RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

Nama Sekolah : SMK NEGERI 1 JOMBANG

Mata Pelajaran : Korespondensi

Kelas / Smester : X / II

Jumlah Pertemuan : 2 JP X 35 menit

A. KOMPETENSI INTI

1. Menghayati dan meramalkan ajaran agama yang dianutnya

2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan

menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa

dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia

3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan procedural dalam

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena

dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung

B. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR

1.2 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas

alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya.

2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian

dari sikap ilmiah.

3.3 Mengidentifikasi cara membuat komunikasi tulis.

4.3 Mempraktikkan cara membuat komunikasi tulis.

C. INDIKATOR

No KOMPETENSI DASAR INDIKATOR PENCAPAIAN

KOMPETENSI

1 1.2. Bertambah keimanannya

dengan menyadari hubungan

keteraturan dan kompleksitas

alam dan jagat raya terhadap

kebesaran Tuhan yang

menciptakannya.

1.2.1. Meyakini adanya karunia Tuhan Yang

Maha Esa atas pemberian amanah

untuk membuat komunikasi tulis.

1.2.2. Berakhlak mulia dalam membuat

komunikasi tulis.

2 2.2. Menunjukkan perilaku ilmiah

(jujur, disiplin, peduli,

santun, ramah lingkungan,

gotong royong) dalam

melakukan pembelajaran

sebagai bagian dari sikap

ilmiah.

2.2.1. Terbiasa membuat komunikasi tulis

yang sesuai dengan bentuk surat yang

berlaku.

2.2.2. Selalu tepat waktu dalam

menyelesaikan tugas.

2.2.3. Senantiasa menggunakan kalimat yang

tepat dalam membuat komunikasi tulis.

3 3.2. Mempraktikkan cara

membuat komunikasi tulis.

3.2.1. Mengidentifikasi pengertian

komunikasi tulis.

3.2.2. Menyebutkan fungsi surat.

3.2.3. Menjelaskan bagian-bagian surat.

3.2.4. Menguraikan bentuk-bentuk surat.

3.2.5. Mengidentifikasi bahasa surat dan

perlengkapan menulis surat.

4 4.2. Melakukan cara membuat

surat dinas

4.2.1. Menjelaskan penggolongan surat.

4.2.2. Membuat surat sesuai dengan bentuk

surat yang telah ditetapkan.

3.2.3. Mendemonstrasikan berbagai model

lipatan surat.

3.2.4. Mengoreksi surat sesuai dengan

bentuk surat yang benar.

D. TUJUAN PEMBELAJARAN

Tujuan Pembelajaran Aspek Sikap

Setelah mendengarkan penjelasan guru, membaca contoh komunikasi tulis melalui

bentuk surat, tanya jawab, dan penugasan, peserta didik dapat:

1. Mengelolah komunikasi tulis dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan

benar serta sesuai dengan bentuk surat yang berlaku.

2. Melaporkan tugas dengan tepat waktu.

3. Memilah kata-kata yang tepat dalam pembuatan komunikasi tulis.

4. Mengajukan pertanyaan dalam pengidentifikasian komunikasi tulis.

Tujuan Pembelajaran Aspek Pengetahuan

Setelah mendengarkan penjelasan guru, membaca contoh komunikasi tulis melalui

bentuk surat, tanya jawab, dan penugasan, peserta didik dapat:

1. Mengidentifikasi pengertian komunikasi tulis.

2. Menyebutkan fungsi surat.

3. Menjelaskanbagian-bagian surat.

4. Menguraikan bentuk-bentuk surat.

5. Mengidentifikasi bahasa surat dan perlengkapan menulis surat.

Tujuan Pembelajaran Aspek Keterampilan

Setelah mendengarkan penjelasan guru, membaca contoh komunikasi tulis melalui

bentuk surat, tanya jawab, dan penugasan, peserta didik dapat:

1. Menjelaskan penggolongan surat.

2. Membuat surat sesuai dengan bentuk surat yang ditetapkan.

3. Mendemonstrasikan berbagai model lipatan surat.

4. Mengoreksi surat sesuai dengan bentuk surat yang benar.

E. MATERI PEMBELAJARAN

1. Pengertian komunikasi tulis.

2. Fungsi surat.

3. Bagian-bagian surat.

4. Bentuk-bentu surat.

5. Bahasa surat dan perlengkapan menulis surat.

F. METODE

1. Pendekatan Pembelajaran : Scientific Approach

2. Metode : Ceramah, Tanya Jawab, Penugasan

3. Model Pembelajaran : Talking Stick

G. MEDIA, ALAT, DAN SUMBER BELAJAR

Media

Power point atau tayangan slide mengenai komunikasi tulis

Berbagai macam contoh komunikasi tulis dari buku cetak.

Alat

LCD, Laptop, White Board, Spidol, Penghapus

Sumber Belajar

Sapir. 1987. Surat Menyurat Bahasa Indonesia. Malang: LP3ME UM.

Sudarmono. 2013. Korespondensi 1. Depok: Direktorat Pembinaan SMK.

H. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN

PERTEMUAN PERTAMA

No. Langkah-Langka Pembelajaran Keterangan

A. Pendahuluan 10’

1. Pendidik membuka pelajaran dengan mengucapkan

salam.

Sikap religius

2. Salah seorang peserta didik memimpin berdo’a sesuai

dengan agama dan kepercayaan masing-masing.

Sikap religius

3. Pendidik menanyakan siapa yang tidak masuk pada hari

itu beserta penyebabnya kemudian memeriksa presensi

peserta didik.

Sikap sosial

4. Pendidik mengkondisikan kelas sampai keadaan kelas

kondusif dan siap mengikuti kegiatan belajar mengajar.

5. Pendidik menyampaikan kompetensi dasar dan tujuan

pembelajaran yang akan dicapai hari ini, yaitu tentang

pengertian, sungsi, bagian-bagian, bentuk-bentuk,

bahasa dalam komunikasi tulis dan perlengkapan

menulis surat.

B. Kegiatan Inti 60’

1. Pendidik menjelaskan tentang pengertian, fungsi,

bagian-bagian, bentuk-bentuk, bahasa dalam

komunikasi tulis dan perlengkapan menulis surat dan

peserta didik menyimak penjelasan yang diberikan oleh

pendidik.

Mengamati/pemberian

rangsangan

2. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengajukan

pertanyaan yang sesuai dengann topik yang dibicarakan

dan peserta didik lain juga boleh menanggapi

pertanyaan dari peserta didik tersebut.

Menanya

3. Pendidik menyiapkan sebuah tongkat dan musik box.

4. Pendidik memberikan beberapa kertas kepada peserta

didik untuk mendemonstrasikan berbagai model lipatan

surat secara bersama-sama dengan dipandu pendidik.

Mencoba

5. Pendidik memberi kesempatan kepada peserta didik

untuk membaca dan mempelajari materi yang telah

diasampaikan pendidik.

Menalar

6. Peserta didik menutup buku yang telah dibaca atau

dipelajari.

7. Pendidik mengambil tongkat dan memutar sebuah

musik, setelah musik berhenti pendidik memberikan

pertanyaan kepada peserta didik yang memegang

tongkat.

Mengkomunikasikan

8. Pendidik memberi kesempatan kepada peserta didik

yang memegang tongkat untuk menjawab pertanyaan

yang diajukan sambil berdiri.

Menalar

9. Pendidik mengulangi poin ke 6 dan 7 sampai sebagian

peserta didik mendapat bagian untuk menjawab setiap

pertanyaan dari pendidik.

10. Pendidik memberikan tes essai kepada peserta didik

secara individu mengenai materi yang telah

disampaikan tadi.

Mencoba

11. Setelah mengerjakan tes essai tersebut, pendidik

memberikan instruksi kepada peserta didik untuk

mengumpulkan lembar jawaban ke pendidik.

Mengkomunikasikan

12. Pendidik memberikan hangout kepada peserta didik

untuk menyusun surat.

Mencoba

C. Kegiatan Penutup 10’

1. Peserta didik dibantu oleh guru untuk menyimpulkan

materi.

2. Pendidik menyampaikan rencana tindak lanjut dengan

meminta siswa mempelajari kembali materi untuk

menyusun sebuah surat resmi berdasarkan bentuk surat

yang telah diajarkan, membawa buku besar folio

bergaris dan alat tulis.

3. Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan berdo’a

yang dipimpin seorang peserta didik dan mengucapkan

salam.

Sikap religius

I. PENILAIAN

1. Observasi (disiplin, tanggung jawab, santun) untuk menilai non akademik

(pedoman penilaian terlampir).

2. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh pendidik.

3. Kegiatan membuat surat.

Malang, 20 Oktober 2015

Mengetahui,

Kepala UPTD SMK Negeri 1 Jombang Guru Mata Pelajaran

___________________________ Fransiska Afandi Setiawan, S.Pd.

Pembina Tk. I

NIP.

LAMPIRAN 1

1. Penilaian Sikap

Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap

No

.

Nama Peserta

Didik

Aspek Perilaku yang Dinilai Jumlah

Skor

Rata-Rata Disiplin Tanggungjawab Santun

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1

2

3

4

5

6

N

Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.

Keterangan:

4 = jika 4 indikator terlihat

3 = jika 3 indikator terlihat

2 = jika 2 indikator terlihat

1 = jika 1 indikator terlihat

Indikator Penilaian Sikap:

Disiplin

a. Tertib mengikuti instruksi

b. Mengerjakan tugas tepat waktu

c. Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta

d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif

Tanggung Jawab

1. Pelaksanaan tugas piket secara teratur

2. Peran serta aktif dalam kegiatan pembelajaran

3. Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan

Santun

a. Berinteraksi dengan teman secara ramah

b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan

c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat

d. Berperilaku sopan

Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat

aspek sikap di atas.

Kategori nilai sikap:

Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4

Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3

Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2

Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

2. Penilaian Pengetahuan

Bentuk Penilaian : Tes Tertulis

Jenis : Essay

I. Pertanyaan untuk talking stick.

1. Apa yang dimaksud dengan surat? Jelaskan perbedaan antara surat dengan surat-

menyurat!

