SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf ·...
Transcript of SPPD REKTORAT Tanggal - bpm.umg.ac.idbpm.umg.ac.id/aset/images/download/KESEKRETARIATAN.pdf ·...
PROSEDUR KERJA Dokumen #:
SOP-UMG-G7.1 Rev #:
03
Judul:
SPPD REKTORAT
Halaman: 1 dari 3
Tanggal: 02-02-2017
Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:
Jabatan Kabag.
KESEKRETARIATAN REKTOR QMR
Tanda Tangan
Tanggal 20-12-2016 26-12-2016 02-02-2017
1.0 Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa SPPD Rektorat sesuai ketentuan.
2.0 Ruang Lingkup
Prosedur ini menunjukkan bahwa proses SPPD Rektorat mulai dari pembuatan surat tugas rektorat sampai proses pencairan dana.
3.0 Standar yang Berlaku
Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO :
1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan
PROSEDUR KERJA Dokumen #:
SOP-UMG-G7.1 Rev #:
03
Judul:
SPPD REKTORAT
Halaman: 2 dari 3
Tanggal: 02-02-2017
SURAT TUGAS UNTUK
REKTORAT
REKTORAT
SURAT TUGAS
SURAT TUGAS UNTUK
REKTORAT
KESEKRETARIATAN
SURAT TUGAS
PENERIMAAN SURAT
(SATU SET SURAT)
SARPRAS
SURAT
PENERIMAAN SURAT
(SATU SET SURAT)
PERSONALIA/ FO
SURAT
SELESAI
CAT:
1. Lembar Pengajuan
Pinjam Mobil.
2. Surat Undangan &
Jadwal Acara.
3. Lembar Permohonan
Perhitungan SPPD.
4. spp (Surat Permintaan
Pembayaran SPPD).
PROSES PENCAIRAN DANA
B.KEU
DANA SPPD
PROSEDUR KERJA Dokumen #:
SOP-UMG-G7.1 Rev #:
03
Judul:
SPPD REKTORAT
Halaman: 3 dari 3
Tanggal: 02-02-2017
4.0 Catatan
5.0 Definisi dan Daftar Singkatan
6.0 Dokumen Pendukung
No Nomor
Dokumen Judul Dokumen
1. -
2. -
3. -
7.0 Daftar Kode Form dan Kartu
8.0 Catatan Perubahan
No Perubahan Tanggal Efektif
1. Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008 02-01-2015
2. Revisi ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015 02-02-2017
PROSEDUR KERJA Dokumen #:
SOP-UMG-G7.2 Rev #:
03
Judul:
SURAT KELUAR REKTORAT
Halaman: 1 dari 3
Tanggal: 02-02-2017
Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:
Jabatan Kabag.
KESEKRETARIATAN REKTOR QMR
Tanda Tangan
Tanggal 20-12-2016 26-12-2016 02-02-2017
1.0 Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat keluar Rektorat sesuai
ketentuan.
2.0 Ruang Lingkup
Prosedur ini menunjukkan bahwa proses surat keluar Rektorat mulai dari disposisi/ perintah buat surat sampai pengiriman surat sesuai tujuan.
3.0 Standar yang Berlaku
Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan
PROSEDUR KERJA Dokumen #:
SOP-UMG-G7.2 Rev #:
03
Judul:
SURAT KELUAR REKTORAT
Halaman: 2 dari 3
Tanggal: 02-02-2017
DISPOSISI/ PERINTAH
MEMBUAT SURAT
REKTOR
SURAT
MENGKONSEP SURAT
DINAS/ SURAT KELUAR
REKTORAT
KESEKRETARIATAN
SURAT
PEMBERIAN NOMOR
SURAT & PENCATATAN
DALAM BUKU AGENDA
SURAT KELUAR
KESEKRETARIATAN
SURAT
PENANDATANGANAN OLEH
PIMPINAN/ REKTOR
KESEKRETARIATAN
SURAT
SELESAI
CAT 1:
1. Lembar Pengajuan
Pinjam Mobil.
2. Surat Undangan &
Jadwal Acara.
3. Lembar Permohonan
Perhitungan SPPD.
4. spp (Surat Permintaan
Pembayaran SPPD).
SURAT DINAS/ SURAT
KELUAR REKTORAT
DIBUAT RANGKAP SESUAI
KEBUTUHAN
KESEKRETARIATAN
SURAT
CAT 2:
1. Arsip.
2. Tembusan.
3. Tujuan Surat
PENGIRIMAN SURAT
SESUAI DENGAN TUJUAN
KESEKRETARIATAN
SURAT
PROSEDUR KERJA Dokumen #:
SOP-UMG-G7.2 Rev #:
03
Judul:
SURAT KELUAR REKTORAT
Halaman: 3 dari 3
Tanggal: 02-02-2017
4.0 Catatan
5.0 Definisi dan Daftar Singkatan
6.0 Dokumen Pendukung
No Nomor
Dokumen Judul Dokumen
1. -
2. -
3. -
7.0 Daftar Kode Form dan Kartu
8.0 Catatan Perubahan
No Perubahan Tanggal Efektif
1. Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008 02-01-2015
2. Revisi ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015 02-02-2017
PROSEDUR KERJA Dokumen #:
SOP-UMG-G7.3 Rev #:
03
Judul:
SURAT MASUK EKSTERNAL
Halaman: 1 dari 3
Tanggal: 02-02-2017
Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:
Jabatan Kabag.
KESEKRETARIATAN REKTOR QMR
Tanda Tangan
Tanggal 20-12-2016 26-12-2016 02-02-2017
1.0 Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat masuk eksternal sesuai
ketentuan.
