PLANNING & PROGRAMME FOR DISASTER PREPAREDNESS PLAN

TUGAS MATA KULIAH

LIBRARY PRESERVATION

Disusun Oleh:

Anggi Hafiz Al Hakam

K1D040016

PROGRAM STUDI ILMU INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI

UNIVERSITAS PADJADJARAN

2006

Planning & Programme for Disaster Preparedness Plan

(Perencanaan dan Program untuk Rencana Kesiapan Bencana)

Pendahuluan

Preservasi sering disamakan dengan kegiatan pelestarian. Karena itu,

kegiatan ini merupakan kegiatan yang mencakup unsur-unsur pengelolaan

bahan pustaka dan keuangan, termasuk cara-cara penyimpanan dan alat-alat

bantunya, taraf tenaga kerja yang dibutuhkan, kebijaksanaan teknik dan metode

yang diterapkan untuk melestarkan pustaka dan arsip serta informasi yang

digunakan.

Pada hakikatnya, kegiatan preservasi adalah untuk memperpanjang usia

pendayagunaan informasi. Informasi yang terkandung didalam koleksi bahan

pustaka yang ada di perpustakaan akan sia-sia dan tidak termanfaatkan dengan

baik bila tidak ada usaha untuk melestarikannya.

Sedangkan, tujuan dari preservasi sendiri adalah untuk melestarikan

kandungan informasi ilmiah dan melestarikan kondisi fisik isi asli dari koleksi

perpustakaan dan arsip.

Kegiatan preservasi timbul dikarenakan banyaknya faktor penyebab

terjadinya kerusakan pada koleksi bahan pustaka. Secara umum, ada dua faktor

penyebab kerusakan bahan pustaka. Pertama, faktor internal yang meliputi

material penyusun bahan pustaka, seperti kertas, tinta, perekat, dll. Yang kedua,

faktor eksternal yang meliputi kondisi lingkungan diluar bahan pustaka, seperti

suhu dan kelembaban udara, cahaya matahari, polusi, debu, dll.

Selain faktor-faktor tersebut ada faktor lainnya yang bisa menyebabkan

kerusakan yang sangat fatal terhadap bahan pustaka yaitu faktor bencana baik

yang disebabkan oleh bencana alam maupun bencana yang disebabkan

kesalahan manusia (human error).

Bencana apapun bentuknya bisa terjadi sewaktu-waktu tanpa peringatan

terlebih dahulu. Berhubungan dengan hal tersebut bencana memiliki empat

faktor utama, yaitu tiba-tiba, tidak diharapkan, bersifat merusak, dan kurang

perencanaan.

Bencana terjadi dengan frekuensi yang tidak menentu dan akibat yang

ditimbulkannya meningkat bagi mereka yang tidak mempersiapkan diri terhdap

kemungkinan timbulnya bencana. Rencana persiapan, pencegahan, dan

perbaikan/pemulihan dapat membantu melindungi semua aset organisasi,

termasuk sumber daya manusia, pekerjaan, data-data dan dokumen penting,

serta fasilitas organisasi.

Karena kecenderungan untuk terjadinya bencana sangat tinggi maka

perpustakaan memerlukan sebuah konsep perencanaan untuk program

persiapan bencana.

Perencanaan program kesiapan bencana yang baik dan berkelanjutan

akan sangat berguna bagi perpustakaan untuk melindungi dan memberikan

jaminan bagi kelestarian koleksi bahan pustaka maupun kandungan informasi

yang ada didalamnya.

Perencanaan Program Kesiapan Bencana

Untuk merencanakan sebuah program persiapan bencana bagi

perpustakaan diperlukan proses manajemen dan perencanaan yang baik untuk

membantu menyediakan infrastruktur bagi perpustakaan dalam

mengimplementasikan misinya.

Landasan bagi setiap program preservasi melibatkan kegiatan harian dari

perpustakaan tentang bagaimana koleksi dipegang, dimasukkan ke dalam rak,

keadaan lingkungan penyimpanan koleksi, dan perhitungan preventatif yang

harus diambil untuk menjamin proteksi dan ketahan bahan pustaka.

Dalam merencanakan sebuah program persiapan bencana ada beberapa

hal yang harus diperhatikan. Pertama, indentifikasi resiko melalui audit resiko

dan fasilitas. Kedua, tindakan preventif yang akan diambil dan kesiapan untuk

memperkecil dampak dari bencana. Dan yang terakhir, respon penyelamatan

untuk meyelamatkan koleksi dan memulihkan fasilitas yang rusak.

Ketiga hal ini harus dilakukan secara sistematis dan kooperatif dengan

lembaga penaung perpustakaan maupun pihak terkait lainnya diluar

perpustakaan.

