STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO)DIVISI PENDAFTARAN

BAGIAN SDM DAN UMUMKLINIK KELUARGA DR.NOERMAN2014 Pasien Normal ( Gawat, Tua, Disability)1. Ucapkan salam dan sapa dengan senyum.2. Pasien atau keluarga pasien dipersilahkan untuk mengambil nomor antrian, selanjutnya pasien dan atau keluarga pasien langsung dipersilahkan duduk diruang tunggu (Jika nomor antrian masih jauh) dan atau dipersilahkan untuk langsung menuju pos 1 pendaftaran (Jika nomor antrian sudah dipanggil atau saat tidak ada pasien).3. Nama pasien dan nomor antrian di tulis di buku register, sebagai bahan acuan dalam memanggil pasien sesuai dengan nomor urut antrian.4. Untuk pasien baru data diri pasien di isi secara lengkap di tulis pada Rekam Medis pasien dan juga dimasukan ke dalam Software Klinik di dalam komputer, dengan urutan prioritas data :a. No rekam medisb. Nama lengkap (Sesuai tanda pengenal).c. Usiad. Alamat lengkape. Nomor teleponf. Nama keluargag. Jenis kelaminh. Riwayat alergii. Pekerjaanj. Nomor antrian (Dikertas kecil tambahan)5. Setelah data diri pasien di isi secara lengkap pasien atau keluarga pasien di beri kartu berobat yang juga sudah terisi data pasien tersebut untuk di bawa saat berobat selanjutnya, kemudian pasien dipersilahkan menuju pos 2 pendaftaran.6. Untuk pasien lama, di pos 1 pendaftaran data pasien di cek pada Software Klinik di dalam komputer sesuai dengan data di kartu berobat (Jika kartu berobat di bawa) atau tanda pengenal (Jika kartu berobat tidak di bawa).7. Setelah data di dapat di dalam Software Klinik di komputer, kemudian rekam medis pasien tersebut di cari di dalam kumpulan arsip rekam medis. Jika rekam medis sebelumnya tidak ada, rekam medis boleh diganti dengan yang baru dengan catatan riwayat catatan pengobatan sebelumnya di catat di dalam rekam medis yang baru tersebut.8. Setelah selesai di pos 1 pendaftaran, pasien dipersilahkan menuju pos 2 pendaftaran. 9. Di pos 2 pendaftaran pasien di anamnesa secara lengkap dari kepala sampai kaki berdasarkan keluhan (Head To Toe), dan riwayat penyakit sebelumnya, serta ditulis tanggal saat berobat pada Rekam Medis pasien tersebut, kemudian pasien dipersilahkan menuju pos 3 pendaftaran.10. Di pos 3 pendaftaran, pasien di cek tanda vital secara lengkap sesuai dengan usia, dengan data sebagai berikut :a. Tekanan Darahb. Berat Badanc. Suhud. Nadi (Optional)e. Respirasi (Optional)11. Di pos 3 pendaftaran juga pasien ditawarkan untuk dilakukan pemeriksaan penunjang tambahan yang sesuai dengan keluhannya (Misal : Asam urat, Gula Darah, Cholesterol, Rontgen, USG dan lain lain).12. Jika pasien berkenan di lakukan pemeriksaan penunjang tambahan, maka pemeriksaan dapat di lakukan sebelum status Rekam Medis di masukan ke ruang dokter.13. Jika pasien tidak berkenan atau ingin berkonsultasi dahulu dengan dokter, maka pemeriksaan dilakukan setelah pasien berkonsultasi dengan dokter yang jaga. Setelah hasil jadi pasien boleh masuk kembali ke dalam ruang dokter langsung setelah pasien sebelumnya selesai keluar dari ruang Dokter.14. Untuk Dokter Spesialis, pemeriksaan penunjang tambahan di lakukan setelah ada instruksi langsung dari Dokter Spesialis.15. Di pos 3 data data pasien di cek ulang sesuai urutan data tiap pos pendaftaran sebelum Rekam Medis pasien dibawa menuju ruang dokter.16. Setelah selesai di cek semua kelengkapan data pasien, petugas pos 3 pendaftaran membawa rekam medis pasien ke dalam ruang dokter sesuai urutan nomor antrian di buku register.

