SOP BEM IM FKM UI 2013

download

of 47

  • date post

    26-Oct-2015
  • Category

    Documents

  • view

    136
  • download

    10

Embed Size (px)

Transcript of SOP BEM IM FKM UI 2013

Standard operaTing procedure

STANDARD OPERATING PROCEDURE BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

PENJAGAAN

I. Maintenance Pengurus

1. Setiap bidang wajib mengadakan teambuilding bidang di awal kepengurusan dan melaporkannya kepada Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 secara tertulis dalam bentuk berita acara.

2. Setiap bidang harus memiliki anggota yang menjadi perpanjangan tangan Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 (PSDM bidang) di bidangnya atau yang biasa disebut deputi internal.

3. Penjagaan motivasi dan komitmen pengurus BEM IM FKM UI 2013 merupakan tanggung jawab masing-masing ketua bidang, PSDM bidang (deputi internal), Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013, dan supervisor bidang yang ditentukan oleh Ketua BEM.

4. Supervisor bidang dan anggota Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 yang bertugas melakukan penjagaan terhadap bidang berhak menghadiri krida dengan terlebih dahulu mengomunikasikan kepada Ketua bidang.

5. Ketua bidang harus melakukan peran kultural (merayakan ulang tahun staf, memberikan keteladanan, dan pendekatan personal) untuk menjaga motivasi dan komitmen staf-stafnya, melaporkan evaluasi, dan kondisi pengurus dalam setiap rapat BPH.

6. Deputi internal wajib menghadiri pertemuan Deputi bidang yang diadakan oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 sesuai waktu yang disepakati, baik personal maupun seluruh Deputi.

7. Ketua bidang harus membangun budaya positif ke setiap pengurus di bidangnya (budaya salam, doa sebelum, dan sesudah rapat, budaya saling menasehati, tepat waktu dalam memulai rapat, dan budaya berpendapat) dalam satu tahun kepengurusan.

8. Ketua bidang wajib menyosialisasikan SOP PSDM yang telah disepakati kepada staf-stafnya di awal kepengurusan.

STANDARD OPERATING PROCEDUREBIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013II. Loyalitas terhadap Organisasi

1. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang ingin mengikuti organisasi/kepanitiaan di luar bidangnya baik internal maupun eksternal BEM IM FKM UI 2013 wajib meminta izin dan pertimbangan Ketua bidangnya.

2. BPH BEM IM FKM UI 2013 diperbolehkan mengikuti 1 kepanitiaan/kegiatan di luar bidangnya dalam satu tahun kepengurusan dengan terlebih dahulu dibahas di rapat BPH dan dengan persetujuan Ketua BEM IM FKM UI 2013.

3. Deputi atau Wakil Ketua Bidang BEM IM FKM UI 2013, atau sederajatnya, diperbolehkan mengikuti 2 kepanitiaan/kegiatan di luar bidangnya dalam satu tahun kepengurusan dan tidak dalam waktu yang bersamaan dengan persetujuan Ketua Bidang BEM IM FKM UI 2013 bersangkutan.4. Staf BEM IM FKM UI 2013 diperbolehkan mengikuti maksimal 3 kepanitiaan/kegiatan di luar bidangnya dalam waktu yang bersamaan (termasuk waktu persiapan kepanitiaan/kegiatan yang diikuti) dengan ketentuan maksimal menjadi 1 BPH dan 2 staf.III. Mekanisme Treatment, Surat Peringatan, dan Pemutihan

1. Ketua bidang berhak memberikan treatment kepada stafnya yang bermasalah dan atau melanggar SOP atas rekomendasi deputi internal, atau sederajatnya, atau data monev atau Ketua bidang itu sendiri atau Kepala Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

2. Jika treatment yang diberikan tidak dilaksanakan, Kepala Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 berhak memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1) kepada staf yang bersangkutan.

3. Jika pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang telah dikenakan SP1 tidak menunjukkan perbaikan sikap, Ketua BEM IM FKM UI 2013 berhak memberikan Surat Peringatan Kedua (SP2) kepada pengurus yang bersangkutan.STANDARD OPERATING PROCEDURE BIRO PSDM BEM IM FKM UI 20134. Jika pemberian SP2 tidak membuat keadaan membaik, Ketua BEM memberlakukan mekanisme pemutihan yang terlebih dahulu dibahas dan disepakati di rapat BPH BEM IM FKM UI 2013.

IV. Pengunduran Diri Pengurus

1. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang ingin mengundurkan diri harus :

a. Mempunyai alasan yang jelas dan sangat memberatkannya dalam menjalankan tugas-tugas sebagai pengurus BEM IM FKM UI 2013.

b. Membuat surat pernyataan pengunduran diri beserta alasannya.

c. Mendapat persetujuan dari seluruh anggota bidangnya, dibuktikan dengan tanda tangan seluruh anggota bidang.

d. BPH BEM IM FKM UI 2013 yang akan mengundurkan diri wajib memberikan rekomendasi pengganti.

2. Keputusan pengabulan pengunduran diri pengurus BEM IM FKM UI 2013 diputuskan oleh Ketua BEM IM FKM UI 2013 dengan persetujuan minimal 2/3 BPH BEM IM FKM UI 2013.

3. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 secara otomatis mengundurkan diri jika cuti atau tidak memiliki status akademik aktif.MONITORING EVALUASII. Pelaksanaan Kegiatan Internal Bidang

1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 wajib menghadiri 80% kegiatan internal dalam bidangnya.2. Setiap bidang di BEM IM FKM UI 2013 wajib melaksanakan krida minimal 1 kali dalam 1 pekan kecuali dalam keadaan yang tidak memungkinkan (misalnya liburan atau pekan ujian).