2. Sebutkan bagian-bagian dari sebuah surat!

3. Sebutkan dan jelaskan 5 fungsi surat selain sebagai alat komunikasi!

4. Dalam pengiriman surat keluar negeri, orang sering menggunakan kertas onionskin.

Mengapa?

5. Dalam menulis surat, tinta yang lazim digunakan adalah tinta yang berwarna hitam

dan biru. Mengapa warna lain tidak digunakan?

6. Jelaskan apa yang dimaksud dengan bentuk surat?

7. Sebutkan macam-macam bentuk surat!

8. Mengapa bentuk lurus penuh dikatakan sebagai bentuk surat yang paling mudah?

9. Untuk surat yang bagaimanakah bentuk lekuk cocok digunakan?

10. Jelaskan penggunaan “u.p. / c.q.” dalam alamat surat! Demikian pula penggunaan

d.a. / p.a. !

II. Jawablah pertanyan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Menurut pendapat anda, bentuk surat apa yang paling efisien dalam

pengetikannya/penulisannya? Jelaskan!

2. Apa saja fungsi dari nomor surat?

3. Menurut pendapat anda, apakah isi surat harus selalu terdiri dari alinea pembuka, isi

sebenarnya, dan alinea penutup?

4. Selain susunan bahasa yang baik dan susunan bentuk surat, hal apa lagi yang perlu

mendapatkan perhatian bilamana akan menulis surat?

5. Jelaskan apa yang dimaksud bahwa “surat sebagai wakil/duta dari organisasi”!

Kunci jawaban talking stick

1. Surat adalah setiap lembaran kertas (bahan material lainnya) yang berisi informasi

secara tertulis sebagai media komunikasi dalam rangka menyampaikan

berita/informasi dari satu pihak kepada pihak lain untuk mendapatkan saling

pengertian di antara kedua belah pihak.

Perbedaannya, surat itu bahan/bendanya. Sedangkan surat menyurat adalah

kegiatannya.

2. Urutan bagian-bagian surat:

a. Kepala surat

b. Tanggal surat

c. Nomor surat

d. Lampiran

e. Hal/perihal surat

f. Alamat

g. Salam pembuka

h. Isi surat

i. Salam penutup

j. Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas

k. Tembusan

3. 5 fungsi surat, sebagai berikut:

a. Tanda bukti tertulis (hitam di atas putih) dari surat perbuatan/aktivitas manusia.

Misalnya surat perjanjian, kelihatan nyata bilamana terjadi persoalan atas

perjanjian yang bersangkutan.

b. Alat pengingat/berfikir bilamana sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya surat-

surat yang telah diarsipkan.

c. Tanda bukti sejarah yaitu mengetahui perkembangan dari masa lalu. Misalnya

surat-surat yang sudah didokumentasikan.

d. Pedoman bertindak; misalnya surat keputusan, surat edaran, dan surat instruksi.

e. Menjamin keamanan atau sebagai keterangan dalam segala aktivitas manusia.

Misalnya surat keterangan jalan, surat tugas.

4. Meskipun kertas onionskin ini tipis, namun memiliki tekstur kuat dan tidak mudah

sobek. Oleh sebab itu, jenis kertas ini digunakan untuk mengirimkan surat keluar

negeri.

5. Memang dalam penggunaan tinta, warna yang lazim digunakan yaitu warna hitam

dan biru. Penggunaan warna tinta lain diperbolehkan kecuali untuk maksud-maksud

tertentu.

6. Bentuk surat adalah susunan atau letak tiap-tiap bagian surat di atas kertas tempat

menulis surat.

7. Atas dasar letak susunan dari bagian-bagian surat, maka dikenal bentuk-bentuk

surat sebagai berikut:

a. Bentuk lurus penuh (full block style)

b. Bentuk lurus (block style)

c. Bentuk setengah lurus (semi block style)

d. Bentuk lekuk/bertakuk (indented style)

e. Bentuk menggantung (hanging paragraph style)

f. Bentuk resmi/dinas pemerintah

8. Bentuk lurus penuh dikatakan sebagai bentuk surat yang paling mudah karena

pengetikannya/penulisannya mulai dari pasak garis pinggir kiri.

9. Bentuk surat lekuk/bertakuk hanya cocok untuk surat yang memiliki alamat

singkat, karena dalam penulisan alamatnya baris pertama dimulai dari garis pinggir

kiri, baris kedua (nama jalan dan nomor) dimulai 5 (lima spasi) dari garis pinggir

kiri, baris berikutnya (nama kota) dimulai 10 spasi dari garis pinggir kiri.

10. Penggunaan “u.p.” dalam surat yaitu singkatan dari “untuk perhatian” atau “c.q.”

singkatan dari “Casu Quo”, digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada

seorang yang duduk sebagai anggota dewan.

Sedangkan “d.a.” yaitu singkatan dari “dengan alamat” atau “p.a.” singkatan dari

“per address”, digunakan apabila surat tersebut dikirim kepada alamat pihak lain.

Kunci jawaban tugas individu

1. Bentuk surat yang paling efisien dalam pengetikannya/penulisannya yaitu bentuk

lurus penuh. Karena semua pengetikannya/penulisannya dimulai dari pasak garis

pinggir kiri.

2. Nomor surat berfungsi untuk:

a. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan

penemuan kembali surat (sebagai arsip).

b. Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu.

c. Untuk memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat-

menyurat.

d. Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-waktu diperlukan

(sistem kearsipan).

3. Isi surat tidak selalu berupa alinea pembuka, isi sebenarnya, dan alinea penutup.

Namun isi surat bisa terdiri dari beberapa alinea/paragraf, tergantung atas maksud

dan tujuan yang dikandung di dalam surat tersebut.

4. Selain bahasa surat dan bentuk surat, hal lain yang tidak kalah pentingnya dalam

menyusun surat yaitu perlengkapan menyusun surat yaitu meliputi:

a. Kertas surat

b. Warna tinta

c. Sampul surat, dan

d. Cara melipat surat.

5. Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari organisasi,

instansi, ataupun perusahaan. Misalnya, bila perusahaan akan memesan barang,

cukup dengan mengirim surat pesanan untuk dikirim kepada perusahaan penjual

atau dalam hal lamaran pekerjaan seorang pelamar kerja cukup dengan

melayangkan sebuah surat lamaran pekerjaan kepada sebuah perusahaan atau

instansi.

Pedoman Penilaian Pengetahuan

Skor Maksimal untuk:

Skor No. 1 : 4

Skor No. 2 : 4

Skor No. 3 : 4

Skor No. 4 : 4

Skor No. 5 : 4

Total skor maksimal : 20

Rincian Skor 4

Skor 1 : Kurang

Skor 2 : Cukup

Skor 3 : Baik

Skor 4 : Sangat Baik

Rumus Konservasi Nilai

Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100

20

Rubrik Penilaian:

No Nama Siswa Skor Nilai

1

2

3

4

5

N

3. Penilaian Keterampilan

Latihan Menyusun Surat

Susunlah surat dibawah ini dalam bentuk lurus!

Pengirim : CV RAJA BATIK, Jalan Mataram 13, Yogyakarta

Penulis : Andi Budi, S.E.

Jabatan : direktur

Alamat : Toko Singaraja, Jalan Denpasar 38, Denpasar

Nomor : 54/PN/IV/2016. Lampiran : 2 bendel.

Hal : permintaan daftar harga kain batik.Tanggal surat: 26 April 2016.

Isi surat : dengan hormat kami sangat gembira menerima surat permintaan penawaran

saudara no. 531/PM/IV/2016 tanggal 2 April 2016 yang memang sudah sejak lama kami

nantikan kami jelaskan disini bahwa kondisinya telah berubah untuk partai besar

diberikan diskon 30% dan untuk pembelian kecil/sedikit diberi diskon 20% sisanya

satu minggu setelah barang diterima dan pesanan dikirim setelah uang pesanan diterima

kami tunggu pesanan dari saudara dan atas perhatian saudara kami ucapkan terima

kasih.

Aspek Penilaian Membuat Surat

Format Penilaian:

No Jawaban Skor

1

2

3

4

- Sistematika penyusunan surat yang baku

- Penggunaan tanda baca yang sesuai

- Penulisan rapi, sesuai tata letak sebenarnya

- Semua komponen surat ada dalam surat tersebut.

25

25

25

25

SKOR MAKSIMAL 100

Rincian Skor 25

Skor 0-5 : Kurang

Skor 6-10 : Cukup

Skor 11-15 : Baik

Skor 16-25 : Sangat Baik

Rubrik Penilaian:

No Nama Siswa Skor Nilai

1

2

3

4

5

N

LAMPIRAN MATERI

MATERI POKOK

KOMUNIKASI TULIS

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI TULIS

Komunikasi dalam penyampaiannya dapat dibedakan dua macam, yaitu lisan dan

tulisan. Kita sudah mengetahui dan sudah sering melihat bagaimana cara

menyampaikan berita secara lisan. Setelah kita amatai dan perhatikan, ternyata

berkomunikasi secara lisan kurang dapat memenuhi kepuasan si penyampai berita

(komunikator) maupun penerima berita (komunikan) karena kurang lengkapnya berita

yang disampaikan atau berita yang diterima oleh komunikan. Hal ini disebabkan oleh

terbatasnya waktu dan tempat.

Kita sudah mengetahui bahwa dalam perkembangan dunia komunikasi, melalui

teknologi modern banyak sekali media-media komunikasi telah diciptakan untuk

memudahkan orang saling menyampaikan berita, misalnya melalui telepon, TV,

telegram, radio serta media komunikasi lainnya. Akan tetapi, untuk lebih memuaskan

pemakai jasa komunikasi jangan dilupakan komunikasi tertulis yaitu surat.

