sop bab 6 sam

7/26/2019 sop bab 6 sam

1/51

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA

HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTIONSekretariat : Ruang CC-122 J! Teknik Ki"ia Ka"#u$ PPNS ITS

Suk%i%- Sura&a'a Ja(aTi"ur )*111

STANDARD OPERATING PROCEDURES

HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND

CONSTRUCTIONPERIODE 2015-2016

A. PENDAHULUAN

Se&agai $aa+ $atu u$a+a untuk "e"&uat $i$te"

k%%r,ina$i kegiatan ,an $i$te" a,"ini$tra$i ,ata 'ang

terk%%r,ina$i ,aa" rangka "era#ikan a,"ini$tra$i

.I/A0EC "aka ,i$u$una+ $tan,ar-$tan,ar &aku

tentang #eak$anaan kegiatan ,an kea,"ini$tra$ian

.I/A0EC atau e&i+ ,ikena ,engan na"a SOP

Stan,ar, O#erating Pr%e,ure$3!

Petun4uk #eak$anaan kegiatan ,an kea,"ini$tra$ian

ini a,aa+ $e&ua+ #e,%"an 'ang &eri$i ,e$kri#$i u"u"

tentang #r%$e,ur #eak$anaan kegiatan ,ankea,"ini$tra$ian 'ang "en4a,i an,a$an ,aa" $etia#

kegiatan 'ang akan ,ia,akan .I/A0EC!

Seuru+ ee"en #enguru$ ,ituntut untuk "a"#u

"e"a+a"i ,an "eak$anakan ,engan $e&aik-&aikn'a

#etun4uk #eak$anaan ini agar $euru+ kegiatan ,a#at

,i%rgani$ir $eara ra#i ,an &aik!

B. PENGERTIAN

Stan,art O#erating Pr%e,ure SOP3 a,aa+

$erangkaian in$truk$iker4a tertui$ 'ang ,i&akukan

ter,%ku"enta$i3 "engenai #r%$e$#en'eenggaraan

a,"ini$tra$i %rgani$a$i &agai"ana ,an ka#an +aru$

,iakukan ,i"ana ,an %e+ $ia#a ,iakukan

7/26/2019 sop bab 6 sam

2/51




C. TUJUAN

1! /en4aga k%n$i$ten$i ,an tingkat ker4a 5ung$i%nari$

2! /engeta+ui ,engan 4ea$ #eran ,an 5ung$i $etia##%$i$i #a,a %rgani$a$i .I/A0EC

6! /e"#er4ea$ aur tuga$ (e(enang ,an

tanggung4a(a& ,ari 5ung$i%nari$ 'ang terkait

7! /ein,ungi %rgani$a$i .I/A0EC ,ari ke$aa+an

a,"ini$tra$i

8! /eng+in,ari kegagaan9ke$aa+an keraguan

,u#ika$i ,an ine5e$ien$i

D. FUNGSI

1! Se&agai $tan,ari$a$i ara 'ang ,iakukan

5ung$i%nari$ ,aa" "en'ee$aikan tuga$n'a

2! /engurangi tingkat ke$aa+an ,an keaaian 'ang

"ungkin ,iakukan 5ung$i%nari$ ketika

"eak$anakan tuga$

6! /eningkatkan e5i$iean$i ,an e5ektiita$ #eak$anaan

tuga$ ,an tanggung4a(a& $etia# 5ung$i%nari$ ,an

%rgani$a$i .I/A0EC $eara ke$euru+an

7! /e"&antu 5ung$i%nari$ "en4a,i e&i+ "an,iri ,an

ti,ak &ergantung #a,a interen$i "ana4e"en

$e+ingga akan "engurangi keteri&atan #i"#inan

,aa" #eak$anaan #r%$e$ $e+ari ; +ari

8! /eningkatkan akunti&iita$ #eak$anaan tuga$

)! /eni#takan ukuran $tan,ar kiner4a 'ang akan

"e"&erikan ara k%nkrit untuk "e"#er&aiki kiner4a

$erta "e"&antu "engeaua$i u$a+a 'ang tea+

,iakukan $etia# 5ung$i%nari$

7/26/2019 sop bab 6 sam

3/51




=! /e"&erikan in5%r"a$i "engenai kuaika$i

k%"#eten$i 'ang +aru$ ,ikua$ai %e+ $etia#

5ung$i%nari$ ,aa" "eak$anakan tuga$n'a>! /e"&erikan in5%r"a$i ,aa" u#a'a #eningkatan

k%"#eten$i 5ung$i%nari$

1*! /e"&erikan in5%r"a$i "engenai &e&an tuga$ 'ang

,itanggung %e+ $etia# 5ung$i%nari$ ,aa"

"eak$anakan tuga$n'a

E. RUANG LINGKUP1! Si$te" K%%r,ina$i ,an K%"unika$i

2! Si$te" Ker4a Panitia Kegiatan

6! Surat /en'urat

7! Si$te" A,"ini$tra$i ,an ?%r"at Berka$ K+u$u$

8! Stan,ar Bu,a'a

BAB I

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

SISTEM KOORDINASI

A. PENGANTAR

7/26/2019 sop bab 6 sam

4/51




Untuk "en4aankan 5ung$i k%ntr% e"&aga

k%n$%i,a$i eaua$i 4aann'a $uatu in5%r"a$i

#engukuran kiner4a ,an #enga"&ian angka+ $trategi$"au#un tekni$ "aka ,a#at ,iakukan ,engan ,ua ara

'aitu 5%r"a ,an n%n 5%r"a!

B. SISTEM KOORDINASI

FORMAL

0i(u4u,kan ,aa" &entuk ra#at &aik ,aa" ingku#

#enguru$ ,e#arte"en atau#un #anitia kegiatan!

