SISTEM MANAJEMEN MUTU

PADA

UNIT PELAYANAN KESEHATAN

BAHAN

ILMU MANAJEMEN KESEHATAN

OLEH:

necel

FAKULTAS KEDOKTERAN

UNIVERSITAS MULAWARMAN

2007

Copyright © necel.wordpress.com

Arus informasi yang membanjiri masyarakat menyebabkan meningkatnya

pengetahuan dan kesadaran masyarakat tentang mutu pelayanan kesehatan. Hal tersebut

menyebabkan semakin tinggi pula tuntutan masyarakat akan mutu pelayanan kesehatan.

Masyarakat mulai membandingkan pelayanan yang diberikan oleh puskesmas dengan balai

pengobatan swasta, bagi yang mampu akan datang pada sarana pelayanan yang lebih

representative seperti rumah sakit, bahkan akan lari ke luar negeri. Lebih tragis, bagi yang

tidak mampu akan datang berobat pada dukun, atau pengobatan alternative lainnya yang tidak

jelas dasarnya.

Dalam melaksanakan pelayanan kesehatan yang diatur dalam Kepmenkes

128/MENKES/SK/II/2004 tentang “Kebijakan Dasar Puskesmas” menyebutkan upaya-upaya

puskesmas dikelompokkan menjadi dua yakni Upaya Kesehatan Wajib dan Upaya Kesehatan

Pengembangan, sedangkan upaya penunjang seperti laboratorium dan pencatatan pelaporan

melekat pada semua upaya. Menilik banyaknya program yang harus dilaksanakan oleh

puskesmas dapat kita lihat. Bagaimana persepsi masyarakat terhadap mutu pelayanan

puskesmas? Pengguna Arus informasi yang membanjiri masyarakat menyebabkan

meningkatnya pengetahuan dan kesadaran masyarakat tentang mutu pelayanan kesehatan.

Hal tersebut menyebabkan semakin tinggi pula tuntutan masyarakat akan mutu pelayanan

kesehatan. Masyarakat mulai membandingkan pelayanan yang diberikan oleh puskesmas

dengan balai pengobatan swasta, bagi yang mampu akan datang pada sarana pelayanan yang

lebih representative seperti rumah sakit, bahkan akan lari ke luar negeri. Lebih tragis, bagi

yang tidak mampu akan datang berobat pada dukun, atau pengobatan alternative lainnya yang

tidak jelas dasarnya.

Dalam melaksanakan pelayanan kesehatan yang diatur dalam Kepmenkes

128/MENKES/SK/II/2004 tentang “Kebijakan Dasar Puskesmas” menyebutkan upaya-upaya

puskesmas dikelompokkan menjadi dua yakni Upaya Kesehatan Wajib dan Upaya Kesehatan

Pengembangan, sedangkan upaya penunjang seperti laboratorium dan pencatatan pelaporan

melekat pada semua upaya. Menilik banyaknya program yang harus dilaksanakan oleh

puskesmas dapat kita lihat bagaimana persepsi masyarakat terhadap mutu pelayanan

puskesmas. Pengguna puskesmas selalu mempunyai rasa sangsi terhadap mutu pelayanan.

Beberapa masalah yang sering diutarakan oleh petugas puskesmas antara lain

ketidaksesuaian antara tuntutan kualitas pelayanan oleh masyarakat dengan keinginan

masyarakat yang ingin biaya pelayanan yang murah, biaya operasional yang minim

sedangkan puskesmas memiliki banyak program yang harus diselesaikan, insentif bagi

petugas yang kurang memadai, sistem manajemen puskesmas yang tidak teratur.

Definisi puskesmas mandiri adalah: puskesmas tetap sebagai pelayanan publik non

profit, fokus utama tetap pelayanan dasar, tetap diperlukan subsidi baik untuk operasional

maupun investasi, diberikan otonomi dan tanggung jawab untuk meningkatkan kualitas

pelayanan kesehatan

Kalau dilihat dari keempat point di atas yang merupakan kewenangan pengelolaan

puskesmas adalah pada meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan. Sehingga tepat bagi

puskesmas untuk fokus pada pengembangan sistem manajemen mutu apapun bentuknya,

seperti mikro planning, gugus kendali mutu, quality assurance, stratifikasi puskesmas dan

masih banyak lagi. Sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 diharapkan dapat mewujudkan

hal yang diiginkan baik oleh pengguna maupun stake holdernya.

