BAB 5 SIKLUS PENGELUARAN

BAB 5SIKLUS PENGELUARAN

Poin-poin yang Perlu Difahami1. Apa cakupan transaksi siklus pengeluaran?

2. Fungsi-fungsi apa saja yang diperlukan untuk melaksanakan transaksi?

3. Bagaimana prosedur pelaksanaan transaksi?

4. Risiko apa saja yang perlu ditangani?

5. Dokumen transaksi apa saja yang diperlukan?

6. Dokumen akuntansi apa saja yang diperlukan?

7. Saldo buku besar apa saja yang dihasilkan oleh SIA siklus pengeluaran?

8. Laporan manajerial apa saja yang kemungkinan diperlukan untuk pengendalian siklus pengeluaran?

9. Bagaimana TI diperankan?

Reminder

1. Dalam mempelajari buku dan power poin ini, arahkah perhatian terhadap poin-poin yang penting untuk difahami pada slide sebelum ini.

2. Buku atau power poin ini tidak dirancang untuk menjelaskan seluruh persoalan desain sistem, oleh sebab itu kembangkan solusi sistem dengan menggunakan prinsip-prinsip pengembangan SIA.

3. Pemahaman dan perancangan SIA sangat membutuhkan daya imajinasi dan kreativitas, maka kembangkan daya imajinasi dan kreativitas seoptimal mungkin.

4. Tujuan perancangan SIA adalah “keunggulan” efektifitas dan efisiensi proses bisnis.

CAKUPAN TRANSAKSI

Siklus pengeluaran adalah siklus transaksi tentang pengadaan barang dan jasa untuk kegiatan operasional perusahaan.

CatatanFokus pembahasan: SIA untuk transaksi pembelian persediaan.

SUB SISTEM SIKLUS PENGELUARAN

SistemPenerimaan

Sistem Voucher

Sistem Pengeluaran

Kas

Sistem Pembelian

PesananPembelian

LaporanPenerimaan

Voucher

Pemasok

Persediaan

UtangDagang

Kas

RekeningAktiva danBiaya

SUB SISTEM SIKLUS PENGELUARAN

Dalam SIA siklus pengeluaran, paling tidak terdapat empat sub sistem yang harus dirancang, yaitu:

•Sistem pembelian

•Sistem penerimaan barang

•Sistem voucher

•Sistem pengeluaran kas.

DFD SIKLUS PENGELUARAN

Tujuan utama SIA:

1. Memastikan aktivitas transaksi berjalan dengan efektif, efisien, dan terkendali.

2. Menyajikan informasi akuntansi yang relevan, lengkap, terpercaya dan tepat waktu.

SiklusPengeluaran

Pemasok

Faktur

Barang dan Jasa

Pesanan Pembelian

Sistem Buku Besardan Pelaporan

Data pembeliandan DataPembayaran

Persediaan

BerbagaiDepartemen

SiklusProduksi

SiklusPendapatan

Back Order

Penyerahan Barang

Usulan Pembelian

Penerimaan Barang

Usulan Pembelian

Penerimaan Barang

Penerimaan Bahan Baku

Kebutuhan Bahan Baku

Pembayaran

DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENGELUARAN

DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENGELUARAN

• Diagram kontek adalah diagram atau gambar yang digunakan untuk menjelaskan garis besar arus data dalam suatu kegiatan atau proses bisnis.

• Kelancaran transmisi data sangat penting untuk diperhatikan, karena data menjadi dasar utama pelaksanaan transaksi, tanpa data maka transaksi tidak mungkin bisa dilaksanakan.