1. Rapa K!"#a

Peak$anaan ra#at ker4a ,i$eenggarakan $e&an'ak 2

kai 'aitu #a,a a(a #e"&entukan ke#enguru$an

,an ak+ir #eri%,e ke#enguru$an

a. Rapa K!"#a I

Pe$erta : Seuru+ 5ung$i%nari$

.I/A0EC ,an 2 %rang

#er(akian "a$ing ; "a$ing

kea$

Peak$anaan : K%n,i$i%na $e$uai 4a,(a ,i

a(a ke#enguru$an

Agen,a :-#en'ika#an k%n,i$i e"&aga

- #engaturan SOP A0-ARTara+an ker4a GB.K ,an SOP

-Pe"&uatan #e"&a+a$an ,an

#eneta#an #r%gra" ker4a

-#e"&a+a$an anggaran

keuangan

7/26/2019 sop bab 6 sam

5/51




N%tuen$i :0iakukan %e+ Sekretari$ @

"en,%ku"enta$ikann'a ke

,aa" Buku A,"ini$tra$iRa#at!

$. Rapa K!"#a II


.I/A0EC

Peak$anaan : K%n,i$i%na $e$uai 4a,(a

#a,a

#ertenga+an ke#enguru$an

Agen,a : - La#%ran 5ung$i%nari$

$ea"a 1

$e"e$ter 9 $etenga+ ta+un

ke#enguru$an

-Eaua$i #r%gra" ker4a ,an

kiner4a 5ung$i%nari$-Anai$i$ ,an #e"&a+a$an

#r%gra" ker4a

-Rek%"it"en Penguru$

-Re$+u55e Penguru$ 4ika

,i#erukan

N%tuen$i :0iakukan %e+ Sekretari$

@"en,%ku"enta$ikann'a ke,aa" Buku A,"ini$tra$i

Ra#at!

%. Rapa K!"#a III


.I/A0EC

7/26/2019 sop bab 6 sam

6/51




Peak$anaan : K%n,i$i%na $e$uai 4a,(a

#a,a ak+ir ke#enguru$an

Agen,a :-La#%ran #ertanggung-4a(a&an #r%gra" ker4a $ea"a

1 #eri%,e

-Eaua$i #r%gra" ker4a ,an

kiner4a 5ung$i%nari$

-Anai$i$ ,an #e"&a+a$an

#r%gra" ker4a 'ang terak$ana

"au#un 'ang ti,ak terak$ana

N%tuen$i :0iakukan %e+ Sekretari$ @

"en,%ku"enta$ikann'a ke

,aa" Buku A,"ini$tra$i

Ra#at!

2. Rapa P&'p&(a(Pe$erta : Penguru$ .arian P.3 .I/A0EC

Ketua .i"#unan Sek4en

Sekretari$ Ben,a+ara ,an #ara Ketua

0e#arte"en33

Peak$anaan : Satu &uan $ekai "en'e$uaikan

ke&utu+an P.

Agen,a :-Eaua$i #r%gra" ker4a 'ang $u,a+a,a $e,ang ,an akan ,iak$anakan

-La#%ran ,an anai$a $ta&iita$

%rgani$a$i

N%tuen$i : 0iakukan %e+ Sekretari$ U"u" @

"en,%ku"enta$ikann'a ke ,aa"

Buku A,"in$tra$i Ra#at!

7/26/2019 sop bab 6 sam

7/51




). Rapa B!*a"

Pe$erta : Seuru+ 5ung$i%nari$ .I/A0ECPeak$anaan : 0aa" 6 &uan "ini"a ,ua kai

#erte"uan

Agen,a : - #en'ika#an k%n,i$i e"&aga

- #e"&uatan #erenanaan e"&aga

- #r%gre$$ re#%rt 0e#arte"en

N%tuen$i : 0iakukan %e+ Sekretari$ U"u"

@ "en,%ku"enta$ikann'a ke ,aa"

Buku A,"in$tra$i Ra#at!

A#a&ia Ke#aa 0e#arte"en &er+aangan +a,ir "aka

,a#at ,i(akikan ke#a,a $ta55n'a ,engan

"en'era+kan $urat tuga$ ,ari Ke#aa 0e#arte"en

'ang &er$angkutan!

+. Rapa K,'(a

Pe$erta : Seuru+ angg%ta 0e#arte"en

Peak$anaan : 0aa" 1 &uan "ini"a $ekai

#erte"uan

$e$uai ke&utu+an #eak$anaan

#r%gra" ker4a! Jika 1 &uan atau

e&i+ ti,ak "e"iiki #r%gra" ker4a'ang ,iak$anakan "aka &%e+ ti,ak

,ia,akan Ra#at 0e#arte"en3

Agen,a : - k%%r,ina$i interna 0e#arte"en

- eaua$i #r%ker 'ang tea+ ,an

$e,ang &er4aan

7/26/2019 sop bab 6 sam

8/51




- #en4a,(aan akti5ita$ 0e#arte"en

,aa" #ekan "en,atang

N%tuen$i : 0iakukan %e+ Sekretari$0e#arte"en ,an ,i,%ku"enta$ikan

ke ,aa" Buku Ra#at

0e#arte"en!

5. Rapa K!pa(&&aa(

Pe$erta : Panitia kegiatan ,i,a"#ingi Ketua9

Ben,a+ara9Sekretari$ 'ang

&er$angkutan

Peak$anaan : 0iakukan $eara in$i,enti

Agen,a : Pe"&a+a$an renana #er$ia#an

#eak$anaan ,an eaua$i kegiatan

N%tuen$i : 0iakukan %e+ $ekretari$ kegiatan

,an ,i,%ku"enta$ikan ke ,aa" BukuRa#at 0e#arte"en

C. NON FORMAL

Perte"uan ini ,iakukan $eara in$i,enta "enurut

ke&utu+an! N%tuen$i ,iakukan %e+ n%tuen ra#at 'ang

&er$angkutan! 0a#at &eru#a "u$'a(ara+ &e$ar 'ang

,iikuti %e+ $euru+ 4a4aran 5ung$i%nari$!

BAB II

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN

7/26/2019 sop bab 6 sam

9/51




Si$te" ker4a #anitia kegiatan ,itu4ukan untuk

#eak$anaan #r%gra" - #r%gra" ker4a ,ari "a$ing - "a$ing0e#arte"en! 0aa" +a ini akan ,i&a+a$ 8 i"a3 +a 'ang

"en4a,i ,a$ar $i$te" ker4a ter$e&ut 'aitu :

1! Pe,%"an Pen'u$unan Ranangan Kegiatan

0aa" "eranang $uatu kegiatan "aka ,iakukan

#erananaan ,engan "enentukan :

a! 0a$ar #en'eenggaraan

Pa,a &agian ini tertera ra$i%na atau aa$an#erun'a kegiatan!

