PERTEMUAN 8KORESPOnDENSI DALAM

BISNIS

A. PENGERTIAN KORESPONDENSI

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondemie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait.

Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat.

Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain.

Informasi yang disampaikan melalui surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan.

B. PERANAN KORESPONDENSI DALAM

BISNIS

Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut :1. Menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat;2. Menciptakan kerja sama yang baik;3. Menyebarkan kegiatan.

C. PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDENSI

Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah :1. Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim surat atau menandatangani surat.2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.

4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.

5. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat- surat yang meliput pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).

6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

D. FUNGSI SURAT

Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut :

1. Tanda bukti tertulis yang otentik,2. Alat pengingat,3. Dokumen historis,4. Pedoman kerja,5. Jaminan keamanan,

6. Utusan atau duta organisasi,,7. Dasar penilaian dan keputusan, 8. Sebagai barometer kegiatan organisasi, 9. Alat untuk membutuhkan sikap saling pengertian dan menghindari

kesalahpahaman,10. Sarana meningkatkan kerja sama dengan

pihak lain.

E. PENGGOLONGAN SURAT

Surat-surat bisa digolongkan sebagai berikut:

1.Menurut isi dan pengirimnyaa. Surat Resmi (Dinas Pemerintahan),b. Surat Niaga atau Surat Bisnis,c. Surat Pribadi.

2.Menurut maksud dan tujuannyaa. Surat Pemberitahuan,b. Surat Keputusan,c. Surat Perintah, dll.

3. Menurut wujud/bentuknya a. Surat Bersampul, b. Memorandum atau Nota, c. Telegram, dll.

4. Menurut jaminan keamanan a. Surat Sangat Rahasia, b. Surat Rahasia, c. Surat Biasa, dll.

5. Menurut urgensinyaa. Surat Kilat Khusus,b. Surat Kilat (amat segera),c. Surat Biasa.

6. Menurut alirannyaa. Surat Keluar,b. Surat masuk.

7. Menurut kegunaannya a. Surat Konsep, b. Surat Asli, c. Surat Tembusan, dll.

8. Menurut nilai isinya a. Surat Rutin, b. Surat Tidak Rutin.

9. Menurut sifatnya a. Surat yang bersifat mengatur, b. Surat yang bersifat tidak

mengatur.

F. BAGIAN-BAGIAN SURAT

Secara umum, surat mencakup bagian berikut :

1. Kepala surat atau kop surat;2. Tanggal pembuatan surat;3. Nomor, lampiran, dan hal atau perihal;4. Nama dan alamat yang dituju;5. Salam pembuka dan paragraf pembuka;6. Isi surat;7. Salam penutup dan paragraf penutup;8. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan;9. Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy);10. Inisial.

The end