BAB IIPendekatan dan Metodologi

2.1. Pendekatan TeoritisKegiatan Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) perlu didasarkan pada kerangka berpikir atau kerangka teoritis yang benar, banyak istilah dan konsep dalam penyusunan SOP oleh karena itu perlu dikemukakan berbagai konsep yang mendasari dari kegiatan ini berikut adalah berbagai konsep terkait dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP).2.1.1. Standar Operasional Prosedur (SOP)Standar Operasional Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan , serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem manual standar atau SOP diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan. Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan. Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja layanan. Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan. menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku. menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung, sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan, menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik, dan menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja.Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan instansi pemerintah. SOP sebagai suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja pemerintahan dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen kualitas (Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari penerapan prinsip manajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi pemerintahan (organisasi publik). Oleh karena itu, tidak semua prinsip-prinsip manajemen kualitas dapat diterapkan dalam SOP karena sifat organisasi pemerintah berbeda dengan organisasi privat.Istilah SOP merujuk pada pengertian mengenai sebuah prosedur operasi standar yang merupakan serangkaian instruksi yang bersifat membatasi prosedur operasi tanpa kehilangan keefektivitasannya. Di sisi lain SOP juga berfungsi sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi atau dengan kata lain SOP merupakan suatu sistem prosedur operasi yang bertitik tolak pada kualitas (operating procedures based on quality).Sebagai sistem yang bertitik tolak pada kualitas maka SOP berlaku pada seluruh aspek pekerjaan manusia yang salah satunya adalah administrasi perkantoran (office administration/office management) Administrasi perkantoran merupakan urusan yang tidak dapat dilepaskan dari penyelenggaraan urusan publik maupun privat baik yang diselenggarakan oleh pemerintah, swasta maupun perseorangan.Dalam hal ini pengertian administrasi perkantoran yang dimaksud adalah, yaitu: rangkaian aktivitas POAC yaitu merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal menyangkut pekerjaan perkantoran (office work) --dalam arti sempit maupun dalam arti luas. (The Liang Gie: 2000)Selanjutnya dalam rangka peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi pada umumnya dan peningkatan pelayanan dan kinerja penyelenggaraan urusan administrasi perkantoran pada khususnya maka administrasi perkantoran memerlukan adanya suatu pedoman pelaksanaan yang memberikan arah dan rambu-rambu yang dipergunakan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan secara efektif dengan didukung oleh peraturan yang berlaku.Khusus pada organisasi pemerintah pedoman pelaksanaan administrasi perkantoran yang dapat meningkatkan pelayanan dan kinerja organisasi merujuk pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP) yang merupakan tindak lanjut dari Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/1 5/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi. Peraturan ini mengamanatkan perlunya penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP) sebagai pelaksanaan Reformasi Birokrasi di seluruh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah yang bertujuan secara umum untuk membangun/membentuk perilaku aparatur negara dengan integritas tinggi, produktivitas tinggi dan bertanggung jawab serta kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business process) dan aspek sumber daya aparatur. Atau dapat dikatakan bahwa Penyusunan SOP merupakan salah satu unsur penting dalam pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan dalam peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi.

2.1.2. SOP Sebagai Pedoman Pelaksanaan Administrasi Perkantoran dan Peningkatan PelayananKonsep Standar Operasional Prosedur merupakan istilah organisasi dan manajemen yang merujuk pada sistem pengawasan manajemen (management control system). Dalam pengertian ini maka SOP diartikan sebagai peraturan dan regulasi yang merupakan kebijakan untuk menjamin kebenaran (validitas) perilaku anggota organisasi secara terus menerus. Richard L Daft (1992), menyatakan bahwa SOP merupakan bagian dari 4 (empat) subsistem pengawasan manajemen dan fokus dari pengawasan (Four Management Control ) Subsystems and Focus of Control yang diilustrasikan sebagai berikut:

