sop administrasi umum

22. SOP Adminitrasi Umum (Kesekretariatan)

A

1 Wakil Sekretaris 10 hari kerja

2 Wakil Sekretaris 10 hari kerja

3 Wakil Sekretaris Setiap harikerja

4 Wakil Sekretaris Setiap harikerja

5 Wakil Sekretaris SesuaiKebutuhan

6 Wakil Sekretaris 3 harikerja

7 Wakil Sekretaris 1 harikerja

B

1

- Petugas/Subag Umum

1 hari kerja

- Panitera/Sekretaris

1 hari kerja

- Ketua 1 hari kerjakecuali

pejabat DL

Ket.NO

Mengoreksi dan mengkoordinasikan surat- surat keluaryang dibuat oleh sub bagian umum, keuangan, dankepegawaian

Melakukan koordinasi dengan instansi terkaitdilaksanakan sesuai kebutuhan

Yang dimaksud surat masuk adalah semua surat-surat dinas yang ditujukan ke Pengadilan danditerima pada Sub Bagian Umum atas delegasiPanitera/Sekretaris

surat yang diterima diberikan tanda terima dandiagendakan pada buku agenda surat masuk,diberikan nomor dan lembar disposisi, dikoreksioleh Kepala Sub Bagian Umum kemudiandiserahkan ke Panitera/Sekretaris

Menyusun data untuk keperluan pelaporan seluruhkegiatan untuk disampaikan kepada Pimpinan melaluiPanitera/SekretarisMelakukan pertemuan dengan seluruh pegawaikesekretariatan untuk melakukan evaluasi kegiatanyang telah dilaksanakan.Sub Bagian Umum

Pengelolaan AdministrasiAdministrasi Tata Persuratan

WaktuPenye-lesaian

Tugas Wakil Sekretaris

Uraian Pelayanan

Panitera/Sekretaris mensortir surat untukditeruskan kepada Ketua Pengadilan

Unit/PejabatTerkait

Membuat program kerja pelaksanaan anggaran selakuPejabat Pembuat Komitmen (PPK) dilaksanakan setelahturun DIPA

Menyusun rencana kegiatan kesekretariatan tahunandan rencana anggaran tahun berjalan

Mengkoordinir dan mengawasi tugas-tugas sub bagianumum, keuangan, dan kepegawaian

Pengelolaan Surat Masuk

Ketua Pengadilan mendisposisi surat

- Panitera/Sekretaris

1 hari kerja


1 hari kerja


1 hari kerja


1 hari kerja

- Petugas/ kurir Setiapharikerja

2

- OperatorSIMAK-BMN

2 harikerja

- OperatorPersediaan

2 harikerja


3 hari kerja


3 hari kerja

- Subag Umum 7 hari kerja


3 hari kerja

- OperatorPersediaan

2 hari kerja


7 hari kerja


2 hari kerja


SesuaiKebutuhan


2 hari kerja

Pencatatan aset/barang milik negara setiap adakegiatan pengadaan barang/jasa setelah adanyapenyerahan/laporan dari KPA dan telah adanyaSP2D dan SPM dilakukan pencatatan/penginputankedalam Aplikasi SIMAK-BMN

Pencatatan barang-barang persediaan/ATKmelalui aplikasi Persediaan

Pengelolaan Surat Keluar

Surat diagendakan dalam buku agenda suratkeluar, diberi nomor dan tanggal pada hari dantanggal tersebut. 1 (satu) lembar surat ditinggalpada Sub Bagian umum sebagai arsip.Pengiriman surat dilakukan melalui pos, faximile,email dan dilaksanakan setiap hari, sedangkansurat-surat yang sangat urgent/penting dikirimhari itu juga melalui kurir

Administrasi Perlengkapan

Surat kembali ke Panitera/ Sekre-taris untukdidisposisiSurat didistribusikan sesuai disposisi oleh Staf

Surat yang memerlukan jawaban/ tanggapan,masing- masing harus sudah dijawab/ditanggapi

Pemberian Nomor Urut Pendaftaran (NUP) BMN

Pembuatan laporan aset ke sub.bag.keuangandan dilaporkan setiap akhir bulan.Membuat laporan BMN setiap semester keInstansi terkait (PTA)Melakukan Opname barang persediaan setiapbulanPencatatan hasil opname barang persediaan(Berita Acara Pemeriksaan Fisik) melalui aplikasipersediaan

Pendataan barang inventaris yang telah rusakdan sudah tidak bisadipakai untuk diusulkan penghapusan.