CATATAN : Jika pasien sedikit Rekam Medis langsung dibawa masuk ruang dokter saat selesai di data. Jika pasien banyak (lebih dari 10 Orang) Rekam Medis boleh di tunggu sampai terkumpul maksimal 5 Rekam Medis pasien yang selesai di data dan baru di masukan kedalam ruang dokter. Pasien Usia Tua dan Pasien Disability1. Ucapkan salam dan sapa dengan senyum.2. Pasien langsung di persilahkan menuju ruang tunggu dan keluarga pasien dipersilahkan untuk mengambil nomor antrian, selanjutnya keluarga pasien langsung dipersilahkan menuju pos 1 pendaftaran (jika nomor antrian sudah dipanggil atau saat tidak ada pasien).3. Nama pasien dan nomor antrian di tulis di buku register, sebagai bahan acuan dalam memanggil pasien sesuai dengan nomor urut antrian.4. Untuk pasien baru data diri pasien di isi secara lengkap di tulis pada Rekam Medis pasien dan juga dimasukan ke dalam Software Klinik di dalam komputer, dengan urutan prioritas data :a. No rekam medisb. Nama lengkap (sesuai tanda pengenal)c. Usiad. Alamat lengkape. Nomor teleponf. Nama keluargag. Jenis kelaminh. Riwayat alergii. Pekerjaanj. Nomor antrian (Dikertas kecil tambahan)5. Setelah data diri pasien di isi secara lengkap pasien di beri kartu berobat yang juga sudah terisi data pasien tersebut untuk di bawa saat berobat selanjutnya.6. Untuk pasien lama, di pos 1 pendaftaran data pasien di cek pada Software Klinik di dalam komputer sesuai dengan data di kartu berobat (Jika kartu berobat di bawa) atau tanda pengenal (Jika kartu berobat tidak di bawa).7. Setelah data di dapat di dalam Software Klinik di komputer, kemudian rekam medis pasien tersebut di cari di dalam kumpulan arsip rekam medis. Jika rekam medis sebelumnya tidak ada, rekam medis boleh diganti dengan yang baru dengan catatan riwayat catatan pengobatan sebelumnya di catat di dalam rekam medis yang baru tersebut.8. Setelah selesai di pos 1 pendaftaran, untuk pos 2 dan pos 3 pendaftaran petugas datang mengahampiri pasien di bangku tunggu untuk dilakukan anamnesa secara lengkap, pengecekan tanda vital dan pemeriksaan penunjang tambahan lainnya sesuai dengan prosedur pasien normal.9. Di pos 3 data data pasien di cek ulang sesuai urutan data tiap pos pendaftaran sebelum Rekam Medis pasien dibawa menuju ruang dokter.10. Setelah selesai di cek semua kelengkapan data pasien, petugas pos 3 pendaftaran membawa rekam medis pasien ke dalam ruang dokter sesuai urutan nomor antrian di buku register.

Pasien Gawat Darurat1. Pasien langsung dipersilahkan menuju Unit Gawat Darurat (UGD) atau ruangan yang kosong (jika UGD sedang terpakai oleh pasien lain), kemudian petugas rawat jalan meminta salah seorang keluarga pasien dipersilahkan menuju pos 1 pendaftaran untuk mengisi data pasien sesuai dengan prosedur pasien Normal.2. Untuk anamnesa, pengecekan tanda vital, dan pemeriksaan penunjang lainnya di lakukan di tempat pasien di tempatkan.3. Saat atau setelah data pasien selesai di isi, petugas administrasi atau petugas rawat jalan melaporkan keadaan pasien kepada dokter yang sedang jaga.4. Untuk pendaftaran pasien rawat jalan untuk jenis pasien normal boleh di hentikan sementara jika petugas pendaftaran yang lain sedang mendata pasien Gawat Darurat.

