PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi

7/24/2019 PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi

1/12

IMPLEMENTASI SISTEM , OPERASI, DAN PENGENDALIAN

1. GARIS BESAR

Jika proses sistem desain telah dijalankan dengan cermat dan penuh oerhitungan,

tahap implementasi sistem akan berjalan mulus tanta hambatan yang berarti. Adalah

mustahil untuk mengantisipasi seluruh potensi permasalahan yang mungkin terjadi selama

tahap implementasi. Oleh karena itu, penundaan dan permasaahan yang terkait dengan

implementasi adalah sesuatu yang rutin terjadi. Sebagai contoh, sebuah rencana desain

mungkin membutuhkan instalasi sebuah sisrem komputer baru. Jika pengiriman sistem

baru tersebut terlambat melebihi eaktu pengiriman yang tela ditentukan dalam rencana

umum, maka seluruh implementasi proyek dapat tertunda.

Dikarenakan banyak permasalahan dapat terjadi selama implementasi sistem, rencana

formal dan pengendalian dalam tahap implementasi harus di buat. Ada tiga langkah utama

implementasi sistem beserta gambarnya yaitu :

a. Menetapkan rencana pengendalian

b. elaksanaan akti!itas seperti yang telah direncanakan

c. Menindaklanjuti dan menge!aluasi sistem yang baru

GAMBAR 11.1 "mplementasi Sistem

2. IMPLEMENTASI SISTEM2.1 Membuat Rencana dan Pengendalian untu Im!lementa"i

1

Analisis dan

perencanaan

sistem

Desain Sistem

#indak lanjut

dan e!aluasi

sistem baru

enjelasan

akti!itas

Menetapkan

rencana dan

pengendalian

engendalian

dan kaji ulang

sistem


2/12

Manajemen proyek adalah konsep penting dalam implementasi sistem. Dalam

mengelola implementasi proyek dengan baik, dibutuhkan rencana$rencana khusus

yang tersusun dengan baik untuk dikembangkan. %encana & rencana tersebut harus

menggaabungkan tiga komponen utama : '() menguraikan proyek dalam berbagai

tahapan '*) anggaran khusus yang dapat di aplikasikan di setiap tahap, '+) aktu

pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan disetiap tahap proyek.

Gantt c#a$tyaitu menggambarkan secara grafis akti!itas$akti!itas utama pada

sebuah proyek implementasi sistem yang bersifat hipotetis. Diagram ini menunjukkan

baik aktu aktual maupun yang direncanakan untuk suatu akti!itas tertentu. Diagram

ini masih sangat terbatas karena ia tidak mampu menunjukkan hubungan antar

berbagai akti!itas proyek. Diagram itu juga tidak mampu menunjukkan urutanakti!itas yang harus dilakukan.

Diag$am %a$inganyaitu menggambarkan urutan akti!itas$akti!itas yang harus

dilakukan. endekatan diagram jaringan kerja dapat dikembangkan dengan

memasukkan aktu yang diharapkan untuk setiap akti!itas. -erdasar perkiraan

tersebut, dengan menggunakan program e!aluation dan re!ie techniue '/%#) dan

critical path methode '0M), akan dapat diketahui estimasi jalur kritis sebuah proyek.

&alu$ $iti"adalah rangkaian akti!itas yang penting atau kritis dalam sebuah

proyek, dan bila salah satu dari akti!itas$akti!itas tersebut tertunda, seluruh proyek

akan tertunda.

2.2 Melauan Ati'ita" Im!lementa"i

Akti!itas$akti!itas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara lain menyeleksi

dan melatih personel, memasang perlengkapan baru komputer dan detail desain

sistem, menulis dan menguji program$program komputer, mengembangkan standart,

dokumentasi dan kon!ersi file.