Perpanjangan pajak kendaraan operasional roda 2(dua) dan roda 4 (empat)Perbaikan dan perawatan kendaraan operasionalroda 2 (dua) dan roda 4 (empat) yang masihbisa diperbaiki

Perawatan dan Pemeliharaan gedung kantorsecara periodik sesuai dengan kebutuhan

- Petugas IT/Subag Umum

SesuaiKebutuhan


SesuaiKebutuhan

3- Kasubag.Umum 3 hari kerja

- Kasubag.Umum 10 hari kerja


a.- Petugas/

Subag Umum2 hari kerja


1 hari kerja


1 jam kerja


3 jam kerja

b.




c.- Sub Bagian Umum 1 hari kerja

- Sub Bagian Umum 2 hari kerja

4 Kerumahtanggaan

Pelaksanaan tugas kerumahtanggaan dibedakan dalam 4 (empat) kegiatanyaitu Pengelolaan Perpustakaan, Perawatan/Pemeliharaan Sarana GedungKantor, Pengamanan dan Kebersihan Lingkungan Kantor

Perawatan dan Pemeliharaan Sarana danPrasarana Gedung

Pemeliharaan gedung sesuai dengan kebutuhandilaksanakan oleh pihak ketiga

Pengelolaan PerpustakaanMencatat buku baru yang diterima ke dalamBuku Agenda, Buku Induk dan Penomoranmenurut Klasifikasi, oleh Petugas PerpustakaanMembuat perencanaan dan mengusulkanpengadaan buku-buku, Undang-Undang,Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah danbuku tentang hukum serta buku- buku yang adarelevansinya dengan kedinasan setiap akhirtahun.

Menguras dan mengisi kembali hidran,dilaksanakan sesuai kebutuhan

KeamananMenyusun Uraian Tugas (job description)Satuan pengamanan setiap awal bulanMelakukan pertemuan dalam rangka evaluasipelaksanaan tugas dengan staf Sub Bagian Umumdan Satuan Pengamanan setiap akhir bulan

Perawatan dan pemeliharaan AC setiap 3 (tiga)bulan sekali oleh pihak ketiga

Perawatan AC dan Komputer setiap 3 bulan sekali

Perbaikan dan perawatan meubelair yang masihbisa diperbaiki

Administrasi PerencanaanMenghimpun data kebutuhan ATK dan saranapenunjang kerja dari Ketua, Wakil Ketua,Panitera/Sekretaris, Panitera Pengganti,Kepaniteraan dan Kesekretariatan tahun yangakan datang.Menyusun Rencana Kerja Tahunan yangberhubungan dengan sarana dan prasarana.Menyusun Rencana Kerja dan Program Kerja SubBagian Umum setiap awal tahun.

Membuat catatan peminjaman buku danpengembalian buku dalam Buku Peminjaman.

Melakukan pemeliharaan, perawatan koleksibuku-buku satu minggu sekali

- Satpam/SubBagian Umum

1 hari kerja


- Petugas/SubBagian Umum

1 hari kerja


1 jam kerja


1 hari kerja


d.- Petugas/Sub

Bagian Umum1 hari kerja

- Kaur Umum 1 hari kerja

C.

1.

Kaur Keuangan 10 hari kerja

2.

