STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) - … OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM...
-
Upload
duongthuan -
Category
Documents
-
view
273 -
download
5
Transcript of STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) - … OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM...
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM
KEGIATAN PENGADMINISTRASIAN UMUM
1. SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK
2. SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR
3. SOP PENOMORAN SURAT
4. SOP PENGGANDAAN DOKUMEN
5. SOP FAKS MASUK
6. SOP PEMINJAMAN ARSIP
7. SOP PENATAAN BERKAS ARSIP
8. SOP RETENSI ARSIP
FLOWCHART SOP PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK
MULAI
MENERIMA SURAT MASUK
PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS
PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS
PENGAGENDAAN SURAT PRIBADI
PENGAGENDAAN SURAT DINAS
PEMERIKSAAN SURAT
DISPOSISI PETUNJUK DARI KEPALA BNN KOTA MATARAM
MEMERIKSA DAN MELAKSANAKAN DISPOSISI
DISTRIBUSI SURAT PENGARSIPAN PEMBUATAN SURAT BALASAN
PENYAMPAIAN SURAT PRIBADI KEPADA YBS
SELESAI
Badan Narkotika Nasional Kota Mataram
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Nama SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kot
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Kasubbag Umum
3. Pengadministrasi Umum
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. Alat Tulis Kantor 2. Komputer dan printer 3. Buku Agenda dan Lembar Disposisi 4. Buku Ekspedisi
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
1. Agar tidak terjadi keterlambatan pelayanan administratif surat masuk. 2. Adanya surat yang tidak melalui Subbag Umum. 3. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap
melaksanakan pekerjaan. Cara mengatasi:
1. Koordinasi dengan petugas security/receptionis penerima surat 2. Mengeluarkan surat teguran / peringatan.
1. Pencatatan surat masuk pada buku agenda 2. Pencatatan disposisi petunjuk pada buku agenda
No Kegiatan Pelayanan
Subbag Umum
Pengadministrasi Umum
Kasubag Umum
Kepala BNN Kota
Mataram
Para Kasi
Pengolah Data
Pegawai BNN Kota Mataram
Mutu Baku
Ket.
Kelengkapan Waktu Output
1. Petugas Layanan Subbag Umum BNN Kota Mataram menerima surat, memilah Surat atas surat pribadi dan surat dinas. Petugas Layan Subbag Umum BNN Kota Mataram menyerahkan kepada Petugas Pengadministrasi Umum. Mengembalikan Surat jika salah alamat/salah kirim.
1. ATK 2. Surat 3. Lembar
disposisi
5 menit Adanya penanggung jawab penerima Surat Masuk
2. Pengadministrasi Umum mencatat dalam buku agenda, melampirkan lembar disposisi pada surat dan meneruskan surat kepada Kasubag Umum. Untuk Surat Pribadi disampaikan pada yang bersangkutan.
1. Surat 2. Lembar
disposisi 3. Buku
Agenda 4. Buku
Ekspedisi
15 menit
1. Surat Dinas Masuk mendapat nomor dan tanggal surat masuk.
2. Surat Masuk terklasifikasi dan terdata dalam buku agenda.
3. Surat Pribadi disampaikan dengan bukti tanda terima pada buku ekspedisi
3. Kasubag Umum memeriksa dan di teruskan kepada Kepala BNN Kota Mataram untuk mendapat persetujuan /petunjuk..
1. Surat 2. Lembar
disposisi
15 menit
Disposisi
4. Kepala BNN Kota Mataram mengembalikan surat yang telah di disposisi kepada Kasubag Umum untuk ditindak lanjuti.
1. Surat 2. Lembar
disposisi
15 menit
1. Arahan/perintah, 2. Disposisi Petunjuk
5. Kasubag Umum memeriksa disposisi petunjuk Kepala BNN Kota Mataram dan menyerahkan Surat kepada Pengadministrasi Umum untuk dicatat dan didistribusikan sesuai petunjuk.