Surat dapat didefinisikan sebagai setiap lembaran kertas (bahan material lainnya)

yang berisi informasi secara tertulis sebagai media komunikasi dalam rangka

menyampaikan berita/informasi dari satu pihak kepada pihak lain untuk mendapatkan

saling pengertian di antara kedua belah pihak. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan

bahwa surat menyangkut hal-hal sebagai berikut:

1. Lembaran kertas/benda-benda lainnya

2. Media komunikasi tertulis

3. Pihak pengirim

4. Pihak penerima

5. Saling pengertian antara pihak pengirim dan penerima.

B. FUNGSI SURAT Fungsi pokok/utama surat yaitu sebagai sarana atau media menyampaikan

informasi dari satu pihak kepada pihak lain dengan maksud agar pihak penerima berbuat

sesuai dengan kehendak pihak pengirim.

Kecuali fungsi pokok tersebut, surat juga berfungsi sebagai:

1. Tanda bukti tertulis (hitam di atas putih) dari suatu perbuatan atau aktivitas

manusia. Misalnya surat perjanjian, kelihatannya nyata bilamana terjadi persoalan

atas perjanjian yang bersangkutan.

2. Alat pengingat atau berfikir; surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk

disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi.

3. Tanda bukti sejarah, yaitu untuk mengetahui perkembangan dari masa lalu.

Misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui

perkembangan masa lampau (surat yang sudah didokumentasikan).

4. Pedoman bertindak; betapa pentingnya sebuah surat untuk disimpan walaupun

dalam waktu yang relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat

digunakan sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lajut. Misalnya surat

keputusan, surat perintah, surat pengangkatan, dan sebagainya.

5. Menjamin keamanan atau sebagai keterangan dalam segala aktivitas manusia.

Misalnya surat keterangan jalan, surat tugas.

6. Sebagai wakil atau duta dari organisasi; Surat sebagai duta artinya surat menjadi

wakil secara tertulis dari organisasi, instansi, ataupun perusahaan. Misalnya, bila

perusahaan akan memesan barang, cukup dengan mengirim surat pesanan untuk

dikirim kepada perusahaan penjual atau dalam hal lamaran pekerjaan seorang

pelamar kerja cukup dengan melayangkan sebuah surat lamaran pekerjaan kepada

sebuah perusahaan atau instansi.

C. BAGIAN-BAGIAN SURAT

Bagian-bagian surat yaitu unsur-unsur yang terdapat atau tercantum di dalam surat.

Macam dan susunan bagian-bagian surat tidak selalu sam, tergantung dari jenis dan

bentuk surat yang berangkutan. Garis besar bagian surat akan dibahas dalam uraian

selanjutnya di bawah ini.

1. Kepala (kop) surat

Bagian kepala surat atau kop surat menunjukkan ciri khas badan usaha, perusahaan

atau kantor dan berfungsi sebagai reklame. Selain berfungsi sebagai reklame berfungsi

juga supaya mudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan

lainnya mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut.

Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik yang terdiri dari:

a. Nama organisasi/perusahaan/kantor/instansi induk, dicetak atau diketik dengan

huruf besar semua.

b. Nama organisasi atau kantor cabang atau nama bagian/unit organisasi, jika surat

tersebut dikeluarkan oleh unit organisasi.

c. Alamat lengkap yang terdiri dari:

- Nama jalan

- Nama daerah tempat organisasi yang bersangkutan

- Nomor bangunan/gedung

- Nama kota, provinsi, negara

- Nomor telepon

- Nomor telex

- Nomor kode pos

- Nama alamat kawat

- Nomor kotak pos (PO Box, Tromol Pos)

d. Keterangan pelengkap lainnya yang meliputi:

- Nama bankir

- Alamat kantor cabang

- Macam/jenis usahanya

e. Gambar lambang/simbol organisasi.

Contoh:

2. Tanggal surat

Tanggal surat berguna untuk memberitahu bilamana surat tersebut ditulis/dikirim.

Adapun cara penulisannya/pengetikannya sebagai berikut:

a. Untuk surat yang ditulis di atas kertas berkop surat dan pada kop surat sudah

tercantum nama kota, maka di muka tanggal tidak perlu ditulis nama kota,

kecuali bila menulis surat pada kertas polos yang tidak ada kop suratnya, harus

dicantumkan nama kota di mana surat itu dibuat dengan menggunakan tanda

baca koma (,) di belakangnya.

b. Nama bulan ditulis lengkap dengan tidak diganti dengan angka.

c. Angka tahun ditulis lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.

Contoh:

No Cara penulisan yang benar Cara penulisan yang salah

1. Malang, 17 Agustus 2015 Malang, 17 Agust 2015

2. Malang, 17 Agustus 2015 Malang, 17-8-15

3. 17 Agustus 2015 17 Agustus 2015.

4. 17 Agustus 2015 17 Agust 2015

3. Nomor surat

Setiap surat terutama surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan kantor,

hendaknya diberi nomor yang disebut nomor verbal. Kegunaan nomor surat adalah:

e. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan

penemuan kembali surat (sebagai arsip).

f. Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu.

g. Untuk memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat-

menyurat.

h. Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-waktu diperlukan

(sistem kearsipan).