Kaur Keuangan bulan Maret

a. Ketua 1 hari kerja

b. Panitera/Sekre-taris (KuasaPenggunaAnggaran)

1 hari kerja

c. Wakil Sekretaris 10 hari kerja

d. Subbag.Keuangan 1 hari kerja

Pembuatan Surat Keputusan mengenai PengelolaKeuangan (SK Pejabat Pembuat Komitmen, SKPenguji Surat Perintah Pembayaran (SPP) danPenandatangan Surat Perintah Membayar (SPM), SKPengelola Keuangan)Pembuatan program kerja pelaksanaan anggaranoleh Pejabat Pembuat Komitmen (P2K) dilaksanakansetelah turun DIPAMengagenda surat masuk yang sudah didisposisioleh Ketua Pengadilan dan Panitera/Sekretaris,diselesaikan sejak surat itu diterima

Perencanaan

Membuat dan menyusun RKAKL dan data pendukungkelengkapan untuk diserahkan ke Biro PerencanaanMahkamah Agung RI melalui PTA Yogyakarta

Membuat dan menyusun RKAKL dan data pendukungkelengkapan untuk diserahkan ke Biro PerencanaanMahkamah Agung RIPembuatan Surat Keputusan mengenai Kuasa

Pengguna Anggaran (KPA) setelah turun SK dariMahkamah Agung RI

4

Melakukan koordinasi dengan aparat keamananterkait (POLRES, POLSEK, KODIM) apabiladiperlukanMengarahkan semua tamu untuk melapor ke piket

Melakukan kontrol semua ruangan kerja setelahjam kerja, mematikan AC, listrik dan komputeryang masih menyala dan mengunci pintu yangbelum terkunci dilaksanakan oleh SatuanPengamananMenyalakan lampu di malam hari di luarruangan seperlunya dilaksanakanolehPetugasPengamananMencatatdalambukubagi pegawai atau pihak luaryang melaksanakankegiatandi lingkungan kantordi luar jam kerja,diselesaikansesuai dengankeperluan

Melakukan kontrol lingkungan kantor setiap 2(dua) jam sekali setiap hari dilaksanakan olehPetugas Pengamanan dan staf Sub Bagian Umum

Administrasi Keuangan

KebersihanMenyusun Uraian Tugas (job description) PetugasKebersihan dan Penanggung jawab Petugaskebersihan

Mengontrol pelaksanaan tugas sesuai denganuraian tugas (job descriptioni)

Sub Bagian Keuangan

e. Subbag.Keuangan 1 hari kerja

3.

a.

- PPABP 3 hari kerja

- Bendahara 1 hari kerja

- Bendahara/KaurKeuangan

1 hari kerja


- Operator/Penandatangan SPM

2 hari kerja

Petugas pengantarSPM/Bag Keu

tanggal 10setiap

bulannya(palinglambat)

b.- PPABP 3 hari kerja



1 hari kerja


- Operator/Penandatangan SPM

2 hari kerja

- Petugas pengantarSPM/Bag Keu

1 hari kerja

c.

- PPABP/Bendahara 2 hari kerja

- PPABP/KPA 1 hari kerja

Membuat faktur pajak/surat setoran pajak (SSP)

Koreksi daftar gaji dan kelengkapannya

Pengajuan Surat Pernyataan Tanggung jawabMutlak (SPTJM) Daftar gaji dan kelengkapannyauntuk ditandatangani oleh Kuasa PenggunaAnggaran

Uang Makan

Membuat dan mengkoreksi Daftar NominatifUang Makan setelah mendapat rekapitulasiabsensi dari sub bagian kepegawaian padatanggal 1 setiap bulannyaMembuat Surat Pernyataan Tanggung JawabMutlak (SPTJM) dan ditandatangani oleh KuasaPengguna Anggaran (KPA)

Koreksi daftar gaji susulan dan kelengkapannya

Pengajuan Daftar Gaji Susulan dankelengkapannya beserta surat PernyataanTanggung Jawab Mutlak (SPTJM) untukditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran

membuat Surat Perintah Membayar (SPM) danSurat Setoran Pajak (SSP) untuk ditandatanganioleh Pejabat Penandatangan Surat PerintahMembayar (SPM)Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) keKantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)

Surat keluar/jawaban surat

Membuat faktur pajak/surat setoran pajak (SSP)

Pelaksanaan Anggaran

Gaji Induk

Membuat daftar gaji pegawai menggunakanaplikasi gaji dan menyusun kelengkapan daftargaji (SK Kenaikan gaji berkala, SK KenaikanPangkat, Tunjangan Istri/Anak dan SK Mutasi)

Membuat Surat Perintah Membayar (SPM) danSurat Setoran Pajak (SSP) untuk ditandatanganioleh Pejabat Penandatangan Surat Perintah

Membayar (SPM), Mengantar Surat PerintahMembayar (SPM) ke Kantor PelayananPerbendaharaan Negara (KPPN)

Gaji SusulanMembuat daftar gaji susulan pegawaimenggunakan Aplikasi Gaji Pegawai Pusat (GPP)dan menyusun kelengkapan daftar gaji (SKKenaikan gaji berkala, SK Kenaikan Pangkat,Tunjangan Istri/Anak, SK Mutasi)

- Operator 1 hari kerja

- Pejabat Penandatangan SPM/Kaur

Keuangan

1 hari kerja


1 hari kerja

d.

- Sub Bag Keuangandan KPA

1 hari kerja

- PPABP 2 hari kerja- pegawai yang

lembur1 hari kerja

- PPABP/Bendahara/PPK/KPA

1 hari kerja

- Operator 1 hari kerja

- Pejabat Penandatangan SPM

1 hari kerja


1 hari kerja

e.




1 hari kerja

- PPABP/Bendahara/PPK/KPA

1 hari kerja

- Operator/Bendaha-ra Penerbit SPM

2 hari kerja

- Pejabat Penandatangan SPM

1 hari kerja


1 hari kerja

Koreksi daftar gaji ke 13 dan kelengkapannya

Membuat daftar gaji ke 13 Hakim dan pegawaimenggunakan aplikasi gaji dan kelengkapannyamengacu pada daftar gaji bulan Juni,dilaksanakan setelah ada Surat Edaran MenteriKeuangan melalui Kantor PelayananPerbendaharaan Negara (KPPN)Membuat faktur pajak/Surat Setoran Pajak (SSP)

Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) danPembuatan Surat Setoran Pajak (SSP)Penandatanganan Surat Perintah Membayar(SPM) oleh Pejabat Penandatangan SuratPerintah Membayar (SPM)Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) keKantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)

Gaji Ke 13 (Tiga Belas)

Pengajuan Daftar Gaji ke 13 dan kelengkapannyabeserta surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak(SPTJM) untuk ditandatangani oleh KuasaPengguna Anggaran

Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) danPembuatan Surat Setoran Pajak (SSP)Penandatanganan Surat Perintah Membayar(SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP) untukditandatangani oleh Pejabat PenandatanganSurat Perintah Membayar (SPM)

Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) keKantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)

Uang Lembur

Membuat Surat Perintah Lembur yangditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran(KPA)Membuat Daftar Absen lemburPenandatanganan oleh Penerima/yangdiperintahkan lembur dan disetujui KuasaPengguna Anggaran (KPA)

Penandatangan Daftar Nominatif uang lemburdan Surat Pertanggungjawaban Mutlak (SPTJM)oleh Kuasa Pengguna Anggaran

Membuat Surat Perintah Membayar (SPM) danSurat Setoran Pajak (SSP)Penandatanganan Surat Perintah Membayar(SPM) oleh Pejabat Penandatangan SuratPerintah Membayar (SPM)Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) keKantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)

f.




1 hari kerja


- Operator/PejabatPenandatangan

SPM

1 hari kerja


1 hari kerja

g.- Bendahara/Sub

Bag Keuangan3 hari kerja


1 hari kerja

- Bendahara/BagKeuangan

1 hari kerja

- Bendahara/KPA/Ketua

1 hari kerja

- Bagian Keuangan 1 hari kerja

- Semua Pegawai 1 hari kerja

g.



