Kantor Komunikasi dan Informasi

Standar Operasional Prosedur Publikasi A. Umum1. Alat publikasi yang diatur dalam SOP ini meliputi poster, flyer, sticker, brosur,

vertical banner, spanduk, baliho, baik dalam bentuk cetak maupun digital. Bentuklainnya yang belum diatur dalam SOP ini dapat dibicarakan kemudian. 2. 3. Aspek publikasi yang diatur dalam SOP ini meliputi aspek tampilan dan distribusi. Publikasi BEM UI terdiri atas publikasi umum, publikasi bidang, dan publikasi kepanitiaan BEM UI. a. Publikasi umum adalah publikasi yang mewakili institusi BEM UI secara umum, seperti publikasi struktur kepengurusan BEM UI, sambutan untuk mahasiswa baru, ucapan pada hari raya, dan lain-lain. b. Publikasi bidang adalah publikasi program yang pelaksananya adalah

departemen/biro di BEM UI. Contoh publikasi bidang adalah publikasi Open

Tender, publikasi Diskusi Publik, publikasi Seminar PKM, dan lain-lain.c. Publikasi kepanitiaan adalah publikasi program yang pelaksananya adalah

kepanitiaan yang dibentuk oleh BEM UI, seperti publikasi untuk Olimpiade UI, UI Festival, Olimpiade Ilmiah Mahasiswa UI, dan lain-lain. 4. Publikasi umum dikeluarkan oleh Kantor Komunikasi dan Informasi (KKI) BEM UI;

publikasi bidang dikeluarkan oleh departemen/biro BEM UI yang bersangkutan; publikasi kepanitiaan dikeluarkan oleh kepanitiaan yang bersangkutan. 5. Pada saat proses pembuatan publikasi, departemen/biro dapat berkonsultasi kepada duta bidang KKI yang telah ditempatkan di bidang masing-masing 6. Departemen, biro, atau kepanitiaan* dibawah BEM UI dapat menerbitkan publikasi dengan sebelumnya meminta nomor registrasi publikasi kepada KKI BEM UI dengan mengirimkan desain publikasi ke email kki.bemui@gmail.com, kemudian melakukan konfirmasi ke Kepala KKI/Deputi KKI/Kepala Divisi Media/atau anggota KKI lain yang diberi wewenang. KKI BEM

UI akan memberikan nomor registrasi publikasi paling lambat 2x24 jam sejak pengiriman email. *untuk kepanitiaan yang akan mengeluarkan 3 atau lebih publikasidengan konten/desain

yang berbeda selama program berjalan, sistem pemberian nomor registrasi dapat dibicarakan kemudian untuk menciptakan kemudahan7.

KKI BEM UI akan memberikan catatan mengenai hal-hal yang perlu direvisi bila sebuah publikasi belum sesuai dengan standar publikasi BEM UI.

8.

Publikasi yang telah mendapatkan nomor registrasi dari KKI BEM UI dapat langsung disebarkan oleh KKI BEM UI, departemen/biro, atau kepanitiaan yang bersangkutan.

B. Tampilan9. Setiap publikasi BEM UI harus memenuhi standar sebagai berikut : a.

Publikasi umum mencantumkan template seperti diatas yang berisi logo UI, logo BEM UI, website BEM UI, twitter BEM UI, dan jika diperlukan nomor ponsel narahubung.

b.

