SOP SUB. BAG. UMUM TATA PERSURATAN ( SURAT MASUK )pn-mungkid.go.id/images/sop/SOP_UMUM.pdf · SOP...

PENGADILAN NEGERI MUNGKID

Nomor SOP : 012.01

Tanggal Pembuatan : 17 Desember 2013

Tanggal Revisi : 25 April 2014

Jl. Soekarno Hatta No. 9 Mungkid Tanggal Efektif : 25 April 2014

Jawa Tengah - Indonesia Disahkan oleh : Ketua Pengadilan Negeri Mungkid

SOP SUB. BAG. UMUM – TATA PERSURATAN ( SURAT MASUK )

Hal :96

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :

1. PERSEKMA NO. 002 TAHUN 2012 1. S1 - Hukum 2. Buku I Administrasi Peradilan MA Tahun 2007 2. SLTA 3. Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan Tahun 2009

4. UU No. 8 Tahun 2004 Peralatan / Perlengkapan :

5. PERMENPAN NO. Per/21/M.PAN/11/2008 1. Alat Tulis Kantor ( ATK )

Keterkaitan : 2. Komputer PC / Laptop

1. Seluruh SOP Sub. Bagian Umum 3. Printer / Scanner

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :

1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka tata persuratan untuk surat masuk akan terganggu.

1. Dokumen Umum

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

KaSubag Umum

Staff … … WKPN Pansek Persyaratan / Perlengkapan

Waktu Output

1 Menerima dan membaca surat masuk

Surat Masuk, ATK 1

hari

Tersedianya surat masuk yang siap disortir dan diteliti

2 Meneliti surat masuk

Surat Masuk, ATK

1 hari

Tersedianya surat masuk yang siap disortir

3 Mensortir surat masuk

Surat Masuk, ATK

1 hari

Tersedianya surat masuk yang sudah disortir dan diteliti

4 Mencatat seluruh surat masuk ke agenda

Surat Masuk,Buku Agenda Surat Masuk, ATK,

1 hari

Tersedianya buku agenda surat masuk yang sudah terisi data surat masuk

5 Mengetik lembar disposisi

Form disposisi,Buku Agenda surat masuk , Surat Masuk, ATK,

1 hari

Tersedianya surat disposisi

6 Mendisposisi surat masuk dan surat lainnya

Surat disposisi, Surat Masuk ATK

1 hari

Tersedianya surat disposisi yang sudah terdisposisi

7 Meneruskan surat yang terdisposisi

Surat Disposisi, Surat Masuk

1 hari

Tersedianya surat disposisi yang siap diteruskan

8 Mencatat hasil disposisi dan meneruskan surat sesuai disposisi

Surat Disposisi, Surat Masuk, ATK

1 hari

Tersedianya surat disposisi yang siap diteruskan

9 Mendistribusikan surat sesuai disposisi

Surat DIsposisi, Surat Masuk

1 hari

Sampainya surat masuk yang terdisposisi

http://jdih.mahkamahagung.go.id/v2/beranda/database/Kebijakan-Mahkamah-Agung/Peraturan-Sekretaris-Mahkamah-Agung/Tahun-2012/PERSEKMA-NOMOR-002-TAHUN-2012/


Nomor SOP : 012.02





SOP SUB. BAG. UMUM – TATA PERSURATAN ( SURAT KELUAR )

Hal :97








1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka tata persuratan untuk surat keluar akan terganggu.

1. Dokumen Umum


KaSubag Umum


Waktu Output

1 Menerima surat dinas dari masing-masing bagian yang akan dikirim

Surat dari masing-masing bagian, ATK 1

hari

Tersedianya surat dari per bagian

2 Memberi nomor agenda surat keluar pada buku agenda surat keluar

Buku Agenda Surat Keluar, Surat Keluar, ATK

1 hari

Tersedianya Buku Agenda yang sudah terisi data nomor surat keluar

3 Mencatat surat-surat yang akan dikirim

Buku Agenda Surat Keluar, Surat Keluar, ATK

1 hari

Buku Agenda yang sudah terisi data perihal surat keluar

4 Mengirim surat

Surat Keluar

1 hari

Sampainya surat keluar ke alamat yang dituju



Nomor SOP : 012.03





SOP SUB. BAG. UMUM – PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA

Hal :98








1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka pengadaan sarana dan prasarana akan terganggu.

