RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (STUDI KASUS PT. CNE)

GAMBARAN UMUM PT. CNE

PT. CNE adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, berlokasi di

Cikarang, Jawa Barat, memproduksi televisi berwarna berbagai model. Perusahaan telah

berdiri sejak Mei 2000, dan melakukan proses produksi secara semi knock down,

dimana perakitan komponen tidak sepenuhnya dilakukan oleh perusahaan,

tetapi sebagaian telah diterima dalam bentuk setengah jadi dari pemasok.

Bahan baku yang diperoleh dari supplier lokal dan luar negeri (impor) dirakit

lebih lanjut di perusahaan untuk menghasilkan barang jadi berupa televisi berwarna

yang siap dipasarkan dan digunakan oleh konsumen akhir. Proses produksi

meliputi perakitan, pengaturan (adjustment) karakteristik gambar dan suara dan fitur

lainnya, pengetesan dan packing.

Pada awal berdirinya perusahaan hingga tahun 2003, perusahaan hanya melayani

pasar lokal di Indonesia. Perusahaan memasarkan dan mendistribusikan produknya

berupa televisi berwarna ke seluruh wilayah nusantara melalui distributor/toko

yang tersebar di berbagai kota besar di Indonesia seperti Jakarta, Bandung,

Semarang, Surabaya, Denpasar, Medan, Makassar, Manado, Pontianak, dan lainnya.

Sejak awal tahun 2003, perusahaan melihat peluang pasar global yang cukup

menjanjikan dan marketing melakukan usaha-usaha yang agressif untuk mendapatkan

pasar di luar negeri. Usaha itupun menghasilkan buah dan, sejak bulan Mei hingga

Desember 2003, perusahaan menandatangani kontrak dengan beberapa perusahaan

distribusi dari Afrika Utara, Timur Tengah, Amerika Latin dan Rusia untuk

pemasaran dan penjualan produknya di wilayah dan negara-negara tersebut.

Maka pada tahun awal tahun 2004 perusahaan telah menambah kapasitas

produksi dari 10.000 unit / bulan menjadi 20.000 unit perbulan. Lini produkdi ditambah

dari 2 line menjadi 4 line dan jumlah karyawan meningkat dari 200 orang menjadi 350

orang. Penambahan karyawan yang paling signifikan terdapat di bagian produksi.

Visi & Misi Perusahaan

Untuk memastikan kemajuan perusahaan secara berkelanjutan maka perusahaan

telah merumuskan visi dan misi sebagai berikut:

Visi

Menjadi perusahaan manufaktur televisi berwarna terkemuka di Asia dengan produk-

produk yang inovatif dan berteknologi paling mutakhir dan ramah lingkungan.

Misi

Memproduksi televisi berwarna dengan kualitas tinggi, aman dan selalu inovatif

untuk masyarakat Indonesia dan dunia.

Struktur Organisasi

PT. CNE dipimpin oleh seorang CEO dan dibantu oleh tiga orang direktur yaitu

Direktur Operasi, Direktur Keuangan & Administrasi dan Direktur

Pemasaran. Selanjutnya para direktur dibantu oleh beberapa orang manajer

meliputi Manajer Produksi, Manajer R&D (Research & Development), Manajer

Keuangan & Akunting, Manajer Pemasaran, Manajer Penjualan, Manajer Promosi,

Manajer Quality Assurance, Manajer Pembelian, Manajer Umum & Personalia,

Manajer PPIC, Manajer Gudang. Untuk bagian Produksi, Manajer produksi dibantu

oleh 2 orang supervisor, sedangkan untuk bagian lainnya para manajer langsung

membawahi staff.

Proses Produksi

Proses produksi dilakukan dengan berurutan mencakup perakitan (assembly),

pengaturan (adjustment), pemanasan (heat run) dan pengemasan (packing). Semua

proses produksi dilakukan pada conveyor (ban berjalan).

Perakitan

Picture Tube Assembly (Perakitan Tabung Gambar)

Perakitan dimulai dengan assembly monitor (picture tube) yakni dengan memasang

ground wire, deflection yoke dan degaussing coil pada picture tube. Cavity (lubang)

picture tube diberi silikon, yang kegunaannya untuk mencegah percikan api dari anoda

pada saat TV dihidupkan.

Frame Join (Memasang Picture Tube Assembly dan Main PCB Assembly/mesin

TV ke Frame)

Pada tahapan ini pertama-tama picture tube dipasang ke front frame dengan

menggunakan 4 buah baut. Selanjutnya mesin TV (Main PCB Assembly) dipasang pada

front fram dan picture tube. Sekarang TV sudah siap dihidupkan.

Adjustment (Pengaturan Gambar dan Suara)

Setelah TV dihidupkan dibiarkan menyala selama paling tidak 20 menit sebelum

dilakukan adjustment. Tujuannya adalah supanya semua komponen elektronik

seperti tabung gambar, IC (integrated circuit), resistor, kapasitor, coil, transistor,

speaker, dioda bekerja secara stabil. Dengan demikian pengaturan yang dilakukan

akan berada pada keadaan normal seperti keadaan TV waktu digunakan konsumen.

Pengaturan gambar meliputi purity, white balance & convergence. Purity berguna

untuk memastikan warna tidak belang, white balance untuk menyeimbangkan warna-

warna dasar (merah, hijau dan biru) untuk membentuk warna yang alami dan

convergence untuk menyatukan berkas warna dasar, sehingga warna tidak melebar.

Jika convergence tidak baik maka gambar akan berbayang.