CATATAN TAMBAHAN Jam masuk petugas administrasi maksimal 15 menit sebelum sift kerjanya dimulai. Untuk pasien yang mendaftar lewat telepon, petugas pendaftaran mengambil nomor antrian sesuai dengan urutan (Jangan di lebih atau kurang kan), saat pasien datang petugas melakukan pencatatan sesuai dengan standar prosedur berdasarkan kondisi pasien. Untuk mencari status Rekam Medis pasien dilakukan secara bergantian antar petugas di divisi pendaftaran. Untuk operan laporan divisi pendaftaran antar petugas pendaftaran saat pergantian sift dilakukan sesuai dengan standar prosedur operasional yang telah disepakati antar petugas. Jika waktu sudah menunjukan 5 menit lagi akan masuk waktu sholat, petugas divisi pendaftaran sebelum memasukan Rekam Medis pasien ke dalam ruang dokter diharuskan mengkonfirmasi lanjut atau tidaknya kepada dokter yang jaga. Kecuali untuk kasus pasien gawat darurat. Jika dokter memilih untuk sholat dulu maka pemanggilan pasien di ruang dokter diberhentikan sementara sampai selesai waktu sholat, dan petugas divisi pendaftaran memberitahukan dengan jelas kepada pasien atau keluarga pasien. Saat dokter jaga sedang sholat, aktivitas divisi pendaftaran tetap dilanjutkan dengan sistem bergantian untuk melaksanankan sholat antara petugas divisi pendaftaran atau petugas divisi lain jika petugas divisi lain sedang tidak sibuk. Setiap selesai sift, petugas sebelumnya diwajibkan untuk merapihkan dan membersihkan area divisi pendaftaran dari sampah non medis ataupun medis terutama dalam bentuk spuit, lancet, dan alat tajam dan infeksius lainnya. Alat medis tajam dan infeksius lainnya harus di simpan di dalam wadah khusus yang telah disediakan. Letakan rekam medis pasien berdasarkan kategori di wadah arsip rekam medis sesuai dengan urutannya. Kebersihan dan kerapihan serta kelancaran kerja divisi pendaftaran menjadi tanggung jawab bersama antar petugas divisi pendaftaran yang sedang atau selesai bertugas. Jika petugas sedang sibuk atau cape, petugas diwajibkan untuk selalu tersenyum dan melayani keluhan pasien dengan sebaik baiknya. Jika ada petugas yang bekerja tidak sesuai dengan standar prosedur operasional, maka petugas akan dikenakan sanksi administratif sesuai dengan peraturan klinik yang ada dan yang telah disepakati bersama seluruh petugas antar divisi.

JOB DESCRIPTIONPETUGAS DIVISI PENDAFTARAN

POS 1 PENDAFTARAN1. Datang maksimal 15 menit sebelum sift kerja dimulai.2. Mengucapkan salam dan sapa dengan senyum kepada pasien atau keluarga pasien.3. Mempersilahkan pasien atau keluarga pasien mengambil nomor antrian (Jika bukan pasien gawat).4. Mencatat daftar pasien berobat di Buku Register.5. Mengisi data pasien secara lengkap sesuai dengan urutan prioritas data di Rekam Medis dan di Software Klinik di dalam Komputer.6. Menerima telepon, dan mengambil nomor antrian dan mencatatnya dibuku register untuk pasien yang daftar berobat via telepon.7. Membersihkan dan merapihkan tempat kerja setiap selesai sift kerjanya.8. Menyusun dan menempatkan status Rekam Medis sesuai dengan urutannya pada tempat arsip Rekam Medis yang tersedia.9. Memberikan operan laporan kerja divisi pendaftaran dengan jelas setiap pergantian sift kerja dengan jelas dan sesuai sistem prosedur yang telah disepakati dengan petugas lainnya di divisi.10. Membantu tugas divisi lain saat tugas di divisinya sudah selesai.11. Melakukan tugas lainnya sesuai dengan Standar Prosedur Operasional yang berlaku.