Publikasi kepanitiaan mencantumkan template seperti diatas yang berisi logo UI, nama program/logo program, narahubung, website kepanitiaan, twitter

kepanitiaan/kanal informasi yang berkaitan, logo BEM UI, website BEM UI, dan

twitter BEM UI*. *Template didapatkan dari KKI BEM UI. c. Publikasi dalam bentuk poster,

sticker, flyer, dan brosur harus dicetak

fullcolor. Pengecualian untuk poster dan flyer, jika terpaksa harus membuatpublikasi dengan warna hitam-putih/fotokopi, dapat dicetak dengan menggunakan kertas samson. d. e. f. Publikasi dalam bentuk poster berukuran minimal A3. Publikasi dalam bentuk spanduk berukuran 5,8x2 m atau 5,8x1 m* Publikasi dalam bentuk baliho berukuran 5,8x4 m*

*Pengecualian untuk pemasangan spanduk atau baliho di depan FIK dan FKM, ukuran spanduk atau baliho yang sesuai adalah 5x2 atau 5x1 untuk spanduk dan 5x4 untuk baliho.g. Publikasi dalam bentuk vertical banner berukuran tinggi 2,7 m dan lebar 0,8 m, berjumlah 20 buah dan dipasang mulai dari tugu buku sampai bundaran Fakulas Psikologi. h. Media publikasi dapat dibaca dalam jarak minimal :

Flyer, brosurPoster, sticker

: 30 cm : 1 m : 15 m

Vertical banner, spanduk, baliho

10. Prosedur pemasangan media luar-ruang di area UI adalah sebagai berikut : a. Melakukan registrasi publikasi secara online pada website humas.ui.ac.id dengan menggunakan ID dan password SSO login UI. b. Mengecek konfirmasi dari Kantor Komunikasi UI di email yang dicantumkan pada saat registrasi publikasi.

c. Bila permohonan disetujui oleh Kantor Komunikasi UI, pemohon meminta stiker registrasi publikasi pada Subdit. PLK dan melakukan pembayaran biaya yang diperlukan maksimal 2 hari sejak permohonan disetujui. d. Setelah Subdit PLK memberikan stiker registrasi, media luar-ruang dapat dipasang di tempat yang telah diizinkan.

C. Distribusi11. Publikasi umum BEM UI maksimal dipublikasikan tiga hari setelah informasi yang berkaitan didapatkan. 12. Publikasi kegiatan departemen/biro ataupun kepanitiaan BEM UI dipublikasikan paling lambat 3 hari sebelum kegiatan berlangsung. 13. Berdasarkan jenis publikasi dan cakupannya, standar minimal media publikasi yang dikeluarkan adalah sebagai berikut : a. Publikasi dengan sasaran pengurus BEM UI. Jejaring sosial.

b. Publikasi umum. Poster 3 lembar di seluruh fakultas dan asrama. Spanduk 2 buah. Website BEM UI, jejaring sosial.

c. Cakupan kegiatan menengah, yaitu kegiatan dengan sasaran sivitas UI. Spanduk 2 buah*. Poster 2 lembar di setiap halte bis di UI, dan 3 lembar di asrama dan di setiap fakultas. Website BEM UI, jejaring sosial, mailing list eksternal, media online

kampus.

*kegiatan yang bersifat non-event, seperti open recruitment, open tender, seruan aksi, dan lain sebagainya tidak wajib membuat spanduk.d. Cakupan kegiatan besar, yaitu kegiatan dengan sasaran sivitas UI dan umum di Jakarta dan Depok. Baliho 2 buah. Spanduk 2 buah. Poster 2 lembar di setiap halte bis di UI, dan 3 lembar di asrama dan di setiap fakultas. Poster di kampus/sekolah/institusi lain yang menjadi sasaran dengan jumlah disesuaikan dengan ketentuan institusi setempat.

Flyer 1000 lembar, disebarkan di area UI dan di luar area UI.Website BEM UI, jejaring sosial, mailing list eksternal, website UI, iklan di website non-UI.

e. Cakupan kegiatan sangat besar, yaitu kegiatan dengan sasaran melebihi sivitas UI dan masyarakat umum di Jakarta dan Depok. Strategi publikasi perlu dibahas antara departemen/biro/kepanitiaan yang bersangkutan bersama KKI.

Pengaturan untuk hal-hal yang belum tercakup dalam SOP ini dilakukan dengan koordinasi departemen/biro/kepanitiaan bersama KKI BEM UI.

*

*

*

Revised 070512