1. Surat 2. Lembar
disposisi
10 menit
Disposisi / Bahan konsep surat balasan
6. Pengadministrasi Umum mencatat disposisi petunjuk/ menggandakan dan mendistribusikan sesuai disposisi Kepala BNN Kota Mataram.
1. ATK 2. Surat 3. Lembar
disposisi 4. Buku
Agenda 5. Konsep
Surat
15 menit
Disposisi Surat Masuk tercatat dalam buku agenda Penggandaan Surat
7. Para Kasi menerima Surat dan sesuai disposisi Kepala BNN Kota Mataram dan menindaklanjuti sesuai petunjuk. Pengolah Data membuat konsep surat balasan sesuai petunjuk. Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram mengarsipkan Surat Asli.
1. Surat 2. Lembar
Disposisi, 3. Konsep
surat
20 menit
1. Arsip Surat 2. Konsep surat
balasan. 3. bukti tanda terima
pada buku ekspedisi
1 Jam 35 Menit
: Berpindah ke aktifitas SOP Surat Keluar
Kepala BNN Kota Mataram
Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013
1 1
1
1
FLOWCHART SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR
MULAI
KONSEP SURAT
PEMERIKSAAN KONSEP SURAT SERTA PEMBUBUHAN PARAF
TANDA TANGAN PIMPINAN
PENOMORAN DAN PENCATATAN SURAT KELUAR
ARSIP
PENGIRIMAN SURAT
SELESAI
Badan Narkotika Nasional Kota Mataram
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Nama SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Kasubbag Umum
3. Pengadministrasi Umum
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Pelayanan Administratif Surat Masuk Subbag Umum. 2. SOP Tata Naskah 3. SOP Penataan Arsip
1. Alat Tulis Kantor 2. Komputer dan printer 3. Buku Agenda dan Lembar Disposisi
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
1. Agar tidak terjadi keterlambatan pelayanan administratif surat keluar. 2. Adanya surat yang tidak melalui Subbag Umum. 3. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap
melaksanakan pekerjaan. Cara mengatasi:
1. Mengeluarkan surat teguran / peringatan.
1. Pencatatan surat keluar pada buku agenda
No Kegiatan Pengolah Data
Para Kasi Kasubag Umum
Kepala BNN Kota
Mataram
Pengadminis
trasi Umum
Pelayanan Subbag Umum
BNN Kota Mataram
Bagian Umum
Settama BNN
Mutu Baku
Kelengkapan Waktu Output
1. Petugas Pengolah Data membuat konsep surat sesuai disposisi petunjuk atau arahan/ perintah pimpinan.
1. ATK 2. Konsep Surat 3. Komputer
15 menit
Konsep Surat
2. Petugas Pengolah Data menyerahkan konsepan surat keluar kepada pimpinan (konseptor surat) untuk diperiksa dan dibubuhi paraf jika ada perbaikan untuk segera diperbaiki dan diajukan kembali. Surat yang telah terparaf oleh Pengolah data diserahkan kepada kasubbag Umum untuk diperiksa.
1. ATK 2. Konsep Surat
15 menit
Konsep Surat Dinas yang terparaf konseptor.
