksanaan rekrutmen dapat terlaksana sesuai jadual yang telah ditetapkan perusahaan.

VI. LAMPIRAN Lampiran Diagram Alir SOP Pelaksanaan Rekrutmen.



5


Diagram Alir SOPPelaksanaan RekrutmenProsedur Perusahaan/

Mahasiswa/Alumni

LK Sarana & Prasarana

1. Mahasiswa/Alumni dan perusahaan mendaftar sebagai anggota di Lembaga Kemahasiswaan sebagai anggota ITB Career Center.

`

2. Lembaga Kemahasiswaan mengaktifkan alumni dan perusahaan sebagai anggota dan menerima rencana pelaksanaan rekrutmendari perusahaan.

3. Perusahaan memberitahukan jadwal rekrutmen ke ITB Career Center.

4. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan surat kepada Direkrorat Sarana dan Prasarana ITB perihal peminjaman ruangan untuk kegiatan rekrutmen.

5. Direktorat Sarana dan Prasarana memproses dan menyetujui permohonan Lembaga Kemahasiswaan tentang peminjaman ruangan.

6. Lembaga Kemahasiswaan memberitahukan kepada perusahaan bahwa kegiatan rekrutmen dapat dilaksanakan

7. Perusahaan mengundang para pencari kerja/anggota (mahasiswa/alumni) secara langsung untuk mengikuti proses rekrutmen tersebut.Selanjutnya Lembaga Kemahasiswaan melak-sanakan kegiatan rekrutmen

Ya

1

2

5

6

3

7

4

Tidak


PELAKSANAAN KULIAH KERJA NYATA (KKN) TEMATIK

No. 004/I1.B01.4/SOP/2014


2014

JUDUL : PELAKSANAAN KULIAH KERJA NYATA (KKN) TEMATIK


2


DAFTAR ISI

I. Unit KerjaTerkait 3II. Tujuan 3III. Referensi 3IV. Pengertian & Batasan 3V. Prosedur 4VI. Indikator Keberhasilan 5VII. Lampiran 5



3


I. UNIT KERJA TERKAIT

1. Lembaga Kemahasiswaan (LK)2. Direktorat Sarana dan Prasarana (SP)3. Kelompok Keahlian Ilmu Kemanusiaan4. Pemda dan Instansi terkait lainnya

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur penyelenggaraan Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik bagi peserta KU4080 Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik sesuaidengan kebutuhan masyarakat di lokasi pelaksanaan KKN dan sejalan dengan visi ITB. SOP ini meliputi identifikasi dari mulai persiapan hingga penyelenggaraan, sertapenilaian mata kuliah KU4080 KKN Tematik.

III. REFERENSI SK Rektor ITB Nomor 150/SK/I1.A/PP/2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kuliah Kerja Nyata Tematik (KKN-T) ITB.


1. PENGERTIAN

a. Penyelenggaraan Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik adalah suatu kegiatan pembelajaran/kuliah umum dan pelaksanaan kegiatan dilapangan yang dapat diberikan dalam bentuk pembekalan/pelatihan, kuliah umum dan pelaksanaan programsesuai dengan kebutuhan di masyarakat (contoh tema: Pembangkit Listrik Tenaga Surya (PLTS), Pembangkit Listrik Tenaga Mikro Hidro (PLTMH), infrastruktur, koperasi dll).

b. Unit Kerja Akademik (UKA), berupa fakultas dan sekolah yang dikepalai oleh Dekan.

c. Unit Kerja Pendukung (UKP), berupa lembaga, direktorat atau Unit Pelayanan Teknis (UPT) di bawah koordinasi Wakil Rektor.

d. Kelompok Keahlian Ilmu Kemanusiaan FSRD ITB adalah lembaga yang mengkoordinasikan mata kuliah umum bagi mahasiswa ITB, mulai dari penyediaan daftar hadir sampai nilai akhir bagi mahasiswa, termasuk KU4080 Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik.



4


e. Lokasi KKN Tematik ditentukan oleh pemerintah daerah (Pemda) atau oleh Lembaga Kemahasiswaan sesuai dengan tema yang akan dilaksanakan dansituasional yang berlangsung pada saat itu (contohnya: Kab. Garut dengan program/tema PLTS, PLTMH, Infrastruktur).

2. BATASAN

Peserta kuliah umum Kuliah Kerja Nyata (KKN) Tematik adalah mahasiswa ITB yang terdaftar pada Daftar Peserta Kelas (DPK).

V. PROSEDUR

1. Mahasiswa terdaftar pada DPK KU4080 KKN-T.2. Lembaga Kemahasiswaan ITB menerima DPK KU4080 dari Kelompok Keahlian

Ilmu Kemanusiaan FSRD ITB.3. LembagaKemahasiswaan ITB mengirimkan surat kepada Pemda dan Instansi

terkait perihal program penyelenggaraan KKN-T yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang.

4. Lembaga Kemahasiswaan mendapatkan persetujuan dari pihak Pemda.5. Lembaga Kemahasiswaan melakukan penjajagan/survey awal ke lokasi KKN

Tematik disuatu daerah Kabupaten/Kota.6. Lembaga Kemahasiswaan mengumumkan kepada mahasiswa ITB tentang

akan diselenggarakannya KKN-T berisi waktu, tempat, tema/topik diumumkan di Program Studi, Himpunan Mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa.

7. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan permohonan Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) ke Dekan dan Ketua Program Studi untuk membimbing mahasiswa peserta KKN-T dilapangan.

8. Lembaga Kemahasiswaan melakukan sosialisasi KKN-T pada setiap penyelenggaraan yang memuat waktu, tempat, lokasi/daerah tema/topikpelaksanaan KKN-T.

9. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan ijin pemasangan spanduk, penggunaan fasilitas ke Direktorat SP ITB berikut setting perlengkapan.

10. Lembaga Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Pemda dan Instansi terkaittentang pelaksanaan KKN-Tdisuatu daerah.

11. Mahasiswa peserta KU4080 KKN-Tmelaksanakan kegiatan KKN-Tsesuai jadwal yang telah ditentukan

12. Lembaga kemahasiswaan (panitia KKN-Tdan DPL) melaksanakan supervisi kelokasi pelaksanaan KKN-T



5


13. Setelah penyelenggaraan KKN-T selesai, peserta membuat laporan akhir hasil KKN-Tdan menyerahkan kepada LK ITB paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah pelaksanaan.

14. Lembaga Kemahasiswaan membuat laporan akhir kegiatan KKN-T. 15. Lembaga Kemahasiswaan memberi nilai akhir bagi peserta KU-4080 KKN-T

dan menyerahkan Daftar Nilai Akhir (DNA) ke KK Ilmu Kemanusiaan.


1. Terlaksananya Kuliah Kerja Nyata Tematik sesuai dengan tema dan tempat yang telah ditentukan.

2. Daftar Nilai Akhir (DNA) diserahkan ke KK Ilmu Kemanusiaan tepat waktu.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1 -Diagram Alir Penyelenggaraan Kuliah Kerja Nyata Tematik

PROSEDUR LKKK Ilmu

Kemanusiaan

Pemda &pihak lain

terkait

Fak./Prodi/SP/Himp/UKM

Mahasiswa.

1. Mahasiswa terdaftar pada DPK KU4080 KKN-T.2. Lembaga Kemahasiswaan ITB menerima DPK KU4080 dari KK Ilmu

Kemanusiaan.3. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengirimkan surat kepada Pemda dan

Instansi terkait perihal program penyelenggaraan KKN-T yang akan dilaksanakan selama satu semester yang akan datang.

4. Lembaga Kemahasiswaan mendapatkan persetujuan dari pihak Pemda.

5. Lembaga Kemahasiswaan melakukan penjajagan/survey awal ke lokasi KKN Tematik disuatu daerah Kabupaten/Kota.

6. Lembaga Kemahasiswaan mengumumkan kepada mahasiswa ITB tentang akan diselenggarakannya KKN-T berisi waktu, tempat, tema/topik diumumkan di Program Studi, Himpunan Mahasiswa dan Unit Kegiatan Mahasiswa.

7. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan permohonan Dosen Pembimbing Lapangan (DPL) ke Dekan dan Ketua Program Studi untuk membimbing mahasiswa peserta KKN-T dilapangan.

8. Lembaga Kemahasiswaan melakukan sosialisasi KKN-T pada setiap penyelenggaraan yang memuat waktu, tempat, lokasi/daerah,tema/topik pelaksanaan KKN-T.

9. Lembaga Kemahasiswaan mengajukan ijin pemasangan spanduk,penggunaan fasilitas ke Direktorat SP ITB berikut setting perlengkapan.

10. Lembaga Kemahasiswaan berkoordinasi dengan Pemda dan Instansi terkait tentang pelaksanaan KKN-T di suatu daerah.

11. Mahasiswa peserta KU4080 KKN-T melaksanakan kegiatan KKN-T sesuai jadwal yang telah ditentukan

12. Lembaga kemahasiswaan (panitia KKN-T dan DPL) melaksanakan supervisi kelokasi pelaksanaan KKN-T

13. Setelah penyelenggaraan KKN-Tselesai, peserta membuat laporan akhir hasil KKN-T dan menyerahkan kepada LK ITB paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah pelaksanaan.

14. Lembaga Kemahasiswaan membuat laporan akhir kegiatan KKN-T.15. Lembaga Kemahasiswaan memberi nilai akhir bagi peserta KU-4080KKN-T

dan menyerahkan Daftar Nilai Akhir (DNA) ke KK Ilmu Kemanusiaan.

c

`Ya

12

4

5

7

6

8

10

9

11

12

13

3Tidak

Tidak

Ya

Tidak

Ya

14

15


Permohonan Bantuan Dana Kegiatan

No. 005/I1.B01.4/SOP/2014


2014

JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA

KEGIATAN


2


DAFTAR ISI



KEGIATAN


3



1. Lembaga Kemahasiswaan (LK)2. Direktorat Perencanaan (Ditpran)3. Direktorat Keuangan (Ditkeu)

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur proses permohonan bantuan dana kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa agar mahasiswa memahami proses permohonan dana dan kegiatan dapat berjalan lancar sesuai dengan jadual yang ditetapkan dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP ini meliputi identifikasi dari kebutuhan anggaran, pelaksanaan, penetapan penerimaan bantuan serta laporan kegiatan.

III. REFERENSI


1. PENGERTIAN

1. Kegiatan kemahasiswaan adalah kegiatan yang dilakukan secara perseorangan maupun kelompok serta organisasi mahasiswa yang bersifat ko-kurikuler dan ekstra-kurikuler sebagai wahana pembelajaran, pembentukan karakter, kreativitas, inovasi, latihan kepemimpinan, manajerial, serta kerjasama sebagai upaya membangun kepribadian yang bermartabat.

2. Dana Kegiatan Kemahasiswaan, adalah Program bantuan dana kepada mahasiswa baik secara perseorangan maupun kelompok serta organisasi kemahasiswaan sebagai usaha untuk meningkatkan kualitas kegiatan kemahasiswaan.


KEGIATAN


4


3. Direktorat Keuangan merupakan Unit Kerja Pendukung ITB di bawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan.

4. Direktorat Perencanaan UKP merupakan Unit Kerja Pendukung ITB, dibawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan.

2. BATASAN

1. Proposal kegiatan, uraian singkat mengenai maksud, tujuan dan anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan.

2. Laporan Pertanggungjawaban kegiatan yang dimaksud adalah pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa maupun organisasi mahasiswa.

V. PROSEDUR

5.1.Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Dana DIPA ITB)

1. Lembaga Kemahasiswaan mengalokasikan bantuan dana kegiatan mahasiswa/organisasi mahasiswa melalui Sistem Perencanaan (SISPRAN).

2. Mahasiswa/organisasi mahasiswa membuat surat permohonan bantuan dana kegiatan yang ditujukan kepada Lembaga Kemahasiswaan dilengkapi dengan proposal kegiatan, surat ijin kegiatan yang sudah disetujui oleh Kepala Lembaga Kemahasiswaan dan nomor rekening penanggung jawab kegiatan.

3. Proposal kegiatan akan diseleksi oleh Tim Lembaga Kemahasiswaan.


KEGIATAN


5


4. Hasil seleksi proposal bantuan dana akan ditindak lanjuti dengan diterbitkannya Surat Keputusan (SK) Rektor penerima bantuan bagi kegiatan yang disetujui sedangkan untuk yang tidak disetujui bantuan kegiatannya diterbitkan surat pemberitahuan.

5. Setelah Surat Keputusan diterbitkan, Lembaga Kemahasiswaan melakukan proses pencairan bantuan antara lain :

a. Menyiapkan berkas-berkas pengajuan pencairan (SP2B, kwitansi, surat permohonan pembayaran dan fotokopi rekening, dll) untuk ditandatangani oleh penanggung jawab kegiatan

b. Berkas-berkas yang sudah ditandatangani mahasiswa dilengkapi dengan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Surat Pertanggung-jawaban Belanja (SPTB) Daftar Nominatif dan Daftar Rincian Permohonan Pembayaran diserahkan ke Pejabat Pembuat Komitmen.

6. Setelah lengkap berkas-berkas pengajuan diserahkan ke Direktorat Keuangan untuk diverifikasi dan diproses pencairan dana ke Kantor Perbendaharaan Negara (KPN).

7. Kantor Kas Negara akan meproses permohonan dari ITB kalau disetujui akan diterbitakan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) kalau tidak disetujui berkas dikembalikan untuk diperbaiki.

8. Setelah SP2D turun Kantor Perbendaharaan Negara (KPN) akan mentransfer dana ke rekening penerima bantuan atau melalui Direktorat Keuangan.

9. Bendahara Lembaga Kemahasiswaan dapat memberitahu kepada penerima bantuan bahwa dana akan dan telah ditranfer oleh KPN

10. Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa diwajibkan membuat Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan serta diserahkan ke Lembaga Kemahasiswaan paling lambat 14 hari setelah kegiatan dilaksanakan

5.2. Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Bukan PNPB)

1. Lembaga Kemahasiswaan mengalokasikan bantuan dana kegiatan mahasiswa/organisasi mahasiswa melalui Sistem Perencanaan (SISPRAN)

2. mahasiswa/organisasi mahasiswa membuat surat permohonan bantuan dana kegiatan yang ditujukan kepada Lembaga Kemahasiswaan


KEGIATAN


6


dilengkapi dengan proposal kegiatan, surat ijin kegiatan yang sudahdisetujui oleh Kepala Lembaga Kemahasiswaan dan nomor rekening penanggungjawab kegiatan.

3. Proposal kegiatan akan diseleksi oleh Tim Lembaga Kemahasiswaan

4. Hasil seleksi proposal bantuan dana akan ditindak lanjuti dengan persetujuan bantuan kegiatan.

5. Bendahara LK selanjutnya memproses surat persetujuan bantuan kegiatan yang dilengkapi proposal kegiatan dan Form F1.1 serta surat permohonan pencairan dana ke Direktorat Keuangan.

6. Direktorat Keuangan akan memverifikasi permohonan pencairan dana apabila disetujui akan dibuatkan ceq untuk dicairkan, apabila tidak sesuai permohonan dikembalikan lagi ke Lembaga Kemahasiswaan untuk diperbaiki.

7. Bendahara Lembaga Kemahasiswaan akan memberitahu mahasiswa dan organisasi mahasiswa untuk segera mengambil dana dengan mebawa materai secukupnya dan stempel organisasi mahasiswa untuk melaksanakan kegiatan


KEGIATAN


7


8. Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa diwajibkan membuat Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan dan diserahkan ke Lembaga Kemahasiswaan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah kegiatan dilaksanakan.


1. Terealisasi anggaran sesuai dengan kebutuhan kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa.

2. Tercapainya akuntabilitas pelaksanaan kegiatan.

VII. LAMPIRAN Lampiran 1 - Borang pencairan dana


KEGIATAN


8


Diagram Alir Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Sponsorship)

No ProsedurMahasiswa/Org

anisasi Mahasiswa


Donatur Direktorat Keuangan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswamembuat surat permohonan bantuan dana kegiatan dan proposal kegiatan dan surat ijin kegiatan yang sudah disetujui oleh Kepala LK.

LK memproses Surat Pengantar permohonan bantuan dana kepada donatur.

Donatur akan memproses permohonan bantuan, jawaban disampaikan kepada Lembaga Kemahasiswaan

Jika disetujui donatur akan mentransfer bantuan ke rekening ITB Kegiatan Kemahasiswaan

LK akan memproses pencairan dana ke Direktorat Keuangan

Ditkeu menyetujui proses permohonan pencairan dana sponsor yang diajukan oleh Lembaga Kemahasiswaan

Mahasiswa mengambil dana dan menyerahkan laporan kegiatan

5

tidak

Ya

6

2

4

1

3

7


KEGIATAN


9


Diagram Alir Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Dana DIPA ITB)

No ProsedurMahasiswa/Organisasi Mahasiswa


Direktorat Keuangan

Direktorat Perencanaan/PPK Bansos

Kantor Perbendaharaan Negara

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

LK mengalokasikan bantuan dana melalui sispran (Direktorat Perencanaan) dan menginformasikan bantuan dana kegiatan tersebut kepada mahasiswa dan organisasi mahasiswa

Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa membuat surat permohonan bantuan dana kegiatan dan proposal kegiatan yang ditujukan ke Kepala LK disertai fotokopi proposal dan buku rekening tabungan.

LK melakukan seleksi permohonan bantuan kegiatan. Jika disetujui akan dilakukanPenetapan bantuan kegiatan.

LK membuat Surat Keputusan (SK) penerima bantuan dari Rektor serta SK Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Bantuan Sosial dilengkapi dengan proposal dan surat pernyataan melaksanakan kegiatan.

LK memproses berkas kelengkapan pencairan bantuan (kuitansi, SP2B, surat permohonan pembayaran) untuk ditandatangani penanggung jawab kegiatan juga dilengkapi dengan SPP, SPTB, daftar nominatif, fotokopi rekening dan DRPP.

LK mengajukan pencairan bantuan dana kegiatan ke PPK Bantuan Sosial.

Bila disetujui PPK Bansos memproses permohonan pencairan bantuan dana kegiatan ke Ditkeu untuk selanjutnya diproses ke KPKN.

KPKN akan memproses permohonan dari ITB, bila disetujui akan keluar SP2D, kalau tidak berkas dikembalikan untuk diperbaiki.

LK akan memberitahu Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa bahwa bantuan dana kegiatan sudah cair lewat rekening.

Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa diwajibkan membuat Laporan Kegiatan disertai bukti - bukti kuitansi (SPJ) dan diserah kan ke Kantor LK sebagai pertanggung jawaban maksimal 14 (empat belas) hari setelah kegiatan selesai.

3tidak

Ya

5

2

4

11

8

Ya

tidak

10

9

6

7


Proses Pencairan Bantuan Dana Sponsorship

No.006/I1.B01.4/SOP/2014


2014

JUDUL : PROSES PENCAIRAN BANTUAN DANA SPONSORSHIP


2


DAFTAR ISI




3


I. UNIT KERJA TERKAIT1. Lembaga Kemahasiswaan (LK)2. Direktorat Perencanaan (Ditpran)3. Direktorat Keuangan (Ditkeu)

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur proses pencairan dana sponsor untuk kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa agar kegiatan berjalan lancar sesuai dengan jadual yang ditetapkan dan dapat dipertanggung-jawabkan. SOP ini meliputi identifikasi dari kebutuhan anggaran, pelaksanaan serta evaluasi kegiatan

III. REFERENSISK Rektor No.169/SK/I1.A/PP/2013 tentang Peraturan Akademik dan Kemahasiswaan


1. PENGERTIAN

a. Kegiatan kemahasiswaan adalah kegiatan yang dilakukan secara perseorangan maupun kelompok serta organisasi mahasiswa yang bersifat ko-kurikuler dan ekstra-kurikuler sebagai wahana pembelajaran, pembentukan karakter, kreativitas, inovasi, latihan kepemimpinan, manajerial, serta kerjasama sebagai upaya membangun kepribadian yang bermartabat.

b. Dana Kegiatan Kemahasiswaan, adalah Program bantuan dana kepada mahasiswa baik secara perseorangan maupun kelompok serta organisasi kemahasiswaan sebagai usaha untuk meningkatkan kualitas kegiatan kemahasiswaan.

c. Sponsor, Lembaga Pemerintah dan Non Pemerintah di luar ITB serta perusahaan yang memberikan bantuan dana kegiatan kemahasiswaan.

d. Ditkeu merupakan Unit Kerja Pendukung ITB dibawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan.

e. Ditpran merupakan Unit Kerja Pendukung ITB, dibawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan.



4


2. BATASAN

1) Proposal kegiatan, uraian singkat mengenai maksud, tujuan dan anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang disahkan oleh yang berwenang (pembimbing UKM, Kaprodi, Dekan, dan Kepala LK).

2) Laporan pertanggungjawaban yang dimaksud adalah pertanggung-jawaban kegiatan dan keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa maupun organisasi mahasiswa penerima dana.

V. PROSEDUR

5.1 Pencairan Bantuan Dana Sponsor bukan PNBPa. UKM/Himpunan/KM membawa bukti transfer dana bantuan dariSponsor beserta proposal

kegiatan dan surat pengesahan dari Kepala LK.b. LK akan mengecek dana yang masuk rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, sesuai dengan

bukti transfer yang adac. Jika sudah tercatat di rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, Bendahara LK membuat SPP

unit, formulir realisasi ekstra comtabel, dan cek sejumlah dana dari sponsor untuk ditanda tangan Kepala LK.

d. Jika sudah tercatat di rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, Bendahara LK membuat cek sejumlah dana dari sponsor untuk ditanda tangan Kepala LK.

e. Cek yang sudah ditanda tangan Kepala LK diserahkan ke Ditkeu untuk ditanda tangan Direktur Keuangan dengan melampirkan rekening koran ITB Kegiatan Mahasiswa dan bukti transfer dari sponsor.

f. Cek yang sudah ditandatangan Direktur Keuangan diserahkan kembali ke LK.g. Mahasiswa mengambil dana sponsor dengan menanda tangan bukti pengambilan dana

di atas materai secukupnya dan diberi stempel organisasi mahasiswa pelaksanaan kegiatan.

h. UKM/Himpunan/KM diwajibkan menyerahkan Laporan Kegiatan paling lambat 7 hari kerja setelah kegiatan dilaksanakan.

5.2 PencairanBantuan Dana Sponsor Dikti yang di atas Rp 20 jutaa. UKM/Himpunan/KM mengajukan permohonan bantuan sponsor kegiatan ke DirJen Dikti

melalui LK.b. LK akan memproses permohonan surat pengantar untuk ke Dikti.



5


c. Dikti akan memproses permohonan bantuan sponsor, jika Ya maka Dikti akan menerbitkan Kontrak Persetujuan bantuan yang harus ditanda tangan oleh Wakil Rektor dan mengeluarkan Surat Persetujuan Pencairan Dana (SP2D) yang disampaikan ke LK.

d. Berdasarkan SP2D, LK membuat surat permohonan RKA tambahan ke Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan (WRURK) dan Ditpran untuk kegiatan yang telah disetujui bantuannya.

e. WRURK membuat pesetujuan RKA tambahan. Setelah mendapat jawaban persetujuan dari WRURK, LK menginput kegiatan melalui SIPPM dan Sispran. Ditpran mengumumkan jadwal Rencana Implementasi.

f. LK mulai melakukan Rencana Implementasi serta membuat Surat Keputusan Rektor dan Surat Keputusan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Bantuan Sosial perihal penetapan penerima bantuan dana.

g. LK mengajukan pencairan dana sponsor dilengkapi SPP, form F1.1 dan laporan pertanggungjawaban dana (LPD) ke PPK Bantuan Sosial, setelah disetujui disampaikan ke Ditkeu dan fotokopi proposal kegiatan.

h. Ditkeu akan memproses permohonan LK dan apabila telah sesuai akan diterbitkan cek dana sponsor.

i. Cek yang sudah ditanda tangan Direktur Keuangan diserahkan ke LK untuk dicairkan.j. Mahasiswa mengambil dana sponsor dengan menanda tangan bukti pengambilan dana

di atas materai secukupnya dan diberi stempel organisasi mahasiswa dan laporan (apabila kegiatan sudah dilaksanakan).

k. UKM/Himpunan/KM wajib menyerahkan laporan kegiatan paling lambat 14 hari setelah kegiatan dilaksanakan.




VII. LAMPIRAN



6


Lampiran 1 pencairan dana bukan PNBP

Diagram Alir Prosedur Pelayanan Pencairan Dana Sponsor bukan PNBP(Lembaga Non Pemerintah/Perusahaan)

No ProsedurMahasiswa dan

Organisasi Mahasiswa


Direktorat Keuangan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

UKM/Himpunan/KM membawa bukti transfer dana bantuan dariSponsor beserta proposal kegiatan dan surat pengesahan dari Kepala LK

LK akan mengecek dana yang masuk rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, sesuai dengan bukti transfer yang ada.

Jika sudah tercatat di rekening ITB Kegiatan Mahasiswa, Bendahara LK membuat SPP unit, formulir realisasi ekstra comtabel, dan cek sejumlah dana dari sponsor untuk ditanda tangan Kepala LK.

Cek yang sudah ditanda tangan Kepala LK diserahkan ke Ditkeu untuk ditanda tangan Direktur Keuangan dengan melampirkan rekening koran ITB Kegiatan Mahasiswadan bukti transfer dari sponsor.

Cek yang sudah ditandatangan Direktur Keuangan diserahkan kembali ke LK.

Mahasiswa mengambil dana sponsor dengan menanda tangan bukti pengambilan dana di atas materai secukupnya dan diberi stempel organisasi mahasiswa pelaksanaan kegiatan.

UKM/Himpunan/KM diwajibkan menyerahkan Laporan Kegiatan paling lambat 7 hari kerja setelah kegiatan dilaksanakan.

3

2

1

4

5

6

7



7


Diagram Alir Pelayanan Pencairan Dana Sponsor Diktidi atas Rp 20 juta

No Prosedur UKM/Himpunan/KM

LK Dikti WRURK/Ditpran

SIPPM Ditkeu

1.

2.

3.

4.

5

6.

7.

8.

9.

10.

11.

UKM/Himpunan/KM mengajukan permohonan bantuan sponsor kegiatan ke DirJen Dikti melalui LK.LK akan memproses permohonan surat pengantar untuk ke Dikti.Dikti akan memproses permohonan bantuan sponsor, jika Ya maka Dikti akan menerbitkan Kontrak Persetujuan bantuan yang harus ditanda tangan oleh Wakil Rektor dan mengeluarkan Surat Persetujuan Pencairan Dana (SP2D)yang disampaikan ke LK.Berdasarkan SP2D, LK membuat surat permohonan RKA tambahan ke WRURK dan Ditpran untuk kegiatan yang telah disetujui bantuannya.WRURK membuat pesetujuan RKA tambahan. Setelah mendapat jawaban persetujuan dari WRURK, LK menginput kegiatan melalui SIPPM dan Sispran. Ditpran mengumumkan jadwal Rencana Implementasi. LK mulai melakukan Rencana Implementasi serta membuat Surat Keputusan Rektor dan Surat Keputusan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Bantuan Sosial perihal penetapan penerima bantuan dana.LK mengajukan pencairan dana sponsor dilengkapi SPP, form F1.1 dan laporan pertanggungjawaban dana (LPD) ke PPK Bantuan Sosial, setelah disetujui disampaikan ke Ditkeu dan fotokopi proposal kegiatan.Ditkeu akan memproses permohonan LK dan apabila telah sesuai akan diterbitkan cek dana sponsor.Cek yang sudah ditanda tangan Direktur Keuangan diserahkan ke LK untuk dicairkan.Mahasiswa mengambil dana sponsor dengan menanda tangan bukti pengambilan dana di atas materai secukupnya dan diberi stempel organisasi mahasiswa dan laporan (apabila kegiatan sudah dilaksanakan).UKM/Himpunan/KM wajib menyerahkan laporan kegiatan paling lambat 14 hari setelah kegiatan dilaksanakan.

Tidak

Ya

1

2

3

4

6

7

10

1

9

11

1

5

Ya

Tidak5

Ya

8Tidak


REKOMENDASI PEMINJAMAN FASILITAS

No.007/I1.B01.4/SOP/2014


2014

JUDUL : REKOMENDASI PEMINJAMAN FASILITAS

NOMOR : 007/I1.B01.4/SOP/2014REVISI KE : 0BERLAKU TMT : 12 November 2014HALAMAN : 2 dari 6

2


DAFTAR ISI




3


I. UNIT KERJA TERKAIT1. Lembaga Kemahasiswaan (LK)2. Direktorat Sarana dan Prasarana (SP);3. Direktorat Pendidikan(Ditdik);4. UPT K3L

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk memberikan gambaran dan penduan kepada organisasi mahasiswa (KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa) dan perorangan atau kelompok mahasiswa, dalam proses peminjaman fasilitas ITB, sehingga tidak terjadi kesulitan dalam pelaksanaan kegiatan, terutama dalam hal ruangan dan fasilitas lainnya.

III. REFERENSI1. -


1. PENGERTIAN a. Rekomendasi Peminjaman Fasilitas adalah surat tentang persetujuan dari LK untuk

peminjaman fasilitas yang dilaksanakan oleh organisasi kemahasiswaan (KM, UKM dan Himpunan) dan perorangan untuk melaksanakan kegiatan kemahasiswaan (latihan, festival, lomba, pagelaran, dll).

b. Fasilitas ITB adalah sarana dan prasarana yang dimiliki ITB yang dikelola oleh unit tertentu (SP dan Ditdik)

c. Keluarga Mahasiswa (KM) ITB, terdiri dari Kabinet Mahasiswa dan Kongres Mahasiswa.d. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM), berupa organisasi kemahasiswaan tingkat institut yang

terbentuk beradarkan kesamaan minat dan bakat.e. Himpunan Mahasiswa adalah Organisasi Kemahasiswaan tingkat Program Studi yang

terbentuk berdasarkan kesamaan bidang ilmunya.

2. BATASANa. LK dapat mengeluarkan rekomendasi peminjaman fasilitas hanya kepada mahasiswa dan

organisasi mahasiswa ITB yang terdaftar secara sah di ITB, dan merupakan kegiatan nonkurikuler (bukan akademik), yaitu kegiatan ekstra dan ko-kurikuler.

b. Waktu Pelaksanaan kegiatan paling lambat pukul 23.00 WIBc. Peminjaman fasilitas dapat dibedakan menjadi 3, yaitu:

1) Fasilitas Umum peminjaman ditujukan kepada SP



4


2) Ruangan Kelas, peminjaman ditujukan ke Ditdik.

3) Izin kendaraan masuk, peminjaman Ambulance ditujukan ke K3L.

d. Ketentuan Proposal Kegiatan KemahasiswaanProposal yang diajukan ke LK harus memenuhi syarat dan format sebagai berikut:1) Lembar pengesahan:

a) Nama Kegiatanb) Nama dan NIM Penanggungjawab Kegiatanc) Contack Persond) Waktu dan tempate) Anggaran

2) Abstrak3) Isi proposal4) Penutup5) Mengisi Surat Pernyataan akan melaksanakan kegiatan6) Fotokopi buku rekening Bank BNI penanggungjawab kegiatan (bagi yang mengajukan dana)7) Mencantumkan nomor rekening ITB Kegiatan Mahasiswa (bagi yang mengajukan

sponsorship).8) Mencatumkan output (luaran) pelaksanaan kegiatan.

e. Tanda tangan pada proposal harus ASLI, yaitu untuk kegiatan:1) UKM : Ketua panitia, Ketua Unit dan Pembimbing UKM2) Himpunan : Ketua panitia/Kahim, Kaprodi dan Dekan/WDA3) KM : Ketua panitia, Menteri terkait dan Presiden KM

V. PROSEDUR1. KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas kepada

Kepala LK, yang dilampiri dengan proposal yang telah memenuhi syarat. 2. LK memeriksa kelengkapan surat dan lampirannya, termasuk waktu kegiatannya. (surat

permohonan minimal 7 hari kerja sebelum hari pelaksanaan dan ruang kelas surat permohonan minimal 14 hari kerja sebelum hari pelaksanaan). Jika surat belum lengkap dan tidak memenuhi syarat, maka surat dikembalikan ke pemohon.

3. Surat yang sudah lengkap diproses di LK, yaitu untuk peminjaman:a. Tempat umum (Aula Barat/Timur, GKU, Selasar, dll) surat ditujukan Direktur Sarana dan

Prasarana.b. Ruangan Kelas, surat ditujukan ke Direktur Pendidikan.c. Izin kendaraan masuk, peminjaman ambuilance, surat ditujukan kepada Kepala UPT K3L.



5


4. Direktur SP atau Direktur Pendidikan membalas surat permohonan (persetujuan penggunaan/ tagihan biaya perawatan atau penolakan) ditujukan ke Kepala LK dan UPT K3L menerbitkan surat izin ditujukan langsung kepada penyelenggara kegiatan.

5. LK menyerahkan surat dari Direktur SP atau Direktur Pendidikan kepada penyelenggara kegiatan melalui LK sedangkan surat persetujuan UPT K3L langsung ke penyelenggara kegiatan.

6. Penyelenggara kegiatan (KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa) melaksanakan kegiatan berkoordinasi dengan SP dan UPT K3L.

7. Penyelenggara kegiatan, wajib memberikan laporan kepada LK maksimal 7 hari kerja setelah kegiatan selesai


1. Terjadi kesesuaian antara persyaratan yang diharuskan oleh Lembaga Kemahasiswaan dengan pemahaman dan pelaksanaan oleh KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa.

2. Terjadi kesesuaan antara kebutuhan fasilitas yang diinginkan dengan fasilitas yang diberikan

3. Pelaksanaan kegiatan berlangsung dengan sukses

VII. LAMPIRAN



6


No PROSEDUR KM/UKM/HIMPUNAN

LKDIR.

SARPRASDIRDIK UPT K3L

1

2

3

4

5

6

7

KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas kepada Kepala LK, yang dilampiri dengan proposal yang telah memenuhi syarat.

LK memeriksa kelengkapan surat dan lampirannya, termasuk waktu kegiatannya. (surat permohonan minimal 7 hari kerja sebelum hari pelaksanaan dan ruang kelas surat permohonan minimal 14 hari kerja sebelum hari pelaksanaan). Jika surat belum lengkap dan tidak memenuhi syarat, maka surat dikembalikan ke pemohon. Surat yang sudah lengkap diproses di LK, yaitu untuk peminjaman: Tempat umum (Aula Barat/Timur, GKU, Selasar, dll) surat ditujukan Direktur Sarana dan Prasarana. Ruangan Kelas, surat ditujukan ke Direktur Pendidikan. Izin kendaraan masuk, peminjaman ambuilance, surat ditujukan kepada Kepala UPT K3L.

Direktur SP atau Direktur Pendidikan membalas surat permohonan (persetujuan penggunaan/ tagihan biaya perawatan atau penolakan) ditujukan ke Kepala LK dan UPT K3L menerbitkan surat izin ditujukan langsung kepada penyelenggara kegiatan.

LK menyerahkan surat dari Direktur SP atau Direktur Pendidikan kepada penyelenggara kegiatan melalui LK sedangkan surat persetujuan UPT K3L langsung ke penyelenggara kegiatan.

Penyelenggara kegiatan (KM, UKM dan Himpunan Mahasiswa) melaksanakan kegiatan berkoordinasi dengan SP dan UPT K3L.

Penyelenggara kegiatan, wajib memberikan laporan kepada LK maksimal 7 hari kerja setelah kegiatan selesai

LKmendokumentasikan laporan pelaksanaan kegiatan.

Tidak2

3

Ya

4

3

1

6

5

7

3


PELAKSANAAN PELAYANAN KOMPETISI

No.008/I1.B01.4/SOP/2014


2014

JUDUL : PELAKSANAAN PELAYANAN KOMPETISI


2


DAFTAR ISI




3


I. Unit Kerja Terkait1. Lembaga Kemahasiswaan (LK)2. Penyelenggara (Direktorat Pendidikan Tinggi (DIKTI) dan Instansi lain)

II. TujuanTujuan dari SOP ini untuk memfasilitasi kegiatan kompetisi/lomba yang diselenggarakan oleh penyelenggara bagi mahasiswa ITB yang akan mengikutinya.

III. ReferensiPanduan yang dikeluarkan oleh Penyelenggara

IV. Pengertian dan Batasan1. Pengertian

a. Kompetisi adalah kegiatan perlombaan untuk mengimplementasikan pengetahuan dan teknologi serta meningkatkan daya saing mahasiswa di tingkat nasional dan internasional.

b. Penyelenggara adalah pihak-pihak yang menyelenggarakan kegiatan

2. BatasanPeserta yang mengikuti lomba adalah mahasiswa yang terdaftar di Institut Teknologi Bandung.

V. Prosedura. Penyelenggara menginformasikan kegiatan lomba/kompetisi dengan petunjuk

pelaksanaan dan teknis kompetisi.b. Lembaga Kemahasiswaan melakukan sosialisi dan membuka pendaftaran kegiatan

kompetisi kepada mahasiswa dan organisasi kemahasiswaan.c. Mahasiswa membuat proposal kegiatan lomba yang akan diikuti dan diserahkan kepada

Lembaga Kemahasiswaan.d. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan proposal ke penyelenggara untuk diseleksi.e. Penyelenggara menyampaikan hasil seleksi ke Lembaga Kemahasiswaan untuk

diumumkan kepada mahasiswa.f. Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan delegasi/mahasiswa yang sudah lolos ke

tingkat regional/nasionalg. Mahasiswa memberikan laporan pertanggungjawabankompetisikepada Lembaga

Kemahasiswaan



4


VI. Indikator Keberhasilan1. Banyaknya mahasiswa yang mengikuti kompetisi baik tingkat nasonal maupun

internasional2. Banyaknya proposal yang lolos didanai oleh penyelenggara3. Banyaknya prestasi yang diraih

VII Lampiran

Diagram Alir Proses Pelayanan Kompetisi

NO PROSEDUR PENYELENGGARALEMBAGA

KEMAHASISWAAN MAHASISWA

1

Penyelenggara menginformasikan kegiatan lomba/kompetisi dengan petunjuk pelaksanaan dan teknis kompetisi.

2

Lembaga Kemahasiswaan melakukan sosialisi dan membuka pendaftaran kegiatan kompetisi kepada mahasiswa dan organisasi kemahasiswaan.

3

Mahasiswa membuat proposal kegiatan lomba yang akan diikuti dan diserahkan kepada Lembaga Kemahasiswaan.

4Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan proposal kepenyelenggara untuk diseleksi.

5

Penyelenggara menyampaikan hasil seleksi ke Lembaga Kemahasiswaan untuk diumumkan kepada mahasiswa.

6

Lembaga Kemahasiswaan mengirimkan delegasi/mahasiswa yang sudah lolos ke tingkat regional/nasional

7Mahasiswa memberikan laporan pertanggungjawaban kompetisikepada Lembaga Kemahasiswaan

1

2

33

4

5

6

7


PENGELOLAAN PENGGUNAANVOUCHER MAKAN SISTEM

RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID)

No. 009/I1.B01.4/SOP/2014


2014

JUDUL : PENGELOLAAN PENGGUNAAN VOUCHER MAKAN SISTEM RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID)


2


DAFTAR ISI

I. Unit KerjaTerkait 3II. Tujuan 3III. Referensi 3IV. Pengertian dan Batasan 3V. Prosedur 4VI. Indikator Keberhasilan 5VII. Lampiran 6



3



1. Lembaga Kemahasiswaan (LK)

2. Direktorat Pengembangan (DITBANG)

3. Direktorat Keuangan (DITKEU)

4. Unit Sumber Daya Informasi (USDI)

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraan kegiatanpengelolaan pemberian voucher makan supaya dapat memberI kemudahankepada mahasiswa yang memerlukan bantuan subsidi makan siang denganmemperoleh voucher makan.

III. REFERENSI1. Surat Edaran Direktur Sarana dan Prasarana ITB Nomor:

3724/I1.B03.1/SP/2012 tentang Pengelolaan Beasiswa Voucher Makan


A. PENGERTIAN

1. Voucher makan adalah salah satu bentuk bantuan berupa subsidi biayamakan siang bagi mahasiswa ITB yang mengajukan permohonan secara online saat pendaftaran beasiswa online di website beasiswa LK ITB (http://kemahasiswaan.itb.ac.id/beasiswa) kemudian diseleksi dan ditetapkan oleh LK ITB

2. Sistem RFID (Radio Frequency Identification) adalah proses identifikasisuatu objek dengan menggunakan frekuensi transmisi radio. Adapun objek yang dimaksud disini adalah KartuTanda Mahasiswa (KTM)

B. BATASAN

1. Voucher makan hanya diberikan kepada mahasiswa yang mengajukan permohonan.

2. Proses pemberian voucher makan diberikan dalam periode 22 (duapuluhdua) hari kerja dengan jumlah penerima dibatasi sebanyak 1.000 (seribu) orang mahasiswa.

3. Jumlah nominal voucher makan sebesar Rp. 6.000,- (enam ribu rupiah) per hari.

V. PROSEDUR

1. Direktorat Pengembangan mengalokasikan anggaran voucher makan untuk 1.000 (seribu) orang mahasiswa program sarjana ITB dan menunjuk beberapa kantin untuk penggunaan voucher makan yang pengelolaannya diserahkan ke LK

2. LK mengumumkan pendaftaran beasiswa voucher makan secara online3. Mahasiswa mengajukan permohonan secara online untuk mendapatkan

beasiswa voucher makan ke LK



4


4. LK merekap dan menyeleksi pemohon serta menetapkan penerima beasiswa. Hasilnya dimasukkan kedalam file yang formatnya sudah dibuat oleh USDI dan diumumkan keseluruh penerima voucher makan melalui website beasiswa LK

5. File penerima beasiswa tersebut dikirim ke USDI untuk proses aktivasi di website voucher makan supaya mahasiswa dapat menggunakan KTM nya sebagai alat untuk mendapatkan voucher makan di kantin yang ditunjuk.

6. Kantin sudah bisa melayani voucher makan untuk mahasiswa 7. Kantin mengajukan tagihan ke LK ITB8. LK memproses pencairan melalui Direktorat Keuangan


1. Terpenuhinya permohonan mahasiswa yang mengalami kesulitan mendapat makan siang.

2. Terpenuhinya alokasi/quota penerima beasiswa



5


DIAGRAM ALIR SOP VOUCHER MAKAN SISTEM RFID

NO PROSEDUR LK MHS USDIDITBANG/DITKEU

KANTIN

1

Direktorat Pengembangan mengalokasikan anggaran voucher makan untuk 1.000 (seribu) orang mahasiswa program sarjana ITB dan menunjuk beberapa kantin untuk penggunaan voucher makan yang pengelolaannya diserahkan ke LK

2. LK mengumumkan pendaftaran beasiswa voucher makan secara online

3.Mahasiswa mengajukan permohonan secara online untuk mendapatkan beasiswa voucher makan ke LK

4.

LK merekap dan menyeleksi pemohon serta menetapkan penerima beasiswa. Hasilnya dimasukkan kedalam file yang formatnya sudah dibuat oleh USDI dan diumumkan keseluruh penerima voucher makan melalui website beasiswa LK

5.

File penerima beasiswa tersebut dikirim ke USDI untuk proses aktivasi di website voucher makan supaya mahasiswa dapat menggunakan KTM nya sebagai alat untuk mendapatkan voucher makan di kantin yang ditunjuk

6. Kantin sudah bisa melayani voucher makan untuk mahasiswa

7. Kantin mengajukan tagihan ke LK ITB

8.LK memproses pencairan melalui Direktorat Keuangan

3

4

5

6

2

7

1

8


SELEKSI PENCAIRAN DAN PELAPORAN BEASISWA BIDIK MISI

No. 010/I1.B01.4/SOP/2014


2014

JUDUL : SELEKSI PENCAIRAN DANA DAN PELAPORAN BEASISWA BIDIK MISI


2


DAFTAR ISI

I. Unit KerjaTerkait 3II. Tujuan 3III. Referensi 3IV. Pengertian & Batasan 3V. Prosedur 4VI. Indikator Keberhasilan 5VII. Lampiran 6



3



1. Lembaga Kemahasiswaan (LK)2. Direktorat Pendidikan (Ditdik)3. Direktorat Keuangan(Ditkeu)4. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti)

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraankegiatan seleksi pemohon beasiswa Bidik Misi supaya dapat memberikan kemudahan kepada mahasiswa baru dan orang tua/wali yang berminat untukmendapat beasiswa Bidik Misi

III. REFERENSI1. Pedoman Bidik Misi Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat

Jenderal Pendidikan Tinggi Direktorat Pembelajaran dan KemahasiswaanTahun 2012

2. SK Rektor ITB Nomor 177/SK/IA.a/PP/2012 tentang Mahasiswa Baru Program Sarjana Institut Teknologi Bandung Tahun Akademik 2012/2013.


A. PENGERTIAN

1. Bidik Misi adalah program bantuan biaya pendidikan yang diberikanPemerintah melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen Dikti) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan mulaitahun 2010 kepadamahasiswa yang memiliki potensi akademik memadai dan kurangmampu secara ekonomi.

2. Uang Kuliah Tunggal (UKT) adalah besaran biaya pendidikan per semester.

B. BATASAN

1. Beasiswa Bidik Misi diberikan kepada mahasiswa baru yang mengajukanpermohonan dan memenuhi syarat dengan jumlah penerima sesuaidengan kuota yang ditentukan.

2. Penentuan penerima beasiswa Bidik Misi dilakukan melalui survey lapangan dan wawancara serta ditetapkan melalui SK Rektor ITB



4


V. PROSEDUR

1. Calon Mahasiswa Baru (pemohon) mengajukan permohonan beasiswa Bidik Misi melaui Ditdik saat pendaftaran ulang.

2. LK mengambil data pemohon beasiswa Bidik Misi dalam bentuk soft file ke dari Ditdik ITB.

3. LK ITB melakukan pengolahan data dan melakukan survey ke tempat tinggal pemohon serta wawancara kepada pemohon beasiswa.

4. Yang memenuhi syarat dan tidak ada temuan saat survey kemudian ditetapkan dalam SK tentang Penetapan penerima beasiswa Bidik Misi.

5. LK menyampaikan SK kepada Ditjen Dikti untuk pembayaran biaya hidup dan ke Ditkeu untuk pembayaran UKT.

6. Ditjen Dikti membayarkan biaya hidup kepada mahasiswa.


1. Semakin lancarnya proses seleksi dimulai dari pengiriman data hinggapenetapan penerima beasiswa Bidik Misi

2. Terpenuhinya kuota penerima beasiswa Bidik Misi dan tepat sasaran



5


DIAGRAM ALIR SOP SELEKSI PENCAIRAN DAN PELAPORANBEASISWA BIDIK MISI

PROSEDUR Ditdik/Ditkeu LK Dir. AdumDitjen Dikti

Mahasiswa Bidik Misi

1. Calon Mahasiswa Baru (pemohon) mengajukan permohonan beasiswa Bidik Misi melaui Ditdik saat pendaftaran ulang.

2. LK mengambil data pemohonbeasiswaBidikMisidalambentuk soft file ke dari Ditdik ITB.

3. LK ITB melakukanpengolahan datadanmelakukan survey ke tempat tinggal pemohonsertawawancarakepadapemohon beasiswa.

4. Yang memenuhi syarat dan tidak ada temuan saat survey kemudian ditetapkan dalam SK tentangPenetapanpenerimabeasiswaBidik Misi.

5. LKmenyampaikan SK kepada Ditkeu untuk pembayaran UKT.

6. LKmenyampaikan SK kepada Ditjen Dikti untuk pembayaran biaya hidup dan laporan kemajuan studi.

7. Ditjen Dikti membayarkan biaya hidup kepada mahasiswa.

2

3

1

4

5

6

7


PENDAFTARAN BEASISWA ONLINE

No. 011/I1.B01.4/SOP/2014


2014

1

JUDUL : PENDAFTARAN BEASISWA ONLINE

JUDUL : PENDAFTARAN BEASISWA ONLINENOMOR : 011/I1.B01.4/SOP/2014REVISI KE : 0BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014HALAMAN : 2 dari 5

2


DAFTAR ISI



3




2. Direktorat Keuangan (Ditkeu)

3. Fakultas/Sekolah dan Lembaga Terkait

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraankegiatan Pendaftaran Beasiswa Online supaya dapat memberi kemudahan kepada mahasiswa yang mengalami kesulitan pembayaran biaya pendidikan maupun biaya hidup dengan cara mendaftar beasiswa secara online pada website Beasiswa LK ITB sesuai dengan waktu dan persyaratan yang telah ditetapkan.

III. REFERENSI1. SK Rektor ITB No. 275B/SK/K01/OT/2010


A. PENGERTIAN

1. Pendaftaran beasiswa online adalah suatu proses permohonan pendaftaran beasiswa yang dilakukan oleh mahasiswa secara onlinemelalui website Beasiswa LK ITB yang dibuka setiap bulan Juni dan Desember.

2. Beasiswa adalah bantuan finansial maupun non finansial yang diberikan kepada mahasiswa berupa: Pembayaran Biaya Penyelenggaraan Pendidikan per Semester, Biaya Hidup, Bantuan Buku, Bantuan Tugas Akhir maupun Pembebasan dengan besaran tergantung dana yang diberikan oleh mitra/donatur beasiswa.

B. BATASAN

1. Proses pendaftaran beasiswa online dilakukan setiap bulan Juni dan Desember (satu bulan sebelum awal perkuliahan dimulai)

2. Pengumuman pendaftaran beasiswa online dilaksanakan 1 (satu) bulan sebelum pendaftaran dibuka melalui pemasangan spanduk di beberapa titik strategis di lingkungan kampus ITB dan melalui sosial media (website dan facebook)


4


V. PROSEDUR

1. Lembaga Kemahasiswaan ITB mengeluarkan pengumuman tentang waktu pembukaan pendaftaran beasiswa online melalui pemasangan spanduk di beberapa titik strategis di lingkungan Kampus ITB dan melalui sosial media (website, facebook).

2. Mahasiswa melakukan pendaftaran secara online dengan cara entry data pribadi dan data ekonomi pada tanggal yang telah ditetapkan serta memilih beasiswa yang ditawarkan/dibuka pada periode tersebut.

3. Mahasiswa menyiapkan berkas persyaratan yang diminta sesuai beasiswa yang dipilihnya, diantaranya meminta persetujuan dari fakultas/sekolah serta dosen wali/ketua program studi/dekan/WDA sebagai salah satu persyaratan umum yang harus dipenuhi berupa pemberian transkrip akademik dan rekomendasi dosen wali/ketua program studi/dekan/WDA

4. Lembaga Kemahasiswaan ITB menyeleksi dan mengumumkan calon penerima beasiswa sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan masing-masing beasiswa untuk mengumpulkan berkas

5. Mahasiswa yang telah ditetapkan sebagai calon penerima beasiswa menyerahkan berkas persyaratan ke Loket Beasiswa Lembaga Kemahasiswaan ITB untuk kemudian direkap dan diserahkan ke mitra/donatur beasiswa untuk diseleksi dan ditetapkan sebagai penerima beasiswa yang bersangkutan

6. Pengumuman penerima beasiswa disampaikan melalui Papan Pengumuman, website dan akun facebook beasiswa Lembaga Kemahasiswaan ITB.


1. Mahasiswa mendapatkan penjelasan dan kemudahan dalam proses pendaftaran beasiswa online

2. Berkurangnya jumlah mahasiswa yang melakukan pendaftaran beasiswa online, yang melewati batas waktu yang telah ditentukan


5


DIAGRAM ALIR SOP PENDAFTARAN BEASISWA ONLINE

No PROSEDUR LKFAK/SEK/LEMBAGA

TERKAITMAHASISWAORT

U/WALI

1

Lembaga Kemahasiswaan ITB mengeluarkan pengumuman tentang waktu pembukaan pendaftaran beasiswa online dan melalui media sosial (website, facebook).

2.

Mahasiswa melakukan pendaftaran secara online dengan cara entry data pribadi dan data ekonomi pada tanggal yang telah ditetapkan serta memilih beasiswa yang ditawarkan/dibuka pada periode tersebut.

3.

Mahasiswa menyiapkan berkas persyaratan yang diminta sesuai beasiswa yang dipilihnya, diantaranya meminta persetujuan dari fakultas/sekolah serta dosen wali/ketua program studi/dekan/WDA sebagai salah satu persyaratan umum yang harus dipenuhi berupa pemberian transkrip akademik dan rekomendasi dosen wali/ketua program studi/dekan/WDA

4.

Lembaga Kemahasiswaan ITB menyalurkan dan mengumumkan calon penerima beasiswa sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan masing-masing beasiswa untuk mengumpulkan berkas

5.Pengumuman penerima beasiswa disampaikan melalui Papan Pengumuman, website dan akun facebook beasiswa Lembaga Kemahasiswaan ITB.

1

4

5

2

3


Proses Pencairan Dana Kelangsungan Operasi (DKO)

No.012/I1.B01.4/SOP/2014


2014

JUDUL : Proses Pencairan Dana Kelangsungan Operasi (DKO)


2


DAFTAR ISI




3



1. Lembaga Kemahasiswaan (LK)2. Direktorat Perencanaan (DITPRAN)3. Direktorat Keuangan (DITKEU)

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur proses pencairan dana kelangsungan operasi (DKO) LK agar kegiatan operasional kantor berjalan lancar sesuai dengan rencana implementasi anggaran dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP ini meliputi identifikasi dari kebutuhan dan realisasi anggaran.

III. REFERENSI


1. PENGERTIAN

1. Dana Kegiatan Operasional adalah alokasi yang telah ditetapkan oleh Ditkeu untuk operasional kantor dengan nilai transaksi maksimal sebesar Rp. 10.000.000,- per transaksi.

2. Operasional Kantor adalah pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan perencanaan yang telah disusun selama satu tahun anggaran.

3. Ditkeu adalah unit Kerja Pendukung ITB dibawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan.

4. Ditpran adalah Unit Kerja Pendukung ITB, dibawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan Pengembangan.

2. BATASAN

1. Bukti transaksi adalah bukti-bukti pengeluaran yang dijadikan dasar pencairan dana kas operasional.

2. Laporan Pertanggungjawaban kegiatan yang dimaksud adalah pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan yang dilakukan oleh LK.



4


V. PROSEDUR

1. LK melakukan rencana implementasi triwulan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam triwulan berjalan.

2. Bendahara LK mengumpulkan bukti-bukti (kuitansi) transaksi dana kelangsungan operasi. Setelah bukti-bukti transaksi terkumpul, bendahara LK membuat rekap bukti transaksi dalam bentuk LPD (laporan pertanggungjawaban dana) atau SPTJB (surat penyataan tanggung jawab belanja)

3. LPD dan SPTJB yang telah dibuat dilengkapi form F1.1 dengan jumlah anggaran sesuai dengan yang akan diajukan dan mendapat pengesahan dari pejabat LK.

4. Bendahara LK mengajukan persetujuan surat permintaan pembayaran lengkap (Form F.1.1, LPTJB dan LPD) ke Ditlog.

5. Bendahara LK mengajukan pencairan dana ke Ditkeu dengan lampiran yang lengkap (Form F.1.1, LPTJB dan LPD).

6. Ditkeu memverifikasi permohonan pencairan dana, apabila sudah sesuai Ditkeu akan mencairkan permohonan Pembayaran dengan mengeluarkan cek untuk dicairkan atau melalui transfer ke pihak ketiga.

7. LK mencairkan cek dari Ditkeu.




VII. LAMPIRAN Lampiran 1–Diagram alir pencairan dana,



5


Diagram Alir Pencairan Dana Kelangsungan Operasi (DKO)

No Prosedur LK Ditkeu Ditlog Ditpran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

LK melakukan rencana implementasi triwulan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam triwulan berjalan.Bendahara LK mengumpulkan bukti-bukti (kuitansi) transaksi dana kelangsungan operasi. Setelah bukti-bukti transaksi terkumpul, bendahara LK membuat rekap bukti transaksi dalam bentuk LPD (laporan pertanggungjawaban dana) atau SPTJB (surat penyataan tanggung jawab belanja)LPD dan SPTJB yang telah dibuat dilengkapi form F1.1 dengan jumlah anggaran sesuai dengan yang akan diajukan dan mendapat pengesahan dari pejabat LK.Bendahara LK mengajukan persetujuan surat permintaan pembayaran lengkap (Form F.1.1, LPTJB dan LPD) ke Ditlog.Bendahara LK mengajukan pencairan dana ke Ditkeu dengan lampiran yang lengkap (Form F.1.1, LPTJB dan LPD).Ditkeu memverifikasi permohonan pencairan dana, apabila sudah sesuai Ditkeu akan mencairkan permohonan Pembayaran dengan mengeluarkan cekuntuk dicairkan atau melalui transfer ke pihak ketiga.LK mencairkan cek dari Ditkeu.

5

4Tidak

Ya

2

Tidak

Ya

3

1

6

7


PENANGGUHAN PEMBAYARAN BPPS

No. 013/I1.B01.4/SOP/2014


2014

JUDUL : PENANGGUHAN PEMBAYARAN BPPS


2


DAFTAR ISI




3




2. Direktorat Keuangan (Ditkeu)

3. Fakultas/Sekolah dan Lembaga Terkait

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme penyelenggaraankegiatan Penangguhan Pembayaran Biaya Penyelenggaraan Pendidikan per Semester (BPPS) supaya dapat memberi kelancaran kepada mahasiswa atau orang tua/wali yang mengalami kesulitan melakukan pembayaran BPPS pada waktu yang telah ditetapkan sehingga tidak menghambat proses perwalian/daftar ulang.

III. REFERENSI1. SK Rektor ITB No. 275B/SK/K01/OT/2010


A. PENGERTIAN

Penangguhan pembayaran adalah suatu proses permohonan yang dilakukan oleh mahasiswa atau orang tua/wali mahasiswa tersebut, yang mengalami kesulitan untuk melakukan pembayaran pada waktu yang telah ditetapkan oleh Ditkeu ITB

B. BATASAN

1. Proses penangguhan pembayaran dilakukan berdasarkan Surat Edaran dari Ditkeu ITB tentang Pengumuman Pembayaran Biaya Pendidikan dan Batas Waktu Pembayarannya

2. Pengumuman Batas Waktu Pembayaran diinformasikan melalui fakultas/sekolah, papan pengumuman LK dan media lainnya.



4


V. PROSEDUR

1. Ditkeu ITB mengeluarkan surat edaran tentang Pengumuman Pembayaran Biaya Pendidikan dan Batas Waktu Pembayarannya

2. LK dan Fakultas/Sekolah serta lembaga terkait lainnya, mengumumkan surat edaran dari Ditkeu tersebut di Papan Pengumuman dan media lainnya untuk diketahui oleh mahasiswa dan orang tua/wali

3. Mahasiswa atau orang tua/wali dan Fakultas/Sekolah membuat surat permohonan penangguhan pembayaran BPPS secara tertulis dan dikirim langsung ke Loket Beasiswa LK ITB, ditujukan kepada Kepala LK ITB. Dalam surat permohonan wajib mencantumkan identitas mahasiswa (Nama, NIM, Program Studi, Fakultas/Sekolah dan Nomor HP), waktu pembayaran BPPS (maksimal 3 bulan dari batas akhir pembayaran) dan jumlah SKS yang akan diambil.

4. LK ITB memeriksa kelengkapan persyaratan dan memasukan data pemohonan penangguhan pembayaran BPPS ke situs Aplikasi Penangguhan Ditkeu ITB

5. Apabila permohonan penangguhan disampaikan melebihi waktu yang telah ditetapkan, permohonan ditujukan langsung ke Ditkeu ITB. Ditkeu ITB memberikan konfirmasi ke LK ITB perihal mahasiswa atau orang tua/wali yang mengajukan langsung permohonan melalui Ditkeu ITB

6. LK ITB melakukan rekapitulasi daftar pemohon penangguhan pembayaran


1. Mahasiswa dan orang tua/wali mendapatkan kelancaran dalam proses penangguhan pembayaran BPPS

2. Berkurangnya jumlah mahasiswa atau orang tua/wali yang melakukan permohonan penangguhan pembayaran yang melewati batas waktu yang telah ditentukan

VII. LAMPIRAN



5


DIAGRAM ALIR SOP PENANGGUHAN PEMBAYARAN BPPS

NO PROSEDUR DITKEU LKFAK/SEK/LEMBAGA TERKAIT

MAHASISWA/ORTU/WALI

1

Ditkeu ITB mengeluarkan surat edaran tentang Pengumuman Pembayaran Biaya Pendidikan dan Batas Waktu Pembayarannya

2.

LK dan Fakultas/Sekolah serta lembaga terkait lainnya, mengumumkan surat edaran dari Ditkeutersebut di Papan Pengumuman dan media lainnya untuk diketahui oleh mahasiswa dan orang tua/wali

3.

Mahasiswa atau orang tua/wali dan Fakultas/Sekolahmembuat surat permohonan penangguhan pembayaran BPPS secara tertulis dan dikirim langsung ke Loket Beasiswa LK ITB, ditujukan kepada Kepala LKITB. Dalam surat permohonan wajib mencantumkan identitas mahasiswa (Nama, NIM, Program Studi, Fakultas/Sekolah dan Nomor HP), waktu pembayaran BPPS (maksimal 3 bulan dari batas akhir pembayaran) dan jumlah SKS yang akan diambil.

4.

LK ITB memeriksa kelengkapan persyaratan danmemasukan data pemohonan penangguhan pembayaran BPPS ke situs Aplikasi Penangguhan Ditkeu ITB

5.

Apabila permohonan penangguhan disampaikan melebihi waktu yang telah ditetapkan, permohonan ditujukan langsung ke DitkeuITB. DitkeuITB memberikan konfirmasi ke LK ITB perihal mahasiswa atau orang tua/wali yang mengajukan langsung permohonan melalui Ditkeu ITB

6.LK ITB melakukan rekapitulasi daftar pemohon penangguhan pembayaran

Ya

Tidak

44

2

1

3

5

6

2


PROSES PENCAIRAN DANA BEASISWA

No. 014/I1.B01.4/SOP/2014


2014

1

JUDUL : PROSES PENCAIRAN DANA BEASISWA



2


DAFTAR ISI




3



1. Lembaga Kemahasiswaan (LK)2. Direktorat Keuangan (Ditkeu)3. Direktorat Perencanaan (Ditpran)4. Lembaga Pengabdian pada Masyarakat (LPPM)

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme pencairan Beasiswa.

III. REFERENSI


A. PENGERTIAN

Beasiswa adalah bantuan finansial maupun non finansial yang diberikan kepada mahasiswa berupa: Pembayaran Biaya Penyelenggaraan Pendidikan per Semester, Biaya Hidup, Bantuan Buku, Bantuan Tugas Akhir, Beasiswa Voucher Makan Siang, yang besaran tergantung dana yang diberikan oleh mitra/donatur beasiswa.

B. BATASAN

Beasiswa diberikan untuk mahasiswa ITB yang memenuhi persyaratan (ekonomi dan prestasi).



4


V. PROSEDUR

1. LK menerima anggaran beasiswa dari mitra/donatur melalui rekening Penampungan Aneka Beasiswa (untuk mitra/donatur swasta), sedangkan untuk dana pemerintah (DIPA) melalui anggaran DIPA ITB.

2. LK mengajukan permohonan RKA dana beasiswa dari mitra/donatur ke WRUK cc. Ditpran. WRUK menyetujui RKA dana beasiswa dari mitra/donator.

3. LK melakukan input kegiatan beasiswa mitra/donatur ke SIPPM dan melaksanakan Rencana Implementasi dana mitra/donatur maupun dana beasiswa yang bersumber dari pemerintah (DIPA).

4. LK membuat Surat Keputusan tentang penerima beasiswa yang ditandatangani oleh Kepala LK (beasiswa mitra/donatur) dan ditandatangani oleh Rektor (DIPA) serta surat keputusan PPK Beasiswa dan Bansos.

5. Penerima beasiswa menandatangani tanda terima pembayaran beasiswa.6. LK mengajukan permohonan pencairan beasiswa melalui PPK Bansos dan

Beasiswa.7. PPK Bansos meneruskan proses permohonan pembayaran ke Ditkeu.8. Ditkeu mentransfer dana beasiswa kepada penerima beasiswa mitra/donatur

dan meneruskan proses permohonan pembayaran ke KPKN untuk beasiswa DIPA.

9. KPKN mentransfer dana beasiswa kepada para penerima.


1. Mahasiswa mendapatkan penjelasan dan kemudahan dalam proses pendaftaran beasiswa online

2. Berkurangnya jumlah mahasiswa yang melakukan pendaftaran beasiswa online, yang melewati batas waktu yang telah ditentukan



5


DIAGRAM ALIR SOP PENDAFTARAN BEASISWA ONLINENO PROSEDUR LK

WRURK/DITPRAN

SIPPM DITKEU KPKN MHS

1

LK menerima anggaran beasiswa dari mitra/donatur melalui rekening Penampungan Aneka Beasiswa (untuk mitra/donatur swasta), sedangkan untuk dana pemerintah (DIPA) melalui anggaran DIPA ITB.

2.LK mengajukan permohonan RKA dana beasiswa dari mitra/donatur ke WRUK cc. Ditpran. WRUK menyetujui RKA dana beasiswa dari mitra/donatur

3.

LK melakukan input kegiatan beasiswa mitra/donatur ke SIPPM dan melaksanakan Rencana Implementasi dana mitra/donatur maupun dana beasiswa yang bersumber dari pemerintah (DIPA).

4.

LK membuat Surat Keputusan tentang penerima beasiswa yang ditandatangani oleh Kepala LK (beasiswa mitra/donatur) dan ditandatangani oleh Rektor (DIPA) serta surat keputusan PPK Beasiswa dan Bansos.

5.Penerima beasiswa menandatangani tanda terima pembayaran beasiswa

6.LK mengajukan permohonan pencairan beasiswa melalui PPK Bansos dan Beasiswa

7.PPK Bansos meneruskan proses permohonan pembayaran ke Ditkeu.

8.

Ditkeu mentransfer dana beasiswa kepada penerima beasiswa mitra/donatur dan meneruskan proses permohonan pembayaran ke KPKN untuk beasiswa DIPA.

9.KPKN mentransfer dana beasiswa kepada para penerima.

1

3

6

2

4

5

7

88

9

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas...

Documents

Transcript of Standard Operating Procedure (SOP) Lintas...