SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN II

Prosedur Pemrosesan Penggajian dan Aktiva Tetap

A. Gambaran Umum Aktivitas Penggajian

Pemrosesan gaji pada kenyataannya merupakan system pembelian kasus khusus. Secara teori, cek gaji dapat diproses melalui system utang usaha dan pengeluaran kas regular. Namun karena alasa kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah kekurangan, yaitu :

1. Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua pemasok. Akan tetapi prosedur penggajian sangat berbeda antar karyawan. Oleh karena itu system pengeluaran umum tidak di desain untuk menghadapi kerumitan ini.

2. Penulisan cek pada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek kegiatan dagang.

3. Prosedu pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang relatif lancar. Umumnya, perusahaan mendesain system untuk menghadapi kegiatan transaksi di tingkat normal. Pengeluaran kepada karyawan dilakukan seminggu sekali, dua minggu sekali, atau sebulan sekali. Untuk memaksakan beban proses ini secara berkala ke system umum akan menambah beban yang berlebihan pada sistemtersebut.

B. Sistem Penggajian Manual

I. Personalia

Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia (personel action form). Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang di otorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per jam,pemotongan,dan klasifikasi pekerjaan.

II. Produksi

Karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja (time record) : kartu pekerjaan dan kartu waktu. Kartu pekerjaan (job ticket) berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerja di setiap pekerjaan produksi. Kartu waktu (time card) berisi total waktu kerja karyawan di tempat kerja. Kartu waktu ini merupakan catatan formal untuk kehadiran karyawan setiap hari. Pada akhir minggu, supervisor memeriksa kartu waktu tersebut, menandatanganinya, dan mengirimkannya ke departemen penggajian.

III. Akuntansi Biaya

Departemen akuntansi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja kea kun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja (labor distribution summary) dan diteruskan ke departemen buku besar umum.

IV. Penggajian

Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staf administrasi didepartemen ini melakukan pekerjaan berikut :

1. Menyiapkan daftar gaji (payroll register) yang menujukkan pembayaran bruto, pemotongan, pembayaran lembur dan pembayaran bersih.

2. Memasukkan informasi di atas ke catatan penggajian karyawan (employee payroll records).3. Menyiapkan cek gaji (paycheck) untuk karyawan.4. Mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang.5. Menyimpan kartu waktu,formulir kegiatan personalia, dan salinan daftar gaji.

V. Departemen Utang

Staf administrasi utang usaha (accounts payable) memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut. Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, lalu dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum.

VI. Pengeluaran Kas

Manajer di bagian pengeluaran kas menerima cek-cek penggajian,memeriksanya,dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat pembayaran untuk didistribusikan ke para karyawan. Staff administrasi menerima tanda terima pengeluaran kas dan daftar gaji. Satu cek untuk seluruh jumlah gaji ditulis dan disetor kea kun dana gaji (payroll imprest account).

VII. Buku Besar Umum

Departemen buku besar umum menerima rangkuman distirbusi tenaga kerja dari bagian akuntansi dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha. Tanda terima pengeluaran kas menunjukkan total jumlah gaji terutang dan perinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya.

C. Pengendali Penggajian

a. Otorisasi TransaksiFormulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam system penggajian. Dokumen ini penting untuk mencegah penipuan penggajian dengan mengidentifikasi karyawan yang di otorisasi. Bentuk penipuan yang umum dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan. Formulir kegiatan personalia memungkinkan departemen penggajian menyimpan daftar karyawan saat ini, yang dibandingkan dengan kartu waktu.

b. Pemisahan TugasFungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan oada pengalaman,klasifikasi pekerjaan,senioritas, dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat mengubah informasi dan melakukan penipuan. Untuk mengendalikan hal ini, informasi tarif pembayaran harus dating dari sumber independen-departemen personalia.

c. SuperviseWilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lainyang terlambat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran waktu aktual.

d. Catatan AkuntansiJejak audit meliputi dokumen-dokumen berikut :1. Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar.2. Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji.3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.4. Akun buku besar umum : pengendali penggajian,kas,dan akun dana gaji.

e. Pengendalian AksesAktiva yang berkaitan dengan system penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam system pembayaran merupakan hal penting, seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran.

f. Verifikasi IndependenBerikut ini adalah contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam system penggajian :

1. Verifikasi Jam Kerja. Sebelum mengirimkan kartu waktu kebagian penggajian, supervisor harus memverifikasi keakuratannya dan menandatanganinya.

2. Pengurus Pembayaran (paymaster). Penggunaan pengurus pembayaran yang independen untuk mendistribusikan cek (daripada supervisor) membantu memverifikasi eksistensi para karyawan. Supervisor dapat terlibat dalam penipuan penggajian dengan berpura-pura mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan yang sebenarnya tidak ada.

3. Utang Usaha. Staf administrasi utang usaha memverifikasi keakuratan daftar gaji sebelum membuat bukti kas keluar yang mentransfer dana kea kun dana gaji.

4. Buku Besar Umum. Departemen buku besar umum memverifikasi seluruh proses dengan merekonsiliasi rangkuman distribusi tenaga kerja dan bukti penggajian.

D. Sistem Penggajian Berbasis Komputer

Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Pemrosesan Batch

Karena system penggajian tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan), system tersebut sering kali tidak cocok dengan pemrosesan batch dan file berurutan. Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi ke file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek, dan fungsi buku besar umum.

Implikasi Pengendali

Kekuatan dan kelemahan dari system ini sama dengan kekuatan dan kelemahan dalam system batch untuk system pengeluaran umum yang dibahas sebelumnya. System ini mengedepankan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Selain itu, system ini tidak secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional, namun untuk banyak jenis organisasi , tingkat teknologi ini cukup memadai.

Merekayasa Ulang Sistem Penggajian

Untuk perusahaan berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji sering kali disatukan dalam system manajemen sumber daya manusia-MSDM (human resource management-HRM). System manajemen menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia (tarif pembayaran pemotongan, dan lain-lain), juga gaji. System MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia untuk tujuanmencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan dalam catatan status karyawan pada saat terjadinya.

System ini berbeda dari system otomatisasi sederhana dalam hal-hal berikut :

1) Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui terminal.2) File akses langsung digunakanuntuk penyimpanan data.3) Banyak proses data sekarang dilakukan secara real-time.

Fitur-fitur operasional utama dari system ini dibahas berikut :

Personalia Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara real-time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan keluraga karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran).

Akuntansi BiayaDepartemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor usage film).

Penjagaan WaktuKetika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu, departemen penjagaan waktu membuat file pemanfaatan tenaga kerja (labor usage file).

Pemrosesan DataPada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch :

1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya.2. File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke

departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.3. Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan (employee file). Salinan dari

file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas.4. File catatan karyawan diperbarui.5. Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke bendahara untuk

diperiksa dan direkonsiliasi dengan daftar gaji. Cek pembayaran ini lau didistribusikan ke para karyawan.

6. File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen utang.

7. Pada akhir pemrosesan, system tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum.

Implikasi PengendalianFitur system penggajian dengan elemen-elemen real-time memberikan banyak keuntungan operasional, seperti yang didiskusikan sebelumnya, termasuk pengurangan jeda waktu antara terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas kerja, dan tenaga kerja administrasi. Bentuk ini juga membawa implikasi pengendalian. Banyak pekerjaan yang dulunya dilakukan oleh tenaga manusia sekarang dilakukan oleh komputer. System berbasis komputer pasti menghasilkan catatan yang memadai untuk verifikasi independen dan tujuan audit. Akhirnya, pengendalian harus didesain untuk melindungi akses yang diotorisasi ke file data dan program komputer.