Po 2

7/16/2019 Po 2

http://slidepdf.com/reader/full/po-2 1/23

PERATURAN ORGANISASI

SISTEM ADMINISTRASI ANGKATAN MUDA GPM

_______________________________________________

I. PENDAHULUAN

Penataan administrasi demi ketertiban, keseragaman dan kelancarann tugas-tugas

organisasi adalah sangat penting. Untuk maksud itu, Pengurus Besar telah melakukan

penyelarasan dan perampungan peraturan organisasi sistem administrasi AMGPM yang

disingkat PO 1.

Penyusunan sistem administrasi tersebut tentu saja tidak dapat dipisahkan dari pada

pedoman administsasi Gereja Protestan Maluku, karena AMGPM sesuai Mukadimah

Anggaran Dasar Alinea I dan Bab VII Pasal 10 Ayat 1, merupakan bagian Integral dari GPM.

Sesuai kebutuhan dan tuntutan organisasi yang sangat mendesak, maka peraturan sistem

organisasi tentang sistem administrasi AMGPM (PO 1) perlu dibukukan untuk menjadi

pedoman untuk menunjang ketertiban, keseragaman dan kelancaran administrasi

organisasi AMGPM.

II. BEBERAPA KOMPONEN ADMINISTRASI AMGPM

Komponen-komponen penunjang penyelenggaraan sistem administrasi Angkatan Muda

GPM terdiri dari :

a. Sekretariat Organisasi

b. Papan Nama Sekretariat

c. Pelayanan Tata Usaha

d. Cap Organisasi

e. Fandel Organisasi

f. Arsip dan Ekspedisi

g.

Dokumentasi dan Informasih. Personalia

Berbagai komponen sistem administrasi AMGPM dapat dijelaskan sebagai berikut :

2.1. SEKRETARIAT ORGANISASI

a. Adanya gedung atau ruangan sekretariat yang representatif untuk

penyelenggaraan administrasi dan kelancaran tugas-tugas organisasi, merupakan

salah satu kebutuhan yang esensial. Karena segala keterbatasan yang dimiliki,

maka sekretariat organisasi sementara disatukan dengan kegiatan perkantoran

gereja di setiap jenjang kepemimpinan Gereja. Untuk Pengurus Besar di KantorSinode GPM, Pengurus Daerah di kantor Klasis, Pengurus Cabang dan Pengurus

Ranting di Kantor Jemaat atau Konsistori. Namun keberadaan gedung atau ruang

sekretariat pada setiap jenjang organisasi juga dapat disesuaikan dengan kondisi

dimana aktifitas organisasi dilaksanakan.

7/16/2019 Po 2


b. Dengan menyatukan sekretariat organisasi dengan perkantoran Gereja di setiap

jenjang, maka akan memudahkan koordinasi dalam pelaksanaan tugas Kesaksian,

Persekutuan dan Pelayanan.

c. Khusus bagi jemaat-jemaat yang memiliki lebih dari satu Ranting AMGPM, maka

sekretariatnya dapat ditempatkan di rumah salah seorang Pengurus Ranting atau

gedung sekretariat tersendiri, tetapi harus jelas tempatnya, terutama ruangan dan

alamatnya.

d. Penentuan sekretariat bagi cabang yang meliputi beberapa jemaat, ditempatkan

dengan memperhitungkan wilayah pelayanan (kediaman pimpinan organisasi,

posisi strategis/mudah dijangkau, baileo AMGPM yang telah dibangun dll)

2.2. PAPAN NAMA SEKRETARIAT

Papan Nama Sekretariat Organisasi AMGPM merupakan cerminan dari penampilan

organisasi dalam gereja maupun masyarakat. Dengan menerima Pancasila sebagai

azas kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sesuai Undang-Undang

nomor 8 tahun 1985, maka AMGPM tiadak dapat melepaskan diri dari ketentuan-

ketentuan lainnya yang berlaku. Khusus untuk papan nama sekretariatnya-pun harus

mengacu pada Peraturan Menteri dalam Negeri RI, No. 5 tahun 1986 Bab III tentang

ruang lingkup tata cara pemberitahuan kepada Pemerintah serta papan nama dan

lambang organisasi kemasyarakatan, khususnya Bab VII Pasal 10.

Komponen yang terkait dengan papan nama sekretariat sebagai berikut :

a. B e n t u k : Empat persegi panjang dengan panjang dan lebar 4 : 3

b. U k u r a n : *Tingkat Pengurus Besar ---------------------- 180 x 130 Cm.

*Tingkat Pengurus Daerah -------------------- 140 x 105 Cm.

*Tingkat Pengurus Cabang dan Ranting ----- 120 x 90 Cm.

c. Isinya tertulis : * Lambang organisasi pada sisi kiri atas.

* Nama organisasi sesuai tingkatan kepengurusan.

* Alamat Organisasi.

d. Nama ditulis dengan huruf cetak latin warna hitam.

e. Warna dasar papan nama sekretariat adalah putih.

f. Papan nama sekretariat harus ditanam, bukan digantung.

g. Ukuran Logo pada papan nama sekretariat berdiameter (bergaris tengah) 20 Cm.

7/16/2019 Po 2


2.3. PELAYANAN TATA USAHA

Beberapa kegiatan pokok yang menyangkut pelayanan Tata Usaha, antara lain:

1. Surat Menyurat (Korespondensi)

1.1. SURAT DINAS UMUM :

Sebuah surat dinas terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :

a. Kepala Surat/Kop surat.