2.0 Ruang Lingkup
Prosedur ini menunjukkan proses surat masuk eksternal mulai dari penerimaan surat eksternal sampai pendistribusian surat.
3.0 Standar yang Berlaku
Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan
PROSEDUR KERJA Dokumen #:
SOP-UMG-G7.3 Rev #:
03
Judul:
SURAT MASUK EKSTERNAL
Halaman: 2 dari 3
Tanggal: 02-02-2017
PENERIMAAN SURAT
EKSTERNAL
SATPAM UMG
SURAT
PENCATATAN DALAM
BUKU EKSPEDISI
SATPAM UMG
SURAT
IDENTIFIKASI SURAT
(PEMERIKSAAN
KEBENARAN ALAMAT
TUJUAN)
KESEKRETARIATAN
SURAT
PENANDATANGANAN
BUKU EKSPEDISI, TULIS
TANGGAL DAN JAM
TERIMA SURAT
KESEKRETARIATAN
SURAT
SELESAI
MENGKLASIFIKASI SURAT
(SURAT UNTUK
REKTORAT/ SURAT
UNTUK UNIT LAIN)
KESEKRETARIATAN
SURAT
MEMBUKA DAN MELIHAT
SIFAT KEPENTINGAN
SURAT
KESEKRETARIATAN
SURAT
SESUAI?T
Y
PENCATATAN DALAM
BUKU AGENDA HARIAN
SURAT (TULIS TANGGAL
DAN JAM TERIMA SURAT)
KESEKRETARIATAN
SURAT
PENCATATAN DALAM
BUKU AGENDA MASUK
KESEKRETARIATAN
SURAT
PENCATATAN DALAM
BUKU AGENDA MASUK
KESEKRETARIATAN
SURAT
PENCATATAN DALAM
BUKU AGENDA MASUK
KESEKRETARIATAN
SURAT
PENDISTRIBUSIAN
KESEKRETARIATAN
SURAT
EKSPEDISI SURAT MASUK
EKSTERNAL UNTUK UNIT
LAIN
STAF BAU
SURAT
PROSEDUR KERJA Dokumen #:
SOP-UMG-G7.3 Rev #:
03
Judul:
SURAT MASUK EKSTERNAL
Halaman: 3 dari 3
Tanggal: 02-02-2017
4.0 Catatan
5.0 Definisi dan Daftar Singkatan
6.0 Dokumen Pendukung
No Nomor
Dokumen Judul Dokumen
1. -
2. -
3. -
7.0 Daftar Kode Form dan Kartu
8.0 Catatan Perubahan
No Perubahan Tanggal Efektif
1. Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008 02-01-2015
2. Revisi ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015 02-02-2017
PROSEDUR KERJA Dokumen #:
SOP-UMG-G7.4 Rev #:
03
Judul:
SURAT MASUK INTERNAL
Halaman: 1 dari 3
Tanggal: 02-02-2017
Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:
Jabatan Kabag.
KESEKRETARIATAN REKTOR QMR
Tanda Tangan
Tanggal 20-12-2016 26-12-2016 02-02-2017
1.0 Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa surat masuk internal sesuai
ketentuan.
2.0 Ruang Lingkup
Prosedur ini menunjukkan proses surat masuk internal mulai dari penerimaan surat dari unit sampai pengarsipan.
3.0 Standar yang Berlaku
Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 8.2.2 : Menetapkan persyaratan produk dan Layanan
PROSEDUR KERJA Dokumen #:
SOP-UMG-G7.4 Rev #:
03
Judul:
SURAT MASUK INTERNAL
Halaman: 2 dari 3
Tanggal: 02-02-2017
PENERIMAAN SURAT
DARI UNIT
KESEKRETARIATAN
SURAT
IDENTIFIKASI SURAT
(PEMERIKSAAN
KEBENARAN ALAMAT
TUJUAN)
KESEKRETARIATAN
SURAT
MEMBUKA DAN MELIHAT
SIFAT KEPENTINGAN
SURAT
KESEKRETARIATAN
SURAT
SELESAI
SESUAI?T
Y
PENCATATAN DALAM
BUKU AGENDA MASUK
SURAT INTERNAL
KESEKRETARIATAN
SURAT
MELAMPIRI SURAT MASUK
DENGAN LEMBAR
DISPOSISI
KESEKRETARIATAN
SURAT & LEMBAR
DISPOSISI
SESUAI?PENGARSIPAN
KESEKRETARIATAN
SURAT
T YMENGKLASIFIKASI SURAT
KESEKRETARIATAN
SURAT
MENGKLASIFIKASI SURAT
KESEKRETARIATAN
SURAT
SURAT DINAS/ SURAT
KELUAR REKTORAT
KESEKRETARIATAN
SURAT
CAT:
1. Surat disposisi.
2. Surat jawaban.
3. Surat tugas.
4. Surat keputusan.
PROSEDUR KERJA Dokumen #:
SOP-UMG-G7.4 Rev #:
03
Judul:
SURAT MASUK INTERNAL
Halaman: 3 dari 3
Tanggal: 02-02-2017
4.0 Catatan
5.0 Definisi dan Daftar Singkatan
6.0 Dokumen Pendukung
No Nomor
Dokumen Judul Dokumen
1. -
2. -
3. -
7.0 Daftar Kode Form dan Kartu
8.0 Catatan Perubahan
No Perubahan Tanggal Efektif
1. Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008 02-01-2015
2. Revisi ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015 02-02-2017