BAB IPendahuluan

1.1. Latar belakang

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Pada bab ini, siklus pengeluaran lebih berfokus pada perolehan bahan baku mentah, barang jadi, pasokan dan jasa, serta mebahas dua jenis khusus lainnya dari pengeluaran akuisisi aktiva tetap dan juga jasa tenaga kerja.

Di dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok barang (vendor). Di dalam organisasi, informasi mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku. Begitu barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber tersebut dari siklus pengeluaran. Data mengenai biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan ke fungsi pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan serta berbagai laporan manajemen lainnya.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dam memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Sebagai tambahan, pihak manajemen harus mampu mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus pengeluaran, yang membutuhkan kemudian akses ke data terinci mengenai sumber daya yang di gunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut, serta pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Selanjutnya, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data harus akurat, andal, dan tepat waktu.

1

Pada bab ini juga, kita mempelajari tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran ; memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis, menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengembilan keputusan, serta menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi

1.2. Tujuan

Untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang, pemimpin perusahaan dalam hal ini juga pemilik perusahaan merasakan masih adanya kekurangan-kekurangan terhadap struktur pengawasan intern yang berkaitan dengan siklus pengawasan baik yang menyangkut pendapatan maupun pengeluaran, sehingga informasi mengenai adanya kebocoran-kebocoran diketahui setelah berjalan sekian lama atau dengan kata lain informasi tentang kebocoran-kebocoran dalam perusahaan terlambat diketahui.

Pembuatan makalah ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana siklus pengeluaran dalam sebuah perusahaan. Siklus pengeluaran ini sendiri berfungsi untuk mengonversi kas perusahaan ke materi fisik dari sumber daya manusia yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Kebanyakan entitas bisnis beroperasi dengan cara kredit dan tidak membayar sumber daya hingga saat memperolehnya. Waktu jeda antara berbagai kegiatan ini memisahkan proses perolehan kedalam dua tahap:

Tahap fisik, melibatkan pemerolehan sumber daya, dan Tahap financial, melibatkan pengeluaran kas.

Untuk kemudahan, dua tahap ini diperlakukan sebagai transaksi yang terpisah dan yang diproses melalui subsistem yang terpisah. Tujuan audit penggajian dan kepegawaian yaitu untuk mengevaluasi saldo akun yang mempengruhi siklus itu. Akun yang terkait dengan siklus ini adalah sebagai berikut

1. Kas di Bank2. Gaji, Upah, Bonus dan Komisi yang masih harus dibayar

2

3. Pemotongan pajak penghasilan dan potongan lainnya

4. Beban gaji nyang masih harus dibayar

5. Biaya tenaga kerja langsung

6. Biaya pajak daftar gaji

BAB IIISI

Pengertian Siklus Pengeluaran (Menurut Marshall B Roomney):

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam sistem pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:

Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis

Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan

Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi

3

Siklus Pengeluaran

Subsistem

Pembelian/UtangPengeluaran KasPenggajianAktiva Tetap

Siklus Konversi

Subsistem

Perencanaan dan pengendalian produksi

Akuntansi Biaya

Siklus Pendapatan

Subsistem

Pemrosesan pesanan penjualan

Penerimaan kas

Tenaga Kerja

Bahan Baku

Pabrik

Barang Jadi

Pelanggan

Barang Jadi

Kas

Kas

2.1. Sistem Pemrosesan Pembelian

DFD of Purchases System

1

2

3

4

5

6

Diagram arus data menurut james Hall tersebut merupakan gambaran umum berbagai aktivitas terkait yang membentuk sistem pemrosesan pembelian yang mempunyai tahapan-tahapan sebagai berikut:

1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus pendapatan) atau transfer ke proses

4

manufaktur (aktivitas siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.

2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan , memilih memasok dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.

3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.

4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbaiki catatan persediaan.

5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan merekonsilliasinya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk transaksi tersebut dan ccatatan kewajiban membayar di masa mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya, pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang disyaratkan untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dan diskon yang ditawarkan.

6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akun utang usaha serta akun pengendali persediaan.

2.2. Sistem Manual

5

Menurut James Hall, terdapat 6 departemen yang terlibat dalam sistem pembelian manual, yaitu:

1. Pengendali persediaanDepartemen ini mengurangi persediaan perusahaan dengan mentransfer bahan baku ke dalam proses produksi (siklus konversi) dan menjual barang jasi ke pelanggan (siklus pendapatan). Pengendali persediaan mengawasi dan mencatat tingkat persediaan barang jadi, ketika saatnya pemesanan ulang staf administrasi akan membuat permintaan pembelian. Satu salinan permintaan pembelian akan dikirim ke departemen pembelian, dan satu salinan lainnya dikirim ke utang usaha dan disimpan di ke dalam file tunda utang usaha. Staf administrasi pengendali persediaan menyimpan salinan terakhir tersebut dalam file permintaan pembelian terbuka (file open purchase requisition).

2. Departemen persediaanBertugas untuk menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan pembelian(purchase order-PO). Ketika perusahaan membuat pesanan pembelian maka PO dibuat menjadi beberapa salinan. Satu salinan PO dikirimkan ke pengendali persediaan yang selanjutnya disimpan bersama permintaan pembelian terbuka. salinan berikutnya dikirim ke utang usaha untuk disimpan dalam file utang usaha tunda. Satu salina (salinan kosong) dikirim ke bagian penerimaan, tempat file itu akan disimpan hingga saat persediaan tiba. Dua dari salinan PO tersebut akan dikirim ke pemasok. Staf administrasi bagian pembelian akan menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file).

6

3. Bagian PenerimaanPada saat perusahaan mengalami waktu tunggu antara memasukkan pesanan dengan menerima persediaan, berbagai salinan PO berada di file sementara di berbagai departemen sehingga tidak ada kegiatan ekonomi yang terjadi sampai perusahaan menerima persediaan, oleh karena itu tidak ada kewajiban finansial yang timbul.

Penerimaan persediaan : barang yang tiba dari pemasok di rekonsiliasi dengan salinan kosong PO. Salinan kosong (blind copy) tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima, tujuannya adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghiting dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan.

Pembuatan laporan penerimaan : setelah melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan pemeriksaan, staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan tersebut.

4. Bagian utang usahaPada proses di departemen ini perusahaan mungkin tidak memiliki informasi finansialo yang dibutuhkan untuk mencatat transaksi-transaksinya. Dokumen formal yang menyediakan informasi tersebut adalah faktur pemasok (supplier’s invoice). Jika perusahaan belum menerima faktur, perusahaan akan menunda pencatatan kewajiban hingga faktur tiba.

5. Bagian buku besarBagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian utang usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan. Staf admministrasi bagian buku besar mencatat dari voucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan serta ringkasan

7

buku pembantu persediaan. Tahap pembelian dalam siklus pengeluaran selesai.

2.3. Sistem Pengeluaran Kas

DFD of Cash Disbursements System

1 2

3

4

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Dengan tujuan untuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo.

8

seperti yang dilihat fari diagram arus data diatas sistem ini terdiri atas 3 proses, yaitu:

1. Proses utang usaha meninjau file utang usaha mengenai bverbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.

2. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan ke bagian utang usaha sebagai bukti bahwa kewajiban telah dibayar, dan akun utang usaha akan diperbarui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.

3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendali kas serta utang usaha.

2.4. sistem manual pengeluaran kas

1. Bagian utang usaha

9

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.

2. Bagian pengeluaran kasStaf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

3. Bagian buku besarStaf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

2.5. Poin Penting Dalam Siklus Pengeluaran

Pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur pengendalian yang

dispesifikasikan dalam SAS 78, yaitu:

AKTIVITAS PENGENDALIA

N

SISTEM PEMROSESAN PEMBELIAN

SSISTEM PENGELUARAN KAS

Otorisasi Pengendalian persediaan Bagian utang usaha

10

Transaksimengotorisasi pembayaran

Pemisahan Pekerjaan

Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaa. Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar

Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas, dan buku besar.

Supervisi Bagian penerimaan

Catatan Akuntansi

Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pemmbelian, file pesanan pembelian, file laporan penerimaan.