Surat dari instansi resmi (misalnya Sinode,majelis jemaat,yayasan dll)menggunakan

Kop surat. Kop surat memuat data : nama lembaga, alamat lengkap, nomor telpon,

nomor kotak pos, alamat telegram/kawat).

Catatan :

a. Kata jalan ditulis lengkap : Jalan bukan jln.

b. Kata telepon ditulis lengkap : Telepon bukan telp atau tlp atau tel.

c. Istilah PO BOX tidak dipergunakan tetapi dipakai : Kotak pos.

b. Tanggal Surat

Penulisan tanggal surat dinas tidak boleh didahului nama desa/kota karena nama

desa/kota sudah tercantum di dalam kop surat.

Nama bulan dan tahun ditulis lengkap tidak boleh disingkat.

Pada akhir penulisan tanggal surat tidak perlu dibubuhi tanda baca.

Tempat menulis tanggal surat adalah disebelah kanan bawah kop surat (dibawah

garis pemisah kop surat dan sejajar ke kanan dari tulisan nomor surat).

c. Nomor Surat

Setiap surat dinas yang keluar selalu diberi nama nomor kode.

7/16/2019 Po 2


Penulisan kata nomor mesti diikuti tanda titik berganda (:).

Jika kata nomor ditulis singkat (No) maka penulisannya diikuti tanda titik, baru

kemudian titik berganda.

Penulisan angka kode surat garis miring(/),garis datar(-) harus tidak didahului atau

diikuti jarak (ketukan mesin).

Angka tahun ditulis lengkap,dan tidak diikuti tanda baca apapun.

Contoh : Nomor: 041/I/PB/2002 atau No.: 041/I/PB/2002 dan bukan Nomor :

041/I/PB/02

Bagi Daerah/Cabang/Ranting yang baru dibentuk/dilebur dll, penomoran

Daerah/Cabang/Ranting diatur dengan keputusan lembaga tertinggi di atasnya

berdasarkan penerbitan Surat Keputusan lembaga yang lebih tinggi itu.

Nomor surat Mandat/Rekomendasi/SK yang substansinya berbeda dengan surat

keluar penomoran dimulai dengan nomor baru dan dilanjutkan sesuai dengan jenissurat-surat tersebut.

Penomoran surat tidak dibagi per bidang

Akhir tahun penomoran surat ditutup; dan tahun baru penomoran surat dimulai

dengan nomor baru.

d. Hal/Pokok Surat

Kata HAL ditulis sejajar ke bawah dibawah kata nomor dan lampiran.

Sering dipakai kata HAL atau PERIHAL atau POKOK.

Yang paling tepat dan praktis adalah HAL. Penulisan kata HAL diikuti titik ganda (sejajar dibawah tanda titik ganda pada tulisan

nomor dan lampiran.

Pencantuman isi pada HAL surat harus singkat dan padat dan mengandung sari atau

pesan surat, ditulis dengan huruf besar dan digaris bawahi.

Contoh : HAL : PEMBENTUKAN PANITIA HUT

e. Lampiran

Kata lampiran ditulis sejajar ke bawah di bawah kata nomor surat dan ditulislengkap: Lampiran atau juga Lamp.

Diikuti titik ganda dan tidak boleh diakhiri dengan tanda baca apapun.

Contoh: LAMPIRAN : satu berkas.

Jika tidak ada lampiran, maka kata lampiran tetap ditulis tetapi tidak diisi.

Contoh : LAMPIRAN : ……

7/16/2019 Po 2


f. Alamat Surat

Alamat surat ditulis disebelah kiri surat pada posisi antara HAL dan SALAM

PEMBUKA.

Ada juga penulisan alamat surat pada posisi sebelah kanan surat namun

penulisannya pada posisi sebelah kiri surat lebih baik, sebab alamat yang panjang

bisa ditulis lengkap tanpa harus dipenggal.

Pada alamat surat tidak perlu ditulis : KEPADA YANG TERHORMAT atau KEPADA YTH.

Cukup ditulis KEPADA/YANG TERHORMAT/YTH saja. Kata sapaan BAPAK/IBU/SAUDARA tidak perlu ditulis didepan gelar akademis,

keturunan atau jabatan keagamaan, misalnya Ir, Dr, dr, Prof,dll atau Pdt, Mgr. yang

mengikuti nama orang.

Contoh Bentuk yang salah :

o Kepada Yth Bapak Drs. Abunawas, atau

o Kepada Yth. Ibu dr.Mamamia.

Bentuk yang benar :

o Yth.: Drs,Abunawas, atau

o Kepada : dr. Mamamiao Yth.: Bapak Johan

g. Salam Pembuka

SALAM PEMBUKA ditempatkan disebelah kiri surat, sejajar di bawah tulisan ALAMAT

SURAT (dengan memberi jarak dibawah diantaranya).

Contoh Salam pembuka yang benar :

Dengan hormat

Salam Sejahtera

Bentuk yang salah : - Dengan segala hormat

7/16/2019 Po 2


h. Isi Surat

1. Isi surat terdiri dari alinea pembuka, inti surat dan alinea penutup.

Contoh : Alinea pembuka yang salah : bersama surat ini saya beritahukan.

Alinea Pembuka yang benar :

Bersama surat ini kami beritahukan

Melalui surat ini kami informasikan

Dari alinea pembuka orang yang membaca surat tersebut langsung mengetahuisurat balasan atau surat permohonan, dll.

Catatan : kata KAMI hanya digunakan jika penulisan surat mewakili suatu

instansi/lembaga atau kepanitiaan. Jika surat mewakili pribadi, hendaknya

dipergunakan kata ganti SAYA.

