Risk Assessment Tools Manual -...
Transcript of Risk Assessment Tools Manual -...
1 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
1 Hal.
Sekilas Aplikasi Risk Assessment Tools
Aplikasi RAT adalah perangkat lunak yang
digunakan dalam penerapan manajemen
risiko untuk memudahkan pengelola risiko
dalam mengidentifikasi, menganalisa dan
mengevaluasi risiko, mendokumentasikan
penanganan risiko serta monitoring dan
pemantauannya.
2 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
2 Hal.
D A F T A R I S I
Sekilas Aplikasi Risk Assessment Tools ................................................ 1
Latar Belakang ................................................................................... 3
Untuk Siapa Aplikasi RAT Ini? .............................................................. 4
Teknologi yang digunakan................................................................... 4
Sebelum Mulai Aplikasi RAT ................................................................ 5
Mulai . . . . Step by Step ...................................................................... 6
Langkah Pertama ............................................................................... 8
Langkah Kedua ................................................................................. 10
Langkah Ketiga ................................................................................. 12
Langkah Keempat............................................................................. 13
Langkah Kelima ................................................................................ 14
Langkah Ke Enam ............................................................................. 16
Langkah Ke Tujuh ............................................................................. 17
Langkah Ke Delapan ......................................................................... 18
Langkah Ke Sembilan ....................................................................... 19
Langkah Ke Sepuluh ......................................................................... 20
3 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
3 Hal.
Latar Belakang
Sebagaimana di setiap organisasi memiliki visi,
misi, sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan
untuk kurun waktu tertentu. Tentunya dalam
rangka pencapaian tujuan tersebut, organisasi
dihadapkan pada dampak dari sebuah
penyimpangan terhadap tujuan serta adanya
ketidakpastian, kemungkinan, atau konsekuensi yang mempengaruhi
tujuan. Dampak dan kemungkinan tersebut baik secara langsung maupun
tidak langsung akan mempengaruhi tujuan organisasi dalam berbagai hal
aspeknya
Untuk membantu organisasi dalam mengelola tujuan yang lebih terarah
dan akurat diperlukan manajemen risiko, agar ketidakpastian peristiwa
dapat dikendalikan dan diminimalkan kerugian/konsekuensinya sehingga
tujuan jangka pendek dapat dikawal sampai tercapainya tujuan panjang
organisasi. Untuk itu, demi tercapainya tujuan organsasi alangkah baiknya
manajemen risiko diterapkan menjadi bagian dari strategi dan manajemen
dalam organisasi.
Kegiatan Manajemen Risiko antara lain meliputi penetapan konteks, proses
identifikasi, menganalisa dan mengevaluasi risiko, merumuskan
penanganan atau mitigasi risiko, serta monitoring dan pemantauan risiko
dalam rangka tercapainya tujuan organisasi. Manajemen Risiko perlu
dikelola secara sistematis, terstruktur, tepat waktu dan dievaluasi
berdasarkan informasi yang valid dengan mempertimbangkan faktor SDM
dan sosial budaya dan faktor lainnya sebagaimana prinsip standar ISO
31.000, dengan demikian dapat menjadi sumber informasi bagi pengambil
keputusan.
Untuk itulah diperlukan alat yang dapat memudahkan pengelola risiko yaitu
Aplikasi Risk Assessment Tools, sehingga diharapkan sistem ini dapat
memberikan kemudahan dalam penyajian informasi yang transparan dan
inklusif, eksplisit dalam mengatasi ketikdakpastian, informasinya dapat
4 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
4 Hal.
digunakan secara dinamis, berulang, responsive terhadap perubahan serta
dapat memfasilitasi perbaikan yang terus menerus bagi organisasi.
Untuk Siapa Aplikasi RAT Ini?
Pada dasarnya semua personil adalah
seorang pengelola risiko di lingkungan
struktur organisasi terkait. Di sebuah
organisasi, setiap pemimpin pada semua
tingkatan level adalah seorang pemilik risiko.
Tiap level ini bila akan menerapkan
manajemen risiko tentu dapat
memanfaatkan Aplikasi Risk Assessment Tools.
Teknologi yang digunakan
Karena Aplikasi RAT ini akan digunakan oleh
semua level pengelola risiko, maka teknologi
yang dipilih adalah teknologi yang pada
umumnya sering dijumpai di setiap pc
ataupun notebook, yaitu Microsoft Access.
Aplikasi ini berbasis desktop, sehingga aplikasi
ini dapat dengan mudah disalin/di-copy oleh bagi mereka yang
membutuhkan atau khususnya bagi pengelola risiko di pc ataupun
notebook sebagaimana proses salin menyalin file pada umumnya. Kenapa
aplikasi yang dipilih berbasis desktop? Karena pertimbangan kemudahan
penerapan manajemen risiko dengan menggunakan teknologi informasi.
5 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
5 Hal.
Sebelum Mulai Aplikasi RAT
Setelah mendapatkan File Aplikasi RAT, dan
telah disalin ke PC atau Notebook, ada hal-hal
yang perlu diperhatikan sebelum aplikasi ini
dijalankan yaitu :
1. Spesifikasi minimal Sistem Operasi yang digunakan adalah Windows
7 Ultimate / Professional
2. Pastikan PC atau Notebook sudah terinstall Microsoft Access
(maksimal versi Ms Office 2010)
3. Pastikan regional setting adalah format Indonesia. Regional setting
ada di menu Control Panel.
4. Dalam Aplikasi Risk Assessment Tools tidak terdapat tombol Save dan
Edit, aplikasi akan melakukan proses penyimpanan secara otomatis
atas perubahan maupun penambahan record pada saat menu
ditutup.
5. Aplikasi Risk Assessment Tools ini dapat diimplementasikan pada
lingkungan Pemerintah Daerah/Provinsi/Kementrian/Lembaga.
6 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
6 Hal.
Mulai . . . . Step by Step
Aktifkan Aplikasi RAT, sehingga akan
menampilkan menu utama, dan nampak pula
disini urutan tahapan aplikasi seperti terlihat
sebagai berikut :
8 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
8 Hal.
Langkah Pertama
Langkah pertama adalah melengkapi nama
Organisasi dan Unit Kerjanya, pada menu utama
dengan meng-klik “Parameter Level Unit 0” , yang
selanjutnya akan mucul menu sebagaimana gambar
sebagai berikut :
Langkah selanjutnya dalam penggunaan Aplikasi RAT adalah menentukan
Level Unit penerapan manajemen risiko, dengan meng-klik tulisan pada
menu utama, yaitu “Level Unit Penerapan Manajemen Risiko”. Sistem akan
menampilkan isian data unit kerja pengelola risiko, dengan gambar sebagai
berikut :
9 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
9 Hal.
Tahun. Isian tahun berarti bahwa pengelolaan data manajemen risiko
dipisahkan sesuai periode tahun pelaksanaan risk assessment, yang
merupakan bagian yang tak terpisahkan dari periode tujuan jangka
menengah.
K/L/D. Pilihan pada Isian ini adalah muncul sebagaimana telah diisi pada
menu Parameter Level Unit.
Level MR. Isian Level MR ini dapat digunakan untuk lingkungan
Pemerintah Pusat/Provinsi/Kabupaten/Kota. Isian ada 5 pilihan. Isian level
“-“ digunakan pada Lever MR untuk tingkat Kegiatan / Program.
Nama Level Unit. Isian nama level unit dilengkapi sesuai dengan
nama pada struktur organisasi. Untuk isian lainnya agar dilengkapi juga
seperti Ruang Lingkup Penerapan, Periode dan Keluaran (Output).
Bila telah berhasil menambahkan record pada menu ini, Nama Level Unit
akan secara otomatis muncul pada pilihan di Menu Utama, sebagai pilihan
“default” untuk level unit aktif.
10 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
10 Hal.
Langkah Kedua
Langkah kedua dalam penggunaan Aplikasi RAT adalah
melengkapi isian Sasaran Unit Kerja penerapan
manajemen risiko.
Namun sebelum mengklik tulisan dengan nomor 2, yaitu
“Sasaran Organisasi”, isi terlebih dahulu pada pilihan “Cari Nama Unit Pada
RAT “ nanti akan muncul pilihan nama Unit Kerja yang telah diinput dari
Menu Unit Kerja seperti terlihat gambar dibawah ini.
Isian sasaran unit kerja untuk sumber datanya dapat berasal dari RPJMD,
RKPD, Rencana Strategis, Renja sesuai dengan Level Unit terkait. Menu isian
Sasaran Unit Kerja seperti terlihat dibawah ini.
12 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
12 Hal.
Langkah Ketiga
Langkah ketiga dalam penggunaan Aplikasi RAT adalah
melengkapi isian personil menduduki dalam Struktur
Manajemen Risiko.
Menu isian seperti gambar dibawah ini.
13 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
13 Hal.
Langkah Keempat
Langkah keempat dalam penggunaan Aplikasi RAT
adalah melengkapi isian pihak-pihak yang menjadi
Pemangku Kepentingan (Stakeholder), baik internal
maupun external.
Menu isian seperti gambar dibawah ini.
14 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
14 Hal.
Langkah Kelima
Langkah pertama dalam penggunaan Aplikasi RAT adalah
melengkapi isian Profile Risiko kunci. Pada menu Sistem
akan menampilkan isian data sesuai nama kolom yang
berkaitan, seperti terlihat dalam 2 buah gambar dibawah
ini.
Untuk Isian pada kolom Sasaran Organisasi, pengguna tinggal memilih
daftar sasaran organisasi yang telah diisi pada menu sasaran. Satu sasaran
bisa terdiri dari banyak risiko, dan tiap baris hanya berisi satu risiko. Aplikasi
akan merelasikan tiap sasaran dengan tiap risiko serta informasi
penanganannya.
16 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
16 Hal.
Langkah Ke Enam
Langkah ke enam, setelah semua data dilengkapi pada
Menu Profile Risiko Kunci, pengelola risiko telah dapat
menampilkan Grafik Profile Risiko dengan uraian prioritas
risiko yang telah diurutkan mulai dari yang paling besar
dampak dan kemungkinannya, dengan cara mengklik
“Peta Risiko”, sehingga akan muncul gambar sebagai berikut dibawah ini.
17 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
17 Hal.
Langkah Ke Tujuh
Langkah ke tujuh, setelah semua data dilengkapi pada
Menu Profile Risiko Kunci, pengelola risiko telah dapat
menampilkan Report Profile Risiko Kunci dengan uraian
prioritas risiko yang telah diurutkan mulai dari yang
paling besar dampak dan kemungkinannya, dengan
cara mengklik “Urutan Profile Risiko Kunci” pada Menu Isian Profile Risiko
Kunci (Langkah Kelima), sehingga akan muncul gambar sebagai berikut di
bawah ini.
18 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
18 Hal.
Langkah Ke Delapan
Langkah ke delapan, adalah memasukan informasi
Penanganan Risiko/Mitigasi terhadap kejadian-kejadian
yang berpotensi risiko. Tiap kejadian risiko dapat diisi
lebih dari satu kegiatan mitigasi. Risiko yang muncul
pada menu ini adalah risiko yang dipilih “Ya” untuk
dilakukan mitigasi pada menu Profile Risiko, sebagai keputusan selera risiko
pemilik risiko.
19 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
19 Hal.
Langkah Ke Sembilan
Dalam rangka pemantauan dan menitoring efektifitas
pelaksanaan dan perumusan penanganan risiko, adalah
memasukan informasi realisasi risiko sesungguhnya
terhadap tiap kejadian risiko dan melengkapi
rekomendasi terkait realisasi risiko bila ternyata tingkat realisasi risiko lebih
tinggi dari pada risiko residual ( Tingkat Risiko setelah dilakukan
pengendalian tambahan).
20 | Manual Aplikasi Risk Assessment Tools
20 Hal.
Langkah Ke Sepuluh
Langkah ke sepuluh setelah semua data dilengkapi
pada Menu Mitigasi dan Menu Pemantauan dan
Review Proses MR, pengelola risiko telah dapat
menampilkan Grafik Peta Mitigasi, dengan uraian
prioritas risiko yang telah diurutkan mulai dari yang
paling besar dampak dan kemungkinannya.