Perlu dicatat bahwa semua pengaturan gambar harus dilakukan pada medan magnet

yang sesuai dengan medan magnet bumi negara tujuan. Jika TV akan dikirim ke Rusia

misalnya, maka medan magnet di lini produksi harus disesuaikan dengan medan magnet

Rusia. Jika medan magnet salah, maka gambar akan belang-belang. Medan magnet

diatur dengan menggunakan coil yang dialiri arus listrik dan besarnya medan magnet

diukur dengan menggunakan gauss meter.

Pengaturan suara dilakukan untuk model-model dengan sitem stereo untuk mengatur

agar suara stereo seimbang.

Pemasangan Back Cover (Tutup Belakang)

Setelah adjustment selesai dilakukan, maka TV akan dipasang back cover dengan

menggunakan baut. Kekuatan torsi baut diatur dengan adjustable torque screw driver

(obeng listrik yang rorsinya dapat diatur)

Pengetesan Keamanan

Pengetesan keamanan merupakan test terakhir, dimana bagian metal yang kelihatan dan

dapat dijangkau dengan tangan ditest dengan menggunakan tegangan tinggi sekitar 4000

volt. Hal ini untuk memastikan bahwa TV aman bagi pemakai dan tidak akan terjadi

kejutan listrik jika bagian tubuh bersentuhan dengan bagian metal TV seperti colokan

antenna dan kabel audio-video.

Perlu dijelaskan bahwa sebelum pengetesan keamanan TV harus melaui pemeriksaan

proses QC untuk memastikan kualitas gambar, suara dan tampilan luar sesuai dengan

standar mutu yang ditetapkan.

Pemanasan Ahir (Hear Run)

Setelah TV selesai diatur dan dirakit, maka TV akan masuk ke line yang menyediaan

power supply sehingga TV akan hidup. Sebelum dikemas, TV harus dipanaskan

pada heat-run line tidak kurang dari 20 menit.

Packing

Proses Packing dimulai dengan pemasangan rating label, membungkus TV dengan

karung plastik (polybang), memasang cushion (stirofoam) dan memasukkan TV ke

dalam carton box. Carton box ditutup dengan menggunakan straples dan ditutup lagi

dengan menggunakan lakban (tape) yang sudah dicetak dengan nama perusahaan.

TV yang sudah selesai dikemas akan langsung masuk gudang dengan menggunakan

conveyor. Sementara itu scanning barcode akan dilakukan secara oromatis sebelum TV

masuk ke gudang sehingga jumlah TV yang masuk ke gudang akan terlihat pada

counter dan langsung tersambung dengan komputer di administrasi produksi. Dengan

demikian Finished Goods Transfer Note atas barang jadi yang masuk ke gudang akan

terbentuk secara otomatis dan siap dicetak.

Daftar Model TV Yang Diproduksi

NO Model Ukuran (inch) System Negara Tujuan

1 C1759 17 Multi Indonesia, Afrika2 C2077 20 Multi Indonesia, Afrika, Middle East3 C2077R 20 SECAM Russia4 C2198 21 Multi Indonesia, Afrika, Middle East5 C2198R 21 SECAM Russia6 C2589 25 Multi Indonesia, Afrika, Middle East7 C2589R 25 SECAM Russia8 C2589J 25 PAL Latin America9 C2975 29 Multi Indonesia, Afrika, Middle East

10 C2975R 29 SECAM Russia11 C2975J 29 PAL Latin America12 C3488 34 Multi Indonesia, Afrika, Middle East13 C3488R 34 SECAM Russia14 C3488J 34 PAL Japan, Latin America

