PTO 9 ; PENDANAAN DAN ADMINISTRASI KEGIATAN

Kabupaten Mesuji

PENJELASAN IX

PENDANAAN DAN ADMINISTRASI KEGIATANPNPM MANDIRI PERDESAAN

Pendanaan PNPM Mandiri Perdesaan bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan sumber-sumber pendanaan yang lain. Pendanaan tersebut dilakukan melalui proses pencairan dan penyaluran dana.Pada prinsipnya, semua proses terkait dengan penyaluran dan pencairan dana PNPM Mandiri Perdesaan di kecamatan dikelola dan diadministrasikan oleh Unit Pengelola Kegiatan (UPK), sedangkan kegiatan pengelolaan dan pengadministrasian di desa dilaksanakan oleh Tim Pengelola Kegiatan (TPK).

Administrasi dimaksud adalah administrasi kegiatan yang dimulai dari proses perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan, dan pengendalian kegiatan serta administrasi keuangan dan pelaporan .

9.1. Pencairan Dana PNPM Mandiri Perdesaan

Pencairan dana PNPM Mandiri Perdesaan adalah aliran dana Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) kecamatan yang bersumber dari APBD melalui Kantor Kas Daerah setempat dan APBN melalui Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) ke kecamatan.

9.1.1. Sumber Dana BLM PNPM Mandiri PerdesaanPNPM Mandiri Perdesaan merupakan program Pemerintah Pusat bersama Pemerintah Daerah, artinya program ini direncanakan, dilaksanakan dan didanai bersama-sama berdasarkan persetujuan dan kemampuan yang dimiliki oleh Pemerintah Pusat dan Daerah.

Sumber dana berasal dari: a. Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)b. Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) c. Swadaya masyarakatd. Partisipasi dunia usaha

9.1.2. Mekanisme Pencairan Dana BLM PNPM Mandiri PerdesaanPencairan dana BLM dari APBN dilakukan melalui KPPN ke rekening kolektif yang ada di UPK dengan nama ”Rekening Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan” pada bank pemerintah termasuk bank pemerintah daerah yang ada atau terdekat dengan lokasi kecamatan sesuai keputusan masyarakat. Tata cara dan dokumen yang harus disiapkan dalam proses pencairan dana BLM yang bersumber dari APBN akan diaturtersendiri melalui petunjuk teknis pencairan dana dan peraturan lain yang diterbitkan oleh Pemerintah .

Penjelasan IX: Pendanaan dan Administrasi Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan 1

Kabupaten Mesuji

Sedangkan pencairan dana BLM yang bersumber dari APBD dilakukan melalui Kantor Kas Daerah setempat ke rekening kolektif yang ada di UPK dengan nama “Rekening Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan” pada bank pemerintah termasuk bank pemerintah daerah yang ada atau terdekat dari lokasi kecamatan sesuai keputusan masyarakat. Tim Fasilitator Kabupaten harus memastikan ketersediaan dana tersebut dan ikut memfasilitasi proses pencairannya hingga masuk ke rekening UPK.

Nilai BLM yang akan dicairkan dari Kantor Kas Daerah selanjutnya dicantumkan dalam Surat Perjanjian Pendanaan (SP2). Total dana yang akan dicairkan dari Kantor Kas Daerah adalah total nilai sesuai ketentuan yang akan digunakan untuk membiayai usulan kegiatan yang telah ditetapkan dalam Surat Penetapan Camat (SPC) di luar beban pajak daerah.

Rekening Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan dapat berupa rekening Giro ataupun rekening Tabungan. Rekening tersebut dibuka dengan spesimen tanda tangan:(1) Ketua UPK/UPKS, (2) Sejumlah 2 (dua) orang Fasilitator Kecamatan yang bertugas yaitu Fasilitator Kecamatan Pemberdayaan dan Fasilitator Kecamatan Teknik, dan (3) Salah satu wakil Masyarakat yang telah ditetapkan dalam Musyawarah Antar Desa (MAD). Setiap pergantian personil dari ketiga pihak tersebut harus dilakukan penggantian spesimen tanda tangan. Apabila terjadi pergantian Fasilitator Kecamatan dalam satu kabupaten, maka sambil menunggu penetapan dapat dilakukan penggantian spesimen sementara dengan mengalihkannya kepada Fasilitator Kabupaten.