MemintaBarang

BerbagaiDepartemen

PengendalianPersediaan

PemberitahuanKebutuhan Barang Reorder Point

MemesanBarang

PermintaanPembelian

Copy Pesanan PembelianCopy Pesanan Pembelian

SiklusPendapatanBack Orders

Pesanan

Pem

belian

Pemasok

SiklusProduksi

KebutuhanBahan Baku

MenerimaBarang

Copy PesananPembelian

PenerimaanBarang

Penerimaan Barang

Pengiriman Barang

Mengesah-kan FakturPemasok

Faktur

Gudang

MembayarBarang

PaketFaktur

Pembayaran

Laporan PenerimaanBarang & Barang

Laporan PenerimaanBarang

Open PurchaseOrder

PemasokPersediaan

Copy Pesanan Pembelian

Sistem BukuBesar danPelaporan

UtangDagang

Data Pembayaran

DFD SIKLUS PENGE-LUARAN

DFD SIKLUS PENGELUARAN

• DFD adalah penjabaran dari diagram kontek, fungsi DFD adalah untuk mendiskripsikan empat hal, yaitu: asal data dan tujuan data, pengolahan data, transmisi data, dan penyimpanan data.

• Tujuan perancangan SIA adalah untuk membuat proses transformasi data, transmisi data, serta penyimpanan data berjalan secara efektif dan efisien.

AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN

1. Permintaan barang atau jasa memerlukan rancangan sistem permintaan barang dan jasa.

2. Pembelian barang dan jasa memerlukan rancangan sistem pembelian barang dan jasa.


3. Penerimaan barang atau jasa memerlukan rancangan sistem penerimaan barang dan jasa.

4. Pencatatan utang atas pembelian barang dan jasa memerlukan sistem pencatatan utang/pembelian, disebut dengan sistem voucher. *


5. Pembayaran atas pembelian barang dan jasa memerlukan sistem pelunasan utang/pembayaran atas pembelian, disebut dengan sistem pengeluaran kas.


Catatan:* Sistem voucher dan sistem

pengeluaran kas secara bersama-sama disebut dengan sistem utang dagang (account payable system).

TRANSAKSI DAN DOKUMEN

Transaksi Dokumen

Pembelian kredit Permintaan pembelian

Pesanan pembelian

Laporan penerimaan barang

Voucher

TRANSAKSI DAN DOKUMEN

Transaksi Dokumen

Pengeluaran kas CekRetur pembelian Memo debitPembayaran biaya

Dokumen/nota pembayaran biaya

TRANSAKSI DAN DOKUMEN • Fungsi dokumen adalah untuk

memerintahkan pelaksanaan transaksi, merekam data transaksi, dan mengendalikan transaksi.

• Dokumen dapat dirancang dalam bentuk manual dengan menggunakan kertas atau dicancang dalam bentuk elektronik.

Peminta Barang Pemasok Bag. Pembelian Bag. Penerimaan

Mulai

Membuatpurchase

requisition

1

2

3

PurchaseRequisition(PR)

N

N

Ke Bag.Utang Dagang

1

23

4 5Purchase

Order(PO)

3

PO

PR2

Mencocokkandokumen,menerima

barang

2

3

12

PurchaseRequisition

RRRR

PO

N

Invoice

Packing slip

Acknowledgment

Kirim barangdan invoice

Ke bagianutang dagang

Pilihpemasok,

buatPurchase

Order(PO)

PurchaseRequisition

(PR) 1

3

2

1Receivingreport

PRPO

PencocokandokumenN

Ke bagian utangdagang

NPurchase

Order(PO) 4

Periksabarang,

cocokkandokumen

1

23

4

4

ReceivingReport

(RR)

PO

N

SISTEM PEMBELIAN MANUAL

SISTEM PENGELUARAN KAS MANUALPeminta Barang Bag. Pembelian Pemasok Bag. Utang Dagang

N

Mencocokkandokumen,

menyetujuipembayaran

Bag. Keuangan Bag. Akuntansi

3

PurchaseRequisition(PR)

5

PurchaseOrder(PO)

3

PR

5

PurchaseOrder(PO)

Invoice

2

ReceivingReport(RR)