2.2.1 Pelati#an (a$)a*an

Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan rekruitmen dan

pelatihan bagi karyaan baru. Sementara para karyaan yang sudah adapun harus

diajari bagaimana bekerja dengan format laporan dan prosedur yang baru. Dalam

banyak kasus ditemukan lebih baik untuk melatih kembali kayaan yang ada saat

ini. Ada beberapa alasan yang mendukung hal ini :

a. -iaya perekrutan yang terkait dengan memekerjakan karyaan baru sedapat

mungkin dihindari

b. ara karyaan yang ada saat ini sudah terbiasa dan mengenali sistem operasi

perusahaan

c. Moral para karyaan sering kali meningkat, khususnya dalam kasus terdapatnya

promosi posisi$posisi baru bagi karyaan yang ada saat ini

2


3/12

2.2.2 Rincian De"ain Si"tem

Selama tahap implementsi, sering kali perlu untuk melakukan beberapa kerja

desain tambahan. -ukanlah suatu hal yang aneh bila dalam tahap implementasi

muncul beberapa bagian rencana desain yang tidak bekerja sebagaiman mestinya, oleh

karena itu kerap kali perlu untuk melakukan penyesuaian akhir pada rencana

sistem. Jika perusahaan akan mengubah sistem lamanya ke sistem komputer baru,

maka program$program yang sudah ada saat ini perlu diubah sehingga mereka dapat

mengopersikan sistem baru. rogram$program komputer haruslah diuji dengan

seksama sebelum dioperasikan. 0ara paling baik menguji program$program komputer

adalah dengan mengujinya dalam pemrosesan data.

Akhirnya, seluruh program komputer harus didokumentsikan dengan

memadai, baik secara internal maupun eksternal. Dokumentasi internal meliputi

beragam jenis komentar ' yang terkait dengan program) yang menjelaskan berbagai

sekmen kode program. Dokumentasi eksternal harus tertulis, baik dari sudut pandang

programer maupun pengguna. Dokumentasi ini harus dapat digunakan oleh programer

yang berbeda ditahun$tahun yang akan datang bilamana bermaksud memodifikasi

program tersebut. rogram$progam yang tidak memiliki dokumentasi yang memadai

akan menjadi tidak berharga ketika programer yang menuliskannya pergi

meninggalkan perusahaan.

Selain menguji program secara indi!idu, penting juga untuk menguji

progaram$program terkait yang ada dalam satu kelompok. Sebagai contoh sebuah

sistem mungkin memiliki empat program yang mengakses file data yang

sama. 1eempat program tersebut harus diuji bersama$sama. Jenis pengujian ini akan

mampu mengungkapkan kesalahan integrasi yang ada. 1etika suatu program

membuat kesalahan asumsi yang berkaitan dengan tugas yang dilakukan oleh program

yang lainnya

2.2.+ Dumenta"i Si"tem Ba$u

Dokumentasi yang baik dapat memberikan manfaat seperti :

a. Melatih karyaan baru

b. Menyediakan bagi para programer dan analisis beragam informasi yang

bermanfaat untuk e!aluasi program dan modifikasi akti!itas dimasa yang akan

datang

c. Menyediakan bagi para auditor beragam informasi untuk melakukan e!aluasi

pengendalian internal

d. Membantu memastikan baha spesifikasi desain sistem telah terpenuhi

2.2.- (n'e$"i ile

3


4/12

Masalah yang sering ditemui dalam implementsi sistem adalah kon!ersi

data. 2ile$file yang disimpan secara manual harus dikon!ersi dalam format

komputer. roses kon!ersi dapat menjadi proses yang mahal dan makan aktu,

terutama dalam kasus mengon!ersi file manual kedalam file komputer. erlu untuk

menyaring data setelah memasukkan informasi kedalam komputer karena sering

terjadi kesalahan dalam proses input data.