9.2. Penyaluran Dana PNPM Mandiri Perdesaan

Penyaluran dana PNPM Mandiri Perdesaan adalah aliran dana PNPM Mandiri Perdesaan dari rekening kolektif di UPK ke desa melalui Tim Pengelola Kegiatan (TPK) sesuai dengan rencana kegiatan dan kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.

Mekanisme Penyaluran Dana PNPM Mandiri Perdesaana. Sebelum dilakukan penyaluran dana ke desa dibuat Surat Perjanjian

Pemberian Bantuan (SPPB) antara UPK dan TPK yang diketahui oleh camat dan tiap-tiap kepala desa. SPPB memuat jenis-jenis kegiatan yang akan dilaksanakan, dengan melampirkan dokumen- perencanaan dan dokumen berdasarkan jenis kegiatan yang akan didanai

Lampiran dokumen perencanaan :- Berita Acara Musyawarah, MAD 1 hingga MD3, form 1- Surat Penetapan Camat, form 28- Gambaran umum desa;- Peta desa yang menunjukkan lokasi kegiatan;- Peta sosial desa berdasarkan hasil penggalian gagasan;- Daftar gagasan kelompok, form 2


Kabupaten Mesuji

- Rekapitulasi gagasan kelompok, form 3- Daftar usulan kegiatan, form 4- Usulan kegiatan, form 5Daftar usulan kegiatan yang akan

didanai, form 27- Hasil penggalian gagasan berdasarkan kalender musim; - Hasil pemetaan Rumah Tangga Miskin (RTM); - Formulir verifikasi usulan desa; form..11- Berita Acara Kesanggupan Swadaya masyarakat dan

swadaya kelompok, form 6- Rekapitulasi rekomendasi tim verifikasi, form 13- Rekapitulasi usulan desa, form 14- Jadwal pelaksanaan;- Surat pernyataan TPK yang menyatakan telah menerima

swadaya sesuai dengan yang dicantumkan dalam usulan desa;

- Sanksi yang telah disepakati baik dalam musyawarah kelompok, Musdes maupun MAD;

- Surat pernyataan TPK yang menyatakan telah menerima swadaya sesuai dengan yang dicantumkan dalam usulan desa

Lampiran dokumen kegiatan prasarana sarana meliputi :- Verifikasi usulan kegiatan prasarana, form 12.d- Laporan realisasi sumbangan lahan masyarakat, Form 6a (apabila

terdapat sumbangan lahan)- Hasil survei harga bahan/alat, form 23- Lembar gambar desain, form 24- Pemeriksaan desain atau Gambar rencana teknis yang

dinyatakan layak oleh Fasilitator Kecamatan dan Fasilitator Kabupaten.; form 25

- Penanganan masalah dampak negatif terhadap lingkungan, form 22

- Rencana Anggaran Biaya Detail; prasarana;form 7e- Rekapitulasi anggaran biaya prasarana, form 8b- Rekapitulasi ganti rugi, form 9- Rencana penggunaan alat berat (infrastruktur), form 26- Foto 0% dari prasarana yang akan dibangun/direnovasi;- Surat pernyataan Kepala Desa sanggup memelihara prasarana

yang akan dibangun. (disesuaikan dengan Formulir)

Lampiran dokumen kegiatan simpan pinjam yaitu: - Daftar penerima manfaat (fotocopy KTP atau surat domisili dari

kepala desa), besarnya nilai manfaat (SPP), dan jangka waktu pengembalian pinjaman (SPP);

- Jadwal pengembalian untuk kegiatan simpan pinjam;- Verifikasi usulan kegiatan simpan pinjam, form 12.c- Rencana kegiatan kelompok simpan pinjam perempuan, form 7d

Lampiran dokumen kegiatanpeningkatan kapasitas kelompok dan peningkatan kualitas hidup lainnya (pendidikan dan kesehatan), yaitu:


Kabupaten Mesuji

- Rencana teknis pelaksanaan kegiatan (penyaluran dana beasiswa, pelatihan, posyandu, pemberian makanan tambahan,dan lain-lain.);

- Verifikasi usulan kegiatan pendidikan/kesehatan, form 12.a/b- Rencana Anggaran Biaya pendidikan/kesehatan, form 7b/c- Rekapitulasi anggaran biaya (pendidikan dan kesehatan), form 8a- Daftar penerima manfaat, besarnya nilai manfaat (, peningkatan

kapasitas kelompok, PKH dan beasiswa), Dokumen pengajuan tersebut diperiksa kelengkapan dan keabsahannya oleh UPK dan Fasilitator Kecamatan..

b. Untuk menampung dana kegiatan di desa, TPK dimungkinkan untuk membuka rekening bank dengan nama Rekening Bantuan PNPM TPK Desa”….” pada bank pemerintah termasuk bank pemerintah daerah yang ada atau terdekat dari lokasi desanya. Rekening tersebut dibuka dengan spesimen tanda tangan :(1) Ketua TPK, (2) Bendahara TPK dan (3) Salah satu KPMD

Penyaluran dana dari UPK ke TPK dilakukan sesuai kebutuhan dan jadwal pelaksanaan kegiatan desa yang dituangkan dalam Rencana Penggunaan Dana (RPD). RPD disiapkan oleh Kader Pemberdayaan Masyarakat Desa/Kelurahan (KPMD) dan TPK masing-masing desa untuk selanjutnya diverifikasi oleh UPK dan Fasilitator Kecamatan di kecamatan.

c. Proses pembayaran kepada pemasok (supplier) yang telah disepakati dan dituangkan dalam Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) antara TPK dengan pemasok (supplier) harus dilakukan melalui transfer langsung dari UPK kepada pemasok. Mekanisme penyaluran dana dari UPK kepada pemasok (supplier) diatur sebagai berikut :

TPK membuat surat yang memberikan kuasa kepada UPK untuk mentransfer sejumlah dana untuk pembayaran kepada pemasok sesuai dengan yang tercantum dalam RPD.

TPK mengajukan RPD kepada UPK dengan melampirkan SPK, Copy buku rekening pemasok (supplier) yang namanya harus sama dengan pihak pembuat perjanjian yang tercantum dalam SPK, surat jalan sebagai bukti penerimaan material dan alat dan surat kuasa.

UPK menyiapkan KW 2 yang berisi total dana yang akan disalurkan kepada TPK sesuai dengan RPD.

Selain menyiapkan KW 2, UPK menyiapkan 2 slip yang terdiri dari slip penarikan dana kolektif untuk penyaluran ke TPK sesuai dengan KW 2 dan slip setoran yang berisi sejumlah dana yang akan ditransfer langsung kepada pemasok (supplier) sesuai yang tercantum di dalam SPK dan RPD

Berdasarkan KW 2, sisa dana tunai yang tidak ditransfer kepada pemasok (supplier), diserahkan kepada TPK

TPK menandatangani KW 2 dengan terlebih dahulu melakukan verifikasi terhadap bukti transfer untuk memastikan sisa dana tunai yang akan diterima dari UPK. Bukti transfer ke pemasok (supplier) yang asli diserahkan kepada TPK, sedangkan UPK mengarsip salinannya.


Kabupaten Mesuji

Pencatatan administrasi di UPK dicatat seperti halnya penyaluran dana ke desa.

Pencatatan adminstrasi di TPK : dicatat sebagai penerimaan dari UPK dengan jumlah sesuai yang tercantum dalam KW 2 dan dicatat sebagai pengeluaran dalam buku kas TPK sejumlah dana yang ditransfer ke pemasok (supplier) oleh UPK (slip transfer yang asli sebagai bukti transaksi)

d. Setiap pengajuan penyaluran dana tahap berikutnya, TPK harus menyampaikan Laporan Penggunaan Dana (LPD) dari RPD sebelumnya disertai dengan bukti-bukti pertanggungjawaban.

e. Sebelum penyaluran dana terakhir, TPK dan KPMD membuat Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SPKMP) yang ditandatangani oleh TPK dan KPMD.

f. Setelah kegiatan selesai 100 persen dan sebelum dilaksanakan Musyawarah Desa Serah Terima (MDST) di MD-5, terlebih dahulu harus dilakukan sertifikasi kegiatan prasarana dan non prasarana oleh fasilitator kecamatanterhadap kegiatan yang sudah dilaksanakan. Dokumen-dokumen pencairan dan penggunaan dana harus sudah lengkap, diisi dengan benar sesuai dengan fakta penggunaannya.

g. Pada saat MD-5, dilakukan serah terima kegiatan termasuk seluruh administrasi dan pelaporannya serta dokumen pendukung, diantaranya buku rekening Bantuan PNPM TPK “…” dan lain-lain dari pengurus TPK kepada Kepala Desa atas nama masyarakat desa setempat. Dokumen asli diarsip di kantor desa dengan salinan diarsip di kantor UPK.

h. Penyaluran dana untuk kegiatan multiyears, dilakukan dari rekening kolektif UPK ke TPK untuk secara langsung disalurkan ke rekening Pokja. Dari rekening Pokja, dana tidak langsung diberikan sekaligus kepada pemanfaat, tetapi diberikan secara rutin sesuai kebutuhan dan jadwal kegiatan.

i. Spesimen rekening Pokja adalah (1) Salah satu pengurus Pokja, (2) Ketua TPK, (3) satu wakil pemanfaat

9.3. Administrasi Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di Kecamatan

9.3.1. Administrasi dan Pelaporan Keuangan UPKAdministrasi dan pelaporan keuangan UPK adalah kegiatan untuk mencatat/merekam semua kejadian/transaksi terkait dengan pengelolaan keuangan di UPK mulai tahap penyusunan rencana anggaran dan biaya (RAPB), pembukuan sampai penyusunan laporan keuangan. Pengadministrasian dan pelaporan keuangan di tingkat kecamatan merupakan salah satu tugas utama UPK. Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mendorong transparansi dan


Kabupaten Mesuji

akuntabilitas khususnya dalam pengelolaan keuangan. Oleh sebab itu, dibutuhkan pencatatan yang jelas, cermat dan akurat serta didukung oleh bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.Selanjutnya pencatatan semua transaksi keuangan sampai dengan penyusunan laporan keuangan dilakukan dengan menggunakan formulir standar keuangan yang terdiri dari buku kas harian, buku bank, buku inventaris, laporan arus dana, neraca, laporan operasional keuangan, laporan rugi laba, neraca microfinancekartu kredit, laporan perkembangan pinjaman, laporan kolektibilitas, laporan perkembangan kelompok, laporan jenis usaha kelompok, laporan pinjaman bermasalah, laporan pemetaan dan kesehatan UPK sesuai formulir PTO. Sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan UPK, dapat dikembangkan sistem pencatatan double entry (jurnal, buku besar, lembar kerja neraca hingga menjadi neraca saldo dan sebagainya).

Jenis-jenis Administrasi Keuangan dan Dana Bergulir UPK adalah sebagai berikut:a. Buku Kas Harian, form 56 a,b,c,d,e

Buku kas harian adalah buku untuk mencatat semua transaksi harian baik pemasukan maupun pengeluaran yang berkaitan dengan uang tunai. Sesuai dengan penggolongan jenis dana yang dikelolanya, di UPK terdapat 5 jenis buku kas harian yaitu buku kas harian Dana Operasional Kegiatan (DOK), buku kas harian kolektif atau Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan, buku kas harian Operasional UPK, buku kas harian Pengembalian Simpan Pinjam Kelompok Perempuan (SPP) dan buku kas harian Pengembalian Usaha Ekonomi Produktif (UEP) dan

b. Buku Bank, Form 57Buku bank adalah buku untuk mencatat semua transaksi baik pemasukan maupun pengeluaran yang berkaitan dengan uang di bank. Sesuai dengan penggolongan jenis dana dan rekening yang dikelolanya, di UPK terdapat 5 jenis buku bank yaitu buku bank DOK, buku bank kolektif atau Bantuan PNPM Mandiri Perdesaan, buku bank Operasional UPK, buku bank Pengembalian SPP dan buku bank Pengembalian UEP

c. Daftar Inventaris, Form 58

Buku inventaris adalah buku untuk mencatat semua pembelian barang inventaris UPK yang mencakup waktu pembelian, jumlah unit, harga perolehan termasuk nilai penyusutannya.

d. Kartu Kredit/Pinjaman Kelompok, Form 51Kartu Kredit Kelompok adalah kartu untuk mencatat setiap penerimaan angsuran dari kelompok oleh UPK. Dalam kartu ini tercantum jadwal pembayaran dan besarnya angsuran. Kartu ini bersama kuitansi berfungsi sebagai bukti pembayaran

Jenis-jenis Pelaporan Keuangan UPK adalah sebagai berikut:


Kabupaten Mesuji

a. Laporan Arus Dana, Form 54Laporan arus dana adalah laporan yang menggambarkan tentang sumber, penggunaan dan perubahan dana dalam satu periode tertentu.