1 hari kerja

i

Membuat rekapitulasi permintaan remunerasiperadilan tingkat pertama dan mengkoreksirekapitulasi permintaan remunerasiPenandatanganan rekapitulasi permintaanremunerasi

Daftar nominatif remunerasi harus ditandatanganioleh setiap orang yang menerima remunerasi

Koreksi daftar nominatif olehBendaharaPengeluarandan Kepala Sub Bagiankeuangan

Mengirim rekapitulasi permintaan remunerasi keBiro Keuangan Mahkamah Agung RI melaluiPTA.Yogyakarta

Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) keKantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN)

Remunerasi dan PertanggungjawabanMembuat daftar nominatif remunerasiberdasarkan rekapitulasi absen dari BagianKepegawaian, dilaksanakan setelah ada SuratPerintah dari Biro Keuangan Mahkamah Agung RI

Membuat faktur pajak/Surat Setoran Pajak (SSP)

Koreksi daftar rapel gaji dan beras sertakelengkapannya

Pengajuan Daftar Rapel Gaji dan Beras sertakelengkapannya untuk ditandatangani olehKuasa Pengguna AnggaranMembuat dan menandatangani Surat PerintahMembayar (SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP)oleh Pejabat Penandatangan Surat PerintahMembayar (SPM)

Rapel Gaji dan Beras

Membuat daftar rapel gaji dan beras hakim danpegawai menggunakan aplikasi gaji danmenyusun kelengkapannya mengacu pada daftargaji, dilaksanakan setelah ada Surat EdaranMenteri Keuangan melalui Kantor PelayananPerbendaharaan Negara (KPPN)

Tambahan Uang Persediaan (TUP)

MengantarSuratPerintah Membayar (SPM) keKantor PelayananPerbendaharaanNegara (KPPN)

Mengajukan permintaan Kartu Pengawas(Karwas) ke Kantor PelayananPerbendaharaanNegara (KPPN)sebagai pertanggungjawaban kasdibendahara pengeluaran tahun lalu untuk syaratpengajuan uang persediaan (UP)

Pengajuan Uang Persediaan


insidentil /dilaksana-kan sesuaikebutuhan


1 hari kerja

- Operator/Bendahara/Kaur Keuangan

1 hari kerja


1 hari kerja

j.- Operator/Bendahar

a/Kaur Keuangan2 hari kerja


1 hari kerja

k.- Operator/Bendahar

a/Kaur Keuangan1 hari kerja


1 hari kerja

l.

- BendaharaPenerima/

Bend.Pengel.

1 minggusekali

- BendaharaPenerima

1 minggusekali


plg lambattgl 5 setiapbulannya

4.

a




- BagianKeuangan/Bagian

Umum

1 hari kerjaMembuat dan menyampaikan laporan ke Korwildan ke Kantor Pelayanan kekayaan Negara danLelang (KPKNL) setelah menerima Laporan SI-MAK Barang Milik Negara (BMN) dari Sub.BagianUmum paling lambat tanggal 3 setiap bulannya

Pelaporan Bulanan Sistem Akuntansi KuasaPengguna Anggaran (SAKPA) :

Pembuatan Pelaporan memasukkan data keaplikasi setelah menerima bukti setoran dariBendahara pengeluaran dan Bendahara Penerimasesuai format dari KPPNSPM yang telah disetujui oleh KPPN akan diter-bitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) danSP2D tersebut di input ke Aplikasi SAKPAMelakukan rekonsiliasi untuk menyamakan hasilpendapatan dan belanja selama sebulan antarasatker dan KPPN

Menerima, membukukan dan menyetorkan PNBPpada Bank Persepsi

Melaporkan pembukuan disertai bukti penyetoranuntuk ditandatangani oleh Panitera/SekretarisMelaporkan PNBP ke Biro keuangan MA RI palinglambat tanggal 5 setiap bulannya

Pertanggungjawaban Laporan Keuangan

Pengajuan SPM Langsung (LS)Membuat SPM LS dan kelengkapannya

Mengantar SPM LS ke KPPN

Pengelolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak(PNBP)

Pengajuan Ganti Uang Persediaan (GUP)Mengajukan GUP dan kelengkapannya

Mengantar SPM GUP ke KPPN

Pembuatan Surat Permohonan PermintaanTambahan Uang Persediaan (TUP) ke KantorPelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) yangbersifat mendesak untuk menunjang UangPersediaan yang tidak cukupPembuatan Surat Permohonan PermintaanTambahan Uang Persediaan(TUP)yangdiajukan ke KPPN

Mengantar SPM TUP ke KPPN

Membuat SPM TUP dengan kelengkapannya


b

- Bagian Keuangan 2 hari kerja- Bagian Keuangan 2 hari kerja




c

- PPK/Penanggungjawab Kegiatan

7 hari kerja


5.

a.

