SI-36-05April 29, 2015

Kelompok 13, 14, 15

Sistem Informasi MSDM

Pengertian Human Resource Information System (HRIS) Perkembangan HRIS Jenis dan terminology HRIS Masalah SDM pada aplikasi HRIS

Outline Pembahasan

Setiap organisasi memerlukan data yang bersifat riil dari manajemennya Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi.

HRIS adalah sistem yang digunakan untuk mengolah informasi yang berhubungan dengan SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan.

HRIS bukan hanya sekedar software maupun hardware, tapi juga terdiri dari operator, bentuk sistem, kebijakan, prosedur, serta data.

HRIS dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutahan informasi di setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen

Pengertian HRIS

Dalam praktiknya perusahaan besar memang menggunakan HRIS sebagai pendukung MSDM, tetapi ada perusahaan yang belum menerapkan HRIS dengan alasan :

a. Mereka meyakini bahwa biaya penggunaan HRIS lebih besar dibandingkan Benefit yang mereka terima

b. Kurangnya pengetahuan manajer sdm tentang pentingnya HRIS

c. Adanya upaya defensive terhadap cara cara lama

d. Sikap defensive tersebut menyebabkan Manajer SDM menjadi tertutup dengan bidang lainnya

Sedangkan cara meningkatkan kemajuan teknologi HRIS pada organisasi adalah

a. Meyakinkan manajemen puncak untuk menyadari pentingnya HRIS dan mendukung implementasinya

b. Perlu adanya pemahaman bahwa cara cara lama dalam MSDM perlu untuk diubah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi MSDM

c. Adanya kesadaran manajer SDM untuk standar operasional MSDM

d. Mengadakan Program Pelatihan di bidang teknologi HRIS

Tujuan Utama dari HRIS adalah memberi layanan dalam bentuk informasi kepada client atau pengguna dari sistem.

Karena terdapat berbagai jenis client dan pengguna, maka HRIS memiliki Objektif sendiri

a. Memberi fasilitas pada kebijakan strategis, opesional, dan taktis

b. Menghindari proses pengadilan

c. Mengevaluasi program, kebijakan, atau praktek dalam organisasi

d. Mendukung operasional sehari hari

Karakteristik informasi yang disediakan oleh HRIS

a. Timely (tepat waktu)

b. Accurate (akurat)

c. Concise (ringkas)

d. Relevant (Sesuai)

e. Complete (lengkap)

f. Mudah dipahami oleh client dan user

Tahap Awal

a. Sistem Personalia menempatkan data pegawai dalam map yang ditempatkan di manajemen personalia.

b. Saat adanya teknologi punch card maka maka data pegawai disimpan dalam bentuk punch card.

c. Saat computer hadir, data pegawai dikonversikan ke dalam bentuk pita dan piringan magnetik

Perkembangan HRIS

Adanya Peraturan Pemerintah

a. Isyarat untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti, OSHA, dan AAP tahun 1960-1970 an

b. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistik bagi pemerintah yang menunjukkan praktek personalia perusahaan

c. Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel System)

Perkembangan HRIS

Pengaruh dari Mikro Computer

a. Saat komputer mikro muncul, sistem informasi SDM mulai dipasang dalam areanya

b. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri, beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe mereka sendiri.

Perkembangan HRIS

a. PertamaManualBerbasis dasar pribadi SDM (pendidikan, pengalaman, data diri)

b. KeduaSistem Komputer terpisahMemperluas daftar gaji dan penilaian data SDM (kinerja dan

potensi)Membatasi Hak Akses

Evolusi HRIS

c. KetigaSistem Komputer sudah terintegrasi tapi belum maksimalMemperluas informasi fileTersedia luas di perusahaan

d. KeempatTerkomputerisasi dan terintegrasi secara penuhKemampuan kalkulasi SDM dan ProyeksiPenggunaan informasi luasMemperluas file informasi dan mendukung tindakan rekrutmenSebagai dasar prakiraan kebutuhan biaya

Evolusi HRIS (Cont.)

1. Electronic Data Processing (EDP) Level EDP berada pada tahap pemrosesan informasi rutin

secara otomatis Bentuk aplikasi adalah melakukan otomatisasi paperwork pada

tingkat operasional yang lebih rendah dalam organisasi Berfokus pada data, penyimpanan, dan alur pada tk. Operasional Bentuk file yang dijumpai dalam EDP adalah informasi rutin

seperti penggajian dan informasi pegawai Membuat laporan bagi manajemen secara akurat dan cepat

serta terotomatisasi

Jenis Jenis HRIS

2. Management Information System (MIS) Level MIS berada pada penekanan terhadap Integrasi

perencanaan fungsi Sistem informasi Berorientasi pada Laporan, pencarian informasi, dan

pengawasan. Berfokus pada informasi SDM Mendukung pembuatan laporan sementara seperti data tentang

umur dan gender pegawai

Jenis Jenis HRIS (Cont.)

3. Decision Support System (DSS) Level DSS berada pada pengambilan keputusan puncak

organisasi, biasanya manajer puncak dan eksekutif. DSS dapat bekerja dengan hanya mengandalkan sedikit bantuan DSS dapat melakukan analisis sehingga dapat membantu

pengambilan keputusan Contoh penggunaan DSS adalah tentang perencanaan SDM atau

HR Planning dimana dengan bantuan computer dapat melakukan pengujian scenario masa depan.

Jenis Jenis HRIS (Cont.)

Perbandingan Jenis jenis HRIS

Masalah yang dihadapi oleh Manajemen SDM adalah terbatasnya SDM yang memiliki keahlian, pengetahuan, dan kemampuan secara teknis-manajerial khususnya yang berkaitan dengan teknologi computer

SDM yang menangani masalah HRIS harus mempunyai skill dan knowledge dalam kajian berikut :

a. Sistem SDM dan hubungannya dengan Lingkungan Organisasi

b. Konsep sistem yang dapat diaplikasikan dalam konteks SDM

c. Keahlian manajemen dalam merancang dan menilai HRIS

Masalah SDM pada alikasi HRIS

d. Keahlian Komputer dan memahami keterkaitannya dengan SDM

e. Pemahaman tentang bidan HRIS dimasa mendatangKetersediaan tenaga kerja dengan kualifikasi seperti yang

disebutkan sangat terbatasMaka untuk mengatasinya organisasi harus mampu menarik

perhatian para calon tenaga potensial untuk bergabung dengan tawaran yang lebih baik

Masalah SDM pada alikasi HRIS (cont.)

Questions & Discussion

Terima Kasih