Disaster Preparedness Plan merupakan program yang tertulis dan telah

disetujui, diimplementasikan, serta dievaluasi secara periodik, yang

memfokuskan pada semua tindakan yang dianggap perlu dilakukan sbelum,

ketika, dan sesudah terjadi bencana.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun disaster preparedness

plan, antara lain:

- Keamanan staf dan pengunjung perpustakaan ketika terjadi bencana

- Penyelamatan koleksi-koleksi yang penting

- Memastikan keamanan fasilitas perpustakaan

- Memastikan ketersediaan perlengkapan dan peralatan pencegah

bencana

- Kegiatan pemulihan (recovery) fasilitas perpustakaan maupun koleksi-

koleksi yang terkena dampak bencana

Sedangkan, informasi yang harus terkandung dalam disaster

preparedness plan, yaitu:

- Mengidentifikasi dan memberi proteksi yang cukup terhadap data,

informasi, dan arsip yang penting bagi perpustakaan

- Pengurangan resiko bencana dengan mengadakan program pelatihan,

pemeliharaan, dan pengamanan

- Memastikan kemampuan perpustakaan untuk merekonstruksi kembali

informasi dan rekord-rekord (data, arsip) yang rusak dengan cepat

- Memastikan perpustakaan untuk beroperasi kembali secara efektif

setelah terjadinya bencana dengan penerapan kebijakan manajemen,

prosedur, dan sumber daya.

Proses perencanaan untuk disaster preparedness programme memiliki

elemen-elemen sebagai berikut:

- One Person

One person adalah seseorang yang pertama kali dihubungi ketika

terjadi bencana sehingga bisa mengkoordinasikan penyelamatan

koleksi dan arsip berharga yang ada di perpustakaan. Salah satu cara

untuk mengembangkan hal ini adalah dengan menggunakan disaster

telephone tree (pohon telepon bencana) atau yang biasa kita sebut

sebagai jarkom (jaringan komunikasi)

Jaringan komunikasi ini meliputi otoritas/badan penanggung jawab

perpustakaan, direktur/kepala perpustakaan, manager/pustakawan,

staf, dan koordinator keadaan gawat darurat, dan pihak lain yang biasa

menangani keadaan bencana, seperti Pemadam Kebakaran, Polisi, dll

- Educated Comitee/Trained Staffs

Educated comitee/trained staff adalah semacam komite/kumpulan

orang di dalam perpustakaan yang telah dilatih untuk menangani

bencana minor maupun bencana mayor. Dengan adanya kelompok ini

maka keahlian mereka akan sangat berguna ketika terjadi bencana

sehingga tindakan penyelamatan akan lebih mudah dan leluasa.

Setelah adanya hal-hal tersebut maka disaster action team members

harus dibentuk agar bisa bekerja dengan efektif dan efisien sebagi

sebuah tim khusus.

- Defined Scope

Pembatasan masalah bencana yang biasa terjadi di sekitar lingkungan

perpustakaan harus dipertimbangkan juga mengingat tindakan

pertama apakah yang harus diambil untuk menyelamatkan koleksi dan

arsip. Dengan adanya pembatasan masalah tadi ruang lingkup dari

tindakan disaster preparedness akan lebih spesifik.

- Goal Establishing

Penetapan tujuan dari dibuatnya disaster preparedness programme

akan memudahkan pengelola/manajemen perpustakaan untuk

melakukan recovery (pemulihan) serta evaluasi program.

Tanpa adanya tujuan yang jelas dari sebuah program disaster

preparedness, pengelola perpustakaan tidak akan memiliki panduan

arah kebijakan yang jelas berkaitan dengan hal pencegahan dan

penanggulangan bencana.

- Set Priorities

Selain penetapan tujuan, penetapan prioritas tindakan penyelamatan

juga memiliki peran yang tidak kalah pentingnya. Dengan adanya

prioritas yang jelas akan mempermudah dan memperlancar kerja dari

tim khusus kesiapan bencana.

Prioritas ini berlaku tidak hanya bagi prioritas tindakan saja tetapi juga

meliputi koleksi mana yang harus diselamatkan terlebih dahulu ketika

terjadi bencana.

- Report

Pelaporan dari proses apa saja yang telah ditempuh oleh

perpustakaan dalam mengembangkan disaster preparedness

programme sangat berguna untuk tujuan evaluasi. Hal-hal yang

dilaporkan biasanya meliputi, perawatan fasilitas perpustakaan

(gedung, rak buku, ruangan, komputer, dll) serta progress (kemajuan)

keahlian staf dalam kesiapannya menghadapi bencana.

Laporan juga bisa berisi mengenai pembaruan program. Seiring

berjalannya waktu yang selalu menuntut perubahan maka

perpustakaan diharapkan selalu siap sedia dalam menangani

bencana.

Program Jangka Panjang dari Disaster Preparedness Programme

Program jangka panjang dibuat sebagai persiapan antisipasi dan

kesiagaan untuk sekitar 5 tahun ke depan dengan mengutamakan aspek-aspek

konseptual dalam penyusunannya namun harus tetap relevan dengan kenyataan

yang terjadi.

Program jangka panjang ini bisa berupa:

- Pelatihan staf yang berkesinambungan yang disesuaikan dengan

perkembangan di lapangan

- Pengadaan fasilitas peringatan dini (early warning system) untuk

menangkal bencana terlebih dahulu

- Analisis komprehensif mengenai kemungkinan bencana yang akan

terjadi disekitar lingkungan perpustakaan berada

- Menyusun media penyimpanan koleksi khusus, dokumen-dokumen,

dan arsip-arsip penting agar mudah diselamatkan

- Penataan ruangan perpustakaan

- Penetapan prosedur penyelamatan koleksi

- Evaluasi kinerja kesiapan bencana secara menyeluruh mulai dari audit

fasilitas (gedung) hingga pencegahan bencana., dll

Program Jangka Menengah dari Disaster Preparedness Programme

Program untuk jangka menengah biasanya disusun untuk persiapan

sekitar 2 tahun ke depan. Dalam program ini sudah mulai melibatkan aspek

praktis.

Programnya bisa berupa:

- Memberikan pemahaman bagi pengguna tentang bagaimana tindakan

yang harus diambil ketika terjadi bencana

- Pengorganisasian dokumen dan koleksi perpustakaan yang lebih rapih

- Meningkatkan pemahaman staf tentang bagaimana untuk bertindak

pada saat terjadi bencana.

Program Jangka Pendek dari Disaster Preparedness Programme

Program jangka pendek biasanya disusun hanya untuk satu tahun dan

dievaluasi setiap akhir tahun. Karena waktunya singkat, program ini berisi

tentang aspek praktis yang bisa diterapkan oleh pengguna maupun pengelola

perpustakaan.

Programnya bisa berupa simulasi bencana yang tidak terkondisi

(unconditioned simulation) sehingga pengelola bisa mengevaluasi kekurangan

secara menyeluruh.

Selain itu juga, perpustakaan bisa melakukan audit program tahunan

untuk menganalisa keefektifan dan efisiensi program sehingga diharapkan terjadi

perubahan berkesinambungan dalam hal kesiapan bencana

Disaster Recovery Plan

Setelah bencana terjadi dengan dampaknya yang buruk terhadap kondisi

perpustakaan dibutuhkan suatu perencanaan untuk mengembalikan

perpustakaan kepada kondisi normal semula.

Dalam hal ini, waktu memegang peranan yang begitu penting karena bila

proses recovery tidak bisa dilakukan secara cepat maka dikhawatirkan fasilitas

fisik baik gedung, koleksi, invenstori, dokumen, dan arisp akan mengalami

kerusakan yang lebih parah dan tidak bisa diselamatkan lagi.

Seperti halnya disaster preparedness programme, proses recovery pun

harus dirancang dengan komprehensif. Analisis berantai merupakan teknik yang

berguna untuk proses pemulihan aset fisik perpustakaan.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan mengenai proses pembuatan disaster

recovery plan, antara lain:

- Kerusakan fasilitas fisik (gedung, inventori)

- Akses ke fasilitas perpustakaan lainnya

- Informasi (Koleksi, dokumen dan arsip)

Disaster recovery plan seringkali mengalami perubahan karena bencana

yang dihadapi tidak selalu sama dan membutuhkan cara penanggulangan yang

berbeda. Oleh karena itu, audit terhadap kebijakan yang telah dibuat pun harus

dilaksanakan agar perpustakaan mengetahui kelemahan-kelemahan dari

kebijakan sebelumnya.

Dengan adanya audit tersebut maka perpustakaan tinggal melakukan

pembaruan terhadap kebijakannya atau dengan kata lain membuat kebijakan

baru.

Setelah perpustakaan memiliki panduan yang lengkap untuk menghadapi

bencana maka perpustakaan tinggal menjalankan semua prosedur tanggap

bencana yang telah dibuat seperti disaster preparedness programme dan

disaster recovery plan.

Kesimpulan

Disaster peparedness programme dan disaster recovery plan adalah dua

hal yang saling berkaitan. Dalam perencanaannya pun hampir memiliki

kesamaan.

Disaster preparedness programme lebih menekankan pada aspek

konseptual dan praktis yang harus dipertimbangkan untuk mengantisipasi segala

kemungkinan yang disebabkan oleh bencana.

Sedangkan, disaster recovery plan lebih fokus pada usaha atau tindakan

yang diambil setelah bencana terjadi dengan mengutamakan aspek waktu.

Daftar Pustaka

- Catatan kuliah Library Preservation

- Disaster Preparedness and Business Continuity Planning. MTI UI

- www.librarypreservation.org