Gambar 2.1Four Management Control Subsystems and Focus of Control

Dalam penjelasannya Daft menyatakan: The performance appraisal system and policies and procedures are directed at the production process. Performance appraisals evaluated and correct employee work activities. Standard operating procedures (SOPs) give explicit guidelines about appropriate activities. Managers also use direct supervision in conjunction with performance appraisal and procedures to keep departmental work activities within desired limits .Berdasarkan konsep ini maka SOP memberikan secara eksplisit pedoman mengenai aktivitas yang diperlukan meskipun pengawasan secara langsung dari supervisi yang menghubungkan penilaian kinerja dengan prosedur yang menjamin aktivitas pekerjaan (bagian) yang sangat terbatas.Selanjutnya Gareth L Jones (2001) menyatakan: Written rules and standard operating procedures and unwritten values and norms help to control behavior in organization. The specify how an employee is to perform his or her organization role, and they set forth the tasks and responsibilities associated with that role. Berdasarkan pendapat ini maka SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yang membantu untuk mengontrol perilaku anggota organisasi. SOP mengatur cara pekerja untuk melakukan peran keorganisasiannya secara terus menerus dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab organisasi.Secara umum, SOP pada hakekatnya berarti suatu cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada suatu organisasi. Hal ini dapat dimungkinkan karena SOP merupakan petunjuk tertulis yang menggambarkan dengan tepat cara melaksanakan tugas/pekerjaan. Tidak hanya itu, SOP juga berisi mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis bagi pegawai/pekerja. Atau dengan kata lain bahwa dengan adanya SOP maka semua orang membaca irama musik yang sama.Selanjutnya terkait dengan pelaksanaan administrasi perkantoran, SOP bermanfaat untuk memberikan kontribusi pada perbaikan manajemen instansi pemerintah/organisasi yang akhirnya akan berdampak pada peningkatan kualitas pelayanan publik (Lembaga Administrasi Negara, 2005). Karena SOP memiliki karakter yang dapat mendukung peningkatan kinerja administrasi perkantoran, antara lain:1. SOP dapat diartikan sebagai "suatu petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku". Hal ini mengandung maksud bahwa dengan adanya SOP maka segala tingkah-laku petugas/pekerja yang melakukan tindakan terkait dengan administrasi perkantoran memiliki langkah-langkah yang sama dengan demikian maka setiap tahapan pekerjaan yang dilakukan menghasilkan output sementara maupun output akhir yang sama meskipun terdapat perbedaan pelaksana dengan pelanggan/konsumen yang berbeda pula.2. SOP berisi petunjuk yang menjelaskan cara yang diharapkan dan diperlukan oleh pekerja/petugas dalam melakukan/menyelenggarakan pekerjaan administrasi perkantoran mereka. Dengan demikian maka dengan adanya SOP setiap pekerja/petugas dilengkapi dengan petunjuk yang berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan (petunjuk kerja) yang memberikan control terhadap proses dan hasil pekerjaan.3. Secara menyeluruh satuan SOP akan menggambarkan secara detail cara departemen beroperasi (bekerja). Hal ini berarti bahwa dengan mengetahui ataupun menelaah keseluruhan SOP yang ada di dalam suatu organisasi secara umum atau keseluruhan SOP administrasi perkantoran suatu organisasi maka akan dapat tergambarkan mekanisme kerja dan halhal yang dilakukan oleh suatu organisasi atau tergambarkan proses administrasi perkantoran pada suatu organisasi.4. SOP tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan (technical skills), tetapi menggambarkan peraturan organisasi untuk melakukan pekerjaan (procedural guidance). Berdasarkan karakteristik ini maka SOP tidak begitu rumit dan kompleks karena SOP hanya menggambarkan tahapan-tahapan pelaksanaan pekerjaan bukan cara melakukan pekerjaan yang berimplikasi pada tingkat kerumitan dan kompleksitas pengetahuan dan persyaratan yang diperlukan. Meskipun demikian SOP mempersyaratkan setiap tahapan pelaksanaan pekerjaan/tugas yang dilakukan harus didukung dengan peraturan organisasi yang berlaku. Hal ini dimaksudkan bahwa SOP tidak hanya merupakan perintah untuk melakukan suatu pekerjaan (administrasi perkantoran) dengan hasil tertentu tetapi juga menjadi pelindung bagi pekerja/petugas darituntutan hukum apabila terjadi suatu permasalahan terhadap proses maupun hasil pekerjaan (administrasi perkantoran) mereka.Terkait dengan peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi dalam administrasi perkantoran maka SOP memiliki arti penting sebagai berikut:1. Pengembangan misi organisasi secara umum dan misi administrasi perkantoran secara khusus. Hal ini berarti dengan adanya SOP maka pengembangan misi organisasi ataupun misi administrasi perkantoran menjadi lebih mudah karena dengan adanya SOP maka akan tergambarkan kaitan aktivitas satu dengan aktivitas yang lain sehingga pengembanan aktivitas yang satu akan berimplikasi pada pengembangan aktivitas yang kesemuanya tersiratkan dalam SOP yang telah ada maupun SOP yang potensial harus ada2. Pemantapan peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan administrasi perkantoran. SOP berisi aktivitas, aktor, kelengkapan, waktu, output, dasar hukum, persyaratan pelaksana, perlengkapan, pencatatan dan peringatan serta keterkaitan dengan pekerjaan lain dari suatu pekerjaan administrasi perkantoran. Hal ini berarti bahwa dengan adanya SOP maka peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan administrasi kantor teridentifikasi dengan jelas sehingga apabila terjadi penyimpangan dan kesalahan dapat terdeteksi dengan baik atau dengan kata lain bahwa peraturan dan persyaratan yang mengatur pekerjaan administrasi perkantoran menjadi semakin mantap;3. Pengaturan kompleksitas peralatan dan teknik pelaksanaan pekerjaan administrasi perkantoran. Dalam dokumen SOP tergambar secara eksplisit dan jelas peralatan yang diperlukan dan tahapan-tahapan pelaksanaan pekerjaan administrasi perkantoran dengan demikian maka penyiapan dan pengaturan peralatan dapat dilakukan secara lebih dini dan memungkinkan untuk melakukan pengecekan sebelum peralatan tersebut dipergunakan. Disamping itu juga dapat dilakukan pengaturan terhadap teknik pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan sekuennya (urut-urutannya) dari sejak mulai sampai dengan akhir kegiatan administrasi perkantoran.4. Memantapkan koordinasi dan sistem pelaporan dengan pihak yang terkait dengan urusan administrasi perkantoran. Di dalam dokumen SOP terdapat informasi mengenai keterkaitan antara aktivitas yang di-SOP-kan dengan aktivitas lainnya yang terkait. Disamping itu di dalam dokumen SOP juga tergambar hubungan antara satu aktor pelaksana dengan satu aktor pelaksana lainnya dan antara satu dokumen sebagai output kegiatan dan sekaligus juga menjadi input bagi kegiatan lainnya. Dengan demikian maka dengan adanya dokumen SOP maka dapat diketahui alur kegiatan, hubungan antar aktor dan keterkaitan dokumen yang memudahkan dalam koordinasi dan sistem pelaporan yang pada akhirnya memantapkan koordinasi dan system pelaporan kegiatan administrasi perkantoran.SOP sebagai sebuah dokumen mengenai prosedur pelaksanaan pekerjaan administrasi perkantoran memberikan manfaat antara lain:1. SOP menyediakan metode terbaik bagian/unit pelaksana administrasi perkantoran dalam mengoperasionalisasikan (melaksanakan) dokumen organisasi dengan peraturan, rencana, kebijakan, strategi operasional, kerjasama, dsb;2. SOP mempercepat dokumentasi konsep-konsep penting, teknik, dan persyaratan ke dalam format yang dapat segera digunakan oleh pegawai/pekerja di bagian/unit administrasi perkantoran dalam pekerjaan sehari-hari mereka3. SOP membantu untuk menyatukan operasi bagian/unit adminisrasi perkantoran dengan pekerjaan para manajer dan perencana dengan aktivitas pekerja lainnya.Gambar 2.2SOP dalam Peningkatan Pelayanan dan Kinerja OrganisasiAdministrasi Perkantoran