Penjaminan keberlangsungan proses system manajemen mutu pada dasarnya terdiri

dari 3 fase:

1) input: customer merupakan bagian utama yang harus kita perhatikan mulai dari kebutuhan,

keinginan, keperluan sebagai permintaan maupun tuntutannya .

2) proses: didalam proses ini ada 4 komponen yang harus diperhatikan yaitu:a) managemen

responsibility, b) resources management, c) product realization, d) measuremant analysis

and improvement.

3) out put: adalah kepuasan customer sebagai harapan dari kedua pihak yaitu pihak

manajemen sebagai input dalam upaya perbaikan dan apabila kepuasan itu terpenuhi maka

customer akan kembali menggunakan produk yang dihasilkan.

Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di PUSKESMAS melalui 4

tahapan yaitu: tahap persiapan, tahap perancangan, tahap pelaksanaan dan audit internal,

tahap pendampingan sertifikasi.

Pelaksanaan kegiatan di atas perlu melibatkan komitmen seluruh stake holder

puskesmas mulai dari dinkes kab/kota, pemda kab/kota, DPRD kab/kota, dinkes propinsi,

pemda propinsi untk mencapai kesepakatan merubah citra puskesmas. Sebelum ditetapkan

sebagai puskesmas yang akan di intervensi ISO 9001:2000 terlebih dahulu dilakukan

penilaian terhadap puskesmas yang mewakili masing-masing kabupaten/kota tentang

kesiapan pelaksanaan ISO,meliputi 6 aspek yaitu: Leadership, Structure, Process, Workforce,

Change, lain-lain.

Prinsip-Prinsip Jaminan Mutu

Mutu tidak akan pernah dicapai dalam jangka waktu yang singkat. Hal tersebut

memerlukan waktu yang sangat bervariasi tergantung dari pada standar mutu yang dinginkan.

Pengertian tentang program jaminan mutu mungkin sudah sering kita ketahui dari berbagai

sumber yang sangat bervariasi.

Secara singkat disebutkan bahwa program jaminan mutu melibatkan setiap orang yang

berada dalam organisasi untuk peningkatan pelayanan yang terus menerus dimana mereka

akan memenuhi kebutuhan standar dan harapan dari pada pelanggan baik pelanggan intern

ataupun pelanggan ekstern. Hal ini adalah suatu metode yang mengkombinasikan teknik

manajemen, keterampilan teknik, dan pemanfaatan penuh potensi sumber daya manusia

dalam organisasi Puskesmas dan Rumah Sakit.

Program Jaminan Mutu dapat dibedakan dengan bentuk manajemen yang lain, dimana

jaminan mutu didasarkan pada prinsip prinsip sebagai berikut :

a. Setiap orang didalam organisasi harus dilibatkan dalam penentuan , pengertian dan

peningkatan proses yang berkelanjutan dengan masing masing kontrol dan bertanggung

jawab dalam setiap mutu yang dihasilkan oleh masing masing orang.

b. Setiap orang harus sepakat untuk memuaskan masing masing pelanggan, baik

pelanggan eksternal maupun pelanggan internal.

c. Peningkatan mutu dilaksanakan dengan menggunakan metode ilmiah yaitu dengan

menggunakan data untuk pengambilan keputusan, penggunaan alat alat statistik dan

keterlibatan setiap orang yang terkait.

d. Adanya pengertian dan penerimaan terhadap suatu perbedaan yang alami.

e. Pembentukan teamwork. Baik itu dalam part time teamwork, fulltime teamwork

ataupun cross functional team .

f. Adanya komitmen tentang pengembangan karyawan (development of employees )

melalui keterlibatan didalam pengambilan keputusan.

g. Partisipasi dari pada setiap orang dalam kegitatan merupakan dorongan yang positif dan

harus dilaksanakan.

h. Program pendidikan dan pelatihan dianggap sebagai suatu investment/modal dalam

rangka pengembangan kemampuan dan pengetahuan pegawai untuk mencapai potensi

mereka harapkan.

i. Supliers dan Customer diintegrasikan dalam proses peningkatan mutu.

1). Orientasi pada pelanggan

( Customer Focus ).

Dalam pandangan tradisional, pelanggan berarti orang yang membeli dan

menggunakan produk suatu perusahaan/organisasi. Dalam hal ini pelanggan tersebut

berinteraksi dengan perusahaan setelah proses menghasilkan produk. Sedangkan pihak

pihak yang berhu-bungan dengan organisasi/perusahaan sebe-lum tahap proses disebut

sebagai pemasok.

Dalam konsep quality manajemen pelanggan dan pemasok ada didalam dan diluar

organi-sasi. Pelanggan dikenal sebagai pelanggan eksternal dn pelanggan internal.

Pelanggan eksternal adalah orang yang menggunakan produk atau jasa perusahaan.

Pemasok eksternal adalah orang diluar organisasi yang menjual bahan mentah/bahan

baku, informasi atau jasa lain kepada organisasi. Sedangkan didalam organisasi juga ada

pelanggan internal dan pemasok internal. Misalnya dalam pelayan-an pasien di

Puskesmas. Dalam pemeriksaan laboratorium misalnya, dokter dan tenaga paramedis

merupakan pelanggan internal dari pada petugas laboratorium, sedangkan bagian logistik

yang menyediakan bahan bahan pemeriksaan dan peralatan lainnya merupakan pemasok

internal. Oleh karena itu kualitas pekerjaan dari bagian logistik akan mempe-ngaruhi

kualitas pekerjaan petugas laboratorium dan sekaligus akan mempengaruhi kualitas

pekerjaan dari pada tenaga medis.

Pada hakikatnya tujuan dari pada bisnis adalah untuk menciptakan dan

mempertahankan para pelanggan. Demikian pula dalam kegiatan pelayanan kesehatan

target utamanya adalah untuk kepuasan pelanggan dalam hal ini kesembuhan dari

penyakit. Oleh karena itu hanya dengan memahami proses dan pelang-gan maka

organisasi dapat memahami dan menghargai makna dari pada kualitas. Semua usaha

manajemen dalam jaminan mutu diarahkan pada satu tujuan utama yaitu terciptanya

kepuasan pelanggan. Apapun yang dilakukan manajemen tidak akan ada gunanya bila

akhirnya tidak menghasilkan peningkatan kepuasan pelanggan. Adanya kepuasan

pelanggan dapat memberikan manfaat diantaranya :

a. Hubungan antara Puskesmas dengan para pasien menjadi harmonis.

b. Memberikan dasar yang baik bagi kunjung-an ulang.

c. Membentuk suatu rekomendasi dari mulut ke mulut (word of nouth) yang

menguntung-kan bagi Puskesmas.

d. Reputasi Puskesmas menjadi baik dimata pelanggan/pasien dan keluarga.

e. Penghasilan Puskesmas meningkat.

2). Perbaikan Berkesinambungan

(Continuous Improvement).

Persaingan global dan perubahan yang terjadi pada setiap pelanggan merupakan

alasan perlunya dilakukan berbaikan yang berkesinam-bungan. Untuk mencapai

perbaikan yang berkesinambungan para manajer Puskesmas tidak cukup hanya

menerima ide perbaikan, akan tetapi juga secara aktif mendorong setiap orang untuk

mengidentifikasi dan menggunakan kesempatan perbaikan. Pelaksanaan proses

berkesinambungan meliputi penentuan masalah dan pemecahan yang memungkinkan,

pemilih-an dan implementasi pemecahan yang paling efektif dn efisien, serta evaluasi

ulang, standari-sasi dan pengulangan proses.

Proses pembelajaran merupakan elemen yang penting dalam perbaikan.