&! Tu4uan

Tu4uan kegiatan 'ang ,i$u$un +aru$ $e$uai

,engan i$i ,an "i$i .I/A0EC!

! Keriteria ke&er+a$ian kegiatan

Beri$i #ara"eter 'ang ,a#at ,ia#ai $ea"a

#r%$e$ kegiatan $erta $etea+ kegiatan,iak$anakan!

,! Strategi ,an #r%$e$ tekni$ kegiatan

0aa" &agian ini ,itentukan "engenai

#en,ekatan kegiatan 'ang akan ,igunakan

#r%$e,ur tekni$ 'ang ,igunakan ,aa" "ena#ai

tu4uan kegiatan!

e! /ateri kegiatanPa,a &agian ini ,itentukan i$i kegiatan tu4uan

,ari $etia# &agian kegiatan!

5! Ke#anitiaan kegiatan

Beri$i $u$unan ke#anitiaan 'ang &ertanggung

4a(a& ter+a,a# ke&er+a$ian kegiatan!

g! Nara$u"&er Aara

7/26/2019 sop bab 6 sam

10/51




0i&agian ini ,iantu"kan %rang 'ang akan

"e"5a$iita$i kegiatan ,an ter"a$uk e"&aga

a$a nara$u"&er!+! Pe$erta kegiatan

Pa,a &agian ini ,iuraikan tentang #er$'aratan

+ak ke(a4i&an ,an 4u"a+ #er$erta,a#at

&eru#a #erkiraan atau target3!

i! aktu ,an te"#at

Pa,a &agian ini 'ang #eru ,i4e$kan a,aa+

ka#an (aktu #eak$anaan kegiatan &era#a a"a,i"ana te"#at kegiatan $erta #erangkat 'ang

akan ,igunakan!

4! 0ana

Pa,a &agian ini ,i4a$kan "engenai $u"&er ,ana

4u"a+ ,ana kegiatan 'ang ,iu$ukan $eara

terini "engenai #enggunaan ,ana!

2! Per$ia#an Kegiatan

Langka+-angka+ 'ang #eru ,iakukan antara ain :

A! Pen'u$unan #r%#%$a

13 Pr%#%$a ,i&uat %e+ $ekretari$ ke#anitiaan

&erk%%r,ina$i ,engan ke$ekretariatan!

23 Pe"&uatan #r%#%$a ,iakukan "ini"a

"ak$i"a 1 &uan $e&eu" aara ,iak$ankan!63 Pr%#%$a kegiatan +aru$ $e$uai ,engan

$i$te"atik #e"&uatan #r%#%$a kegiatan 'aitu

$e&agai &erikut :

a! Na"a kegiatan

&! Latar &eakang

7/26/2019 sop bab 6 sam

11/51




Bagian ini &eri$i atar &eakang #erun'a

,iak$anakann'a kegiatan 'ang akan

,ia4ukan!! 0e$kri#$i Kegiatan

0i&agian ini ,i4eak$an "engenai

kegiatan 'ang akan ,i$eenggarakan!

,! Tu4uan kegiatan

0i&agian ini ,iru"u$kan tu4uan k%nkrit

,an e$en$ia ,ari kegiatan 'ang akan

,ia4ukan!e! Sa$aran kegiatan

Pa,a &agian ini ,iru"u$kan +a-+a 'ang

"en4a,i kegiatan ,aa" "en,ukung

#ena#aian tu4uan kegiatan!

5! Target kegiatan

0i&agian ini ,i4ea$kan target ,ari

kegiatan ter$e&ut $ia#a ,an $e#erti a#a!

g! T%%k Ukur Kegiatan

T%%k ukur ,i$ini a,aa+ auan atau

#ena#aian ,ari kegiatan ter$e&ut!

+! aktu ,an te"#at

0i&agian ini ,i4e$kan tentang ka#an

$erta a"an'a (aktu kegiatan ,an ,i"an

te"#at 'ang akan ,igunakan! Te"#at

#eak$anaan kegiatan "eru4uk #a,a

5a$iita$ ruangan a#angan ,an

$e&again'a! Se&aikn'a ,aa" #eneta#an

(aktu ,an #enggunaan te"#at ti,ak

ter4a,i &entr%k ,engan kegiatan ain!

i! Ke#e$ertaan Kegiatan

7/26/2019 sop bab 6 sam

12/51




0i&agian ini ,i4ea$kan "engenai $ia#a

,an 4u"a+ #e$erta ,aa" kegiatan

ter$e&ut!4! La"#iran

Su$unan Panitia

0i&agian ini ,i4ea$kan "engenai

4u"a+ #anitia ,an %rgani$a$i

ke#anitian!

Su$unan aara0i&agian ini ,i4ea$kan $u$unan

kegiatan $erta ,i#erini #ua $eara

$#e$i5ik $ia#a #eak$ana 'ang terkait

,aa" kegiatan ter$e&ut!

Anggaran ,ana

0i&agian ini ,i4ea$kan "engenai

anggaran ,ana 'ang ,i#erukan ,anakan ,ia4ukan ,aa" kegiatan

ter$e&ut!

k! Penutu#

! Penge$a+an

B! Per$ia#an tekni$

13 Ra#at #anitiak%n$e# kegiatan

#e"&agian tuga$ #erenanaan (aktu323 K%%r,ina$i $euru+ ke#anitiaan ,engan

#i+ak-#i+ak uar 'ang teri&at!

C! Peak$anaan Kegiatan

a! Kegiatan 'ang ,iak$anakan +aru$ $e$uai

,engan renana-renana 'ang $u,a+

,i#er$ia#kan!

7/26/2019 sop bab 6 sam

13/51




&! Ketua #eak$ana +aru$ "e"antau

4aann'a aara ,an "enatat +a-+a

'ang ,iangga# #enting 'ang akan,igunakan $e&agai &a+an eaua$i untuk

kegiatan &erikutn'a!

