STANDARD OPERATING PROCEDURE REV : 00 DATE : April …

STANDARD OPERATING

PROCEDURE

DOC NO : ST-SOP21-00

REV : 00

DATE : April 2016

PENYELESAIAN KONFLIK

EKSTERNAL

PAGE : 1 of 6

SUSTAINABILITY

The entire SOP is TSH control documentation. Photocopy is strictly prohibited.

1. TUJUAN

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menetapkan prosedur yang berkaitan

dengan konflik eksternal yang timbul antara pihak-pihak luar dan perusahaan.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini digunakan untuk semua perkebunan dan pabrik di TSH Resources

Berhad.

3. TANGGUNG JAWAB

Merupakan tanggung jawab Kepala Departemen agar prosedur ini dipatuhi.

4. REFERENSI

FPIC Guide for RSPO Members

ST-SOP01 - Information Request SOP

ST-SOP13-00 - Document Master List SOP

PMA-SOP02 - Land Dispute SOP Sengketa Lahan

5. DEFINISI

CD - Community Development

FPIC - Free, Prior and Informed Consent

LSM - Lembaga Swadaya Masyarakat

RSPO - Roundtable on Sustainable Palm Oil

SOP - Standard Operating Procedure

STANDARD OPERATING

PROCEDURE


REV : 00

DATE : April 2016


EKSTERNAL

PAGE : 2 of 6

SUSTAINABILITY


6. PROSEDUR

6.1 Identifikasi Konflik Eksternal

6.1.1 Dalam setiap kasus konflik, bentuk konflik harus diidentifikasi.

Jenis-jenis konflik meliputi:

a) Konflik dengan pemilik tanah dan kepemilikan tanah

b) Sengketa/perselisihan antara pengguna sumber daya dan

akses terhadap sumber daya

c) Sengketa mengenai batas-batas tanah

d) Konflik mengenai perbedaan budaya atau agama dan

pelanggaran hak-hak adat

e) Konflik antara kelompok masyarakat yang berbeda

f) Ketidakadilan atau kurangnya perwakilan kelompok

masyarakat

g) Kurangnya transparansi atau pemahaman dalam

kesepakatan yang dirundingkan

h) Ketidakadilan pembagian dalam pengembangan dan

kontribusi ekonomi

i) Sengketa yang disebabkan karena politik negara

j) Otoritas hukum yang digugat

6.1.2 Semua pemangku kepentingan yang terlibat harus diidentifikasi.

Pemangku kepentingan bisa berasal dari salah satu atau kelompok

di bawah ini:

a) Perusahaan atau perkebunan yang terlibat

b) Masyarakat lokal

c) Pemilik tanah

d) Perwakilan masyarakat yang ditunjuk sendiri atau

pengacara

e) Tokoh desa dan tokoh adat

f) Asosiasi/perkumpulan masyarakat

g) Kelompok wanita

h) Kelompok pemuda

i) Kelompok minoritas (para pendatang, masyarakat yang

tidak memiliki lahan, dll)

j) Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) dan pengamat pihak

ketiga

k) Lembaga keagamaan dan lembaga adat

l) Camat atau Bupati

m) Lembaga pemerintah

n) Perkebunan kelapa sawit yang berdekatan/bersebelahan

o) Mengidentifikasi penyebab khusus dan jenis konflik yang

terjadi. Sebagai contoh; Jenis konflik adalah “Konflik

mengenai perbedaan budaya atau agama dan pelanggaran

hak-hak adat”; penyebab konflik adalah “Anak perusahaan

‘A’ telah melakukan tindakan ‘B’, kemudian menyebabkan

kemarahan masyarakat ‘C’ dan hal itu menentang hak adat

STANDARD OPERATING

PROCEDURE


REV : 00

DATE : April 2016


EKSTERNAL

PAGE : 3 of 6

SUSTAINABILITY


mereka. Pemangku kepentingan yang terlibat adalah “Anak

perusahaan A”, “masyarakat lokal “C” dan “tokoh adat D”.

