PROSEDUR MUTU No. PM 4.2.02

PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi 2

Tanggal 1 Juli 2010

Halaman1 /

1. Tujuan

Prosedur ini memberikan pedoman dalam pengendalian dokumen untuk menjamin bahwa dokumen

yang diperlukan dalam penerapan sistem manajemen mutu akurat, absah, tersedia di tempat kerja dan

terkendali.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup pengendalian penerbitan, distribusi, pemeliharaan, perubahan, dan pemusnahan

bagi seluruh dokumen (internal dan eksternal) yang digunakan dalam penerapan sistem manajemen

mutu.

3. Uraian Umum

3.1 Dokumen adalah setiap referensi yang dipakai sebagai acuan kerja untuk memastikan

tercapainya sasaran mutu yang telah ditetapkan.

3.2 Dokumen internal adalah semua dokumen yang ditetapkan oleh lembaga yang mencakup manual

mutu, prosedur mutu, instruksi kerja/manual/Job Sheet/Modul, rencana mutu, dokumen setara

instruksi kerja (standar, gambar dan tabel) dan lain-lain.

3.3 Dokumen eksternal adalah semua dokumen yang ditetapkan oleh pihak eksternal yang mencakup

peraturan-peraturan pemerintah atau lembaga terkait dan kontrak-kontrak kerja dengan pihak

lain. Pemakaian penyimpanan dan pengendalian dokumen internal dan ekternal ditentukan

sebagai berikut :

3.3.1. Manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu, instruksi kerja, formulir-formulir disimpan

dan dikendalikan oleh Pusat Arsip Dokumen. Manual/Job Sheet/Modul disimpan dan

dikendalikan oleh Pusat Arsip Jurusan

3.3.2. Peraturan-peraturan pemerintah atau lembaga terkait dan kontrak-kontrak kerja

dengan pihak lain disimpan dan dikendalikan oleh pengendalian dokumen/ Pusat Arsip

Dokumen.

3.4 Berdasarkan hasil penerapan tindakan pencegahan dan perbaikan di lapangan, dokumentasi

sistem manajemen mutu ditinjau kembali untuk dilakukan perubahan dan perbaikan yang

diperlukan.

3.5 Semua dokumen internal dan dokumen eksternal yang beredar memiliki : nomor, nama, status

revisi, tanggal terbitan/edisi dan otorisasi/pengesahan dari pihak yang berwenang.

O

PROSEDUR MUTU No. PM 4.2.02

PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi 2

Tanggal 1 Juli 2010

Halaman2 / 6

3.6 Dokumen yang sifat penggunaannya tidak dikendalikan diberi stempel “Tidak Terkendali”

sedangkan dokumen yang sifat penggunaannya untuk penerapan sistem manajemen mutu diberi

stempel “Terkendali” dan “No. Salinan” seperti : Manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu,

instruksi kerja, dan dokumen setara instruksi kerja (Manual/Job Sheet/Modul).

4. Prosedur

4.1 Tim ISO 9001:2008/MR ISO 9001:2008

4.1.1. Menetapkan manual mutu dan rencana mutu

4.1.2. Menyerahkan Asli manual mutu dan rencana mutu kepada Pusat Dokumen ISO

9001:2008 untuk diajukan ke Direktur untuk persetujuan.

4.2. Kasubag/ Kajur/Ka Lab/Ka Bengkel/Dosen

4.2.1. Menetapkan instruksi kerja, Manual, Job Sheet, dan Modul

4.2.2. Menyerahkan instruksi kerja kepada Kabag/ Kajur/Ka Lab/Ka Bengkel untuk persetujuan.

4.3. Kabag/Ka.Unit/ Kajur/Ka. Prodi/Ka Lab/Ka Bengkel

4.3.1. Menetapkan prosedur mutu

4.3.2. Mengesahkan instruksi kerja Manual, Job Sheet, dan Modul dan dokumen setara instruksi

kerja

4.3.3. Menyerahkan dokumen prosedur mutu ke Pusat Dokumen ISO 9001:2008 untuk

diidentifikasi, didistribusi dan didokumentasikan.

