Priyanto Hidayatullah 18 Desember 2011

Pembentukan Ormawa Pengesahan Ketua Ormawa Penentuan Pembina dan Pelatih Ormawa Penyusunan Program Kerja Ormawa Pelaksanaan Kegiatan Ormawa Pengalihan Kegiatan Organisasi Mahasiswa

Mahasiswa Pengusul melengkapi persyaratan pembentukan ormawa sesuai dengan aturan yang berlaku dan diserahkan ke BEMA.

BEMA melakukan seleksi ormawa baru sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan

BEMA mengusulkan ormawa baru beserta dokumen persyaratannya (Form Usulan Ormawa Baru)

Form Usulan Ormawa Baru: Latar belakang, rasional, tujuan, manfaat, analisis kebutuhan sumber daya dan

pemenuhannya (tempat, dana, dsb)

Lampiran: AD/ART, Bukti Prestasi, dsb

Syarat Ketua Ormawa 2012 Terbuka bagi seluruh mahasiswa POLBAN yang sehat

jasmani dan rohani. Mentaati Peraturan di Politeknik Negeri Bandung Pada saat terpilih masih menduduki tingkat II Memiliki IPK >= 2.65. Tidak memiliki masalah dalam bidang akademik

(misalnya sedang mendapat Surat Peringatan, mendapat hukuman karena melanggar Kedisiplinan, dan sejenisnya) atau administrasi (misalnya sedang Cuti Akademik atau DO).

Bila butir d dan e tidak terpenuhi saat menjabat maka bersedia mengundurkan diri atau diberhentikan untuk diganti dengan yang memenuhi syarat,

Telah mengikuti pelatihan pengembangan karakter minimal 2 x

Kelengkapan Administratif Form Usulan Ketua Ormawa Pas foto 4x6 sebanyak 3 lembar Curiculum Vitae Berita Acara Serah Terima Jabatan Transkrip nilai terbaru Surat Pernyataan Bebas SP dari Jurusan

Form Kesediaan Menjadi Pembina Form Kesediaan Menjadi Pelatih Di dalamnya terdapat persetujuan dari

atasan

PD3 menyampaikan kebijakan terkait kegiatan ormawa di tahun yang akan berjalan kepada pengurus ormawa.

Pengurus inti dan pembina ormawa mengikuti workshop penyusunan proposal program kerja, RAB, laporan kegiatan dan surat pertanggung jawaban (SPJ) keuangan yang diselenggarakan PD3.

Pengurus menyusun program kerja dengan RAB-nya selama satu tahun dan mengajukannya ke BEMA.

BEMA dan MPM mengkoordinasikan negosiasi program kerja seluruh ormawa pada awal tahun kepengurusan

BEMA dan MPM mengajukan program kerja seluruh ormawa hasil negosiasi kepada PD3.

Untuk kegiatan yang mengundang pihak luar, maka panitia membuat surat undangan dan diketahui oleh PD3.

Untuk kegiatan sebagai peserta lomba/seminar/dsb, maka sertakan surat kesediaan pendamping kegiatan dan undangan dari pihak luar ke dalam proposal yang diajukan kepada PD3.

Untuk kegiatan studi banding, maka panitia membuat surat kesediaan pendamping dan surat permohonan izin kunjungan yang diketahui oleh PD3.

Untuk kegiatan penerimaan kunjungan studi banding dari pihak luar, maka panitia menyertakan surat permohonan studi banding dari pihak luar ke dalam proposal yang diajukan kepada PD3.

Untuk latihan rutin, proposal dibuat untuk jangka waktu tiga bulan dan diperbaharui lagi berikutnya. Tempat dan waktu latihan harus jelas dan spesifik.Pada saat mengajukan proposal untuk kali kedua dan seterusnya, Ormawa harus menyertakan laporan kegiatan latihan rutin 3 bulan sebelumnya.

Untuk kegiatan kaderisasi, kelengkapan administratif yang diperlukan pada saat mengajukan proposal meliputi: Rekapitulasi dan contoh surat medical check up yang sudah diisi, rekapitulasi dan contoh surat izin orang tua yang sudah diisi, surat tanda terima pemberitahuan (STTP) dari kepolisian setempat, surat tugas dari Kajur kepada dosen pembimbing atau kesediaan

pembimbing untuk mendampingi acara, surat kesediaan tim medis untuk menjaga keselamatan peserta dan

panitia, dan surat kesiapan bertanggung jawab dari ketua ikatan alumni (jika

alumni terlibat).