- Bendahara/KPA 1 hari kerja

- Bendahara/KPA 1 hari kerjab.


1 hari kerja


1 hari kerja


1 hari kerja

- KPA 1 hari kerja

D.

1.

a

Laporan Akuntanbilitas Kinerja InstansiPemerintah (LAKIP)

Pembuatan LAKIP dilakukan setiap akhir tahun

Pengiriman ke Kementerian PendayagunaanAparatur Negara

Buku Kas Umum

Penatausahaan dan Pengawasan Anggaran

Pembuatan laporan keuangan hasil realisasibelanja selama 3 bulan diantar ke Biro KeuanganMARI, Badan Urusan Administrasi MARI, danBadan Pengawasan MARILaporan PP No.39 Tahun 2006 (AplikasiBappenas) per Triwulan

Melakukan input data aplikasi PP No.39 tahun2006 formulir A untuk Peradilan Tingkat Bandingdan Penandatanganan oleh Pejabat PembuatKomitmen (PPK)Melaporkan aplikasi PP No.39 tahun 2006 formulirA ke Peradilan Tingkat Banding paling lambat

Mengantar laporan keuangan ke Korwil, BiroKeuangan MARI, Badan Urusan Administrasi MARIdan Badan Pengawasan MARI paling lambattanggal 10 setiap bulannya

Pelaporan Keuangan Setiap Triwulan

Laporan Realisasi Belanja per Triwulan

Mengelola surat dinas penting yang telah didisposisiKetua Pengadilan dan Panitera/Sekretaris :

Peningkatan Pengelolaan Data dan InformasiKepegawaian

Sub Bagian Kepegawaian

Buku Pembantu Pajak dibukukan pada setiaptransaksi/pembayaran melalui Surat SetoranPajak (SSP)

Kuasa Pengguna Anggaran melakukanpemeriksaan terhadap Buku Kas Umum, BukuKas Tunai, Buku Pembantu Bank, dan BukuPembantu Pajak setiap bulan dan/ataumendadak.

Buku Pembantu Kas Tunai dibukukan pada setiaptransaksi dan ditutup setiap bulanBuku Pembantu Bank dibukukan pada saat terjaditransaksi pada rekening giro

Buku Kas Umum ditutup setiap bulannyaBuku pembantu

Buku kas Umum pada awal tahun diberi peno-moran di setiap lembarnya dan diparaf oleh KPA

- BagianKepegawaian

Setiap harikerja

- BagianKepegawaian

1 hari kerja

- BagianKepegawaian

1 hari kerja

b BagianKepegawaian

Setiap harikerja

c BagianKepegawaian

3 hari kerja

d BagianKepegawaian

3 hari kerja

e BagianKepegawaian

SesuaiKebutuhan

f BagianKepegawaian

Setiap harikerja

g

- BagianKepegawaian

2 hari kerja

- BagianKepegawaian

1 hari kerja

- BagianKepegawaian

Palinglambat

tanggal 4h Bagian

KepegawaianPelaksanaan

sesuaikebutuhan

i BagianKepegawaian

1 hari kerja

a BagianKepegawaian

2 hari kerja

b BagianKepegawaian

2 hari kerja

- BagianKepegawaian

1 hari kerja

Perekapan absensi Hakim dan Karyawan/KaryawatiPengadilan

Pengumpulan daftar absensi dan pengetikan hasilperekapan absen.

Koreksi oleh Kaur Kepegawaian

Kenaikan Pangkat Reguler

Surat yang diterima Sub Bagian Kepegawaian daridisposisi Ketua Pengadilan dan Panitera/Sekretaris diagendakan pada buku surat masuksejak surat itu diterima hari itu jugaSurat-surat yang memerlukan tindak lanjut mulaidari konsep, pengetikan dan koreksi oleh Ka. SubBagian KepegawaianMengirimkan surat yang telah ditandatanganioleh Ketua Pengadilan /PaniteraSekretaris baikmelalui fax maupun melalui bagian umum.

