pjm.undiksha.ac.idpjm.undiksha.ac.id/download/laporan_ami_akademik_dan_non... · Web viewPP Nomor...

LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL NON-AKADEMIK

UNDIKSHA 2016

OlehTIM AMI NON AKADEMIK

KANTOR JAMINAN MUTUUNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

SINGARAJA2016

i

HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAANAMI NON AKADEMIK UNDIKSHA 2016

Judul : Audit Mutu Internal Non-Akademik Universitas Pendidikan Ganesha

1. Identitas ketua pelaksana : a. Nama : Dr. Drs. I Wayan Kertih, M.Pdb. NIP : 196411081990031002c. Gol/pangkat : IVa/Pembina d. Jabatan fungsional : Lektor Kepalae. Jabatan : Anggota Divisi Monev

2. Identitas sekretaris : a. Nama : I Putu Pasek Suryawan, S.Pd., M.Pdb. Nip : 198806172014041001c. Gol/pangkat : IIIb/ Penatad. Jabatan fungsional : Lektore. Jabatan : Anggota Divisi Monev

3. Jangka waktu : 4 Bulan (Agustus s.d Nopember 2016)4. Tempat : UNDIKSHA

Mengetahui,Ketua UJM

Prof. Dr. Anak Agung Gede Agung, M.Pd.NIP. 195605201983031002

Singaraja, Nopember 2016 Ketua panitia,

Dr. Drs I Wayan Kertih, M.Pd. NIP.196411081990031002

ii

KATA PENGANTAR

Puja dan puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat rahmat-Nya panitia dapat melaksanakan dan melaporan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) Non Akademik Universitas Pendidikan Ganesha (UNDIKSHA) tahun 2016 sesuai dengan rencana. Unit Jaminan Mutu (UJM) UNDIKSHA, selalu, berusaha mengembangkan konsep perbaikan kualitas secara terus-menerus (continous quality improvement) dengan melaksanakan AMI Non Akademik tahun 2016. Kegiatan ini bertujuan untuk memotret profil unit-unit kerja di lingkungan UNDIKSHA sehingga unit-unit kerja dapat mengetahui kekurangan dan kelebihannya. Hasil kegiatan AMI ini dapat dijadikan bahan oleh unit-unit kerja untuk melakukan perbaikan terhadap kinerja yang masih kurang. Sementara itu, bagi UNDIKSHA, hasil AMI ini dapat digunakan sebagai bahan untuk melakukan pembinaan atau memberikan penghargaan kepada para pegawai sesuai dengan kinerjanya.

Semua Unit/Lembaga yang ada di UNDIKSHA telah berpartisipasi dalam kegiatan AMI tahun ini. Dengan demikian, secara keseluruhan Unit/Lembaga yang ada di UNDIKSHA dapat dinyatakan telah mengindikasikan adanya kesadaran untuk melihat potret dirinya. Mudah-mudahan kesadaran ini terus dapat dipertahankan dan ditingkatkan sehingga Unit/Lembaga selalu berupaya meningkatkan kinerjanya dalam memberikan pelayanan yang berbasis pada sistem penjaminan mutu. Melalui kesempatan ini penulis menyampaikan banyak terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu pelaksanaan AMI Non Akademik 2016 ini.

Demikian yang dapat kami laporkan sebagai tindak lanjut kegiatan yang telah dilaksanakan, semoga dapat bermanfaat.

Singaraja, 9 Nopember 2016

Tim UJM UNDIKSHA

iii

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan ……………………………………………………………… iKata Pengantar …………………………………………………………………... iiDaftar Isi …………………………………………………………………………. iiiBAB I PENDAHULUAN …………………………………………………… 1

1.1 Latar Belakang …………………………………………………... 11.2 Dasar Pelaksanaan AMI ………………………………………… 21.3 Tujuan …………………………………………………………… 31.4 Manfaat ………………………………………………………….. 3

BAB II PLAKSANAAN ……………………………………………………... 42.1 Rancangan Kegiatan …………………………………………….. 42.2 Auditor yang Terlibat …………………………………………… 42.3 Auditi ……………………………………………………………. 52.4 Instrumen Audit ………………………………………………… 52.5 Metode Pemeriksaan/Pengumpulan Data ……………………… 82.6 Jadwal …………………………………………………………… 92.7 Analisis Data ……………………………………………………. 9

BAB III HASIL AMI NON AKADEMIK …………………………………… 103.1 Temuan Audit……………………………………………………. 103.2 Masalah yang Dihadapi dalam Pelaksanaan AMI …………….. 253.3 Usulan Pemecahan Masalah ……………………………………. 25

BAB IV PENUTUP …………………………………………………………… 274.1 Simpulan ………………………………………………………… 274.2 Saran …………………………………………………………….. 27

Lampiran

iv

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Salah satu sasaran dari aktivitas pengimplementasian sistem penjaminan

mutu internal (SPMI) adalah untuk mendorong terwujudnya pelayanan yang prima

kepada masyarakat sehingga mampu menciptakan peningkatan kinerja yang efektif

dan efisien di lingkungan UNDIKSHA. Oleh karena itu, untuk mendukung

implementasi sistem penjaminan mutu yang sesuai dengan harapan tersebut maka

perlu dilakukan penilaian kinerja khususnya ditingkat unit-unit kerja melalui Audit

Mutu Internal (AMI) Non Akademik selain AMI Akademik untuk tingkat

jurusan/program studi.