File voucher utang, buku pembantu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar.

Akses

Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya ke catatan akuntansi di atas

Keamanan yang memadai atas kas. Batasi akses ke berbagai catatan akuntansi diatas.

Verifikasi independen

Bagian utang dengan merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut.

Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler.

2.6. Otomatisasi Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan Batch

Tahap 1

Bagian Pemrosesan Data

11

Proses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan dijalankannya fungsi pengendalian persediaan. Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, sistem akan menentukan apakah barang yang di dalam file buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary file) telah jatuh ke dalam titik pemesanan ulangnya. Jika demikian, maka akan dibuat catatan dalam file permintaan terbuka. tiap catatan dalam file permintaan terbuka menentukan barang persediaan yang berbeda yang akan diisi kembali. Informasi yang dibutuhkan untuk membuat catatan permintaan dipilih dari catatan buku pembantu persediaan yang kemudian akan ditandai “sedang dipesan” untuk mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang datang. Pada akhir kerja, sistem akan menyortir berbagai file permintaan terbuka berdasarkan nomor pemasok dan mengonsolidasikan beberapa barang dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Kemudian, informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk membuat dokumen permintaan pembelian. Salinan dari berbagai dokumen ini masuk ke prosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha.

Bagian pembelian

Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian. Berbagai salinan itu dikirim ke pemasok, bagian utang usaha, bagian penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri. Tahapan otorisasi dan pemesanan dikonsolidasikan dan dilakukan oleh sistem komputer. Dokumen permintaan pembelian tidak ada gunanya dalam sistem ini dan tidak dibuat. Tetapi, catatan permintaan mungkin masih ada dalam cakram atau pita magnetis sebagai jejak audit.

Tahap 2

12

Bagian pemrosesan data

Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk mentrasfer catatan yang terkat dalam file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.

Bagian Penerimaan

Ketika barang diterima dari pemasok, staf administrasi beagian penerimaan membuat laporan penerimaan. Salinanannya akan dikirim ke bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.

Tahap 3

Bagian pemrosesan data

Bagian pemrosesan data menjalankan pekerjaan secara batch yang akan memperbarui file buku besar pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan dan menyingkirkan tanda “sedeang dipesan” dari catatan persediaan. Sistem akan menghitung total batch penerimaan persediaan untuk prosedur memperbarui buku besar dan kemudian menutup catatan yang terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup.

Bagian utang usaha

Staf administrasi akan merekonsiliasi faktur dari pemasok dengan berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha. Kemudian membuat voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan salinan voucher ke bagian pemrosesan data.

Tahap 4

Program batch akan memvalidasi berbagai catatan voucher (atau ke file buku besar pembantu utang usaha), serta membuat total batch untuk dicatat ke akun pengendali utang usaha dalam buku besar.

13

2.7. Pemrosesan Penggajian

Pemrosesan gaji pada kenyataanya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas reguler. Karena alasan kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan, antara lain :

1. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antar karyawan. Misalnya, prosedur yang berbeda digunkan untuk karyawan yang dibayar perjam, karyawan tetap, karyawan borongan, dan karyawan komisi. Selain itu proses penggajian memerlukan prosedur akuntansi khusus untuk pemotongan gaji dan pemotongan pajak.

2. Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk kegiatan dagang.

3. Prosedur pengeluaran umum didesain untuk memgakomondasi arus transaksi yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli persediaan dan mengeluarkan kas untuk para pemasok. Umumnya, perusahaan mendisain sistem untuk menghadapi kegiatan transaksi ditingkat normal. Kegiatan pengajian tidak bersifat berkelanjutan.

Diagram Arus Data Untuk Penggajian

14

DFD of Payroll Procedures

3

1

2

4

5

Diagram diatas merupakan diagram arus data yang menggambarkan tugas – tugas umum dari sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur. Inti dari proses ini adalah sebagai berikut

1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi dimasukkan ke proses pengajian dari dua sumber yang berbeda yaitu personalia dan produksi.

2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan.

3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi.