Yang dimaksud dengan sumber dana disini adalah semua dana yang masuk ke UPK selain dana bergulir (revolving fund), seperti BLM dan DOK, termasuk juga penerimaan bunga bank dari rekening BLM dan rekening DOK.

Penggunaan dana adalah setiap pengeluaran dana yang terkait dengan penyaluran BLM ke desa, penyaluran BLM menjadi operasional UPK serta seluruh penggunaan dana DOK, termasuk pengeluaran pajak dan administrasi bank dari rekening BLM dan DOK.

Sedangkan perubahan dana adalah perubahan posisi saldo awal dan saldo akhir dana karena adanya transaksi (dana masuk – dana keluar) yang terjadi dalam periode tertentu.

b. Neraca / Neraca Microfinance, Form 82.bNeraca adalah laporan yang menjelaskan posisi keuangan UPK per tanggal tertentu (akhir bulan atau akhir tahun/Desember XX).

c. Laporan Operasional Keuangan UPK / Laba/Rugi UPK, Form 82.aLaporan operasional keuangan adalah laporan yang menggambarkan pendapatan dari pengembalian jasa pinjaman, bunga bank yang diterima, dan lain-lain serta biaya operasional/non operasional UPK yang terjadi selama satu periode.

Jenis-jenis Pelaporan Dana Bergulir UPK adalah sebagai berikut:

a. Laporan Perkembangan Pinjaman, Form 80b. Laporan Kolektibilitas, Form 81c. Laporan Pinjaman Bermasalah, Form 84 cd. Laporan Perkembangan Kelompok, Form 84 ae. Laporan Jenis Kegiatan Kelompok, Form 84 bf. Laporan Pemetaan UPK, Form …g. Laporan Penilaian Kesehatan UPK, Form ….h. Laporan Neraca Microfinance, form 84ei. Laporan Rugi Laba Micorfinance, form 84d

Secara lebih terperinci, laporan-laporan ini akan dijelaskan pada Penjelasan X PTO tentang Pengelolaan Dana Bergulir.

Penjelasan IX: Pendanaan dan Administrasi Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan

Informasi keuangan yang lengkap dan benar dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pemantauan dan evaluasi serta pengendalian kinerja. Secara eksternal, penggunaan sistem akuntasi keuangan yang standar dan dapat diperiksa kebenarannya akan menjadi instrumen pembangun kepercayaan masyarakat dan bukti bahwa UPK telah mengelola keuangan secara tertib dan dapat dipertanggungjawabkan.

7

Kabupaten Mesuji

9.3.2. Administrasi Proses Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di UPK (Non-Keuangan) Administrasi proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan adalah kegiatan untuk mencatat/merekam semua kejadian/peristiwa yang berkaitan dengan proses PNPM Mandiri Perdesaan mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan dan pengendalian kegiatan. Pengadministrasian ini dilakukan agar semua proses kegiatan dapat dipertanggungjawabkan dan dapat dievaluasi.

Secara umum, jenis-jenis dokumen proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan dikelompokan menjadi dokumen perencanaan, dokumen persiapan pelaksanaan, dokumen administrasi pelaksanaan, dokumen administrasi penyelesaian, dokumen pemantauan dan evaluasi, dokumen pemeliharaan serta pelaporan sesuai Buku Formulir PTO PNPM Mandiri Perdesaan.

9.3.3. Pengelolaan Kearsipan/Dokumen UPKUPK diwajibkan menyimpan seluruh dokumen PNPM Mandiri Perdesaan baik dokumen Keuangan ataupun Non – Keuangan minimal selama 5 tahun anggaran. Seluruh dokumen yang ada adalah milik negara, oleh karena itu mengingat pentingnya dokumen-dokumen tersebut maka setiap penghilangan atau penggelapan dokumen mempunyai konsekuensi hukum sesuai dengan hukum yang berlaku.

Dalam pengelolaan dokumen, penggolongan dapat mengacu pada pola yang dianggap baik, sederhana, lengkap serta mudah dalam pencariannya.

Pola pengelolaan dokumen PNPM Mandiri Perdesaan secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut:

a. Dokumen proses perencanaan PNPM Mandiri Perdesaan adalah semua dokumen yang berkaitan dengan proses perencanaan PNPM Mandiri Perdesaan.. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan kegiatan dan atau menurut nama desa.

b. Dokumen keuangan atau dana BLM adalah semua pencatatan yang berkaitan dengan transaksi keuangan serta bukti-bukti transaksi/kuitansi baik asli ataupun fotocopy yang mencakup seluruh transaksi mulai tahapan pengajuan dana ke KPPN, pencairan hingga penyaluran dana ke desa melalui TPK. Dokumen keuangan diantaranya: dokumen perencanaan keuangan, dokumen pencairan meliputi Surat Penetapan Camat (SPC), Surat Pernyataan Kesiapan Penggunaan Dana (SPKPD), Surat Perintah Membayar (SPM), Surat Perjanjian Pendanaan (SP2), Berita Acara Penggunaan Dana Kegiatan (BAPDK), Laporan Penggunaan Dana Kegiatan (LPDG), Kuitansi-1 (KW-1) dan Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SPKMP), LP2K dan SP3K, bukti


Kabupaten Mesuji

transaksi (nota , faktur dan kuitansi, dan sebagainya), semua buku rekening, semua buku catatan transaksi keuangan, semua laporan keuangan, dan sebagainya. Untuk dokumen penyaluran dan perencanaan keuangan disusun dalam file tersendiri secara terpisah. Sedangkan untuk dokumen bukti transaksi keuangan disusun berdasarkan waktu kejadiannya dan dikumpulkan dalam file menurut nama bulan.

c. Dokumen kegiatan pengelolaan dana bergulir adalah seluruh dokumen yang menyangkut kegiatan pinjaman, terdiri dari rencana Kegiatan Kelompok, proposal pinjaman, daftar peminjam berikut kartu identitas, kartu pinjaman, buku pinjaman, laporan perkembangan kelompok, laporan jenis kegiatan/usaha, laporan pinjaman bermasalah dan sebagainya. Penyusunan dokumen ini berdasarkan nama kelompok peminjam dan atau nama desa.

d. Dokumen proses pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan adalah semua dokumen yang berkaitan dengan proses pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan tahapan kegiatan dan atau menurut nama desa.

e. Dokumen proses pengadaan barang dan jasa kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan adalah semua dokumen yang berkaitan dengan proses pengadaan barang dan jasa kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan tahapan kegiatan dan atau menurut nama desa.

f. Dokumen proses pemeliharaan, pemanfaatan dan pelestarian kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan adalah semua dokumen yang berkaitan dengan proses pemeliharaan, pemanfaatan dan pelestarian kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan. Penyusunan dokumen ini berdasarkan urutan nama desa.

g. Foto-foto kegiatan diarsipkan untuk mendukung dokumen-dokumen kegiatan dan disusun sesuai dengan tahapan kegiatan.

Pengelolaan dokumen tersebut menjadi tanggung jawab pengurus UPK dibawah fasilitasi serta pengawasan oleh Fasilitator Kecamatan, BKAD, PL, BPUPK dan PjOK. Setiap peminjaman dan pengembalian dokumen harus diadministrasikan dengan baik. Demikian juga, setiap ada pergantian pengurus UPK harus dilakukan serah terima dokumen. Dokumen PNPM Mandiri Perdesaan tidak dibenarkan disimpan di rumah perseorangan, kecuali untuk maksud penyelamatan dalam kondisi tertentu dengan sepengetahuan dan persetujuan masyarakat yang dibuktikan dengan BA MAD.

Selain dana PNPM Mandiri Perdesaan, UPK dimungkinkan untuk mengelola dana BLM program lainnya sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan yang ada. Sedangkan mekanisme admistrasi dan pelaporannya disesuaikan dengan kebutuhan.


Kabupaten Mesuji

9.4. Administrasi Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di Desa

9.4.1. Administrasi dan Pelaporan Keuangan TPKAdministrasi dan pelaporan keuangan TPK adalah kegiatan untuk mencatat/merekam semua kejadian/transaksi terkait dengan pengelolaan keuangan di TPK mulai dari tahap penyusunan rencana anggaran, pembukuan dan penyusunan laporan keuangan yang menjadi bagian dari dokumen laporan akhir. Pengadministrasian dan pelaporan keuangan di tingkat desa merupakan salah satu tugas utama TPK. Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mendorong transparansi dan akuntabilitas khususnya dalam pengelolaan keuangan. Oleh karena itu dibutuhkan pencatatan yang jelas, cermat dan akurat serta didukung oleh bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.

Selanjutnya pencatatan semua transaksi keuangan sampai dengan penyusunan laporan keuangan dilakukan dengan menggunakan formulir standar keuangan yang terdiri dari buku kas harian, buku bank, laporan penggunaan dana, laporan fisik HOK dan biaya, laporan penyaluran dana kegiatan pendidikan, kesehatan peningkatan kapasitas kelompok usaha dan SPP serta laporan sumber dana dan penggunaan sesuai formulir PTO.

a. Buku Kas Umum, Form 39Buku kas umum adalah buku untuk mencatat semua transaksi pemasukan (pencairan dana dari UPK) dan pengeluaran (pembayaran untuk kegiatan prasarana sarana, kesehatan, pendidikan, SPP, dan peningkatan kapasitas kelompok usaha) yang bersifat tunai di TPK.

b. Buku Bank, Form 57Buku bank adalah buku untuk mencatat semua transaksi baik pemasukan maupun pengeluaran yang berkaitan dengan uang di bank.

c. Buku Kas Khusus, Form ?Buku kas khusus adalah buku untuk mencatat semua transaksi berdasarkan jenis kegiatan, mencakup buku kas operasional TPK, buku kas kegiatan prasarana sarana, buku kas kegiatan pendidikan, buku kas kegiatan kesehatan dan buku kas peningkatan kapasitas kelompok usaha.

d. Bukti penerimaan material, Form 42 Bukti penerimaan material adalah bukti atau tanda terima penerimaan material dari Suplier kepada TPK atau Tim monitoring desa.

e. Catatan harian, Form 40 Catatan harian adalah buku untuk mencatat rekapitulasi dari material yang diterima berdasarkan tanggal penerimaan. Dasar pencatatan adalah bukti penerimaan material.


Kabupaten Mesuji

f. Buku Material (BM), Form 41Buku material adalah tempat mencatat material/bahan yang telah diterima dan bahan/material yang telah dibayar. Buku material berguna untuk menyiapkan RPD, menyiapkan pembayaran, mengendalikan pengadaan agar sesuai target, dan mengevaluasi pengadaan bahan. Bentuk buku material sesuai dengan format Buku Material (BM) yang terdapat dalam buku formulir. BM dibuat oleh Sekretaris TPK, ditutup setiap bulan mengikuti buku kas. Setiap penutupan harus diperiksa oleh ketua TPK, dan Fasilitator Kecamatan. Nomor bukti yang dicatat dalam BM adalah nomor bukti penerimaan barang.

g. Rencana Penggunaan Dana (RPD), Form 36RPD adalah suatu dokumen yang memuat rencana kebutuhan dana yang akan dialokasikan untuk membiayai kegiatan sesuai dengan jadwal dan target pelaksanaan kegiatan. RPD memuat kuantitas kebutuhan bahan, alat, upah dan kebutuhan untuk penyaluran kegiatan SPP, pendidikan, kesehatan dan peningkatan kapasitas kelompok usaha serta nilai uang yang akan dibelanjakan. Besarnya nilai RPD tidak harus sama setiap tahapan. Setelah disusun oleh TPK, RPD harus diperiksa oleh KPMD dan Tim Pemantau serta diketahui oleh Kepala Desa. Selanjutnya RPD tersebut diajukan ke UPK untuk diverifikasi oleh UPK, Fasilitator Kecamatan dan PjOK sebelum mendapatkan persetujuan penyaluran dana.

h. Laporan Penggunaan Dana (LPD), Form 37LPD adalah suatu dokumen yang memuat pertanggungjawaban TPK untuk setiap dana yang telah disalurkan dari UPK berdasarkan RPD yang disetujui sebelumnya. LPD dibuat oleh TPK dan disetujui oleh Kepala Desa sebelum diserahkan ke UPK untuk diperiksa oleh UPK, Fasilitator Kecamatan dan PjOK. LPD yang diajukan harus dilampiri dengan bukti-bukti transaksi pembayaran yang dapat dipertanggungjawabkan.

9.4.2. Administrasi Proses Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di TPK (Non Keuangan)Administrasi proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di TPK adalah kegiatan untuk mencatat/merekam semua kejadian/peristiwa yang berkaitan dengan proses PNPM Mandiri Perdesaan khususnya di desa tersebut, mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemeliharaan kegiatan.

Secara umum, jenis-jenis dokumen proses kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan dikelompokan menjadi dokumen perencanaan, dokumen persiapan pelaksanaan, dokumen administrasi pelaksanaan, dokumen administrasi penyelesaian, dokumen pemantauan dan evaluasi, dokumen pemeliharaan serta


Kabupaten Mesuji

pelaporan sesuai yang terdapat pada Buku Formulir PTO PNPM Mandiri Perdesaan.

9.4.3. Pengelolaan Kearsipan/Dokumen TPKTPK dan Kepala Desa diwajibkan menyimpan seluruh dokumen PNPM Mandiri Perdesaan baik dokumen Keuangan ataupun Non – Keuangan minimal 5 tahun anggaran. Seluruh dokumen yang ada adalah milik negara, oleh karena itu mengingat pentingnya dokumen tersebut maka setiap penghilangan atau penggelapan dokumen mempunyai konsekuensi hukum sesuai dengan hukum yang berlaku.

Dalam pengelolaan dokumen, penggolongan dapat mengacu pada pola yang dianggap baik, sederhana, lengkap dan mudah dalam pencariannya.

Pola pengelolaan dokumen PNPM Mandiri Perdesaan di TPK secara sederhana dapat dilakukan dengan menggolongkan dan menyusun dokumen berdasarkan tahapan kegiatan dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pemeliharaan dan pengendalian kegiatan. Sedangkan untuk dokumen keuangan seperti bukti transaksi dapat disusun berdasarkan waktu kejadian dan dikumpulkan dalam satu file menurut bulan.

Foto-foto kegiatan dapat diarsipkan untuk mendukung dokumen-dokumen kegiatan dan disusun sesuai dengan tahapan kegiatan.


Kabupaten Mesuji

Hal-hal Penting dalamPengelolaan Keuangan oleh TPK

Pembayaran insentif harus diberikan secara langsung kepada setiap orang yang bekerja, baik sistim upah harian maupun sistim borongan/target.

TPK tidak boleh mengeluarkan biaya untuk konsultan dan fasilitator, UPK, seluruh aparat pemerintah dan seluruh unsur yang terkait baik langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan.

Pembayaran kepada pemasok (supplier) dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dan disepakati dalam kontrak pengadaan bahan atau kontrak sewa. Fasilitator Kecamatan dan kabupaten harus memantau proses kemajuan pengadaan tersebut.Dana Kas PNPM Mandiri Perdesaan dilarang dipegang/dititipkan kepada pihak manapun juga. Dana tersebut hanya boleh dipegang Bendahara sebagai Kas TPK, dengan mengupayakan agar dana kas tersebut tidak terlalu besar dan tidak terlalu lama di bendahara. Oleh karena itu, berapa besaran dana yang dipegang oleh bendahara harus mempertimbangkan rencana pengeluarannya baik dari segi waktu maupun jumlah (kapan dan berapa). Semua penerimaan dan pengeluaran harus segera dibukukan.

Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam berkas LPD harus dikirim ke UPK dalam rangka pengajuan pencairan dana. UPK dan Fasilitator Kecamatan wajib untuk memeriksa arsip dan pembukuan TPK secara berkala (minimal mingguan), dan dapat meminta fotocopy bukti pembayaran dalam rangka tugasnya sebagai pengendali dan pembina TPK.

Untuk menegakkan prinsip transparansi dan akuntabilitas, UPK dan TPK diwajibkan untuk mempublikasikan laporan keuangan. Publikasi dapat dilakukan melalui forum-forum musyawarah yang melibatkan masyarakat, baik forum resmi sesuai tahapan PNPM Mandiri Perdesaan maupun forum formal/informal lainnya atau dimuat dalam papan informasi yang ditempatkan di lokasi yang mudah diakses oleh masyarakat.

Tim Fasilitator Kabupaten wajib melakukan pengendalian terhadap proses penarikan dana program (BLM) yang dikelola UPK dari bank, dengan cara sebagai berikut :

1. Faskab memastikan bahwa specimen penarikan dana program (BLM) dari bank harus lengkap dari semua pihak yang bertanggungjawab

2. Faskab melakukan perjanjian kerjasama dengan pihak bank, diantaranya terkait penarikan dana minimal Rp. 50 juta, slip penarikan dana harus dilengkapi dengan lembar persetujuan dari Tim Faskab dan pihak bank harus melakukan konfirmasi ke Tim Faskab


Kabupaten Mesuji


PTO 9 ; PENDANAAN DAN ADMINISTRASI KEGIATAN

Documents

Transcript of PTO 9 ; PENDANAAN DAN ADMINISTRASI KEGIATAN