Di UNDIKSHA, AMI Non Akademik dilaksanakan oleh Unit Jaminan Mutu

(UJM) UNDIKSHA dan untuk kedua kalinya dilakasanakan di tahun 2016 ini.

Sebagaimana halnya AMI Akademik, UJM melaksanakan AMI Non Akademik ini

secara bertahap dan sistematis. AMI dilakukan dengan maksud untuk mengevaluasi

kinerja unit/lembaga yang ada di lingkungan UNDIKSHA. Dalam pelaksanaan AMI

Non Akademik tahun 2016 ini melibatkan 32 auditor dan 31 Unit kerja/Lembaga.

Unit-unit kerja tersebut adalah tata usaha fakultas, pascasarjana, perpustakaan,

lembaga/unit, dan unit/bagian yang ada di rektorat.

Sebagaimana halnya pelaksanaan AMI Akademik, pelaksanaan AMI Non-

akademik juga dilaksanakan melalui beberapa tahapan. Adapun tahapan dalam

pelaksanaan AMI ini diawali dengan perekrutan calon auditor, pelatihan bagi calon

auditor, pelaksanaan audit, dan pelaporan. Dalam perekrutan calon auditor UJM

lebih memprioritaskan pada auditor yang menunjukkan kinerja baik pada

pelaksanaan AMI Akademik. Namun demikian, penyegaran melalui pelatihan tetap

diberikan terutama untuk penyeragaman persepsi terhadap instrumen sehingga

kegiatan audit dapat dilaksanakan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

Dalam setiap pelaksanaan AMI Non Akademik, instrument audit atau borang

dibuat berdasarkan pada standar layanan publik yang telah dibuat oleh masing-

masing unit kerja. Dengan demikian unit kerja diharapkan dapat mengetahui potret

dirinya, baik kekurangan dan kelebihan yang dimiliki, kemudian memperbaiki

5 | L a p o r a n A M I N o n A k a d e m i k 2 0 1 6

kinerjanya sehingga konsep perbaikan kualitas secara terus-menerus (continous

quality improvement) dapat dijadikan pegangan dalam memberikan layanan

penunjang kegiatan akademik.

1.2 Dasar Pelaksanaan AMI

AMI Non Akademik merupakan suatu kegiatan untuk menjamin mutu yang

dilakukan secara internal perguruan tinggi yang bersangkutan. Hal ini dilakukan

untuk mencegah terjadinya penyimpangan terhadap pencapaian standar yang

ditetapkan. Beberapa dasar pertimbangan dilaksanakannya AMI ini adalah :

1. UU Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem pendidikan

Nasional

2. UU Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tantang Pendidikan Tinggi

3. UU Republik Indonesia No. 25 Thun 2009 Tentang Pelayanan Publik

4. PP Republik Indonesia No. 32 Tahun 2013 Tentang Standar Nasional

Pendidikan

5. PP Republik Indonesia No. 66 Tahun 2010 Tentang perubahan peraturan

pemerintah No. 17 Tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan Pengelolaan

Pendidikan

6. PP Republik Indonesia No. 96 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-

undang No. 25 Tahun 2009

7. PP Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja PNS

8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 29 Tahun

2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Pendidikan Ganesha,

9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 43 Tahun

2008 tentang Statuta Universitas Pendidikan Ganesha,

10. Permendiknas No. 63 Tahun 2009 Tentang Sistem Penjaminan Mutu

11. Permendikbud No. 49 Tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan

Tinggi

12. Perka. BKN Nomor 1 Tahun 2013 Tentang Petunjuk Pelaksanaan PP 46 Thn

2011


1.3 Tujuan

Adapun tujuan dilaksanakan AMI Non Akademik adalah:

1. terwujudnya perbaikan manajemen kinerja, sikap mental, prilaku serta

komitmen segenap jajaran aparatur UNDIKSHA yang pada gilirannya dapat

menumbuhkan kepercayan masyarakat; dan

2. tewujudnya pelayanan yang memuaskan serta dapat memberikan pelayanan

yang prima kepada publik atau masyarakat secara efisiensi dan efektif.