POS 2 PENDAFTARAN1. Datang maksimal 15 menit sebelum sift kerja dimulai.2. Mengucapkan salam dan sapa dengan senyum kepada pasien atau keluarga pasien.3. Melakukan anamnesa secara lengkap dan jelas dari atas kepala sampai ujung kaki (Head To Toe).4. Menulis riwayat penyakit sebelumnya.5. Menulis riwayat pengobatan sebelumnya jika rekam medis sebelumnya tidak ada atau belum ketemu.6. Mencatat tanggal berobat pasien di status Rekam Medis.7. Mengisi kartu berobat, memberikannya kepada pasien atau keluarga pasien dan memberi penjelasan untuk selalu membawa kartu berobat setiap kali berobat (Jika pasien baru atau pasien lama yang belum dapat kartu berobat).8. Untuk pasien Usia Tua, Disability atau pasien gawat darurat anamnesa di lakukan di tempat pasien di posisikan.9. Memberi tanda dibuku register untuk nama pasien yang sudah dianamnesa.10. Membersihkan dan merapihkan tempat kerja setiap selesai sift kerjanya.11. Memberikan operan laporan kerja divisi pendaftaran dengan jelas setiap pergantian sift kerja dengan jelas dan sesuai sistem prosedur yang telah disepakati dengan petugas lainnya di divisi.12. Membantu tugas divisi lain saat tugas di divisinya sudah selesai.13. Melakukan tugas lainnya sesuai dengan Standar Prosedur Operasional yang berlaku.14. Bertanggung jawab terhadap kelancaran kerja di Divisi Pendaftaran. POS 3 PENDAFTARAN1. Datang maksimal 15 menit sebelum sift kerja dimulai.2. Mengucapkan salam dan sapa dengan senyum kepada pasien atau keluarga pasien.3. Melakukan pengecekan Tanda Vital Pasien dengan lengkap sesuai dengan usia.4. Menawarkan dan melakukan pemeriksaan penunjang tambahan lainnya sesuai dengan keluhan.5. Menulis semua hasil pemeriksaan di status Rekam Medis dan di Formulir hasil laboratorium jika ada pemeriksaan tambahan.6. Melakukan pengecekan ulang dan melengkapi semua data dari tiap pos pos pendaftaran sebelum status rekam medis di masukan ke ruang Dokter.7. Melakukan pemanggilan ulang terhadap pasien yang sudah selesai di data sebelum status Rekam Medis di bawa masuk ke dalam ruang dokter, untuk memastikan pasien ada di ruang tunggu.8. Membawa masuk ke dalam ruang dokter status rekam medis yang sudah lengkap di isi. Jika pasien sedikit Rekam Medis langsung dibawa masuk ruang dokter saat selesai di data. Jika pasien banyak (lebih dari 10 Orang) Rekam Medis boleh di tunggu sampai terkumpul maksimal 5 Rekam Medis pasien yang selesai di data dan baru di masukan kedalam ruang dokter.9. Untuk pasien Usia Tua, Disability atau pasien gawat darurat pemeriksaan tanda vital dan pemeriksaan penunjang tambahan lainnya di lakukan di tempat pasien di posisikan.10. Membersihkan dan merapihkan tempat kerja setiap selesai sift kerjanya.11. Menyusun dan menempatkan status Rekam Medis sesuai dengan urutannya pada tempat arsip Rekam Medis yang tersedia.12. Memberikan operan laporan kerja divisi pendaftaran dengan jelas setiap pergantian sift kerja dengan jelas dan sesuai sistem prosedur yang telah disepakati dengan petugas lainnya di divisi.13. Membantu tugas divisi lain saat tugas di divisinya sudah selesai.14. Melakukan tugas lainnya sesuai dengan Standar Prosedur Operasional yang berlaku.