Dari rangkaian nomor surat, dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu

membaca isinya karena tiap nomor surat dicantumkan pula kode tertentu, misalnya PH

(penawaran harga), SK (surat keputusan), dan lain-lain. Rangkaian surat tersebut dapat

kita lihat gambar dibawah ini.

Contoh:

4. Lampiran surat

Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Lampiran surat berguna

untuk menunjukkan bahwa bersama-sama dengan surat tersebut disertakan

(dilampirkan) juga suatu (berkas) yang dianggap penting. Misalnya daftar harga, faktur,

kuitansi, paking list, salinan surat dan sebagainya.

Letak lampiran surat satu margin dengan nomor surat 1/1,5 spasi di bawahnya. Di

dalam menyebutkan banyaknya lampiran hendaknya yang jelas.

Contoh:

- Lampiran: 1 lembar kuitansi

- Lampiran: 3 bendel daftar harga

5. Hal/Perihal Surat

Hal surat merupakan isi ringkas atau inti surat, disusun dengan kalimat atau kata

yang singkat namun jelas. Hal atau perihal surat berguna untuk mempermudah penerima

atau pembaca surat dalam memahami masalah yang dibicarakan di dalam isi surat.

Letaknya satu margin dengan lampiran surat 1/1,5 spasi di bawahnya.

Contoh:

Nomor : 18/KX-D/94

Lampiran : 1 berkas

Perihal : Pengangkatan pegawai negeri

Namun untuk surat-surat niaga, ada tiga cara menuliskan kata “perihal”, yaitu:

a. Sebelum menulis alamat,

b. Setelah menulis alamat,

c. Setelah menulis salam pembuka.

6. Alamat Surat

Alamat surat ada dua macam. Pertama, alamat luar, yaitu alamat yang ditulis pada

sampul surat. Kedua, alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat. Dalam

penulisan alamat, banyak terjadi kelemahan-kelemahan yang tidak disadari oleh si

penulis.

Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Dalam menuliskan alamat tujuan, kata “kepada” dan sejenisnya tidak wajib

ditulis, asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat.

b. Ungkapan “yang terhormat” (Yth) tidak selalu dipakai. Ungkapan Yth. dipakai

sebagai berikut:

1) Jika menulis nama seseorang yang dihormati, seorang bawahan menulis

surat kepada atasannya atau sebuah perusahaan mengirim surat kepada

relasinya.

2) Jika menulis nama orang yang diikuti jabatan organisasi atau unit

organisasi.

Contoh:

- Yth. Direktur Yayasan Sekar Melat

- Yth. Kabag. Personalia CV ABADI

- Yth. Ketua Karang Taruna RT 009 / RW 04 Kelurahan Rambutan

- Yth. Sekretaris Personalia PT SEJUK NIAN

Akan tetapi, jika menulis untuk organisasi, ungkapan Yth. tidak dipakai.

Contoh:

PT SUBUR SELALU

Jalan Pemuda 11

Malang

Kegunaan alamat dalam:

a. Alat petunjuk langsung bagi si penerima

b. Petunjuk bagi petugas kearsipan

c. Alamat luar bila digunakan sampul berjendela

Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat yaitu:

a. Nama orang jangan dipotong

b. Ejaan harus disesuaikan dengan yang dikehendaki oleh yang punya nama

c. Jika orang yang bersangkutan berhak memakai gelar, baik gelar keturunan

maupun gelar pendidikan jangan ditinggalkan

d. Di muka nomor gedung/bangunan tidak peru ditulis kata “nomor” atau “No.”

e. Di muka nama kota tidak perlu ditulis kata “di”

f. Jika surat tersebut ditujukan kepada seorang yang duduk sebagai anggota suatu

dewan, menggunakan sebutan “Untuk Perhatian” disingkat “UP” atau “Casu

Quo” disingkat “CQ”.

g. Jika surat tersebut dikirim kepada pejabat atasan dan harus melalui pejabat yang

ada di bawahnya, maka menggunakan sebutan “Lewat” atau “Melalui”

h. Jika surat tersebut dikirim kepada alamat pihak lain, maka menggunakan

sebutan “Dengan alamat” disingkat “d.a.” atau “Per Address” disingkat “p.a.”

7. Salam Pembuka

Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa kaku. Salam pembuka sifatnya

tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah tetapi dalam surat

pribadi kita sering memakai salam pembuka dan surat dinas pemerintah jarang memakai

salam pembuka. Sebetulnya tidak ada ketentuan untuk memakai atau tidak salam

pembuka. Contoh salam pembuka pada surat resmi:

Dengan hormat,

Bapak..........yang terhormat,

Ibu...............yang terhormat,

Saudara.......yang saya/kami hormati,

Salam sejahtera,

Assalmu’alaikum Wr. Wb.,

Salam pramuka,

8. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian surat yang terpenting. Isi surat pada umumnya terdiri

dari 3 bagian:

a. Kalimat pendahuluan/alinea pembuka; bagian ini berfungsi sebagai pengantar

kepada isi surat yang sebenarnya, untuk menarik perhatian pembaca terhadap

pokok surat, dan sebagai dasar/alasan penulisan surat.

b. Isi surat sesungguhnya; merupakan sesuatu yang diberitakan/diinformasikan,

ditanyakan, dikemukakan, disampaikan, diminta, dilaporkan, dan sebagainya

kepada si penerima surat.

c. Kalimat/alinea penutup; berfungsi sebagai penegasan/kesimpulan dari isi surat

sesungguhnya, harapan terkabulnya maksud surat, dan sebagai ucapan terima

kasih.