D A F T AR VENDOR VendorCode

Nama Vendor Alamat No telpContactPerson

001 LG Electronics PT MM 2100, Cibitung, Bekasi 021-327899 JJ Kim

002Hitachi Asia PteLtd

Bedok South Avenue 3, Singapore

+653335678 Derek Phang

003 Showplaindo PT MM 2100, Cibitung, Bekasi 021-555743 L Sembiring

004PanasonicComponents PT

Jl Kelinci no 15, Tambun, Bekasi

021-876520 Shiro Ono

005Tamura ChemicalPte Ltd

Jurong Industrial Park, Avenue 11, Singapore

+65457821 Hans Prana

006Asahi LymanCarton Box PT

Modern Industrial Estate, km65, Serang

0254-333777 Sukoco

007 Indo Coilindo PTJl Daan Mogot no 167, Jakarta

021-5497772 Gilbert Londo

008 Andara PT Jl Daan Mogot no 89, Jakarta 021-999886 Andre Sitinjak

009Eka PlastisindoJaya

Jl Kenangan no 16, Kapuk, Jakarta

021-3345825 Cinta Juita

010 Nitto Alam PTKawasan Industri Manis, JlAlam raya no 17, Tangerang

021-568210 N.Takayama

011 Aneka Foam PT Jl Sentosa no 72, Bandung 022-8889977 Welly

012 CV Jaya AbadiJl Muara Raya no 42, Tangerang

021-332455 Djaya Kumar

013 CV Jamas Mandiri Jl Swadaya II, no 30, Jakarta 021-5861109 Djamasri

014 Rungkut Cahaya Jl Rungkut no 70, Surabaya 031-5786329 Eddy Faisal

D A F TAR PERSEDIAAN

NoPart

NumberDeskripsi Vendor

1 0000001 Color Picture Tube 001

2 1000001 Front Frame Assembly 003

3 1000002 Back Cover 003

4 3000001 Degaussing coil 007

5 3000002 Ground wire 007

6 3000003 Ground wire spring 007

7 4000001 Deflection yoke 002

8 4000002 Silicon Rubber 005

9 4000003 Magnet Ring 002

10 5000001 6 x 20 tapping screw 010

11 5000002 3 x 20 tapping screw 010

12 5000003 3 x 16 tapping screw 010

13 5000004 3 x 12 M-screw 010

14 6000001 Main PCB Assembly 002

15 6000002 Speaker 5 x 20 cm 004

16 6000003 Tweeter 004

17 6000004 Sub wover 004

18 7000001 Polybag 009

19 8000001 Rating Label 013

20 9000002 Poly foam 011

21 9000003 Cushion (stirofoam) 011

22 9000004 Carton Box 006

23 9000005 Packing Tape 014

24 9000006 Staples (for carton box) 012

25 9000007 Manual Book 008

26 9000008 Remote Control Transmitter 002

27 9000009 Battery AA 004

DAF TAR DISTRIBUTOR/PELANGGAN

No Nama Pelanggan Alamat Telepon

01 PT Dinamika Ardika Jl letjen S Parman kav 37, Jakarta 021-77788855

02 PT Dinamika Ardimas Jl A Yani no 11, Bandung 022-33377799

03 Electronic City Senayan 021-56388914

04 Electronic Solution ITC Cibinong 021-8797749

05 Electronic Solution Plaza Jambu Dua, Bogor 0251-5679876

06 PT Cahaya Fajar Jl Sucipto no 56., Semarang 024-88877744

07 PT Kraton Electronic Jl Gajah Mada no 89, Yogyakarta 027-44589287

08 PT Sinar Mentari Jl Hasanuddin no 77, Makassar

09 PT Aman Suka Daya Jl Tanjungpura no 87, Pontianak 0561-3529972

10 PT Sinar Jaya Jl Medan no 45, Manado 061-7228947

11 Liebher Electronics Haddad Street 356, Beirut, Lebanon +9619873356

12 Galaxy Electronics S.A139 Blvd d'Anfa, Casablanca 20000,Morocco

+2125478395

13A & D SolutionsIncorporated

118 Flamingo DrApollo Beach, FL 33572, St +1 8136411645Petersburg, Russia

14 Campinas Electronics LtdaR. Oscar Freire, 913 +551130841500São Paulo - SP, 01426-001, Brazil

15 SaP Argentina SA351 Macacha Güemes, Buenos Aires,Argentina

+54800 445 8667

SIKLUS AKUNTANSI PT. CNE

I. SIKLUS KONVERSI

a. Proses Persiapan Produksi

Bagian Pemasaran

Bagian ini membuat perkiraan (forecast) penjualan selama 3 bulan ke depan yang

didasarkan pada catatan (historical record) dari tahun sebelumnya dan

dikombinasikan dengan kondisi pasar yang ada. Perkiraan ini mencakup jenis

produk dan jumlah unitnya. Forecast didistribusikan oleh Marketing ke

bagian PPIC, Purchasing dan Produksi. Setiap bulannya bagian pemasaran

akan menerima surat pesanan dari para distributor atau toko.

Bagian Production Planning & Inventory Control (PPIC)

PPIC membuat jadual produksi berdasarkan forecast yang diterima dari bagian

pemasaran. Jadual produksi mencakup perakitan untuk Main PCB (mesin TV) dan

perakitan barang jadi (main assembly).

Bagian Produksi

Berdasarkan jadual produksi dari PPIC, bagian Produksi melakukan permintaan

barang ke Gudang dengan menggunakan form permintaan bahan baku (Part

Requisition)

b. Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang

Bagian Gudang

Berdasarkan permintaan barang (Part Requisition) dari produksi, bagian Gudang

akan menyerahkan barang ke bagian produksi. Sebagai bukti pengeluaran barang

maka pihak gudang akan mengeluarkan Bukti Pengeluaran Barang.

Bagian Keuangan & Akunting

Menerima bukti pesanan dari bagian pemasaran, part requisition dari produksi dan

bukti Pengeluaran Barang dari Gudang. Berdasarkan dokumen ini akan dilakukan

pencatatan pada kartu persediaan dan buku besar (GL).

c. Proses Produksi

Bagian Produksi

Setelah menerima bahan baku dari Gudang maka bagian Produksi melakukan

proses produksi sesuai yang ditetapkan pada jadual produksi.

Bagian Administrasi Produksi

Bagian administrasi produksi akan mencatat hasil produksi dan membuat laporan

produksi barang jadi (Finished Goods Transfer Note). Bagian administrasi

produksi akan menyerahkan laporan produksi yang diotorisasi oleh

Manajer Produksi kepada bagian Gudang dan Keuangan & Akunting

(setelah ditandatangani oleh Kepala Gudang), dan satu lagi di arsip di bagian

produksi. Bagian Gudang

Bagian gudang akan mencocokkan laporan produksi dengan barang jadi yang

diterima, kemudian menandatangani Finished Goods Transfer Note (FGTN).

Setelah FGTN ditandatangani oleh pihak Gudang maka bagian gudang

akan

melakukan pencatatan pada Kartu Persediaan Barang Jadi (Finished Goods Bin

Card).

Bagian Keuangan dan Akunting

Berdasarkan laporan produksi, dilakukan pencatatan pada kartu persediaan dan

buku besar (GL).

II. SIKLUS PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Bagian Production Planning & Inventory Control (PPIC)

Bagian PPIC akan membuat Rencana Kebutuhan Material (Material Requirements

Planning - MRP) untuk bahan baku (material) berdasarkan forecast dan bahan baku

yang masih tersedia (on hand), sesuai dengan BOM (Bill of Materials) dari setiap

model.

Bagian Purchasing

Bagian Purchasing akan menerima permintaan pembelian (purchase request) dari

PPIC yang disertai dengan MRP, dimana jumlah dan jadual penerimaaan

bahan baku sudah dicantumkan. Purchasing selanjutnya membuat Purchase Order

(PO) ke supplier-supplier, sesuai dengan daftar supplier dan jenis bahan baku.