3. Kasubag Umum memeriksa Konsep Surat Keluar dan di teruskan kepada Kepala BNN Kota Mataram untuk mendapat persetujuan.
1. ATK 2. Konsep
Surat
15 menit
Konsep Surat Dinas yang terparaf Kasubbag Umum
4. Kepala BNN Kota Mataram menyetujui dan mengembalikan konsep surat kepada Kasubbag Umum.
1. ATK 2. Konsep
Surat
5 menit Konsep Surat Dinas ditandatangani /paraf Ka BNN Kota Mataram
5. Kasubbag Umum memeriksa surat dan memerintahkan pengadministrasi umum untuk mengagendakan surat. Keluar. Untuk Surat yang membutuhkan tandatangan
1. ATK 2. Surat Keluar
5 menit Konsep Surat Dinas ditandatangani /paraf Ka BNN Kota Mataram 1
Kepala BNN/ Sekretaris Utama BNN surat di teruskan ke Bagian TU Settama BNN
6. Pengadministrasi Umum mencatat surat pada buku agenda surat keluar dan membubuhi nomor , tanggal dan cap pada jenis surat tertentu. Pengadministrasi umum menyerahkan surat kepada pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram untuk dikirim dan menggandakan serta diarsipkan.
1. ATK 2. Buku
Agenda 3. Cap
Stempel
15 menit
Surat Keluar yang terdata di Buku Agenda Surat Keluar yang telah di nomori, diberi tanggal dan di cap stempel (untuk surat tertentu)
7. Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram mengirimkan surat , menggandakan dan mengarsipkan surat keluar.
1. Buku Ekspedisi
2. Mesin Fotocopy
15 menit
1. Terdatanya surat keluar yang terkirim di buku ekspedisi.
2. Arsip Surat Keluar.
8. 1 Jam 25 Menit
: Berpindah aktifitas ke SOP Administrasi Persuratan BNN
Kepala BNN Kota Mataram
Drs. H. Nur Rachmat, Apt.
NIP. 19660408 199203 1 013
1
1
1
FLOWCHART SOP PENATAAN BERKAS ARSIP
MULAI
PENERIMAAN ARSIP MASUK
PENGKLSIFIKASIAN ARSIP
MENGINDEKS ARSIP
MENENTUKAN INDEKS BERKAS
PENATAAN BERKAS DALAM BOKS/DOOS BERDASARKAN
KLASIFIKASI ARSIP
SELESAI
PENYUSUNAN KARTU KENDALI ARSIP
Badan Narkotika Nasional Kota Mataram
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Nama SOP PENATAAN BERKAS ARSIP
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota
1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Retensi Arsip Dafftar klasifikasi arsip, agenda arsip, rak arsip, folder, kartu kendali, doos/boks arsip
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
Arsip disusun berdasarkan daftar klasifikasi surat, yang berisikan pengelompokan berdasarkan rincian masalah dan pelaksanaan fungsi dan kegiatan.
1. Daftar arsip
2. Daftar klasifikasi arsip
No Kegiatan Pengadministrasi umum /
Arsiparis
Kasubbag Umum
Kepala BNN Kota
Mataram
Mutu Baku Keterang
an
Kelengkapan Waktu Output
1. Penerimaan Arsip Masuk. Arsip, Daftar Klasifikasi arsip
15 menit Terkumpulnya arsip statis dari unit pengolah ke unit arsiparis TU
2. Mengklasifikasi Arsip. Arsip, Daftar Klasifikasi arsip
10 menit Terklasifikasinya arsip Berdasarkan klasifikasi arsip fasilitatif
3. Mengindeks Arsip. Arsip, lembar indeks arsip
15 menit Terbedakannya arsip/ surat dengan yang lainnya dalam satu berkas
4. Menentukan Indeks Berkas (titel). Berkas arsip, daftar indeks arsip berkas yang tersesuaikan apakah dalam bentuk dossier, rubrik atau seri.
15 menit Terwujudnya tanda pengenal
5. Penataan Arsip dalam doos/boks arsip serta penyusunannya pada rak arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip
Berkas arsip, boks arsip,rak arsip.
30 menit Tersusunnya penataan arsip berdasarkan kode Klasifikasi arsip
6. Penyusunan kartu kendali Daftar arsip, Kode klasifikasi arsip.
15 menit Terwujudnya kartu kendali arsip guna mempermudah pencarian arsip
7. Pelaporan Bulanan dan tahunan kepada Kasubag Umum dan Ka BNN Kota Mataram.
Komputer
1 Bulan Sekali
Laporan Arsip
1 Jam 25 Menit
Kepala BNN Kota Mataram
Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013
FLOWCHART SOP PENGGANDAAN DOKUMEN
MULAI
PENGAJUAN PENGGANDAAN DOKUMEN
MENGGANDAKAN DOKUMEN
MENGHITUNG JUMLAH DOKUMEN YANG DIGANDAKAN
MENYERAHKAN DOKUMEN YANG TELAH DIGANDAKAN
KEPADA PEMOHON
SELESAI
Badan Narkotika Nasional Kota Mataram
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Nama SOP PENGGANDAAN DOKUMEN (FOTOCOPY)/ DIGITAL
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Kasubbag Umum
3. Pengadministrasi Umum
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Penataan Berkas Arsip Mesin fotokopi, Risograph, Kertas, Agenda penggandaan dokumen, formulir penggandaan dokumen, meja, kursi, pensil, ATK.
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
Keterlambatan permintaan kertas pada kondisi kertas habis, dapat menghambat penggandaan dokumen
1. Agenda arsip surat
2. Formulir peminjaman arsip
No Kegiatan Pemohon Kasubbag
Umum
Pengadministrasi Umum
Pengolah Data
Mutu Baku Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
1. Mengajukan Penggandaan Dokumen
Formulir Penggandaan Dokumen yang telah ditandatanga ni sebagai pemohon
10 menit 1. Terisinya formulir penggandaan dokumen
2. Terwujudnya tanda bukti permohonan penggandaan dokumen.
2. Memverifikasi permohonan Penggandaan dokumen
Formulir permohonan penggandaan dokumen ditandatangani Kasubag TU
5 menit Tertandatanganinya Formulir permohonan penggandaan barang.
3. Mencatat Permohonan Penggandaan Dokumen
Formulir Penggandaan Dokumen, Agenda Penggandaan Dokumen
5 menit Terdatanya informasi pemohon Penggandaan Dokumen
4. Menggandakan Dokumen (Hardcopy/Softcopy)
Dokumen yang akan digandakan
10 menit Terlaksananya permohonan penggandaan Dokumen
5. Menghitung jumlah dokumen Yang digandakan
Dokumen yang akan digandakan
5 menit Terpastikannya jumlah Dokumen yang digandakan
6. Mencatat Jumlah dokumen yang telah digandakan
5 menit Terkendalinya jumlah Kertas yang terpakai
7. Menyerahkan dokumen yang telah digandakan
kepada pemohon.
2 menit
Terlaksananya Permohonan Penggandaan dokumen
42 Menit
Kepala BNN Kota Mataram
Drs. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013
FLOWCHART SOP PENOMORAN SURAT
MULAI
PENGAJUAN PENOMORAN SURAT
SELESAI
KLASIFIKASI SURAT ATAS JENIS PENOMORAN SURAT (SURAT KELUAR, NOTA DINAS, SPRIN,
SURAT TUGAS)
PENOMORAN SURAT
PENGGANDAAN SURAT GUNA PENGARSIPAN
ARSIP
Badan Narkotika Nasional Kota Mataram
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Nama SOP PENOMORAN SURAT
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Kasubbag Umum
3. Pengadministrasi Umum
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Penataan Berkas Arsip Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Kendali Surat Keluar, Agenda Arsip surat keluar,
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
1. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama.
2. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah dua rangkap untuk Arsip Subbag Umum
1. Buku Kendali Surat Keluar 2. Buku Ekspedisi Surat 3. Agenda Arsip Surat Keluar
No Kegiatan
Pelayanan Subbag Umum
BNN Kota Mataram
Pengadministrasi Umum
Mutu Baku Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
1. Pengajuan Penomoran Surat Surat Keluar yang telah ditandatangani Pejabat
15 Menit
Tersusunnya secara urut surat-surat yang siap dengan penomoran sesuai kartu kendali
2. Pemilahan surat atas Jenis Penomoran Surat (Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas)
Surat Keluar yang telah ditandatangani Pejabat
15 Menit
Terklasifikasinya surat hingga penomorannya
3. Penomoran Surat Buku Kendali Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas
10 Menit
Terciptanya surat keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat
4. Penggandaan Surat guna pengarsipan dan pengiriman
Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat
10 Menit
Tersedianya Arsip Surat pada tata usaha dan tercatat pada buku ekspedisi bukti pengiriman surat.