2.2./ O!e$a"i Pengu%ian

Sebelum sebuah sistem betul$betul diimplementasikan, sistem tersebut harus

telah diuji secara cermat secara keseluruhan. #iga pendekatan dasar untuk menguji

sistem tersebut :

a. endekatan langsung

b. Operasi parallelc. 1on!ersi modular

d. endekatan langsung adalah proses berpindah kesistem yang baru dan

meninggalkan sistem yang lama pada suatu aktu tertentu. endekatan ini

memiliki kelemahan yaitu kemungkinan terjadinya masalah dalam sistem akibat

adanya perbedaan dalam operasi aktual perusahaan.

O!e$a"i !a$alel adalah proses mengoperasikan sistem yang baru dan yang

lama secara simultan. Seluruh transaksi diproses dikedua sistem, kemudian hasil yang

diperoleh dari masing$masing sistem dibandingkan. erbedaan hasil dari kedua sistem

mengindikasikan adanya masalah dalam sistem yang baru. Operasi paralel memiliki

keunggulan sebagai pendekatan yang paling aman namun ia sangat mahal dan

mungkin tidak efektif biaya. (n'en"i mdula$adalah proses pengujian bertahap

disetiap sekmen dalam sistem baru.

2.+ Menge'alua"i Si"tem Ba$u

Sekali sebuah sistem baru diimplementasikan, bukan berarti segala sesuatunya

telah selesai, melainkan masih banyak pekerjaan yang harus dikerjakan. roses tindak

lanjut diperlukan untuk memastikan baha sistem baru beroperasi sesuai yangdirencanakan. -anyak pendekatan dalam proses tindak lanjut dan e!aluasi, seperti

obser!asi, kuisioner, pengukuran kinerja, dan uji banding. Singkatnya, dalam setiap

impelmentasi sistem akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena itu

perlu tindak lanjut yang memadai.

+. MEREN0ANA(AN DAN MENGORGANISASI(AN PROE( SISTEM

Manajemen proyek dimulai dan hal ini berarti segala sesuatu yang berhubungan

dengan analisis detail, desain, pemrograman, pengujian, implementasi, operasi dan

peraatan proyek.+.1 Sele"i P$)e

4


5/12

Jika sumber daya sebuah organisasi terbatas, maka sumber daya

pengembangan proyek harus dialokasikan pada proyek$proyek yang mampu

memberikan manfaat terbesar bagi organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan

tanggung jaab dari komite pengarah atau unit organisasi lainnya yang bertujuan

memastikan adanya partisipasi aktif pengguna dalam proses seleksi. erkiraan return

on investment'%O") atau pengembalian atas in!estasi yang dilakukan sering

merupakan kriteria pemilihan yang penting. Sekali sebuah proyek disetujui untuk

dikembangkan, sebuah tim proyek harus dibentuk untuk mulai bekerja.

+.2 Tim P$)e

Salah satu tugas penting dalam proyek manajemen adalah menyusun dan

membentuk sebuah tim proyek yang sesuai. 3ntuk sebuah proyek aplikasi sistem,

keberadaan para anals, para programmer, dan teknisi lainnya adalah penting, naming

adanya perakilan dari departemen$departemen pengguna tempat aplikasi ini akan

dikembangkan adalah sesuatu yang juga diperlukan.

+.2.1Tanggung &a*ab Pim!inan P$)e

impinan proyek memiliki tanggung jaab langsung pada komite pengarah

dalam hal kemajuan proyek dan penyelesaiannya. Anggota$anggota tim proyek terdiri

dari pimpinan proyek, analisis, dan programer dari departemen sistem informasi serta

satu atau lebih partisipan yang berasal dari unit$unit dalam organisasi yang menjadi

target proyek. impinan proyek harus tetap menjaga kontak dengan manajer

departemen pengguna utama yang memiliki tanggung jaab untuk proyek

tersebut. impinan proyek juga harus tetap berkomunikasi dengan teknisi$teknisi

dengan keahlian khusus. #anggung jaab utama pimpinan proyek adalah

merencanakan, menyusun jadal, dan mengaasi proyek. erencanaan meliputi

penguraian proyek dan pengalokasian sumberdaya. engaturan jadal adalah

pengaturan kegiatan$kegiatan proyek sesuai rencana yang telah disusun, pengaturan