1.4 Manfaat

Hasil yang diharapkan dari kegiatan AMI Non-Akademik ini dapat menjadi

bagian dari pertanggungjawaban unit kerja kepada pemangku kepentingan tentang

kinerjanya. Selain itu, hasil AMI ini akan dapat memberikan masukan kepada unit

kerja tentang kinerjanya sehingga unit kerja dapat merumuskan program-program

untuk memperbaiki kekuranganya. Jika hal ini dapat dilaksanakan secara kontinu

melalui siklus PDCA (plan, do, check, action), yaitu penetapan, pelaksanaan,

penilaian standar, dan tindakan perbaikan, maka konsep perbaikan mutu layanan

perguruan tinggi untuk memenuhi kebutuhan masyarakat secara terus-menerus

(continous improvement) akan dapat direalisasikan.


BAB II

PELAKSANAAN

2.1 Rancangan Kegiatan

Tahapan dari kegiatan ini meliputi: 1) penyusunan borang audit, 2)

penyampaian borang ke masing-masing Unit/Lembaga, 3) perekrutan dan pelatihan

calon auditor, 4) penugasan auditor untuk melaksanakan audit, dan 5) pelaporan

hasil audit. Untuk menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan tersebut UJM

membentuk tim panitia pelaksana AMI Non Akademik 2016.

2.2 Auditor yang Terlibat

Auditor yang terlibat dalam AMI Akademik tahun 2016 ini sebanyak 31

orang. Sebelum melaksanakan tugasnya auditor harus mengikuti pelatihan. Materi

pelatihan meliputi prinsip dan etika audit, penjelasan buti-butir borang, dan teknik

pembuatan laporan.

Audit dilakukan oleh auditor secara ber tim (dua orang) satu sebagai ketua

dan satunya lagi sebagai anggota. Sebelum melaksanakan tugasnya, auditor

diberikan surat tugas yang mencakup unit kerja/Lembaga yang menjadi tugasnya

untuk melaksanakan audit. Pada pelaksanaan AMI Non Akademik tahun 2016 ini

terdapat 17 tim auditor yang melaksanakan audit pada dua unit kerja/Lembaga

2.3 Auditi

Auditi atau teraudit adalah seluruh unit kerja/lembaga yang ada di

lingkungan UNDIKSHA. Untuk AMI Non Akademik tahun 2016 ini jumlah auditi

yang ditetapkan oleh UJM untuk diaudit 31 unit kerja/lembaga yang ada di

lingkungan UNDIKSHA. Meliputi: 1) Lembaga Pengembangan Pengalaman

Lapangan (LPPL), 2) Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi, 3) Lembaga

Penelitian (LEMLIT), dan Bagian Tata Usaha Lemlit, 4) Lembaga Pengabdian

Kepada Masyarakat (LPM), dan Bagian Tata Usaha LPM, 5) Tata Usaha FMIPA, 6)

Tata Usaha FBS, 7) Bagian Kepegawaian, 8) Bagian Kemahasiswaan, 9) UPT

Penjaminan Mutu (UJM), 10) UPT Layanan Bahasa, 11)Tata Usaha FIP, 12) Tata

Usaha Pasca Sarjana, 13) UPT Pusat Komputer, 14) UPT Perpustakaan, 15) JPP, 16)


Kearsipan, 17) UPT Penerbitan, dan UPT Percetakan, 18) Tata Usaha FOK, 19) Tata

Usaha FEB, 20) UPT Praktek Kerja Lapangan (PKL), 21) UHTLP, 22) Tata Usaha

FTK, 23) UPT Pengadaan, 24) Satuan Pengawas Internal, 25) Tata Usaha FIS, 26)

Lembaga Pengembangan dan Pembelajaran (LP3), 27) Lembaga Perencanaan dan

Pengembangan (LPP), 28) Bagian Keuangan, 29) UPT Bimbingan Konseling, 30)

UPT Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian, dan 31) Bagian Pendidikan dan

Kerjasama.

2.4 Instrumen Audit

Instrumen audit yang digunakan tahun 2016 ini yaitu borang AMI Non

Akademik Unit Kerja/Lembaga (terlampir).

2.5 Metode Pemeriksaan/Pengumpulan Data

Kegiatan pemeriksaan diawali melakukan audiensi sebagai awal kunjungan

dengan ketua Unit/Lembaga maupun staf pegawai lainnya yang hadir saat

kunjungan. Selanjutnya, dilakukan pemeriksaan dokumen dan peninjauan lapangan

bila diperlukan. Tujuannya adalah untuk melakukan verifikasi data dan informasi

yang diperoleh untuk selanjutnya dianalisis. Pembahasan dilakukan pada akhir

kunjungan untuk mendapatkan tanggapan dan komitmen tindak lanjut dari

teraudit/auditi.

2.4 Jadwal Pelaksanaan Audit

Audit direncanakan dengan jadwal sebagai ditunjukkan pada Tabel 2.1.

Namun demikian, beberapa tahapan pelaksanaan dilakukan penyesuaian dengan

mempertimbangkan beberapa kendala yang dihadapi.

