SOP Subag Umum Dan Kepegawaian

Pemerintah Kabupaten Gorontalo

Badan Ketahanan Pangan

Jln. Jusuf Hasiru No. 271 Telp. 0435-881052

Limboto

Nomor SOP 01/SOP/BKP/2013

Tanggal Pembuatan Januari 2013

Tanggal Revisi (ditinjau

kembali)

Tanggal Efektif Pebruari 2013

Disahkan Oleh Kepala Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nama SOP Alur Surat Masuk dan Keluar Badan Ketahanan

Pangan Kabupaten Gorontalo

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

Perda No. 8 tahun 2011 tentang Pembentukan Organisasi Dan Tata Kerja Badan

Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo

Perbub No. 24 tahun 2011 tentang Pelaksanaan Perda No. 8 tahun 2011

Memiliki kewenangan dalam pengurusan administrasi surat menyurat.

Memiliki kemampuan untuk menyelenggarakan administrasi perkantoran

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

SOP Pengarsipan Berkas / surat masuk

Buku agenda surat masuk

Lembar disposisi

Buku agenda surat keluar.

Buku ekspedisi surat/lembar tanda terima surat

Dosir

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Proses surat menyurat dalam administrasi pemerintahan merupakan keharusan.

Apabila Proses Surat Masuk dan Surat Keluar tidak dilaksanakan sesuai SOP,

maka akan menghambat pelaksanaan Administrasi Pemerintahan.

Buku agenda surat masuk

Buku agenda surat keluar

Buku ekspedisi surat/tanda terima surat

Prosedur Alur Surat Masuk dan Surat Keluar Badan Ketahanan Pangan Kab. Gorontalo

No Kegiatan

Pelaksana Mutu baku

Ket Agenda-

ris Sekban Kaban Bidang

Sub

Bagian Kelengkapan Waktu Out put

1. Menerima dan mengagenda berkas/

surat masuk baik secara langsung

oleh pemohon atau disposisi

Bupati/Asisten dari Sespri

Bupati/Asisten sekaligus melengkapi

dengan lembar disposisi

Berkas / surat masuk

Buku agenda surat

masuk

Lembar disposisi

3 menit Berkas / surat

masuk yang siap

di disposisi

2. Meneruskan kepada Kaban untuk

diberi disposisi


Lembar disposisi

5 menit Surat yang

diteruskan ke

Kaban

. Mencatat isi disposisi dan tujuan

surat/berkas tersebut dan

menditribusikan sesuai disposisi


Lembar disposisi

Buku agenda surat

masuk

5 menit Isi disposisi yang

sudah tercatat dan

terdistribusi

. Mencatat di papan agenda

kegiatan apabila surat berupa

pemberitahuan acara/undangan

serta mengarsip surat sesuai jenis

surat.

Berkas/surat masuk

Papan agenda

Spidol

Dosir

5 menit Surat yg sdh

diarsipkan

5. Menandatangani tanda terima surat/

berkas yang diserahkan agendaris

Buku ekspedisi surat 2 menit Surat masuk

sudah terdistribusi

6 Permintaan nomor dan tanggal surat

keluar yang telah ditandatangani

Surat keluar yang sudah

ditandatangani

2 Menit Surat keluar yang

siap diagenda

7 Pemberian nomor dan tanggal surat

keluar sekaligus memintakan kopian

surat tersebut untuk diarsipkan

Buku agenda surat

keluar.

3 Menit Surat keluar yang

siap dikirim SOP

Pengarsipan




Limboto




kembali)



Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nama SOP Pelaksanaan Rapat Pegawai Badan Ketahanan

Pangan Kabupaten Gorontalo





Memiliki kewenangan dalam Penyelenggaraan Rapat.

Memiliki kemampuan untuk mencatat dan menyusun notulen rapat dan

laporan hasil rapat


SOP peminjaman asset Badan Ketahanan Pangan

SOP pengurusan SPD

SOP pengadaan barang dan jasa

SOP Pengarsipan

Ruangan rapat, sound system, daftar hadir, konsumsi, notulen rapat,

undangan


Rapat merupakan wahana dalam penyempaian dan penyatuan pendapat dan

pengambilan keputusan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka

pengambilan keputusan tidak dapat berjalan lancar.