PO yang sudah diotorisasi juga diberikan rangkapnya ke bagian Gudang

dan bagian Keuangan dan Akuntansi.

Untuk pembelian impor, bagian Purchasing akan mengisi form L/C Opening

Request yang dilampiri dengan copy PO rangkap 3, rangkap ke 1 ke bagian Exim,

rangkap ke 2 ke bagian Keuangan dan Akuntansi dan rangkap ke 3 difile.

Bagian Expor Import (Exim)

Melakukan applikasi L/C ke Bank dengan mengisi formulir applikasi yang sudah

disediakan oleh Bank, sesuai dengan jumlah Purchase Order. Bagian Exim akan

menerima copy L/C dari Bank dan satu copy diberikan ke Bagian Hutang Dagang.

Setelah bagian EXIM menerima Shipping document berupa Invoice, Packing List

dan B/L, copy akan diberikan ke bagaian Hutang dagang dan bagian Gudang.

Bagian Gudang

Bagian Gudang akan menerima lembaran formulir pesanan pembelian (PO). Ketika

barang datang, delivery order (atau surat jalan akan dicocokkan dengan PO.

Setelah itu akan mebuat laporan penerimaan barang (LPB) rangkap 3. Rangkap

pertama

akan dikirimkan ke bagian PPIC, rangkap ke 2 ke bagian hutang dagang dan

rangkap ke 3 di file. Setelah itu bagian gudang akan melakukan pencatatan barang

masuk ke kartu stok gudang.

Bagian Hutang Dagang (Bagian dari Keuangan & Akunting)

Bagian Hutang Dagang menerima laporan penerimaan barang, surat jalan, pesanan

pembelian dan seluruh dokumen diarsipkan pada arsip hutang dagang tertunda.

Ketika invoice dan faktur pajak diterima, maka bagian Hutang Dagang

merekonsiliasi seluruh dokumen pembelian dan hutang, kemudian membukukannya

pada buku besar pembantu hutang dangan, kemudian membuka voucher jurnal ke

bagian Buku Besar (General Ledger). Bagian Hutang Dagang kemudian membuka

voucher pengeluaran kas rangkap 2, rangkap 1 ke bagian Treasury dan rangkap ke 2

diarsip.

Untuk pembelian impor bagian Hutang dagang akan menerima copy LC dan

shipping document (Invoice, Packing List dan Bill of Lading (B/L), dan melakukan

pencataan dan pembuatan voucher jurnal seperti di atas.

Treasury (Bagian dari Keuangan & Akunting)

Treasury membuka giro/cek pembayaran dan meminta otorisasi dari Direktur

Keuangn dan Administrasi dan CEO. Setelah diotorisasi cek difotocopy rangkap 2,

cek asli dikirim ke vendor, salinan 1 dikirim ke bagian Hutang Dagang dan

salinan kedua diarsipkan. Treasury membuka voucher jurnal dan mengirimkannya

ke GL. Staff General Ledger (Bagian dari Keuangan dan Akunting)

Bagian General Ledger melakukan update setelah melakukan reskonsilisasi terhadap

voucher jurnal yang diterima.

III. SIKLUS PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

Siklus penjualan dimulai dari adanya pesana dari pelanggan yang

membutuhkan barang. Perinciannya adalah sebagai berikut:

Bagian Penjualan

Pesanan pelanggan diterima oleh bagian penjualan dan dilakukan review. Jika

semua persyaratan dipenuhi, maka dibuka pesanan penjualan (sales order)

rangkap

5. Rangkap 1 ke pelanggan, rangkap 2 ke bagian Gudang bersama dengan surat

perintah pengiriman barang, rangkap 3 ke bagian billing, rangkap 4 ke bagian

exim dan rangkap ke 5 difile bersama dengan surat perintah pengiriman barang.

Bagian Gudang

Bagian Gudang menerima pesanan penjualan dan surat perintah pengeluaran barang

dari barian penjualan, menyiapkan barang dan membuat surat jalan dan packing list

(untuk penjualan ekspor). Untuk penjualan local, Surat Jalan dibuat rangkap 4,

rangkap 1 dan 2 ke pelanggan, rangkap 3 ke bagian billing dan rangkap 4

difile. Untuk penjualan eksport surat jalan rangkap ke-1 di berikan ke forwarder,

rangkap ke-2 ke bagian billing, rangkap ke-3 ke bagian exim dan rangkap ke-4 difile.

Masih untuk penjualan ekspor, packing list dibuat rangkap 4, rangkap ke-1 & 2 ke

bagian exim, rangkap ke-3 ke bagian billing dna rangkap ke-4 difile.

Bagian Billing (Bagian dari Keuangan dan Akunting)

Bagian Billing menerima formulir pesanan penjualan dan surat jalan dari

bagian Penjualan dari bagiaan Gudang. Berdasarkan dokumen ini, maka bagian

Billing akan membuatkan faktur tagihan (invoice) rangkap 3. Rangkap ke 1 ke

pelanggan, rangkap ke 2 ke exim (untuk penjualan ekspor) dan rangkap ke 3

difile. Bagian billing memperbaharui buku besar pembantu piutang dan membuat

voucher jurnal. Bagian Exim

Bagian Exim menerima invoice dari bagian billing, surat jalan dan pakcing list dari

bagian gudang dan B/L dari shipping line/forwarder dan mengirimkan ke konsumen

dan Bank (untuk negosiasi). Copy B/L dibuat rangkap 2, rangkap 1 ke Bagian

Billing dan rangkap ke-2 difile bersama invoice dan packing list.