Tabel 2.1 Jadwal KegiatanNO. KEGIATAN TANGGAL

1Penyampaian Borang Audit ke masing-

masing Unit/Lembaga oleh UJM28 September 2016

2 Pengisian Borang oleh Unit/Lembaga 2 s/d 16 Oktober 2016

3 Penilaian dan visitasi oleh auditor 9 s/d 30 Oktober 2016

4 Penyampain laporan hasil audit oleh auditor 21 Oktober s/d 6 Nopember


kepada UJM 2016

5 Pembuatan Laporan Audit oleh tim UJM 6 s/d 13 Nopember 2016

6Publikasi/penyampaian hasil ke unit

kerja/lembaga dan pimpinan27 Nopember 2016

2.7 Analisis Data

Berdasarkan hasil visitasi ke unit kerja/lembaga, diuraikan ketidaksesuaian

yang ditemukan, penyebab ketidak sesuaian, dan rencana tindakan yang dilakukan

oleh masing-masing unit kerja.


BAB III

HASIL AMI NON AKADEMIK

Hasil pengukuran kinerja 34 Unit Kerja/Lembaga disajikan dalam bentuk

uraian kepatuhan dan ketaatan dalam penerapan SPMI terhadap standar disajikan

secara deskriptif.

3.1 Kesesuaian Kinerja Unit dan Lembaga

Pada bagian ini akan disajikan hasil audit berupa deskripsi ketidaksesuaian

terhadap data-data yang dimiliki unit kerja/lembaga. Dalam hal ini, setiap butir audit

yang tidak tersedia saat visitasi dilakukan, dipertimbangkan sebagai adanya

ketidaksesuaian. Tabel 3.1 berikut menunjukkan uraian ketidaksesuaian kinerja unit

kerja/lembaga terhadap butir audit.

Tabel 3.1 Data Ketidaksesuaian Unit Kerja/Lembaga UNDIKSHA Periode 2016

No. Unit Kerja Indikator/Butir Audit

Uraian Ketidak Sesuaian

Penyebab Ketidak Sesuaian

Rencana Tindakan

1. Lembaga Pengembangan Pengalaman Lapangan (LPPL)

Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua level di unit kerja.

Ada kesalahan teknis penulisan, yang seharusnya visi misi LPPL ditulis menjadi visi misi UJM

Dokumen visi misi LPPL mengacu pada format penyususnan dokumen yang diberikan oleh UJM. Sehingga masih ada beberapa hal yang belum diganti dan disesuaikan menjadi unit kerja LPPL

Segera memperbaiki tampiran dan kesalahan pengetikan pada dokumen yang ada.

Dokumen Standar Pelayanan Minimal (SPM) atau Standar Pelayanan Publik (SPP) unit kerja

Perlu ditinjau kembali bahasa standar yang ada pada dokumen SPM atau SPP

Belum dipahami tata cara atau mekanisme penyusunan konten SPM atau SPP

Segera berkoordinasi dengan UJM untuk mendapatkan pelatihan penyusunan dokumen SPM atau SPP


Dokumen uraian pekerjaan (job description) dan sasaran kinerja personil pada semua unsur / level

Belum ada program kerja di LPPL

Dokumen program kerja unit kerja LPPL ditangani langsung

Segera melakukan koordinasi dengan pendokumentasian program kerja yang telah dilakukan.

Dokumen pemantauan kerja unit kerja

Belum ada dokumen pemantauan kerja unit kerja

Belum tersusunnya format dokumen pemantauan kerja dan pelaksanaan pemantauan kerja karena selama ini tidak dianggarkan

Menyususn rencana anggaran yang didalamnya mencantumkan anggaran untuk pelaksanaan pemantauan kerja unit kerja.

Melakukan koordinasi dengan UJM untuk menyususn format pemantauan kerja unit kerja.

2. Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi

Visis dan Misi Unit kerja

Ada kesalahan teknis penulisan, yang seharusnya visi misi bagian perencanaan dan Sistem Informasi ditulis menjadi visi misi UJM

Dokumen visi misi Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi mengacu pada format penyusunan dokumen yang diberikan oleh UJM. Sehingga masih ada beberapa hal yang belum diganti dan disesuaikan menjadi unit kerja Bagian Perencanaan dan Sistem

Segera memperbaiki tampilan dan kesalahan pengetikan pada dokumen yang ada


InformasiDokumen Standar Pelayanan Minimal (SPM) ata Standar Pelayanan Publik (SPP)


Belum dipahaminya tata cara atau mekanisme penyusunan konten SPM atau SPP


Dokumen program kerja unit kerja

Belum ada dokumen program kerja di Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi

Dokumen program kerja unit kerja di Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi ditangani langsung

Segera melakukan koordinasi dengan pendokumentasian program kerja yang telah dilakukan




Menyususn rencana anggaran yang didalamnya mencantumkan anggaran untuk pelaksanaan pemantauan kerja unit kerja.elakukan koordinasi dengan UJM untuk menyusun format pemantauan kerja unit kerja.