1. Dokumen Umum


KaSubag Umum


Waktu Output

1 Menerima permintaan kebutuhan kantor dari masing-masing bagian

Permintaan kebutuhan kantor dari per bagian, ATK

1 hari

Diterimanya daftar permintaan kebutuhan kantor dari tiap bagian

2 Mencatat kebutuhan sehari-hari perkantoran yang akan diadakan sesuai dengan permintaan

Permintaan kebutuhan kantor dari per bagian, ATK

1 hari

Tercatatnya barang kebutuhan kantor

3 Menginput data ke dalam aplikasi persediaan

Komputer/ Laptop, ATK 1

hari

Tersedianya data di dalam aplikasi persediaan

4 Mendistribusikan kepada masing-masing bagian sesuai kebutuhan

Barang Kebutuhan Per Bagian

1 hari

Tercukupinya kebutuhan barang per bagian

5 Melakukan opname fisik barang persediaan

Daftar Barang Persediaan, ATK,

1 hari

Terlaksananya opname fisik barang persediaan

6 Menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persediaan

Hasil opname fisik barang persediaan ATK

1 hari

Sampainya laporan hasil opname fisik barang persediaan



Nomor SOP : 012.04





SOP SUB. BAG. UMUM – PENGADAAN BARANG INVENTARIS

Hal :99







4. Internet


1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka pengadaan barang inventaris akan terganggu.

1. Dokumen Umum


KaSubag Umum

Staff … … Bag.

Keuangan Pansek

Persyaratan / Perlengkapan

Waktu Output

1 Membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris kantor / BMN

Bahan-bahan daftar kebutuhan BMN, ATK

1 hari

Tersedianya daftar rancangan kebutuhan BMN

2 Mengajukan daftar barang rancangan anggaran belanja ke kuasa pengguna anggaran

Daftar rancangan kebutuhan BMN, ATK

1 hari

Sampainya daftar data BMN ke KPA

3 Menginputkan data barang milik Negara ke aplikasi BMN

Komputer/ Laptop, ATK 1

hari

Tersedianya data di dalam aplikasi BMN

4 Rekonsiliasi dengan petugas pengelola SAKPA

Data Aplikasi BMN, Komputer/ Laptop, Printer

1 hari

Tersedianya hasil rekon internal satker

5 Rekonsiliasi dengan KPKNL

Data Aplikasi BMN, Komputer/ Laptop, Printer , Internet

1 hari

Tersedianya hasil rekon dengan KPKNL

6 Menyampaikan laporan BMN ke korwil

Data Aplikasi BMN, Komputer/ Laptop, Printer , Internet

1 hari

Sampainya laporan BMN ke korwil



Nomor SOP : 012.05





SOP SUB. BAG. UMUM – PEMELIHARAAN GEDUNG DAN BANGUNAN

Hal :100








1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka pemeliharaan gedung dan bangunan akan terganggu.

1. Dokumen Umum


KaSubag Umum

Staff … … Bag.

Keuangan Pansek


Waktu Output

1 Membuat rencana kegiatan pemeliharaan bangunan

Bahan-bahan rencana kegiatan pemeliharaan bangunan, ATK

2 hari

Tersedianya rencana kegiatan pemeliharaan bangunan

2 Mensetujui perbaikan bangunan

rencana kegiatan pemeliharaan bangunan, ATK

1 hari

Disetujuinya rencana perbaikan bangunan

3 Membuat permintaan persetujuan bangunan

rencana kegiatan pemeliharaan bangunan, ATK

1 hari

Tersedianya form permintaan persetujuan bangunan

4 Menandatangani permintaan persetujuan bangunan

form permintaan persetujuan bangunan, ATK

1 hari

Disetujuinya permintaan persetujuan bangunan

5 Melakukan perawatan dan perbaikan bangunan

Bangunan yang akan dirawat dan diperbaiki

1 hari

Tercapainya tujuan merawat dan memperbaiki bangunan

6 Meminta kuitansi dari toko dan menyerahkan kepada bendahara keuangan

Kuitansi dari toko, 1

hari

Tersedianya kuitansi untuk diserahkan kepada bendahara keuangan

7 Mengarsipkan permintaan perawatan dan perbaikan bangunan serta kuitansi

Kuitansi dari toko, laporan permintaan perawatan dan perbaikan bangunan, Komputer/ Laptop, Printer, Mobile File