Namun isi surat bisa terdiri dari beberapa alinea/paragraf, tergantung atas maksud

dan tujuan yang dikandung di dalam surat tersebut.

9. Salam Penutup

Salam penutup gunanya untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim

kepada penerima, misalnya:

- Hormat kami,

- Salam kami,

- Wassalam,

10. Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas

a. Status/jabatan; digunakan untuk surat-surat jabatan/organisasi, artinya surat yang

dikirim oleh pejabat atas nama suatu organisasi, jadi bukan dri

perseorangan/individu. Dalam hal ini perlu disebutkan nama jabatan dari

orang/pejabat yang menandatangani (bertanggung jawab) atas surat tersebut.

Misalnya : Direktur, Ketua, Kepala, Sekretaris, dsb.

b. Tanda tangan, yaitu tandatangan dari pejabat yang bertanggung jawab atas surat

tersebut. Jika surat pribadi, tandatangan adalah tanda tangan si pengirim surat.

c. Nama jelas, yaitu menerangkan dari yang menandatangani surat.

11. Tembusan

Tembusan dibuat pabila surat tersebut perlu diketahui/disampaikan kepada orang

atau unit yang ada hubungannya dengan surat tersebut, maka dikirimkanlah salinannya.

Dengan menulis “tembusan” sesudah nama jabatan/NIP di sebelah kiri atau dapat pula

ditulis dengan “tindasan” atau “distribusi kepada”. Teknik penulisan tembusan ada 2

macam:

a. Tembusan yang obyeknya hanya satu, ditulis sebaris dengan “tembusan”.

b. Tembusan yang obyeknya lebih dari satu, dituliskan berderet ke bawah dan

diberi nomor urut.

12. Inisial Pengonsep dan Pengetik

Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan inisial

adalah untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan mengetik. Jadi, sewaktu-waktu

diperlukan orangnya mudah dicari. Biasanya inisial ditulis dengan huruf kapital,

misalnya NS/SD

Contoh:

D. BENTUK-BENTUK SURAT Bentuk surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian surat (lay out). Masing-

masing bagian surat ini mempunyai pernan yang sangat penting untuk menunjukkan ciri

khas dari masing-masing bentuk surat. Pemakaian bentuk surat tertentu dalam setiap

organisasi bergantung pada kebiasaan atau peraturan yang berlaku pada masing-masing

organisasi.

Berikut macam-macam bentuk surat:

1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk lurus ini semua pengetikannya mulai dari pasak garis pinggir kiri dan

merupakan bentuk surat yang paling mudah.

Contoh:

2. Bentuk Lurus (Block Style)

Bentuk surat ini pada umumnya digunakan oleh perusahaan. Alamat ditulis di

sebelah kiri, beberapa baris di bawah nomor. Perihal ditulis di bawah alamat. Setiap

alinea dimulai pada garis pinggir kiri dengan jarak 2 (dua) kait.

Contoh:

3. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk ini hampir sama dengan bentuk lurus. Bedanya terletak pada setiap alinea

yang dimulai 5 (lima) spasi dari pinggir kiri. Bentuk ini banyak digunakan oleh

perusahaan.

Contoh:

4. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Pada bentuk ini, baris pertama alamat dimulai dari garis pinggir kiri, kemudian

baris kedua (nama jalan dan nomor) dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggir kiri,

baris ketiga (nama kota) dimulai 10 (sepuluh) spasi dari garis pinggir kiri.

Selanjutnnya, setiap alinea dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggiri kiri. Bentuk ini

hanya cocok untuk surat yang alamatnya singkat.

Contoh:

5. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Style)

Pada dasarnya, bentuk ini sama dengan bentuk lurus, tetapi tiap alinea baru sesudah

baris pertama ditik masuk 5 (lima) spasi.

Contoh:

6. Bentuk Resmi (Official Style)

Pada bentuk ini, alamat ditulis di sebelah kanan di bawah nama kota dan tanggal.

Di sebelah kiri berturut-turut ditulis nomor, lampiran, dan perihal. Setiap alinea

dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggir kiri. Bentuk ini terutama digunakan oleh

instansi pemerintah. Bentuk resmi terdiri dari:

a) Gaya umum

b) Gaya Depdikbud; dalam bentuk resmi ini, Dekdikbud memiliki model tersendiri,

yaitu alamat terletak di sebelah kiri di bawah nomor, lampiran, dan perihal.