6.1.3 Jika jenis konflik adalah antara pemilik tanah dan kepemilikan

tanah, maka digunakan prosedur dari SOP tersendiri dan yang lebih

terfokus yaitu SOP Sengketa Lahan (PMA-SOP02). Sedangkan

SOP ini digunakan untuk menangani semua konflik eksternal

lainnya (kecuali untuk konflik yang melibatkan sengketa lahan).

6.2 Verifikasi Konflik

6.2.1 Setiap kasus konflik yang telah diidentifikasi, harus diverifikasi

keabsahannya, baik dengan proses verifikasi dokumen atau

verifikasi di lapangan jika diperlukan.

6.2.2 Verifikasi dilakukan dengan menghubungi serta mendengarkan

pernyataan pelapor dan pihak yang terlibat konflik (dengar

pendapat, baik secara kolektif atau individu). Permasalahan penting

dari semua percakapan harus dalam bentuk tertulis. Pada proses

penyelesaian konflik tahap ini, diupayakan untuk menahan diri

agar tidak memberikan saran atau nasehat.

6.2.3 Verifikasi harus dilakukan oleh departemen yang netral seperti

Departemen CD, Departemen Sustainability atau departemen dari

anak perusahaan lain yang tidak terlibat langsung dalam konflik.

6.2.4 TIDAK BOLEH mengintimidasi atau memaksakan suatu taktik

kepada pihak pelapor. Hal ini bertentangan dengan praktek kerja

yang berlaku di TSH. Pastikan bahwa pihak pelapor dalam kondisi

nyaman dalam membantu proses verifikasi, dan pelapor boleh

menghentikan proses verifikasi kapan saja.

6.2.5 Jika konflik dipalsukan atau telah diselesaikan sebelumnya, maka

konflik dianggap telah selesai.

6.2.6 Jika rincian konflik telah diubah sejak diidentifikasi atau

merupakan bagian atau kelanjutan dari kasus sebelumnya, maka

konflik harus diidentifikasi ulang untuk memasukkan rincian baru.

6.2.7 Jika kasus konflik telah diverifikasi dan sudah sah, maka kasus

dilanjutkan dengan analisis konflik.

6.3 Analisis Konflik

6.3.1 Analisis konflik dimulai dari proses identifikasi sampai

menentukan prioritas konflik. Hal ini harus dilakukan untuk

menginvestigasi dan mengumpulkan semua bukti untuk membuat

keputusan yang tepat dalam menangani konflik. Investigasi dimulai

dengan melakukan rapat dan berkomunikasi dengan semua pelapor

dan pihak-pihak yang terlibat serta mengumpulkan bukti dokumen

dan foto sengketa/perselisihan.

6.3.2 Investigasi harus dilakukan oleh departemen yang tidak memihak

seperti departemen CD, departemen Sustainability atau konsultan

pihak ketiga yang bersifat netral yang ditunjuk untuk membantu

proses investigasi.

STANDARD OPERATING

PROCEDURE


REV : 00

DATE : April 2016


EKSTERNAL

PAGE : 4 of 6

SUSTAINABILITY


6.3.3 Investigasi harus ditulis dalam laporan dengan referensi untuk

bukti dan dokumentasi yang diperoleh.

6.4 Menentukan Prioritas Konflik

6.4.1 Mengidentifikasi urgensi konflik (konflik yang bersifat mendesak).

6.4.2 Mengidentifikasi tingkat kepentingan dan tingkat kepelikan

(severity) konflik.

6.4.3 Mengidentifikasi keterbatasan sumber daya yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan konflik.

6.4.4 Referensi silang dengan kasus yang ada atau kasus sebelumnya jika

ada.

6.4.5 Justifikasi mengapa konflik diprioritaskan, harus didokumentasikan

dalam rencana manajemen konflik.