Buku notulen rapat.

Prosedur Pelaksanaan Rapat Pegawai Badan Ketahanan Pangan

No Kegiatan

Pelaksana Mutu baku

Ket Sekban Kasubag Waker

Benda-

hara

Staf

admin Kelengkapan

Wakt

u Out put

1. Memerintahkan persiapan

pelaksanaan rapat bersama seluruh

staf.

Jadwal

pelaksanaan

kegiatan

2 menit

Persiapan rapat -

2 Memerintah dan mengkoordinasikan

untuk mempersiapkan ruangan rapat,

sound system, daftar hadir, konsumsi,

notulen rapat, undangan bila perlu dan

perlengkapan lain sesuai kebutuhan

Ruangan rapat,

sound system,

daftar hadir,

konsumsi, notulen

rapat, undangan

5 menit

Ruangan rapat,

sound system,

daftar hadir,

konsumsi, notulen

rapat, undangan

SOP peminjaman

asset BKP

3 Membersihkan/mengatur ruangan

rapat, soud system, dan perlengkapan

lain sesuai kebutuhan

Ruangan rapat,

sound system, 15

menit

Ruangan rapat,

sound system,

-

4 Menyiapkan konsumsi ringan rapat

disesuaikan dengan ketersediaan

anggaran yang ada

konsumsi 30

menit

konsumsi SOP pengurusan SPD

SOP pengadaan

barang dan jasa

5 Menyiapkan daftar hadir rapat, ATM/

ATK rapat bila perlu, notulen rapat,

undangan rapat bila perlu.

Daftar hadir, ATM/

ATK rapat, notulen

rapat, undangan

15

menit

Daftar hadir, ATK

rapat, notulen

rapat, undangan

-

6 Mengundang semua pegawai BKP

untuk mengikuti rapat.

Surat Undangan

Rapat atau lisan 10

menit

Tanda terima

surat dan

konsumsi rapat

Rapat ini adalah rapat

internal, bisa dengan

surat resmi atau lisan

7 Mengecek kesiapan pelaksanaan

rapat dan kehadiran peserta rapat

Kesiapan peserta

rapat 5 menit

Kesiapan peserta

rapat

-

8 Melaporkan kepada Kaban bahwa

rapat siap dimulai

Kesiapan rapat 5 menit

Kesiapan rapat -

9. Pelaksanaan rapat seluruh Pegawai

BKP. Semua pembahasan dalam rapat

dicatat oleh notulen rapat.

Notulen rapat

2 jam

Notulen hasil

rapat

-

10 Mengarsipkan laporan hasil

pelaksanaan rapat

Alat membersihkan

ruangan rapat 15

menit

Ruangan rapat

bersih

SOP Pengarsipan




Limboto




kembali)



Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nama SOP Penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS

Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo





Memiliki kewenangan dalam penyusunan Nominatif dan Daftar Urutan

Kepangkatan PNS.

Memiliki kemampuan dalam menganalisis data kepegawaian


SOP Alur Surat Masuk dan Keluar

SOP Pencarian Data dan Informasi

SOP Pengarsipan

Berkas PNS berupa SK CPNS,SK Kenaikan Pangkat,SK Mutasi atau

Jabatan, Ijazah, sertifikat diklat,akta kelahiran.

Format Nominatif dan DUK PNS


Daftar Nominatif Pegawai dan Daftar Urutan Kepangkatan sebagai bahan

pertimbangan dalam pengangkatan dalam jabatan. Apabila tidak dilaksanakan

sesuai SOP, maka proses pengangkatan dalam jabatan tidak akan berjalan

lancar.

Bundelan nominatif dan DUK PNS.

