Kertas Kerja IV.2

PENGENDALIAN YANG TELAH DIBENTUK PADA SIKLUS PENGELUARAN

KAS-PEMBELIAN CV. SUJU LAPAN SEMBILAN

1. Pengendalian Organisasi

- Sama seperti siklus penghasilan, pada siklus pengeluaran kas telah terdapat

pembagian fungsi yang memang seharusnya tidak dipegang satu divisi saja

2. Pengendalian Dokumentasi

- Setiap terdapat form internal, rangkap dua akan diarsipkan

- Seluruh form dibuat dengan aplikasi ms. Excel dan nomor dibuat prenumbered

- Telah terdapat format nomor form untuk memudahkan pengecekan

- Pengarsipan dokumen transaksi dalam bentuk hard copy dan soft copy (memakai

aplikasi)

3. Pengendalian Akuntabilits Aset

- Terdapat prosedur stock opname untuk pengecekan jumlah persediaan antara fisik

dengan buku persediaan

- Merekap faktur dan laporan penerimaan barang

- Bagian gudang sebagai penerima dan pencatatan kode barang

4. Pengendalian Praktek Manajemen

- Pemilik telah memiliki kebijakan akuntansi yang sekiranya tepat untuk

diaplikasikan dalam siklus ini

5. Pengendalian Operasi Pusat Informasi

- Belum terdapat website khusus, namun pada siklus ini telah memiliki email untuk

informasi terkait pengiriman formulir setoran dan bukti kas keluar.

6. Pengendalian Otorisasi

- Telah ada pengotorisasian yang sesuai dengan penanggung jawabnya terkait

dengan permintaan pembelian ataupun bukti kas keluar

- Bukti pengeluaran kas harus ada otorisasi pemilik

7. Pengendalian Akses

- Terdapat email yang dgunakan untuk mengirim formulir setoran dan bukti kas

yang di fax atau di scan

- Tidak ada pengendalian internal mengenai kata sandi atau password bagi pihak

yang mengakses

Kertas Kerja 1V.3

a. Ya

b. KELEMAHAN INTERNAL PADA SIKLUS PENGELUARAN KAS-

PEMBELIAN CV.SUJU LAPAN SEMBILAN

- Patokan titik minimum yang dimaksud bagian logistik tidak jelas

- Patokan kebutuhan mendesak dan tidak mendesak tidak jelas

- Bolehnya supplier membeli dengan kredit/utang padahal utang sebelumnya belum

dilunasi menurut kami tidaklah baik, karena utang yang menumpuk bisa saja

membuat supplier kabur dimasa depan

- Prosedur stock opname yang jarang dilakukan akan menimbulkan kesalahan

jumlah produk

- Penghitungan stock opname yang dilakukan oleh 2 pihak bisa menimbulkan

kesalahan, apalagi bagian penjualan mungkin tidak mengerti secara benar

penataan dalam gudang,

- Adanya denda utang yang tidak segera dibayar akan menimbulkan kerugian yang

lebih besar

- Pemilik yang tidak rutin datang ke kantor untuk mengecek segala keterjadian yang

ada

- Persediaan yang banyak tidak laku seharusnya dibuatkan metode promosi yang

lebih baik

- Adanya pembayaran double pada utang pada supplier

- Karyawan yang tidak diawasi oleh pemilik bisa saja malas dan tidak bekerja

semaunya

c. MORAL HAZARD YANG MUNGKIN DILAKUKAN OLEH PELANGGAN

- Tidak membayar utang

- Kabur atau hit and run

- Berbohong, bilang barang belum sampai padahal sudah, dan sebaliknya

d. MORAL HAZARD YANG MUNGKIN DILAKUKAN OLEH KARYAWAN

- Tidak bekerja maksimal saat pemilik tidak ada di kantor

- Bagian logistik lupa melakukan permintaan pembelian pada saat persediaan sudah

sedikit

- Sengaja tidak menghitung persediaan

- Sengaja melebihkan atau mengurangi penghitungan persediaan

- Pemalsuan stock opname

Kertas Kerja IV.4

USULAN KEBIJAKAN MANAJEMEN SIKLUS PENGELUARAN KAS-

PEMBELIAN CV. SUJU LAPAN SEMBILAN

Bagian pembelian seharusnya mengontak pemilik paling tidak setiap dua

minggu sekali untuk memastikan ditandatanganinya bukti kas keluar.

Dibuat sistem pencatatan pembelian dan pengeluaran kas yang sistematis. Dan

direkap setiap hari berakhir supaya ada rekapan jelas pada hari tersebut.

Harus ada sistem untuk memudahkan merekap atau mengupdate stock opname

secara berkala.

Stock opname dilakukan oleh bagian gudang, yang nantinya meminta

konfirmasi dari bagian pembelian supaya tidak ada kesalahan dalam pencatatan.

Seharusnya stock opname hanya dilakukan oleh bagian gudang, sedangkan

bagian penjualan mengawasi, sesuai dengan catatan penjualan yang ia miliki

Untuk memperbaiki penghitungan stock opname, pemilik juga ikut

mendampingi suipaya penghitungan stock opname benar-benar dilakukan secara

jujur

Apabila terjadi kesalahan dalam pemrosesan transaksi maka harus dilakukan

evaluasi, pengecekan ulang dan perbaikan yang bijaksana, dan apabila ditemukan

bahwa kesalahan pemrosesan transaksi mengakibatkan kerugian bagi perusahaan

dan disebabkan kelalaian karyawan yang bertugas, maka karyawan yang

bersangkutan harus mempertanggungjawabkannya dengan cara mengganti atau

dikompensasikan pada gaji karyawan

Sebelum melakukan pembayaran, harus ada salinan arsip, untuk dikonfirmasi

pada bagian pembelian dan keuangan serta meminta konfirmasi dari supplier

supaya tidak terdapat pembayaran yang dobel.

Perusahaan menerapkan sistem pembayaran yang lebih fleksibel seperti lewat

kartu kredit maupun debit lintas negara. Hal ini agar lebih mudah dalam

pembayaran, dan bisa dengan menghubungi pemilik untuk menanyakan

persetujuannya untuk kas keluar. Dan buktinya dapat ditandatangani saat pemilik

datang.

Bagian gudang harus selalu update dengan persediaan yang ada dan

menginformasikannya pada bagian penjualan supaya tidak terjadi kerugian yang

besar.

Untuk pelanggan yang tidak membayar utang, bisa saja ditagih secara

langsung ke rumah atau perusahaan pelanggan, dan diberikan denda supaya tidak

ada pelanggan yang nakal lagi