0! Pa$a Kegiatan

BAB III

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

ADMINISTRASI

A. PENGANTAR

Ber&iara ke$ekretariatan akan $eau &er+u&ungan

,engan $ekretari$ &aik itu Sekretari$ U"u" atau#un

Sekretari$ 0e#arte"en! Ke$ekreta$iatan "eru#akan

$aa+ $atu ee"en 'ang $angat #enting ,aa"

7/26/2019 sop bab 6 sam

14/51




"en,ukung #r%gra" ker4a ,an kegiatan ,aa" $uatu

%rgani$a$i! Seain itu keanaran a,"ini$tra$i "eru#akan

$aa+ $atu t%%k ukur ke&er+a$ian %rgani$a$i! A#aagi$e4ara+ #er4aanan $e&ua+ %rgani$a$i 'ang tea+ ,ia#ai

#eru ,ira#ikan ,an ,iar$i#kan $e+ingga ke"a"#uan

aa,"ini$trati5 $e"akin ,i#erukan!

A,"ini$tra$i &ukana+ $uatu +a 'ang "en'uitkan

4u$tru $angat #enting untuk regenera$i ,an #e"&ea4aran

#enguru$! Ban'ak ,ata 'ang "enun4ukan &a+(a

#enge%aan a,"ini$tra$i 'ang e"a+ ,a#at "enurunkankiner4a %rgani$a$i!

B. KESKRETARIATAN

Ke$ekretariatan ,i&agi "en4a,i ,ua 'aitu Ke$kretariatan

.i"#unan ,an Ke$kretariatan 0e#arte"en!

Ke$kretariatan ,i .i"#unan ,iak$anakan %e+

Sekretari$ U"u" Ke$kretariatan ,i 0e#arte"en,iak$anakan %e+ Sekretari$ 0e#arte"en! Ja,i ,aa"

+a ini tia# 0e#arte"en +aru$ "e"iiki Sekretari$ ,i

,aa"n'a!

Berikut uraian tuga$ Sekretari$ U"u" ,an Sekretari$

0e#arte"en ,aa" +a Ke$kretariatan

1! Sekretari$ U"u"a! /engk%%r,ina$ikan #engaturan a,"ini$tra$i

.I/A0EC

&! /en4aankan 5ung$i a,"ini$tra$i ,i .I/A0EC

! /e"&uat renana agen,a ,an "engatur

a,"ini$tratie

7/26/2019 sop bab 6 sam

15/51




,! Bertangggung 4a(a& ter+a,a# $egaa &entuk

#enga,"ini$tra$ian %rgani$a$i ke#a,a Ketua

.I/A0EC

2! Sekretari$ Bi,ang

a! /enggantikan 5ung$i Ke#aa 0e#arte"en

a#a&ia Ke#aa 0e#arte"en &er+aangan

&! /eakukan 5ung$i k%%r,ina$i ,engan Sekretari$

U"u"

! /e"&antu Tuga$ Ke#aa 0e#arte"en ,aa""eak$anakan Tuga$ ,an (e(enang ker4an'a

,! Ber$a"a-$a"a Ke#aa 0e#arte"en

"e"#ertanggung4a(a&kan $e"ua kegiatan ,an

ke&i4akan 'ang ,ikeuarkan ke#a,a Ketua

.I/A0EC

6! Penge%aan Surat

Berka$ $urat ,an atau 'ang &er+u&ungan ,engan

$urat "en'urat ,i$u$un &er,a$arkan ka$i5ika$i ,an

#en%"%rann'a! Pi+ak 'ang &ertanggung 4a(a&

"engatur #en'u$unan ,an #enge%aan &erka$ a,aa+

Sekretari$ U"u"!

I! Surat /a$uk

13 Peneri"aan Surat

Surat 'ang ,iteri"a %e+ Sekretri$ U"u"

tere&i+ ,a+uu ,i$%rtir "ana 'ang

"eru#akan $urat %rgani$a$i $urat

#ri&a,i9#enguru$ atau $urat-$urat ainn'a!

Surat ,i$%rtir &er,a$arkan "ana 'ang

7/26/2019 sop bab 6 sam

16/51




ter"a$uk $urat &agi Ketua .I/A0EC

Sekretari$ Ke#aa 0e#arte"en 0e#arte"en

Penguru$ .arian!

23 Penatatan Surat

Surat 'ang tea+ ,iteri"a au ,iatat ,aa"

&uku regi$tra$i $urat "a$uk! Berikut #%in-

#%in 'ang ,a#at ,iantu"kan :

a! N%"%r urut

&! Tangga "a$uk! N%"%r $urat

,! A$a $urat

e! Tu4uan

5! Peri+a

g! Keterangan

?%r"at Buku Regi$tra$i Surat "a$uk

N%! Tg

"a$uk

Pengiri"

,an

aa"at

Tg

,an

N%!

$urat

#eri+a Tu4uan La"#iran Ket!

63 Pen'a"#aian Surat

Setea+ ,iatat ,aa" &uku regi$tra$i $urat

"a$uk ke"u,ian ,i#ara5 ,an ,i&eri tangga

#eneri"aan! Ke"u,ian ,i$a"#aikan #a,a

#i+ak 'ang &er$angkutan untuk ,itin,ak

an4uti!

7/26/2019 sop bab 6 sam

17/51




73 Penin,ak an4utan SuratBia 'ang &er$angkutan #eru "e"&uat $urat

&aa$an #i+ak ter$e&ut +aru$

"e"&erita+ukan ke#a,a Skretari$ U"u"

untuk ,i&uatkan Surat &aa$an! Bia 'ang

&er$angkutan "e"iiki ke(enangan untuk

"e"&uat $urat $en,iri 'ang &er$angkutan

teta# +aru$ "e"&erita+u Sekretari$ U"u"untuk "eneri"a n%"%r $urat!

83 Pen'i"#anan Surat

Setea+ $e"ua #r%$e$ ter$e&ut ,iak$anakan

&erka$ $urat ,i$i"#an %e+ Sekretari$ U"u"!