4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari departemen penggajian dan mengotorisasi departeman pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, sejumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji akan di ambil.

15

5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian akuntansi biaya, utang, dan pengeluaran kas.

2.8. Sistem Penggajian Manual

Diagram Sistem Penggajian Manual

Tugas- tugas utama bagian prosedur diatas dalam konteks sistem manual yaitu :

1. Personalia

Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan kedepartemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia. Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang di otarisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk

16

menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji perjam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.

2. Produksi

Karyawan produksi menyiapakan dua jenis kartu catatan waktu kerja yaitu kartu kerja dan kartu waktu. Mereka memasukkan kartu tersebut pada saat makan siang dan pada akhir pada waktu jam kerja. Kartu ini merupakan catatan formal untuk kehadiran karyawan setiap hari.

3. Akuntansi Biaya

Departemen akuntasi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diterusakan ke departemen buku besar umum.

4. Penggajian

Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staff administrasi di departemen ini melakukan pekerjaan sebagai berikut:

a. Menyiapakan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur dan pembayaran bersih.

b. Memasukkan informasi di atas ke catatan pengajian karyawan.

c. Menyiapkan cek gaji untuk karyawand. Mengirim cek gaji kepengeluaran kas dan salinan daftar gaji

ke utang

17

e. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia dan salinan daftar gaji.

5. Departemen Utang

Staf administarasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim kepengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim kedepartemen buku besar umum.

6. Pengeluaran Kas

Menejer dibagian pengeluaran kas menerima cek – cek penggajian, memeriksannya dan kemudian menandatanganinnya lalu mengirimnya kepusat pembayaran untuk didistribusikan kepada para pegawai.

2.9. Pengendalian Penggajian

1. Otorisasi Transaksi

Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umum dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja diperusahaan.

2. Pemisahan Tugas

Departemen personalian menberikan informasi tarif pembayaran kebagian pembayaran untuk karyawan yang dibayar peram. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalama, klasifikasi pekerjaan, senioritas dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat megubah informasi dan melakukan penipuan.

18

3. Supervisi

Wilayah lain yang berresiko adalah penjagaan waktu kadang – kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlmbat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.

4. Catatan Akuntansi

Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen – dokumen berikut:

a. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar

b. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar tenaga gaji.

c. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.

d. Akun buku besar umum berisi pengendalian penggajian, kas dan akun dana gaji.

5. Pengendalian Akses

Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas.

6. Verifikasi Independen

Berikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem penggajian :

a. verifikasi jam kerjab. pengurus pembayaranc. utang usahad. buku besar umum

2.10. Sistem Penggajian Berbasis Komputer

19

1. Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch

Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan ( mingguan dan bulanan ), sistem ini sering kali tidak cocok dengan pemrosesan Batch dan file berurutan. Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek dan fungsi buku besar umum.

2. Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Pemrosesan gai sering kali disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia (MSDM) . Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, realisasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia dan juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadi. Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut :

a. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal

b. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data

c. Banyak proses sekarang dilakukan secara real-time.

2.11. Sistem Aktiva tetap

Aktiva tetap adalah properti, pabrik, dan peralaan yang digunakan dalam operasi bisnis. Item-item ini relative permanent dan seringkali secara kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan. Contoh

20

dari aktiva tetap adalah tanah, gedung, perabotan, mesin dan kendaraan bermotor. Tujuan spesifik dari aktiva tetap adalah :

1. memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal.

2. mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi, dan lokasi fisik aktiva di dalam organisasi.

3. mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat disusutkan sesuai dengan metode-metode yang wajar.

4. menyediakan informasi bagi pihak manajemen yang dapat membantu merencanakan investasi aktiva tetap dimasa yang akan dateng

5. mencatat penghapusan aktiva tetap dengan benar.

Logika Sistem Aktiva

Akuisisi AktivaAkuisisi aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna) yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dan persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini

21

akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih, departemen penerimaan mengirim aktiva tersebut ke pengguna/manajer yang bersangkutan

Pemeliharaan AktivaPemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu pemakaiannya.

