2

1. Pendahuluan

Ketersediaan layanan Teknologi Informasi (TI) pada perguruan tinggi

menjadi salah satu faktor penting yang menentukan berkembangnya suatu

perguruan tinggi. Hal ini dikarenakan layanan TI memiliki fungsi yang dapat

mendukung proses bisnis yang ada seperti pengolahan data mahasiswa,

administrasi, media promosi, serta dapat digunakan sebagai media layanan untuk

kegiatan akademis mahasiswa. Selain itu layanan TI yang ada pada perguruan

tinggi dapat digunakan untuk membantu menghadapi persaingan antar peguruan

tinggi. Oleh karena itu, tiap perguruan tinggi harus dapat menentukan strategi

layanan yang tepat sesuai dengan proses bisnisnya.[1]

Proses penciptaan layanan TI oleh perguruan tinggi agar sesuai dengan

proses bisnisnya dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai macam cara.

Salah satunya yaitu dengan memanfaatkan Framework Information Technology

Infrastructure Library (ITIL) yang dikembangkan oleh Office Of Government

Commerce (OGC). Framework ITIL merupakan kumpulan dari best practice

(praktek terbaik) tentang tata kelola layanan TI di berbagai bidang dan industri,

dari mulai manufaktur sampai finansial, industri besar dan kecil, swasta dan

pemerintah. Fokus dari ITIL ini yaitu tentang bagaimana mengadakan, mengelola,

meningkatkan kinerja sebuah layanan TI yang terdapat dalam sebuah

organisasi.[2]

Bagian Kerja Praktek (KP) merupakan salah satu unit bagian yang dimiliki

Fakultas Teknologi Informasi UKSW. Bagian KP memiliki tugas dan

tanggungjawab untuk mengatur dan mengelola proses kegiatan kerja praktek

mahasiswa dari awal perencanaan sampai dengan kegiatan kerja praktek berakhir.

Jumlah mahasiswa yang melakukan kerja praktek tiap tahunnya berkisar antara

450 mahasiswa. Namun layanan TI yang ada pada Bagian KP belum maksimal.

Hal ini dikarenakan layanan TI pada bagian KP kurang didukung oleh teknologi

informasi yang memadai. Seperti contohnya layanan TI untuk pencatatan data

mahasiswa. Selain itu Bagian KP belum memiliki dokumen yang berisi mengenai

kebijakan layanan TI yang ada.

Berdasarkan permasalahan yang terjadi maka dilakukan penelitian yang

bertujuan adalah membantu Bagian KP merencanakan strategy layanan TI yang

sesuai dengan proses bisnis Bagian KP. Fokus penelitian yang dilakukan yaitu

bagaimana merencanakan strategy layanan TI pada Bagian KP FTI UKSW

menggunakan konsep Framework ITIL v3 service strategy. Penelitian yang

dilakukan diharapkan mampu membantu Bagian KP untuk melakukan pengadaan

layanan TI yang sesuai dengan proses bisnis serta membantu dalam

mendokumentasikan layanan TI yang ada pada Bagian KP. Penelitian yang

dilakukan dengan menggunakan Framework ITIL V3 modul service strategy

sebagai acuan dalam melakukan perencanaan layanan TI, tidak membahas

mengenai financial management, dan implementasi sistem.

3

2. Tinjauan Pustaka

Penelitian terdahulu yang berjudul Rancangan Strategi Layanan Teknologi

Informasi Untuk Institusi Perguruan Tinggi membahas mengenai bagaimana

menciptakan suatu integrasi yang sinergi untuk pencapaian fleksibilitas TI pada

organisasi dengan menggunakan pendekatan sosioteknis yang diekstraksi kedalam

dua pendekatan yaitu pendekatan manajemen layanan Information Technology

Infrastructure Library (ITIL) dan pendekatan arsitektur layanan Service Oriented

Architecture (SOA). Hasil dari penelitian ini yaitu berupa rancangan strategi

layanan TI untuk kebutuhan jangka panjang institusi yang dilakukan dengan

mengidentifikasi kultur dan lingkungan organisasi dan selanjutnya dilakukan

pengukuran tingkat kematangan proses menggunakan Control Objective for

Information Technology (COBIT), setelah dilakukan pemetaan terhadap ITIL.