II! Surat Keuar

13 Pe"&uatan Surat

Surat 'ang ,itu4ukan untuk #i+ak ek$terna

,an $urat &aa$an ,i&uat %e+ Skretari$ ata$

#er"%+%nan ,ari 0e#arte"en 'ang

&er$angkutan atau 'ang &erke#entingan! Jika

,i&erikan ke(enangan "aka 0e#arte"en

,a#at "e"&uat $en,iri $urat keuar 'ang,i#erukann'a ,engan teta# "e"&erita+u

Sekretari$ U"u" untuk "e"inta n%"%r

$urat!

23 Penatatan Surat

7/26/2019 sop bab 6 sam

18/51




Surat 'ang ,i&uat au ,iatat ,aa" &uku

regi$tra$i $urat keuar! Berikut #%in-#%in

'ang ,a#at ,iantu"kan :a3 N%"%r urut

&3 Tangga keuar

3 N%"%r $urat

,3 A$a $urat

e3 Tu4uan

53 Peri+a

g3 Keterangan

?%r"at Buku Regi$tra$i Surat Keuar

N%! Tg

keuar

Tu4uan Tg ,an

N%! $urat

#eri+a La"#iran Ket!

7! Pen%"%ran Surat

Surat U"u"

K%,e #enui$an : A9B9C909E9?9G

A! N%"%r $urat

Segaa akti5ita$ #e"&uatan $urat +aru$

,iketa+ui ,an ,ia#%rkan ke#a,a Sekretari$

U"u"!

B! K%,e Berka$ Surat

Jeni$ $urat 'ang ,igunakan a,aa+ $e&agai

&erikut :

7/26/2019 sop bab 6 sam

19/51




o SP/ Surat Per"%+%nan

o SPR Surat Perinta+

o

SPT Surat Pengantar o SU0 Surat Un,angan

o SA0 Surat Penga"&ian 0ana

o SBL Surat Baa$an

o SR0 Surat Rek%"en,a$i

o SPB Surat Pe"&erita+uan

o SKT Surat Keterangan

o

SPN Surat Pern'ataano SKA Surat Kua$a

o SLG Surat Legaita$

C! Lingku# Surat

1! IN Surat 'ang ,itu4ukan untuk

?ung$i%nari$ atau interna

.I/A0EC

2! E Surat 'ang ,itu4ukan untuk

Or"a(a

atau Le"&aga ek$terna .I/A0EC

0! Pi+ak Yang /engeuarkan Surat

o Ka+i"a Ketua .I/A0EC

o Sek4en Sekretari$ Jen,era

o Seku" Skretari$ U"u"

o BU Ben,a+ara U"u"o PS0/ 0e#arte"en Penge"&angan

Su"&er 0a'a /a+a$i$(a

o 0agri 0e#arte"en 0aa" Negeri

o Lugri 0e#arte"en Luar Negeri

o Ri$tek 0e#arte"en Ri$et ,an

Tekn%%gi

7/26/2019 sop bab 6 sam

20/51




o K%"in5% 0e#arte"en K%"unika$i

,an

In5%r"a$io /in&at 0e#arte"en /inat ,an

Bakat

E! K%,e Le"&aga

K%,e e"&aga a,aa+ .I/A0EC

?! Buan 0ikeuarkan Surat angka R%"a(i3

G! Ta+un Pe"&uatan Surat 7 ,igit3

C%nt%+ :

Surat #er"%+%nan 'ang ,itu4ukan untuk BAUK!

/i$an'a $urat un,angan 'ang ,ikeuarkan %e+

0e#arte"en /inat Bakat #a,a &uan N%e"&er

Ta+un 2*18!

N%"%r :

*

7/26/2019 sop bab 6 sam

21/51




o /eneta#kan

K%,e #enui$an : A9B9C909E9?

A! N%"%r Surat

B! K%,e &erka$ $urat SKP3

C! Pi+ak 'ang "engeuarkan ketua

.I/A0EC3

0! K%,e e"&aga .I/A0EC3

E! Buan ,ikeuarkan $urat angka r%"a(i3?! Ta+un #e"&uatan $urat

C%nt%+ :

SK keterangan #engangkatan 5ung$i%nari$ .I/A0EC

#eri%,e 2*18-2*1)!

N%"%r : *19SKP9Ka+i"a9.I/A0EC9DII92*18

Surat Ke#anitiaan

K%,e Penui$an : A9B9C909E9?9G

A! N%"%r Surat

B! K%,e Berka$ Surat

C! Lingku# Surat

0! Pi+ak 'ang "engeuarkan #anitia kegiatan3

E! K%,e Le"&aga

?! Buan ,ikeuarkan $urat angka r%"a(i3

G! Ta+un #e"&uatan $urat 7 ,igit3

7/26/2019 sop bab 6 sam

22/51




C%nt%+ :

0e#arte"en PS0/ "e"&uat $urat #er"%+%nanke#a,a tia# 0e#arte"en untuk "engiri" ,eega$i

$e&agai #anitia 0ikteri$a$i Genera$i Biru ta+un 2*18!

N%"%r : *79SP/9IN9PAN-0IKTERISASI9

.I/A0EC9I92*18

7/26/2019 sop bab 6 sam

23/51




?%r"at Surat

Kerta$ 'ang ,igunakan a,aa+ A7

/argin 6-6-2!8-2 " La&e K%# Surat :

1! PPNS "enggunakan 5%nt Ti"e$ Ne( R%"an

Sie 17

2! .I/A0EC "enggunakan 5%nt Ti"e$ Ne(

R%"an $ie 17 B%,

6! Aa"at "enggunakan 5%nt Ti"e$ Ne( R%"an

$ie =7! E"ai "enggunakan 5%nt Ti"e$ Ne( R%"an

$ie =

8! L%g% PPNS $e&ea+ kiri %g% .I/A0EC

$e&ea+ kanan

)! Aign teFt "enggunakan Center $#ae 1

I$i $urat "enggunakan 5%nt Ti"e$ Ne( R%"an $ie

12 $#ae 1!8 aign teFt 4u$ti5'P%in-#%in 'ang ter,a#at ,aa" #e"&uatan $urat

N%"%r $urat

Peri+a $urat

Orang atau %rgani$a$i 'ang ,itu4u

Pe"&uka $urat

I$i $urat

Penutu# $urat

Penge$a+an $urat

?%r"at Surat Legaita$ Kegiatan

Kerta$ 'ang ,igunakan a,aa+ A7

/argin 6-6-2!8-2 "