Mencatatdalam

register

DokumenPendukung

Invoice

D

VoucherRegister

Diringkasbulanan

DokumenPendukung

VoucherMencatatno. cek

ke register

DokumenPendukung

VoucherN

Cek &remittanceadvice

DokumenPendukung

Invoice

Periksavoucher &dok. pend-

ukung.cap lunas

Buat cek,catat ke

cek register

Tandatangan cekdan kirim

DokumenPendukung

VoucherCek &remittanceadvice

CekRegister

Diringkasbulanan

Postingke buku

besar

Bukubesar

Jumlahvoucher

Jumlahkas

PurchaseRequisition

Departemen yang meminta ataubagian persediaan

PurchaseRequisition

N

Review &tanda

tangan

Oleh manajerpembelian

PurchaseRequisition

Entry datapembelian

OpenP.O.

N

Unitpeminta barang Pemasok

PEMBELIAN PROSES KOMPUTER

Membuat filepurchase

orders

Master filepemasok

Master filepersediaan

Purchaseorders

Purchaseorder (signed)

12

34

5 Purchaseorder

12

34

5

Openpurchaseorders

Mencetakpurchase

orders

Pada akhirhari

Bag. utangdagang

BagianPenerimaan

SISTEM PEMBELIAN BERBANTUAN KOMPUTER

SISTEMPENERIMAANBARANGBERBANTUANKOMPUTER

Dari bagianpembelian

Verifikasipesanan& hitungbarang

Entry datapenerimaan

PENERIMAAN BARANG PROSES KOMPUTER

Update filedan cetak

receiving reportN

Dari pemasok

Purchaseorder 2

Packing slip& barang

2

Master file

pem

asok

Master file

persed

iaan

Op

enp

urch

aseo

rder

ReceivingReport

12

Purchaseorder

2

Packing slip

N

GUDANG

Verifikasi,hitung,tanda

tangan

Dengan barang

ReceivingReport(signed)

1

Ke bag. utang

BAGIAN UTANG DAGANG PROSES KOMPUTER

Dari bag.pembelian

Dari pemasok Dari bag.gudang

Purchaseorder

3

Receivingreport

1

NVerifikasi


Op

enp

urch

aseo

rder

Openinvoice

Membuatopen-invoice

file

Update filedan cetak DV

Harian

Disbur-sementvoucher

Master filepemasok

Buku besar

Penco-cokan

D

Receivingreport

1

Purchaseorder 2

Invoice

Invoice

Setiap tanggaljatuh tempodiambil dandikirim kebagianpengeluarankas

Unpaid

Dari kasir

PaketInvoice A

Paid

SISTEMPEMBAYARANUTANGBERBANTUANKOMPUTER

KASIR PROSES KOMPUTER

Dari bag. utangdagang

Openinvoice

Membuatopen-invoice

file

Update file& cetak cek

Master filepemasok

Openinvoices

Review &buatbatchtotal

InvoiceReceivingreport 1

Purchaseorder 3

Disbur-sementvoucher

Banding-kan &

rekonsiliasi

Batchtotal

Batchtotal

A


Batchtotal

A

Buku besar

Cek

Remittanceadvices

Cash disbur-sementregister

Paketvoucher

Disbursement voucherInvoicePurchase orderReceiving report

Review &tanda tangan

cek, caplunas voucher

Paketvoucher

Remittance

Cek

Bag. utang dagang Pemasok

Kontroler

SISTEM PENGELUARANKAS BERBANTUANKOMPUTER

Data basesiklua penge-luaran

Permintaanpembelian

Otorisasipembelian

Penerimaanbarang

Purchaseorder

Invoices

PemasokSistem

pembelian

Inquiryprocessingsystem

Statuspersediaan

Statuspesanan

Statusrekening

Prosespengeluaran

kas

PengeluaranEFT Cek

Registerkas keluar

Pemasok KontrolerEFT

interface

Bank

EDIInterface

ALTERNATIFSISTEMSIKLUSPENGE-LUARAN

Pemesanan Barang/Jasa

• Keputusan Penting:– Barang apa yang harus dibeli (what)?

– Kapan harus dibeli (when)?

– Dengan harga berapa (how much)?

– Kepada vendor yang mana (which supplier to purchase)?

Alternatif Kontrol Persediaan

• EOQ ( Economic Order Quantity), yaitu perhitungan untuk menentukan pesanan yang paling optimal untuk menimimumkan jumlah pesanan, carrying costs, dan stockout costs.

• Materials Requirements Planning (MRP), yaitu teknik perencanaan pengadaan barang untuk meminumkan jumlah persediaan.

• Just-in-Time (JIT) Inventory System, yaitu teknik untuk meminimalkan, bahkan meniadakan persediaan, dengan cara hanya membeli barang sejumlah yang dibutuhkan.


• Perbedaan utama MRP dan JIT, dalam MRP pembelian didasarkan pada perencanaan, sedangkan dalam JIT pembelian didasarkan pada kebutuhan riil.

Permintaan Pembelian• Permintaan pembelian dapat berasal dari

bagian kontrol persediaan atau dari karyawan yang mengetahui kebutuhan pembelian.

• Permintaan pembelian otomatis, yaitu pada saat sistem mengidentifikasi persediaan berada pada titik pemesanan kembali.


• Blanket Purchase Order, adalah komitmen atau perjanjian dengan vendor untuk membeli persediaan tertentu, dengan harga tertentu, selama kurun waktu tertentu.

– Tujuan Blanket Purchase Order adalah untuk menurunkan ketidakpastian pengadaan barang yang terpercaya serta untuk membatu vendor agar bisa membuat perencanaan secara lebih baik.


Peningkatan Efektifitas dan Efisiensi Pemesanan

•Penghematan pengadaan barang dapat dilakukan dengan menyederhanakan (streamlining) prosedur.

•Electronic Data Interchange (EDI), adalah salah satu alternatif, yaitu dengan cara meniadakan pekerjaan klerikal untuk pemesanan barang/jasa.

Penerimaan Pembelian

• Dokumen untuk penerimaan barang adalah Laporan Penerimaan Barang (Receiving Report).

• Potensi masalah:– Kuantitas yang diterima berbeda dengan

yang dipesan.– Barang dalam keadaan rusak– Kualitas barang tidak sesuai standard

• Debit Memo, adalah dokumen untuk mengkoreksi pesanan yang telah diterima

Pembayaran Pembelian• Prinsip dasar: pembayaran hanya untuk

Faktur Pembelian atas barang yang dipesan dan telah diterima.

• Dua pendekatan pemrosesan Faktur Pembelian:– Non Voucher System, dalam sistem ini

faktur yang disetujui langsung diposting ke akun vendor dan disimpan pada open invoice file. Ketika faktur dibayar, faktur dikeluarkan dari open invoice file, dicap “lunas” kemudian disimpan pada paid invoice file.

Pembayaran Pembelian– Voucher System, dalam sistem ini faktur

dibuatkan dokumen disbursement voucher yang berisi data vendor, daftar outstanding invoices, dan jumlah tagihan bersih yang harus dibayar.

• Keunggulan Voucher System– Mengurangi jumlah cek yang harus dibuat,

karena beberapa faktur bisa dimasukkan dalam satu voucher.

– Disbursement voucher dapat dibuat bernomor urut tercetak untuk memudahkan tracking pembayaran.

Materi Tambahan

Sasaran Siklus Pengeluaran

• Sasaran SIA siklus pengeleluaran dapat dirinci sebagai berikut (khusnya untuk masalah pengadaan barang dagangan):– Membeli dari pemasok yang terpercaya – Membeli barang dengan kualias tinggi (standar)– Mendapatkan harga terbaik– Hanya membeli barang-barang yang telah diotorisasi– Memastikan barang tersedia pada saat dibutuhkan– Barang yang diterima adalah barang yang dipesan– Barang yang dibeli tidak hilang, dicuri, atau rusak– Membayar pembelian tepat pada waktunya

DFD Sistem Pembelian

Sistem Pembelian Manual

• Berawal pada saat persediaan berada pada titik pemesanan kembali.

• Permintaan Pembelian (purchase requisition/PR) dibuat dan tindasannya didistribusikan ke bagian pembelian dan bagian utang dagang (A/P)

• Bagian pembelian membuat purchase order (PO) atau pesanan pembelian untuk masing-2 vendor dan mengirimkan copy PO ke Inventory Control, A/P, dan Receiving (bagian penerimaan)

• Bagian penerimaan menghitung dan menginspeksi barang yang diterima. – A blind copy of the PO (PO tanpa info jumlah)

digunakan untuk mendorong petugas penghitungan menghitung dengan sungguh-sungguh barang yang diterima.

• A receiving report is prepared and copies sent to the raw materials storeroom, Purchasing, Inventory Control, and A/P.

Sistem Pembelian Manual

• A/P eventually receives copies of the PR, PO, receiving report, and the supplier’s invoice.

• A/P reconciles these documents, posts to the purchases journal, and records the liability in the accounts payable subsidiary ledger.

A Manual Purchases System

• A/P periodically summarizes the entries in the purchases journal as a journal voucher which is sent to the General Ledger (G/L) department.

Inv-Control or Purchases DR Accts Payable-Control CR

• A/P also prepares a cash disbursements voucher and posts it in the voucher register.


• G/L department:

– posts from the accounts payable journal voucher to the general ledger

– reconciles the inventory amount with the account summary received from inventory control


Manual Purchases Flowchart

DFD of Cash Disbursements System

Manual Cash Disbursements System

• Periodically, A/P searches the open vouchers payable file for items with payments due:

– A/P sends the voucher and supporting documents to Cash Disbursements

– A/P updates the accounts payable subsidiary ledger


• Cash Disbursements:– prepares the check– records the information in a check register

(cash disbursements journal)– returns paid vouchers to accounts payable,

mails the check to the supplier– sends a journal voucher to G/L:

Accounts Payable DR

Cash CR

• G/L department receives: – the journal voucher from cash disbursements– a summary of the accounts payable

subsidiary ledger from A/P • The journal voucher is used to update the

general ledger. • The accounts payable control account is

reconciled with the subsidiary summary.


Cash Disbursements System

Computer-Based Accounting Systems

• CBAS technology can be viewed as a continuum with two extremes:

– automation - use technology to improve efficiency and effectiveness

– reengineering – use technology to restructure business processes and firm organization

Levels of Automating and Reengineering Ordering

• Computer generates PR– Purchases manually generates PO

• Computer generates PO (no PR needed)– PO not sent until manually reviewed

• Computer-generated PO is automatically sent without manual review

• Electronic Data Interchange (EDI) – Computer-to-computer communication without

PO

Expenditure Cycle Database• Master Files

– supplier (vendor) master file– accounts payable master file– merchandise inventory master

file

• Transaction and Open Document Files– purchase order file

• open purchase order file– supplier’s invoice file– open vouchers file– cash disbursements file

• Other Files– supplier reference and

history file– buyer file– accounts payable detail file

• A Data Processing dept. performs routine accounting tasks.

• Purchasing - a computer program identifies inventory requirements

• The following methods are used for authorizing and ordering inventories:– the system prepares POs and sends them to

Purchases for review, signing, and distributing– the system distributes POs directly to the vendors

and internal users, bypassing Purchases– the system uses electronic data interchange (EDI)

and electronically places the order without POs

Computer-Based Purchases

Computer-Based Purchases• Other tasks performed automatically by the

computer:– updates the inventory subsidiary file from

the receiving report– calculates batch totals for general ledger

update – closes the corresponding records in the

open PO file to the closed PO file– validates the voucher records against valid

vendor files

Computer-Based Cash Disbursements

• Tasks performed automatically by the computer:– the system scans for vouchers currently

due – prints checks for these vouchers – records these checks in the check

register– batch totals are prepared for the general

ledger update procedure

Automated Batch Purchases

Advantages of Real-Time Data Input & Processing Over Batch Processing

• Shortens the time-lag in record-keeping; hence, records are more current

• Eliminates much of the routine manual procedures, such as transcribing information onto paper documents