3. Setiap pelaksanaan krida harus disertai dengan presensi pengurus yang disediakan dan ditentukan formatnya oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

II. Kehadiran dalam Kegiatan Bidang Lain

1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 wajib menghadiri 60% program kerja BEM IM FKM UI 2013 di luar bidangnya yang melibatkan kehadiran bidang lain.

2. Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 memonitor kehadiran pengurus BEM IM FKM UI 2013 dalam program kerja BEM IM FKM UI 2013 yang melibatkan seluruh bidang di BEM IM FKM UI 2013 dengan presensi pengurus di setiap kegiatan yang disediakan dan ditentukan formatnya oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

3. Presensi pengurus BEM IM FKM UI 2013 dalam kehadiran di bidang lain yang melibatkan kehadiran bidang lain akan diaudit di pertengahan dan di akhir kepengurusan BEM IM FKM UI 2013.III. Membangun Budaya Disiplin dan Menghargai Sesama.

1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 harus mendukung terbangunnya budaya disiplin dalam organisasi.

a. respect to time

i. Setiap pertemuan/rapat yang dilakukan oleh BPH BEM IM FKM UI 2013/bidang baik internal BEM IM FKM UI 2013 maupun melibatkan pihak luar harus dilaksanakan tepat waktu sesuai dengan yang telah ditetapkan sebelumnya.

ii. Setiap bidang wajib membuat mekanisme tertulis tentang reward dan punishment bagi anggotanya terkait ketepatan waktu.

iii. Perizinan bagi peserta pertemuan/rapat harus disampaikan kepada pemimpin pertemuan/rapat sebelum pertemuan/rapat dimulai.

b. respect to system

i. BEM IM FKM UI 2013 memiliki peraturan-peraturan yang bersifat mengikat kepada seluruh pengurusnya.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013ii. Seluruh kegiatan BEM IM FKM UI 2013 (termasuk krida, kajian, dan kegiatan informal) di lingkungan FKM UI harus diselesaikan maksimal pukul 19.00 WIB. Jika ada kondisi yang mengharuskan pengurus BEM IM FKM UI 2013 melampaui ketentuan tersebut, pihak yang bersangkutan harus meminta izin kepada Ketua bidang terkait yang juga diberitahukan kepada Kepala Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 dan Ketua BEM IM FKM UI 2013.

iii. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 wajib mengerjakan pekerjaan sesuai dengan deskripsi pekerjaan2. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 harus mendukung terbangunnya budaya menghargai sesama (respect to people) dengan memberikan pendapat, kritik, dan saran dengan cara yang baik dan menghargai pendapat orang lain serta melaksanakan setiap hasil dari suatu keputusan secara sungguh-sungguh dan lapang dada.

APRESIASII. Apresiasi Personal

1. Penilaian (appraisal) yang dilakukan oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 kepada seluruh pengurus BEM IM FKM UI 2013 akan dilaporkan dalam bentuk rapor pengurus.

2. Pengurus BEM IM FKM UI 2013 yang menampilkan kinerja paling baik berdasarkan rapor maupun data monev akan mendapatkan apresiasi penghargaan (award) dari Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

3. Apresiasi bagi Project Officer kepanitiaan merupakan tanggung jawab BPH BEM IM FKM UI 2013.

STANDARD OPERATING PROCEDURE BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

4. Apresiasi bagi anggota kepanitiaan merupakan tanggung jawab Project Officer yang bersangkutan.

5. Apresiasi bagi BPH BEM IM FKM UI 2013 merupakan tanggung jawab dari Ketua BEM IM FKM UI 2013 dibantu oleh Kepala Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

6. Apresiasi bagi bidang merupakan tanggung jawab dari Ketua BEM IM FKM UI 2013 dibantu oleh Koordinator Bidang BEM IM FKM UI 2013.

7. Penilaian kinerja pengurus akan dilakukan melalui program kerja monitoring evaluasi dari Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

UPGRADINGI. Peningkatan Kualitas Pengurus

1. Setiap bidang wajib mengikuti pelatihan keahlian (skill) yang diselenggarakan oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

2. Setiap anggota bidang wajib mengikuti pelatihan keahlian khusus bidang yang diselenggarakan baik oleh bidang bersangkutan atau Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013 berdasarkan kurikulum yang telah disusun oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

KADERISASI

I. Kaderisasi Bidang

1. Setiap bidang wajib membuat dan memberikan usulan atau rekomendasi nama secara tertulis bagi bidang tersebut untuk kepengurusan selanjutnya, yang diberikan kepada ketua bidang/biro dan diserahkan kepada Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.

STANDARD OPERATING PROCEDURE BIRO PSDM BEM IM FKM UI 2013

2. Rekomendasi nama yang dimaksud pada poin 1, wajib mengikuti pembekalan untuk menjadi pengurus BEM selanjutnya yang dilaksanakan oleh Biro PSDM BEM IM FKM UI 2013.STANDARD OPERATING PROCEDURE KEUANGAN BEM IM FKM UI 20131. SISTEM KEUANGAN BEM IM FKM UI

a. Sistem keuangan BEM IM FKM UI mengadopsi sistem keuangan dua pintu yang memisahkan fungsi kendali dan otorisasi keuangan (Controller) dengan fungsi pemegangan kas organisasi (Treasurer).

b. Fungsi kendali dan otorisasi keuangan dilakukan oleh Bendahara Umum I (Controller).

c. Fungsi pemegangan