Panitia menyiapkan uang lembur/transport bagi staf Politeknik Negeri Bandung yang bekerja di luar jam kerja wajib. Besaran uang lembur/transport tersebut maksimum Rp. 75.000 / hari.

Meknisme pengatasnamaan Contoh:

a.n. Ka. BEMA (Wakil Ka. BEMA) (Nama Wakil Ka. BEMA) NIM ........................................ Nama Ka BEMA & Cap NIM .........................................

Kegiatan yang harus menyertakan proposal adalah yang memenuhi criteria berikut: Menggunakan dana dari POLBAN Melibatkan pihak luar, baik pemateri maupun peserta.

Kegiatan yang cukup menyertakan rundown acara saja. Kegiatan yang tidak menggunakan dana POLBAN Kegiatan yang hanya melibatkan anggota internal

Ormawa Contoh: Rapat internal, Screening Calon Ketua Ormawa,

dsb Proposal dan surat izin diharapkan diajukan kepada

PD3 10 hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Jika proposal dan surat izin baru masuk kurang dari 2 hari sebelum pelaksanaan kegiatan, maka proposal dan surat izin tersebut tidak akan diproses.

Usulan peminjaman tempat dan alat harus disatukan dalam satu surat

Program harus sesuai dengan sifat dan substansi dari ormawa yang mengusulkan

Pelaksanaan kegiatan maksimal pukul 21.00 PD3 tidak diperbolehkan menandatangani

proposal sponsorship kecuali di dalam lembar persetujuan atau surat persetujuan kegiatan.

Boleh buat dua versi proposal (sponsorship, PD3)

Setiap Acara ke luar POLBAN, harus didampingi dosen/staf pendamping dan/atau pelatih dibuktikan dengan surat kesediaan. Perhatikan dana SPPD-nya.

Setiap baligo/spanduk yang ingin dipasang di lingkungan POLBAN ajukan surat pemasangan baligo/spanduk kepada Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan dengan diketahui PD3 serta melampirkan printout baligo/spanduk-nya

Halaman Sampul Luar (Judul proposal) Kata Pengantar Lembar Persetujuan Daftar Isi Latar Belakang Rasionalisasi Tujuan

Mekanisme dan Rancangan Sumber Daya yang Diperlukan Tempat dan Jadwal Pelaksanaan Indikator Keberhasilan Keberlanjutan Penanggung Jawab Kegiatan Kepanitiaan

Mekanisme dan Rancangan

Mekanisme Program Kerja <Bulan> <Bulan> <Bulan>

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Pembentukan Panitia

Pencarian Dana

Publikasi

Pelaksanaan Kegiatan

Evaluasi dan Pelaporan

Waktu Item Acara Tempat Penanggung Jawab

07.30 – 08.00

Pembukaan Pendopo Polban

Jefri Albuchori

• Rundown Acara

• Penanggung jawab bukan berarti pengisi acara • Penanggung jawab harus ditulis namanya

RAB

Indikator Keberhasilan

Baseline adalah capaian periode/tahun sebelum. Jika ini adalah proker pertama kali, isi baseline dengan n/a. Jika latihan Rutin, capaian 3 bulan sebelumnya

Indikator Kinerja Baseline

Target

Jumlah peserta

Jumlah panitia

Kepahaman peserta

Sportivitas

Antusiasme peserta

Beberapa contoh indikator kinerja yang kurang terkuantifikasi dengan baik

Indikator: Peserta, Target: 90% Kalau hanya dituliskan 90% maka informasi ini tidak jelas (90%

dari apa?). Kalau mau dituliskan misalnya 90% dari seluruh mahasiswa jurusan XYZ atau 90% dari seluruh mahasiswa POLBAN atau langsung saja dituliskan nominalnya misalnya 150 orang.

Indikator: Kelancaran acara, Target: Tercapai Sulit sekali kita bisa mengatakan bahwa tercapai kelancaran

sebuah acara, terlalu relatif dan subjektif. Akan lebih baik jika dikuantifikasi misalnya dengan seberapa banyak item acara yang berjalan tepat waktu. (cth: 90% item acara berjalan tepat waktu).