Dari hasil identifikasi dan pengukuran tersebut, dapat ditetapkan model strategi

yang tepat untuk fungsi pengelolaan dan penyediaan layanan TI, melalui

pendekatan tata kelola dan arsitektur TI. [3]

Perancangan strategi layanan TI juga dapat dirancang dengan menggunakan

pendekatan ITIL v3 modul service strategy dan dilanjutkan dengan pemodelan

layanan TI dengan menggunakan modul service design. Penelitian yang berjudul

Model Strategi Layanan Teknologi Informasi Untuk Organisasi akan membahas

bagaimana meningkatkan performa TI sebagai fungsi strategi dan layanan.

Kerangka kerja yang digunakan untuk model ini dengan menggunakan

Information Technology Infrastructure Library (ITIL) v3, dengan pendekatan

modul service strategy dan service design. Kombinasi kedua modul tersebut

dilakukan secara selaras, mengacu pada tahapan pemodelan tata kelola TI.[4]

Penelitian yang dilakukan yang berjudul Perencanaan Strategi Teknologi

Informasi Dengan Menggunakan Framework Information Technology

Infrastructure Library (ITIL) V3 (Studi kasus : Bagian Kerja Praktek Fakultas

Teknologi Informasi) akan membahas mengenai bagaimana merencanakan

strategy layanan TI menggunakan konsep Framework ITIL dan perancangan

pendekatan ESIA. Pendekatan ESIA akan digunakan untuk melakukan

dekomposisi layanan yang sudah ada pada Bagian KP. Output yang akan

dihasilkan dari penelitian ini yaitu berupa rancangan SPM (Service Portfolio

Management) yang meliputi rekomendasi perbaikan proses bisnis serta

pembuatan dokumen kebijakan layanan TI yang dimiliki oleh bagian KP serta

management demand yang merupakan bagian dari service strategy yang

digunakan untuk pengembangan layanan TI dari Bagian KP FTI UKSW.

Framework Information technology Infrastructure Library (ITIL)

diterbitkan antara tahun 1989 dan 1995 oleh Her Majesty’s Stationery Office

(HMSO) di Inggris atas nama Central Communications and Telecommunications

Agency (CCTA) dan sekarang CCTA dimasukan dalam Office of Government

Commerce (OGC).[5] ITIL merupakan sebuah framework (kerangka kerja) umum

yang berisi kumpulan-kumpulan dan gambaran dari best practice (praktek terbaik)

dalam memberikan manfaat kepada pelanggan dalam bentuk layanan TI dimana

fungsi dari Best practice itu sendiri dapat membantu penyedia layanan untuk

merancang dan menciptakan suatu sistem manajemen layanan yang efektif untuk

organisasi atau perusahaan mereka. Framework ITIL memiliki fokus pada

4

pengukuran secara terus menerus dan perbaikan kualitas layanan TI yang

diberikan, baik dari sudut pandang bisnis maupun pelanggan. Fokus inilah yang

menjadi penentu keberhasilan ITIL dan memberikan manfaat ketika diterapkan

pada suatu perusahaan atau organisasi. ITIL menyediakan bimbingan tata kelola

layanan TI yang dapat digunakan pada berbagai jenis perusahaan dan organisasi

bisnis yang berbeda – beda sesuai dengan keperluan kebutuhan masing – masing

perusahaan atau organisasi bisnis.[6]

Framework ITIL v3 mencakup lima bagian dan lebih menekankan pada

pengelolaan layanan TI sebagai siklus hidup layanan yang sekaligus merupakan

pembeda dengan versi sebelumnya yang menekankan pengelolaan TI sebagai

sekumpulan proses dan fungsi. Lima tahapan bagian dari siklus Framework ITIL

v3 yaitu service strategy, service design, service transition, service operation, dan

continual service improvement yang dapat dilihat pada Gambar.1 :

Gambar 1 Tahapan Siklus Framework ITIL v3 [2]

Penjelasan dari Gambar 1 yaitu tahap definisi awal dan pengumpulan

kebutuhan akan dibahas pada service strategy dan service design, untuk migrasi

ke lingkungan operasional akan dibahas pada tahap service trasition, sedangkan

untuk proses pengoperasian dan perbaikan akan dibahas pada tahap service

operation dan continual service improvement. [6]

Service strategy merupakan salah satu bagian tahapan yang ada pada

Framework ITIL, dimana service strategy duduk pada inti dari siklus tahapan

Framework ITIL. Service Strategy menetapkan panduan bagi semua penyedia

layanan TI dan pelanggan mereka, untuk membantu mereka beroperasi dan

berkembang dalam jangka panjang dengan membangun strategi layanan yang

5

jelas sesuai dengan proses bisnis mereka. Oleh karena itu semua penyedia layanan

membutuhkan strategi layanan yang tepat untuk organisasi bisnis mereka agar

strategi yang digunakan dapat memberikan nilai kepada pelanggan dan semua

stakeholder penyedia layanan.

Service strategy pada ITIL v3 didalamnya membahas mengenai

pembentukan pasar untuk menjual layanan, tipe-tipe dan karakteristik penyedia

layanan internal maupun eksternal, aset-aset layanan, konsep portofolio layanan

serta strategi implementasi keseluruhan ITIL Service Lifecycle. Adapun beberapa

proses kunci pada service strategy ITIL v3 yaitu management financial,

management demand dan Service Portfolio Management (SPM).[7] Management

financial pada service strategy ITIL v3 mencakup mengenai fungsi dan proses

yang bertanggung jawab untuk mengelola anggaran penyedia layanan TI,

akuntansi dan pengisian persyaratan. Selain itu management financial

menyediakan kuantifikasi antara bisnis dan TI, dalam segi keuangan, nilai dari

layanan TI, nilai aset yang mendasari penyediaan layanan tersebut, dan kualifikasi

dari peramalan operasional. Management demand merupakan aspek penting pada

service strategy. Tidak maksimalnya pengelolaan permintaan menjadi resiko

penyedia layanan karena ketidakpastian dalam permintaan. Adanya Manajemen

Permintaan yaitu untuk memahami dan mempengaruhi permintaan pelanggan

untuk layanan dan kapasitas penyedia layanan dalam memenuhi permintaan

tersebut. Sedangkan untuk Service Portflio Management (SPM) yaitu merupakan

proses berkelanjutan yang meliputi proses Define (Menentukan), Analyze

(Menganalisis), Approve (Menyetujui), Charter (Menetapkan sesuatu/

Memiagamkan) [6]

Organisasi yang ingin melakukan desain ulang atau memperbaiki proses

yang ada dalam organisasinya dapat menggunakan dua pendekatan. Pendekatan

yang dimaksud yaitu pendekatan sistematis dan pendekatan clean sheet.

Pendekatan kertas bersih (clean sheet approach) secara fundamental memikirkan

kembali cara menyampaikan produk atau jasa dan merancang proses-proses baru

dari permulaan. Sedangkan Perancangan ulang secara sistematis yaitu

mengidentifikasikan dan memahami proses-proses yang ada dan kemudian

mendesain kembali proses-proses tersebut secara sistematis untuk menciptakan

proses-proses baru, guna memberikan hasil yang diinginkan. [8]

Mendesain ulang proses yang telah ada memiliki penekanan pada

penghapusan dan menyederhanakan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah.

Aturan terbaik yang dapat digunakan untuk melakukan hal ini yaitu biasa disebut

dengan pendekatan Elimination Simplify Integrate Automate (ESIA). Pendekatan

ESIA terbagi kedalam empat domains yaitu Elimination, Simplify, Integrate,

Automate dimana tiap domain memiliki area – area pembahasan yang berbeda –

beda. Tabel 1 berikut merupakan area – area yang dibahas pada tiap – tiap

domains yang terdapat pada pendekatan ESIA. [9]

6

Tabel 1 Area – Area Domains Pendekatan ESIA [9]

Eliminate Simplify Integrate Automate

Overproduction Forms Jobs Dirty activities

Waiting Time Procedures Teams Difficult activities

Transportation Communication Customers Dangerous activities

Processing Technology Technology Boring activities

Inventory Problem Data capture

Defect / Failure Flows Data transfer

Duplication Data analysis

Reformatting

Inspection

Reconciling

Domain Eliminate pada pendekatan ESIA merupakan pendekatan yang digunakan

proses menghapus aktivitas-aktivitas yang tidak diperlukan dengan cara

menghilangkan aktivitas atau proses yang tidak memiliki nilai tambah,

menghilangkan waktu tunggu, transportasi, proses – proses duplikasi, Domain

Simplify digunakan untuk menyederhanakan aktivitas yang terjadi di beberapa

proses atau yang diselenggarakan oleh beberapa bagian, domain Integrate

digunakan untuk mengintegrasikan atau menggabungkan proses – proses yang

memiliki fungsi yang serupa atau hampir sama, sedangkan domain Automate

digunakan untuk mengotomatisasi proses – proses dengan menggunakan bantuan

sistem atau teknologi informasi.[9]

Bagian KP merupakan salah satu unit bagian yang terdapat pada Fakultas

Teknologi Informasi UKSW yang memiliki tugas untuk menangani matakuliah

Kerja Praktek mahasiswa tiap periodenya. Tugas yang dikerjakan oleh Bagian KP

yaitu berupa merencanakan KP, membuka pendaftaran, penerima pendataran,

mengurus laporan KP dan memasukkan nilai mahasiswa KP. Jumlah mahasiswa

yang melakukan Kerja Praktek setiap tahunnya berkisar antara 450 mahasiswa.

Matakuliah Kerja Praktek itu sendiri merupakan matakuliah wajib yang harus

diambil dan dipenuhi oleh mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi yang akan

mengerjakan Tugas Akhir / Skripsi dengan syarat telah menyelesaikan 120 SKS

dan juga telah mengambil matakuliah metodologi penelitian. Kegiatan KP

Fakultas ini berlangsung selama 4 bulan dan output yang harus dikerjakan oleh

mahasiswa yaitu berupa laporan kerja praktek selama melakukan kegiatan KP.

3. Metodologi Penelitian

Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang

terbagi dalam beberapa tahapan berikut ini: (1) Studi Literatur, (2) Pengumpulan

Data, (3) Analisis Kondisi, serta (4) Perencanaan layanan Masa Datang. Tahapan

penelitian dapat dilihat pada Gambar 2 berikut ini.

7

Gambar 2 Tahapan Penelitian

Tahapan penelitian pada Gambar 2 dapat dijelaskan sebagai berikut. Tahap

pertama yaitu melakukan studi literatur untuk mencari informasi atau referensi

yang relevan atau sesuai dengan konsep – konsep yang akan digunakan, dalam hal

ini yaitu Framework ITIL dan masalah tentang perbaikan ulang proses yang ada

pada bagian KP yang merupakan masalah yang akan diteliti. Informasi atau

referensi yang digunakan pada penelitian ini dapat berupa buku OGC (Office of

Government Commerce) yang membahas mengenai konsep Framework ITIL,

jurnal-jurnal atau laporan penelitian mengenai service strategy, dan juga situs-

situs terpercaya yang didapatkan melalui internet, sehingga dari studi literatur ini

diharapkan penulis dapat memahami konsep-konsep yang nantinya akan

digunakan dalam melakukan penelitian ini.

Tahap kedua yaitu melakukan pengumpulan data-data yang diperlukan

untuk merencanakan startegy layanan untuk Bagian KP. Data yang diperlukan

pada penelitian ini diperoleh dengan cara melakukan wawancara dan observasi

pada Bagian KP yang beruhubungan dengan pihak-pihak yang berkaitan seperti

mahasiswa, dosen pembimbing, dan tempat KP. Data primer yang diperoleh dari

hasil wawancara itu yaitu berupa gambaran umum kegiatan KP, proses bisnis

Bagian KP dan daftar layanan TI yang dimiliki Bagian KP. Data yang telah

terkumpul akan diolah pada tahap selanjutnya yaitu analisis kondisi.

Tahap ketiga yaitu analisis terhadap kondisi atau keadaan saat ini yang

terjadi pada Bagian KP. Analisis kondisi dilakukan dengan menganalisis data

8

hasil wawancara untuk mengetahui keadaan Bagian KP saat ini, sehingga

nantinya dapat digunakan untuk penyusunan permintaan. Selain itu dari hasil

wawancara akan diketahui apakah Bagian KP memiliki dokumen layanan TI

Kerja Praktek. Sedangkan hasil observasi dilakukan untuk melihat secara

langsung proses bisnis yang ada pada Bagian KP dan untuk membantu proses

perbaikan proses bisnis dan katalog layanan TI yang dimiliki.

Tahap keempat yaitu perencanaan layanan TI masa datang yang merupakan

tahap merencanakan strategy layanan TI untuk Bagian KP kedepannya. Tahap

perencanaan layanan masa datang diawali pengumpulan data-data yang dilakukan

dengan cara observasi dan wawancara. Kemudian data yang didapatkan dilakukan

identifikasi untuk mengetahui keadaan saat ini yang meliputi alur proses bisnis

serta layanan-layanan TI yang dimiliki oleh Bagian KP. Dari tahap identifikasi

didapatkan hasil yaitu berupa aktivitas pada proses bisnis yang lama, daftar

permintaan pihak yang terlibat, dan juga katalog aplikasi yang dimiliki oleh

Bagian KP. Hasil dari proses identifikasi selanjutnya akan diolah dengan

melakukan dekomposisi untuk aktivitas proses bisnis dengan menggunakan

pendekatan ESIA dan daftar permintaan pihak-pihak yang terkait, sedangkan

untuk katalog aplikasi yang dimiliki akan dilakukan pemetaan dengan layanan

proses bisnis bagian KP. Output dari tahap perencanaan layanan TI untuk masa

yang akan datang yaitu strategy layanan TI yang meliputi charter (kebijakan

layanan TI yang terdokumentasi), rekomendasi katalog aplikasi dan rekomendasi

layanan TI pada proses bisnis untuk Bagian KP.

4. Hasil dan Pembahasan

Hasil dari penelitian ini yaitu berupa rekomendasi aktivitas pada proses

bisnis KP, dokumentasi kebijakan layanan TI KP, serta rekomendasi katalog

aplikasi KP. Proses analisis diawali dengan melakukan pengumpulan data melalui

wawancara dengan koordinator dan sekretaris KP serta observasi secara langsung

bagian KP. Proses pengumpulan data bertujuan untuk mencari data-data yang

akan digunakan dalam penyusunan rekomendasi perbaikan Bagian KP. Data-data

yang diperlukan yaitu daftar permintaan, gambaran umum kegiatan KP, layanan

yang ada pada proses bisnis dan katalog aplikasi.

Proses selanjutnya yaitu melakukan data yang telah didapatkan ketika

pengumpulan data. Identifikasi ini digunakan untuk mengetahui bagaimana

kondisi yang terjadi sebelum penelitian ini dilakukan yang meliputi aktivitas pada

proses bisnis yang sedang berjalan, kebijakan layanan TI yang ada pada bagian

KP serta katalog aplikasi yang ada. Hasil yang didapatkan dari proses identifikasi

ini digunakan untuk menentukan rekomendasi perbaikan aktivitaspada proses

bisnis Bagian KP, menetapkan layanan TI yang tepat, serta membantu dalam

mendokumentasikan kebijakan layanan TI yang ada. Berdasarkan identifikasi

yang telah dilakukan, maka didapatkan proses bisnis lama bagian KP yaitu seperti

pada Gambar 3 berikut ini.

9

Gambar 3 Proses Bisnis Lama Bagian KP

Gambar 3 menjelaskan bahwa dalam alur proses bisnis yang dilakukan oleh

bagian KP FTI UKSW terdapat 24 aktivitas yang dilakukan. Aktivitas-aktivitas

tersebut didapatkan berdasarkan analisis dari proses yang ada pada proses bisnis

KP. Aktivitas-aktivitas yang ada terbagi kedalam lima tahapan proses bisnis yaitu

tahap perencanaan, pendaftaran, penerimaan, pelaporan dan penilaian, serta

disposisi nilai. Selain itu masing-masing aktivitas memiliki kode aktivitas masing-

masing. Namun aktivitas yang ada pada bagian KP kurang didukung dengan

layanan TI yang maksimal.

Selain aktivitas pada alur proses bisnis lama, hasil lain dari proses

identifikasi yang dilakukan yaitu berupa katalog aplikasi yang ada pada bagian

KP. Katalog aplikasi yang dimaksud yaitu meliputi layanan TI yang sedang

berjalan, yang sudah tidak digunakan maupun layanan TI yang sedang dalam

proses perencanaan. Teknologi informasi yang ada digunakan untuk mendukung

pemberian layanan TI kepada pihak yang tekait pada proses KP. Katalog aplikasi

yang dimiliki oleh bagian KP dapat dilihat pada Tabel 2 berikut.

10

Tabel 2 Katalog Aplikasi Lama Bagian KP

Layanan TI Status Keterangan Proses

Layanan

Pengelolaan Data

Mahasiswa (K1)

Aktif Merupakan layanan TI yang terdapat pada bagian

KP yang digunakan untuk mencatat data mahasiswa

KP. selain itu bagian KP dapat melakukan

pengecekan data mahasiswa KP yang telah

dimasukkan

B4

Layanan

Pengelolaan Data

Bimbingan (K2)

Aktif Merupakan layanan TI yang digunakan untuk

melihat data-data mahasiswa bimbingan dari

masing-masing dosen pembimbing.

D7

Layanan Data

Tempat KP (K3)

Aktif Merupakan layanan TI yang digunakan untuk

memasukkan tempat KP sesuai dengan request

mahasiswa.

B4

Layanan Penentuan

Dosen Pembimbing

(K4)

Aktif Merupakan layanan TI yang digunakan oleh bagian

KP untuk membantu dalam menentukan dosen

pembimbing dari masing-masing mahasiswa yang

mendaftar kegiatan KP.

C2

Layanan Penilaian

KP (K5)

Aktif Merupakan layanan yang digunakan oleh bagian KP

untuk membantu perhitungan nilai yang diperoleh

mahasiswa berdasarkan hasil yang diberikan oleh

Dosen Pembimbing, Tempat KP dan juga laporan

yang dikumpulkan oleh mahasiswa KP.

D7

Layanan Portal

Sistem Akademik

(K6)

Aktif Layanan Portal sistem akademik digunakan untuk

memasukkan nilai mahasiswa KP. Sehingga

nantinya mahasiswa dapat mengetahui nilai KP

yang diperoleh.

E1

Layanan Informasi

KP (K7)

Aktif Merupakan layanan yang digunakan untuk

memberikan semua informasi ke mahasiswa yang

berhubungan dengan kegiatan Kerja Praktek

mahasiswa mulai dari tahap perencanaan sampai

disposisi nilai.

B1, B2,

B3, C3,

E2

Katalog aplikasi yang ada pada Tabel 2 berisi tentang layanan TI yang

dimiliki, status dari layanan TI dan penjelasan mengenai kegunaan dari masing-

masing layanan TI yang ada. Katalog aplikasi yang ada pada tabel 2 juga

menjelaskan mengenai aktivitas apa saja yang didukung oleh layanan TI saat ini.

Selain itu dalam katalog aplikasi terdapat hasil dari proses pemetaan layanan.

Proses pemetaan yang dilakukan yaitu dengan memetakan aktivitas pada proses

bisnis dengan layanan TI yang dimiliki oleh Bagain KP. Proses pemetaan

dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui aktivitas-aktivitas apa saja yang

didukung oleh layanan TI yang dimiliki oleh Bagian KP.

Berdasarkan analisis kondisi yang telah dilakukan didapatkan Tabel daftar

permintaan.Tabel daftar permintaan diperoleh dari hasil wawancara dan observasi

pada bagian KP serta dari analisis aktivitas proses bisnis yang ada sekarang ini

(Gambar 3). Tabel Daftar Permintaan dapat dilihat pada Tabel 3 berikut ini.

11

Tabel 3 Daftar Permintaan

Pihak-Pihak

Yang Terkait

Permintaan

Bagian KP Memerlukan layanan TI untuk memberikan pengumuman

informasi KP (Alur KP, tempat KP, syarat – syarat KP, jadwal KP,

pembukaan kegiatan KP, informasi penerimaan mahasiswa yang

diterima beserta dosen pembimbing, informasi request ralat nilai)

Memerlukan layanan TI untuk membantu penentukan dosen

pembimbing

Memerlukan layanan TI dalam melakukan pengelolaan data

mahasiswa yang mendaftar KP

Memerlukan layanan TI untuk reminder jadwal selama kegiatan

KP

Memerlukan dokumen tentang kebijakan dari layanan-layanan

yang dimiliki.

