Pesan Bisnis-kom Bis

Click here to load reader

  • date post

    13-Jul-2015
  • Category

    Documents

  • view

    854
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of Pesan Bisnis-kom Bis

1

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

MODUL 4

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

ISI MODUL 4 A. Perencanaan Pesan Bisnis B. Pengorganisasian Pesan Bisnis C. Revisi Pesan Bisnis

TUJUAN MODULSetelah mempelajari modul 4 mahasiswa diharapkan mampu Mendiskusikan perencanaan pesanpesan bisnis

Mendiskusikan pengorganisasian pesan-pesan bisnis

Mendiskusikan revisi terhadap pesan-pesan bisnis

MATA KULIAH: KOMUNIKASI BISNIS PROGRAM KULIAH SABTU-MINGGU (pksm) FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2004

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

TAFIPRIOS KOMUNIKASI BISNIS

2

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

A. PERENCANAAN PESAN BISNISSebuah pesan bisnis yang baik dipandang dari sisi komunikasi biasanya tidak langsung jadi, namun ia memerlukan beberapa langkah untuk mewujudkannya. Perencanaan pesan bisnis diawali dengan penentuan tujuan komunikasi bisnis itu. Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi (informing), persuasi (persuading), dan kolaborasi (collaborating).

Tampilan 1 Contoh Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis TUJUAN UMUMMemberi Informasi Membujuk Kolaborasi

TUJUAN KHUSUSMenyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan Membantu unit personalia (sdm) mengembangkan program pelatihan bagi beberapa karyawan baru

Dalam menentukan tujuan komunikasi bisnis perlu diperhatikan apakah tujuan tersebut realistis?, apakah waktunya tepat?, apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?, dan apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi bisnis?. Tahap berikutnya dalam perencanaan pesan adalah analisis audiens (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi. Hal pertama dalam tahap ini adalah mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi audiens, pengenalan siapa audiens, antisipasi reaksi audiens, antisipasi tingkat pemahaman audiens, pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan audiens. Hal kedua dalam tahap analisis audiens ini adalah mengupayakan untuk memuaskan kebutuhan informasi bagi audiens. Ini meliputi upaya

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

TAFIPRIOS KOMUNIKASI BISNIS

3

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

menemukan oleh audiens.

apa yang diinginkan

oleh

audiens,

antisipasi terhadap

pertanyaan yang tak diungkapkan, fokus pada hal yang dianggap penting Setelah menganalisis tujuan dan audiens, tahap selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut (yang disebut tahap penentuan tema pokok). Setiap pesan bisnis memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Dan akhirnya, tahap Pemilihan (seleksi) Saluran Komunikasi dan Alat Komunikasi yang akan digunakan adalah tahap berikutnya setelah penentuan tema pokok tersebut di atas. Dalam bisnis, biasanya komunikasi verbal (komunikasi dengan kata) menjadi pilihan utama yang dibantu oleh komunikasi nonverbal. Sementara itu, dalam komunikasi dengan kata (komunikasi verbal) biasanya ada pilihan yang mungkin dipilih yaitu komunikasi kata dengan lisan (berbicara) dan komunikasi kata dengan tulisan (menulis). Bilamanakah komunikasi berbicara lebih tepat dipilih & digunakan dibandingkan dengan komunikasi menulis?, dan sebaliknya? Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi (bisnis), analisis audiens, dan pada karakteristik dari komunikasi berbicara dan komunikasi menulis tersebut.

Tampilan 2 Karakteristik Komunikasi Berbicara dan Komunikasi Menulis KOMUNIKASI BERBICARAKita ingin respons audiens segera Pesan Kita relatif sederhana Kita tidak perlu catatan permanen Audiens lebih mudah dikumpulkan

KOMUNIKASI MENULISKita tidak ingin respons segera Pesan Kita sangat rinci dan rumit Kita perlu catatan permanen Kita ingin jangkauan audiens luas

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

TAFIPRIOS KOMUNIKASI BISNIS

4

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Tampilan 3 Contoh Jenis Media (Alat) KomunikasiMEDIA KOMUNIKASI BERBICARAPercakapan langsung, pidato, pertemuan Telepon, voice mail, audio/video tape Teleconference

MEDIA KOMUNIKASI MENULISSurat, memo, laporan, proposal Electronic mail (e-mail) Faksimile

B. PENGORGANISASIAN PESAN BISNISMengapa pesan perlu diorganisasikan? Kita mungkin pernah mendengar ataupun membaca pesan yang bertele-tele, ada hal-hal yang tidak relevan, penyajiannya tidak logis, ada informasi yang lupa dimasukkan, dan sebagainya. Kejadian-kejadian tersebut di atas merupakan akibat dari tidak adanya pengorganisasian terhadap pesan bisnis yang telah direncanakan sebelumnya. Pada prinsipnya, pengorganisasian pesan bisnis dapat menggunakan pola outline yang membutuhkan dua proses tahapan, yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan pokok pikiran; kemudian menetapkan urutan pokok pikiran dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1.