E. BAHASA SURAT DAN PERLENGKAPAN MENULIS SURAT

Salah satu fungsi surat yaitu sebagai wakil/duta si pengirim/penulis surat untuk

berhadapan bicara dengan penerima/pembaca surat. Maka dari itu bahasa surat

merupakan bahasa percakapan yang tertuang dalam bentuk tulisan. Agar maksud dan

tujuan tersebut dapat tercapai diusahakan agar bahasa surat nampak hidup, artinya

bilamana sebuah surat yang sedang dibaca, seolah-olah penulis dan pembaca sedang

berhadapan bicara secara langsung.

Bahasa surat yang baik apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Baik dan jelas, yang menyangkut penggunaan kalimat (singkat dan tidak berbelit-

belit, satu kalimat hanya memuat satu pokok pengertian, dan susunan kalimat

teratur sesuai dengan kaidah tata bahasa Indonesia) dan penggunaan kata

(sederhana dan tidak menimbulkan pengertian ganda, menghindari kata-kata asing

atau daerah).

2. Hormat dan sopan; artinya penulisan surat dalam mengemukakan kehendaknya

dapat menunjukkan penghargaan akan perasaan dan pendapat pembaca serta

mengakui hak-haknya. Menghindari sikap meremehkan dan menganggap remeh

suatu persoalan atau pendapat yang dikemukakan oleh orang lain, sehingga tidak

menyinggung perasaan penerima/pembaca surat.

3. Berkepribadian; harus menggunakan kalimat, kata-kata, ungkapan yang lazim

dipakai dan dikenal dalam kehidupan sehari-hari dan harus menghindari

penggunaan kalimat, ungkapan, kata-kata yang telah usang. Misalnya sudi apakah

kiranya, dipermaklumkan dengan hormat, untuk itu kami sampaikan beribu-ribu

terima kasih, dan sebagainya.

Di dalam menulis surat lebih mengutamakan azas sama derajat; artinya biarpun

posisi penulis lebih kuat hendaknya tetap ditulis dengan hati-hati dan sopan, demikian

pula sebalinya jika posisi penulis lemah, tidak perlu merendahkan diri yang keterlaluan.

Bahasa surat yang baik mencerminkan kepribadian dari si penulis surat. Jika surat

itu dikirim oleh suatu organisasi maka dapat membawa nama baik organisasinya. Si

pembaca surat mendapat kesan yang baik dari organisasi pengirim surat. Hal ini

merupakan reklame gratis bagi organisasi yang bersangkutan.

Kecuali bahasa surat hal lain yang tidak kalah pentingnya dalam menyusun surat

yang meliputi: kertas surat, warna tinta, sampul surat, dan cara melipat surat.

Kertas Surat

Kertas yang digunakan untuk menulis surat haruslah kertas yang berkualitas baik. Hal

ini mengingat surat diarsip untuk jangka waktu yang lama. Jadi, kertas surat haruslah

kertas yang tahan lama.

1. Macam-macam kertas untuk surat

a) Kertas HVS

b) Kertas tipis atau doorslag untuk tembusan

c) Onionskin paper, kertas ini tipis namun kuat. Digunakan untuk surat-surat yang

dikirim keluar negeri.

d) Kertas stensil digunakan untuk surat-surat yangberjumlah banyak.

2. Warna Kertas

Untuk menulis surat, biasanya digunakan kertas berwarna putih. Kertas berwarna

lain boleh digunakan untuk tembusan agar kelihatan “berbeda”. Dewasa ini, banyak

menggunakan kertas aneka warna tetapi jenis kertasnya tentu berbeda dengan kertas

yang digunakan untuk tembusan.

3. Ukuran kertas

Ukuran kertas yang digunakan disesuaikan dengan panjang pendeknya isi surat.

Untuk surat yang panjang digunakan kertas berukuran folio dan untuk surat yang

sedang atau pendek digunakan kertas berukuran kuarto.

Selain kertas folio dan kuarto, masih ada beberapa macam kertas lain yang sering

digunakan, yaitu kertas sikmo, oktavo, kertas A4, A5, A6, dan sebagainya.

Penggunaan Tinta

Untuk menulis surat biasanya digunakan tinta berwarna hitam atau biru. Tinta yang

berwarna lain, seperti warna merah, hijau, dan lain-lain, tidak biasa digunakan untuk

menulis surat (boleh digunakan asalkan mempunyai maksud-maksud tertentu).

Sampul Surat

Sampul merupakan pelindung surat. Penggunaannya harus disesuaikan dengan ukuran

kertas yang digunakan. Berikut macam-macam sampul surat:

Cara Melipat Surat

surat yang sudah selesai diketik/ditulis dan telah ditandatangani, diberi cap tanggal,

diberi cap organisasi (bila ada), nomor surat telah dicatat pada buku agenda (bila

memakai sistem nomor agenda); selanjutnya surat dimasukkan ke dalam sampul. Agar

surat tetap dalam keadaan baik dan tidak kusut, maka surat harus dilipat yang rapi

sesuai dengan ukuran sampulnya. Berikut macam-macam lipatan surat: