STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUBBAGIAN …

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

SUBBAGIAN TATA USAHA

TUGAS SUBBAGIAN TATA USAHA

Subbagian Tata Usaha

Tugas Pokok Subbagian Tata Usaha :

Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penerimaan, pengagendaan dan pendistribusian serta penomoran surat secara

manual maupun elektronik, melakukan tata usaha, dan pengelolaan kinerja, serta evaluasi dan pelaporan pada Direktorat Pengolahan

Data dan Informasi Kepegawaian

PENYUSUNAN BAHAN LAKIP

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian Direktorat Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian

Nomor : Tanggal Pembuatan : Tanggal Revisi : Tanggal Efektif : Disahkan oleh : Direktur Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian

Drs. Sidik Kadarusman NIP. 19610131 198503 1 001

Nama SOP : Penyusunan Bahan Lakip

DASAR HUKUM :

KUALIFIKASI PELAKSANAAN :

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian

2. Keputusan Presiden RI Nomor 95 Tahun 1999 tentang Badan Kepegawaian Negara

Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah tiga kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala BKN Nomor 5 Tahun 2013

1. Memahami peraturan perundang-undangan bidang kepegawaian

2. Memahami kegiatan di Direktorat

KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN : SOP Penyusunan Rencana Kinerja 1. Peraturan perundang-undangan yang terkait

2. Rencana Kinerja/ POK 3. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya 4. Scanner dan printer

PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN: Apabila penyusunan Lakip terlambat maka berpengaruh terhadap penyusunan

Rencana Kinerja tahun berikutnya

Disimpan sebagai data elektronik dan manual

No Kegiatan

Mutu Baku

Pengelola

kegiatan

dan lap

Kasubbag

TU

Kasubdit

pengolahan

Data

Kasubdit

Informasi

Kepegawaian

Direktur

Lahta-

Inpeg

Deputi

Bidang

SINKA

Kelengkapan Waktu Output Keterangan

1. Mengelola kegiatan dan laporan

mengumpulkan bahan-bahan

pendukung laporan anggaran

kegiatan yang telah dilaksanakan,

kemudian meyampaikannya

kepada Kasubbag TU

Kuitansi,

laporan

perjalanan,

dll

3 minggu bahan

laporan

2. Menerima laporan anggaran

kegiatan kemudian

menginventarisir kegiatan yang

telah dilaksanakan apakah cocok

dengan anggaran yang ada telah

dikeluarkan, bahan laporan

disampaikan kepada Kasubdit

untuk dikoreksi

POK ,

bahan

laporan

2 minggu Bahan

laporan

3. Mengkoreksi bahan laporan

penyusunan Lakip, kemudian

disampaikan kepada Direktur

bahan

laporan 1 minggu

Bahan

laporan

4. Melakukan pembahasan bersama

dengan Subdit di lingkungan

Direktorat Lahta&Inpeg untuk

bahan penetapan Lakip direktorat

tahun berjalan

Bahan

laporan 2 minggu

Bahan

Lakip

5. Mengkoreksi dan menyetujui

bahan penetapan Lakip direktorat

kemudian disampaikan kepada

Deputi untuk dibuatkan Lakip

kedeputian dan disimpan

Kasubbag TU untuk arsip

Bahan

Lakip 1 hari laporan

PENYIAPAN ADMINISTRASI SURAT MASUK





Nama SOP : Penyiapan Administrasi Surat Masuk

DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANAAN : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-

Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian


3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara sebagaimana telah tiga kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala BKN Nomor 5 Tahun 2013


2. Memahami kegiatan persuratan

KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN : - SOP Penyiapan Surat Keluar 1. Peraturan perundang-undangan yang terkait

2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya

3. Scanner dan printer

PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN: Disimpan sebagai data elektronik dan manual

No Kegiatan

Mutu Baku

Sekretaris Kasubbag

TU

Kasubdit

Pengolahan

Data

Kasubdit

Informasi

Kepegawaian

Direktur

Lahta &

Inpeg

Unit

kerja

lain

Kelengkapan Waktu Output Ket

1. Menerima surat dan memo dinas

dari instansi luar maupun dari

lingkungan BKN, kemudian

diserahkan kepada Sekretaris

Surat, memo

dinas

15

menit

Surat,

memo

dinas,

disposisi

2. Menerima surat dan memo dinas

dari Kasubbag TU untuk dicatat pada

buku agenda surat masuk

Surat, memo

dinas,

disposisi

20

menit

Surat,

memo dinas

3. Mencatat di buku agenda dan

diberikan nomor surat masuk, surat

dan memo dinas di serahkan kepada

Direktur untuk diberikan disposisi

Surat, memo

dinas 1 hari

Surat,

memo

dinas,

disposisi

4. Menerima surat, memo dinas yang

diberikan oleh Direktur kemudian

diserahkan kepada Kasubdit

Surat, memo

dinas,

disposisi

15

menit

Surat,

memo dinas

5. Menerima surat, memo dinas dari

kasie pelayanan direktorat dan

menindak lanjuti disposisi yang

diberikan kepada Direktur

Surat, memo

dinas,

disposisi

120

menit

Surat,

memo dinas

6. Memberikan surat, memo dinas

ditindak lanjuti dikirimkan kepada

unit kerja yang berkepentingan dan

disimpan sebagai arsip

Surat, memo

dinas

15

menit

Surat,

memo dinas

PENYIAPAN ADMINISTRASI SURAT KELUAR





Nama SOP : Penyiapan Administrasi Surat Keluar






2. Memahami kegiatan persuratan

KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN : - SOP Penyiapan Surat Masuk 1. Peraturan perundang-undangan yang terkait




Penyiapan Administrasi Surat Keluar

No Kegiatan

Pelaksanaan Mutu Baku

Pengadm

Kinerja Sekretaris Kasubbag TU

Direktur

Pengolahan

Data &

Inpeg

Unit kerja

lain Kelengkapan Waktu Output Ket

1. Memberikan perintah untuk membuat surat

dan memo dinas yang kemudian diberikan

kepada Kasubbag TU

Disposisi 10

menit Disposisi

2. Membuat konsep surat dan memo dinas

sesuai dengan disposisi Direktur

Disposisi 30

menit

Konsep Surat,

memo dinas,

disposisi

3. Mengadministrasikan kinerja mengetik

konsep surat, memo dinas yang diberikan

oleh Kasubbag TU dan diberikan kepada

Direktur

tidak Konsep surat,

memo dinas,

disposisi

15

menit

Konsep surat,

memo dinas

4. Menerima konsep surat yang diketik oleh

Pengadministrasi Kinerja untuk dikoreksi, bila

telah sesuai akan di setujui tetapi bila kurang

sesuai maka dikembalikan untuk diperbaiki

ya

Konsep surat,

memo dinas

60

menit

Surat, memo

dinas,

disposisi

5. Menyerahkan surat dan memo dinas yang

telah disetujui diserahkan kepada Sekretaris

untuk dicatat dibuku agenda surat keluar dan

diberikan nomor surat atau memo dinas

Surat, memo

dinas,

disposisi

20

menit

Surat, memo

dinas

6. Menindaklanjuti surat, memo dinas yang

dikirimkan kepada unit kerja yang

berkepentingan dan disimpan sebagai arsip

Surat, memo

dinas

15

menit

Surat, memo

dinas

PENYIAPAN SARANA DAN PRASARANA





Nama SOP : Penyiapan Sarana dan Prasarana







KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN : - 1. Peraturan perundang-undangan yang terkait




Penyiapan Sarana dan Prasarana

No Kegiatan


Pengadm

Kinerja

Kasubbag

TU

Direktur

Lahta &

Inpeg

Unit kerja

lain Kelengkapan Waktu Output Ket

1. Menginventarisir sarana dan prasarana yang ada di

direktorat dan yang dibutuhkan oleh direktorat

Konsep laporan 60 menit Konsep laporan

2. Mengadministrasikan Kinerja mengetik sarana dan

prasarana yang ada maupun yang dibutuhkan

direktorat yang telah diinventarisir oleh Kasubbag TU

kemudian di cek fisik

tidak

Konsep laporan,

disposisi 60 menit Konsep laporan

3. Memeriksa hasil ketikan dari Pengadministrasi Kinerja

apabila telah sesuai di teruskan kepada Direktur dan

telah menjadi laporan

ya

Konsep laporan 30 menit Konsep laporan

4. Menerima laporan inventarisir sarana dan prasarana

yang ada maupun yang dibutuhkan kemudian

menyetujuinya

laporan 60 menit laporan

5. Menginventerisir yang telah disetujui oleh Direktur

diteruskan kepada unit kerja yang terkait dan diarsipkan

sebagai dokumen

laporan 15 menit laporan

PEMBUATAN SASARAN KERJA PEGAWAI (SKP)



Nomor : Tanggal Pembuatan : Tanggal Revisi : Tanggal Efektif : Disahkan oleh : Direktur pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian


Nama SOP : Pembuatan SKP







3. Memahami jabatan yang diemban

4. Memahami tugas dan fungsi

KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN : - 1. Peraturan perundang-undangan yang terkait



PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN: Apabila tidak membuat SKP maka dijatuhi hukuman disiplin sesuai dengan

peraturan perundang-undangan yang berlaku

Disimpan sebagai data elektronik dan manual

Pembuatan Sasaran Kerja Pegawai (SKP)

No Kegiatan


Pengadm

Kinerja

Kasubbag

TU JFU/JFT

Kasi dan

Kasubbag

TU

Kasubdit

Direktur

Lahta

&Inpeg

Kelengkapan Waktu Output Ket

1. Membuat SKP sesuai dengan program

kegiatan direktorat dan mendukung

pekerjaan Deputi

RKT, POK, Tusi

10

menit Disposisi

2. Meyusun SKP Direktur ke masing-masing

Kasubdit, membuat SKP yang telah

diterjemahkan oleh kegiatan Direktur.

RKT, POK,

Tusi, SKP es II

30

menit

Konsep Surat,

memo dinas,

disposisi

3. Menyusun SKP yang telah dibuat Kasubdit

dibagi habis kepada kasi masing-masing dan

Kasubbag TU dan dibuatkan SKP sesuai

jabatan dan beban kerjanya.

RKT, POK,

Tusi, SKP es III

15

menit

Konsep surat,

memo dinas

4. Menyusun SKP yang telah dibuat Kasi

diterjemahkan kedalam SKP JFU di

bawahnya dan JFT sesuai dengan jabatannya

dan beban kerjanya

RKT, POK,

Anjab, SKP es

IV

60

menit

Surat, memo

dinas,

disposisi

5. Mengadministrasi kinerja mengumpulkan

semua SKP yang telah dibuat untuk

dikumpulkan dan diberikan kepada

Kasubbag TU

SKP direktorat 20

menit

Surat, memo

dinas

6. Menerima SKP yang telah dikumpulkan oleh

pengadministrasi kinerja untuk diserahkan

kepada yang biro kepegawaian dan di

dokumentasikan

Laporan SKP 15

menit

Surat, memo

dinas

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUBBAGIAN …

Documents

Transcript of STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUBBAGIAN …