SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TE-CS MANDIRI JAYA YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Arlan Riandi Zacharias

08.12.2786

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

i

1

SALES INFORMATION SYSTEM

AT TE-CS MANDIRI JAYA YOGYAKARTA

SISTEM INFORMASI PENJUALAN

PADA TE-CS MANDIRI JAYA YOGYAKARTA

Arlan Riandi Zacharias

Bambang Sudaryatno 190302029

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Currently, demand for information technology and computers are very much needed

from various sectors such as education sector, government, corporations and others.

Along with technological development, then the provider of application programs for

displaying information is needed. The application program used to bridge the

implementation of the design input and output would be easy to read and understand.

Computers made none other than as a tool for humans in terms of solving the

problem particularly complex and numerous. In this case it does not mean people can not

solve these problems, but require the tools to solve problems. So with the existence of

these tools informasii process becomes faster and can save time and effort.

In this final will be a program to facilitate the sales transaction by using sales

information system, and also proceeds in the form of reports.

Key Words: Information Systems, Database

2

1. Pendahuluan

CV.TECS MANDIRI JAYA merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bidang usaha penyedia hardware dan software, penyedia jasa layanan internet

(ISP), jasa konsultan pengembangan ICT online system, telecommunication,

data communication, software development, serta pembangunan dan

pemeliharaan jaringan komputer (LAN maupun MAN) dan jaringan

telekomunikasi. Kami telah dipercaya untuk mensupply kebutuhan ICT dan

internet di berbagai instuti pendidikan maupun perusahaan (corporate)

Yogyakarta dan sekitarnya, DKI Jakarta, Jawa tengah, Jawa timur, Kalimantan

selatan. Pada TE-CS, pencatatan dan pengolahan data barang, jumlah dan

harga barang, data para supplier, serta data transaksi penjualan masih dilakukan

dengan menggunakan tulisan tangan. Hal ini dapat dikatakan kurang efektif dan

efisien, dikarenakan sulit untuk mencatat dan menghitung banyaknya jenis

barang yang ada, banyaknya jumlah barang, maupun besarnya jumlah harga.

Banyaknya jumlah barang yang dijual dan tingkat keramaian pembeli dapat

mengakibatkan penjual mengalami kesulitan untuk mengelola dan menghitung

transaksi penjualan secara cepat, tepat, dan efisien.

Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan data, mengolah

data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat yang

berguna bagi perusahaan untuk kemajuan usahanya. Penggunaan komputer

dalam menyelesaikan suatu pekerjaan manusia bukan barang baru, tetapi

merupakan salah satu teknologi yang sudah umum digunakan dalam pelayanan

penjualan. Pengembangan media tersebut sangat bermanfaat dan dapat

diandalkan. Salah satu media yang dapat digunakan adalah melalui pembuatan

alat bantu kerja yaitu program untuk mempermudah pekerjaan.

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem Informasi

Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau

disebut juga processing systems. Menurut Leitch dan Davis (Jogiyanto H.M,

2005: 11), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

3

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.2 Komponen Sistem Informasi

Dalam membangun suatu sistem informasi diperlukan

penggabungan elemen-elemen pendukung (Abdul Kadir, 2003. Pengenalan

Sistem Informasi, h. 70) tersebut antara lain: a) Software, merupakan sekumpulan instruksi yang memungkinkan

perangkat keras untuk dapat memproses data.

b) Hardware, mencangkup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.

c) Orang, semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan

sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem

informasi.

d) Database, sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan

dengan penyimpanan data.

e) Prosedur merupakan sekumpulan aturan yang dipakai untuk

mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang

dikehendaki.

Jaringan komputer dan komunikasi data, adalah sistem penghubung

yang memungkinkan sesumber resources dipakai secara bersama atau

diakses oleh sejumlah pemakai.

2.3 Manfaat Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki banyak manfaat, diantaranya:

a) Menghemat tenaga kerja

b) Peningkatan efisiensi

c) Mempercepat proses

d) Perbaikan dokumentasi

2.4 Konsep Basis Data Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem

manajemen basis data (SMBD), (Kusrini, M.kom, 2007, Strategi

Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Yogyakarta: Andi Offset, h. 11).

Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis

data dapat berisi atau memiliki sejumlah objek basis data (seperti file / tabel,

4

indeks, dan lain-lain). Di samping menyimpan data, setiap basis data juga

mengandung definisi baik untuk basis data maupun objek-objeknya secara

detail. Terdapat dua buah teknik perancangan basis data, yaitu dengan

membuat Entity Relationship Diagram atau dengan menerapkan normalisasi

terhadap struktur tabel yang telah diketahui (Fathansyah, Ir, 1999. Basis

Data. Bandung: Informatika, h. 11).

2.5 Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan

bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-

bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai

tujuan. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari

pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan bentuk sistem

yang harus dibangun. (Hanif Al Fatta, 2007. Analisis dan Perancangan

Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI, h. 45).

3. Analisis 3.1 Analisis Sistem

Sistem pelayanan di TE-CS Mandiri Jaya saat ini adalah sistem manual,

sehingga sering mengalami kendala. Kendala yang sering dialami misalnya,

salah dalam pencatatan transaksi penjualan dan pembuatan laporan. Selain

itu,perusahaan juga membutuhkan banyak tempat untuk media penyimpanan

pada TE-CS.

Tahapan yang perlu dilakukan untuk menganalisis sistem bermula dari

mengidentifikasi masalah, mengetahui kelemahan sistem yang berjalan,

mengetahui kebutuhan sistem, menganalisis kelayakan sistem baru yang

diusulkan. Dengan memahami keadaan sistem lama dan sistem baru yang

diusulkan, maka akan diperoleh informasi baru yang menentukan projek

pengembangan sistem baru.

3.2 Langkah-Langkah Analisis Sistem Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang

harus dilakukan oleh Analis Sistem, yaitu sebagai berikut:

5

1) Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah, mengindentifikasikan

penyebab masalah, mengidentifikasikan titik keputusan,

mengidentifikasikan personil-personil kunci.

2) Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada, menentukan

jenis peneliti, merencanakan jadwal penelitian, mengatur jadual

wawancara, mengatur jadwal observasi, mengatur jadwal pengambilan

sampel, membuat penugasan penelitian, membuat agenda wawancara,

dan mengumpulkan hasil penelitian.

3) Analyze, yaitu menganalisis kelemahan sistem, dan menganalisis

kebutuhan Informasi pemakai manajemen.

4) Report, yaitu membuat laporan hasil analisis dengan tujuan:

a. Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan.

b. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan

dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut

manajemen.

c. Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak

manajemen.

d. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan

tindakan selanjutnya.

3.3 Analisis PIECES

Analisis yang sering digunakan untuk menganalisis sebuah sistem

adalah analisis PIECES. Aspek yang terdapat didalamnya adalah kinerja,

informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan pelayanan pada konsumen.

1. Analisis Kinerja Sistem (Performance)

Kinerja dapat di ukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap.

Beberapa hal yang saya ukur pada analisis kinerja untuk TE-CS Mandiri

Jaya meliputi persentase nilai jual atau beli barang yang dikuasai oleh pelaku

usaha, citra perusahaan. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput)

dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan

(response time). Diketahui dari pengamatan 1 server untuk melayani tiap

orang rata-rata 5 menit per 10 item dan siap untuk melayani berikutnya

6

selang waktu 1 menit. Jadi selama buka10 jam, TE-CS dapat melayani 120

orang. Diperoleh dari:

10 jam * 60 = 600 jam/6 menit = 100 orang

Jika menggunakan sistem penjualan, 10 item dalam 10 detik ditambah 10

detik respon, sehingga dapat melayani 1800 orang. 10 jam * 60 * 60 =

36000/20 ddetik = 1800 orang.

Pada era sekarang ini pencatatan transaksi penjualan pada sistem ini

masih tergolong lama karena masih dilakukan secara manual, membutuhkan

waktu kurang lebih 15 menit dalam melakukan transaksi penjualan. Sehingga

hal ini ini memperlambat kinerja proses karena terjadi keterlambatan dalam

memberikan informasi transaksi penjualan dan kegiatan lainnya.

2. Analisis Informasi (Information)

Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak

manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya.

Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan

informasi yang akurat karena data yang di dapat adalah pasti, tepat waktu

karena dengan menggunakan sistem baru sehingga lebih cepat yaitu selama

10 jam sebanyak 120 orang untuk pemasukkan data masing-masing tiap 5

menit untuk 10 item, dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.

3. Analisis Ekonomi (Economy)

Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu

proyek. Sistem sudah memanfaatkan media internet sebagai sarana

memasarkan produknya. Media internet saat ini sudah diibaratkan sebagai

pengganti pembuatan brosur dan pemasangan iklan lainnya. Motif ekonomi

mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan mengapa

diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah perusahaan

terhadap sistem yang baru adalah dukungan terhadap proses manajerial

perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya pemborosan waktu dan

alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya pada sistem

sebelumnya (sistem lama) dapat di kurangi semaksimal mungkin, Khususnya

seperti biaya pengadaan kertas dan tinta.

7

4. Analisis Pengendalian (Control)

Sistem informasi yang baik harus mampu menjaga keamanan data yang

ada, baik kerahasiaan data dan menjamin data tersebut tidak rusak. Sistem

harus mampu menyediakan fasilitas back-up data yang baik.

Sistem Yang ada saat ini belum memiliki fasilitas back up data yang baik.

Jika suatu saat sistem eror, maka manajer akan kehilangan data tersebut.

Karena sistem yang berjalan saat ini data dan laporan hanya ditulis pada

kertas bekas dan sering hilang. Karena itulah untuk menjaga keutuhan data

dan laporan akan dibentuk dalam format digital yang lebih awet, tahan lama,

dan lebih mudah dalam memanipulasi data.

5. Analisis Efisiensi (Effisiency)

Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan

pemborosan. Efisiensi dari sistem yang di kembangkan adalah pemakaian

secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia,

waktu, uang, peralatan, dan keterlambatan dalam pengolahan data. Jika

distributor ingin mengetahui stok barang yang ada, distributor tersebut

biasanya bertanya pada owner melalui sms terlebih dahulu. Dan owner akan

menghitung sisa barang yang ada di gudang secara manual, barulah

mengirimkan balasan kepada distributor. Akan lebih nyaman apabila sistem

mampu menghitung stok yang ada, dan menyampaikan informasi stok

barang secara otomatis. Dengan adanya informasi secara terkomputerisasi

memberikan efisiensi waktu yang baik.

6. Analisis Pelayanan (Service)

Pelayanan dalam pengembangan sistem ini akan memberikan

keakuratan dalam pengolahan data dan kepuasan tersendiri dalam diri

konsumen atas layanan yang diberikan, baik itu ketepatan waktu dan

keakuratan informasi yang diperoleh. Selain itu pelayanan yang baik mampu

mengkoordinasi semua aktivitas untuk mencapai tujuan dan sasaran.

8

3.4 Perancangan Proses 1) Physical System

Sistem ini melibatkan user, administrator, dan manajer secara langsung

di dalamnya. Ketiganya memiliki peranan dan wewenang yang berbeda.

Pada sistem penjualan ini administrator yang menangani hampir sebagian

besar proses yang terjadi pada sistem. Baik menangani data barang, data

pelanggan, data supplier, data pembelian dan data penjualan.

Sedangkan manajer hanya berperan sebagai pemantau segala aktifitas

transaksi. Seorang user disini yaitu pegawai yang bertugas menjadi kasir,

kasir diberikan hak untuk menangani data penjualan, data pembelian, data

pelanggan dan data barang.

Pengolahan Data Barang

Pengolahan Data pembelian

Pengolahan Data Penjualan

Pengolahan Data Customer

Pengolahan Data Supplier

Laporan Barang

Laporan Pembelian

Laporan Penjualan

Laporan Customer

Laporan Retur Beli

Laporan Supplier

Pembuatan Laporan Penjualan

Pembuatan Laporan

Pembuatan Laporan Barang

Pembuatan Laporan Customer

Pembuatan Laporan Supplier

Item beli Item jual Customer Penjualan Barang PembeliaSupplier

Pembuatan Laporan Retur Beli

Retur Beli

Pengolahan Data Retur Beli

Pembuatan Laporan User

Laporan User

User

Pengolahan Data User

Input Data User

Input Data Barang

Input Data Pembelian

Input Data Penjualan

Input Data Customer

Input Data Retur Beli

InputData Supplier

Data User Data Barang

Data Pembelian

Data Penjualan

Data Customer

Data Retur Beli

Data Supplier

9

Gambar 1.0 Flowchart Sistem

2) Logical Mode

a. Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram konteks yang merupakan gambaran keseluruhan dari

suatu sistem informasi penjualan barang pada TE-CS Mandiri Jaya.

Diagram konteksnya sebagai berikut:

Input Dt.Penjualan,Dt.Pembelian,Dt.User,Dt.Supplier,Dt.Barang

Laporan keseluruhan

Lap.Penjualan, Lap.Pembelian

Lap.Cus, Lap.Supplier, Lap Barang

Lap.Penjualan, Lap.Barang

Dt.Penjualan, Dt.Barang

Gambar 1.1 Diagaram Konteks

Diagram konteks di atas menjelaskan sistem informasi penjualan memiliki

tiga entitas, yaitu admin, manajer dan kasir. Admin dapat memasukan

semya data pada tabel. Selanjutnya sistem akan memberikan laporan pada

admin,sesuai data yang telah di inputkan. Kasir mengimputkan data

penjualan dan data costumer ke dalam sistem dan di proses sehingga

Admin 0

Sistem Informasi Penjualan

manajer

Kasir

10

menghasilkan laporan data penjualan dan data costumer. Pengolahan

sistem berupa laporan data keseluruhan akan diberikan kepada manajer.

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Pemrograman

Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode program yang akan

dieksekusi oleh komputer. Kode program yang ditulis oleh programmer harus

berdasarkan dokumentasi yang disediakan oleh analis sistem, hasil dari

desain sistem secara rinci.Sebelum program diterapkan, maka program

harus dites untuk membebaskan dahulu dari kesalahan-kesalahan program

secara menyeluruh.

1. Pembuatan Database

Pembuatan database merupakan tahapan yang nantinya

akan menyimpan data yang akan ditampilkan di dalam

aplikasi. Tahapan ini berisi tentang perintah-perintah untuk

pembuatan database melalui SQL Server Enterprise Manager,

mengaktifkan database, pembuatan tabel, mengisi tabel, dan

perintah-perintah lainnya melalui Query Analyzer.

2. Membuat Interface Pembuatan interface mencakup diantaranya adalah perancangan

form dan tabel setting property. Sebagai contoh pembuatan interface

pada form pemasok dapat dilihat pada tabel berikut:

Komponen Properti

5 Label Name LabelNm1;LabelNm2;LabelNm3;LabelNm4;LabelNm5.

Caption KdPemasok, NmPemasok, Alamat, Tlp, Email

5 TextBox Text Dikosongkan

Name txtKd, txtNm, txtAlamat, txtTlp, txtEmail

6 Command

Button

Name cmdTambah,cmdHapus,cmdUbah,cmdBatal, cmdSimpan,

cmdCetak, cmdTutup

Caption Tambah, hapus, ubah, batal, cetak, simpan, tutup

Tabel 1.0 Perintah Pembuatan Interface

11

3. Koneksi Database Dan interface

Koneksi database dilakukan melalui Module yang telah dibuat pada

Microsoft Visual Basic 6.0. Adapun source code untuk mengkoneksikan

antara database dengan form adalah sebagai berikut:

Sub koneksi()

Set conn = New ADODB.Connection

Set rs = New ADODB.Recordset

'untuk melakukan koneksi ke database,

On Error Resume Next

'koneksi untuk database sql server 2000

StrKoneksi = "Driver={SQL Server}; Server=CECILOVE-87A6A8;

Database=TECSJOGJA; uid=; pwd="

conn.CursorLocation = adUsedClient

If conn.State = adStateClosed Then

conn.Open StrKoneksi

If conn.State = adStateClosed Then

MsgBox "Koneksi Ke Database Gagal!", vbCritical + vbOKOnly,

"Kesalahan"

End If

End If

End Sub

4. Pengetesan Program

Pengetesan program merupakan proses mengeksekusi sistem

perangkat lunak untuk menentukan apakah sistem perangkat lunak

tersebut cocok dengan spesifikasi sistem dan berjalan sesuai dengan

lingkungan yang diinginkan. Pengujian sistem sering disosialaisasikan

dengan pencarian bug, ketidak sempurnaan program, kesalahan pada

baris program yang menyebabkan kegagalan pada eksekusi sistem

perangkat lunak. Menentukan dan menghilangkan ketidaksempurnaan

program ini disebut debugging, yang berbeda dengan pengujian sistem

yang berfokus pada pengidentifikasian adanya ketidak sempurnaan.

12

Kesalahan sistem perangkat lunak sangat bervariasi diantaranya run

time, syntax error dan logical error.

5. Konversi Sistem

Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan

sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan. Konversi yang

yang diterapkan pada TE-CS adalah konversi paralel. Pendekatan

konversi paralel digunakan dengan mengoperasikan sistem baru

bersama-sama dengan sistem lama selama satu periode waktu yang

tertentu.

Kedua sistem ini dioperasikan bersama-sama untuk meyakinkan

bahwa sistem baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses

sebelum sistem lama dihentikan. Pendekatan ini merupakan lawan dari

pendekatan konversi langsung. Kebaikan dari pendekatan ini adalah

menyelidiki proteksi yang tinggi pada organisasi terhadap kegagalan

sistem baru.

6. Kesimpulan

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem

perancangan program sehingga tahap pembahasan, maka penulis dapat

menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Penjusalan secara ekonomi layakdi implementasikan

karena Return of Investmentnya % dan Net Present Valuenya sudah

sesuai.

2. Sistem Informasi pada TECS Mandiri Jaya Yogyakarta memberikan

kemudahan kepada pengguna dalam transaksi penjualan dan pembelian

serta pembuatan laporan.

3. Sistem Informas Penjualan Pada TECS Mandiri Jaya Yogyakarta

memberikan data yang informative mengenai data barang dan data

supplier.

4. Sistem Informasi Penjualan Pada TECS Mandiri Jaya Yogyakarta

dibatasi hak akses penggunaan sistem yaitu login untuk menghindar

pengambilan dan perubahan data olah pihak – pihak tertentu.

13

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.

Yogyakarta: ANDI.

Fathansyah, Ir. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika.

Jogiyanto H,M. 2005. Analisis & Desain. Yogyakarta : Andi.

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Jakarta : PT Elex Media

Komputindo.

Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data.

Yogyakarta: ANDI.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan

Microsoft SQL. Yogyakarta: ANDI.

http://www.amazon.com/ , 19 Maret 2012.