3. Lembaga Penelitian

Ketersediaan antara visi dan misi

visi dan misi ada, tapi belum dipasang di ruangan kantor

Terlupakan kalau visi dan misi harus dipasang

Segera akan dipasang

Ketersediaan SK penugasan personil unit

SK tersedia, namun SK pimpinan lembaga sudah kadaluarsa (berakhir

Ketidaktahuan staf dan SK yang ada tidak mencantumkan batas waktu kepemimpinan

Segera akan dikoordinasikan dengan pimpinan.


Agustus 2016) dan belum ada SK pelaksana tugas tetap (PLT)

- -Ketersediaan dokumen standar pelayanan minima (SPM) atau standar pelayanan publik

Tersedia dokumen tahun 2013, namun dokumen belum diperbaharui.

Tidak jelas Segera akan diperbaharui

Ketesediaan dokumen POS unit kerja

Tersedia 18 POS namun, belum semuanya diterapkan karena ada yang belum disesuaikan dengan keadaan saat ini.

Belum diprogramkan

Segera akan diperbaiki.

Ketersediaan struktur organisasi unit kerja

Tersedia, namun belum diperbaharui

Lupa Segera akan diperbaharui

Ketersediaan dokumen penilaian sasaran kerja personil unit kerja

Sesui format, hanya tersedia per januari-mei 2016. Bulan berikutnya belum terbayar

Belum dilakukan penilaian berikutnya

Segera akan dilakukan

Ketersediaan dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja

Belum semua dilakukan, misalnya dokumen pemantauan jurnal dan penerbitan abstrak penelitian

Belum dibuat Segera akan dibuat


4. Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPM)

- - - -

5. Bagian Tata Usaha LPM

- - - -

6. Tata Usaha FMIPA

- - - -

7. Tata Usaha FBS

- - - -

8. Bagian Kepegawaian

- - - -

9. Bagian Kemahasiswaan

Tersedianya visi dan misi unit kerja

Tidak ada visi dan misi unit kerja

Masih dalam tahap penyusunan

Perlu disusunnya visi dan misi unit kerja sebagai pedoman pelaksanaan setiap tugas dan tanggung jawab di unit kemahasiswaan.

Tersedianya dokumen standar pelayanan minimal (SPM) atau standar pelayanan public (SPP) unit kerja

Tidak ada dokumen

Belum memiliki dokumen SPM dan SPP

Segera untuk dapat disusun dokumen standar pelayanan minimal (SPM) atau standar pelayanan public (SPP) unit kerja

10. UPT Penjaminan Mutu (UJM)

Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja

Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja belum ada

Belum disiapkan Segera menyiapkan dokumen yang dimaksud

11. UPT Layanan Bahasa

- - - -

12. Tata Usaha FIP

13 Tata Usaha Pasca Sarjana


14. UPT Pusat Komputer

- - - -

15. UPT Perpustakaan

- - - -

16. JPP - - - -17. Kearsipan Tersedia

dokumen standar pelayanan minimal (SPM) atau standar pelayanan public (SPP) unit kerja

Tidak ada dokumen

Kantor yang diberikan terus berubah (pindah-pindah) dan masih kurang tenaga

Akan dibuatkan (masih dalam proses)

Tersedia dokumen prosedur oprasional standar (POS) unit kerja

Tidak ada dokumen

Masih gabung direktorat


Tersedia dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua unsur/level di unit kerja

Tidak ada dokumen



Tersedia dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja

Tidak ada dokumen



18. UPT Penerbitan/Percetakan

Dokumen penilaian sasaran kerja

Belum ada Rangkap jabatan dalam pengelola unit penerbitan sehingga sudah dipikirkan tetapi belum tertuang dalam bentuk tulisan

Mengusulkan untuk membuat sasaran kerja, sehingga akan terlihat kepastian pekerjaan yang akan dilakukan.Sebaiknya ketua unit adalah tidak rangkap jabatan dan merupakan


tenaga profesionalDokumen rekap daftar hadir

Tidak ada Dokumen rekap daftar hadir

Daftar hadir langsung dilaksanakan di lembaga

Meminta untuk membuatkan daftar hadir secara jelas

Dokumen Tupoksi

Tidak ada dokumen yang jelas

Belum diatur dengan baik

Sebaiknya disarankan untuk membuat tupoksi yang jelas

Dokumen SPM dan SPP

Tidak ada Belum disiapkan Semestinya ada, karena sangat penting sebagai salah satu indikator pelayaan public yang baik.