6.5 Manajemen Konflik

6.5.1 Terdapat 4 jenis utama manajemen konflik dan harus digunakan

sebelum melanjutkan ke metode berikutnya:

a) Negosiasi

b) Mediasi

c) Arbitrasi

d) Ajudikasi

6.5.2 Dalam negosiasi, perusahaan harus menunjuk seorang negosiator

dari pihak perusahaan untuk terlibat dalam pertemuan partisipatif

yang melibatkan semua pihak.

6.5.3 Negosiator harus:

a) Mampu mewakili perusahaan dan mengambil keputusan

terkait posisi perusahaan dalam konflik.

b) Menerapkan etika kesetaraan, keadilan dan kejujuran

mewakili perusahaan

c) Mendengarkan dengan penuh perhatian dan secara proaktif

d) Menghormati pelapor dan pihak-pihak yang terlibat

e) Mencoba mencari persamaan

f) Bersikap jelas tentang tujuan perusahaan

g) Fokus pada fakta sebenarnya

h) Tidak pernah menggunakan paksaan atau pernyataan yang

mengancam

i) Menerima dan mentoleransi perbedaan

j) Siap untuk melakukan kompromi

6.5.4 Semua informasi dalam rapat negosiasi harus didokumentasikan.

6.5.5 Jika konflik tidak dapat diselesaikan melalui negosiasi, maka harus

dilakukan mediasi

6.5.6 Mediasi berfungsi untuk memenuhi kebutuhan dua pihak yang

berselisih, selain itu juga untuk menjaga dan memperkuat

hubungan di masa yang akan datang. Pihak yang harus hadir dalam

mediasi yaitu seorang mediator yang ditunjuk dan disetujui oleh

STANDARD OPERATING

PROCEDURE


REV : 00

DATE : April 2016


EKSTERNAL

PAGE : 5 of 6

SUSTAINABILITY


kedua belah pihak yang berselisih serta para perwakilan yang dapat

membuat keputusan berdasarkan konflik.

6.5.7 Jika konflik tidak bisa diselesaikan melalui mediasi, maka arbitrasi

adalah langkah berikutnya yang harus ditempuh. Keuntungan

arbitrasi dibandingkan dengan ajudikasi adalah bahwa

sengketa/perselisihan akan diberikan keputusan final, sementara

diskusi tetap bersifat rahasia dan mempertahankan hubungan baik

kedua belah pihak masih memungkinkan.

6.5.8 Jika arbitrasi bukan pilihan yang tepat, maka konflik harus

diselesaikan melalui langkah ajudikasi.

6.6 Pengembangan Kemampuan

6.6.1 Kasus yang telah selesai di masa lalu dapat digunakan sebagai

referensi untuk penanganan perselisisihan di masa yang akan

datang.

6.6.2 Dampak positif dan hasil yang dapat diharapkan dari kasus

sebelumnya dapat dipelajari dan kesan negatif dapat dijadikan

pelajaran tentang bagaimana memperbaiki tindakan yang diambil

ketika berhadapan dengan perselisishan/sengketa yang sama.

6.6.3 Penyelesaian konflik melalui proses resolusi konflik harus

disosialisasikan kepada masyarakat dan pemangku kepentingan

lainnya sehingga pihak-pihak yang terkait telah diberikan informasi

dan mampu mengelola ekspektasi dari proses yang dilakukan.

6.7 Evaluasi

6.7.1 Departemen sustainability diperlukan untuk memonitor dan

mengevaluasi penyelesaian konflik sesuai kriteria di bawah ini

(kecuali penyelesaian melalui ajudikasi):

a) Hasil akhir diterima oleh perusahaan

b) Hasil akhir diterima olah pihak-pihak yang bersengketa

c) Hasil akhir diakui oleh pemerintah setempat

d) Hasil akhir tidak dapat diganggu gugat oleh pihak lain

6.7.2 Untuk penyelesaian melalui ajudikasi, salinan dokumen putusan

pengadilan harus disimpan dalam arsip departemen sustainability

dan masing-masing document controller estate.