1 hari

Tersimpannya Data permintaan perawatan dan perbaikan bangunan beserta kuitansi



Nomor SOP : 012.06





SOP SUB. BAG. UMUM – PEMELIHARAAN KENDARAAN

Hal :101








1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka pemeliharaan kendaraan akan terganggu.

1. Dokumen Umum


KaSubag Umum

Staff … … Bag.

Keuangan Pansek


Waktu Output

1 Membuat rencana perbaikan service kendaraan

Bahan-bahan rencana perbaikan service kendaraan, ATK

2 hari

Tersedianya rencana perbaikan service kendaraan

2 Mensetujui perbaikan kendaraan

rencana perbaikan service kendaraan, ATK

1 hari

Disetujuinya rencana perbaikan service kendaraan

3 Membuat permintaan perawatan kendaraan

rencana perbaikan service kendaraan, ATK

1 hari

Tersedianya form permintaan perawatan kendaraan

4 Menandatangani permintaan perawatan kendaraan

form permintaan perawatan kendaraan, ATK

1 hari

Disetujuinya permintaan perawatan kendaraan

5 Melakukan perawatan dan perbaikan kendaraan

Kendaraan yang akan dirawat dan diperbaiki

1 hari

Tercapainya tujuan merawat dan memperbaiki kendaraan



hari


7 Mengarsipkan permintaan perawatan dan perbaikan kendaraan serta kuitansi

Kuitansi dari toko, laporan perbaikan service kendaraan, Komputer/ Laptop, Printer, Mobile File

1 hari

Tersimpannya Data perbaikan service kendaraan beserta kuitansi

8 Membayar Pajak dan mengurus perpanjangan pajak kendaraan yang telah habis masa berlakunya

STNK dan BPKB Kendaraan 1

hari

Suksesnya perpanjangan pajak kendaraan



Nomor SOP : 012.07





SOP SUB. BAG. UMUM – PEMELIHARAAN PERALATAN DAN MESIN

Hal :102








1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka pemeliharaan peralatan dan mesin akan terganggu.

1. Dokumen Umum


KaSubag Umum

Staff … … Bag.

Keuangan Pansek


Waktu Output

1 Menerima permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor

Bahan-bahan permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor , ATK

1 hari

Tersedianya permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor

2 Mensetujui perbaikan perbaikan mesin kantor

permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor , ATK

1 hari

Disetujuinya permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor

3 Membuat permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor

permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor , ATK

1 hari

Tersedianya form permintaan perawatan peralatan mesin

4 Menandatangani permintaan perawatan peralatan mesin

form permintaan perawatan peralatan mesin, ATK

1 hari

Disetujuinya permintaan perawatan peralatan mesin

5 Melakukan perawatan dan perbaikan mesin kantor

Mesin kantor yang akan dirawat dan diperbaiki

1 hari

Tercapainya tujuan merawat dan memperbaiki mesin kantor



hari


7 Mengarsipkan permintaan perawatan dan perbaikan mesin kantor serta kuitansi

Kuitansi dari toko, laporan perawatan peralatan mesin, Komputer/ Laptop, Printer, Mobile File

1 hari

Tersimpannya Data perawatan peralatan mesin beserta kuitansi



Nomor SOP : 012.08





SOP SUB. BAG. UMUM – PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

Hal :103








1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka pengelolaan perpustakaan akan terganggu.

1. Dokumen Umum


KaSubag Umum

Staff … … Bag.