Dokumen program kerja

Ada dokumen program kerja, tetapi auditi mengisinya tidak

Program kerja berupa daftar rencana kegiatan, belum ada waktu pelaksanaan, target/sasaran, realisasi. Dan capaian

Meminta ketua unit membuat program kerja yang terdiri atas unsur nomor, nama kegiatan, waktu pelaksanaan,target/sasaran, realisasi, dan capaian

Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja

Belum ada dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja

Sudah terpikirkan tetapi belum tertuang dalam bentuk tulisan

Menyarankan ketua unit untuk membuat lembar pemantauan program kerja yang riil yang mengandung unsur nomor, nama kegiatan, kesesuaian waktu pelaksanaan, kesesuaian target/sasaran, kendala-kendala yang dihadapi dalam melaksanakan program kerja

19. Tata Usaha FOK

Tersedia dokumen penilaian sasaran kerja personil

Hanya dimiliki pegawai dengan status pegawai

Baru bulan oktober memperoreh pegawai kontrak, untuk

Mewajibkam semua staff membuatnya


negeri sedangkan pada semua unsur/level di unit kerja

pegawai kontrak belum

Tersedianya dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja

Belum ada tertulis , hanya lisan

Belum dibuatkan

Dibuatkan dokumen pemantauan untuk semua pegawai baik tetap maupun kontrak secara tertulis

20. Tata Usaha FEB

Tersedia dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua unsur level diunit kerja

Hanya dimiliki pegawai dengan status pegawai tetap

Pegawai tidak tetap belum diwajibkan

Mewajibkan semua staff membuatnya

Tersedia dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja

Hanya untuk pegawai tetap

Belum dibuatkan

Dibuatkan dokumen pemantauan untuk semua pegawai baik tetap maupun kontrak

21. UPT Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Visi dan Misi unit kerja

Masih ada kesalahan teknis penulisan, yang seharusnya visi misi UPT PKL ditulis menjadi visi misi UJM

Dokumen visi misi UPT PKL mengacu pada format penyusunan dokumen yang diberikan oleh UJM. Sehingga masih ada beberapa hal yang belum diganti dan disesuaikan menjadi unit kerja UPT PKL

Segera memperbaiki tampilan dan kesalahan pengetikan pada dokumen yang ada

Dokumen tupoksi unit kerja

Masih ada kesalahan teknis penulisan, yang seharusnya

Dokumen tupoksi unit kerja UPT PKL mengacu pada format penyusunan

Segera memperbaiki tampilan dan kesalahan pengetikan pada dokumen yang


tupoksi unit kerja UPT PKL ditulis menjadi tupoksi unit kerja UJM

dokumen yang diberikan oleh UJM. Sehingga masih ada beberapa hal yang belum diganti dan disesuaikan menjadi uniy kerja UPT PKL

ada

Dokumen Standar Pelayanan Minimal (SPM) atau Standar Pelayanan Publik (SPP) unit kerja


Belum dipahaminya data cara atau mekanisme penyusunan konten SPM atau SPP


Dokumen Prosedur Operasional Standar (POS) unit kerja

POS belum mencerminkan turunan dari seluruh isi standar, dan belum dilengkapi dengan bagan alir serta rentang waktu yang jelas

Belum dipahaminya tata cara atau mekanisme penyusunan POS sebagai turunan dari isi standar

Segera berkoordinasi dengan UJM untuk mendapatkan pelatihan penyusunan dokumen POS

Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua unsure/level

UPT PKL belum memiliki dokumen penilaian sasaran kerja personil

Sasaran kerja personil dikelola langsung di masing-masing jurusan

Segera melakukan koordinasi dan inventarisasi dengan jurusan-jurusan

Dokumen rekap daftar hadir personil di unit kerja

UPT PKL tidak memiliki rekap daftar hadir personil

Personil/tim yang bertugas di UPT PKL terdiri atas ketua-ketua jurusan diploma di Undiksha dan tidak memiliki pegawai

Mengusulkan pengadaan pegawai di UPT PKL

Menyiapkan daftar hadir setiap ada kegiatan rapat atau koordinasi


rutinDokumen program kerja unit kerja

Belum ada dokumen program kerja unit kerja yang terpusat di UPT PKL

Dokumen program kerja unit kerja UPT PKL ditangani langsung di masing-masing jurusan

Segera melakukan koordinasi dengan masing-masing jurusan guna pendokumentasian program kerja yang telah dilakukan




Menyusun rencana anggaran yang didalamnya mencantumkan anggaran untuk pelaksanaan pemantauan kerja unit kerja

Melakukan koordinasi dengan UJM utk menyusun format pemantauan kerja unit kerja

22. Tata Usaha FTK

Tersedia dokumen tupoksi unit kerja

Belum tersedianya dokumen tupoksi unit kerja untuk honorer yang ditugaskan di Jurusan

Penempatan bagi pegawai Jurusan baru dilaksanakan pada bulan September

Akan segera dibuatkan dokumen tupoksi untuk pegawai yang ditempatkan di Jurusan

Tersedia Dokumen Program Kerja Unit Kerja

Belum tersedianya dokumen program kerja unit kerja

Dokumen Program Kerja masih mengacu pada tahun sebelumnya

Akan rencakan program kerja untuk setiap tahunnya

Tersedia dokumen pemantauan

Belum tersedia dokumen

Belum mengetahui bagian yang

Menelusuri pihak yang berwenang


terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja

pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja

bertugas melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan Program Kerja

melakukan pemantauan dan dokumen yang digunakan

23. UPT Pengadaan

Ketersediaan dokumen SPM atau SPP unit kerja,

Tidak Ketersediaan dokumen SPM atau SPP unit kerja,


Dokumen uraian pekerjaan (job description) dan sasaran kinerja personil pada semua unsure/level diunit kerja