Pengelolaan file Hakim dan Pegawai Pengadilan

2

Meneliti kelengkapan berkas usulan, pengetikanusulan, dan koreksi oleh Ka. Sub BagianKepegawaian.Proses penomoran dan pengiriman berkas yangsurat usulannya telah ditandatangani oleh KetuaPengadilan/Panitera/Sekretaris Pengadilan.

Menyusun daftar Hakim dan Pegawai yang akannaik pangkat selama 1 (satu) tahun, dibuat padaakhir tahun untuk kenaikan pangkat tahunberikutnya.

Proses Pengusulan Kenaikan Pangkat

Mengadakan inventarisasi jumlah data pegawai(Bezzeting) yang disusun pada akhir tahunanggaran, pengetikan jumlah data pegawai(Bezzeting) dan koreksi oleh Kaur Kepegawaian

Penyerahan rekap absensi kepada BagianKeuangan untuk uang makan dan uangremunerasi

Penyusunan Daftar Urut Senioritas (DUS) Hakim,Panitera Pengganti

Pembuatan lembaran absensi daftar hadir dandaftar pulang Hakim dan Pegawai Pengadilan

Penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)disusun pada akhir tahun anggaran, pengetikanDaftar Urut Kepangkatan dan Koreksi oleh KasubBagian Kepegawaian

Pembuatan SK Hakim Pengawas Bidang

Membuat jadwal piket karyawan/karyawati setiap 2(dua) bulan sekali.

- BagianKepegawaian

2 hari kerja

- BagianKepegawaian

1 hari kerja

- BagianKepegawaian

1 hari kerja

- BagianKepegawaian

Pelaksanaansesuai

kebutuhan- BagianKepegawaian

1 hari kerja

- BagianKepegawaian

1 hari kerja

- BagianKepegawaian

1 hari kerja

- BagianKepegawaian

Pelaksanaansesuai

kebutuhan- Bagian

Kepegawaian1 hari kerja

- BagianKepegawaian

1 hari kerja

Kepeg.

Sub Bagian

Kepeg.

Pengetikan dankoreksi oleh

Sub Bagian

Kasub BagianKepegawaian

Kepeg.

Pengetikan dan koreksi oleh Kaur Kepegawaian

Mengirimkan usul kenaikan pangkat yang telahditandatangani oleh Ketua PA ke PengadilanTinggi Agama Yogyakarta.

Kenaikan Pangkat Pilihan

Mengirimkan usul kenaikan pangkat yang telahditandatangani oleh Ketua PA. ke PengadilanTinggi Agama Yogyakarta

Membuat telaah pegawai yang memenuhi syaratKP. Pilihan.

Dilakukan Baperjakat.

Dilakukan Baperjakat.

Mengoreksi dan meneruskan usul kenaikanpangkat ke PTA Yogyakarta

Kenaikan Pangkat Penyesuaian IjasahMembuat telaah pegawai yang memenuhi syaratKP. Penyesuaian Ijazah

Pengetikan dan koreksi oleh Kaur Kepegawaian

1 harikerja

- 1 harikerja

2

Pengumpulan data pendukung usulan KenaikanPangkat.

Kenaikan Pangkat Pengabdian

- Pengumpulan datapegawai

Sub Bagian

Kepeg.

Sub Bagian

Kepeg.Sub Bagian

Kepeg.

Sub Bagian

Kepeg.

Membuat Surat Pernyataan Sub BagianMelaksanakan Tugas dan SuratPernyataan Menduduki Jabatan Kepeg.Disampaikan kepada yangbersangkutan, Bendahara, dandiarsipkan ke file yang

Sub Bagian

bersangkutan

Kepeg.