Keuangan Pansek


Waktu Output

1 Merencanakan pengelolaan perpustakaan

Bahan-bahan pengelolaan perpustakaan , ATK

1 hari

Tersedianya Rencana pengelolaan perpustakaan

2 Mengisi buku induk perpustakaan

Rencana pengelolaan perpustakaan, ATK, Buku Induk perpustakaan

1 hari

Tersedianya Data pada Buku Induk Perpustakaan

3 Memberi nomor pada buku perpustakaan

Buku Induk Perpustakaan, Kertas, Lem, Isolasi ,ATK

1 hari

Tersedianya Data dan nomor pada Buku Induk Perpustakaan

4 Membuat Katalog buku pelabelan

Buku Induk Perpustakaan, ATK

1 hari

Tersedianya Katalog Buku Pelabelan

5 Mengisi catalog buku di Aplikasi perpustakaan ( Slims Meranti )

Komputer/ Laptop, Aplikasi Slims, Daftar Katalog Buku

Tersedianya katalog buku di aplikasi Slims

6 Menata buku di rak sesuai dengan klasifikasinya

Buku Perpustakaan yang sudah dilabeli/ diberi nomor

1 hari

Tertatanya buku perpustakaan

7 Mengisi buku daftar pinjaman kepada pegawai yang meminjam buku

Buku Daftar Pinjaman,ATK 1

hari

Tersedianya daftar peminjam buku perpustakaan

8 Memperpanjang masa peminjaman buku

Buku Daftar Pinjaman,ATK 1

hari

Berhasilnya proses perpanjangan dalam waktu peminjaman buku perpustakaan

9 Mencatat pengembalian buku dalam buku pengembalian

Buku Pengembalian, ATK, Buku yang selesai dipinjam

1 hari

Tersedianya data pengembalian buku



Nomor SOP : 012.09





SOP SUB. BAG. UMUM – PENGHAPUSAN BARANG

Hal :104








1. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka proses penghapusan barang akan terganggu.

1. Dokumen Umum

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

KaSubag Umum

Staff Wasek Pansek KPN Kepeg KPKNL

dll


Waktu Output

1 Pengumpulan data dan dokumen barang yang akan dihapuskan

Bahan-bahan dokumen barang yang akan dihapuskan , ATK

6 hari

Tersedianya data barang yang akan dihapuskan

2 Pembentukan panitia penghapusan barang

Rencana pembentukan panitia, ATK,

1 hari

Terciptanya panitia penghapusan barang

3 Penerbitan SK Penghapusan

Laporan panitia, data barang yang akan dihapuskan ,ATK

1 hari

Terbitnya SK untuk penghapusan barang

4 Penandatanganan SK Penghapusan

SK Penghapusan, ATK 1

hari

Tersedianya SK penghapusan yang sudah ditandatangani

5 Rekomendasi KPKNL dan instansi terkait untuk penghapusan

SK penghapusan, Data penghapusan barang

6 hari

Tersedianya rekomendasi yang dibutuhkan untuk penghapusan

6 Usul Penghapusan dari KPN

Rekomendasi penghapusan

1 hari

Tersedianya usulan penghapusan dari KPN

7 Tembusan

usulan penghapusan dari KPN, data dukung, ATK

1 hari

Sampainya tembusan ke KPKNL dan instansi terkait

8 Diteliti memenuhi syarat

Usulan Penghapusan dan data dukung penghapusan

1 hari

DIterimanya persyaratan untuk penghapusan barang

9 Tembusan

Data dukung, ATK

1 hari

Sampainya tembusan ke KPKNL dan instansi terkait


No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

KaSubag Umum

Staff Wasek Pansek KPN Kepeg KPKNL

dll


Waktu Output

10 Jadwal lelang penghapusan ke KPKNL

Jadwal lelang yang sudah ditetapkan

1 hari

Terikirimnya jadwal lelang penghapusan ke KPKNL

11 Melaporkan hasil pelelangan kepada pimpinan serta risalah lelang ke Mahkamah Agung

Rencana pembentukan panitia, ATK, 60

hari

Terciptanya panitia penghapusan barang

SOP SUB. BAG. UMUM TATA PERSURATAN ( SURAT MASUK )pn-mungkid.go.id/images/sop/SOP_UMUM.pdf · SOP...

Documents

Transcript of SOP SUB. BAG. UMUM TATA PERSURATAN ( SURAT MASUK )pn-mungkid.go.id/images/sop/SOP_UMUM.pdf · SOP...