Mendefinisikan dan Mengelompokkan Pokok Pikiran Keberadaan sebuah outline akan sangat berarti bagi kita terutama jika

pesan yang akan kita susun itu berjumlah banyak atau panjang dan rumit. Hal itu disebabkan outline akan membantu kita memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun kita untuk mengkomunikasikan pokok pikiran pokok pikiran dengan cara yang lebih sistematis, efektif, dan efisien. Sebuah contoh outline dapat dilihat pada Tampilan 4 berikut. Sebuah outline biasanya terdiri dari: (a) Tema Pokok; (b) Butir-butir Pendukung (c) Ilustrasi dan/atau bukti-bukti.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

TAFIPRIOS KOMUNIKASI BISNIS

5

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Tampilan 4 Contoh OutlineTEMA POKOKBUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG BUTIR PENDUKUNG

BUKTI

A

ILUSTRASI

ILUSTRASI

BUKTI

BUKTI

A

A

ILUSTRASI

2.

Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah kita mendefinisikan dan mengelompokkan tema pokok dan

butir pendukung serta ilustrasi maupun bukti, selanjutnya kita dapat memutuskan bagaimana urut-urutannya. Dalam penentuan urutan, kita dapat menggunakan salah satu dari dua cara berikut ini, yaitu: a. Cara Langsung atau Cara Deduksi. Pada cara ini, kita mulai dengan tema pokok, kemudian diikuti dengan butir pendukung, dan akhirnya dikemukakan ilustrasi dan/atau bukti-bukti yang berhubungan dengan tema pokok dan butir pendukung tersebut. Cara langsung biasanya digunakan jika diperkirakan reaksi audiens cenderung positif dan menyenangkan. b. Cara Tidak Langsung atau Cara Induksi. Berbeda dengan cara sebelumnya, pada cara tak langsung ini kita justru mulai dengan ilustrasi dan/atau bukti-bukti, baru kemudian disusul dengan butir-butir pendukung, dan diakhiri dengan mengemukakan tema pokok. Biasanya cara tak langsung ini digunakan jika diantisipasi respons audiens cenderung negatif dan kurang/tidak menyenangkan.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

TAFIPRIOS KOMUNIKASI BISNIS

6

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Kedua cara tersebut di atas dapat digunakan baik untuk komunikasi berbicara seperti presentasi dan pidato, maupun untuk komunikasi menulis misalnya surat dan laporan bisnis.

C. REVISI PESAN BISNISRevisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi menulis, maupun untuk komunikasi berbicara terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi. a. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format. Secara umum, kita perlu mengevaluasi efektivitas suatu pesan bisnis kita secara menyeluruh dengan cara membacanya secara cepat. Hal ini menyangkut isi dan organisasi dari pesan bisnis kita. Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri kita sebagai pengecekan: Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis? Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus? Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup? Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada? Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru? Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita, selanjutnya kita perlu memperhatikan gaya penulisan. Beberapa pertanyaan berikut dapat kita ajukan kepada diri kita sebagai pengecekan: Apakah kita telah menggunakan kata-kata atau ungkapan yang mampu menghidupkan pesan-pesan bisnis kita? Apakah pesan bisnis yang kita sampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens? Apakah informasi penting sudah dinyatakan?

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

TAFIPRIOS KOMUNIKASI BISNIS

7

PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas? Apakah kita sudah memudahkan audiens dalam memahami pesan bisnis Kita antara lain dengan memanfaatkan indentasi, huruf tebal, huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sebagainya? Hal terakhir yang tak kurang pentingnya untuk dievaluasi dan direvisi bila diperlukan yakni format dari pesan bisnis kita (terutama pada komunikasi menulis). Format atau format penulisan di sini meliputi antara lain format penulisan yang ditata rapi, menarik, bersih, tidak penuh coretan, menggunakan kertas yang berkualitas baik, dan sebagainya. b. Pemilihan Kata yang Tepat Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan kata menjadi sangat penting artinya. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens, bukan saja pemborosan atau membuang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud komunikasi menjadi terg