Keuntungan Penerapan SOP dalam pelaksanaan pekerjaan administrasi perkantoran bagi pekerja/petugas, antara lain:1. SOP dapat menjelaskan kinerja yang diharapkan oleh pimpinan organisasi pada umumnya dan pimpinan bagian administrasi perkantoran pada khususnya. SOP menggambarkan dan mendokumentasikan kinerja pekerja dalam melaksanakan tugasnya sehingga kinerja pegawai dapat dimonitor oleh Pimpinannya. Dengan demikian maka pimpinan dapat memberikan reward dan punishment yang sesuai kepada pegawai untuk selalu mempertahankan kinerjanya berdasarkan hasil implementasi SOPnya.2. SOP menyediakan standardisasi aktivitas yang ada di urusan administrasi perkantoran. Dokumen SOP mengidentifikasikan tindakan dan peran yang disepakati baik dalam standarisasi aktivitas, tindakan koordinasi dan komunikasi dalam urusan administrasi perkantoran.3. Dokumen SOP menyediakan informasi yang dapat dijadikan sebagai acuan dokumen pelatihan. Dokumen SOP dapat berisi kerangka kerja program pelatihan, briefing, dan latihan. Hal ini dapat dimungkinkan karena di dalam dokumen SOP terdapat informasi mengenai persyaratan yang diperlukan bagi pelaksana yang menjalankan SOP tersebut disamping juga berisi kelengkapan dan perlengkapan untuk menjalankan aktivitas tersebut. Apabila pelaksana yang diharapkan melaksanakan SOP secara benar dan baik maka yang bersangkutan harus memiliki kompetensi yang diperlukan tersebut. Apabila terjadi kesenjangan antara kompetensi yang dipersyarakatkan dalam SOP dengan yang dimiliki oleh pelaksana SOP tersebut maka dapat diatasi dengan program-program pelatihan peningkatan kompetensi.4. Dokumen SOP menyediakan sistem analisis dan umpan balik terhadap pekerjaan administrasi perkantoran. Proses penelitian dan pengembangan SOP mencakup kesempatan para pimpinan administrasi perkantoran untuk membandingkan secara langsung pelaksanaan pekerjaan dengan kondisi yang diharapkan berdasarkan peraturan yang ada. Untuk itu maka dengan adanya dokumen SOP yang berisi informasi mengenai kondisi, pelaksana dan proses pelaksanaan pekerjaan yang diharapkan dapat dijadikan sebagai dasar penilaian terhadap proses dan hasil kerja pelaksana urusan administrasi perkantoran yang dapat dijadikan sebagai umpan balik guna perbaikan kinerja organisasi pada umumnya dan kinerja pelaksana/pekerja pada khususnya.5. SOP dapat dijadikan sebagai media komunikasi. Keseluruhan dokumen SOP berisi mengenai cara suatu organisasi melaksanakan kegiatan yang terkait dengan tugas dan fungsinya. Dengan mengetahui SOP maka profil organisasi yang bersangkutan dapat diketahui oleh pihak eksternal pemegang kepentingan (stakeholders organisasi).