La&e K%# Legaita$ :

7/26/2019 sop bab 6 sam

24/51




1! PPNS "enggunakan 5%nt Ti"e$ Ne( R%"an

Sie 17

2! .I/A0EC "enggunakan 5%nt Ti"e$ Ne(R%"an $ie 17 B%,

6! Aa"at "enggunakan 5%nt Ti"e$ Ne( R%"an

$ie =

7! E"ai "enggunakan 5%nt Ti"e$ Ne( R%"an

$ie =

8! L%g% PPNS $e&ea+ kiri %g% .I/A0EC

$e&ea+ kanan)! Aign teFt "enggunakan Center $#ae 1

I$i egaita$ "enggunakan 5%nt Ti"e$ Ne( R%"an

$ie 12 $#ae 1!8 aign teFt 4u$ti5'

I$i egaita$ "en'e$uaikan kegiatan 'ang akan

,iegaita$kan

Legaita$ ,i$a+kan %e+ ketua #eak$ana ,an Ketua

.I/A0EC ?%r"at k%%" #enge$a+an $e$uai ,engan aturan

,aa" $urat-"en'urat

7/26/2019 sop bab 6 sam

25/51




C%nt%+ $urat3

N%"%r : **79SP/9E9/in&at9.I/A0EC9I92*18

.a : Peri4inan #e"in4a"an te"#at

Yt+! aki 0irektur III PPNS

0i Te"#at

0engan .%r"at

Se+u&ungan ,engan akan ,ia,akann'a kegiatan

Sa"&ung Ra$a Keuarga /a+a$i$(a Teknik Peranangan

,an K%n$truk$i Ka#a %e+ 0e#arte"en /inat ,an Bakat

.I/A0EC PPNS 2*1892*1) #a,a :

.ari9Tangga : Ju"at 16 N%e"&er 2*18

aktu : 1=!**-22!** IB

/aka ,engan ini ka"i $eaku #anitia #en'eenggara

"e"inta i4in untuk "e"in4a" te"#at ,i ,e#an e,ing

Centre0e"ikian #er"%+%nan ini ka"i $a"#aikan! Ata$

#er+atian ,an ker4a$a"a Ba#ak ka"i $a"#aikan

teri"aka$i+!

Ketua .I/A0EC

E"&/ E"aa

NRP. 611)0)0025

.%r"at Ka"i

Ketua Peak$ana

R&a N" A3(&4a'

NRP. 011+0+002)

/engeta+ui

aki 0irektur III

P%iteknik Perka#aan Negeri Sura&a'a

7/26/2019 sop bab 6 sam

26/51




P",#!/ P"&,(, S.L.7 ST.7 MT.

NIP. 18610616 18990) 1002

5%r"at k%%" #enge$a+an $e$uai ,engan aturan 'ang $u,a+

,i&erikan3

Te"&u$an :

1! Ke#aa Juru$an Teknik Bangunan Ka#a

2! aki 0irektur II

6! BAUK

C. e(enang #e"&uatan $urat

1! Pi+ak 'ang "e"&uat

Setia# $urat 'ang keuar +aru$ ,iketa+ui %e+

$ekretari$ u"u" untuk "e"inta n%"%r $urat #a,a

$ekretari$ u"u"!

Sekretari$ kegiatan ,i&erikan +ak ,aa"

#e"&utan $urat 'ang &erkaitan ,engan ke#anitiaan

ter$e&ut! Sekretari$ u"u" +an'a &ertanggung 4a(a&

untuk "eng%ntr% "i$an'a ,aa" +a #en%"%ran

$urat3 ,an "e"&eri &antuan 'ang ,i#erukan!

2! Pi+ak 'ang "enan,atangani atau "en'etu4ui

Surat 'ang tea+ ,i&uat au ,itan,atangani %e+

#i+ak 'ang &er(enang 'aitu:

a! Surat ke#utu$an ,itan,atangani %e+ Ka+i"a

Sura&a'a, 20 September 2015

Ketua .I/A0EC

FFFFFFFFFFFFF

NRP. ..

7/26/2019 sop bab 6 sam

27/51




&! Surat ke#a,a #i+ak uar %rgani$a$i ingku# intra

ka"#u$ 'ang &er$i5at u"u"9ti,ak "engikat$urat

un,angan $urat #er"%+%nan $urat iin3

,itan,atangani %e+ Ketua 0e#arte"en ,an

Ka+i"a atau Ketua Peak$ana Kegiatan ,an

Ka+i"a!

Ketua

.I/A0EC

FFFFFFFFFFFF

NRPHHHHH

Sura&a'a 2* Se#te"&er 2*18

Ketua 0e#arte"en

FFFFFFFFFFF

NRPHHHH!

! Ua#an teri"a ka$i+ ata$ $u"&angan9 #arti$i#a$i9

$#%n$%r9&antuan ain ,itan,atangani %e+

Sekretari$ u"u" ,an Ka+i"a!

Ketua .I/A0EC

FFFFFFFFFFF

NRPHHHH!!


Sekretari$ U"u"

FFFFFFFFFFF

NRPHHHH!!

,! Surat iin kegiatan ke#a,a #e4a&at9&ir%krat

ka"#u$ 'ang &er(enang $urat ,itan,atangani

CAP

HIMA

7/26/2019 sop bab 6 sam

28/51




%e+ ketua #eak$ana ketua 4uru$an ,an #e"&antu

,irektur III

Catatan: tan,a tangan ,a#at ,iakukan %e+ %rang 'ang

&er$angkutan! Jika %rang a'ang $e+aru$n'a ti,ak a,a "aka

,a#at ,iata$ na"akan ,engan ang$ung "engganti na"a

%rang 'ang &er$angkutan ,engan %rang 'ang "enggantikan!

C%nt%+ :

Ketua Juru$an

Teknik Bangunan

FFFFFFFFFFFF

NIP! HHHH

Sura&a'a 2* Se#te"&er 2*18Ketua #eak$ana

FFFFFFFFFFF

NRP! HHHHH

/engeta+uiPe"&antu 0irekt%r III

Bi,ang Ke"a+a$i$(aan

FFFFFFFFFFFF

NIP! HHHHHH!!