• Eliminates much of the storage and shuffling of paper documents

• Reduces data entry correction procedures

Reengineered Purchases/Cash Disbursements

Summary of Internal Controls

General Internal Controls

• Organization controls– segregation of duties

• Documentation

• Asset Accountability Controls

• Management Practices

• Data Center Operations Controls

• Authorization Controls

• Access Controls

Manual Authorization Controls

• Purchases of inventory should be authorized by the Inventory Control department, not by purchasing agents

• Accounts Payable authorizes the payments of bills, not the cash disbursements clerk, who writes the checks

How do these controls change in a CBAS?

Computer-Based Authorization Controls

• Authorizations are automated.– programmed decision rules must be debugged

• Automating inventory in EDI and JIT – faulty inventory model can lead to over-

purchasing or under-purchasing

• Cash disbursements may automate check printing and signing.– programming logic must be flawless – automated signing only below a dollar threshold

Traditional Segregation of Duties• Warehouse (stores)• Inventory control• Accounts payable• General ledger• Requisitioning• Purchases• Purchases returns and allowances• Cash disbursements

Manual Segregation of Functions

• Custody of the asset, inventory, by the Warehouse must be separate from recordkeeping for the assets by the Inventory Control.

• Custody of the asset, cash, by Cash Disbursements must be kept separate from recordkeeping for the asset by A/P.


Computer-Based Segregation of Functions

• Extensive consolidation by the computer of tasks traditionally segregated– computer programs authorize and

process purchase orders

– computer programs authorize and issue checks to vendors

Manual Supervision

• Within the expenditure cycle, supervision is of highest importance in the Receiving department, where the inventory arrives and is logged in by a receiving clerk. Need to minimize:– failures to properly inspect the assets– theft of the assets


Computer-Based Supervision• Automation often leads to a collapsing of

the traditional segregation of duties.– requires greater supervision

• Supervision takes on new aspects as technology advances.– electronic monitoring

• Supervision because more difficult as the workplace becomes more sophisticated.– employees may have advanced IT training

ManualAccounting Records

• Must maintain adequate records for: – accounts payable – vouchers payable– checks– general ledger– subsidiary ledgers


Computer-BasedAccounting Records

• Accounting records rest on the reliability and security of stored digitalized data.– Accountants should be skeptical about the accuracy

of hard-copy printouts.– Backups - the system needs to ensure that backups

of all files are continuously kept• Most automated systems still have a lot of paper

documents. – This is good for audit trail purposes but is often

inefficient. – As the system becomes increasing paperless,

maintaining an audit trail becomes more difficult.

Manual Access Controls

• Access to: – inventories (direct)– cash (direct)– accounting records

(indirect)


Computer-Based Access Controls

• Magnetic records are vulnerable to both authorized and unauthorized exposure and should be protected– must have limited file accessibility– programs must be safeguarded and

monitored

ManualIndependent Verification

• A/Payable dept. verifies much of the work done within the expenditure cycle. – PR, PO, receiving reports, and suppliers’ invoices must

be checked and verified by A/P.

• G/Ledger dept. verifies:– the total obligations recorded equal the total inventories

received – the total reductions in accounts payable equal the total

disbursements of cash


Computer-BasedIndependent Verification

• Automating the accounting function reduces the need for verification by reducing the chances of fraud and error in the expenditure cycle.

• However, the need for verification shifts to the computer program and the programmers where fraud and error may still be present.

BAB 5 SIKLUS PENGELUARAN

Documents

Transcript of BAB 5 SIKLUS PENGELUARAN