Prosedur Penyusunan Daftar Nominatif dan DUK PNS Badan Ketahanan Pangan Kabupaten Gorontalo

No Kegiatan

Pelaksana Mutu baku

Ket Kasubag

Analis

Kepeg

Oprator

Koputer Sekban Kaban Kelengkapan Waktu Out put

1. Memerintahkan penyusunan

Daftar Nominatif dan DUK

PNS BKP

Surat Permintaan

Nominatif dan DUK

PNS

5 menit Disposisi Surat

permintaan

SOP alur surat

masuk dan keluar

2. Menyiapkan dan menganalisis

data-data PNS tentang SK

Kenpa, Mutasi, Ijazah terakhir,

sertifikat diklat dll

SK Kenpa, Mutasi,

Ijazah terakhir,

sertifikat diklat

2 hari Hasil Analisis data

PNS Badan

Ketahanan Pangan

SOP Pencarian

data dan informasi

3. Membuat konsep Daftar

Nominatif dan DUK PNS


Hasil Analisis data

PNS Badan

Ketahanan Pangan

1 hari Konsep Daftar

Nominatif dan DUK

PNS BKP

-

4. Mengetik Konsep Daftar



Konsep Daftar

Nominatif dan DUK

PNS BKP

2 jam Konsep Daftar

Nominatif dan DUK

PNS BKP

-

5. Validasi Konsep Daftar



Konsep Daftar

Nominatif dan DUK

PNS BKP

1 jam Konsep Daftar

Nominatif dan DUK

PNS BKP

-

6. Persetujuan Konsep Daftar



Tidak

Konsep Daftar

Nominatif dan DUK

PNS BKP

1 jam Disposisi

persetujuan konsep -

7. Pengajuan Daftar Nominatif

dan DUK PNS BKP untuk

ditandatangani

Ya Daftar Nominatif dan

DUK PNS BKP

20 menit Daftar Nominatif dan

DUK PNS BKP -

8. Penandatanganan Daftar



Daftar Nominatif dan

DUK PNS BKP

30 menit Daftar Nominatif dan

DUK PNS BKP -

9. Pembuatan surat pengantar

pengiriman dan penomoran

surat

Konsep surat pengan-

tar dan buku agenda

surat keluar

20 menit Surat Pengantar SOP alur surat

masuk dan keluar

10. Pengiriman Daftar Nominatif

dan DUK PNS BKP ke BKD-

Diklat.

Daftar Nominatif dan

DUK PNS BKP

30 menit Dokumen Daftar

Nominatif dan DUK

PNS BKP

SOP pengarsipan




Limboto




kembali)



Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nama SOP Pelayanan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat

Pernyataan Melaksanakan Tugas





Memiliki kewenangan dalam pengurusan pernyataan pelantikan dan

pernyataan melaksanakan tugas.

Memiliki kemampuan dalam menganalisis administrasi kepegawaian



SOP Pengangkatan dlm job Struktural

SOP Pelantikan dan serah terima jabatan

SOP Pengarsipan

SK pengangkatan dalam jabatan, Berita acara pelantikan, berita acara

sumpah.

Format Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan

Tugas



Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas sebagai

dasar pembayaran tunjangan jabatan dan kelengkapan administrasi kenaikan

pangkat. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses pembayaran

tunjangan dan kenaikan pangkat PNS yang bersangkutan tidak akan terlaksana.

Buku Pencatatan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan

Melaksanakan Tugas.

Prosedur Pelayanan Surat Pernyataan Pelantikan dan Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas

No Kegiatan

Pelaksana Mutu baku

Ket Pemohon

Analis

Kepeg

Oprator

Koputer Kasubag Sekban Kelengkapan Waktu Out put

1. Pemasukan berkas oleh

pemohon

SK pengangkatan dalam

jabatan, Berita acara

pelantikan, berita acara

sumpah

2

menit

Berkas persyaratan/

kelengkapan -

2. Verifikasi kelengkapan

berkas dan pencatatan

dalam buku register

Tidak

Ya

SK pengangkatan dalam

jabatan, Berita acara

pelantikan, berita acara

sumpah

5

menit

Berkas persyaratan/

kelengkapan yang

memenuhi syarat

SOP Pengangkatan

dlm job Struktural dan

SOP Pelantikan dan

serah terima jabatan

3. Membuat konsep,

pengetikan dan pencetakan

surat pernyataan pelantikan

/ pernyataan melaksanakan

tugas

Konsep surat pernyataan

pelantikan/ pernyataan

melaksanakan tugas

10

menit

Konsep surat

pernyataan pelantikan

/ pernyataan

melaksanakan tugas

-

4. Validasi konsep surat

pernyataan pelantikan /

melaksanakan tugas

Konsep surat pernyataan

pelantikan / pernyataan

melaksanakan tugas

3

menit

Konsep surat

pernyataan pelantikan/

melaksanakan tugas

-

5. Penandatanganan surat

pernyataan pelantikan /

pernyataan melaksanakan

tugas

surat pernyataan


melaksanakan tugas

5

menit

Surat pernyataan

pelantikan /

pernyataan

melaksanakan tugas

-

6. Pemberian nomor dan

tanggal surat pernyataan


melaksanakan tugas dan

mendokumentasikan

Buku agenda surat

keluar, surat pernyataan


melaksanakan tugas

5

menit

Surat pernyataan

pelantikan /

pernyataan

melaksanakan tugas

SOP Alur surat

masuk keluar dan

SOP pengarsipan

7. Pendistribusian / penyerahan

surat pernyataan pelantikan /

pernyataan melaksanakan

tugas

Surat pernyataan


melaksanakan tugas

2

menit

Surat pernyataan

pelantikan /

pernyataan

melaksanakan tugas

-




Limboto

Nomor SOP 07/SOP/BKP /2013



kembali)



Sub Bagian Umum dan Kepegawaian / Sekretariat Nama SOP Pelayanan Legalisir Dokumen Kepegawaian

(DP3)





Memiliki kewenangan dalam pemberian Legalisir Daftar Penilaian

Pelaksanaan Pekerjaan (DP3).

Memiliki kemampuan dalam menganalisis administrasi kepegawaian



SOP Pengarsipan

Dokumen asli dan Foto copy Dokumen Kepegawaian yang dilegalisir (DP3).



Legalisir Dokumen Kepegawaian menerangkan bahwa legalisir Dokumen

Kepegawaian tersebut dibutuhkan CPNS/PNS sebagai persyaratan dalam

kepengurusan administrasi Kepegawaian (Kenaikan Pangkat dan Berkala).

Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka proses kepengurusan administrasi

Kepegawaian oleh PNS yang bersangkutan tidak akan terlaksana.

Buku Pencatatan berkas legalisir.

Prosedur Pelayanan Legalisir Dokumen Kepegawaian

No Kegiatan

Pelaksana Mutu baku Ket

Pemohon Analis

Kepeg Arsiparis Kasubag Kelengkapan Waktu Out put

1. Pemasukan berkas oleh

pemohon

Dokumen Asli dan Foto

copy Dokumen

Kepegawaian yang

dilegalisir

2 menit Berkas persyaratan/

kelengkapan -

2. Verifikasi keabsahan

Dokumen Kepegawaian

yang akan dilegalisir

Tidak

Ya

Dokumen Asli dan Foto

copy Dokumen

Kepegawaian yang

dilegalisir

5 menit Berkas persyaratan/

kelengkapan yang

memenuhi syarat -

3. Pencatatan dalam buku

register dan proses

legalisasi berkas

Dokumen Kepegawaian

yang dilegalisir

2 menit Dokumen

Kepegawaian yang

dilegalisir

-

4. Penandatanganan berkas

yang legalisir

Dokumen Kepegawaian

yang dilegalisir

3 menit Dokumen

Kepegawaian yang

dilegalisir

-

5. Pemberian nomor dan

tanggal legalisasi berkas

dan mendokumentasikan

Dokumen Kepegawaian

yang dilegalisir

2 menit Dokumen

Kepegawaian yang

telah dilegalisir

SOP Alur surat

masuk keluar dan

SOP pengarsipan

6. Penyerahan Dokumen

Kepegawaian yang

dilegalisir

Dokumen Kepegawaian

yang dilegalisir

2 menit Dokumen

Kepegawaian yang

telah dilegalisir

-

SOP Subag Umum Dan Kepegawaian

Documents

Transcript of SOP Subag Umum Dan Kepegawaian