akti!itas secara krologis, serta rincian tanggung jaab bagi setiap anggota

proyek. engaturan jadal proyek biasanya dikejakan dengan menggunakan bantuan

gantt chart atau netork chart sepert /%# 04A%#. engaasan proyek meliputi

pelaporan aktu dan kemajuan proyek dan juga pelaporan status proyek secara

berkala pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi. Sistem akuntansi proyek adalah

salah satu alat yang digunakan oleh pimpinan proyek untuk mengetahui tanggung

jaabnya atas pengaasan proyek yang dipimpinnya.

+.2.2(etida Pa"tian P$)e

5


6/12

ermalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek adalah ketidakpastian

yang berkaitan dengan ketidakpastian proyek. ara pengguna sering kali tidak

menyadari baha permasalahan yang muncul akan memicu sebuah proyek baru lagi,

dan pada kenyataannya para pengguna sering tidak mengetahui data apa saja yang

mereka gunakan berkaitan dengan tanggung jaab pengambilan keputusan. #ugas tim

proyek adalah mengurangi seluruh ketidakpastian, mengoordinasi berbagai akti!itas

yang dikerjakan oleh setiap bagian setiap proyek, dan menyelesaikan proyek dalam

aktu yang telah ditentukan dan pada biaya yang dapat diterima.

+.+ Mengu$aian P$)e Men%adi Tuga" dan Ta#a!an

3ntuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengan efektif,

dibutuhkan uraian 'break-down) tugas$tugas yang ada ke dalam sebuah daftar rincian

tugas dan tahapan agar mudah untuk dikendalikan dan dipahami oleh siapa

saja. 2ilosofi yang dapat digunakan sebagai pedoman adalah mendesain dengan

pendekatan atas$baah yang diikuti dengan penyesuaian$penyesuaian yang

diperlukan. rinsip dasar operasionalnya adalah setiap tugas atau tahapan tertentu

harus menyediakan sebuah deliverablehingga proyek tersebut diselesaikan. #ujuan

penguraian proyek adalah untuk memfasilitasi penugasan dan pengaasan tenaga

kerja dan sumber daya proyek lainny

+.- E"tima"i atuMengestimasi dengan akurat aktu penyelesaian sebuah sistem merupakan

suatu hal yang sulit karena adanya ketidak pastian dalam pengembangan

sistem. /stimasi yang buruk akan membatasi efektifitas teknik$teknik menejemen

proyek yang digunakan akurasi. /stimasi penyelesaian proyek tergantung pada

pengalaman manajemen proyek terdahulu namun demikian, estimasi tidak selalu

tepat. Sikap yang tepat dalam mengestimasi aktu adalah menerima apapun hasil

estimasinya dan mempersiapkan diri untuk sering mere!isi sementara proyek tersebut

berjalan

+.-.1 Teni 3 Teni Penguu$an (e$%a

endekatan paling mudah untuk mengestimasi adalah menebak, yang berarti

itu tidak ada perhitungan resmi yang digunakan. 5#ebakan estimasi6 didasarkan pada

pengalaman terdahulu dalam proyek atau tugas sejenis. engukuran kerja meliputi

empat langkah dasar yaitu :

a. "dentifikasi tugas yang akan diestimasi

b. 3ntuk tiap tugas, diestimasi total ukuran atau !olume estimasi kedalam aktu

estimasi dengan tepat dan sesuai kebutuhan

6


7/12

c. Mengon!ersi ukuran atau !olume estimasi kedalam aktu estimasi dengan

mengalikannya 'ukuran atau !olume estimasi tadi) dengan standart atau tingkat

estimasi pemrosesan

d. Menyesuaikan tingkat estimasi pemrosesan dengan memasukkan pertimbangan$

pertimbangan tertentu seperti aktu menganggur 'idle time), komleksitas tugas,

atau tingkat kecanggihan tugas

+.-.2 Au$a"i E"tima"i

-eberapa poin yang terkait denga proses estimasi, yang pertama adalah

5estimasi adalah tetap estimasi6. oin yang ke dua adalah akurasi estimasi akan

meningkat seiring proyek tersebut memberikan hasil dari akti!itas yang dilakukan.

/stimasi yang dibuat pada tahap aal sebuah proyek biasanya dapat diperkirakan

sedikit tidak akurat, alaupun estimasi tersebut telah dipersiapkan dengan baik.

1emudian dire!isi seiring hasil yang didapat dari proyek tersebut melalui akti!itas

yang dilakukanya, yaitu menyisakan yang ada selanjutnya untuk dikerjakan berdasar

semua yang telah diselesaikan dan yang berarti akan lebih terprediksi dan dapat lebih

dikendalikan. Alasan yang sering digunakan untuk mendukung tindakan estimasi

rendah ' under estimation) mengesampingkan faktor pengukuran kinerja kerja, adalah

hasrat alami untuk dianggap mampu, mengerjakan tugas dengan lebih efisien oleh

atasan atau orang lain. Output sehari seseorang mungkin merupakan output per

minggu orang lain. 4al inilah yang menjadi alasan pengukuran dasar kerja harus

disesuaikan dengan faktor yang mendukung kemampuan relatif tiap$tiap orang atau

kelompok yang berbeda. Strategi terbaik adalah senantiasa mere!isi estimasi secara

berkala berdasarkan kondisi aktual yang terjadi.

+./ Auntan"i P$)e

engendalian atau pengaasan proyek ditetapkan dengan menentukan

serangkaian tujuan yang dapat diukur untuk setiap tahap dan tugas dalam keseluruhan

proyek, membandingkan laporan kinerja aktual dengan tujuan tersebut, dan

menge!aluasi setiap penyimpangan signifikan yang terjadi terhadap rencana proyek

yang telah disusun.

+./.1 O!e$a"i Si"tem

Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem akuntansi biaya

yang didalamnya biaya$biaya ditetapkan pada proyek$proyek indi!idual seiring proses

pengembangan proyek. 4al ini berarti diperlukan sistem akuntansi proyek yang

mampu menelusuri dan memantau biaya$biaya yang terjadi selama masa proyek dan

memberikan laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai. Data historis biaya dari

7


8/12

proyek$proyek terdahulu merupakan sumber informasi penting yang dapat digunakan

untuk mengestimasi komponen aaktu dan biaya proyek baru.

+./.2 Tingat Rincian

Jika terlalu banyak detail yang dibutuhkan oleh sistem akuntansi proyek, maka

biaya o!erhead untuk menjalankan sistem ini akan terlalu tinggi, dan biasanya orang$

orang yang terlibat dalam proyek akan bersikap antagonis dengan data yang

dibutuhkan. Sebaliknya, jika terlalu sedikit detail yang tersedia, hasilnyapun akan

bersifat ambigu

-. PENGENDALIAN TER4ADAP S5MBER DAA SISTEM INORMASI

NONINANSIAL

Sejumlah faktor yang terkait dengan sistem informasi merupakan hal penting bagi

management dari sisi pengaasan, namun tidak dapat diukur dengan satuan moneter. 4alini termasuk ukuran kinerja untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan personel.

engukuran kinerja perangkat keras meliputi utilasi sistem, sytem dontime, dan

responsi!itas sistem. Statistik utilasi merupakan hal yang sangat penting karena iya

mengindikasikan adanya sumbatan atau kebutuhan untuk melakukan ekspansi sistem. Dan

laporan statistik utilasi pada berbagai aktu ' dalam satu hari ) dpat membantu pihak

management untuk mengatur jadal. Downtimeadalah persentase aktu yang dapat

digunakan oleh mesin. Sederhananya dontime adalah laporan total jumlah jam kerja

mesin tidak bekerja dalam suatu bulan. Dan rata$rata aktu antara kegagalan dan rata$rata

aktu untuk memperbaiki sistem juga termasuk di dalam laporan tersebut. Sebuah sistem

yang terlalu banyak mengalami dontime dapat menyebabkan banyak masalah serius

termasuk kerugian bisnis. 2aktor penting non kuantitatif lainnya adalah kinerja perangkat

lunak. endekatan paling baik adalah melakukan sur!ei sistem terhadap pengguna dengan

mengajukan sejummlah pertanyaan yang berkaitan dengan kemudahan penggunaan,

fungsionalitas dan pemudahan pengguna untuk mengakses sistem. 1inerja perangkat

lunak harus senantiasa dimonitor karena lingkungan senantiasa berubah, yang dapat

mengubah kepuasan pengguna. #erakhir, melakukan pengendalian yang terkat dengan

para personil. Jenis laporan yang dibutuhkan:

a. 7aporan kinerja sepesialis entri data. 7aporan ini meliputi beberapa laporan statistik

seperti jumlah data yang dimasukan per jamnya atau jumlah record data yang

dimasukkan per jamnya.

b. 7aporan yang mengefaluasi efisiensi para operator sistem. 7aporan ini meliputi

beberapa laporan statistik yang terkait dengan beberapa faktor seperti lama aktu

8


9/12

yang diperlukan untuk memproses sebuah pita data atau efektifitas mengoperasikan

pekerjaan yang telah dijadalkan dengan tepat aktu.

c. 7aporan$laporan yang terkait dengan mengefisiensi personel yang memperbaiki

perangkat keras. 7aporan tersebut meliputi beberapa laporan statistik tentang jumlah

pekerjaan perbaikan dan rata$rata lama aktu yang dibutuhkan, yang terurai dalam

beberapa kategori perbaikan.

-.1 Auditing Si"tem In6$ma"i

2okus petugas audit haruslah pada sistem informasi itu sendiri dan !aliditas

serta akurasi data yang diproses dalam sistem. Minat akuntandalam proses audit

sistem cenderung berfokus pada pengendalian internal. endekatan umum nya adalah

pertama$tama berusahalah mendapatkan deskripsi rinci sistem pengendalian internal,

biasanya dengan menggunakan kuesioner pengendalian internal. 1emudian auditor

akan melakukan pengujian kelayakan

-.2 Memeli#a$a dan Memdi6ia"i Si"tem

Salah satu alasan melakukan perubahan adalah tidak mungkin untuk dapat

memperkirakan semua kontingensi selama tahap desain. 1ondisi lingkungan dan

informasipun membutuhkan perubahan. Akhirnya, hampir semua program komputer

mengandung beberapa bugs. -ugs adalah kesalahan program komputer yang mungkin

tidak terdeteksi sampai dengan sistem tersebut betul$betul mulai beroperasi. erangkat

lunak ini, setelah dimodifikasi, harus dikaji ulang secara cermat dan kemudian

dipasang oleh seseorang yang independem. Seluruh modifikasi sistem tersebut harus

secara cermat pula didokumentasikan. Dokumentasi ini harus meliputi alasan

dilakukannya perubahan, perubahan yang dilakukan, dan orang yang menyetujui

perubahan. 4al ini berarti dokumentasi manual pengguna dan pemrograman sistem

harus pula diperbarui.

9


10/12

DATAR P5STA(A

-odnar, 8eorge 4., 4opood, 9illiam S.,*;. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9. Andi


11/12

SISTEM INORMASI A(5NTANSI

PERTEM5AN 11

Im!lementa"i Si"tem, O!e$a"i, dan Pengendalian

OLE4 7

I MADE B4AS(ARA SASTRA 81+1/+/11-9 : 2+ ;

PROGRAM E(STENSI

A(5LTAS E(ONOMI DAN BISNIS

11


12/12

5NI

PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi

Documents

Transcript of PERTEMUAN 11. Sistem Informasi Akuntansi