50 Menit
Kepala BNN Kota Mataram
Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013
FLOWCHART SOP FAKS MASUK
MULAI
PENERIMAAN FAKS MASUK
PEMBERIAN NOMOR DAN TANGGAL MASUK TERHADAP
FAKS YANG DITERIMA
PENYAMPAIAN LEMBAR FAKS KEPADA PEJABAT TUJUAN FAKS
SELESAI
ARSIP
Badan Narkotika Nasional Kota Mataram
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Nama SOP FAKS MASUK
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Kasubbag Umum
3. Pengadministrasi Umum
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Penomoran Surat Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil, agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar disposisi surat.
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
Kealpaan/keterlambatan permintaan nomor dan tanggal surat masuk atas facsimile yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengagendaan surat masuk dan akan menjadi kendala ketika surat akan dimintakan kembali.
1. Pengagendaan surat masuk 2. Arsip Surat Masuk
No Kegiatan
Pelayanan Subbag Umum
BNN Kota Mataram
Pengadministrasi Umum
Mutu Baku Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
1. Menerima Faks Masuk Daftar faks masuk 5 Menit
Tersusunnya secara urut suratsurat yang siap dengan penomoran sesuai kartu kendali
2. Pemberian Nomor dan tanggal Surat Masuk terhadap faks yang diterima.
Faks Masuk, Daftar Faks Masuk
15 Menit
Terklasifikasinya surat hingga penomorannya
3. Penggandaan Surat guna pengarsipan dan pengagendaan.
Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat
10 Menit
Tersedianya Arsip Surat pada Unit Pengolah dan Unit Subbag Umum.
30 Menit
Kepala BNN Kota Mataram
Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013
FLOWCHART SOP PEMINJAMAN ARSIP
SELESAI
PENGAJUAN PEMINJAMAN ARSIP
PENCATATAN PEMINJAMAN ARSIP
PENCARIAN ARSIP OLEH ARSIPARIS
PEMINJAMAN ARSIP
MENERIMA ARSIP YANG TELAH DIKEMBALIKAN
MEMERIKSA KELENGKAPAN ARSIP YANG TELAH
DIKEMBALIKAN
PENGEMBALIAN ARSIP KEPENYIMPANAN SEMULA
MULAI
Badan Narkotika Nasional Kota Mataram
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Nama SOP PEMINJAMAN ARSIP
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Kasubbag Umum
3. Pengadministrasi Umum
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Penataan Berkas Arsip Agenda arsip surat, formulir peminjaman arsip, meja, kursi, pensil, komputer, ATK,
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
1. Arsip dapat dipinjamkan dengan rentang waktu tidak lebih dari 3 jam, lebih dari itu dikhawatirkan arsip akan sulit dipertanggungjawabkan,
2. Kartu Tanda Penduduk/Kartu Indentitas peminjam arsip agar ditinggal dalam buku peminjaman selama arsip belum dikembalikan sebagai jaminan pengembalian arsip.
1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip
No Kegiatan Pemohon Pengadministrasi
Umum
Mutu Baku Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
1. Penerimaan Pengajuan Peminjaman arsip
Formulir Peminjaman arsip
10 Menit
1. Terisinya formulir penimjaman arsip
2. Terwujudnya tanda bukti permohonan peminjaman arsip
Daftar arsip 20 Menit
Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan
2. Pencatatan Peminjaman Arsip dan Peminjaman Arsip
Formulir peminjaman arsip, Agenda Peminjaman Arsip
30 Menit
Terdatanya informasi peminjam arsip dan arsip yang dipinjam
Formulir peminjaman arsip, Folder tempat arsip yang dipinjam
15 Menit
Tergantikannya arsip yang dipinjam dengan formulir yang telah diisi oleh peminjam arsip.