4.3.4. Menyerahkan prosedur mutu ke Pusat Dokumen ISO 9001:2008 untuk diajukan ke

Direktur untuk persetujuan.

4.4. Direktur

4.4.1. Mengesahkan manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu.

4.4.2. Memverifikasi dan mengesahkan setiap dokumen eksternal untuk didistribusikan bagian

terkait.

4.4.3. Menyerahkan dokumen manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu ke Pusat

Dokumen ISO 9001:2008 untuk diidentifikasi, didistribusi dan didokumentasikan.

PROSEDUR MUTU No. PM 4.2.02

PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi 2

Tanggal 1 Juli 2010

Halaman3 / 6

4.5. Pusat Dokumen ISO 9001:2008/Sekretariat ISO

4.5.1. Menerima dokumen asli dari Direktur & Kabag/Ka.Unit/Kajur

4.5.2. Memberi stempel “Asli” pada dokumen Asli yang telah disahkan oleh Direktur atau

Kabag/Ka.Unit/Kajur

Pemberian stempel “Asli” dilakukan pada halaman belakang kiri bawah

4.5.3. Memberi stempel “Terkendali” dan “ Nomor Salinan“ pada setiap lembar Salinan

dokumen yang didistribusikan untuk penerapan sistem manajemen mutu.

4.5.4. Memberi stempel “ Tidak Terkendali” pada setiap lembar salinan dokumen yang tidak

untuk penerapan sistem manajemen mutu

4.5.5. Mendistribusikan salinan dokumen kepada bagian terkait dengan menggunakan formulir

tanda terima dokumen PM. 4.2.02/L3.

4.5.6. Menyimpan dan memelihara dokumen asli dan mengendalikan pemakaiannya dengan

menggunakan Formulir Daftar Dokumen Asli PM 4.2.02/L4.

4.6. Ka. Sub. Bag/Dosen

4.6.1. Menerapkan dan memelihara dokumen sistem manajemen mutu secara konsisten. Bila

memerlukan penggandaan dokumen dilakukan dengan menggunakan Formulir

Penggandaan Dokumen PM 4.2.02/L2. dan mengirimkan ke Pusat Dokumen ISO

9001:2008.

4.6.2. Membuat usulan perubahan instruksi kerja atau dokumen setara instruksi kerja kepada

Kabag/Kajur/Ka Lab/Ka Bengkel/Ka.Prodi untuk dilanjutkan kepada Management

Representative, bila dianggap perlu untuk dilakukan perubahan terhadap isi dokumen,

usulan perubahan dokumen dibuat dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan

Dokumen PM 4.2.02/L1

4.7. Kabag/Ka. Unit/ Kajur/Ka Prodi/Ka Lab/Ka Bengkel/

4.7.1. Menerapkan dan memelihara dokumen sistem manajemen mutu secara konsisten, bila

memerlukan penggandaan dokumen dilakukan dengan menggunakan formulir

penggandaan dokumen PM. 4.2.02./L2 dan mengirimkan ke Pusat Dokumen ISO

9001:2008.

4.7.2. Membuat usulan perubahan dokumen kepada Management Representative dengan

menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen PM.4.2.02/L1.

PROSEDUR MUTU No. PM 4.2.02

PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi 2

Tanggal 1 Juli 2010

Halaman4 / 6

4.8. Management Representative

4.8.1. Melakukan koordinasi dengan tim ISO 9001:2008 (penyusun dokumen) untuk

mengevaluasi usulan perubahan yang berhubungan dengan manual mutu, prosedur

mutu, dan rencana mutu. Jika setelah usulan perubahan dievaluasi ternyata tidak

memberikan nilai tambah bagi penerapan sistem manajemen mutu, maka Management

Representative berhak membatalkan usulan perubahan dan menginformasikan kepada

pemberi usulan perubahan secara tertulis.

4.8.2. Menetapkan perubahan manual mutu.

4.8.3. Menerima dan meneruskan usulan perubahan manual mutu, prosedur mutu, rencana

mutu, instruksi kerja dan dokumen setara instruksi kerja kepada Pusat Dokumen.

4.8.4. Memonitor tindak lanjut usulan perubahan manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu,

dan dokumen setara instruksi kerja.

4.9. Kabag/Ka. Unit /Kajur/Ka Lab/Ka Bengkel/Ka.Prodi

4.9.1. Mengevaluasi dan menetapkan perubahan instruksi kerja dan dokumen setara instruksi

kerja.

4.9.2. Mengevaluasi dan menetapkan perubahan prosedur mutu dan rencana mutu.

4.9.3. Memberi informasi secara tertulis kepada pemberi usulan bila ternyata usulan perubahan

instruksi kerja atau dokumen setara instruksi kerja tidak disetujui.

4.9.4. Menyerahkan perubahan Dokumen Asli ke Pusat Dokumen ISO 9001:2008 untuk diajukan

ke Direktur untuk persetujuan.

4.10. Direktur

4.10.1. Mengevaluasi dan mengesahkan perubahan manual mutu, prosedur mutu dan rencana

mutu.

4.10.2. Menyerahkan perubahan dokumen asli manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu

ke Pusat Dokumen ISO 9001:2008 untuk dikendalikan.

4.11. Pusat Dokumen

4.11.1. Menerima perubahan dokumen asli dari Direktur dan Kabag/Ka. Unit/Kajur.

Mencatat perubahan dokumen pada formulir Daftar Dokumen Asli PM. 4.2.02/L4

4.11.2. Memberi stempel “Asli” pada dokumen asli dan memberi tanda “ * ” pada bagian yang

berubah.

PROSEDUR MUTU No. PM 4.2.02

PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi 2

Tanggal 1 Juli 2010

Halaman5 / 6

PROSEDUR MUTU No. PM 4.2.02

PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi 2

Tanggal 1 Juli 2010

Halaman6 / 6

4.11.3. Memberi stempel “Terkendali” dan “ Nomor Salinan“ pada setiap lembar salinan

dokumen yang didistribusikan.

4.11.4. Mendistribusikan salinan dokumen baru, dengan menggunakan formulir Tanda Terima

Dokumen PM 4.2.02/L3 dan bersamaan dengan itu menarik dokumen yang lama.

4.11.5. Menyimpan dan memelihara dokumen asli.

4.11.6. Memusnahkan dokumen yang tidak berlaku yang ditarik dari bagian/unit terkait dengan

cara-cara sebagai berikut:

a. Menyerahkan daftar dokumen Asli yang akan dimusnahkan untuk mendapatkan

persetujuan dari Management Representative

b. Memusnahkan dokumen

c. Mendokumentasikan daftar dokumen yang dimusnahkan, dengan menggunakan

formulir Daftar Dokumen Yang Dimusnahkan PM 4.2.02/L5

4.11.7. Mendokumentasikan dokumen asli yang sudah tidak berlaku lagi (kadaluwarsa).

4.11.8. Membuat dan mendokumentasikan catatan perubahan dokumen dengan menggunakan

formulir PM 4.2.02/L6

4.11.9. Mengendalikan penggandaan dokumen yang diperlukan oleh bagian/unit/jurusan yang

memerlukan.

5. Lampiran

PM 4.2.02/L1 Formulir Usulan Perubahan Dokumen

PM 4.2.02/L2 Formulir Penggandaan Dokumen

PM 4.2.02/L3 Formulir Tanda Terima Dokumen

PM 4.2.02/L4 Formulir Daftar Dokumen Asli

PM 4.2.02/L5 Formulir Daftar Dokumen Yang Dimusnahkan

PM 4.2.02/L6 Formulir Catatan Perubahan Dokumen

PM 4.2.02/L7 Formulir Daftar Distribusi Dokumen Dikendalikan