Pembelajaran mem-berikan dasar rasional untuk bertindak yang merupakan elemen

penting yang kedua dalam perbaikan. Tingkat dan luasnya perbaikan dapat ditingkatkan

dengan membuat perbaikan proses dan sistem sebagai bagian dari strategi organi-sasi

serta menciptakan suatu sistem untuk perbaikan. Sistem tersebut haruslah mendu-kung

pengembangan keterampilan dan penge-tahuan anggota organisasi untuk melaksa-nakan

perbaikan. Hal hal yang harus diper-hatikan dalam merancang sistem perbaikan antara

lain, Pendidikan, Teladan manajer, tanggung jawab yang jelas, Perbaikan diiden-tifikasi

sebagai strategi yang penting, Identifikasi dan prioritas tindakan perbaikan, metode

sistematis untuk perbaikan, dan lain lain.

Perbaikan terhadap mutu yang berkesinam-bungan memerlukan beberapa

persyaratan yang harus diperhatikan diantaranya adalah :

a. Perbaikan tersebut haruslah berdasarkan pada visi dan misi dari pada puskesmas.

Didalam implementasi jaminan mutu di Puskesmas, visi dan misi haruslah ditentukan

yang merupakan dasar dan sentra yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan seluruh

kegiatan. Visi dan Misi Puskesmas haruslah kemudian diinformasikan kepada semua

karyawan dari tingkat Manajer puncak sampai dengan pelaksana ditingkat front line.

Dengan harapan apabila setiap orang yang terlibat di rumah sakit tersebut sudah

mengetahui visi dan misi Puskesmas dan Rumah Sakit maka mereka akan bekerja

dengan suatu arah yang telah tertentu dan terencana dengan baik.

b. Mengikuti Tahap Strategi Perbaikan.

Didalam menerapkan perbaikan, dikenal berbagai proses. Tidak ada satu satunya cara

yang paling tepat untuk memperbaiki proses perbaikan, baik itu dalam bidang

manufaktur ataupun dalam bidang jasa. Meskipun demikian ada beberapa strategi

standar yang biasanya digunakan. Strategi tersebut antara lain :

Menggambarkan proses yang ada

Membakukan proses

Menghilangkan kesalahan pada proses

Merampingkan proses

Mengurangi sumber sumber terjadinya variasi

Menerapkan pengendalian proses statistikal

Memperbaiki rancangan

3). Pendekatan Ilmiah

(Scientific Approach).

Pendekatan ilmiah merupakan langkah sistematis bagi setiap individu maupun

Tim dalam proses pemecahan masalah dan per-baikan proses. Hal ini berarti bahwa

dalam pengambilan keputusan haruslah selalu berda-sarkan pada data, dan bukanlah

merupakan perkiraan saja. Disamping itu harus pula melihat pada akar permasalahan dan

bukan hanya berdasarkan gejala gejala yang terlihat pada permukaan. Demikian juga

dengan pemilihan alternatif pemecahan masalah yang dipilih haruslah betul merupakan

alternatif solusi yang baik jangan lah merupakan solusi yang setiap saat harus diperbaiki.

Fokus pada pendekatan ilmiah adalah pengumpulan, pengolahan dan

pemanfaatan data. Dalam proses pengumpulan dan peman-faatan data tersebut tidak

dianjurkan untuk menggunakan ilmu statistik yang rumit. Dengan hanya menggunakan

alat alat statistik yang sederhana seperti Grafik, Bar Chart, Perenca-naan waktu (Time

Plot) dapat membantu para manajer atau petugas kesehatan untuk menghasilkan suatu

peningkatan mutu secara terus menerus dan dengan demikian, selan-jutnya akan

mengatasi seluruh permasalahan yang ada.

Banyak diantara kita telah bekerja selama bertahun tahun tanpa menggunakan

data. Kita datang dengan berbagai ide untuk peningkatan kinerja organisasi kita. Akan

tetapi kita hanya berangkat hanya berdasarkan pengalaman yang diterapkan dalam

pekerjaan sehari hari atau hanya berdasarkan pembicaraan informal dengan para pasien

atau pelanggan lainnya. Akibatnya adalah apabila terjadi masalah dikemudian hari, kita

akan menggunakan pengalaman tersebut untuk mencari pemecah-an masalahnya, maka

kemungkinannya adalah bahwa masalah tersebut mungkin diatasi atau masalah sama

sekali tidak teratasi.

Tidak ada yang menyalahkan pengambilan keputusan yang dilakukan

berdasarkan penga-laman, pengetahuan, perkiraan ataupun dengan intuisi seperti diatas.

Kalau demikian halnya mengapa ditekankan tentang pemanfaatan data?. Alasannya

adalah sangat sederhana sekali yaitu bahwa pemanfaatan data adalah alat yang sangat

tangguh yang dapat diikutkan atau diperhitungkan dalam proses pemecahan masalah dan

pengambilan keputusan. Peman-faatan data tidak dapat menggantikan penga-laman

ataupun pengetahuan dalam peningkat-an proses ataupun dalam pengambilan keputusan,

akan tetapi pengalaman dan penge-tahuan tidaklah cukup untuk menghasilkan suatu

keputusan yang tepat.

Apabila kita diperhadapkan dengan masalah masalah-masalah yang baru,

biasanya kita membentuk suatu teori tentang apa yang telah terjadi berdasarkan

pengalaman. Hal ini adalah suatu keadaaan yang normal. Akan tetapi kecenderungan

yang sering terjadi adalah bahwa kita sering kali hanya melihat terhadap kesamaan dari

pada kedua kejadian tersebut dan kita tidak begitu melihat terhadap berbedaannya.

Dengan menggunakan data kita dapat menghindarkan perangkap-perangkap yang

demikian. Penggunaan data dapat menolong kita untuk mengerti lebih dalam apa yang

telah terjadi pada proses, service maupun produk.

Dengan menggunakan data akan dapat mem-bantu kita memfokuskan

permasalahan kita terhadap faktor-faktor yang betul-betul mem-buat suatu perbedaan

atau variasi. Disamping itu pemanfaatan data dapat membantu kita menghemat waktu,

energi dan penggunaan sumber daya yang lebih efektif.

4). Kerjasama Team

( Team Work ).

Sekarang ini kita sudah memasuki lingkungan atau keadaan dimana goncangan-

goncangan atau gangguan menjadi sesuatu hal yang biasa dan perubahan merupakan

suatu yang tetap terjadi. Banyak faktor-faktor yang memaksa pengelola suatu Puskesmas

dan Rumah Sakit mencari jalan untuk memenuhi kebutuhan pasar/pelanggan dengan cara

efektif dan efisien. Faktor-faktor ini diantaranya adalah termasuk kebutuhan untuk

merespon perubahan teknologi yang begitu cepat dan luas, kecenderungan globalisasi

disemua sektor dan tekanan-tekanan pengertian pasar terma-suk keinginan dari pad

pasien.

Untuk dapat menghadapi kondisi tersebut dibutuhkan pengetahuan, ketrampilan,

penga-laman dan perspektif yang luas dan dilakukan secara bersama-sama dengan orang

orang yang bekerja atau berkaitan dengan rumah sakit. Hanya dengan demikian setiap

rumah sakit dapat diharapkan mengatasi masalah yang dihadapi, membuat keputusan

yang baik dan menyampaikan solusi tersebut terhadap para costumer (pelanggan).

Dalam perkataan lain dibutuhkan kerja sama dalam bentuk tim. Tim akan

menciptakan suatu kondisi dimana para anggota akan tetap mempertahankan perubahan,

mempelajari lebih banyak tentang kebutuhan dan memperoleh ketrampilan dalam kerja

sama.

Dalam suatu organisasi, Team dibutuhkan apabila :

Tugas-tugas yang diemban sangat kompleks.

Kreatifitas dibutuhkan

Jalan yang harus ditempuh belum jelas

Penggunaan sumber daya yang lebih efisien dibutuhkan

Dibutuhkan belajar lebih cepat

Mengerjakan komitmen yang tinggi

Pelaksanaan dari rencana membutuhkan kerja sama dengan orang lain

Tugas-tugas atau proses bersifat cross fungsional

Semakin banyak tugas-tugas yang berhubungan dengan hal diatas, maka

organisasi akan mem-bentuk tim untuk mengatasi tantangan tersebut.

Perusahaan/Organisasi akan lebih tergantung pada tim bila mereka menemukan bahwa

metode pemecahan masalah yang tradisional, pengambilan keputusan, komunikasi dan

kompetensi tidak cepat atau cukup flkesible untuk merespon terhadap perubahan yang

ada. Tim-tim yang dibentuk akan digunakan dibuat banyak bentuk, seperti Manajemen

Team On going work team, Improvment Team, Gugus Kendali Mutu, Forum Manajemen

Menengah dll.

Puskesmas menggunakan / memanfaatkan team untuk mencapai tujuan-tujuan

dengan perbedaan yang luas, mengurangi peng-gunaan waktu yang tidak perlu,

menambah siklus, mengurangi kesalahan pelayanan pada pasien dan melaksanakan

pekerjaan sehari-hari, meningkat-kan transaksi, merancang kembali sistem yang ada,

lebih mengerti tentang kebutuhan pasien dan pelanggan lainnya.

Tahap-Tahap Program Jaminan Mutu

Pada umumnya program jaminan mutu tidak dilaksanakan secara terburu buru.

Program jaminan mutu biasanya dilaksanakan secara bertahap mulai dari pada penyiapan

sumber daya sampai dengan pemilihan metoda atau kegiatan kegiatan yang dianggap sesuai

dengan program tersebut.

Pada pedoman ini, tahap tahap program jaminan mutu yang dipergunakan adalah

tahap tahap sebagai berikut :

1). Fase Inisiasi.

Fase ini adalah merupakan fase permulaan yang harus dilalui. Dalam fase ini

berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan sebagai persiapan program jaminan mutu

adalah berupa pengembangan kesadaran tentang perlunya mutu diantara semua karyawan

baik dari manajemen puncak sampai dengan tingkat pelaksanan. Disamping itu perlu pula

dikembangkan kepemimpinan yang mem-punyai komitmen tentang mutu dan perubahan,

menetapkan dan konsisten terhadap tujuan peningkatan mutu yang menjadi visi organisasi,

menyu-sun rencana stratejik dan rencana operasional masing masing kegiatan serta

mempersiapkan infrastruktur untuk penerapan proses perbaikan yang berkesinambungan.

2). Fase Transformasi.

Langkah berikutnya setelah langkah diatas adalah fase transformasi. Fase ini

merupakan fase pemilihan proses proses prioritas yang akan ditingkatkan dalam bentuk

proyek percontohan, pembentukan kelompok kelompok kerja yang kompeten terhadap

proses proses tersebut. Pada fase ini perbaikan yang berkesinambungan oleh kelompok

kelompok kerja sudah dilakukan dengan menggunakan siklus PDCA.

3). Fase Integrasi.

Fase ini merupakan aplikasi pelaksanaan program jaminan mutu pada seluruh jajaran

organisasi termasuk didalamnya adalah pembentukan dan mempertahankan komit-men

terhadap mutu melalui optimalisasi dan proses perbaikan yang berkesinambungan,

pelatihan pada seluruh karyawan, penetap-an indikator, mengembangkan evaluasi dan

monitoring terhadap mutu serta penerapan proses perbaikan mutu yang berkesinam-

bungan pada semua unit dan lintas unit denganpembentukan kelompok kelompok kerja

yang mandiri.

A. Fase Inisiasi

1. Training Need Assessment (TNA)

Proses pelatihan dimulai dengan pengumpulan data dan informasi yang dapat

menggambarkan jenis keterampilan yang dimiliki karyawan saat ini, dan keterapilan

apa yang mereka perlukan untuk mencapai rencana jangka pendek dan jangka panjang

yang telah ditetapkan, memuaskan pelanggan dan memperbaiki kualitas. Setelah data

tersebut sudah terkumpul , kemudian dianalisa dan akhirnya kebutuhan akan pelatihan

dapat ditentukan.

Pendekatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan

adalah sebagai berikut :

Menentukan keterampilan karyawan yang diperlukan untuk mencapai strategi

kualitasyang ditentukan oleh Puskesmas. Ada beberapa metode yang dapat digunakan

oleh para manajer untuk menentukan kebutuhan pelatihan, diantaranya adalah :

a. Observasi.

Manajer Puskesmas dapat melakukan observasi terhadap beberapa aspek pokok.

Misalnya apakah terdapat masalah masalah yang spesifik dalam masing masing

bagian? Apakah karyawan menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas tugas

tertentu Apakah pekerjaan pekerjaan secara konsisten mendukung proses ?

b. Wawancara

Manajer dapat mewawancarai para karyawan agar mereka mengungkapkan

kebutuhan mereka berdasarkan ketrampilan dan pengetahuan yang dimiliki.

Karyawan mengetahui tugas yang harus mereka kerjakan setiap hari. Mereka juga

harus mengetahui tugas mana yang dapat mereka kerjakan dengan baik, mana yang

tidak dan pekerjaan mana yang tidak dapat dikerjakan sama sekali. Brainstroming

sangat efektif dalam proses perbaikan yang berkesinam-bungan bila karyawan

bersedia mengemu-kakan pikiran dan pendapatnya.

c. Survei Job - Task Analysis

Dalam tahap ini dilakukan analisis terhadap dua aspek utama. Pertama terhadap

aspek pekerjaan secara keseluruhan dan kedua terhadap aspek pengetahuan,

keterampilan serta sikap yang dibutuhkan untuk melaksa-nakan pekerjaan tersebut.

Berdasarkan informasi dari hasil analisis tersebut, maka intrumen survei

dikembangkan dan disebar-kan kepada para karyawan yang akan diteliti. Dalam

mengembangkan instrumen ada baiknya melibatkan karyawan yang kan disurvei

agar informasi yang diperoleh lengkap dan tidak mengabaikan kriteria kriteria

seperti keterampilan kerja sama tim, sensitivitas terhadap umpan balik pelanggan

terutama pelanggan internal dan keterampil-an interpersonal.

d. Diskusi Focus Group.

Dalam metode ini kelompok karyawan tertentu diminta untuk membicarakan siklus

mutu yang berkaitan dengan pelatihan. Rapat yang dilakukan tanpa manajer atau

penyelia tersebut akan menjadi lebih terbuka untuk menyadari bahwa mereka

memerlu-kan pelatihan.

e. Sistem saran

Sistem saran organisasi (baik melalui kotak saran, maupun saran yang diajukan

secara langsung) juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan

pelatihan.

1. Melakukan penilaian kebutuhan secara periodik untuk mengidentifikasi topik

topik yang baru.

2. Menggunakan proses identifikasi kebu-tuhan berkelanjutan yang meliputi eva-

luasi terhadap pelatihan yang telah diikuti karyawan dan saran dari unit bisnis

maupun para manajer akan diperlukannya suatu pelatihan baru.

3. Melakukan Benchmarking (patok duga) terhadap Puskesmas lain untuk

menentukan apa yang mereka lakukan dan dimana mereka melakukan program

pelatihan bagi para karyawannya.

2. Seminar Tentang Sadar Mutu (Quality Awareness Workshop).

Kegiatan ini sangat penting dilaksanakan sebelum kegiatan program jaminan

mutu dilakukan pada suatu tempat. Adapun tujuan dari pada kegiatan ini adalah untuk

membangun suatu komitmen yang tinggi dari pada petugas kesehatan terutama

petugas Puskesmas dan Rumah Sakit beserta instansi terkait dari tingkat manajemen

atas sampai dengan tingkat pelaksana mutu itu sendiri.

Adapun topik topik yang diberikan dalam seminar ini adalah : Pengertian

mutu, Jaminan Mutu, Budaya Mutu, Konsep Pelanggan, Manfaat Mutu dll, tergantung

dari pada waktu yang disediakan dalam workshop tersebut.

3. Mengembangkan Kepemimpinan Mutu.

Kepemimpinan yang berwawasan mutu merupakan kemampuan untuk

membang-kitkan semangat orang lain agar bersedia dan memiliki tanggung jawab

menyeluruh terhadp usaha mencapai tujuan.

Fungsi kepemimpinan mutu adalah sebagai berikut :

1) Perencanaan Mutu :

Fungsi ini meliputi identifikasi pelanggan dan kebutuhannya, mengembangkan

produk sesuai kebutuhan pelanggan, mengembangkan metode dan proses kerja

dan mengubah hasil perencanaan keda-lam tindakan.

2) Pengendalian Mutu :

Fungsi ini mencakup langkah langkah evaluasi kinerja aktual, membandingkan

kinerja dengan tujuan, melakukan tindakan perbaikan untuk mengatasi perbedaan

kinerja yang ada.

3) Perbaikan Mutu.

Fungsi ini meliputi penyediaan prasarana untuk perbaikan mutu secara

berkesinambungan, identifikasi proses dan metoda yang membutuhkan perbaikan,

membentuk tim yang bertanggung jawab atas program perbaikan mutu,

menyediakan sumber daya serta pelatihan yang dibutuh-kan oleh tim dalam

memecahkan masalah.

4. Menetapkan Tujuan Peningkatan Mutu

Pada langkah ini perlu dirumuskan secara tepat dan benar tentang tingkat

kesenjangan kinerja yang terjadi, sehingga akan semakin jelas dan tepat kearah mana

tujuan yang ingin dicapai dalam peningkatan mutu.

Tujuan digambarkan dalam bentuk kuantitas yang harus dicapai ketika

program sudah selesai. Beberapa petunjuk yang perlu untuk menuliskan tujuan adalah

sebagai berikut :

a. Spesifik.

Tujuan haruslah bersifat spesifik, dan tidak terlalu mengambang. Spesifik berarti

bahwa target yang akan kita capai itu sudah menjurus atau terfokus pada sesuatu

issue/topik.

b. Measurable.

Tujuan yang akan kita capai sedapat mungkin haruslah dapat diukur melalui

indikator tertentu.

c. Achievable.

Tujuan yang telah ditetapkan sedapat mungkin harus dapat dicapai

d. Realistis.

Tujuan yang diinginkan sifatnya realis, tidak muluk muluk.

e. Time Bound.

Untuk mencapai tujuan tersebut haruslah dalam batas waktu tertentu.

5. Menyusun Rencana Stratejik dan Operasional

Penyusunan rencana stratejik dan rencana operasional dari masing masing

Puskesmas sebaiknya berdasarkan analisa SWOT dengan memperhitungkan faktor

faktor eksternal dan internal dari pada puskesmas. Dari kesenjangan nilai yang

ditemukan berdasarkan analisa tersebut, disusun sutau rencana aksi yang kegiatannya

berfokus pada visi dan misi organisasi.

B. Fase Transformasi

Pada fase ini beberapa strategi yang sarankan adalah sebagai berikut :

· Pemilihan proses proses prioritas yang akan ditingkatkan dalam bentuk proyek

percontohan.

· Pembentukan kelompok kelompok kerja yang kompeten terhadap proses proses

tersebut.

· Identifikasi anggota untuk masing masing kelompok kerja

· Proses dalam kelompok kerja untuk melakukan perbaikan yang berkesinambungan

dengan siklus PDCA atau PDSA

· Evaluasi

C. Fase Integrasi

Pada fase ini strategi yang disarankan adalah :

· Mengintegrasikan pelaksanaan CQI pada seluruh jajaran organisasi

· Membentuk dan mempertahankan komitmen terhadap mutu melalui optimalisasi dan

proses perbaikan yang berkesinambungan

· Pelatihan pada seluruh karyawan

· Penetapan indikator mutu

· Pengembangan sistem surveillance dan evaluasi mutu yang tepat

· Penerapan proses perbaikan mutu yang berkesinambungan pada semua unit dan lintas

unit dengan pembentukan kelompok-kelompok kerja yang mandiri

Trims 4 downloading.

See the next chapter of necel publication

Made under authority of Fakultas Kedokteran Universitas Mulawarman`s

student

For further information please visit:

necel.wordpress.com