3. Menerima arsip yang telah dikembalikan
Formulir Pengembalian Arsip
10 Menit
Terdatanya bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan
4. Memeriksa kelengkapan dan Keadaan arsip secara berkala
Arsip, Data Arsip/
60 Menit
1. Terwujudnya pengembalian arsip pada folder/tempat dimana arsip itu berasal
2. Dapat dipastikan arsip dalam keadaan baik dan lengkap
Kepala BNN Kota Mataram
Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013
FLOWCHART SOP RETENSI ARSIP
FOLDER ARSIP
MULAI
PEMINDAHAN ARSIP STATIS IN-AKTIF
PENGECEKAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL
RETENSI ARSIP
PERMOHONAN PERSETUJUAN PEMUSNAHAN ARSIP
PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN PEMUSNAHAN ARSIP
PENGISIAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
PEMUSNAHAN ARSIP
SELESAI
KEPALA BNNK
Mataram
PENUNDAAN
TIDAK
YA
Badan Narkotika Nasional
Kota Mataram
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Nama SOP RETENSI ARSIP
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional
5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota
1. Kepala BNN Kota Mataram
2. Kasubbag Umum
3. Pengadministrasi Umum
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Penataan Berkas Arsip 2. SOP Arsip Bersejarah
Agenda Arsip Surat, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, alat penghancur kertas,lembar jadwal retensi arsip, lembar permohonan persetujuan pemusnahan arsip, lembar berita acara pemusnahan arsip
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
1. Pemusnahan Surat hanya dapat dilakukan atas persetujuan Kepala BNN Kota Mataram sebagai Penanggung Jawab kearsipan
2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, 3. Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip sebagai pertanggungjawaban arsiparis
terhadap arsip yang dimusnahkan.
1. Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip 4. Berita Acara Pemusnahan Arsip.
No Kegiatan Pengadministrasi Umum
Kepala Subbag Umum
Kepala BNN Kota Mataram
Mutu Baku Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
1. Pemindahan Arsip statis Arsip Stasis, Berita Acara Pemindahan Arsip
1 Hari Terkumpulnya arsip statis dari unit pengolah ke unit arsiparis Subbag Umum
5 Tahun Sekali
Berita Acara Pemindahan Arsip
2 Jam
Terparafnya Berita Acara Pemindahan Arsip
2. Pengecekan Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip 2 x 24 Jam
1. Terdatanya arsip berdasarkan urgensi dan jadwal retensinya
2. Terdatanya arsip statis yang bernilai sejarah
3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan arsip
Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Kepala Subbag Umum
1 Jam Terpantaunya secara hirarkis arsiparsip yang Akan dimusnahkan.
Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Ka BNN Kota Mataram
1 Jam Terdatanya bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan
4. Pengisian Daftar Pertelaan Formulir Pertelaan Pemusnahan Arsip
15 Menit
Terisinya Daftar Pertelaan Pemusnahan
Arsip
5. Pengisian Berita Acara Pemusnahan Arsip
Daftar Berita Acara Pemusnahan Arsip
15 Menit
Terisinya Berita Acara Pemusnahan Arsip
6. Pemusnahan Arsip Persetujuan atasan, Arsip in Aktif yang akan dimusnahkan
1 Jam Termusna hkannya Arsip In Aktif yang telah tidak terpakai
Arsip yang dimusnahkan harus benar-benar musnah.
3 Hari 5 Jam 30 Menit
Kepala BNN Kota Mataram
Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP. 19660408 199203 1 013