Ca# 4uru$an

Ca# PPNS

7/26/2019 sop bab 6 sam

29/51




a!n! Ketua .I/A0EC

Sekretari$ Jen,ra

FFFFFFFFFFF

NRP! HHHH!!


Ketua Peak$ana

FFFFFFFFFF

NRP! HHHH!!

D. A,"ini$tra$i tia# &i,ang

1! Pen,a+uuan

/en4aga keterti&an ,an kera#ian a,"ini$tra$i

"eru#akan tuga$ $ekretari$ ,e#arte"en untuk"en4a"in ke$ea"atan &a+an #ertanggung4a(a&an

%rgani$a$i tentang #erananaan ,an #en'eenggaraan

#r%gra" ker4a$erta untuk "en'e,iakan &a+an

#ertanggung4a(a&an ter$e&ut &agi kegiatan +i"#unan!

2! Petun4uk a,"ini$tra$i tia# &i,ang

Ca# +i"a

7/26/2019 sop bab 6 sam

30/51




a! Berita aara ra#at ,e#arte"en

13 Setia# $ek,e# (a4i& "e"&uat &erita aarara#at ,e#arte"en!

23 Si$te"atika &erita aara $e$uai SOP ra#at

.I/A0EC!

63 Berita aara ra#at ,e#arte"en ,i$i"#an %e+

$ekretari$ ,e#arte"en ke"u,ian ,i$era+kan

#a,a $ekretari$ u"u" $e&agai a#%ran

&uanan tia# ,e#arte"en!&! La#%ran &uanan tia# ,e#arte"en

13 Setia# $ekretari$ ,e#arte"en (a4i& "e"&uat

a#%ran &uanan $eara tertui$ 'ang

,i$era+kan ke#a,a Sekretari$ u"u" #a,a $aat

ra#at Penguru$ .arian!

23 La#%ran &uanan

! La#%ran ak+ir tia# ,e#arte"en

0iak+ir ke#enguru$an $etia# ,e#arte"en (a4i&

"e"&uat a#%ran ak+ir ,e#arte"en $eara tertui$!

La#%ran ak+ir tia# ,e#arte"en ,iketik ra#i ,engan

$i$te"atika a#%ran $e&agai &erikut:

13 Pen,a+uuan

Pa,a &agian ini &eri$i atar &eakang

ke&era,aan 0e#arte"en +a 'ang "ean,a$i

#eak$anaan kegiatan ,an $egaa +a 'ang

&er+u&ugan ,engan ke&era,aan 0e#arte"en!

23 0e$kri#$i tuga$

/eru#akan ga"&aran tuga$ 'ang ,ia"ana+kan

%e+ ka+i"a ke#a,a 0e#arte"en ,aa" rangka

"en,ukung ke&erang$ungan %rgani$a$i!

k%n

7/26/2019 sop bab 6 sam

31/51




63 K%n,i$i %&4ekti5

K%n,i$i %&4ekti5 "eru#akan $uaatu rii tu rii

'ang ,iaa"i 0e#arte"en! Bia$an'a&er+u&ungan ,engan kiner4a 0e#arte"en

4u"a+ #er$%ni ker4a$a"a ,an k%%r,ina$i

angg%ta ,e#arte"en $erta #eran ,an 5ung$i

'ang ,ie"&an 0e#arte"en!

73 Pr%gra" ker4a

/eru#akan #r%gra" ker4a 'ang ,i&uat %e+

0e#arte"en #a,a $aat Ra#at RenanaKer4aRaker3 atau#un kegiatan ini,enta 'ang

,irenanakan $ea"a #eri%,e ke#enguru$an!

83 Reai$a$i #r%gra" ker4a

/eru#akan #r%gra" ker4a 'ang ,a#at

,iak$anakan $ea"a #eri%,e ke#enguru$an

%e+ 0e#arte"en! Pa,a &agian ini ,iantu"kan

&agian-&agian &erikut:a3 Na"a kegiatan

&3 Tu4uan kegiatan

3 aktu ,an te"#at kegiatan

,3 Pe$erta kegiatan

e3 Ga"&aran kegiatan

53 A%ka$i ,ana

g3 .a"&atan-+a"&atan

+3 Eaua$i ,an rek%"en,a$i

)3 .a"&atan-+a"&atan ,an eaua$i

Beri$i +a-+a 'ang "eng+a"&at kiner4a

#enguru$ $erta eaua$i 'ang ,iakukan untuk

"e"#er&aiki k%n,i$i 5ung$i ,an #eran

%rgani$a$i k+u$u$n'a $e$uai 0e#arte"en

gara#ann'a!

7/26/2019 sop bab 6 sam

32/51




7/26/2019 sop bab 6 sam

33/51




a! Pe"in4a"an inentari$ ,iakukan ,engan

$e#engeta+uan #i+ak 'ang &er(enang ,aa" +a

ini $ekretari$ u"u"!&! Pe"in4a" &ertanggung4a(a& ata$ k%n,i$i

inentari$ 'ang ,i#in4a"

! Inentari$ ,ike"&aikan #aing a"&at ,ua +ari

$etea+ &erang$ungn'a aara!

,! Pe"in4a" +aru$ "engk%n5ir"a$ikan ke#a,a

#i+ak $ekretari$ u"u" a#a&ia inentari$ tea+

,ike"&aikan!

6! Sank$i-$ank$i

A#a&ia ter4a,i ke+iangan atau keru$akan #a,a

inentari$ "aka #e"in4a" (a4i& "enggantikan

atau "e"#er&aiki inentari$ ter$e&ut!

BAB I:

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RAPAT

A. PENGANTAR

7/26/2019 sop bab 6 sam

34/51




Ra#at a,aa+ $arana #erte"uan 'ang ,a#at ,igunakan

untuk "engukur ,an "engeaua$i ke"a4uan kiner4a

%rgani$a$i $ea"a "a$a ke#enguru$an ,aa" 4angka (aktu'ang tea+ ,itentukan #a,a BAB I! .a$i ; +a$i ra#at $eain

,iketa+ui %e+ #enguru$ 'ang teri&at #a,a ra#at 4uga

,i"ungkinkan $e"ua 5ung$i%nari$ .I/A0EC #eri%,e 2*18

; 2*1) ,a#at "engeta+ui +a$i ra#at ter$e&ut!