Tidak Dokumen uraian pekerjaan (job description) dan sasaran kinerja personil pada semua unsure/level diunit kerja


Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua level di unit kerja

Tidak Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua level di unit kerja


Dokumen rekap daftar hadir personil di unit kerja

Tidak Dokumen rekap daftar hadir personil di unit kerja


Dokumen program kerja di unit kerja,

Tidak Dokumen program kerja di unit kerja,


Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja belum ada

Tidak Dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja belum



ada24. Satuan

Pengawas Internal

- - - -

25

Tata Usaha FIS

Ketersediaan dokumen tupoksi unit kerja

Belum tersedianya dokumen tupoksi unit kerja untuk honorer yang ditugaskan di Jurusan

Penempatan bagi pegawai Jurusan baru dilaksanakan pada bulan September

Akan segera dibuatkan dokumen tupoksi untuk pegawai yang ditempatkan di Jurusan

Tersedianya dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja unit kerja

Belum tersedianya dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja

Belum mengetahui bagian yang bertugas melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan Program kerja

Menelusuri pihak yang berwenang melakukan pemantauan dan dokumen yang digunakan

26. LP3 Dokumen penilaian sasaran kerja personil pada semua unsure/level

Dokumen penilaian sasaran belum selesai dibuat

Belum selesai dibuatnya dokumen penilaian sasaran sehingga penilaian pada semua level belum bisa dilakukan. Saat ini masih pada proses pengerjaan dokumen tersebut

Mengkoordinasikan kepada semua level yang berkepentingan untuk melakukan pemantauan kerja sehingga dapat segera menyelesaikan dokumen penilaian sasaran kerja dan ketika dokumen tersebut selesai maka dapat dilakukan penilaian sasaran kerja tiap tahun kerja

27.LPP Dokumen

penilaian sasaran kerja personil di unit kerja

Tidak Dokumen penilaian sasaran kerja personil di unit kerja


Dokumen pemantauan

Tidak Dokumen

Belum disiapkan Segera menyiapkan


terhadap pelaksanaan program unit kerja belum ada

pemantauan terhadap pelaksanaan program unit kerja belum ada

dokumen yang dimaksud

28.

Bagian Keuangan

Visi dan Misi Unit Kerja

Tidak spesifik

Belum tertempel dan masih mengacu pada visi dan misi Universitas

Akan dibuatkan visi dan misi yang spesifik untuk unit kerja di bagian keuangan

Dokumen standar pelayanan minimal (SPM) atau standar pelayanan publik (SPP)

Tidak tersedia secara khusus

Masih menggunakan dokumen standar pelayanan mutu internal (SPMI) bagian keuangan

Akan dibuatkan dokumen SPM atau SPP untuk uit kerja di bagian keuangan

Dokumen program kerja Unit Kerja

Tidak tersedia

Belum ada secara khusus karena semua pelaksanaan kegiatan di bagian keuangan merupakan bagian dari program kerja Undiksha

Akan dibuatkan secara khusus dokumen program kerja untuk unit kerja di bagian keuangan


Tidak tersedia

Pemantauan tidak dilakukan karena kegiatan yang dilakukan bagian dari program kerja Undiksha sehingga pemantauan program kerja Undiksha umumnya dilakukan oleh SPI

Akan dibuatkan dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja untuk unit kerja di bagian keuangan

29.UPT Bimbingan Konseling

SK Penugasan personil unit kerja

Hanya tersedia satu SK penugasan

SK tidak diketemukan

Meminta arsip SK Kepegawaian


a.n. I Wayan Hendrawan, S.Pd

Dokumen uraian pekerjaan dan sasaran kerja personil

Dokumen uraian kerja ada, namun dokumen sasaran kerja tidak ada

Ketua UBK bukan pegawai, melainkan dosen. Dosen membuat SKP berkaitan dengan tugas tridharma dan penunjang

Mengarsip sasaran kerja kepada ketua UBK

Dokumen penilaian sasaran kerja

Tidak ada dokumen penilaian sasaran kerja personil

Sasaran kerja personil dinilai oleh atasan pegawai, bukan oleh ketua UBK

Mengarsip lembar penilaian sasaran kerja

Dokumen rekap daftar hadir

Tidak ada dokumen rekap daftar hadir personil

Pegawai sudah mengisi daftar hadir melalui sidik jari

Meminta UBK membuatkan daftar hadir personil dan jurnal kerja

Dokumen program kerja

Tidak ada dokumen program kerja

Program kerja hanya berupa daftar rencana kegiatan, belum ada waktu pelaksanaan, target/sasaran, realisasi, dan capaian

Meminta ketua UBK membuat program kerja yang terdiri atas unsure nomor, nama kegiatan, waktu pelaksanaan, target/sasaran, realisasi, dan capaian


Belum ada dokumen pemantauan terhadap pelaksanaan program kerja

Belum terpikirkan oleh ketua UBK

Menyarankan ketua UBK membuat lembar pemantauan program kerja yang mengandung unsur nomor, nama kegiatan, nama kegiatan, kesesuaian waktu pelaksanaan, kesesuaian target/sasaran,


kendala-kendala yang dihadapi dalam melaksanakan program kerja

30. MPK - - - -31. Bagian

Pendidikan dan Kerjasama

Tersedia dokumen pemantauan terhadap pelaksnaan program kerja unit kerja

Tidak tersedia

Belum ada pemantauan terhadap program kerja

Akan segera dibuatkan untuk melengkapi dokumen program kerja

Dari keseluruhan tabel tersebut di atas, hasil audit ini menunjukkan bahwa

ada tiga belas (13) unit kerja/lembaga yang telah menunjukkan kesesuaian terhadap

seluruh buti audit. Ketiga belas (13) unit kerja/lembaga tersebut adalah sebagai

berikut: LPM, Bagian Tata Usaha LPM, Tata Usaha FMIPA, Tata Usaha FBS,

Bagian Kepegawaian, UPT Layanan Bahasa, Tata Usaha FIP, Tata Usaha

Pascasarjana, UPT Pusat Komputer, UPT Perpustakaan, JPP, Satuan Pengawas

Internal, dan MPK. Adapun 18(delapan belas) unit kerja lainnya masih terdapat

ketidaksesuaian. Ketidak sesuaian terhadap butir-butir audit yang ditunjukkan oleh

unit kerja/lembaga tersebut memang pada butir yang berbeda demikian pula jumlah

ketidaksesuaian terhadap butir audit. Namun, terindikasi bahwa butir audit yang

dominan belum dapat dipenuhi oleh auditi yakni dokumen program kerja dan

dokumen pemantauan pelaksanaan program kerja. Selain itu, terdapat beberapa unit

kerja/lembaga yang belum memiliki SK penugasan, uraian pekerjaan, penilaian

kinerja bagi personilnya, dan rekap daftar hadir. Hal ini perlu segera mendapatkan

perhatian khususnya bagi pimpinan. Dalam hal ini, ketidaksesuaian tersebut dapat

dijadikan pertimbangan dalam mengembangkan program untuk meningkatkan

kinerja Unit Kerja/Lembaga di Lingkungan UNDIKSHA.

3.2 Masalah-Masalah dalam Pelaksanaan AMI Non Akademik

Masalah-masalah yang dihadapi dalam kegiatan AMI Non Akademik secara

umum dapat diuraikan sebagai berikut;

1. Tidak semua auditi hadir pada saat pembekalan audit sehingga

mempengaruhi kesiapannya untuk diaudit.


2. Tingginya aktivitas pelaksanaan program di lingkungan UNDIKSHA

sehingga memerlukan penyesuaian dalam pelaksanaan audit.

3. Terdapat Unit/Lembaga yang belum memahami pernyataan butir-butir audit.

3.3 Usulan Solusi Pemecahan Masalah

Solusi yang ditempuh untuk mengatasi beberapa permasalahan yang ditemui

dalam kegiatan AMI non akademik dapat diuraikan sebagai berikut;

1. Meningkatkan sosialisasi keberadaan unit kerja.

2. Meningkatkan koordinasi antar pelaksana kegiatan terutama yang melibatkan

peserta yang sama.

3. Meningkatkan kesiapan pelaksanaan audit termasuk instrument audit.


BAB IV

PENUTUP

4.1 Simpulan

Kepatuhan/ketaatan penerapan SPMI untuk menunjang kualitas layanan oleh

sebagian besar Unit/lembaga terhadap standar layanan belum maksimal. Namun

demikian, secara keseluruhan Unit kerja/lembaga yang ada di UNDIKSHA dapat

dinyatakan telah mengindikasikan adanya kesadaran untuk meningkatkan kinerja

layanannya.

4.2 Saran

Berdasarkan hasil yang dicapai pada kegiatan AMI Non Akademik ini dapat

disarankan beberapa hal sebagai berikut:

1. Pimpinan perlu mendorong program-program peningkatan kualitas layanan

bagi unit penunjang akademik melalui unit-unit kerja terkait

2. Unit kerja yang telah memenuhi keseluruhan butir audit untuk terus

meningkatkan kinerjanya.

3. Meningkatkan kesiapan pelaksanaan dan butir audit.


pjm.undiksha.ac.idpjm.undiksha.ac.id/download/laporan_ami_akademik_dan_non... · Web viewPP Nomor...

Documents

Transcript of pjm.undiksha.ac.idpjm.undiksha.ac.id/download/laporan_ami_akademik_dan_non... · Web viewPP Nomor...