2. Isi/Inti.

Isi/materi surat hendaknya disampaikan dengan tepat, cermat dan dengan

bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat, kecermatan meggunakan

bahasa Indonesia dipentingkan disini.

Sikap respek(hormat) terhadap penerima surat hendaknya juga terungkap

melaui bagian ini.

i. Alinea Penutup

Alinea ini berfungsi mengakhiri pembicaraan dalam surat yang isinya dapat

mengundang harapan atau ucapan terima kasih penulis/pengirim surat.

Contoh yang salah :

demikian agar menjadi periksa.

Atas perhatiannya diucapkan terimakasih.

Atas bantuaannya kami haturkan terima kasih.

sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih banyak/Diperbanyak terima

kasih.

Contoh Yang benar

7/16/2019 Po 2


o demikian surat edaran ini kami sampaikan agar saudara maklum.

o Atas perhatian saudara,kami ucapkan terimakasih.

o Mudah mudahan informasi kami bermanfaat bagi bapak/ibu.

o kami berharap kita dapat meningkatkan hubungan baik ini pada masa yang akan

datang.

Catatan ; untuk orang yang dihormati atau lembaga yang lebih tinggi perkatan

saudara/anda sebaiknya tidak digunakan.

j. Penutup

Bagian ini menunjukan rasa hormat penulis surat kepada pembaca/penerima surat.

Salam penutup ini diletakkan diantara alina penutup dan tanda tangan pengirim,sejajar dengan tanggal surat.

Contoh : salam kami, hormat kami atau teriring salam dan doa.

k. Tanda Tangan, Nama Jelas dan Jabatan

Bentuk yang baku digunakan dikalangan AMGPM adalah tanda tangan,dibawahnya

ditulis nama jelas kemudian di bawah nama(setelah digaris bawahi)dicantumkan

jabatan.

Contoh ; ………………………….(untuk tanda tangan)

Drs. Roland Tarzan

Ketua

Catatan : Nama yang bertanda tangan tidak boleh ditulis dalam kurung(….)

l. Lain-lain

Sering dalam surat yang kita terima ada beberapa hal yang tidak lasim digunakan seperti:

Tembusan surat.

Ada instansi yang menggunakan bagian ini dengan istilah tindisan atau cc (carbon

copy)

Istilah yang benar atau yang dibakukan adalah TEMBUSAN.

Tembusan hanya dicantumkan jika ada instansi atau orang tertentu yang perlu

mengetahui Isi/maksud surat tersebut.

Penulisan kata tembusan diletakkan di bagian bawah kiri surat, sejajar dengan sisi

pinggir kiri isi surat diberi garis bawah dan diberi titik ganda.

Dibagian bawahnya baru dicantukan nama(lembaga/pribadi)penerima tembusan

secara berturut ke bawah dengan memberikan nomor urut menurut tingkatan

jabatan.

Contoh bentuk yang salah :

7/16/2019 Po 2


TEMBUSAN :

Kepada YTH : Ketua Sinode GPM(sebagai laporan)

Kepada YTH : Ketua Klasis GPM Ternate(untuk diketahui)

Arsip/pertinggal.

Contoh yang baku :

TEMBUSAN :

Ketua Sinode GPM.

Ketua Klasis GPM Ternate.

Catatan : tidak perlu ditulis KEPADA YTH, SEBAGAI LAPORAN, UNTUK DIKETAHUI

atau ketangan lain yang terdapat diantara dua kurung.

Kata : ARSIP/PERTINGGAL pada tembusan tidak perlu digunakan karena sebuah

surat dinas sudah pasti mempunyai arsip.

j. Inisial

Inisial (huruf awal nama) pengonsep dan pengetik surat (dinas) dicantumkan

disebelah kiri bawah surat atau dibawah tembusan.

Inisial itu berupa singkatan nama misalnya : ADM/HL.

ADM adalah singkatan nama Abraham Daniel Maelissa (Pengonsep surat) dan HL

adalah singkatan nama Herman Lekahena (pengetik).

Pencatuman inisial ini bermanfaat jika suatu waktu diperlukan pelacakan atau

penelusuran surat.

7/16/2019 Po 2


1.2. SURAT KEPUTUSAN.

Surat keputusan organisasi terdiri dari keputusan lembaga legislatif (misalnya : Kongres,

MPP, Konferda, MPPC,dll); dan keputusan lembaga legislatif biasanya bekaitan dengan

hasil keputusan lembaga legislatif yang bersangkutan. Keputusan lembaga eksekutif

biasanya berkaitan dengan penjabaran keputusan legislatif maupun lembaga eksekutif

(penerma mandat). Baik keputusan legislatif maupun lembaga eksekutif mempunyai

kekuatan mengikat hanya kedalam tetapi mempunyai kekuatan (dasar hukum) untuk

bergerak Keluar. Adapun bagian-bagian dari sebuah surat keputusan terdiri dari :

a. Kepala surat/kop surat

Kepala surat atau Kop surat pad lembaga eksekutif sama dengan surat keputusan

lembaga legislatif, lasimnya hanya terdiri dari :

Nama lembaga/organisasi.

Misalnya : ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU

DAERAH KOTA AMBON

Nama lembaga legislatif yang bersangkutan

Misalnya : KEPUTUSAN KOMPERDA V

Bagian tersebut ditulis di atas, ditulis (diketik) pada bagian tengah atas lembaran

kertas.

b. Nomor Surat

Penulisan nomor Keputusan sebagai berikut :

Untuk Keputusan Lembaga Legislatif, biasanya ditulis langsung pada bagian tengah

sejajar dengan penulisan KEPALA SURAT.

Misalnya : Nomor : 04/KPTS/KD.2-V/2008

Untuk keputusan lembaga eksekutif ditulis pada bagian tengah persis dibawah garis

penutup Kepala Surat.

c. Maksud/Hal Surat

Bagian ini ditandai dengan kata “tentang” yang ditulis pada bagian tengah dibawah

nomor surat. Dibawah kata “Tentang” ditulis HAL surat, yang ditulis dengan

memperhatikan tata keindahan surat, dan ditulis dengan hurup besar dan digaris

bawahi.

Misalnya :

Tentang

PENGANGKATAN PANITIA HUT ANGKATAN MUDA GPM DAERAH KOTA AMBON

d. Pendahuluan

Pendahuluan surat keputusan berisi nama lembaga legislatif atau eksekutif, diikuti

tanda baca “titik ganda” (:), bagian ini ditulis disebelah kiri sejajar dengan garis

pinggir surat.

7/16/2019 Po 2


e. Isi Surat

Isi surat keputusan terdiri dari :

1. MENIMBANG : bagian ini berisi alasan-alasan mengapa surat keputusa itu dibuat.

2. MENGINGAT : bagian ini berisi dasar hukum yang mendukung alsan-alasan di atas

(bagian tentang menimbang) yang biasanya berisi bab dan pasal dari AD/ART.

3. MEMPERHATIKAN : bagian ini berisi permohonan (berdasarkan surat), saran dan

pendapat (situasi terakhir) peserta.

4. Isi Keputusan :

MEMUTUSKAN : kata ini biasa ditulis dengan hurup besar dan digaris bawahi,

ditulis pada bagian tengah lembaran surat, diakhiri dengan tanda baca “titik

ganda”.

Butir-butir keputusan biasanya diurut dengan menggunakan kata-kata: pertama.

Kedua, dst (ditulis sejajar dengan garis pinggir dan diikuti dengan tanda baca titik

ganda. Umumnya bagian ini diakhiri dengan butir yang mengatur tentang sejak

kapan dan sampai kapan keputusan tersebut berlaku.

f. Penutup

Bagian ini biasanya berisi kata-kata “DITETAPKAN DI “ dan “PADA TANGGAL” yang

ditulis antara bagian tengah dan bagian tepi kanan surat.

g. Tanda tangan

Bagian ini biasanya diawali dengan penulisan nama lengkap eksekutif atau legislatif

yang bersangkutan pada bagian tengah lembaran surat. Dibawahnya ditulis nama

mereka yang berkompetensi untuk menandatangani surat tersebut. Surat keputusan

harus ditandatangani oleh 2 orang : Ketua atau yang ditunjuk mewakili dan sekretaris

atau yang ditunjuk mewakili. Jabatan ditulis dibawah nama, dibawah garis. Tembusan

hanya disampaikan kepada yang berkepentingan untuk mengetahuinya saja

1.3. SURAT KETERANGAN

Surat keterangan adalah surat yan dikeluarkan oleh lembaga eksekutif untuk memperjelas

atau mempertegas status keanggotaan atau kepengurusan seorang anggota atau

pengurus untuk keperluan urusan tertentu.

Misalnya :

Keterangan pernah mengikuti pelatihan atau penataran

Keterangan sementara atau pernah menjabat jabatan dalam kepengurusan AMGPM.

Bagian-bagian dari sebuah Surat Keterangan :

a. Kop atau kepala surat

b. Di bawah “Garis bawah” Kop surat ditulis SURAT KETERANGAN

c. Dibawah garis tersebut ditulis : Nomor ……/K/PD.2/2008

d. Pendahuluan : berisi alasan untuk membuat surat keterangan tersebut

e. Isi : megandung keterangan tentang apa yang diketahui tentang yang bersangkutan

f. Penutup

1.4. SURAT REKOMENDASI

7/16/2019 Po 2


Rekomendasi ada 2 macam, yaitu :

1. Rekomendasi yang dikeluarkan oleh lembaga legislatif (Konggres/MPP/Komferda/dll)

yang merupakan lembaga legislatif kepada lembaga eksekutif dalam kaitan dengan

masalah-masalah tertentu (biasanya per bidang pelayanan).

Bentuknya :

a. Kepala/Kop Surat

b. Tulisan REKOMENDASI, dibawahnya ditulis nomor rekomendasi. Misalnya :

01/R/MPP –XV/2008

c. Isi

Alsan-alasan dibuatnya rekomendasi tersebut (biasanya dirumuskan dalam

bentuk masalah)

Penugasan yang berisi pemberian kewenangan kepada lembaga eksekutif

untuk mengambil langkah-langkah kebijakan untuk menyelesaikan masalah

yang telah diungkapkan pada bagian sebelumnnya.

d. Penutup

Tempat dan waktu penetapan rekomendasi tersebut

Pimpinan persidangan

2. Rekomendasi yang dikeluarkan lembaga Eksekutif (PB/PD/PC/PR) yang berisi

pernyataan dari lembaga tersebut terhadap aktifitas lembaga.

Misalnya : Rekomendasi PB kepada Panitia Pelaksana MPP XXII untuk mencari dana

dikalangan anggota AMGPM didalam daerah pelayanan tertentu.

Bentuknya :

a. Dibawah Kop Surat ditulis kata : REKOMENDASI dan dibawahnya ditulis nomor

urut rekomendasi.

b. Isi :

Alasan-alasan pemberian rekomendasi (biasanya dengan mencantumkan nomor

surat permohonan).