B. PIMPINAN RAPAT

1! ?%r"aa! Ra#at Ker4a

Baik Ra#at Ker4a I II "au#un III ,i#i"#in

%e+ Ka+i"a atau Sekretari$ U"u" atau #i+ak

'ang ,i&eri (e(enang %e+ Ka+i"a Pi"#inan

Si,ang3

&! Ra#at Pi"#inan

0i#i"#in %e+ Ka+i"a .I/A0EC! Ra#at Be$ar

0i#i"#in %e+ Ka+i"a .I/A0EC

,! Ra#at K%"una

0i#i"#in %e+ Ke#aa 0e#arte"en

e! Ra#at Ke#anitiaan

0i#i"#in %e+ Ketua Peak$ana ,i,a"#ingi

Ka+i"a atau Sekretari$ U"u" atau Ketua

0e#arte"en ,an Sekretari$ 0e#arte"en 'ang

terkait ,engan #r%ker 'ang akan ,iak$anankan

C. UNDANGAN RAPAT

1! Un,angan Ra#at Ker4a ,i&uat %e+ Sekretari$ U"u"

,an #i+ak 'ang ,i&eri "an,at %e+ Ka+i"a

ke"u,ian ,i&erita+ukan ke#a,a $euru+

7/26/2019 sop bab 6 sam

35/51




?ung$i%nari$ .I/A0EC ,an un,angan 'ang tea+

,itentukan!

2! Un,angan Ra#at Pi"#inan ,i&uat %e+ Sekretari$U"u" ata$ "an,at ,ari Ka+i"a ke"u,ian

,i&erita+ukan ke#a,a Pi"#inan Ek$ekuti5 P. ,an

Ke#aa 0e#arte"en3 ainn'a!

6! Un,angan Ra#at Be$ar ,i&uat %e+ Sekretari$ U"u"

,an #i+ak 'ang ,i&eri "an,at %e+ Ka+i"a

ke"u,ian ,i&erita+ukan ke#a,a $euru+

?ung$i%nari$ .I/A0EC!

7! Un,angan Ra#at K%"una ,i&uat %e+ Ke#aa 9

Sekretari$ 0e#arte"en k%n,i$i%na3 ,an ke"u,ian

,i&erita+ukan ke#a,a $euru+ angg%ta 0e#arte"en!

8! Un,angan ra#at Ke#anitiaan ,i&uat %e+ Sekretari$

Kegiatan ,an ,i$era+kan ke#a,a $ie #u&ika$i untuk

,i$e&arkan ke#a,a angg%ta #anitia!

D. BERITA ACARA RAPAT

1! Berita Aara Ra#at Ker4a ,i&uat %e+ Sekretari$

U"u" atau #i+ak 'ang ,itun4uk ang$ung %e+

Ketua .I/A!

2! Berita Aara Ra#at Pi"#inan ,i&uat %e+ Sekretari$

U"u"!6! Berita Aara Ra#at Be$ar ,i&uat %e+ Sekretari$

U"u"!

7! Berita Aara Ra#at K%"una ,i&uat %e+ Sekretari$

0e#arte"en!

8! Berita Aara Ra#at Ke#anitian ,i&uat %e+ Sekretari$

kegiatan!

7/26/2019 sop bab 6 sam

36/51




E. FORMAT BERITA ACARA RAPAT

BERITA ACARA RAPAT

;NAMA RAPATenana Anggaran

Penutup

7/26/2019 sop bab 6 sam

47/51




pihak +ang berkepentingan !an &em'ga bi&a

memberikan gambaran +ang ukup "e$a&.

Ata& !ukungan !an ker"a &ama &emua pihak,kami uapkan terima ka&ih.

7/26/2019 sop bab 6 sam

48/51



CONSTRUCTIONSekretariat : Ruang CC-122 J! Teknik Ki"ia Ka"#u$ PPNS ITS


LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL

Nama Kegiatan

!EKN"K PERAN#ANGAN $AN

KONS!R%KS" KAPAL

Suraba+a, tangga$ bu$an tahun pembuatan

H'rmat Kami,

K!paa J"*a(

T!/(&/ Ba((a( /apa

Aang (a+i,in ST/T!

NIP! 1>>8*1 1**1

K!a P!a/*a(a

Na"a Ketua

NRP

Mengetahui ( Men+etu"ui,

Pem&antu $ire'tur """

PPNS

Pr'"ek Pri+'ngg' S. , S ., M .

IP. 1?=10=1=1?

7/26/2019 sop bab 6 sam

49/51





Te"&u$an:

1! Ketua .I/A0EC Erik E F tra,a3

2! 0%$en TKK a+'u i'ati ST.3

La"#iran 1

SUSUNAN PANITIA .........................

Pe$in!ung - Ir. @k' u$iant',M.M., M>IA

Pena&ehat - Pr'"ek Pri+'ngg'. S., M.

Ketua Panitia -Sekretari& -

Ben!ahara -

Sie Periinan !an

Sie Huma& -

Sie Aara -

Sie Pub. ek. 'k -

Sie Per$engkapan -Sie K'n&um&i -

untuk kepanitian !i&e&uaikan !engan kebutuhan

kegiatan

7/26/2019 sop bab 6 sam

50/51





ampiran 2

SUSUNAN ACARA

N

o

Hari (

!anggalAcara Pu'ul

)*

+

,

-

/

0

ampiran 3

REN#ANA ANGGARAN

7/26/2019 sop bab 6 sam

51/51





". PENGEL%ARAN

$a1tar

Pegeluaran

Satu

an

Harga2

R34

Jumlah 2R34

). Kese'retariatan

*. Pu&li'asi5 $o'umentasi 6an Humas

+. Perleng'a3an

,. Konsumsi

-. 7ee Pem&icara 2'on6isional sesuai acara4

!O!AL

KESEL%R%HAN&i$ahakan !ii&i &e&uai kebutuhan !an harga/harga

+ang !ima&ukkan haru& rea$ perkiraan harga !i

pa&aran

sop bab 6 sam

Documents

Transcript of sop bab 6 sam