Indikator: Antusiasme peserta, Target: Tercapai Ini pun akan sulit pembuktiannya jika dituliskan seperti ini

saja. Untuk kuantifikasinya bisa dilakukan dengan misalnya seberapa banyak pertanyaan yang masuk atau seberapa banyak peserta yang bertanya.

Indikator: Kepahaman peserta, Target: 100% Hal yang bisa dilakukan untuk memperbaiki indikator ini

misalnya adalah seberapa banyak peserta yang lulus dalam post-test

Indikator: Sportivitas, Target: Tercapai Bagaimana kita bisa tahu bahwa sebuah event olah raga itu

berlangsung secara sportif atau tidak? Kalau hanya ditulis kata “tercapai” saja, sangat sulit kita bisa mengukurnya. Akan lebih baik jika kita kuantifikasi dengan misalnya tidak terjadi tawuran, jumlah pelanggaran kurang dari 5, dsb.

Indikator: Kepuasan peserta, Target: tercapai Bagaimana kita tahu bahwa peserta puas atau tidak setelah

mengikuti sebuah acara? Langkah yang bisa dilakukan adalah dengan menyebar kuisioner dan dilakukan dengan skala kepuasan (misal skala 1-10) dan menuliskan targetnya misalnya rata-rata tingkat kepuasan adalah 8,5 dari skala 10.

Keberlanjutan Usaha-usaha apa yang akan dilakukan supaya

kegiatan ini terlaksana lagi pada bulan/tahun/ kepengurusan selanjutnya. Cantumkan pula seperti apa kegiatan ini akan dilaksanakan di kemudian hari.

Rencana Mekanisme Aktivitas (ambil dari proposal)

Realiasasi

Mekanisme Program Kerja <Bulan> <Bulan> <Bulan>

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

<sub-aktivitas a>

<sub-aktivitas b>

<sub-aktivitas n>

Mekanisme Program Kerja <Bulan> <Bulan> <Bulan>

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

<sub-aktivitas a>

<sub-aktivitas b>

<sub-aktivitas n>

Halaman Sampul Luar (Judul proposal) Kata Pengantar Lembar Pengesahan Laporan Daftar lsi

1. Latar Belakang 2. Rasionalisasi 3. Tujuan 4. Pelaksanaan Kegiatan 5. Sumber Dana yang Diperlukan 6. Pencapaian lndikator Keberhasilan 7. Kesimpulan dan Saran 8. Kepanitiaan

Lampiran

Run-down acara

Catatan: .......... .........

Waktu Item Acara Tempat Penanggung Jawab

Realisasi

07.30 – 08.00

Pembukaan Pendopo Polban

Jefri Albuchory

Terlambat 20 menit

08.00 – 10.00

Materi 1 Pendopo Polban

Diki Chandra

Pemateri Diganti menjadi Rahmad Darmawan

• Sumber Dana Kegiatan

• Catatan: – .......... – .........

Indikator Keberhasilan

Catatan: .......... .........

Indikator Kinerja Baseline Target Capaian

Jumlah peserta n/a 200 250

Jumlah panitia

Kepahaman peserta

Sportivitas

Antusiasme peserta

Lampiran Foto copy bukti pengeluaran (SPJ) Foto copy Sertifikat/Piagam Foto-foto/dokumentasi Kegiatan Daftar hadir peserta dan panitia Quisioner Pendukung (evaluasi keberhasilan) Susunan Panitia Lain-lain (sesuai kebutuhan)

Ajukan desain sertifikat kepada PD3 melalui Penata Usaha Layanan Ormawa

Minta nomor sertifikat dari Penata Usaha Kesekretariatan PD3

Jika desain sudah disetujui, print sertifikat beserta nama penerimanya.

Serahkan sertifikat beserta daftar penerimanya (peserta/panitia) kepada Penata Usaha Layanan Ormawa.

Setelah proses penandatanganan selesai, ambil sertifikat dari Penata Usaha Layanan Ormawa

Ketua ormawa dengan pembina/pelatihnya mengkoordinasikan perubahan kegiatan*

Ketua ormawa mengusulkan perubahan kegiatan ormawa dalam bentuk proposal disertai Surat permohonan pengalihan kegiatan/anggaran kegiatan kepada PD3 selambat-lambatnya 1 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan.

*) PERUBAHAN yang diperkenankan meliputi pendanaan mekanisme waktu substansi

Jika proposal dan RAB belum disetujui oleh PD3, ajukan proposal beserta surat pengalihannya