Kertas Kerja I.1

1. Apakah bentuk badan hukum dari perusahaan yang digambarkan di modul ?

Bentuk perusahaan adalah CV (commanditaire vennootschap) / persekutuan komanditer

2. Apakah sudah terdapat sistem informasi di CV. Suju Lapan Sembilan ?

CV Suju Lapan Sembilan telah memiliki system informasi yang dibangun oleh Anang

3. Secara umum apa hasil survey awal tim analis atas sistem informasi yang terdapat di CV. Suju

Lapan Sembilan?

Hasil survey awal tim analis atas system informasi

CV Suju Lapan Sembilan adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan pangan

Sistem informasi akuntansi yang telah ada seluruh operasional masih terpusat pada Ny.

Ashanti

Perusahaan belum memiliki SOP (standart Operating Procedure) yang tertulis

Kebijakan umum terkait operasional belum disajikan secara tertulis

Struktur dan deskripsi kerja belum memiliki SOP yang tertulis, Pada prosedur penjualan,

pembelian dan penggajian beserta dengan kebijakan manajemen pun belum memiliki SOP

tertulis

Dokumen yang ada dan format laporan manajerial telah dibuat oleh manajemen

Daftar nama karyawan nama pemasok dan pelanggan

Kode Akun dan Laporan Keuangan

4. Sebagai apakah posisi anda di dalam pengerjaan proyek perancangan sistem ini?

Posisi dalam pengerjaan proyek perancangan ini adalah sebagai analis junior untuk membantu

melakukan analisa dan perancangan system informasi berbasis manual

5. Apakah keinginan dari pemilik atas sistem informasi yang akan dibangun oleh Kantor Konsultan

Sistem IWAY?

Keinginan dari pemilik atas system informasi yang akan dibangun Kantor Konsultan Sistem

IWAY

Sistem yang fleksibel

Pembayaran pajak tidak lagi menggunakan norma dan menyesuaikan jurnal dengan

peraturan perpajakan

Analisa atas laporan manajerial yang baik untuk membantu membuat keputusan bisnis

Pengimplementasian system manual selanjutnya Sistem informasi yang terkomputerisasi

System yang terkomputerisasi dengan jurnal yang otomatis untuk siklus penerimaan kas

dan pengeluaran kas sehingga akuntansi tidak perlu banyak terlibat atas proses jurnal

khusus ini

Kertas kerja II.1

Departemen/Unit Kerja apa saja yang terdapat pada CV. Suju Lapan Sembilan?

Departemen / unit kerja pada CV Suju Lapan Sembilan

1. General Manajer2. Kesekretariatan dan Personalia3. Manajer operasional

Penjualan Logistik & pengirimanPramuniaga dan Marketing

4. Manajer keuanganAkuntansi & keuangan

Siapa saja yang mempunyai hubungan keluarga pada struktur organisasi di atas?

Hubungan keluarga pada struktur organisasi

Perryh keponakan dari Ny Ashanti Suleman Sepupu dari Agnezmo Lady dan Katty keponakan dari Sity

Siapa yang menduduki posisi Keuangan dan Akuntansi?

Suleman sitty

Siapa yang menduduki posisi Kesekretariatan dan Personalia?

Agnezmo menduduki posisi Kesekretariatan dan Personalia

Apakah keinginan kedepan pemilik CV. Suju Lapan Sembilan ?

Keinginan dari pemilik atas system informasi yang akan dibangun Kantor Konsultan Sistem IWAY

Sistem yang fleksibel

Pembayaran pajak tidak lagi menggunakan norma dan menyesuaikan jurnal dengan peraturan

perpajakan

Analisa atas laporan manajerial yang baik untuk membantu membuat keputusan bisnis

Pengimplementasian system manual selanjutnya Sistem informasi yang terkomputerisasi

System yang terkomputerisasi dengan jurnal yang otomatis untuk siklus penerimaan kas dan

pengeluaran kas sehingga akuntansi tidak perlu banyak terlibat atas proses jurnal khusus ini

Kertas kerja II.2

Hal yang sudah memenuhi persyaratan Sistem pengendalian Internal

1) CV. Suju Lapan memiliki suatu pelaporan akuntansi yang mencatat dengan jelas setiap transaksi yang terjadi dilingkup perusahaan, serta data-data yang mendukung laporan tersebut.

2) CV. Suju Lapan memiliki kebijakan manajemen atas setiap struktur organisasinya yang dapat menjadi pedoman bagi pelaksana disetiap bagian organisasi dalam melakukan perannya.

3) CV. Suju Lapan telah memiliki sistem informasi akuntansi yang terintegrasi dengan baik

Kertas kerja II.3

Kelemahan Struktur organisasi

• Struktur organisasi yang terpusat pada General Manager

Terpusatnya segala aktivitas pada general manajer mengakibatkan bertumpuknya deskripsi kerja pada general manager hal ini berpoatensi memunculkan beberapa prosedur yang tidak terselenggara dengan baik

• Belum memiliki struktur organisasi dan deskripsi kerja secara tertulis

• Adanya perangkapan posisi dan tanggung jawab pada general manajer, manajer operasional dan manajer keuangan

Berdasarkan informasi dari hasil wawancara Ny. Ashanti merangkap sebagai general manager, manajer operasional & manajer keuangan

• Struktur organisasi yang belum memenuhi kebutuhan pengendalian

Harus ada aktivitas pengendalian dari bagian administrasi. Fungsi pengendalian ini diperuntukkan agar dapat menjaga kepatuhan dan ketepatan kinerja dari masing masing bagian

• Terdapat kurangnya pertimbangan akan bentuk struktur organisasi yang sesuai dengan kegiatan operasional baik untuk saat ini maupun untuk masa depan dalam jangka waktu tertentu.

Kurang cukup memperhatikan bagaimana bentuk struktur untuk beberapa tahun kedepan sesuai dengan rencana jangka panjang, sehingga ada kemungkinan terjadinya perombakan struktur organisasi yang dapat mengeluarkan biaya & waktu yang tidak sedikit

Kelemahan deskrispsi kerja

• perangkapan jabatan pada bagian-bagian yang saling mengontrol.

• Pada bagian penjualan dan bagian Pramuniaga & marketing memiliki tanggung jawab yang sama yaitu; bertanggungjawab atas persediaan barang di took sehingga ada kemungkinan saling lempar tanggungjawab

• deskripsi kerja bidang marketing kurang jelas, pada deskripsi dijelaskan Pramuniaga dan marketing memiliki tanggung jawa yang sama, padahal keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Seharusnya dibuat departemen marketing tersendiri dengan job desk yang lebih jelas.

• Ada Deskripsi kerja tidak sesuai pada bagian Keseketarian dan Personalia

Kertas kerja II.4

Ya/Tidak (Coret yang bukan jawaban anda)

Kertas kerja II.5

Usulan struktur organisasi dan deskripsi kerja

DESKRIPSI KERJA :

GENERAL MANAGER

1. Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal

2. Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat

3. Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya

4. Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul

5. Mengarahkan fungsi setiap departemen dalam menjalankan strategi perusahaan

MANAJER KEUANGAN

1. Memonitor, mengumpulkan data dan menganalisa posisi kas perusahaan dan aliran kas dengan melihat pertimbangan kondisi modal, piutang, pembayaran dan pengeluaran secara kontinu untuk memastikan keseimbangan kondisi keuangan perusahaan

2. Memastikan kelancaran hubungan dengan pihak perbankan untuk mendapatkan kesepakatan, kepercayaan, kerjasama dan aktifitas perbankan lainnya yang dapat membantu proses perbankan untuk perusahaan sesuai priorirtas yang diharapkan

3. Melakukan koordinasi koleksi data keuangan serta sistem dan prosedur keuangan lainnya agar seluruh aktivitas keuangan yang dilakukan perusahaan dapat terkoordinasi dan terdokumentasi dengan baik sesuai peraturan perusahaan

4. Melakukan analisa keuangan dengan perbandingan kondisi dengan pasar dan valuta asing untuk analisa keuangan yang akurat

5. Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan

ACCOUNTING

1. Merencanakan strategi akuntansi perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis perusahaan2. Mengatur dan mengarahkan pencatatan neraca perusahaan sesuai aktivitas perusahaan dan

menjaga keseimbangan neraca R/L3. Mengontrol dan mengevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas akunting lainnya agar dapat

berjalan secara tepat dan akurat4. Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem akunting untuk memberi masukan terhadap

sistem keuangan dan strategi bisnis5. Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian akunting agar dapat berjalan optimal dan

meningkatkan kinerja SDM akunting6. Menjalankan tugas-tugas terkait lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan

MANAJER OPERASI

1. Memimpin kegiatan operasional perusahaan2. Mengatur kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan3. Memastikan kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan lancar

LOGISTIK

1. Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pergudangan, pengiriman, persediaan, dan pembelian

2. memastikan permintaan pengadaan barang dapat terpenuhi sesuai dengan kebutuhan, tepat waktu, efisien dan efektif

PENJUALAN DAN MARKETING

1. Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta system promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan

2. Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal

3. Memonitor jumlah stock seluruh Dept. Sales & Marketing untuk memastikan umur stock perusahaan tidak melebihi target yang telah ditentukan.

4. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dg target yang ditentukan

5. Menganalisa dan memberikan arah pengembangan design & warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar

6. Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan

7. Menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal

USULAN STRUKTUR ORGANISASI SAAT INI :

GENERAL MANAGER

MANAJER OPERASIONAL

PENJUALAN DAN MARKETING

LOGISTIK DAN PENGIRIMAN

PRAMUNIAGA

MANAJER KEUANGAN

BAGIAN AKUNTANSI DAN KEUANGAN

KESEKERTARIATAN DAN PERSONALIA

USULAN STRUKTUR ORGANISASI 2 TAHUN LAGI :

GENERAL MANAGER

MANAJER KEUANGAN

DIVISI AKUNTANSI

DIVISI KEUANGAN

MANAJER PERSONALIA MANAJER OPERASI

DIVISI LOGISTIK

MANAJER PENJUALAN DAN

MARKETING

KESEKERTARIATAN