Pernyataan dukungan terhadap aktifitas yang akan dilaksanakan (sebagai yang

tercantum pada alasan) dilaksanakan Batasan ruang gerak dan batasan waktu berlakunya rekomendasi tersebut

Himbauan kepada pihak-pihak tertentu (yang berada di wilayah pemberlakuan

rekomendasi tersebut) untuk turut membantu kegiatan tersebut baik secara

moral maupun material.

Penegasan tentang tanggungjawab penerima rekomendasi untuk melaporkan

hasil pelaksanaan rekomendasi tersebut kepada pemberi rekomendasi, setelah

rekomedasi selesai dilaksanakan.

c. Penutup.

Tempat dan waktu dikeluarkannya reomendasi Nama lembaga eksekutif

Nama dan tanda tangan

1.5. SURAT MANDAT

7/16/2019 Po 2


Mandat adalah pemberian atau pelimpahan wewenang kepada orang (pribadi atau

kelompok) untuk melaksanakan suatu tanggungjawab tertentu yang semestinya

dilaksanakan oleh lembaga tersebut, namun karena alasan tertentu tidak bisa

dilaksanakan. Atau juga pendelegasian tugas dalam kaitan dengan kepengurusan atau

untuk menghadiri acara tertentu.

Misalnya :

Pengurus Daerah Seram Utara untuk mewakli Pengurus Besar didalam acara yang

dilselenggarakan oleh Pemerintah Maluku di wilayah Seram Utara.

Kepada Ketua I (dari ketua daerah) untuk memimpin daerah selama ketua keluar

daerah.

Ketua II dan Sekretaris I untuk menghadiri Musda KNPI

Bentuknya sama dengan pada Surat Rekomendasi lembaga Eksekutif.

2. Surat Keluar dan Surat Masuk

Proses pembuatan Surat Keluar terdiri dari penyusunan konsep, agenda, pengetikan,

penanda-tangan, penyampulan, arsip, ekspedisi. Untuk itu buku Agenda dan Ekspedisi

harus disiapkan dan diisi dengan baik menyangkut Surat keluar dan Surat Masuk.

Sedangkan untuk Surat Masuk, prosesnya adalah Agenda, Disposisi, instruksi

pelaksanaan berupa: dimusyawarahkan atau dirapatkan, diteliti, diperbanyak untuk

dikirim dan sebagainya tergantung jenis dan isi surat. Untuk itu maka harus disediakan

Lembaran Disposisi yang akan diisi dan menggambarkan penanganan surat tersebut

sampai tuntas.

7/16/2019 Po 2


Keterangan Kolom Surat Masuk :

Nomor Urut : Diisi dengan Nomor Urut surat yang diterima

Alamat Pengirim : Diisi dengan alamat pengerim Surat tersebut

Tanggal Surat : Diisi dengan Tanggal Surat dari surat tersebut

Nomor : Diisi dengan Nomor Surat dari surat tersebut

Perihal : Diisi dengan Perihal dari surat tersebut.Tanggal Terima : Diisi dengan tanggal surat tersebut diterima di tempat.

KET : Diisi dengan keterangan (keadaan) surat saat diterima

Keterangan Kolom Surat Keluar :

Nomor Urut : Diisi dengan Nomor Urut surat yang diterima

Alamat Penerima : Diisi dengan alamat penerima Surat tersebut

Tanggal Surat : Diisi dengan Tanggal Surat dari surat tersebut

Nomor : Diisi dengan Nomor Surat dari surat tersebut

Perihal : Diisi dengan Perihal dari surat tersebut.

KET : Diisi dengan keterangan (keadaan) surat saat diterima

Nomor agenda harus dipakai secara terus menerus, sampai pada akhir tahun barulah kita mulai dengan nomor

agenda yang baru.

Demi keseragaman maka diberikan beberapa petunjuk praktis format sebuah surat keluar

secara berjenjang :

Contoh Kepala dan Akhir Surat pada tiap jenjang :

1. PENGURUS BESAR:

ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU

PENGURUS BESAR

LANTAI II BEILEO OIKUMENE,

JALAN RAYA PATTIMURA, TELEPON (0911) 316096

A M B O N

- Isi Surat .......................................................................

- Akhir surat ..................................................................

7/16/2019 Po 2


PENGURUS BESAR

Pdt. Drs. John Ruhulessin,M.Si. Pdt. Herry Lekahena

Ketua Umum Sekretaris Umum

2. PENGURUS DAERAH:


PENGURUS DAERAH PULAU AMBON

JALAN DR. SIWABESSY, TELEPON (0911) 352821

A M B O N

- Isi Surat ........................................................ ......................

- Akhir surat ............................................................................

PENGURUS DAERAH

Drs.P.Kastanya Rano.W.Lailossa

Ketua Daerah Sekretaris Daerah

3. PENGURUS CABANG:

ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKUDAERAH PULAU AMBON

PENGURUS CABANG NEHEMIA

JALAN DR. KAYADOE, TELEPON (0911) 341496

BENTENG- A M B O N

- Isi Surat .........................................................................

- Akhir Surat ....................................................................

PENGURUS CABANG

Ir.Edy Lekatompessy R. Matahelemual

KetuaCabang Sekretaris Cabangh

7/16/2019 Po 2


4. PENGURUS RANTING:


DAERAH PULAU AMBON

CABANG NEHEMIAPENGURUS RANTING GAZA

JALAN NN. SAAR SOPACUA

BENTENG- A M B O N

- Isi Surat ..........................................................................

- Akhir Surat .....................................................................

PENGURUS RANTING

Pdt. Willem Kaya R. Tamtalahitu

Ketua Ranting Sekretaris Ranting

3. Kode-kode Surat :

Setiap Surat Keluar sebuah organisasi memiliki kode tertentu, yang diatur secara seragam dan

berjenjang. Untuk penyeragaman kode-kode Surat Keluar, maka diatur sebagai berikut:

a. Untuk jenjang Kepengurusan/Kepemimpinan digunakan kode:

1. Surat Keluar dari Pengurus Besar menggunakan kode jenjang : PB

2. Surat Keluar dari Pengurus Daerah menggunakan kode jenjang : PD

(Nomor Urut Daerah-daerah diatur oleh Pengurus Besar).

3. Surat Keluar Pengurus Cabang menggunakan Kode jenjang : PC

(Nomor Urut Cabang diatur oleh Pengurus Daerah).

4. Surat Keluar Pengurus Ranting menggunakan kode jenjang : PR

(Nomor Urut Ranting diatur oleh Pengurus Cabang).

Catatan: Khusus bagi Daerah yang tidak belum memiliki Cabang atau Pengurus Cabang

tidak aktif (dan belum melakukan pembagian Nomor Urut Ranting), maka

Pengurus Daerah dapat melakukan pembagian.Bila kemudian Cabang sudah ada

atau berfungsi kembali, maka tinggal menyesuaikan diri dengan yang sudah

diatur oleh Pengurus Daerah.

b. Untuk Bidang tugas, digunakan kode:

1. Organisasi dan Kerumah-tanggaan (Bidang I) : I

2. Pelpem dan Iptek ( Bidang II ) : II

3. Keesaan dan Pembinaan Umat (Bidang III ) : III4. Pekabaran Injil dan Komunikasi/PIKOM (Bidang IV) : IV

5. Finek ( Bidang V ) : V

6. Keuangan/Perbedaharaan : VI

7. Umum : VII

8. Untuk Surat Keputusan : KPTS

9. Untuk Rekomendasi : R

10. Untuk Mandat : M

7/16/2019 Po 2


11. Untuk Surat Keterangan : K

c. Kode Surat Dinas Biasa :

Kode Surat Keluar (biasa) Pengurus AMGPM pada sebuah jenjang terdiri dari: Nomor Urut

Surat, kode Bidang ( I/II/III/IV/VI/VIII), kode Jenjang (PB/PD/PC/PR) dan tahun pelayanan

(berjalan).

Contoh kode Surat Keluar Lembaga Eksekutif, menurut jenjang:

1. Pengurus Besar : 01/III/PB/09

01 = Nomor urut surat keluar dari PB.

III = Bidang tugas (Bidang III)

PB = Jenjang kepengurusan Pengurus Besar

09 = Kependekan tahun pelayanan 2009

2. Pengurus Daerah : 04/II/PD.5/09

04 = Nomor urut surat keluar dari PD ybs.

II = Bidang tugas (Bidang II)

PD = Jenjang kepengurusan Daerah

.5 = Nomor urut Daerah


3. Pengurus Cabang : 11/I/PD.14-PC.10/2009

11 = Nomor urut Surat Keluar PC ybs.

I = Bidang Tugas (Bidang I)

PD.14 = Jenjang dan nomor urut Daerah

PC.10 = Jenjang Kepengurusan Cabang. Nomor urut cabang

09 = kependekan tahun pelayanan 2009

4.Pengurus Ranting : 05/IV/PD.14-PC.10-PR.02/09

05 = Nomor urut surat keluar Ranting ybs.

IV = Bidang Tugas (Bidang IV)

PD.14 = Jenjang dan nomor urut Daerah

PC.10 = Jenjang dan nomor urut Cabang

PR.02 = Jenjang dan nomor urut Ranting dalam Cabang. 09 = Kependekan tahun pelayanan 2009

d. Kode Surat Keputusan :

Surat Keputusan ada 2 (dua) macam, yaitu yang dikeluarkan oleh lembaga Eksekutif

(PB/PD/PC/PR) dan yang dikeluarkan oleh lembaga Legislatif (Kongres atau MPP/Konperda

atau MPPD/ Konpercab atau MPPC/ Rapat Ranting atau Rapat Kerja Ranting).

Sebuah surat keputusan baik yang dikeluarkan oleh Lembaga Eksekutif maupun LembagaLegislatif selalu terdiri dari: Nomor Urut Surat (Keputusan), Kode Keputusan, Kode Jenjang

dan Nomor Urut dalam jenjang (secara berjenjang), kode ORG.( Organisasi ) atau P dan

kode tahun.

d.1. Contoh Kode Keputusan yang dikeluarkan Lembaga Eksekutif :

1. Pengurus Besar : 01/KPTS/PB/ORG/03

01 = Nomor urut surat keputusan

7/16/2019 Po 2


KPTS = Kode surat keputusan

PB = Jenjang Pengurus Besar

ORG =Kode surat keputusan menyangkut Pengangkatan dan pemberhentian pengurus.

03 = Kependekan kode tahun pelayanan 2003

2. Pengurus Daerah : 02/KPTS/PD.5/ORG/03



PD.5 = Jenjang Pengurus Daerah dan nomor urut daerah



3. Pengurus Cabang : 05/KPTS/PD.14-PC.10/ORG/09


KPTS = Kode surat keputusan PD.14 = Jenjang Pengurus Daerah dan nomor urut daerah

PC.10 = Menunjuk pada nomor urut cabang ebenhaezer



4. Pengurus Ranting : 04/KPTS/PD.14-PC.10-PR.02/ORG/09




PC.10 = Menunjuk pada nomor urut cabang ebenhaezer

PR.02 = Menunjuk pada nomor urut ranting suara pelayanan



d.2. Contoh kode keputusan yang dikeluarkan Lembaga Legislatif :

1. Kongres : 01/KPTS/K-XXV/01

01 = Nomor Urut Keputusan Kongres

KPTS = Kode dari Keputusan

K = Kode dari Kongres

XXV = Kongres yang ke –25


2. M P P : 02/KPTS/MPP-XV/02

02 = Nomor urut keputusan MPP


MPP = Kode MPP

XV = Kode MPP yang ke-15


3. Konperensi Daerah : 03/KPTS/KD.5-VII/01

03 = Nomor urut Keputusan Konperda


KD. = Kode Konprensi Daerah

7/16/2019 Po 2


.5 = Nomor urut Daerah

VII = Kode Konperda ke- 7


4. M P P D : 03/KPTS/MPPD.5-XI/03

03 = Nomor urut Keputusan MPPD


MPPD = Kode MPPD

.5 = Nomor urut Daerah yang melaksanakan MPPD

XI = Kode MPPD ke-11

03 = Kependekan tahun pelayanan 2003.

5. Konprensi Cabang : 04/KPTS/PD.14-KC.10-V/09

04 = Nomor urut Keputusan Konpercab


PD.14 = Kode Daerah nomor urut 14.

KC = Kode dari Konperensi Cabang

.10 = Nomor urut cabang Ebenhaezer.

V = Kode Konpercab yang ke-5


6. M P P C : 02/KPTS/PD.14-MPPC.10-VI/09

02 = Nomor urut Keputusan MPPC


PD.14 = Kode Daerah numor urut 14.

MPPC.10 = Kode MPPC Cabang Ebenhaezer.

VI = Kode MPPC yang ke –6


7. Rapat Ranting : 05/KPTS/PD.14-PC.10-RR.02-V/09

05 = Nomor urut Keputusan Rapat Ranting.


PD.14 = Kode Daerah dengan nomor urut ke-14 (Dapua).

PC.10 = Kode Cabang dengan nomor urut ke-10 Dalam Daerah.

RR.02 = Kode Ranting nomor urut ke-2 dalam Cabang.

V = Kode Rapat Ranting yang ke-5.


8. Rapat Kerja Ranting : 01/KPTS/PD.14-PC.10-RKR.02-III/09

01 = Nomor urut keputusan Rapat Kerja Ranting.

KPTS = Kode dari Keputusan.

PD.14 = Kode Daerah dengan nomor urut ke-14.

PC.10 = Kode Cabang Ebenhaezer.

RKR.02 = Kode Rapat Kerja Ranting Suara Pelayanan

III = Kode Rapat Kerja Ranting yang ke-3


Surat Keputusan Pengangkatan atau Pembubaran salah satu badan yang sifatnya temporer,

misalnya Panitia; modelnya sama dengan model surat Keputusan pengangkatan atau pembubaran

7/16/2019 Po 2


Pengurus, hanya mengalami perubahan pada bagian “ ORG. “ diganti dengan “ P “, yaitu kode untuk

Panitia atau Tim yang sifatnya temporer.

f. Kode Surat rekomendasi :

1. Kongres : 01/R/K-XXV/01

01 = Nomor urut rekomendasi

R = Kode untuk Rekomendasi

K- = Kode Kongres

XXV = Kode konggres ke-27

01 = Kependekan dari tahun pelayanan 2001

2. M P P : 02/R/MPP-XVI/02


R = Kode untuk Rekomendasi MPP = Kode MPP

XXV = Kode MPP ke-25


3. Pengurus Besar : 11/R/PB/03


R = Kode untuk rekomendasi

PB = Pengurus Besar


4. Konperda : 05/R/KD.7-XII/03



KD.7 = Konperda dari Daerah dalam nomor urut 7.

XII = Konperda ke-12

03 = Kependekan dari tahun 2003

5. MPPD : 07/R/MPPD.5-IX/03


R = Kode untuk rekomendasi MPPD.5 = MPPD Daerah dalam nomor urut 5

IX = MPPD ke-9


6. Pengurus Daerah : 07/R/PD.5/03



PD.5 = Kode daerah nomor urut 5


7. Konpercab : 02/R/PD.14-KC.3-II/09



PD.14 = Kode daerah dengan nomor urut 14.

KC.3-II = Kode Konpercab yang ke-2 di dalam cabang yang ada pada nomor urut ke-3 di

Daerah.

7/16/2019 Po 2



8. M P P C : 02/R/PD.14-MPPC.10-II/09

02 = Nomor urut rekomendasi R = Kode untuk rekomendasi

PD.14 = Kode daerah dengan nomor urut 14.

MPPC.3-II = Kode MPPC yang ke-2 di dalam cabang yang ada pada nomor urut ke-3 di

Daerah.


9. Pengurus Cabang : 03/R/PD.14-PC.10/09




PC.10 = Menunjuk pada nomor urut cabang


10. Pengurus Ranting : 07/R/PD.14-PC.10-PR.02/03




PC.10 = Menunjuk pada nomor urut cabang

PR.02 = Menunjuk pada nomor urut ranting


11. Rapat Ranting = 04/R/PD.14-PC.10-RR.2-III/09



PD.14 = Kode Daerah dengan nomor urut ke-14

PC.10 = Kode Cabang dengan nomor urut ke-10 dalam daerah.

RR.02 = Kode Ranting nomor urut ke-2 dalam Cabang.

III = Kode Rapat Ranting yang ke-3


12. Rapat Kerja Ranting : 05/R/PD.14-PC.10-RKR.02-V/09



PD.14 = Kode Daerah dengan nomor urut ke-14

PC.10 = Kode Cabang dengan nomor urut ke-10 dalam daerah.

RKR.02 = Kode Rapat Kerja Ranting dengan nomor urut ke-2

V = Kode Rapat Ranting yang ke-5


Untuk jenis surat lain seperti Surat Keterangan dan Mandat (kedua surat ini hanya berlaku

pada lembaga Eksekutif), perbedaan kodenya dengan Surat Rekomendasi hanyalah pada

penggunaan kode “ K “ pada Surat Keterangan dan “ M “ pada Mandat, pada posisi “ R “ di

dalam Rekomendasi. Contoh: Nomor : 02/K/PD.5-PC.3-PR.2/03

Selanjutnya ada beberapa hal yang mesti diperhatikan, yaitu :

7/16/2019 Po 2


1. Bagi Daerah/Cabang/Ranting yang baru dibentuk atau dilebur dll, penomoran

Daerah/Cabang/Ranting diatur dengan keputusan lembaga tertinggi di atasnya

berdasarkan penerbitan Surat Keputusan lembaga yang lebih tinggi itu.

2. Nomor surat Mandat/Rekomendasi/SK yang substansinya berbeda dengan surat keluar

penomoran dimulai dengan nomor baru dan dilanjutkan sesuai dengan jenis surat-surat

tersebut.

3. Penomoran surat tidak dibagi per bidang

4. Akhir tahun penomoran surat ditutup; dan tahun baru penomoran surat dimulai dengan

nomor baru.

5. Pemusnahan surat paling lama 25 tahun disesuaikan dengan kepentingan surat (biasa,

penting, berharga)

2.4. CAP ORGANISASI

Sejak tahun 1990, cap AMGPM telah mengalami 2 kali perubahan, yaitu tahun 1990 –2002

dan 2003 sampai sekarang. Perubahan itu berdasarkan Keputusan Kongres, sesuai dengan

jiwa Moto AMGPM.

Komponen yang terkait dengan Cap AMGPM terdiri dari :

a. Bentuk : Bulat

b. Ukuran : Garis tengah bulatan = 4 Cm (berlaku untuk semua jenjang).c. Isi : Gambar logo (baru) dan tulisan

d. Tulisan : Tulisan dalam cap terdiri dari 2 kelompok:

“ ANGKATAN MUDA GPM”, ditulis pada setengah lingkaran luar bagian atas

(mengikuti bentuk setengah lingkaran).

Tulisan jenjang Kepengurusan, misalnya: PENGURUS DAERAH BURU SELATAN,

dapat disingkat “ PD BURU SELATAN” pada setengah lingkaran luar bagian bawah.

Batas lingkaran Tengah pada bagian kiri dan kanan dipisahkan dengan tanda: “

Bintang”.

Catatan :

1. Lingkaran yang dipakai, adalah lingkaran luar dari logo yang sekarang berlaku.

2. Untuk jenjang Cabang dan Ranting, cukup ditulis: “PENGURUS CABANG ELOHIM’ atau

“ PENGURUS RANTING PETRA”, dan tidak perlu mencantumkan nama jenjang di

atasnya.

2.5. FANDEL ORGANISASI

Fandel Organisasi yang berlaku sekarang adalah Fandel dengan Logo sesuai Keputusan

MPP XVI. Komponen yang terkait dengan Fandel terdiri dari :a. Bentuk Fandel : Empat persegi panjang.

b. Ukuran Fandel : - Panjang : 150 Cm

- Lebar : 100 Cm

c. Warna dasar Fandel : Putih

d. Gambar logo ditempatkan pada bagian tengah kain, dengan garis tengah logo

berukuran 40 Cm.

e. Disepanjang tepi kain putih, digunakan ambu-ambu warna kuning emas.

7/16/2019 Po 2


2.6. ARSIP DAN EKSPEDISI

Untuk terjadinya tertib administrasi dan terjaminnya rahasia organisasi, maka tertib Surat

Masuk dan Surat Keluar disemua jenjang kepengurusan organisasi harus disimpan dengan

baik dalam bundel (map) dan diamankan dalam lemari atau tempat yang aman. Buku

ekspedisi untuk surat keluar di setiap jenjang harus ada, sehingga terjamin surat keluar kealamat.

2.7. DOKUMENTASI DAN INFORMASI

Kegiatan dokumentasi menyangkut penyimpanan surat yang penting dan rahasia, surat-

surat berharga seperti Surat Tanah, Buku Tabanas, Infentaris dll. Penyimpanan tersebut

harus ditempat yang aman dan harus dilaporkan atau dipertanggungjawabkan setiap ada

pergantian pengurus waktu serah terima atau tim pemeriksa.

2.8. PERSONALIA

Kebutuhan tenaga Pengelola Administrasi adalah sangat penting, tetapi karena

keterbatasan dana, maka untuk sementara apabila ada perangkat kepengurusan yang bisa

membiayai tenaga honorer adalah sangat baik.

2.9 P E N U T U P

Hal-hal lain yang belum diatur di dalam peraturan organisasi tentang sistem administrasi

AMGPM ini, akan dilengkapi dan diatur kemudian oleh Pengurus Besar demi kelancaran

Administrasi Orgnisasi. Semoga dengan penyempurnaan ini ada ketertiban, keseragaman

dan kelancaran Administrasi Organisasi Angkatan Muda GPM.

DITETAPKAN DI : A M B O N

PADA TANGGAL :

PENGURUS BESAR

7/16/2019 Po 2


Po 2

Documents

Transcript of Po 2