Bagian Kasir

Kasir menerima pembayaran dari pelanggan dengan melalui transfer bank dan

melaui L/C untuk ekspor. Untuk melihat pembayaran konsumen baik melalui

transfer maupun L/C, kasir cukup memonitor dengan klik BCA.

IV. SISTEM DAN PROSEDUR AKTIVA TETAP

a. Kebijakan Perusahaan Mengenai Aktiva Tetap

i. Aktiva tetap dicatat sesuai dengan nilai perolehan/biaya perolehan.

ii. Metoda penyusutan aktiva tetap uang digunakan ialah metoda garis lurus

(straight line method).

iii. Umur ekonomis aktiva tetap adalah sebagai berikut:

Uraian Umur Ekonomis

Bangunan 20 tahun

Mesin & instalasi 10 tahun

Peralatan Kantor 5 tahun

Kendaraan 5 tahun

Komputer 4 tahun

Aktiva tetap lainnya 3 tahun

iv. Penyusutaan dihitung mulai dari bulan perolehan aktiva tetap

v. Pengeluaran biaya untuk pemeliharaan dan perbaikan aktiva tetap sebesar Rp

10.000.000 (sepuluh juta rupiah) atau lebih besar, maka pengeluaran tersebut

akan menambah nilai aktiva (capital expenditure)

vi. Pengeluaran biaya untuk pemeliharaan dan perbaikan aktiva tetap

kurang dari Rp 10.000.000 (sepuluh juta rupiah), maka pengeluaran nilai

tersebut akan diberlakukan sebagai biaya tanuh berjalan (revenue

expenditure)

vii. Pembelian aktiva tetap harus diotorisasi oleh pihak yang sudah ditetapkan,

dengan batasan perolehan:

Sampai dengan Rp 10.000.000 : Dir Keu & Adm

Diatas Rp 10.0000 dan kurang dari Rp 50.000.000 : CEO

Di atas Rp 50.000.000 : Budget

viii. Nilai sisa untuk masing-masing aktiva tetap ditetapkan sebesar 0 (nol)

b. Prosedur Standar Operasi Aktiva Tetap

I. Pengadaan Aktiva Tetap

Bagian Pengguna (yang membutuhkan)

Proses pembelian aktiva tetap dimulai dengan Permintaan pembelian aktiva

tetap (asset requisition) dari bagian pengguna kepada bagian Fixed Asset.

Apabila fixed Asset telah diterima, bagian ini juga berkewajiban membuat

receiveing report.

Bagian Fixed Asset

Asset requisition diperiksa oleh bagian Fixed Asset untuk memastikan

bahwa asset benar-benar dibutuhkan dengan melakuka pemeriksaan daftar

Fixed Asset dan pemeriksaan ke lapangan jika dianggap perlu. Bagian

Fixed

Asset akan mengotorisasi asset requisition sesuai dengan jenjang otorisasi di

atas.

Selanjutnya bagian Fixed Asset akan meneruskan asset requisition ke bagian

Pembelian. Asset requisition dibuat rangkap 3, rangkap ke-1 ke barian

Pembelian (Purchasing), rangkap ke-2 dikembalikan ke pengguna

dan rangkap ke-3 difile di bagian Fixed Asset.

Bagian Purchasing (Pembelian)

Membuka Purchase Order ke vendor setelah terlebih dahulu meminta

penawaran minimal dari tiga vendor. Vendor dipilih berdasarkan spesifikasi

barang asset yang ditawarkan, harga, pengiriman dan pelayanan purna jual

termasuk biaya perawatan. Purchase Order dibuat rangkap 4, rangkap ke

satu ke vendor, rangkap ke 2 ke bagian Keuangan dan Akuntansi

(Hutang Dagang), rangkap ke-3 ke Pengguna dan rangkap ke-4 di file.

Bagaian Hutang Dagang

Pesanan pembelian, laporan penerimaan dan invoice dari vendor

direkonsiliasi dan membukukan jurnal untuk mengakui hutang dagang.

Data ini juga diberikan ke bagian akuntansi-Fixed Asset untuk

mencatat penambahan aktiva tetap, kemudian dibuat voucher jurnal yang

dikirim ke bagian GL. Bagian Hutang Dagang juga membuat voucher

pengeluaran kas yang ditujukan ke bagian Keuangan & Akunting –

Treasury.

II. Pemeliharaan dan Penyusutan Aktiva Tetap

Pengguna Aktiva Tetap

Mengajukan surat permintaan perbaikan ke 2 rangkap bagian Fixed Asset, 1

copy di file.

Bagian Fixed Asset

Melakukan pemeriksaan atas permintaan perbaikan dan meminta otorisi dari

Manager Keuangan & Akunting. Setelah permintaan perbaikan diotorisasi

maka perbaikan dilakukan oleh pihak eksternal maupun internal (Bagian

Umum-Maintenance), tergantung dari jenis perbaikan.

Bagian Hutang Dagang

Menerima laporan perbaikan dari bagian Fixed Asset dan Faktur dari pihak

eksternal dan dicocokan dengan permintaan perbaikan, lalu

dibuatkan

voucher untuk pengeluaran kas. Voucher disetujui oleh Manajer

Keuangan dan Akuntansi dan dibuatkan cek pembayaran oleh

Treasury. Untuk transaksi ini dibuatkan voucher jurnal yang kemudian

dikirimkan ke bagian GL.

Penyusutan dihitung oleh bagian Fixed Asset berdasarkan daftar aktiva tetap

dengan memperhitungkan harga perolehan, umur ekonomis dan metoda

penyusutan. Jurnal penyusutan akan memperbaharui buku besar akumulasi

peyusutan tiap-tiap aktiva tetap.

III. Penghentian Aktiva Tetap

Aktiva tetap yang sudah tidak produktif dapt dihentikan dari pemakaian.

Hal ini bertujuan untuk mengurangi biaya pemeliharaan yang tidak

memberikan manfaat ekonomis. Aktiva tetap ini tidak akan dibuang

begitu saja, melainkan dijual kepada pihak lain yang bersedia membeli.

Pengguna Aktiva Tetap

Membuat surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap kepada

bagian Fixed Asset yang ditujukan kepada Direktur Keuangan dan

Administarasi dan CEO untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, surat

permintaan penghentian satu rangkap diberikan ke bagian Fixed Asset

dan satu rangkap ke bagian Gudang.

Bagian Fixed Asset

Memerintahkan pemindahan aktiva tetap ke gudang berdasarkan surat

permintaan penghentian dan memperbaharui daftar aktiva tetap. Penjualan

dilakukan kepada pembeli yang sudah ditetapkan oleh perusahaan dan

membuat laporan penjualan aktiva tetap kepada bagiaan Akuntansi dan

Keuangan dilampiri dengan copy permitaan penghentian aktiva tetap. dan

satu copy difile.

Kasir

Menerima pembayaran Aktifa Tetap dari pembeli dan akan membuatkan

Laporan Penerimaan Kas ditujukan kepada bagian Akuntansi & Keuangan.

Bagian Akuntansi & Keuangan

Melakukan rekonsiliasi Laporan Penerimaan Kas dengan Laporan Penjualan

Aktiva Tetap dan Permintaan Penghentian Aktiva tetap untuk membukukan

jurnal penjualan dan menyesuaikan saldo aktiva tetap yang sudah dijual.

V. SIKLUS PENGGAJIAN

a. Sistem Penggajian

Sistem penggajian didasarkan pada pangkat dan golongan, sebagai berikut:

Golongan Jabatan

I Operator & Petugas Pelaksana

II Staff

III Kepada Bagian & Supervisor

IV Manajer

V Direksi

Untuk golongan IV dan V tidak dikenakan potongan hari kerja, sedangkan untuk

golongan lainnya pemberian tunjangan kehadiran berupa tunjangan transport

bulanan disesuaikan dengan tingkat gaji dan kehadiran. Tunjangan jabatan

diberikan untuk golongan III ke atas.

Setiap karyawan berhak atas imbalan (remunerasi) sebagai imbal jasa atas

pekerjaan yang dilakukan di perusahaan. Remunerasi termasuk di dalamnya

ialah gaji, tunjangan-tunjangan, insentif dan pendapatan lain sebagaimana

diatur dalam Kesepakatan Kerja Bersama dengan perincian sebagai berikut:

i. Gaji terdiri atas gaji pokok dan tunjangan keluarga

a. Gaji atau upah pokok ditentukan dalam tingkatan-tingkatan, golongan-

golongan berdasarkan pekerjaan, tanggung jawab, keahlian atau

ketrampilan, prestasi dan masa kerja.

b. Tunjangan Keluarga, terdiri dari 5% atas gaji pokok untuk tunjangan istri

dan 3% atas gaji pokok bagi setiap anak yang terdaftar dan diakui sebagai

tanggungan, maksimal 3 anak.

ii. Bonus dan Gratifikasi

Besarnya nilai dan waktu pembayaran setiap kali ditentukan oleh Pimpinan

Perusahaan, disesuaikan dengan kondisi perusahaan.

iii. Tunjangan-tunjangan, Bantuan dan

Jaminan a. Tunjangan Transport

Tunjangan transport bulanan diberikan setiap sebulan sekali bersamaan

dengan pemberian gaji pokok.

Biaya Transport Dinas Luar merupakan tunjangan transport yang

diberikan bagai karyawan yang karena sifat pekerjaannya ddan

atau tanggung jawab jabatannya dinilai menuntut mobilitas tinggi

secara tetap setiap bulannya atau sedang melakukan perjalanan

Dinas luar kota. Tunjangan ini meliputi tunjangan BBM, biaya

tiket perjalanan pulang pergi dan akomodasi.

b. Upah Lembur

Apabila diperlukan adanya lembut (overtime) karena tuntutan target

pekerjaan, maka upah lembur yang diperhitungkan adalah sekurang-

kurangnya 1 jam. Untuk perhitungan jumlah waktu kerja lembur jumlah

menit dibulatkan kebwah hinggan menjadi kelipatan 15 (lima belas)

menit.

Hak atas upah lembur tidak berlaku untuk karyawan yang memegang

jabatan dan atau pekerjaandan atau profesi tertentu, yang karena sifat dan

kondisi pekerjaan serta tanggung jawahnya telah diperhitungkan

kemungkinan kerja lembur dalam penetapan pemberian remunerasi atau

fasilitas lainnya kepada yang bersangkutan. Pengajuan permintaan upah

lembur maksimal 1 (satu) bulan sesudah waktu lembur dilaksanakan.

c. Insentif Uang Makan

Ditentukan bahwa, karyawan yang bekerja pada siang atau sore hari

dengan waktu kerja yang berakhir sebelum pukul 24.00 malam, diberikan

uang makan sebesar Rp 30.000,- sehari.

Karyawan yang bekeja pada malam hari dengan waktu kerja berakhir

setelah pukul 24.00 (malam) DIBERIKAN UANGAN MAKAN

SEBESAR Rp 40.000,- perhari

d. Tunjangan Jabatan

Hanya diberikan kepada karyawan dengan golongan III ke atas dan

disesuaikan dengan tingkatan dan golongan tersebut, sesuai dengan

ketetapan perusahaan.

e. Tunjangan Kesehatan

Merupakan hak atas penggantian biaya pemeriksaan kesehatan dan

pengobatan penyakit bagi dirinya, istri dan atau anak tertanggung.

f. Tunjangan Hari Raya

THR diberikan kepada karyawan paling lambat 2 minggu sebelum

merayakan hari rayanya. Sedangkan untuk yang diluar beragama

Islam dan Kristiani diberikan bersamaan dengan hari Raya Umat

Kristiani. Besarnya pemberian Tunjangan ini yaitu: 1 x gaji Pokok

bagi masa kerjanya 1 tahun dan kurang dari 2 tahun, 2 x gaji Pokok bagi

yang sudah munyai masa kerja di atas satu tahun dan ini adalah

jumlah maksimal. Bagi karyawan yang belum genap bekerja selama 1

(satu) tahun, minimal

30 hari, dihitung secara proporsional.

g. Tunjangan Pernikahan

Diberikan kepada karyawan yang melakukan pernikahan sah pertama.

Besarnya pemberian tunjangan ini yaitu 1 (satu) bulan gaji pokok,

yang pada saat melakukan pernikahan telah mempunyai masa kerja

genap atau di atas 1 (satu) tahun, sedangkan untuk yang belum 1

(satu) tahun dihitung secara proporsional.

h. Jaminan dari PT JAMSOSTEK (Persero), meliputi Jaminan Kecelakaan

Kerja, Jaminan Hari Tua, Jaminan Kematian.

i. Bantuan Uang Duka (santunan)

Apabila seorang karyawan meninggal dunia, perusahaan memberikan

uang duka dan hak pension sesuai dengan ketentuan pensiun

karyawan kepada ahli waris yang ditinggalkan. Jika masih berstatus

lajang, uang duka diberikan kepada orang tua karyawan, dan

apabila orang tua karyawan tidak ada maka diberikan kepada ahli waris

yang ditunjuk atau ahli waris lain yang mengurus pemakamannya.

j. Tunjangan Kematian Anggota Keluarga

Apabila seorang anggota keluarga karyawan meninggal dunia, kepada

karyawan diberikan tunjangan kematian anggota keluarga yaitu yang

berlaku untuk kematian istri atau suami dan anak tertanggung termasuk

anak yang meninggal dunia pada saat dilahirkan.

Sedangkan untuk komponen pemotongan, yang diberikan adalah

sebagai berikut :

i. Iuran untuk jaminan hari tua yang dibebankan sebesar 2 (dua)% dari gaji

pokok karyawan dan iuran kematian yang harus dibayarkan kepada

JAMSOSTEK.

ii. Pajak penghasilan pasal 21, pajak penghasilan ditanggung oleh

karyawan iii. Potongan lainnya berupa pinjaman dan sebagainya.

b. Prosedur Penggajian

Sistem akuntansi yang diterapkan pada siklus pembayaran gaji meliputi

tahapan- tahapan prosedur: prosedur penerimaan pegawai dan penggajian

a. Prosedur Penerimaan dan Penempatan Kayrawan

Setiap kepada departemen akan mengajukan permohonan penambahan

tenaga kerja kepada manajer HRD dengan menyertakan criteria yang

diinginkan, posisi yang akan ditempati, serta alasan atas permohoan

tersebut. Untuk memmenuhi permintaan akan tenaga kerja baru

harus atas persetujuan Manajer HRD serta Direktur, kemudian barian

HRD akan mengadakan pemilihan karyawan baru. Proses

penerimaan karyawan melakui tahapan-tahapan sebagai berikut:

i. Perolehan tenaga kerja (recruitment)

ii. Seleksi (screening)

iii. Psikotest

iv. Wawancara (interview)

v. Penempatan (placement)

Penempatan tenaga kerja bertujuan untuk menerapkan berlakunya prinsip

tenaga kerja benar-benar cakap dan cocok terhadap pekerjaan yang

tersedia. Dalam tahap ini, calon karyawan akan menjalani masa kontrak

selama 6 bulan dan kemudian bagian HRD akan membuat surat

pengangkatan karyawan rangkap tiga dan didistribusikan

kepada karyawan baru, administrasi HRD dan bagian Keuangan &

Akunting. Dalam surat pengangkatan karyawan harus dicantumkan

secara jelas status pegawai dan posisi jabatannya. Pada saat adanya

penerimaan karyawan baru, maka bagian HRD akan memberikan

buku panduan kebijakan perusahaan kepada karyawan tersebut,

serta menjelaskan besarnya gaji, tunjangan serta potongan gaji

karyawan, hak dan kewajiban karyawan tersebut dalam perusahaan.

Setelah karyawan melakui masa kontrak dengan baik, maka

karyawan tersebut akan diangkat menjadi karyawan tetap. Bagian HRD

akan mengeluarkan Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan Tetap

dengan pemberian NIP (Nomor Induk Pegawai)

b. Prosedur Penggajian

Prosedur penggajian ini meliputi prosedur pencatatan waktu, prosedur

aktivitas tambahan ataupun kerja lembur, prosedur penghitungan gaji,

prosedur pembayaran gaji, prosedur pembukuan gaji.

c. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja Pegawai

Dalam melakukan pencatatan waktu hadir dan waktu kerja karyawan,

perusahaan menggunakan ID card sebagai alat yang berupa kartu identitas

masing-masing karyawan dengan kode. ID Card tersebut harus di-slash ke

mesin presensi pada saat karyawan tiba di kantor untuk menunjukkan

waktu hadir dan pada saat akan meninggalkan kantor, sehingga tercatat

waktu kerja karyawan dalam satu hari.

Apabila karyawan tidak hadir tanpa ketengan yang jelas disamping akan

dipotong uang kehadirannya juga dipotong waktu cutinya. Dan apabila

lebih besar ketidakhadirannya (lebih dari 12 hari), maka ketidakhadiran

tersebut akan dipotong cuti untuk tahun berikutnya.

Penanganan pencatatan waktu kerja karyawan diserahkan kepada bagian

pencatatan waktu (data record presensi). Hasil slash ID Card karyawan

setiap harinya akan direkapitulasi untuk kemudian disusun laporan

presensi karyawan (waktu kerja karyawan) termasuk jumlah

waktu lembur karyawan. Bagi karyawan yang lalai melakukan slash

presensi

sewaktu hadir di tempat kerja atau karena alasan lainnya dapat

mengajukan presensi susulan untuk memperoleh penggantian uang

makan. Pencatatan waktu ini dibuat sebagai dasar dalam perhitungan

jumlah gaji dan upah serta lembur yang akan dibayarkan kepada

karyawan juga dapat dipakai sebagai pertimbangan dalam menilai prestasi

kerja karyawan.

d. Prosedur Perhitungan Gaji

Unsur yang mempengaruhi besarnya gaji yang diterima oleh karyawan

antara lain gaji bruto, tunjangan-tunjangan, serta potongan atas gaji.

Bagian HRD bertanggung jawab atas data-data kepegawaian yang

meliputi jumlah karyawan keseluruhan disertai dengan jabatan, golongan,

dan tarif gaji masing-masing karyawan. Apabila terdapat hal-hal

yang mempengaruhi data kepegawaian seperti mutasi, kenaikan gaji secara

berkala, potongan atas gaji karyawan dan lainnya, maka bagian HRD

akan memperbaharui daftar gaji.

Berdasarkan data kepegawaian serta laporan presensi karyawan maka

HRD akan membuat daftar penghasilan karyawan dan diserahkan kepada

bagian Keuangan & Akunting untuk diperiksa lebih lanjut dan

ditandatangani oleh Direktur Keuangan dan Administrasi.

Sejanjutnya pembayaran gaji akan diproses oleh bagian Keuangan &

Akunting. Data-data yang terkait dengan gaji karyawan selambat-

lambatnya harus masuk ke bagian Keuangan & Akunting tanggal 16

setiap bulannya.

e. Proses Pembayaran Gaji

Bagian Keuangan & Akunting mempersiapkan dana dengan cek ataupun

giro untuk pembayaran gaji karyawan setiap tanggal 25. Bagiaan

Pengeluaran Kas akan mentrasfer gaji karyawan tetap ke rekening bank

masing-masing karyawan. Untuk gaji yang tidak ditransfer bagian

Keuangan & Akunting akan memberikan dana langsung kepada unit

msing-masing.

Setiap karyawan yang menerima gaji lewat transfer dapat mengecek

secara langsung pada rekening masing-masing. Untuk karyawan yang

menerima gaji secara tunai harus menandatangi tanda terima gaji.

f. Prosedur Pembukuran Gaji

Bagian Keuangan & Akunting akan menerima bukti-bukti yang terkait

dengan biaya gaji, antara lain berupa daftar serta bukti pengeluaran kas,

kemudian akan membukukan biaya gaji pada sub-buku besar gaji.

Biaya gaji dibukukan dengan mendebetkan perkiraan buku besar biaya

gaji dan mengkreditkan kas atau bank.

Bagian Keuangan & Akunting akan membuat laporan

pertanggungjawaban pemakaian uang setiap meinggunnya untuk

menjelaskan jumlah uang yang telah digunakan dan bagian mana yang

menggunakan uang tersebut, salah satunya dalam hal ini adlah

penggunaan uang untuk penggajian karyawan.

DOKUMEN DAN FORMULIR

Berikut ini adalah daftar formulir yang digunakan PT. CNE:

1. Berita Acara Penghapusan Aktifa Tetap2. Berita Acara Stok Opname3. Bukti Pengeluaran Bahan Baku4. Bukti Penerimaan Kas / Bank5. Bukti Setor Bank6. Buku Besar (General Ledger)7. Daftar Aktiva Tetap Yang Akan Dihapus8. Daftar Gaji9. Dartar Karyawan10. Daftar Kebutuhan Bahan Baku11. Daftar Tagihan12. Daftar Umur Piutang13. Data Kepegawaian14. Faktur Pajak15. Fixed Asset Disosal Slip16. Fixed Asset Retirement Register17. Formulir Penambahan Aktifa Tetap18. ID Card19. Ikhtisar Jam Kerja Karyawan20. Invoice21. Kartu Gudang22. Kartu Persediaan23. Kartu Piutang

24. Laporan Aktiva Tetap Baru25. Laporan Berita Acara Serah Terima Barang26. Laporan Bulan Aktiva Tetap27. Laporan Penerimaan Barang28. Laporan Penyusutan29. Laporan Presensi Karyawan30. Laporan Produksi (Finished Goods Transfer Note)31. Laporan Stok Opname32. Laporan Surat Penawaran Harga33. Order Permintan Bahan Baku34. Packing List35. Perkiraan Penjualan (Forecast)36. Permintaan Pembelian37. Permohonan Penambahan Tenaga Kerja38. Permohonan Perbaikan / Service Peralatan39. Pesanan Pelanggan (Sales Order)40. Pesanan Pembelian (Purchase Order)41. Slip Material42. Surat Jalan43. Surat Keputusan Tentang Pengangkatan Karyawan tetap44. Surat Order Produksi45. Surat Permintan Bahan Baku46. Surat Transfer Barang47. Tanda Terima Barang48. Transfer Slip