2.2. Tatacara Penyusunan SOPTatacara Penyusunan SOP pada dasarnya diatur melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan yang selanjutnya dalam penerapannya di lingkungan Kementerian perhubungan sepenuhnya diatur dalam Peraturan Menteri Perhubungan No 61 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Keneterian Perhubungan.Beberapa hal penting yang perlu dikemukakan dari kedua peraturan tersebut adalah :1. Tujuan dan Sasaran penyusunan SOP2. Prinsip Penyusunan SOP3. Format SOP

2.1.1. Tujuan dan Sasaran Penyusunan SOPKebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia bertujuan untuk membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen pemerintahan. Reformasi Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah, meliputi: organisasi, tata laksana, peraturan perundang-undangan, sumber daya manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan culture set aparatur.Pada hakekatnya perubahan ketatalaksanaan diarahkan untuk melakukan penataan tata laksana instansi pemerintah yang efektif dan efisien. Salah satu upaya penataan tata laksana diwujudkan dalam bentuk penyusunan dan implementasi Standar Operasional Prosedur dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintahAdapun sasaran yang diharapkan dapat tercapaimelalui penyusunan SOP ini adalah:1. Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan;2. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan;3. Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

2.1.2. Prinsip Penyusunan SOPPrinsip prinsip yang harus diterapkan dalam penyusunan SOP adalah :a. Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya;b. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;c. Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;d. Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya;e. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan;f. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer's needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna;g. Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku;h. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.

