POLITEKNIK NEGERI MANADO JURUSAN ADMINISTRASI...
104
POLITEKNIK NEGERI MANADO JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS TAHUN 2018
Transcript of POLITEKNIK NEGERI MANADO JURUSAN ADMINISTRASI...
POLITEKNIK NEGERI MANADO
JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
TAHUN 2018
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, karena
berkat bimbingan dan pertolongan-Nya sehingga Modul Praktek Kearsipan untuk
Mahasiswa Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Manado ini dapat
diselesaikan.
Modul ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagai salah satu buku
pegangan atau pedoman dalam melakukan kegiatan Praktek Kearsipan, yang
merupakan kegiatan penunjang pada Matakuliah Praktek Kearsipan Jurusan
Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Manado.
Modul ini diharapkan dapat membantu kegiatan perkuliahan dengan lebih
baik, terarah dan terencana. Setiap modul terdapat evaluasi dengan soal-soal
praktek yang akan digunakan sebagai alat ukur tingkat penguasaan materi setiap
modul.
Modul ini dapat terselesaikan karena dorongan dan bantuan dari berbagai
pihak demi kemajuan pendidikan yang lebih baik, oleh karena itu penyusun patut
menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya atas
bantuan yang diberikan secara langsung atau tidak langsung dalam penyusunan
modul ini.
Penyusun sangat mengharapkan kritikan dan saran yang sifatnya
membangun demi penyempurnaan modul ini diwaktu yang akan datang.
Tuhan Memberkati.
Manado, November 2018
Penyusun
i
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
DAFTAR ISI
Cover
Kata Pengantar ............................................................................................. i
Daftar Isi ...................................................................................................... ii
MODUL I MENJELASKAN PENTINGNYA KEARSIPAN PADA SUATU
KANTOR
A. Pentingnya Kearsipan ...................................................................... 1
B. Berbagai Istilah dalam Kearsipan .................................................... 2
C. Tujuan Kearsipan ............................................................................. 4
D. Kegunaan dan Nilai Guna Arsip ...................................................... 5
1. Kegunaan Arsip ................................................................... 5
2. Nilai Guna Arsip .................................................................. 5
E. Undang-undang Kearsipan ............................................................... 6
F. Jenis-jenis Arsip ............................................................................... 14
1. Jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya .................................. 15
2. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya ............................... 15
3. Jenis-jenis arsip menurut bentuknya .................................... 16
4. Jenis-jenis arsip menurut masalahnya .................................. 16
5. Jenis-jenis arsip berdasarkan pemiliknya ............................. 16
G. Siklus Hidup Arsip (Life Cycle Of Records) ................................... 17
H. Kegunaan Siklus Hidup Arsip ......................................................... 17
I. Latihan Soal .................................................................................... 19
MODUL II MENERAPKAN ASAS-ASAS KEARSIPAN
A. Asas Sentralisasi ............................................................................. 22
B. Asas Desentralisasi ......................................................................... 23
C. Asas Gabungan (Sentralisasi dan Desentralisasi) ............................ 24
D. Latihan Soal .................................................................................... 25
MODUL III MEMPROSES WARKAT SESUAI DENGAN PROSEDUR
PENANGANAN SURAT MASUK/KELUAR SISTEM BUKU
AGENDA DAN KARTU KENDALI
A. Menangani Surat Masuk .................................................................. 27
ii
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
1. Menangani Surat Masuk Sistem Buku Agenda ........................... 27
2. Menangani Surat Masuk Sistem Kartu Kendali ........................... 29
B. Menangani Surat Keluar .................................................................. 31
1. Menangani Surat Keluar Sistem Buku Agenda ........................... 31
2. Menangani Surat Keluar Sistem Kartu Kendali ........................... 32
C. Latihan Soal .................................................................................... 34
MODUL IV MENYIMPAN DAN MENEMUKAN KEMBALI WARKAT
BERDASARKAN SISTEM PENYIMPANAN YANG
DIGUNAKAN
A. Sistem Penyimpanan Arsip .............................................................. 36
1. Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip ........................................ 36
2. Tujuan Sistem Penyimpanan Arsip .............................................. 37
3. Jenis Sistem Penyimpanan Arsip ................................................. 37
a. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System .......................... 37
b. Sistem Nomor/Numerical Filling System ............................ 38
c. Sistem Tanggal/Chronological Filling System .................... 39
d. Sistem Wilayah/Geographical Filling System ..................... 40
e. Sistem Subjek/Subjectical Filling System ........................... 41
4. Langkah-langkah Penyimpanan Arsip ........................................ 42
B. Latihan Soal .................................................................................... 44
MODUL V MEMILIH DAN MENGGUNAKAN ALAT-ALAT KEARSIPAN
A. Macam-macam Peralatan Arsip ....................................................... 57
B. Latihan ............................................................................................. 73
MODUL VI MENDEMOSTRASIKAN PROSES PEMINJAMAN DAN
PEMELIHARAAN
A. Peminjaman dan Pemeliharaan ........................................................ 74
1. Konsep Dasar/Pengertian ........................................................... 74
2. Perawatan Arsip ......................................................................... 77
B. Pengamanan Arsip ........................................................................... 78
C. Bahan Arsip Kertas .......................................................................... 78
D. Latihan Soal .................................................................................... 80
iii
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL VII MENILAI DAN MENYUSUTKAN ARSIP
A. Konsep Dasar Penyusutan Arsip ...................................................... 81
B. Prosedur Penyusutan Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip ....... 82
C. Prosedur Penyusutan Arsip yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip . 83
D. Latihan Soal .................................................................................... 84
MODUL VIII MENJELASKAN BERBAGAI KEARSIPAN SECARA
ELAKTRONIK
A. Pengertian Arsip Elektronik atau Arsip Digital .............................. 88
B. Latihan Soal .................................................................................... 90
DAFTAR PUSTAKA
iv
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 1
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Tujuan Umum : Mahasiswa diharapkan mampu menjelaskan Peranan dan Fungsi Kearsipan dari suatu Kantor
Tujuan Khusus : - Mahasiswa mampu menjelaskan berbagai istilah yang terdapat di dalam
kearsipan - Mahasiswa mampu menjelaskan tujuan dan nilai kearsipan - Mahasiswa mampu menjelaskan berbagai arsip sesuai dengan Undang-
undang Pokok Kearsipan - Mahasiswa mampu menjelaskan jenis jenis arsip - Mahasiswa mampu menggambarkan siklus hidup kearsipan
A. Pentingnya Kearsipan
Kearsipan sangat dibutuhkan oleh berbagai
institusi. Berbagai macam institusi pasti memiliki arsip
untuk disimpan, dan diantaranya tentu merupakan
arsip penting.
Dalam perjalanan suatu perusahaan berbagai
arsip pasti selalu dibutuhkan untuk
menunjukkan kinerja perusahaan tersebut. Berbagai
macam hal yang berkaitan bersama data penting satu
perusahaan berada dalam arsip dan sayangnya tidak
semua divisi bertanggung jawab mengenai kepentingan arsip tersebut.
Modul 1
Menjelaskan
Pentingnya Kearsipan
pada Suatu Kantor
Kegiatan
belajar 1
1
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Kesulitan yang terjadi terletak pada bagaimana mendapatkan arsip tersebut
ketika dibutuhkan. Karena itulah seorang karyawan harus benar-benar menguasai
Kearsipan. Pentingnya arsip bagi kelangsungan perusahaan menuntut perusahaan
untuk memberdayakan karyawannya dalam mengatur arsip perusahaan.
Beberapa training bisa anda lakukan, namun latihan yang dilakukan setiap
harinya merupakan faktor penting untuk mencapai kerapian arsip perusahaan.
B. Berbagai Istilah dalam Kearsipan
1. Foto merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau
individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang
mengandung arti informasi.
2. Filling Cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara
vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (Hang Map).
Merupakan jenis sarana pengarsipan yang sering digunakan karena daya
tampung yang cukup besar, walaupun bersifat statis.
3. Video merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau
individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang
mengandung arti informasi dalam bentuk rekaman film.
4. Map adalah lipatan yang terbuat dari karton/ kertas tebal atau plastic yang
digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.
5. Kartu Kendali adalah selembar kertas berukuran 10x15 cm yang berisikan
data-data suatu surat, seperti indeks, isi ringkasan surat, lampiran, dari, kepada,
tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, surat
masuk, surat keluar, kode dan catatan.
6. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) adalah lembaga kearsipan
berbentuk lembaga pemerintahan non kementrian yang melaksanakan tugas
negara dibidang kearsipan yang berkedudukan di Ibu Kota Negara.
7. Tata Naskah adalah penerapan prinsip-prinsip dari teknik manajemen
kearsipan pada surat-menyurat serta mengatur sikap dan tata laku serta menjadi
pedoman dalam komunikasi.
8. Dokumen adalah sejumlah kertas yang isinya memiliki nilai kesejarahan yang
disimpan menjadi satu.
2
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
9. Microfilm adalah salah satu media untuk penyimpanan.
10. JRA (Jadwal Retensi Arsip) adalah daftar yang berisi jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.
11. Arsip Elektronik adalah media penyimpanan dan pengelolaan arsip seiring
dengan kemajuan teknologi.
12. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
13. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan
kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan
kegiatan kearsipan.
14. Dokumentasi adalah kegiatan untuk pendokumenan dengan meliputi tulisan,
foto, laporan, dan beberapa kegiatan lainnya dengan cara merekam setiap
tindakan organisasi tersebut. Kaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai
teknik permulaan untuk mendapatkan arsip yang bagus, seperti halnya foto yang
bagus dapat diarsipkan dan untuk mendapatkan foto yang bagus harus dengan
cara menguasai ilmu dokumentasi yang mahir dengan konsen ke ilmu fotografi.
15. Records adalahsebutan untuk arsip dinamis dalam Bahasa Inggris.
16. Buku Agenda adalah suatu sistem dimana surat masuk dan atau surat keluar
dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya
didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.
17. Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi dan
baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang berukuran kecil
seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
18. Rotary adalah alat semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan
secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam
penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat
ini terbuat dari bahan yang kuat dari logam atau besi dan arsip disimpan pada
alat ini secara lateral.
3
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
19. Unit Pengolah adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi
organisasi.
20. Guide adalah merupakan penunjuk tempat berkas-berkas disimpan dan
berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.
21. Kode Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dari klasifikasi arsip.
C. Tujuan Kearsipan
a. Menurut UU No.7 tahun 1971 pasal 3 :
Menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta
untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
pemerintah.
b. Menurut Drs. Soewito
1) Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2) Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.
3) Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip
yang dibutuhkan.
4) Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.
5) Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6) Untuk menjaga kelestarian arsip.
c. Menurut Drs. E. Martono
1) Menyediakan warkat jika diperlukan.
2) Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.
3) Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu dengan
yang lainnya.
4) Menghemat tempat penyimpanan.
5) Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau
kebakaran.
6) Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan.
d. Tujuan kearsipan secara umum adalah sebagai berikut :
1. Menerima warkat
4
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system
tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.
D. Kegunaan dan Nilai Guna Arsip
1. Kegunaan Arsip
Mengatur arsip berarti bagaimana menyusun data perusahaan dari awal
berdiri sampai saat ini. Arsip bisa berarti laporan dari setiap keputusan atau aturan
dari satu perusahaan. Arsip bisa berisi data keuangan, data karyawan dan data
lainnya. Sehingga Arsip bisa dikatakan vital dalam satu perusahaan.
Dengan kemajuan teknologi, anda bisa memanfaatkan beberapa keuntungan
dalam menata arsip, yaitu diantaranya:
Tidak menghamburkan jumlah kertas yang ada. Sistem komputerisasi
menjadikan arsip bisa disimpan dalam satu tempat dan bisa dilihat kapan
saja. Jika anda masih menggunakan cara lama, penyusunan arsip tersebut
harus menggunakan cara manual. Dimana dibutuhkan ruangan besar, atau
lemari untuk menyimpan data tersebut.
Jika data tersebut hilang atau dicuri, maka akan sedikit sulit untuk mencari
penggantinya. Selain itu dengan majunya sistem pengetikan yang ada, anda
diuntungkan dalam menyusun harus seperti apa data perusahaan.
Bisa dengan mudah dijadikan sebagai acuan dalam peforma suatu
perusahaan. Karena dengan melihat perkembangan arsip, anda sendiri bisa
menilai tingkat kemajuan perusahaan.
2. Nilai Guna Arsip
a. Arsip bernilai informasi
contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
5
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
b. Arsip bernilai administrasi
contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur
kerja, dan uraian tugas pegawai.
c. Arsip bernilai hukum
contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat
perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d. Arsip bernilai sejarah
contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah
contoh: hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan
contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan
contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program
pelajaran
h. Dokumentasi
Contoh : foto dijadikan sebagai video
E. Undang-Undang Kearsipan
ANRI
Arsip Nasional Republik Indonsia (disingkat ANRI) merupakan salah
satu Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang dibentuk berdasarkan Undang-
Undang No.7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang kemudian
diubah menjadi Undang-Undang No. 43/2009 Tentang Kearsipan dalam rangka
melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Tugas
ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam
penyelenggaraan pemerintahan saat ini karena Arsip sendiri memiliki fungsi yang
sangat vital sebagai memori kolektif bangsa, selain itu ANRI juga berperan sebagai
6
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
pembina Kearsipan Nasional sesuai dengan Pasal 8 Ayat 1 Undang-undang Nomor
43 Tahun 2009.
Melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa dari masa ke masa.
Memori kolektif tersebut adalah juga identitas dan harkat sebuah bangsa. Kesadaran
akademis yang dilandasi oleh beban moral untuk menyelamatkan arsip sebagai
bukti pertanggungjawaban nasional sekaligus sebagai warisan budaya bangsa,
dapat menghindari hilangnya informasi sejarah perjalanan sebuah bangsa serta
harkat sebagai bangsa yang berbudaya.
Kedudukan
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah Lembaga Pemerintah
Non Kementrian (LPNK) yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab
kepada Presiden.
Fungsi
Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan
Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas lembaga
Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang
kearsipan
Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang
perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana,
kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan
rumah tangga.
Kewenangan
Penyusunan rencana nasional secara makro di kearsipan
Penetapan dan penyelenggaraan kearsipan nasional untuk mendukung
pembangunan secara makro
Penetapan sistem informasi di bidang kearsipan
Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku yaitu:
7
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Perumusan dan pelaksanaan kebijakan tertentu di bidang kearsipan
Penyelamatan dan pelestarian arsip serta pemanfaatan naskah sumber arsip.
Rencana Strategis
Untuk memberikan arah dan prioritas terhadap pelaksanaan pembangunan
bidang kearsipan, maka ANRI membetuk Rencana Strategis.
Landarchief (1892- 1942)
Lembaga kearsipan di Indonesia, seperti yang kita kenal sekarang ini,
secara de facto sudah ada sejak 28 Januari 1892, ketika Pemerintah Hindia
Belanda mendirikan Landarchief. Pada tanggal tersebut dikukuhkan pula
jabatan landarchivaris yang bertanggungjawab memelihara arsip-arsip pada masa
VOC hingga masa pemerintahan Hindia Belanda untuk kepentingan administrasi
dan ilmu pengetahuan, serta membantu kelancaran pelaksanaan pemerintahan.
Adapun landarchivaris pertama adalah Mr. Jacob Anne van der Chijs yang
berlangsung hingga tahun 1905. Pengganti Mr. Jacob Anne van der Chijs adalah
Dr. F. de Haan 1905 - 1992 yang hasil karya-karyanya banyak dipakai sebagai
referensi bagi ahli-ahli sejarah Indonesia. Pengganti de Haan adalah E.C. Godee
Molsbergen, yang menjabat dari tahun 1922 -1937. Pejabat landarchivaris yang
terakhir pada masa Pemerintahan Hindia Belanda adalah Dr. Frans Rijndert Johan
Verhoeven dari 1937 - 1942.
Pada masa pergerakan nasionalisme kebangsaan di Indonesia, terutama
pada tahun 1926-1929, Pemerintah Hindia Belanda berusaha menangkis dan
menolak tuntutanIndonesia Merdeka. Dalam rangka penolakan
tersebut, Lansarchief mendapat tugas khusus, yaitu: ikut serta secara aktif dalam
pekerjaan ilmiah untuk penulisan sejarah Hindia Belanda, serta mengawasi dan
mengamankan peninggalan-peninggalan orang Belanda. Pada tahun 1940-1942
pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Arschief Ordonantie yang bertujuan
menjamin keselamatan arsip-arsip pemerintah Hindia Belanda, yang isinya antara
lain:
8
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Semua arsip-arsip pemerintah adalah hak milik tunggal pemerintah.
Batas arsip baru adalah 40 tahun.
Arsip-arsip yang melampaui masa usia 40 tahun diperlakukan secara khusus
menurut peraturan-peraturan tertentu diserahkan kepada Algemeen
Landarchief di Batavia (Jakarta).
Kōbunshokan (1942-1945)
Masa pendudukan Jepang merupakan masa yang sepi dalam dunia
kearsipan, karena pada masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip. Oleh
karena itu, Arsip Nasional RI tidak memiliki khasanah arsip pada masa pendudukan
Jepang. Lembaga Kearsipan yang pada masa Hindia Belanda bernama Landarchief,
pada masa pendudukan Jepangberganti dengan istilah Kobunsjokan yang
ditempatkan di bawah Bunkyokyoku. Sebagaimana pegawai-pegawai Belanda
lainnya, sebagian pegawai Landarchief pun dimasukkan kamp tawanan Jepang.
Meskipun demikian, pada masa tersebut posisi Landarchief sangat penting bagi
orang-orang Belanda yang ingin mendapatkan keterangan asal usul keturunannya.
Keterangan dari arsip tersebut diperlukan untuk membebaskan diri dari
tawanan Jepang, jika mereka dapat menunjukkan bukti turunan
orang Indonesia meski bukan dari hasil pernikahan.
Arsip Negeri (1945-1947)
Secara yuridis, keberadaan lembaga kearsipan Indonesia dimulai sejak
diproklamasikan kemerdekaan Indonesia 17 Agustus 1945. Namun tidak
dimungkiri, bahwa keberadaan dan perkembangan Arsip Nasional RI merupakan
hasil dari pengalaman kegiatan dan organisasi kearsipan pada masa pemerintah
Kolonial Belanda (landarchief) dan produk-produk kearsipannya.Setelah
kemerdekaan Republik Indonesia, lembaga kearsipan (landarchief) diambil
oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan KementerianPendidikan
Pengajaran dan Kebudayaan, dan diberi nama Arsip Negeri. Keberadaan Arsip
Negeri ini berlangsung sampai pertengahan tahun 1947 ketika pemerintah NICA
datang ke Indonesia.
9
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Landsarchief (1947-1949)
Sejak Belanda melancarkan agresi militer yang pertama dan berhasil
menduduki wilayah Indonesia pada tahun 1947, keberadaan Arsip Negeri diambil
alih kembali olehpemerintah Belanda. Nama Lembaga Arsip Negeri berganti lagi
menjadi landsarchief kembali. Sebagai pimpinan landsarchief adalah Prof.W. Ph.
Coolhaas yang menjabat hingga berdirinya Republik Indonesia Serikat (RIS) dan
diakuinya kedaulatan Pemerintah Republik Indonesia oleh Belanda pada akhir
tahun 1949. Setelah itu lembaga kearsipan kembali ketangan Pemerintah Republik
Indonesia.
Arsip Negara (1950-1959)
Setelah Konferensi Meja Bundar tanggal 27 Desember 1947, Pemerintah
Belanda melaksanakan pengembalian kedaulatan kepada Pemerintah Republik
Indonesia,termasuk pengembalian lembaga-lembaga pemerintah. Sebagaimana
tahun1945-1947, landsarchief ditempatkan kembali di bawah Kementerian
Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K). Pada masa pengambilalihan
Landsarchief oleh pemerintah Republik Indonesia Serikat, masih diusahakan
konsepsi asli tentang statusnya sebagai Arsip Negeri RIS. Hal tersebut
dimaksudkan agar arsip-arsip pemerintah pusat dapat disalurkan ke Arsip Negeri
RIS. Namun konsep Arsip Negeri itu tidak bertahan lama. Pada tanggal 26 April
1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/B, nama Arsip Negeri berubah
menjadi Arsip Negara RIS. Sedangkan sebagai pimpinan lembaga Arsip Negara
tersebut adalah Prof. R. Soekanto. Prof. R. Soekanto merupakan orang asli
Indonesia yang pertama kalinya memimpin lembaga kearsipan Indonesia.
Kepemimpinan Prof. R. Soekanto berlangsung selama enam tahun hingga tahun
1957. Sebagai penggantinya adalah Drs. R. Mohammad Ali, seorang sejarawan
yang menulis buku Pengantar Ilmu SejarahIndonesia. Pergantian ini merupakan
awal perubahan dasar dalam kepemimpinan di Arsip Negara, karena untuk pertama
kalinya istilah Kepala Arsip Negara dipakai untuk jabatan tersebut. Nama Arsip
Negara secara resmi dipakai hingga tahun 1959.
10
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Arsip Nasional (1959-1967)
Pada masa kepemimpinan Drs. R. Mohammad Ali diupayakan berbagai
usaha untuk meningkatkan peran dan status lembaga Arsip Negara. Langkah
pertama yang diambil adalah memasukkan Arsip Negara dalam Lembaga Sejarah
pada Kementerian PP dan K. Perubahan itu ditetapkan
melalui Surat Keputusan Menteri nomor 130433/5, tanggal 24Desember 1957.
Berdasarkan SK menteri PP dan K nomor69626/a/s nama Arsip Negara berganti
menjadi Arsip Nasional. Perubahan ini berlaku surut semenjak 1 Januari 1959.
Perubahan kelembagaan Arsip Nasional tidak berhenti sampai disitu.
Berdasarkan Keputusan Presiden RI nomor 215 tanggal 16
Mei 1961,penyelenggaraan segala urusan Arsip Nasional dipindahkan ke
Kementerian Pertama RI, termasuk wewenang, tugas dan kewajiban, perlengkapan
materiil dan personalia, serta hak-hak dan kewajiban keuangan dan lain-lain. Tugas
dan Fungsi Arsip Nasional mengalami perluasan, sejak keluarnya Peraturan
Presiden nomor 19tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan
nasional. Berdasarkan Keputusan Presiden tersebut, tugas dan fungsi arsip Nasional
tidak hanyamenyelenggarakan kearsipan statis saja, akan tetapi juga terlibat dalam
penyelenggaraan kearsipan baru (dinamis).
Berdasarkan Keputusan Presiden RI No.188 tahun 1962, Arsip Nasional RI
ditempatkan di bawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus. Penempatan
ArsipNasional di Bidang Khusus dimaksudkan supaya arsip lebih diperhatikan,
karena bidang ini khusus diperuntukkan bagi tujuan penelitian sejarah.
Pada tahun 1964, nama Kemeterian Pertama Bidang Khusus berganti
menjadi Kementerian Kompartimen Hubungan dengan Rakyat (Menko Hubra).
Perubahan tersbeut disesuaikan dengan tugas dan fungsinya dalam mengkoordinasi
kementerian-kementerian negara. Dengan bergantinya nama kementerian tersebut,
otomatis Arsip Nasional berada di bawah kementerian yang baru tersebut. Di bawah
kementerian ini, Arsip Nasional mendapat tugas untuk melakukan pembinaan arsip.
Namun, perubahan tersebut tidak mempengaruhi tugas dan fungsiArsip Nasional
sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Presiden No.19 tahun1961.
Berdasarkan Keputusan Wakil Perdana Menteri No.08/WPM/BLLP/KPT/1966,
11
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Arsip Nasional ditempatkan di bawah Waperdam RIbidang Lembaga-lembaga
Politik. Namun secara fungsional, Arsip Nasional tetap memusatkan kegiatan-
kegiatan ilmiah dan kesejarahan.
Arsip Nasional RI (1967- sekarang)
Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip
Nasional, karena berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2
Desember1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non
Departemen yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Sementara
anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara.
Penetapan Arsip Nasional sebgai Lembaga Pemerintah Non
Departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967
yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak
bertentangan dengan UUD 1945,bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di
bawah Presidium Kabinet. Denganstatus baru tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip
Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai berikut;
Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI.
Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang
tentang Pokok-pokok Kearsipan.
Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs.R.
Mohammad Ali (1970) belum terlaksana. Oleh karena itu, Dra. Sumartini, yang
merupakan wanita pertama yang menjabat sebagai kepala Arsip Nasional, berjuang
untuk melanjutkan cita-cita pemimpin sebelumnya. Atas usaha-usaha dia dan
dukungan Menteri Sekretaris Negara Sudharmono, S.H., cita-cita dalam
memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang No.7/1971,
yang kemudian dikenal dengan Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, Keputusan Presiden No.26 Tahun 1974
secara tegas menyatakan bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip
Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung
bertanggungjawab kepada Presiden. Dengan keputusan tersebut, Arsip Nasional RI
disahkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen secara yuridis.
12
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Kebijakan ke arah pemikiran untuk penyempurnaan tugas dan fungsi Arsip
Nasional RI diwujudkan pada masa kepemimpinan Dr. Noerhadi Magetsari, yang
menggantikan Dra. Soemartini sebagai kepala Arsip Nasional tahun 1991 hingga
tahun 1998. Pada masa kepemimpinannya, Arsip Nasional RI mengalami
perubahan struktur organisasi yang baru dengan Keputusan Presiden RI nomor 92
tahun 1993 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut, Arsip Nasional RI disingkat
dengan ANRI. Perubahan yang cukup mencolok adalah pengembangan struktur
organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan
Unit Pelaksana Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI
di Daerah TK I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Seiring dengan pengembangan
struktur organisasi tersebut, ANRI juga mengembangkan SDM di bidang kearsipan;
yakni merekrut pegawai baru sebagai arsiparis. Oleh karena itu, jumlah arsiparis
ANRI meningkat drastis pada masa tersebut. Puncaknya adalah tahun 1995-1996
dengan jumlah arsiparis di ANRI Pusat mencapai 137 orang. Kepemimpinan Dr.
Noerhadi Magetsari sebagai kepala Arsip Nasional RI berlangsung hingga tahun
1998. Penggantinya adalah Dr. Moekhlis Paeni (mantan Deputi Konservasi ANRI
dan mantan Kepala ANRI Wilayah Ujung Pandang).
Pada masa kepemimpinan Dr. Moekhlis Paeni, dia melanjutkan kebijakan
kepemimpinan sebelumnya. Dalam rangka meningkatkan wujud sistem kearsipan
nasional yang handal, dia mencanangkan visi ANRI, yakni menjadikan arsip
sebagai simpul pemersatu bangsa. Seiring dengan perkembangan politik dan
pemerintahan di era reformasi, serta dalam rangka efektivitas dan efisiensi,
Presiden melalui Keputusan Presiden nomor 17 Tahun 2001 mengatur kedudukan,
tugas dan fungsi, susunan organisasi dan tatakerja Lembaga Pemerintah Non
Departeman. Sehubungan dengan hal tersebut, struktur organisasi ANRI pun
disesuaikan dengan Keputusan Presiden tersebut.
Sejak dilantiknya Drs. Oman Syahroni, M.Si. Tanggal 3 Juni 2003, melalui
Keputusan Presiden Nomor 74/M/2003, Menggantikan Dr. Mukhlis Paeni, Arsip
Nasional Republik Indonesia mengembangkan Program Sistem Pengelolaan Arsip
Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SiPATI) yaitu aplikasi pengelolaan
13
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
arsip dinamis secara elektronik sesuai dengan trend perkembangan globalisasi
informasi di mana hampir seluruh unit di kantor Pemerintah maupun Swasta telah
menggunakan perangkat komputer. SiPATI ini telah di aplikasikan dibeberapa
instansi Pemerintah Pusat.
Pada tanggal 6 Juli 2004, Drs. Djoko Utomo, MA dilantik menjadi Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan Keputusan Presiden
Nomor87/M/2004, tanggal 21 Juni 2004. Dalam masa kepemimpinannya Djoko
Utomo,sebagai Kepala ANRI yang dibesarkan di lingkungan ANRI berusaha
mewujudkan Visi dan Misi ANRI dengan berbagai program yang benar-benar
disesuaikan dengan perkembangan globalisasi dan kebutuhan yang ada di
lingkungan ANRI. Gedung Layanan Publik yang berada paling depan yang
merupakan ujung tombak layanan masyarakat direnovasi sedemikian rupa sehingga
menimbulkan kenyamanan bagi pengunjung yang datang. Kerjasama Nasional dan
Internasional digiatkan dalam rangka memajukan dunia kearsipan termasuk
kerjasama dalam rangka pengiriman pegawai ANRI untuk belajar di luar negeri.
Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) tidak hanya dilakukan
di luar negeri saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan memberikan kursus-
kursus yang dapat meningkatkan pengetahuan pegawai sehinggabisa memberikan
pengabdian terbaik kepada masyarakat sesuai dengan tugas danfungsi ANRI.
Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan
sambil terus mendorong dilaksanakannya program-program lainseperti program
Citra Daerah, Citra Nusantara maupun program lainnya seperti program Sistem
Informasi Jaringan Kearsipan Nasional. Syiar lembaga ANRI dan kearsipan pun
terus dilakukan terutama melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan
demikian diharapkan masyarakat mengetahui tugas dan fungsi ANRI yang pada
akhirnya nanti akan menimbulkan kesadaran masyarakat untuk memelihara
arsipnya.
F. Jenis-jenis Arsip
Berikut ini merupakan macam-macam arsip dan contoh beserta
penjelasannya berdasarkan sifat, fungsi, bentuk, masalah dan pemiliknya.
14
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
1. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya
Arsip tidak penting
yaitu arsip hanya
memiliki kegunaan
informasi saja. Contoh
arsip tidak penting
adalah surat undangan
atau brosur
Arsip biasa yaitu arsip
yang semula penting,
namun akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu.
Contoh arsip biasa adalah surat lamaran kerja atau surat keterangan
Arsip penting yaitu arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan
masa yang akan datang. Contoh arsip penting adalah surat perjanjian atau
surat kuasa
Arsip sangat penting yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-
lamanya yang bernilai sejarah atau ilmiah. Contoh arsip sangat penting
adalah naskah proklamasi atau teks deklarasi Internasional
Arsip rahasia yaitu arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja
dalam organisasi tertentu. Contoh arsip rahasia adalah data pegawai sebuah
perusahaan atau instansi.
2. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis
terdiri dari 3 jenis yaitu arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital.
15
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
3. Jenis-Jenis Arsip Menurut Bentuknya
Arsip berbentuk lembaran, contohnya seperti surat, kuitansi dan faktur
Arsip tidak berbentuk lembaran, contohnya seperti disket, flashdisk, CD dan
DVD
4. Jenis-Jenis Arsip Menurut Masalahnya
Financial record yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah keuangan.
Contoh arsip financial adalah kuitansi, giro dan cek
Inventory record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris. Contoh arsip inventory adalah catatan tentang jumlah barang,
merek, ukuran dan harga
Personal record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh arsip personal adalah surat lamaran kerja, curriculum
vitae (CV) dan absensi
Sales record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
Contoh arsip sales adalah daftar agen distributor dan daftar penjualan
barang
Production record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
Contoh arsip production adalah data produksi barang atau jasa
5. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya
Arsip Lembaga Pemerintahan yang antara lain meliputi Arsip Nasional di
Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di tiap ibu
kota Daerah Tingkat I atau provinsi (Arsip Nasional Daerah)
Arsip Instansi Pemerintah/swasta yang antara lain meliputi arsip primer dan
sekunder serta arsip sentral dan arsip unit.
16
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
G. Siklus Hidup Arsip (Life Cycle of Records)
Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup
sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai
contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak
boleh memiliki akhir yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan
berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan
pengelolaan catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir
fase. Bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup.
Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan,
skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk
pengambilan keputusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika
informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan data
yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut,
dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer,
diarsipkan atau dihancurkan.
H. Kegunaan Siklus Hidup Arsip
Records manajemen adalah sebuah cabang khusus dari pengelolaan
dokumen yang berhubungan dengan informasi yang melayani sebagai bukti dari
sebuah organisasi kegiatan bisnis. Records manajemen mencakup seperangkat
praktek-praktek yang diakui berkaitan dengan siklus hidup informasi, seperti
mengidentifikasi, mengklasifikasi, pengarsipan, melestarikan dan menghancurkan
catatan. ISO 15489: 2001 standard mendefinisikan sebagai "bidang manajemen
yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan,
penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi catatan, termasuk proses
untuk menangkap dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan usaha
dan transaksi dalam bentuk recods."
Aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah untuk penciptaan, penggunaan
dan pemeliharaan, penyimpanan, pencarian, disposisi, dan pelestarian direkam
segala bentuk informasi yang dihasilkan oleh sebuah organisasi dalam menjalankan
operasinya.
17
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Siklus hidup merupakan titik awal untuk pembuatan sebuah program
pengelolaan arsip. Tanpa hal itu, program pengelolaan arsip (records) tidak akan
dikelola atau tidak akan berjalan dengan baik. Tools, sistim, dan prosedur yang
dikembangkan untuk mengelola setiap fase siklus kehidupan. Sebagai contoh, file
rencana dan sistem pelacakan membantu mengelola arsip aktif dan semi-aktif.
Sebuah jadwal retensi adalah alat yang mengatur pergerakan catatan dari satu fase
ke yang berikutnya.
18
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Soal 1
Nokilalaki Ltd Jalan Piere Tendean XI No 4 Manado telah mengirim surat
penawaran kepada PT. Zepeto Jaya, Jalan Banua Buha Asri Blok A No 8 Manado.
Isi surat selengkapnya adalah sebagai berikut :
Dengan hormat,
Untuk memenuhi kebutuhan Ibu perihal tersebut diatas perkenankanlah kami
bersama ini menyampaikan penawaran harga barang sebagai berikut :
I. Set Komputer: (Rp)
1. Monitor 1.300.000,00
2. CPU 3.500.000,00
3. Mouse 250.000,00
4. Keyboard 1.750.000,00
5. Speaker 1.500.000,00
6. Hard Disk 2.000.000,00
7. Printer 3.250.000,00
8. LCD 2.500.000,00
9. Sound Card 1.750.000,00
10. Microphone 1.750.000,00
Jumlah 19.550.000,00
PPn (10%) 1.955.000,00
17.595.000,00
Penyerahan : Segera dari persediaan
Pembayaran : 25% pada saat penempatan pesanan
75 % setelah selesai terpasang
Garansi : Perangkat satu set Komputer, diberikan garansi selama 1
tahun. Atas kerusakan yang disebabkan kesalahan kesalahan
dari pabrik dan berlaku di workshop kami di Manado.
Service dan
Maintenance : Untuk keperluan ini dapat diadakan suatu “Service
Maintenance Contract” tersendiri yang menjamin service rutin
setiap bulannya. Spare-parts cukup tersedia pada stock kami.
Demikian penawaran ini kami sampaikan dan atas perhatiannya serta sambil
menunggu pesanan ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ir. Alexandria Ryivena
Pimpinan
Sales Rep : Ir. Asterlita R.
I. latihan
19
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Jawaban atas surat tersebut diatas baru ditanya oleh Nokilalaki, Ltd setelah 2 bulan
kemudian. Nokilalaki, Ltd selama kurun waktu 2 bulan tersebut tentu saja
menyimpan surat penawarannya.
Diminta :
Coba sebutkan beberapa alasan untuk apa Nokilalaki, Ltd harus menyimpannya ?
Soal 2
Kumpulkan minimal sepuluh jenis arsip. Mahasiswa mencari dan mengumpulkan
10 jenis arsip.
Soal 3
Tuliskanlah definisi arsip berdasarkan arsip-arsip yang saudara kumpulkan.
Soal 4
Analisalah apa yang menyebabkan timbulnya semua arsip tersebut.
Soal 5
Surat undangan yang ditujukan kepada PT. Leilem Jaya dari Dinas Tenaga Kerja
dan Transmigrasi Provinsi Sulawesi Utara yang bertujuan mengadakan kegiatan
penyuluhan kemitraan pelatihan (terlampir).
Diminta :
a. Jelaskan pendapat saudara apakah surat undangan tersebut termasuk dalam arsip
berdasarkan :
- Pengertian Kamus Umum Bahasa Indonesia
- Pengertian Arsip menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
ketentuan ketentuan pokok kearsipan
b. Buat suatu kesimpulan dari jawaban saudara pada point a
20
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Soal 6
Dalam Kearsipan dikenal istilah ‘ALFRED’ berhubung dengan nilai dan kegunaan
arsip
Diminta :
Jelaskan istilah ALFRED terdiri dari 6 nilai arsip.
21
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 2
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Tujuan Umum : Mahasiswa mampu menentukan Asas Kearsipan yang paling tepat digunakan
Tujuan Khusus : - Mahasiswa mampu menerapkan Asas Sentralisasi - Mahasiswa mampu menerapkan Asas Desentralisasi - Mahasiswa mampu menerapkan Asas Campuran
A. Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi, artinya pengurusan surat maupun arsip lainnya yang
berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta
penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri.
Badan ini dikenal dengan nama Unit Arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini
berarti pula unit-unit lainnya selain dari unit khusus tidak diperkenankan menerima
dan mengurus surat-surat secara langsung. Asas sentralisasi arsip ini akan efesien
dan efektif bila dilaksanakan oleh kantor yang lingkupnya kecil.
Keuntungan asas sentralisasi arsip adalah :
1. Efesiensi alat, alat dan biaya, maksudnya dapat menghemat alat,
ruangan dan biaya
2. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel
3. Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan
Modul 2
Menerapkan Asas-Asas
Kearsipan
Kegiatan
belajar 2
22
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
4. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan
Kelemahan asas sentralisasi :
1. Asas sentralisasi hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang kecil
2. Unit kerja yang besar akan, mengalami hambatan dan lambat
memeroleh arsip yang dibutuhkan
3. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dalam satu sistem
penyimpanan
B. Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan kearsipannya
dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga tiap unit dalam
organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan yang
diperlukan oleh lingkungannya. Pada umumnya asas ini dilaksanakan pada kantor-
kantor pemerintah maupun swasta, yang luas unit kerjanya. Tiap unit kerja akan
bertanggungjawab atas kegiatan pekerjaan kantor termasuk tugas kearsipan. Tugas
kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan,
pemindahan pemusnahan, dilaksanakan pada setiap unit kerja.
Keuntungan asas desentralisasi arsip :
1. Dapat menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya dapat dilakukan
oleh unit kerja masing-masing.
2. Pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai
3. Perencanaan dan pengawasan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif
4. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-
masing
5. Untuk memperoleh arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja
sendiri
6. Pengurutan arsip mudah dikerjakan, karena arsipnya sudah dikenal baik
230
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Kelemahan asas desentralisasi arsip, antara lain :
1. Penyimpanan arsip tersebar di setiap unit kerja, sehingga dapat
menimbulkan pemborosan alat maupun ruangan.
2. Pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor pusat,
agar petugas mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan
3. Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja, menimbulkan
pemborosan
4. Pengawasan juga dapat dilakukan oleh kantor pusat, sehingga menimbulkan
pemborosan.
C. Asas Gabungan (Sentralisasi dan Desentralisasi)
Asas gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan memadukan kebaikan
asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan-kelemahan dari kedua asas
tersebut dapat diperkecil. Pelaksanaan dalam praktik dapat dilakukan dengan
penyimpanan arsip aktif secara desentralisasi, sedangkan penyimpanan arsip inaktif
dipusatkan (sentralilasi).
Dalam menerapkan asas gabungan ini, perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai
berikut:
1. Penyeragaman klarifikasi antara arsip pusat dengan arsip bagian/unit organisasi
2. Ruang arsip pusat tidak jauh letaknya dari masing-masing unit yang ada
3. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan
24
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Soal 1
1. PT. Tira Purnama pada masa 2 tahun ini mengalami perkembangan pesat dalam
omzet penjualan. Seiring dengan perkembangan tersebut maka kegiatan
korespodensi juga mengalami peningkatan terutama arus surat masuk dan surat
keluar.
Pimpinan perusahaan mendiskusikan dengan kepala bagian yang ada di
perusahaan mengenai penanganan surat masuk dan keluar tersebut sampai
kepada penyimpannya dimana selama ini belum ada pedoman yang digunakan
terutama dalam penyimpanannya
Hal ini dapat terlihat surat yang disimpan disuatu bagian terkadang tidak ada
hubungannya;
Contohnya : Surat yang dikaitkan dengan bagian keuangan disimpan oleh
bagian personalia.
Kemungkinan lain sering terjadi kesulitan untuk mencari surat bila sewaktu-
waktu diperlukan disuatu bagian karena tidak diketahui dimana disimpan.
Arus surat masuk dan keluar sebanyak 50 buah surat per hari sehingga belum
tercipta secara baik dan belum ada pedoman yang digunakan.
PT. Tira Purnama terdiri dari 6 bagian/departemen yaitu :
Bagian Pemasaran
Bagian Keuangan
Bagian Produksi
Bagian Administrasi/Umum
Bagian Produksi
Bagian Personalia
PT. Tira Purnama mempunyai seorang sekertaris perusahaan. Tugas sekertaris
perusahaan ini juga menyimpan surat masuk/keluar di perusahaan, akan tetapi
masih banyak menemukan kesulitan. Di bagian administrasi/umum juga
menyimpan surat-surat.
D. latihan
25
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Diminta :
Saudara diminta untuk membantu mencari jalan keluar bagi perusahaan pada
studi kasus tersebut. Bagaimana seandainya keseluruhan surat-surat
dikumpulkan menjadi satu di bagian administrasi/umum ?
2. Berdasarkan kasus no. 1 bila arus surat masuk dan keluar semakin bertambah
dapat menimbulkan masalah di bagian administrasi/ umum, terlebih lagi bila di
perlukan sebuah arsip surat secara mendadak dan segera dilakukan tindak lanjut
secara cepat terhadap surat tersebut.
Dari permasalahan di atas saudara diminta untuk mencari alternatif kedua dalam
perorganisasian arsip di perusahaan tersebut yang dikenal dengan azas
desentralisasi.
3. Dari jawaban soal 1 dan 2 saudara diminta menganalisa azas yang baik
diterapkan dalam penyimpanan arsip di perusahaan karena kedua azas tersebut
memiliki kelebihan dan kelemahan. Jawaban saudara masih berdasarkan studi
kasus no. 1.
Soal 2
Perhatian jawaban pertanyaan No.1 tentukanlah kebaikan dan kelemahan masing-
masing azas tersebut
26
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 3
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Tujuan Umum : Mahasiswa diharapkan dapat memproses warkat sesuai dengan prosedur awal dan prosedur lanjutan dari dokumen-dokumen
Tujuan Khusus : - Mahasiswa mampu memproses warkat dengan buku agenda - Mahasiswa mampu memproses warkat dengan prosedur Kartu kendali - Mahasiswa Mampu memproses warkat dengan prosedur penyimpanan
arsip
A. Menangani Surat Masuk
Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak
penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut
tersimpan.
Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;
Sistem buku agenda
Sistem kartu kendali
1. Menangani Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-
surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat
disebut agendaris.
Modul 3
Memproses Warkat Sesuai
dengan Prosedur Penanganan
Surat Masuk/Keluar
Sistem Buku Agenda dan
Kartu Kendali
Kegiatan
belajar 3
27
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
a. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian
depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan
ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga.
Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat
mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang
masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah
yang sering kali menerima surat.
b. Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan
alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah
pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi
apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan
perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
c. Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka
dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas
biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan
membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat
penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu,
bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih
mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel
agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan
surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk
mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya
dari surat tersebut.
28
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
d. Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses
surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh
pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan
surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan
menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan
berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang
yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan
menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
e. Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat
tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh
pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut
lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang
ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada
orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti
penerimaan di buku ekspedisi intern.
f. Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian
tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu,
seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem
nomor.
2. Menangani Surat Masuk Sistem Kartu Kendali
a. Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama
kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk
pencatatn surat.
29
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
b. Ciri-ciri kartu kendali
Ciri-ciri kartu kendali:
1) Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara
lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa
2) Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna
kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.
c. Keuntungan kartu kendali
Keuntungan menggunakan kartu kendali :
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
d. Kolom kartu kendali
Kolom kartu kendali :
- Indeks: Diisi indeks surat
- Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
- Tanggal: Diisi tanggal terima surat
- No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
- M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
- Perihal: Diisi hal surat
- Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
- Lampiran: Lampiran surat
- Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
- Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
- Tanggal surat: Diisi tanggal surat
- No surat: Diisi nomor surat
- Pengolah: Diisi unit pengolah
- Paraf: Diisi paraf pengolah surat
30
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
B. Menangani Surat Keluar
1. Menangani Surat Keluar dengan Sistem Buku Agenda
Adapun prosedur pengurusan surat
keluar sistem buku agenda, diantaranya sebagai
berikut :
a. Pembuatan Konsep
Dilakukan oleh pimpinan yang
menandatangani surat pada lembaran
konsep surat. Hal tersebut dilakukan jika
konsep surat dibuat oleh sekretaris.
b. Persetujuan Konsep
Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada
konsep yang telah dibuat
c. Pencatatan surat
Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat
d. Pengetikan konsep surat
Diketik dengan tembusannya sekaligus
e. Pemeriksaan pengetikan
f. Penandatanganan Surat
Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas
nama terang
g. Pemberian Cap Dinas
Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak
h. Melipat Surat
Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul
i. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul. Sampul diberi nomor dan
diberi cap di sebelah kiri bawah
31
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
j. Pengiriman Surat
Surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke Kantor Pos dicatat di Buku
Ekspedisi Ekstern
k. Penyimpanan Surat
Tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem penyimpanan
(sistem abjad, nomor, subjek, tanggal, wilayah)
2. Menangani Surat Keluar dengan Sistem Kartu Kendali
Prosedur penanganan surat keluar penting sistem kartu kendali. Langkah
pengurusan surat keluar penting sistem kartu kendali dimulai dari pengonsepan
surat, pencatatan surat, pengarahan surat, pengiriman surat dan penataan arsip.
Berikut penanganan surat keluar sistem kartu kendali :
a. Pengonsepan Surat
Tahap awal pada pada penanganan surat adalah membuat konsep. Konsep
surat dibuat oleh unit pengolah/unit kerja/sekretaris, kemudian diketik dalam
bentuk draft pada lembar konsep surat. Kemudian draft diperiksa lalu disetujui/acc
oleh pimpinan dengan memberikan tanda taklik atau paraf pada draft surat. Setelah
di acc, surat diketik rapi pada kop surat dan ditandatangani pimpinan/atasan
kemudian diserahkan ke pencatat surat. Pencatatan surat keluar penting
menggunakan kartu kendali, dan dilakukan pada unit kearsipan.
b. Pencatatan Surat
Tugas dari pencatatan surat adalah menerima surat yang sudah
ditandatangani oleh pimpinan, mencatat surat pada kartu kendali rangkap 3,
menentukan kode surat, memberikan stempel/cap dinas pada surat, meneruskan
kartu kendali 1 surat dan lampiran kepada pengarah surat, memberi paraf pada kartu
kendali 2, lalu diserahkan ke penata arsip, menyerahkan kartu kendali 3 ke unit
pengolah/unit kerja/sekretaris
c. Pengarah Surat
Berikut ini merupakan tugas-tugas pengarah surat:
menerima kartu kendali 1, surat asli, beserta lampirannya dari pencatat
surat
mengecek kelengkapan lampiran surat dan menggandakan surat beserta
lampirannya
melipat surat asli dan memasukannya kedalam amplop
mencatat surat di buku ekspedisi ekstern
32
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim
menyimpan kartu kendali 1 sebagai kartu control
menyerahkan salinan surat/tembusan berikut kartu kendali 1 ke penata
arsip. Apabila surat sudah selesai dikirimkan, kartu kendali 1 ditukar
dengan kartu kendali 2.
d. Pengiriman Surat
Pengiriman surat pada umumnya dilakukan oleh kurir atau pihak ekspeditor.
Kurir atau ekspeditor ini akan mengirim surat sesuai dengan metode diperusahaan
itu sendiri.
e. Penataan Arsip
Adapun tugas penataan arsip adalah Menerima kartu kendali 2 dari pencatat
surat dan menyimpannya, sebagai pengganti arsip yang ada di unit tata
usaha/pengarah surat. Apabila surat telah dikirimkan, kartu kendali 2 pada penata
arsip di ganti dengan kartu kendali 1 dan salinan/surat tembusan pada unit tata
usaha/pengarah surat.
33
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Soal 1
1. Pada hari jumat tanggal 13 Juli 2018, Pukul 10.00 wita seorang pegawai di
Program Studi administrasi Bisnis Jl.Raya Kampus Politeknik Negeri Manado,
menerima surat dari proyek LP3M Politeknik Negeri yang lainnya meminjam
LCD dan Projector yang digunakan pada lokakarya analisis Jender di
lingkungan Politeknik Negeri Manado yang akan digunakan pada tanggal 1
sampai dengan 3 Agustus 2018.
(Contoh surat yang dikategorikan penting terlampir)
Diminta :
1. Buatlah prosedur permulaan surat masuk dan keluar
2. Bukukanlah surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda
3. Catatlah surat masuk dan surat keluar pada kartu kendali berdasarkan abjad
C. latihan
34
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Contoh Surat Masuk :
Lembaga Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu
Jl. Kampus Politeknik , Desa Buha, Manado 95254
Phone (04310 815192,811568, 815214 Fax (0431) 815214,811568
Website : www.polimdo.ac.id e-mail : [email protected]
Ref 611K02C0. 718 14 Juli 2018
Ketua Jurusan Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Manado
Jl. Kampus Politeknik
Desa Buha
Manado 95254
Dengan Hormat,
Berhubung akan diadakan “LOKAKARYA ANALISIS JENDER DI
LINGKUNGAN POLITEKNIK NEGERI MANADO” kami bermaksud
meminjam:
“Liquid Crystal Display (LCD) dan Projector”
Tanggal dan lokasi pelaksanaan sebagai berikut :
Hari/Tanggal : 1. Senin, 05 Agustus 2018
2. Selasa, 06 Agustus 2018
Waktu : 07.00 WITA s/d 16.00 WITA
Lokasi : Mercure Hotel
Jl. Raya Tanawangko Manado
Kami menunggu konfirmasi dari Bapak, dan terima kasih atas perhatiannya
Administrative Officer LP3M
35
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 4
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Tujuan Umum : Mahasiswa diharapkan dapat Menyimpan dan Menemukan kembali Warkat dengan Cepat dan Tepat
Tujuan Khusus : - Mahasiswa dapat menyimpan dan menemukan dengan sistem
Alfabethis - Mahasiswa dapat menyimpan dan menemukan dengan sistem Subjek - Mahasiswa dapat menyimpan dan menemukan dengan sistem
Geografik - Mahasiswa dapat menyimpan dan menemukan dengan sistem Numerik - Mahasiswa dapat menyimpan dan menemukan dengan sistem
Kronologis
A. Sistem Penyimpanan Arsip
1. Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Wursanto (2006: 22) menyatakan bahwa: “Sistem penyimpanan
adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam
menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu
dapat ditemukan kembali secara cepat”.
Modul 4
Menyimpan dan Menemukan
Kembali Warkat
Berdasarkan Sistem
Penyimpanan Yang Digunakan
Kegiatan
belajar 4
36
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
2. Tujuan Sistem Penyimpanan Arsip
Agar arsip dapat disimpan dan
ditemukan kembali dengan
cepat dan tepat.
Menunjang terlaksananya
penyusutan arsip dengan efektif
dan efisien.
Untuk menjadikan setiap
record tersebut lebih mudah
dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan
maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam
kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan
arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas
perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.
3. Jenis Sistem Penyimpanan Arsip
a. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan
berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan
dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
Keuntungan Sistem Filling Abjad
Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.
Biaya pelaksanaannya lebih murah.
370
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Kerugian Sistem Filling Abjad
Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara
konsisten.
Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat.
Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.
Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.
Prosedur Penemuan Kembali Arsip yang di Simpan
1. Teliti arsip yang diminta
2. Isi bon peminjaman
3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan
4. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip
5. Ambil arsip yang diminta
6. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil
7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan
b. Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang
berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang
disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan
memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
Keuntungan Sistem Filling Nomor
Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
Sederhana dan mudah dilaksanakan.
Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam
korespondensi.
Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.
38
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Kerugian Sistem Filling Nomor
Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan
kesulitan.
Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.
Ada dua macam filing system nomor, yaitu :
1) Filing System Nomor Dewey
Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang
harus dilakukan hal-hal berikut :
o Merancang daftar klasifikasi nomor
o Menyiapkan dan menyusun perlengkapan
o Penyimpanan Surat
2) Filing System Nomor Terminal
Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor
urut dalam buku arsip.
Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.
Menyiapkan perlengkapan
Penyimpanan surat
c. Sistem Tanggal/Chronological Filling System
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal
dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat.
Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu,
misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
Keuntungan Sistem Tanggal
Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh
tempo.
Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.
39
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Kerugian Sistem Kronologis atau Tanggal
Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam
menyebutkan perihal arsip.
Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan
sistem ini.
Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak
dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.
d. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem
penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi
alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau
tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan
tujuan surat dikirim.
Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem
abjad atau sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide
dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.
Sebagai contoh adalah :
Indonesia (Negara)
Sumatera (Provinsi)
Liot (Kabupaten)
Muaraenim (Ibukota Kabupaten)
Keuntungan Sistem Wilayah
Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.
Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
40
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Kerugian Sistem Wilayah
Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak
memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.
Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak
dicantumkan secara lengkap.
Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan
batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-
masing cabang.
e. Sistem Subjek/Subjectical Filling System
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan
masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan
masalah-masalah yang pada umumnya terjadi.
Prosedur Penyimpanan Sistem Subjek
a. Memeriksa
b. Mengindeks
c. Mengkode
d. Menyortir
Langkah Langkah Pembuatan Klasifikasi Masalah
Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang
bersangkutan.
Identifikasilah masalah pokok yang sesuai dengan tugas dan fungsi lembaga
Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.
Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama
dan sub dari sub pokok masalah utama.
Keuntungan Sistem Subjek
Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
410
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Kerugian Sistem Subjek
Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir
sama padahal berbeda satu sama lain.
Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.
4. Langkah-langkah Penyimpanan Arsip
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai
berikut (Amsyah, 2008:5):
a. Pemeriksaan Arsip
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa
setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut
sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu
kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum
ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip
tersebut dinyatakan hilang.
b. Mengindeks Arsip
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa,
atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata
tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk
jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian
surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap
yang sama.
c. Memberi Tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu
dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada
kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks,
dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, di samping itu
bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah
menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan
yang sudah ada.
42
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
d. Menyortir Arsip
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah
terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume
warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu
dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem
penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan
selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, di
samping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi
dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan.
Untuk sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad,
untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem
geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-
surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.
e. Menyimpan Arsip
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip
sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem
penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh
peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut
di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan
bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu
dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil
surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan
penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk
arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan modern, surat masuk
dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map
yang sama dan letaknya berdampingan (Amsyah, 2003: 63).
430
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Soal 1
Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa asuransi menggunakan sistem
kearsipan yaitu : sistem kronologis digabung dengan sistem abjad, dalam
menangani kliennya atau para pelangganya. Tity Nahrawi adalah salah seorang
kliennya, terkena musibah, rumah yang diasuransikan sejak tanggal 1 Agustus
2018, terbakar habis, untuk diketahui Ibu Tity Nahrawi mengasuransikan
rumahnya selama 2 tahun.
Diminta:
Anda yang magang diperusahaan tersebut diminta untuk mencarikan file (surat
perjanjian asuransi Ibu Tity Nahrawi)
Dimanakah anda bisa menemukan file tersebut (waktu penemuan tidak boleh
lebih dari 5 menit)
Soal 2
1. Daftar nama-nama tersebut dibawah ini saudara diminta untuk mengindeks
berdasarkan peraturan yang telah anda pelajari.
Adapun nama-nama tersebut di bawah ini sebagai berikut :
1. Dra. Hartina Sarome
2. Drs. Hamdan Harun
3. Evander Wayong, SE
4. Tirsa Claudia Rumising, SE
5. Dra. Indah Melani Bolang
6. Chirsna Giroth, SE
7. Bastian Abubakar, SE
8. Patricia Rawis, BSc
9. Drs. Alexander Suatan
B. latihan
44
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
10. Naswa Fitriapriany, SE
11. Mitha Pandegiroth, SE
12. Drs. Haris Ratag
13. Nurleila Pandensolang, SE
Soal 3
Saudara seakan-akan bekerja sebagai petugas filing di Kantor Layanan Terpadu
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Daerah Jalan Pemuda No. 148, Sekayu,
Semarang Jawa Tengah 50139, oleh pimpinan saudara diserahi tugas untuk menata
dan menyimpan surat-surat yang ada. Ada peraturan/ketentuan yang telah
ditetapkan pimpinan sehubungan dengan masalah kearsipan.
Peraturan-peraturan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Sistem filling yang digunakan adalah sistem subyek, sedangkan pengaturan
surat dalam folder/map menurut sistem abjad (sistem filling kombinasi
subyek-alphabetis)
2. Surat-surat diindeks dengan menggunakan daftar indeks terlampir
3. Untuk mengatur surat dalam folder map, maka surat-surat tersebut juga
harus diindeks secara abjad (alphabetis)
4. Untuk surat masuk yang diindeks adalah nama alamat pengirim
5. Untuk surat keluar yang diindeks adalah nama alamat yang dituju
6. Surat-surat intern diindeks dan diberi kode sesuai dengan daftar indeks yang
ada.
Diminta:
Selanjutnya sehubungan dengan tugas saudara sebagai petugas filling diminta
untuk memproses penyimpanan surat-surat berikut ini sesuai dengan peraturan-
peraturan yang telah ditetapkan. Daftar indeks dan surat-surat yang harus disiapkan
45
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Soal 4
Dari kartu-kartu dibawah ini diminta saudara untuk :
1. Menyusun kartu tersebut secara alphabetis (posisi kartu A)
2. Dengan merubah posisi C, susun pola kartu-kartu tersebut secara
alphabetis
3. Susunlah kartu-kartu tersebut (posisi kartu B) secara kronologis.
4. Kelompokkan kartu-kartu tersebut posisi (posisi D) berdasarkan kesamaan
Provinsi.
46
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Contoh kartu kendali terlampir pada halaman berikut
C AKHMAD FAISAL
B
SUZU
KI U
NO
A AO OPTICAL
AN
AN
DA
DIN
O P
UTR
A
Tanggal p
enerim
aan
Surat 5 Sep
temb
er JO
GJA
KA
RTA
1. Reparasi
2. Deposito
3. Kecelakaan
4. Internasional
5. PB - A - 2
D
KARTU I
47
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
C ZAENAL A HARIS
KEN
ZI W
ATA
NA
BE
A DIRJEN ANEKA INDUSTRI
B
Tanggal p
enerim
aan
Surat 10 Sep
temb
er
SUR
AB
AYA
1. Reparasi
2. Deposito
3. Kecelakaan
4. Internasional
5. PB - A - 2
FOO
D - D
RIN
K C
ENTR
E
D
KARTU 2
48
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Tanggal p
enerim
aan
Surat 28
Septem
ber
CIA
NJU
R
1. Reparasi
2. Traveller
Check
3. Kebakaran
4. Internasional
5. PB - B - 2
WIS
MA
FLA
MB
OYA
N
A HOTEL KARTIKA
B
TOK
O A
.B.C
ORARI C
D
KARTU 3
49
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
A THE 99 CLUB
B
RM
BR
OTO
SUW
OYO
C TOKO MM
Tanggal p
enerim
aan
Surat 23
Septem
ber
BA
NG
KA
LAN
1. Penjualan Baru
2. Deposito
3. Kebakaran
4. Internasional
5. PB - C - 1
HU
TAM
A K
AR
YA C
ON
T D
KARTU 4
50
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
B
DR
. Ir. RU
DI SU
WA
RN
O
C Drs. RIDWAN MOEZWIR Ak
Tanggal p
enerim
aan
Surat 1
3 Septem
ber
YITZ
HA
K R
AB
IN
A
GO
RO
NTA
LO
1. Minyak & Olie
2. Personal Loans
3. Jiwa
4. Internasional
5. PB - B - 1
GUBERNUR ISMAIL
D
KARTU 5
51
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
B
MU
STAFA
KA
MA
L
C MARRY O’MALLEY
KEL
UR
AH
AN
SU
KA
MA
JU
A
Tanggal p
enerim
aan
Surat 7 Sep
temb
er M
ATA
RA
M
1. Penjualan-
Bekas
2. Traveller
Check
3. Tenaga Kerja
4. Internasional
5. PB - C - 2
PAUW SWIE IM
D
KARTU 6
52
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MA
SRI S
ING
AR
IMB
UN
B
Tanggal p
enerim
aan
Surat 18 Sep
temb
er P
UR
WO
KER
TO
1. Reparasi
2. Personal Loan
3. Tenaga Kerja
4. Internasional
5. PB - A - 1
A BPD JAWA TIMUR
TOK
O SEP
ATU
ASLI
SAN FRANCISCO CLUB C
D
KARTU 7
53
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
KARTU 8
B
KEC
AM
ATA
N SU
KA SA
RI
A LEONARDO dA VINCI
Tanggal p
enerim
aan
Surat 2
Septem
ber
WA
MEN
A
1. Reparasi
2. Traveller
Check
3. Jiwa
4. Internasional
5. PB - A - 2
KA
NTO
R D
EPN
AK
ER J
AYA
PU
RA
D
KADES TATA TAUFIK C
54
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Tanggal p
enerim
aan
Surat 18 Sep
temb
er
SEM
AR
AN
G
1. Penjualan-
Bekas
2. Personil Loan
3. Kebakaran
4. Internasional
5. PB - A - 3
PT. TUNJUNGAN C
B
M TG
INO
CO
MP
AN
Y
A BPD JAWA TENGAH
SUP
ER M
OTO
R
D
KARTU 9
55
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Tanggal p
enerim
aan
Surat 13
Septem
ber
MA
LAN
G
1. Penjualan-
Bekas
2. Deposito
3. Kebakaran
4. Internasional
5. PB - A - 1
A NOER SASTRO SUTOPO
B
Ir. MO
CH
. R. N
AP
ITUP
ULU
BAHTERA SEMBIRING C
AD
IND
A D
INO
PU
TRI
D
KARTU 10
56
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 5
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Tujuan Umum : Mahasiswa diharapkan dapat menyebutkan faktor faktor yang
berpengaruh dalam pemilihan alat-alat penyimpanan Mahasiswa dapat memilih dan menetapkan alat-alat penyimpanan yang
tepat
Tujuan Khusus : - Mahasiswa dapat menggunakan alat-alat penyimpanan manual - Mahasiswa dapat menggunakan alat-alat penyimpanan elektronik - Maksiswa dapat menggunakan perlengkapan lainnya
A. Macam-macam Peralatan Arsip
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang
kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-
tahun) karena dibuat dengan
bahan-bahan yang kuat seperti
logam, kayu, aluminium, besi,
plastik, dan sebagainya. Fungsi
peralatan kearsipan antara
lain: sebagai sarana penyimpanan
Modul 5
Memilih dan
Menggunakan Alat-Alat
Kearsipan
Kegiatan
belajar 5
57
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah
pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya
kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang
peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan
penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.
1. Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam
bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang
kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang
ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan
untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut :
1. Filling Cabinet
580
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-
6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat
menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri
tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang. Filling cabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut
dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder). Penyimpanan
arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan
pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan
demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder
sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalm laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang
di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang
tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filling cabinet dapat
terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.
Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan:
1. Tab;
Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang lebar
1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri
petunjuk (guide) sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah,
kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.
2. Sekat atau Guide;
Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang
satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah
pada klasifikasi arsip.
- Dibuat dar karton tebal (supaya dapat tegak)
- Memilik bagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaansekat
Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk
menyekat kelompok primer (pokok masalah).
59
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di
tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub
masalah).
Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub
masalah)
2. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan
secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam
penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini
terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini
secara lateral.
60
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
3. Lemari Arsip
Penyusunan arsip dapat dilakukan
dengan cara berdiri menyamping (lateral)
dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke
dalam ordner atau dengan cara ditumpuk
mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu
arsip dimasukkan ke map, berfungsi untuk
menyimpan berbagai macam bentuk arsip,
misalnya:
- Rol film
- Ordner, dan lain-lain
4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun
secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu
dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan
di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna
untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat
dibuat dari kayu atau besi.
61
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang
terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik
yang digunakan untuk menyimpan
arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak
terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan
terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.
Map arsip ada beberapa macam, antara lain
sebagai berikut.
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak
jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang
sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat
dengan menggunakan tali.
b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini
tidak mempunyai daun penutup.
Untuk menopang arsip/surat yang
ada di dalamnya digunakan penjepit.
Arsip yang di simpan pada umunya
yang bersifat inaktif, tetapi dapat
juga untuk menyimpan arsip aktif.
Arsip yang ditempatkan di dalamnya
terlebih dahulu harus dilubangi
dengan menggunakan perforator.
620
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa
lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada
daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang selanjutnya akan
dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol
pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label
tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai
besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang
pada gawang yang ada di filing cabinet.
Hanging folder juga mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di
dalamnya.
6. Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2
bagian, yaitu sebagai berikut.
a. Tab guide, yaitu bagian yang
menonjol untuk menuliskan kode-kode,
tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan)
arsip.
b. Badan guide, fungsinya untuk
menopang arsip-arsip yang ada di
belakangnya.
63
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip
menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan
menggunakan ordner atau map snelcter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk
arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau
A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip
ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut.
a. Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan
kelompok utama (main subject).
b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk
menuliskan kelompok sekunder (sub subject).
Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk
menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi
7. Ordner
Ordner adalah map besar
dengan ukuran punggung sekitar 5
cm yang di dalamnya terdapat besi
penjepit. Arsip yang akan disimpan
di dalam ordner terlebih dahulu
dilubangi dengan menggunakan
perforator.
Ordner terbuat dari karton yang
sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip
atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Untuk mempermudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila
kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip
dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah
sebagai berikut:
64
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
a. Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media
informasi
b. Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan
tambahannya dari waktu ke waktu
c. Pape thickness = tebal media informasi
d. File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder
secara keseluruhan.
e. Access Room = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk
mempermudah penyimpanan dan pengambilan file.
8. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk
menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan
dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja
dan komponennya mekanik, serta baru befungsi
apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples
terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.
Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan
staples remover.
Jangan memasukkan isi staples melebihi
kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetan di bagian
mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga
memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan saat
ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu
membendel maksimum 10 lembar kertas.
b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu
membendel 10-20 lembar kertas.
c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu
membendel lebih dari 20 lembar kertas
65
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan
antara lain sebagai berikut :
a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu
perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas
yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi
kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan
komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5
mm. Perforator terbuat dari logam.
Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.
a) Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar.
Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik
tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b) Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi
kertas menyentuh batas tepi perforator.
c) Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas
berlubang.
66
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
10. Numerator
Numerator adalah alat untuk
membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Menurut bentuk dan ukurannya, numerator
dibedakan menjadi sebagai berikut.
a. Numerator kecil, yaitu numerator yang
ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6
digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang
ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih
dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya
mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis
dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di
tempat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada
bantalan huruf, b) Atur nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai
numerator.
11. Kotak/Box
Kotak/box adalah kotak yang
digunakan untuk menyimpan arsip yang
bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari
karton tebal. Arsip yang disimpan di
dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke
dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan
ditempatkan pada rak arsip (lateral
berderet ke samping).
670
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
12. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang
diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat
sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak,
bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan,
misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal)
13. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder
yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat
dari bahan kertas dengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian
68
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada
tempat yang diinginkan.
14. Tickler File
Tickler file adalah alat
semacam kotak yang terbuat dari
kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip membentuk
kartu atau lembaran yang
berukuran kecil, seperti lembar
pinjam arsip, atau kartu-kartu lain
yang memiliki jatuh tempo.
Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau
kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau
pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip
15. Baki Surat/Paper Tray
69
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
16. Cardex (Card Index) Cabinet
Cardex (card index) cabinet adalah
alat yang digunakan untuk menyimpan
kartu indexks dengan menggunakan laci-
laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Di dalamcardex terdapat semacam kantung
plastik tempat menyimpan kartu indeks.
Alat ini terbuat dari bahan besi baja
17. Rak/Laci Kartu
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang
disusun secara teratur dalam rak, untuk
menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang
disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari
kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan
dengan kebutuhan.
18. Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil,
untuk memudahkan penyimpanan dan
penggunaan. Microfilm terdiri dari:
a. Alat pemotret, yang
menghasilkan foto
dalam bentuk klise
(negative film) yang
kecil.
70
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
b. Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil
pemotretan.
c. Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat
ditampilkan pada layar.
Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan
gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
19. Komputer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan
secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat
menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Bagian –bagian komputer.
Sistem computer merupakan gabungan (konfigurasi) dari beberapa bagian, yaitu:
a. Keyboard (papan ketik), terdiri dari kunci-kunci atau tuts-tuts,
sebagai alat input yang berfungsi untuk memasukkan dan
mentransmisikan data maupun program kedalam Central Processing
Unit (CPU).
b. Monitor (screen), adalah alat yang berfungsi menayangkan secara
fisual operasi dari keyboard dan hasil pengolahan komputer.
c. Central Processing Unit
(CPU), adalah unit yang
mengendalikan seluruh
operasi sistem komputer.
d. Punched Card, adalah
media input atau output,
yang berupa kertas
tebal/karton dengan ukuran tertentu.
e. Printer (mesin cetak), adalah peralatan output yang berfungsi untuk
mencetak hasil pengolahan data dari CPU.
71
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
f. Kertas Printer, adalah kertas yang dibutuhkan untuk melihat hasil
cetakan.
g. Disk Drive, adalah tempat untuk menyimpan disk yang digunakan.
h. Disk, adalah media untuk menyimpan bermacam-macam data. Jadi
keterangan yang akan disimpan di disk, harus diketik dulu. Ada
bermacam-macam bentuk penyimpana disk, antara lain:
1) Disk Box storage, yaitu semacam kotak plastik, dan dilengkapi
dengan kunci.
2) Disk pocket storage, yaitu semacam dompet yang terbuat dari
plastik atau kulit.
3) Disk folder storage, yaitu sejenis map yang dapat di gantung
pada filing cabinet atau semacamnya.
4) Disk lever arch folder strorage, yaitu semacam ordner untuk
menampung disk yang telah ditempatkan pada kantong plastik
bening.
20. Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat
yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam
bentuk-bentuk yang khusus seperti flash
disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya.
Alat ini mempunyai beragam bentuk dan
desain, karena sangat tergantung dari
perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum
ada flash disk, untuk menyimpan data
elektronik digunakan disket. Alat ini dapat
terbuat dari logam dan plastik.
Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan,
baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti
perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang wawasan dan
pengetahuan kita.
720
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Soal
1. Saudara harus menyimpan warkat-warkat berikut :
a. Surat pengangkatan pegawai
b. Surat kontrak
c. Surat permohonan tender dari kontraktor
d. Gambar rancangan proyek baru
e. Surat penawaran barang
f. Akte pendirian perusahaan
g. Daftar Harga
h. Daftar Investaris
Peralatan apa yang akan saudara gunakan untuk menyimpan warkat-warkat
tersebut akan saudara simpan? Mengapa saudara simpan disana?
B. latihan
73
0
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 6
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Tujuan Umum : Mahasiswa mampu menerapkan prosedur peminjam arsip Mahasiswa mampu mengetahui faktor – faktor yang menyebabkan
kerusakan arsip Mahasiswa mampu menetukan metode pemeliharaan arsip yang tepat
Tujuan Khusus : - Mahasiswa dapat mendemonstrasikan prosedur peminjaman arsip - Mahasiswa dapat menyebutkan faktor faktor penyebab kerusakan arsip - Mahasiswa dapat menggunakan metode pemeliharaan arsip
A. Peminjaman Dan Pemeliharaan
1. Konsep Dasar/Pengertian:
Pemeliharaan arsip adalah usaha pencegahan arsip agar kondisi fisik dan
informasinya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat
memelihara arsip dengan baik, perlu diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan
arsip dan cara pencegahannya. Dengan kata lain usaha ini disebut dengan preventif.
Modul 6
Mendemostrasikan
Proses Peminjaman dan
Pemeliharaan
Kegiatan
belajar 6
74
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
a. Penyebab kerusakan Arsip
Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2, yakni
faktor intrinsik dan ekstrinsik.
o Faktor Intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip
itu sendiri, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat, dll. Kertas dibuat dari
campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia. Karena proses
kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan
ini bisa terjadi dalam waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu
bertahun-tahun. Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat
menyebabkan proses kimia yang merusak kertas.
o Faktor Ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari :
1. Faktor lingkungan fisik
Ini sangat berpengaruh besar pada kondisi arsip antara lain :
- temperature
- kelembaban udara
- sinar matahari
- polusi udara dan debu
2. Biologis
Berupa organisme perusak yang kerap merusak arsip antara lain:
- Jamur
- kutu buku
- ngengat
75
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
- kecoak
- tikus
3. Kimiawi yakni :
kerusakan arsip yang lebih diakibatkan merosotnya kualitas
kandungan bahan kimia dalam bahan arsip
4. Kelalaian manusia yang sering terjadi yang dapat menyebabkan
arsip mudah rusak adalah percikan bara rokok, tumpahan, atau
percikan minuman, dsbnya.
b. Usaha Pencegahan Kerusakan
Ada beberapa upaya untuk mencegah kerusakan, antara lain menggunakan
bahan yang bermutu tinggi, Kertas, tinta, karbon, lem, dan bahan-bahan lain yang
bermutu baik sehingga lebih awet. Penjepit kertas (paper clip) yang terbuat dari
plastik lebih baik dari penjepit terbuat dari logam, karena plastik anti
karat. Disamping itu, ruangan penyimpanan arsip harus dibangun dan diatur sebaik
mungkin sehinga mendukung keawetan arsip.
c. Alat Penyimpanan
Alat penyimpanan seperti lemari, filling cabinet, rak, dan lainya terbuat dari
logam tahan karat. Peralatan dari kayu disamping daya tahanya lebih kecil juga
mudah terbakar dan rentan terhadap serangan rayap dan serangga lainnya. Adapun
alat pemeliharaan antara lain mesin penghisap (vacuum
cleaner), termohigrometer (alat pengukur temperature dan kelembaban udara), alat
pendeteksi api/asap (fire/smoke detector), pemadam kebakaran, dll.
76
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
o Setiap 6 (enam) bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun
serangga, seperti DDT, Dieldrin, Pryethrum, dan sebagainya, tetapi
jangan sampai mengenai barang-barang arsip.
o Untuk mencegah kecoak bisa menggunakan kapur barus disela-sela
buku/arsip yang kelihatan gelap.
o Untuk mencegah rayap dapat digunakan sodium arsenit yang
dituangkan ke celah-celah lantai
o Cara terbaik untuk membunuh kutu buku dengan jalan fumigasi.
Fumigasi dilakukan dengan memasukan berkas-berkas arsip ke dalam
suatu ruang tertutup, lalu ke dalam ruangan itu disemprotkan bahan
kimia berupa cairan gas etilena oksida dan karbon dioksida selama 3
jam. Setalah 3 jam semua telur dan larva kutu buku akan mati.
2. Perawatan Arsip.
Perawatan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah
mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang
paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar.
77
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
B. Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan
agar isi atau informasinya tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak. Petugas
arsip harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya,
mana arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia. Usaha
pengamanan antara lain dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
1. Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia.
2. Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. Misalnya dapat
ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh petugas atau
unit kerja yang bersangkutan dengan penyelesaian surat itu.
3. Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil
arsip dari tempatnya.
4. Arsip ditempatkan yang aman dari pencurian.
C. Bahan Arsip Kertas
Bahan arsip kertas dibagi menjadi :
1. Arsip konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media
kertas yang berupa tulisan tangan atau ketikan.
2. Arsip tekstual adalah arsip dalam bentuk informasi yang terekam dalam
bentuk teks.
78
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
3. Kertas permanen adalah kertas yang mampu mempertahankan sifat-
sifatnya yang akan mempengaruhi keterbacaan dan penanganan dokumen
saat disimpan dalam kondisi tertentu untuk jangka waktu lama.
79
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Soal
1. Saudara bekerja di PT. Serba Kabel, untuk keperluan pembuatan surat pesanan
pembelian mesin-mesin baru, saudara perlu bukti pelunasan pembelian mesin
yang lama untuk melihat harga mesin tersebut di waktu yang lalu sebagai bahan
pertimbangan. Ternyata surat tersebut tidak dapat saudara temukan. Setelah
saudara amati, saudara menemukan keadaan sebagai berikut :
Rita sebagai petugas kearsipan senantiasa berusaha bersikap membantu
pihak-pihak yang membutuhkan arsip dengan cara membiarkan mereka
mengambil arsip yang dibutuhkan tanpa memaksa mereka mencatat
arsip apa yang mereka pinjam.
Rita juga senantiasa segan untuk menagih warkat-warkat yang dipinjam,
karena takut para peminjam tersinggung dan membiarkan peminjam
mengembalikan atas dasar kesadaran masing-masing.
Menurut saudara apakah tindakan Rita tersebut benar? Jelaskan alasan saudara,
bila saudara anggap salah. Bagaimana saran untuk memperbaiki produser
peminjaman arsip, demonstrasikan cara peminjaman yang benar.
2. Saudara bekerja pada kantor konsultan hukum. Suatu hari saudara
membutuhkan satu map arsip tentang kasus perusahaan. Menurut saudara
bagaimana prosedur peminjaman arsip tersebut yang terbaik agar kelengkapan
arsip tersebut dapat dipertahankan dan dikembalikan ke tempat semula dalam
keadaan utuh, (demonstrasikan).
D. latihan
80
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 7
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Tujuan Umum : Mahasiswa diharapkan dapat menilai dalam prosedur penyusutan arsip
Tujuan Khusus : - Mahasiswa dapat menilai arsip - Mahasiswa dapat membuat jadwal retensi - Mahasiswa dapat memindahkan arsip - Mahasiswa dapat memusnahkan arsip
A. Konsep Dasar Penyusutan Arsip
1. Pengertian Penyusutan
Penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai guna dan retensi
arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.
2. Tujuan Penyusutan Arsip (Mark Robek, dkk, 2007:105)
a. Memusnahkan arsip lama tidak berguna
b. Mempertahankan arsip legal, bisnis dan bernilai historis
c. Meminimalisasi kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan
d. Mengamankan disks dan tape magnetic computer untuk penggunaan
kembali secepat mungkin
Modul 7
Menilai Dan
Menyusutkan Arsip
Kegiatan
belajar 7
81
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
3. Kegiatan arsip
Kegiatan arsip dibagi menjadi 2 yaitu :
Penyusutan arsip yang telah memiliki jadwal retensi arsip
Kegiatan ini dilakukan sesuai prosedur dan teknik penyusutan arsip
tersendiri dan satu dengan yang lain secara teknis berbeda.
4. Jadwal retensi arsip
Daftar yang berisi sekurang – kurangnya jenis arsip beserta waktu
penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman untuk
penyusutan arsip.
B. Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
1. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif
Pemeriksaan arsip
Pendaftaran arsip
Penataan arsip
Pembuatan berita acara pemindahan arsip
Pelaksanaan pemusnahan
2. Prosedur Pemusnahan Arsip
Pemeriksaan
Pendaftaran
Pembentukan panitia pemusnahan
Penilaian persetujuan dan pengesahan
Pembuatan berita acara
Pelaksanaan pemusnahan
3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional
Pemeriksaan dan penilaian arsip
Pendaftaran
Pembuatan berita acara
Pelaksanaan penyerahan
82
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
C. Prosedur Penyusutan Arsip Yang Belum Memiliki Jadwal Retensi Arsip
Prosedur penyusutan arsip ini dilakukan disamping Instansi penyelenggara arsip
tidak mempunyai penyusutan arsip secara periodik juga karena kondisi arsip di
instansi tersebut tidak teratur (kacau). Untuk itu perlu prosedur dan teknik – teknik
penanganan arsip sehingga kegiatan penyusutan dapat dilakukan seoptimal
mungkin.
Berikut adalah prosedur dan tekniknya:
1. Perencanaan arsip
2. Penataan arsip
3. Penilaian arsip
4. Penyusutan daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan
5. Pelaksanaan penyusutan.
83
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Soal 1
1. Perusahaan LP3M mempunyai 2 (dua) file seperti terlampir pada halaman
berikut ini.
Perusahaan tersebut akan melakukan penyusutan terhadap arsip surat masuk
dan arsip surat keluar yang terlampir pada soal ini.
Untuk melakukan keinginan tersebut di atas perusahaan terlebih dahulu akan
menilai arsip mana yang perlu disusutkan.
Diminta :
a. Arsip Vital
b. Arsip Penting
c. Arsip Berguna
d. Arsip Tak Berguna
2. Dengan menggunakan soal no.1, saudara diminta untuk membuat daftar jangka
waktu penyimpanan file (jadwal retensi)
Soal 2
Suatu perusahaan mempunyai arsip umum 20.000 yang tersimpan, dari arsip umum
tersebut 600 yang dipergunakan.
Perusahaan ingin mengadakan penyusutan arsip diantaranya termasuk arsip umum
tersebut.
Untuk menentukan apakah arsip umum tersebut boleh disusutkan, saudara diminta
bantuannya untuk menilai berapa prosentase pemakaian arsip umum tersebut?
Soal 3
Buat berita acara tentang pemusnahan dari suatu lembaga pendidikan.
(Siswa diminta menyelidikan comtoh-contoh surat/file yang akan dimusnahkan)
d. latihan
84
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Lembaga Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu
Jl. Kampus Politeknik , Desa Buha, Manado 95254
Phone (04310 815192,811568, 815214 Fax (0431) 815214,811568
Website : www.polimdo.ac.id e-mail : [email protected]
Ref 611K02C0. 718 14 Juli 2018
Ketua Jurusan Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Manado
Jl. Kampus Politeknik
Desa Buha
Manado 95254
Dengan Hormat,
Berhubung akan diadakan “LOKAKARYA ANALISIS JENDER DI
LINGKUNGAN POLITEKNIK NEGERI MANADO” kami bermaksud
meminjam :
“Liquid Crystal Display (LCD) dan Projector”
Tanggal dan lokasi pelaksanaan sebagai berikut :
Hari/Tanggal : 1. Senin, 05 Agustus 2018
2. Selasa, 06 Agustus 2018
Waktu : 07.00 WITA s/d 16.00 WITA
Lokasi : Mercure Hotel
Jl. Raya Tanawangko Manado
Kami menunggu konfirmasi dari Bapak, dan terima kasih atas perhatiannya
Administrative Officer LP3M
85
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Diterima :
20-06-2018
Pukul :
10.00 wib
Lembaga Pengembangan Pembelajaran dan
Penjaminan Mutu (LP3M) Jl. Kampus Politeknik , Desa Buha, Manado 95254
Phone (0431) 815192, 811568, 815214 Fax (0431) 815214, 811568
Website : www.polimdo.ac.id e-mail : [email protected]
18 Juni 2018
(Cap
tanggal,
bulan
dan
tahun)
Kepada
HOTEL ATRIA
JL. Letjen S. Parman No. 87-89
MALANG
Hal: Pesanan Kamar
Dengan Hormat,
Dengan surat ini diberitahukan bahwa kami bermaksud memesan kamar pada Hotel
Saudara selama 3 hari , mulai tanggal 2 Juli s.d 4 Juli 2018
Jenis kamar yang kami inginkan adalah single room lengkap dengan kamar mandi pribadi.
Demikian pemberitahuan kami. Atas perhatian di ucapkan terimah kasih
Hormat Kami,
Manajer
86
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 8
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Tujuan Umum : Mahasiswa diharapkan dapat menjelaskan berbagai kearsipan secara elektronik
Tujuan Khusus : - Mahasiswa dapat menjelaskan tentang perkembangan teknologi dalam
kearsipan - Mahasiswa dapat membuat laporan tentang aplikasi dan prosedur
kearsipan industri
Modul 8
Menjelaskan Berbagai
Kearsipan Secara
Elektronik
Kegiatan
belajar 8
87
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
A. Pengertian Arsip Elektronik atau Arsip Digital
Arsip elektronik atau biasanya juga disebut dengan arsip digital adalah
kumpulan data yang disimpan ke dalam bentuk digital. Data arsip elektronik ini ada
bermacam-macam jenisnya, misalnya ada yang berbentuk tulisan, foto, peta, suara,
dan video.
Mengubah arsip hardcopy (kertas) menjadi softcopy (file) biasanya disebut
dengan istilah digitalisasi arsip, atau kadang-kadang disebut juga komputerisasi
kearsipan. Naskah hardcopy diubah menjadi softcopy dengan resolusi tinggi,
kemudian disimpan dalam hard drive atau optical drive.
1. Keuntungan Arsip Elektronik
Keuntungan atau manfaat dari penggunaan arsip elektronik, antara lain :
a. Cepat ditemukan
b. Lebih fleksibel
c. Pencarian lebih mudah
d. Kemungkinan file hilang kecil
e. Hemat tempat
f. Mengarsip secara digital
g. Transfer dokumen lebih mudah
h. Meningkatkan keamanan
i. Mudah dalam recovery data
2. Kerugian Arsip elektronik
Hal yang perlu menjadi bahan pertimbangkan bagi organisasi sebelum
melakukan digitalisasi arsip adalah:
a. Dengan kecanggihan teknologi pula maka file dapat diakses oleh para
hacker yang tak bertanggung jawab. Mereka juga kadang-kadang bisa
mengubah, mengganda, atau menghapus file yang disimpan.
88
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
b. Keterbatasan jaringan Lokal Area Network (Lan) dapat menjadi suatu
gangguan atau hambatan dalam mengakses arsip yang dibutuhkan.
c. Ancaman virus yang setiap saat bisa menyerang.
89
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
SOAL
1. Siswa diberi tugas untuk melakukan survey ke industri dan membuat laporan
prosedur kearsipan
Jenis industri yang disurvey :
- Jasa
- Industri
- Dagang
Kondisi :
Siswa dibagi beberapa kelompok. Tiap kelompok tentukan jenis industri yang
harus di survey
2. Kunjungi suatu perusahaan (misalnya hotel, rumah sakit, industri dsb) dan
amatilah peralatan rekaman mereka. Tanyakan apakah ada masalah yang
mereka alami sebelum memakai komputer dan setelah menggunakannya?
3. Minta mahasiswa membuat kumpulan gambar-gambar dari alat penyimpanan
kearsipan secara komputerisasi.
B. latihan
90
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, 2001, Penerbit
Djambaratan.
Amsyah, zulkifly. Manajemen Kearsipan, 2003, Penerbit PT. Gramedia Pustaka
Umum, Jakarta.
Barthos, Bashir, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi, 2009, Penerbit Bumi Aksara Jakarta.
Martono, Boedi. Sistem Kearsipan Praktis, Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip,
1997, Penerbit Pustaka Sinar Harapan
Mardi R, Sadarmayanti, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi
Modern, 1992, Cetakan ke 11, Penerbit Yayasan Binda Administrasi (YBA).
Pusat Pengembangan Pendidikan Politeknik, Kearsipan, 1995, Sagrig
International.
Wursanto, I. G., Panduan Praktek Kerja Kearsipan, 2006, Penerbit Universitas
Terbuka
https://perpussip.gresikkab.go.id Istilah arsip, 2014
www.agusjp.com Peranan, Tujuan, dan Nilai Guna Arsip, 2012
https://id.m.wikipedia.org Arsip Nasional Indonesia 2009
fey12.blogspot.com.2016/09, Prosedur Penanganan Surat Masuk dan
Keluar Sistem Buku Agenda
https://mirave21.wordpress.com Penyimpanan Arsip Kegiatan Khusus
brangkas.id Pengertian Arsip dan 5 Sistem Penyimpanan Arsip Beserta
Contohnya
https://www.academia.edu Manajemen Kearsipan : Langkah-langkah Mengarsip,
Sistem Geografis, Sistem Perihal, Sistem Nomor, dan Sistem Tanggal.
https://www.kajianpustaka.com Pengertisn, Jenis & Prosedur Penyimpanan Arsip
https://www.academia.edu Manajemen Kearsipan : Peralatan dan Perlengkapan
Kearsipan.
91
