RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1

Batu

PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO)

No Dokumen 06.03.18

No. Revisi 02

Halaman 1/4

Tanggal Terbit 12 Maret 2014

Ditetapkan oleh,

Direktur RS. Baptis Batu

dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS.

STANDAR PROSEDUR

OPERASIONAL

PENGERTIAN SPO merupakan perangkat instruksi / langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin.

TUJUAN

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk : 1. Melakukan dokumentasi suatu kegiatan berupa SPO. 2. Melakukan kegiatan yang didokumentasikan berupa SPO. 3. Standarisasi pembuatan SPO. 4. Sentralisasi penomoran SPO. 5. Proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif,

konsisten/seragam dan aman dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui standar yang berlaku.

KEBIJAKAN

Sebelum diterbitkan, semua dokumen kebijakan dan prosedur telah dinilai ulang dan disetujui oleh pihak yang berwenang atau autorized person (Sesuai Dengan Kebijakan Direktur RS Baptis Batu No. 10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012 Tentang Pelayanan Administrasi Perkantoran)

PROSEDUR

PEMBUATAN : 1. Mintalah softcopy format SPO ke Bagian Administrasi. 2. Simpanlah softcopy format SPO kedalam 1 file dan gunakan

sebagai master format SPO. 3. Gunakan softcopy format SPO tersebut untuk membuat SPO. 4. Dokumentasikan SPO untuk seluruh / setiap kegiatan rutin yang

ada di unit anda. 5. Koordinasikan draft SPO bersama dengan petugas pelaksana,

dengan unit lain yang terkait maupun dengan atasan langsung agar SPO dapat dipahami oleh banyak pihak dalam unit anda.

6. Buat SPO dalam satu file untuk satu SPO untuk memudahkan penomoran SPO, pelacakan SPO, pencarian SPO, pembuatan SPO, revisi SPO dan mencegah SPO dibuat ganda.

7. Pada dasarnya, format softcopy SPO menggunakan format : a. Kertas = A4. b. Spasi = 1. c. Font = Garamond d. Ukuran font = 12. e. Margin Top = 2, Left = 2, Bottom = 2 dan Right = 2.

RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1

Batu

PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO)

No Dokumen 06.03.18

No. Revisi 02

Halaman 2/4

Tanggal Terbit 12 Maret 2014

Ditetapkan oleh,

Direktur RS. Baptis Batu

dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS.

STANDAR PROSEDUR

OPERASIONAL

PROSEDUR

FORMAT SPO :

RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1

BAtu

JUDUL SPO

No. Dokumen xx.xx.xx

No. Revisi xx

Halaman xx/xx

Tanggal Terbit

xx xxx xxxx

Ditetapkan Oleh,

Direktur RS. Baptis Batu

Dr. Arhwinda P.A,Sp.KFR,MARS. STANDAR

PROSEDUR OPERASIONAL

PENGERTIAN TUJUAN PROSEDUR ALUR UNIT TERKAIT

1. Kotak Heading :

a. Judul SPO : Beri judul / nama SPO sesuai proses kerjanya. b. No. Dokumen : Diisi oleh petugas di Bagian Administrasi sesuai

ketentuan penomoran yang berlaku di RS. Baptis Batu. c. No. Revisi : Isi dokumen SPO baru diberi nomor 0 sedangkan

dokumen SPO revisi pertama diberi nomor 1 dan seterusnya. d. Halaman : Isi nomor halaman dengan mencantumkan juga total

halaman untuk SPO tersebut. Misalnya : halaman pertama : 1/3, halaman kedua : 2/3 dan halaman terakhir : 3/3.

e. SPO diberi nama : STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL. f. Tanggal terbit : Beri tanggal sesuai dengan tanggal terbitnya SPO

tersebut dengan format tanggal bulan tahun. Ex : 01 Januari 2013. g. Ditetapkan Direktur : Beri tanda tangan Direktur RS. Baptis

Batu dan stempel resmi RS. Baptis Batu. 2. Isi SPO :

a. Pengertian : Isi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian.

RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1

Batu

PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO)

No Dokumen 06.03.18

No. Revisi 02

Halaman 3/4

Tanggal Terbit 12 Maret 2014

Ditetapkan oleh,

Direktur RS. Baptis Batu

dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS.

STANDAR PROSEDUR

OPERASIONAL

PROSEDUR

b. Tujuan : Isi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk .......”.

c. Kebijakan : Cantumkan point kebijakan RS / Unit yang mendasari pembuatan SPO tersebut, kemudian ditulis dalam kurung (Sesuai dengan SK Direktur RS. Baptis Batu No. xx/xx/xx/SK_KEB_DIR/xxxx)

d. Prosedur : Uraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu dengan jelas dan detail dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

e. Alur : sebaiknya diberi gambar alur untuk mempermudah pembacaan langkah-langkah proses kerja.

f. Unit terkait : Isi unit-unit terkait yang melakukan prosedur tersebut.

PENGELOLAAN SPO :

1. Setorkan Draft SPO dalam bentuk softcopy ke Bagian Administrasi pada jam kerja.

2. Lakukan pengecekan : a. Asal unit dan peruntukan SPO. b. Format SPO.

3. Berikan kode dan penomoran SPO dengan melihat Database SPO pada komputer atau manual di OUTNER milik tiap unit atau data didalam komputer administrasi.

4. Lakukan editing susunan kata, bab / sub bab dan pengejaan kata. Melakukan koordinasi dengan unit terkait jika perlu.

5. Cetak SPO dengan printer berwarna. 6. Lakukan pengecekan ulang format SPO sebelum pengajuan. 7. Ajukan SPO kepada Direktur RS. Baptis Batu untuk di tanda

tangani. 8. Lakukan pengambilan SPO yang sudah ditandatangani Direktur

RS. Baptis Batu. 9. Gandakan SPO HANYA sebanyak 1x untuk PIC Unit. 10. Berikan stempel resmi RS. Baptis Batu pada kolom tanda tangan

Direktur RS. Baptis Batu pada lembar arsip dan copy. 11. Pilah SPO sbb :

a. Asli – Simpan sebagai ARSIP di Bagian Administrasi (Outner).

b. Copy – Simpan PIC unit terkait (Outner / filing folder milik unit).

12. Lakukan pencatatan pembaharuan/revisi SPO kedalam komputer dan Outner tiap unit.

13. Copy SPO didistribusikan ke PIC unit dengan buku ekspedisi.

RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1

Batu

PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO)

No Dokumen 06.03.18

No. Revisi 02

Halaman 4/4

Tanggal Terbit 12 Maret 2014

Ditetapkan oleh,

Direktur RS. Baptis Batu

dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS.

STANDAR PROSEDUR

OPERASIONAL

PROSEDUR

14. Buat laporan bulanan pembuatan dan revisi SPO. 15. Lakukan telaah / penarikan jika SPO sudah tidak lagi sesuai.

PENGGANDAAN :

1. Gandakan 1x (satu kali) SPO saja yakni SPO yang akan diserahkan ke PIC unit yang mengajukan SPO.

2. Penggandaan SPO untuk unit-unit terkait menjadi tanggungjawab PIC unit yang mengajukan SPO.

DISTRIBUSI, SOSIALISASI & KOORDINASI SPO : 1. Distribusi,sosialisasi dan koordinasi SPO menjadi tanggungjawab

PIC unit yang mengajukan / membuat SPO. 2. Bukti Distribusi SPO harus disediakan PIC unit yang mengajukan

/ membuat SPO. 3. Bukti / Dokumentasi Sosialisasi SPO harus disediakan PIC unit

yang mengajukan / membuat SPO. 4. Koordinasikan isi dari SPO menjadi tanggungjawab PIC unit yang

mengajukan / membuat SPO. EVALUASI SPO :

1. Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan (sewaktu-waktu) dan maksimal dilaksanakan tiga tahun sekali oleh PIC unit.

2. Laporkan hasil evaluasi secara tertulis dengan menggunakan formulir telaah SPO ke Bagian Administrasi sebagai dokumentasi hasil evaluasi.

3. Lakukan perbaikan / revisi dilakukan bila : a. Alur dalam SPO sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan yang

ada. b. Adanya perkembangan IPTEK. c. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru. d. Adanya perubahan fasilitas.

4. Apabila terjadi pergantian direktur/pimpinan RS dan SPO masih sesuai maka SPO TIDAK PERLU direvisi.

PRINSIP SPO :

1. TULIS YANG DIKERJAKAN. 2. KERJAKAN YANG DITULIS. 3. BISA DIBUKTIKAN.

UNIT TERKAIT Semua Bagian Dan Instalasi.