Penghapusan AktivaKetika aktiva mencapai titik akhir umur ekonominya atau ketika manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap. Seperti transaksi lainnya, penghapusan aktiva memerlukan persetujuan menurut prosedur yang berlaku. Pilihan penghapusan aktiva adalah menjual, membongkar, menyumbangkan, atau menghentikan penggunaan aktiva tersebut. Laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan disposisi akhir dari aktiva, dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.

2.12. Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap

1. Pengendalian OtorisasiSetiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen. Dalam hal barang-barang yang bernilai tinggi, harus ada proses persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan permintaan tersebut berdasarkan biaya dan manfaatnya.

2. Pengendalian SupervisiKarena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan, aktiva ini rentan terhadap pencurian dan penyalahgunaan, dibandingkan dengan persediaan yang aman disimpan dalam gudang. Oleh karena tu, supervisi manajemen

22

merupakan elemen yang penting dalam keamanan fisik aktiva tetap. Para supervisor harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan praktik bisnis.

3. Pengendalian Verifikasi IndependenSecara berkala, auditor intrnal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur persetujuan untuk menentukan kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis, termasuk umur ekonomi aktiva, biaya keuangan, penghematan biaya yang ditawarkan karena membeli aktiva tersebut, tarif diskon yang digunakan, dan metode penganggaran modal yang digunakan dalam analisis.

2.13. Ancaman dan Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan yaitu :

Menurut Roomney:

Proses/aktivitas Ancaman Pprosedur pengendalian yang dapat diterapkan

Pesan barang 1. Mencegah kehabisan dan/atau kelebihan persediaan

2. Meminta barang yang tidak dibutuhkan

3. Membeli dengan harga yang dinaikan

4. Membeli barang berkualitas rendah

5. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi

Sistem pengendalian persediaan, catatan persedian perpetual, teknologi kode geratis, penghitungan persediaan secara periodik.

Catatan persedian perpetual yang akurat, persetujuan permintaan pembelian.

Meminta penawaran kompetitif, gunakan pemasok yang disetujui , persetujuan pesanan pembelian, pengendalian anggaran

Gunakan vendor yang disetujui, persetujuan pesanan pembelian, awasi kinerja vendor, pengendalian anggaran

Persetujuan pesanan pembelian, batasi akses ke file utama pemasok

23

6. Komisi (kickback) Kebijakan, mintalah pegawai bagian pembelianuntuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok, audit vendor

Terima dan simpan barang

7. Menerima barang yang tidak dipesan

8. Membuat kesalahan dalam penghitungan

9. Mencuri persediaan

Minta bagian penerimaan menverivikasikan keberadaan pesanan pembelian yang valid

Gunakan teknologi kode geratis, dokumentasikan kerja pegawai, insentif untuk penghitungan yang akurat

Pengendalianakses fisik, penghitungan periodik persedian dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catatan, dokumentasikan semua kiriman p[ersediaan

Setujui dan bayar vaktur dan vendor

10.gagal menangkap kesalahandalam faktur dari vendor

11.membayar barang yang tidak diterima

12.gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia

13.membayar faktur yang sama dua kali

14.kesalahan mencatat dan memasukan data dalam utang usaha

15.menyalahgunakan, kas, cek, atau EFT

Periksa kembali akturasi faktur, pelatihan bagi pegawai bagian utang usaha, gunakan ERS

Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli, gunakan ERS, pengendalian anggaran

Penyimpanan file yang tepat, anggaran arus kas

Hanya membayar faktur yang didukung oleh budel voucher asli, pembatalan bundel voucher saat pembayaran, gunakan ERS, kendalikan akses ke file utama pemasok

Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan

Batasi akses ke cek kosong, mesin penandatangan cek, dan terminal kiriman EFT, pemisahan tuga antara bagian utang usaha dan kasir, rekonsiliasi rekening bank oleh orang yang independen dari proses pengeluaran kas,

24

alat perlindungan cek termasuk positive pay, tinjau ulang secara teratu untuk transaksi EFT

Pengwndalian umum

16.kehilangan data

17.kinerja kurang baik

Buat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana, pengendal;ian akses fisik dan logis

Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kerja yang memadai

25