PT. MORA TELEMATIKA INDONESIA · 2020. 2. 17. · PT. MORA TELEMATIKA INDONESIA PROSEDUR PEMBELIAN...

PT. MORA TELEMATIKA INDONESIA

PROSEDUR PEMBELIANNo Dokumen : PSD-PRO-01Tanggal Efektif : 26 April 2017Nomor Revisi : 04

Dokumen ini milik PT. Mora Telematika Indonesia. Halaman 2 dari 19Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management

DAFTAR ISI :

BAB I – PENDAHULUAN......................................................................................................................3

1.1 TUJUAN ...............................................................................................................................3

1.2 RUANG LINGKUP .................................................................................................................3

1.3 REFERENSI .........................................................................................................................3

1.4 DEFINISI ............................................................................................................................3

1.5 SINGKATAN ........................................................................................................................4

BAB II – ISI PROSEDUR........................................................................................................................5

2.1 BAGAN ALUR .....................................................................................................................5

2.1.1. PROSEDUR PEMILIHAN VENDOR...........................................................................5

2.1.2. PROSEDUR EVALUASI VENDOR.............................................................................7

2.2 URAIAN UMUM ...................................................................................................................8

BAB III – DOKUMEN TERKAIT DAN LAMPIRAN ................................................................................9

3. LAMPIRAN............................................................................................................................9

BAB IV – CATATAN REVISI..................................................................................................................9




BAB I – PENDAHULUAN

1.1 TUJUAN

Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan proses pemilihan dan persetujuan vendoryang akan menjadi rekanan PT. Mora Telematika Indonesia.

1.2 RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan proses pemilihan vendor, penetapan kriteria vendor, danpersetujuan harga vendor sampai dengan proses persetujuan PO.

1.3REFERENSI

ISO 9001:2015 Klausul 8.4 Penyedia Produk dan Layanan dari EksternalISO 27001:2013 Annex A.15 Hubungan dengan vendor/pemasokOHSAS 18001:2007 Klausul 4.4.6 Pengendalian Operasional14001:2015 Klausul 4.2 Pemahaman kebutuhan dan harapan dari pihak yang

berkepentingan

1.4 DEFINISI

Kata/ Istilah Definisi

Pembelian Proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa danperlengkapan, disebut juga sebagai pengadaan barang

Vendor Rekanan PT. Mora Telematika Indonesia yang menyediakan material,perangkat, implemantasi project, maintenance, penyediaan Link/Jaringan.

PersyaratanPembelian

Persyaratan yang harus dipenuhi untuk memulai suatu prosespembelian, berupa persyaratan administratif, Mutu, KeamananInformasi, Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Persyaratan Persyaratan dokumen yang harus dilengkapi untuk memulai suatu




administratif proses pembelian, seperti PR, Proposal, BP, budget, dll

Persyaratan mutu Persyaratan mutu produk/layanan yang akan dibeli berdasarkan hasilevaluasi vendor, persyaratan internal maupun persyaratan lain yangditetapkan

PersyaratanKeamananInformasi

Persyaratan keamanan informasi terkait akses vendor terhadapaset/informasi perusahaan yang telah disepakati bersama.

Persyaratan K3LL Persyaratan keselamatan dan kesehatan kerja lindung lingkunganuntuk produk/layanan yang akan disediakan vendor dan telahdisepakati bersama

1.5 SINGKATAN

- PR : Purchasing Requisition- PO : Purchase Order- SPK : Surat Perintah Kerja.

andang.tri

Sticky Note

- ada permintaan dari user - Purchasing menyiapkan paling sedikit 3 Vendor dengan Kriteria yang sudah ditetapkan - User dapat merekomendasikan vendor

andang.tri

Sticky Note

kriteria ditetapkan diawal sebelum quotation

andang.tri

Sticky Note

bukan pilih dengan harga terbaik, tapi disesuaikan juga dengan kualitasnya.

andang.tri

Sticky Note

bukan pilih dengan harga terbaik, tapi disesuaikan juga dengan kualitasnya.




Lanjutan

2. P rosedur A pprova l P rice V endor

P enanggungjaw ab B agan A lur C atatan

12> 80 Juta

14Approval :1. PIC2. Atasan Langsung3. Manager Purchasing4. GM Purchasing5. C F O

Ya

A

151. Proses PR oleh U ser

sampai Approval2. Penyerahan D okumen ke

purchasing

Purchasing

Purchasing

17Approval PO sesuai dengan

Author ization Matr iks

161. D okumen D iter ima Lengkap

dan Sesuai Persyaratan2. Pembuatan Proses PO oleh

Purchasing

PO, T anda T erima danAuthor ization Matr iks

D okumen ApprovalVendor

D okumen ApprovalVendor

PR dan D okumenPendukung

Ap p ro va lVe n d o r

Ap p ro va lVe n d o r

D o ku m e nPe n d u ku n g

PO

D o ku m e nPe n d u ku n g

PO ,D okumen Pendukung , dan

T anda T erima

Ta n d a Te r im a

PO

Ta n d a Te r im a

Purchasing

Purchasing

B

13Appoval :

1. PIC2. Atasan Langsung3. Manager Purchasing4. GM Purchasing

T idak

Purchasing

18D eliveryPurchasing

U ntuk percepatan PRbisa dibuat dahulusebelum dilakukanpemilihan Vendoroleh Purchasing




2.1.2. PROSEDUR EVALUASI VENDOR

3. Prosedur Evaluasi Vendor

Penanggungjawab Bagan Alur Catatan

B

Purchasing

Purchasing

19Evaluasi Vendor

20Hasil Evaluasi

21Eliminasi (akan

dimasukkan kedalamDaftar Vendor yang harus

diganti)

21Maintain Vendor

Selesai Selesai

Grade D, EGrade A, B, C

Evaluasi Vendor




2.2 URAIAN UMUM

1. Pemilihan vendor diputuskan oleh Purchasing dengan minimal 2 vendor.2. Persetujuan harga Vendor (price approval) :

3. Persetujuan Purchase Order (PO) :

4. Setelah proses approval akan dilanjutkan dengan proses pembuatan PR oleh userdan pembuatan PO oleh Purchasing.

5. Setelah Pembuatan PO dan telah disetujui vendor dilanjutkan dengan delivery danevaluasi vendor.

6. Setiap vendor yang diberikan akses terhadap informasi/aset perusahaan yangbersifat rahasia, harus menandatangani perjanjian kerahasiaan (NDA).

7. Moratelindo juga harus memastikan, bahwa:a. Vendor, Supplier, Penyedia eksternal lainnya mendukung dengan sistem

manajemen lingkungan di Moratelindo.b. Vendor, Supplier, Penyedia eksternal lainnya memenuhi persyaratan kriteria

vendor.c. Vendor, Supplier, Penyedia eksternal lainnya patuh kepada peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

DescriptionRequester

(PIC)Atasan

LangsunManagerPurchasin

GeneralManager

CFO

Approval Harga Vendor

≤ Rp 80 mio √ √ √ √ -

> Rp 80 mio √ √ √ √ √

Mgr Director Mgr B/A/P Director Mgr Director

PURCHASE ORDERUp to Rp 5 mio - - √ (P) - - - - - -> Rp 5 mio to Rp 25 mio - - √ (P) √ - - - - -> Rp 25 mio to Rp 1 bio - - √ (P) √ - - √ - -> Rp 1 bio - - √ (P) √ - - √ √ -

DescriptionVice President

DirectorPresidentDirector

CommitteeRequester Corporate Finance Finance




BAB III – DOKUMEN TERKAIT DAN LAMPIRAN

3. LAMPIRAN

BAB IV – CATATAN REVISI

NomorRevisi

TanggalRevisi Hal Keterangan Alasan Perubahan

01 1 Agustus2012

DraftDokumen

Draft Prosedur Mutu menjadibaru

Sebagai bagian dari evaluasitahunan yang disepakatidalam tinjauan manajemen

01 1 Agustus2012

Prosedur Prosedur di gabung menjadisatu yaitu PSD-PRO-01,sebelumnya ada 2 yaitu :

- PSD-PRO-01- PSD-PRO-02

Untuk efisiensi dimana satuprosedur tersebut mewakilisemua proses baikpembelian maupun sewa

02 30 Maret2015

Prosedur Memasukkan persyaratanISO 27001:2013 dan OHSAS18001:2007

Memenuhi persyaratan ISO27001:2013 dan OHSAS18001:2007

03 12Agustus

2016

Prosedur Merevisi Flowchart PemilihanVendor, Approval Vendor danEvaluasi Vendor dan KriteriaVendor

Untuk Penambahan ApprovalVendor

04 26 April2017

Referensi danLampiranKriteriaVendor

1. Memasukkan persyaratanISO 14001:2015.

2. Penambahan content dilampiran kriteria vendor.

1. Untuk memenuhi ISO14001:2015

2. Penambahan di KriteriaVendor.

Nomor Lampiran KeteranganF/PRO/01.01 Surat Perintah KerjaF/PRO/01.02 Purchasing RequisitionF/PRO/01.03 Evaluasi VendorF/PRO/01.04 Kriteria VendorF/PRO/01.05 Approval VendorF/PRO/01.06 Purchase OrderF/PRO/01.07 Surat Kelengkapan Tagihan




Lampiran 1. Surat Perintah Kerja

F/PRO/01.01




Lampiran 2. Purchasing Requisition




Lampiran 3. Evaluasi Vendor




Lampiran 4. Kriteria Vendor

No KriteriaVendor

Kelengkapan Dokumen DokumenPurchasingDokumen User Kriteria

1. Material

- Business Plan (BP) - Sesuai BP PO- Spesifikasi - Ketersediaan Material

Sesuai Kebutuhan- Gambar - Delivery on Schedule- Delivery Date - Dokumen Perusahaan

(Legalitas)

2. Perangkat

- Business Plan (BP) - Sesuai BP PO- Spesifikasi - Ketersediaan Material

Sesuai Kebutuhan- Gambar - Delivery on Schedule- Delivery Date - Dokumen Perusahaan

(Legalitas)

3. Jasa Project

- Business Plan - Sesuai BP - PO dan SPK- SPK =SOW/SOQ

= Spec= Timeplan

- Dokumen RFPTable Spec: Jalur danSpesikasi

- Ketersediaan Man Power

- BOQ - License- Tenaga ahli- Service/garansi- Tools

4. JasaMaintenance

- Business Plan - Sesuai BP - PO dan SPK- SPK =

SOW/SOQ= Spec= Time

plan

- Spesifikasi equipment - Ketersediaan Man Power

- Schedule maintenance - License- SOW Capacity - Tenaga ahli

- Service/garansi- Tools

5. Link

- Business Plan - Sesuai BP PO- Spesifikasi - RFS = 14 hari – 35 hari

- SLA = min 99.5%- Service (MTTR 4 jam)- Latensi 3 ms- Escalation Procedure

- FO

- Radio - RFS = 14 hari- SLA = 99 – 99.5%- Latensi 50 ms- Service = Metro-e

Support= QnQ= Jumbo Frame

- Escalation Procedure

andang.tri

Sticky Note

pelajari di bidang apa, pahami justifikasi apa yang diperlukan seorang ahli dalam siatu bidang

andang.tri

Sticky Note

pelajari di bidang apa, pahami licence yang dibutuhkan dalam setiap pengerjaan jasa

andang.tri

Sticky Note

pelajari di bidang apa, pahami justifikasi apa yang diperlukan seorang ahli dalam siatu bidang




- VSAT - RFS = 14 hari- SLA = 99 – 99,5%- Service =

VSAT IP :- NMS- MRTG

VSAT SCPC :- Monthly Report

- Escalation Procedure- Latensi 550 Ms

- Capacity - Sesuai Requirement padaPO

- Latensi Lokal 3ms- International 13 ms- Report MRTG/SLA per

bln- Escalation Procedure

6. Content - Business Plan (BP) - Sesuai BP PO- Spesifikasi - Sesuai Spesifikasi

- SLA tidak ada- Support 24 jam- Tools- Garansi




Lampiran 5. Approval Vendor




Lampiran 6. Purchase Order

F/PRO/01.06




Lampiran 7. Surat Kelengkapan Tagihan

F/PRO/01.07

PT. MORA TELEMATIKA INDONESIA · 2020. 2. 17. · PT. MORA TELEMATIKA INDONESIA PROSEDUR PEMBELIAN...

Documents

Transcript of PT. MORA TELEMATIKA INDONESIA · 2020. 2. 17. · PT. MORA TELEMATIKA INDONESIA PROSEDUR PEMBELIAN...