STANDARD OPERATING

PROCEDURE


REV : 00

DATE : April 2016


EKSTERNAL

PAGE : 6 of 6

SUSTAINABILITY


7. LAMPIRAN

7.1 : Tabel

Diagram Alur Penyelesaian Konflik

Tabel Prioritas Konflik

7.2 : Form

7.2.1 Form Identifikasi dan Verifikasi Konflik

ST-SOP21-00; 7.1.1 Bagan Alur Penyelesaian Konflik

Identifikasi Jenis

Konflik

Identifikasi Pihak-

Pihak Terkait

Identifikasi

Penyebab Konflik

Verifikasi Kasus

Investigasi

Identifikasi Urgensi Konflik

Negosiasi

Mediasi

Arbitrasi

Ajudikasi

Evaluasi

Ko

nflik Selesai

Identifikasi Tingkat

Kepentingan Konflik

Identifikasi sumberdaya yang

dibutuhkan untuk menangani konflik

Urutan berdasarkan

Prioritas

JIka tercapai

kesepakatan

JIka tercapai

kesepakatan

JIka tercapai

kesepakatan

Jika kasus belum diakui keabsahannya

Jika kasus diakui

keabsahannya

JIka tidak ada

kesepakatan

JIka tidak ada

kesepakatan

JIka tidak ada

kesepakatan

Analisis Konflik Manajemen Konflik

Jika ada putusan

atau penyelesaian

yang dicapai

ST-SOP21-00; 7.1.2 Tabel Prioritas Konflik

Konflik (PT. TSH) Urgensi1 Tingkat

kepentingan

2

Ketersediaan sumberdaya3

Referensi4

Jenis Konflik: Perselisihan antara pengguna sumber daya

1. Pemangku kepentingan: Desa “A”, Desa “C, Desa “E”. Penyebab: Penggunaan air sungai “K” untuk Mill “L” mengurangi ketersediaan air bersih bagi masyarakat sekitar.

5 3 5

Jenis Konflik: Ketidakadilan pembagian dalam kontribusi ekonomi

1. Pemangku kepentingan: Desa “B”, Camat “D”, LSM “J”. Penyebab: Donasi untuk konservasi adat tidak dibagikan secara adil kepada kelompok masyarakat yang dituju di Desa “B”

3 4 5

1 Dari skala 1 sampai 5, di mana nilai lima (5) menggambarkan tingkat urgensi tertinggi, dan nilai satu (1) menggambarkan tingkat urgensi terendah. 1 Dari skala 1 sampai 5, di mana nilai lima (5) menggambarkan tingkat kepentingan tertinggi, dan nilai satu (1) menggambarkan tingkat kepentingan terendah. 1 Dari skala 1 sampai 5, di mana nilai lima (5) menggambarkan ketersediaan sumberdaya tertinggi, dan nilai satu (1) menggambarkan ketersediaan sumberdaya terendah. Referensi antara kasus konflik sekarang dan di masa lalu.

ST-SOP21-00; 7.2.1 Form Identifikasi dan Verifikasi Konflik

FORM IDENTIFIKASI DAN VERIFIKASI KONFLIK

Nama Pekerja: Tanggal pelaporan:

Jabatan:

Atasan: Departemen:

Jabatan:

JENIS KONFLIK EKSTERNAL

PEMANGKU KEPENTINGAN YANG TERLIBAT

PENYEBAB KONFLIK

VERIFIKASI

SAH/TIDAK?

(√ OR X)

TANDATANGAN IDENTIFIER TANDATANGAN VERIFIER

Tanggal: Tanggal:

STANDARD OPERATING PROCEDURE REV : 00 DATE : April …

Documents

Transcript of STANDARD OPERATING PROCEDURE REV : 00 DATE : April …