Sub Bagian

Kepeg.Pelaksanaan

Sub Bagian sesuaikebutuhan

1 hari kerja

b Dilakukan Baperjakat

5 Usul Jabatan

a Penelitian Dokumen dan dibuatkantelaah

1 harikerja

4 Mutasi Hakim dan Pegawai

a 1 hari kerja

b 1 hari kerja

2 harikerja

b Pembuatan SK Kenaikan Gaji

Berkala, dibuat 1 bulan sebelum

TMT Kenaikan Gaji Berkala.

1 harikerja

3 Kenaikan Gaji Berkala

a Menyusun daftar Hakim dan

Pegawai yang akan naik gaji berkala setiap akhir tahun

c Disampaikan kepada yang bersangkutan, pembuat daftargaji

dan diarsipkan ke file yang bersangkutan

- Mengirimkan usulkenaikan pangkatyang telahditandatanganioleh Ketua kePengadilan TinggiAgama

1 harikerja

Kepeg.Sub Bagian

Kepeg.

Sub Bagian

Kepeg.Sub Bagian

Kepeg.

Pengumpulan data untuk Hakim danPegawai yang telah memasuki

Sub Bagian Setiap

masa kerja selama 10 tahun, 20tahun dan 30 tahun.

Kepeg. awal tahun

1 hari kerja

7 Usulan Tanda Penghargaan Satya Lencana

a

1 hari kerja

6 Usul Pensiun

a Pengumpulan data dilakukan 6 bulansebelum yang bersangkutanmemasuki usia pensiun

4 hari kerja

b Mengirimkan usul pensiun yang telahditandatangani oleh Ketua PengadilanAgama ke Pengadilan Tinggi Agama.

b Dilakukan Baperjakat

5

c Mengirimkan usul jabatan yang telahditandatangani oleh Ketua PengadilanAgama ke Pengadilan Tinggi AgamaYogyakarta

Sub Bagian

Kepeg.

Sub Bagian

Kepeg.Sub Bagian

Kepeg.

Sub BagianKepeg.

Sub Bagian

Kepeg.Menyampaikan kepada yangbersangkutan dan mengarsipkan ke

Sub Bagian

file yang bersangkutan.Kepeg.

a Membuat laporan kepada Ketua Sub Bagian 1 hari kerja

Kepeg.

Membuat surat tugas pemeriksaandan diberikan kepada tim

Sub Bagianb 1 hari kerja

1 hari kerja

10 Hukuman Disiplin

9 Cuti Hakim dan Pegawai

c

1 hari kerja

b Mencatat pada buku agenda cuti 1 hari kerja

a Pengetikan surat cuti

1 hari kerja

b Menyerahkan surat tugas kepadayang bersangkutan

1 hari kerja

8 Diklat/Rakor/Raker/Widyaiswara

a Membuat surat tugas bagi Hakimdan Pegawai yang ditunjuk

7

b Mengirimkan usulan tandapenghargaan Satya Lencana yangtelah ditandatangani oleh KetuaPengadilan Agama ke PengadilanTinggi Agama Yogyakarta.

1 hari kerja

pemeriksaKepeg.

Sub Bagian

Kepeg.Pelaksanaan

Sub Bagian sesuaikebutuhan

Kepeg.Sub Bagian

Kepeg.

Sub Bagian

Kepeg.Sub Bagian

Kepeg.Penandatanganan oleh pejabatpenilai, yang dinilai dan atasan

Sub Bagian

pejabat penilai serta memasukkankembali ke file yang bersangkutan

Kepeg.

5 hari kerja

1 hari kerja

b Pengetikan DP3 5 hari kerja

11 DP3

a Menyiapkan formulir DP3,menyerahkan pada atasan langsungyang dinilai.

c

e Membuat laporan kepada KetuaPengadilan Agama serta tindak lanjutsesuai rekomendasi.

1 hari kerja

b 1 hari kerja

c Membuat dan mengirim suratpemanggilan

2 hari kerja

d Pemeriksaan oleh Tim Pemeriksa.

Sub Bagian

Kepeg.

d Mengirimkan DP3 Pansek, Hakim,Wakil Ketua dan Ketua ke PengadilanTinggi Agama Yogyakarta untukdimintakan tanda tangan

5 hari kerja

11

sop administrasi umum

Documents

Transcript of sop administrasi umum