2.1.3. Format SOPFormat SOP yang dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi memiliki format yang telah distandarkan tidak seperti format SOP pada umumnya. Adapun format SOP yang dipergunakan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah sebagai berikut :A. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)

Format yang dipergunakan dalam SOP AP adalah format diagram alir bercabang (branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah memuat kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Oleh sebab itu untuk menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang (branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.B. Menggunakan hanya 5 (lima) Simbol Flowcharts

Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut:

Tabel 2.2.Simbol Flowchart Standar(berdasarkan Permenpan RB N0 35 thn 2012)NoUraianSimbolFungsi

1. Simbol Kapsul/ Terminator untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;

2. Simbol Kotak/ Process untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;

3. Simbol Belah Ketupat/Decision untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan;

4. Simbol Anak Panah/Panah/Arrow untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan);

5. Simbol Segilima/ Off-Page Connector untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP adalah:1. SOP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatankegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis yang detail balk yang menyangkut urusan administrasi maupun urusan teknis;2. Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi (process) dan pengambilan keputusan (decision);3. Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang dideskripsikan bersifat umum tidak rind dan tidak bersifat teknis disamping itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal (technical procedures) yang berlaku pada peralatan (mesin);4. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan, seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis;5. Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa branching flowcharts dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman (simbol segilima/ off-page connector) dan tidak mengenal simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.

C. Pelaksana Dipisahkan dari Kegiatan

Penulisan pelaksana dalam SOP AP ini dipisahkan dari kegiatan. Oleh karena itu untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri. Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang dfikuti dengan obyek dan keterangan seperti: menulis laporan; mendokumentasikan surat pengaduan; mengumpulkan bahan rapat; mengirim surat undangan kepada peserta; meneliti berkas, menandatangani draft surat net, mengarsipkan dokumen. Penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.D. Contoh Format SOP AP

SOP yang disusun di lingkungan Kementerian Perhubungan dilaksanakan sesuai dengan contoh Format SOP yang tertuang dalam lampiran Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP) sebagai berikut :

Tabel 2.3.Contoh Format SOP(berdasarkan Permenpan RB N0 35 thn 2012)

Sumber : Lampiran Permenpan RB No 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.

2.3 MetodologiAda beberapa tahapan yang akan ditempuh dalam pelaksanaan kegiatan penyusunan SOP ini, dimulai dari persiapan awal untuk penyusunan konsep dasarnya, kegiatan survey untuk memperoleh data sekunder dan primer serta proses kajian atau analisis hingga diketahui suatu potensi atau permasalahan yang dihadapi, sampai kepada tahap penyusunan output yaitu pembuatan SOP.

2.3.1 Kebutuhan DataJenis data yang akan dikumpulkan dalam studi ini terdiri atas dua jenis yaitu data sekunder dan data primer. Data sekunder yaitu data yang sudah terdokumentasikan pada Kementerian Perhubungan. Sementara itu data primer adalah data yang dikumpulkan secara langsung dari sumbernya.

2.3.2 Metode Pengumpulan DataUntuk memperoleh data yang valid dan reliabel, diperlukan suatu metode pengumpulan data yang tepat. Dalam kajian ini data sekunder akan dikumpulkan dengan cara mencari informasi yang telah tersedia pada unit unit kerja pada Pelabuhan Penyeberangan terkait dengan kegiatan penyusunan SOP ini. Data primer akan dikumpulkan dengan metode depth interview (wawancara mendalam) dan observasi lapangan. Depth interview akan dilakukan terhadap para pihak yang relevan dengan kegiatan penyusunan SOP ini.

2.3.3 Metodologi Penyelesaian PekerjaanBerdasarkan berbagai penjelasan sebelumnya, maka dapat dikemukakan metodologi penyelesaian masalah sebagai berikut :

32

2 - 1

Gambar 2.3Metodologi Penyelesaian Pekerjaan

Tahap PersiapanTahap Pengumpulan DataTahap AnalisisTahap Penyusunan Output

Penajaman Metodologi

Pemahaman atas KAK

Penentuan data dan metoda analisis

DATA PRIMER:Diskusi stakeholders, wawancara, observasi lapangan.DATA SEKUNDER:studi literatur, data SOTK, Tupoksi, Dokumen Perencanaan Inventarisasi dan review kebijakan dan perundangan terkait Review eksisting prosedur kerja

Analisis Organisasi (struktur, tatakerja, sistem dan prosedur)Inventarisasi Judul SOPPerancangan Awal (flowcharting)

Pengujian ReviewKoreksi dan RevisiS O P

2 - 18