Memerlukan layanan TI untuk pengiriman SK pembimbing

Mahasiswa Memerlukan Layanan TI untuk melakukan pendaftaran kegiatan

KP

Memerlukan layanan TI untuk request tempat KP dilakukan

dengan datang ke bagian KP

Memerlukan layanan TI request ralat nilai

Dosen

pembimbing Memerkukan layanan TI untuk penerimaan dan pengiriman form

nilai ke bagian KP

Tempat KP Memerlukan layanan TI untuk penerimaan surat pengantar, form

penilaian dan pengiriman form penilaian yang telah diisi, surat

validasi penerimaan.

Tabel daftar permintaan pada Tabel 3 ini digunakan untuk membantu dalam

menyusun rekomendasi perbaikan pada layanan TI bagian KP kedepannya.

Permintaan yang ada pada Tabel Daftar Pemintaan dikelompokkan berdasarkan

pihak-pihak yang berkaitan dengan proses KP.

Setelah mendapatkan kondisi saat ini bagian KP, maka dilakukan analisis

terhadap kondisi tersebut. Berdasarkan hasil analisis kondisi yang telah dilakukan

pada proses bisnis Bagian KP, maka kemudian dilakukan proses perbaikan

aktivitas dengan menggunakan pendekatan ESIA. Pada proses perbaikan ini,

pedekatan ESIA digunakan untuk membantu melakukan dekomposisi aktivitas

yang ada pada proses bisnis KP. Proses dekomposisi dilakukan dengan cara

menghapus aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah, menyederhanakan

aktivitas yang ada, menggabungkan aktivitas yang berhubungan atau saling terkait

dan juga mengautomatisasikan aktivitas dengan bantuan teknologi informasi.

Rekomendasi yang dihasilkan diharapkan mampu membantu mengatasi

permasalahan yang ada pada bagian KP. Hasil dari proses perbaikan aktivitas

yang telah dilakukan dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini.

12

Gambar 4 Rekomendasi Proses Bisnis Bagian KP

Gambar 4 merupakan hasil rekomendasi proses bisnis menggunakan

pendekatan ESIA. Perubahan yang terjadi yaitu terletak pada perubahan aktivitas

yang ada pada masing-masing tahapan. Penyederhanaan aktivitas ini tentunya

diharapkan mampu membantu Bagian KP dalam menentukan layanan TI yang

tepat yang nantinya disediakan untuk mendukung proses kegiatan matakuliah

kerja praktek. Perubahan aktivitas yang ada dapat dilihat pada Tabel 4 berikut ini.

Tabel 4 Tabel Penyederhanaan Proses Bisnis

Tahap Proses

Bisnis

Proses Bisnis Lama

(Sebelum di ESIA)

Proses Bisnis Baru

(Setelah di ESIA)

Perencanaan 4 aktivitas 2 aktivitas

Pendaftaran 5 aktivitas 3 aktivitas

Penerimaan 5 aktivitas 3 aktivitas

Penilaian dan

Pelaporan

7 aktivitas 4 aktivitas

Disposisi Nilai 3 aktivitas 3 aktivitas

Dalam Tabel 4 dapat dilihat dari jumlah aktivitas pada proses bisnis sebelum

dilakukan perbaikan dengan proses bisnis setelah dilakukan perbaikan

menggunakan pendekatan ESIA. Jumlah aktivitas yang ada pada proses bisnis

sebelumnya berjumlah 24 aktivitas, setelah dilakukan perbaikan dengan

pendekatan ESIA, jumlah aktivitas yang ada menjadi 15 aktivitas. Pengurangan

jumlah aktivitas dikarenakan proses penghapusan aktivitas, penyederhanaan

aktivitas, integrasi aktivitas dan juga automatisasi aktivitas dengan menggunakan

bantuan teknologi informasi.

13

Setelah mendapatkan perbaikan aktivitas pada proses bisnis baru, output

lain dari proses perencanaan layanan TI masa depan yaitu berupa perbaikan

katalog aplikasi yang lama. Katalog aplikasi yang baru meliputi perencanaan

layanan TI masa depan, layanan TI yang masih aktif dan aktivitas proses bisnis

yang baru. Hasil rekomendasi katalog aplikasi dapat dilihat pada Tabel 4 berikut.

Tabel 5 Rekomendasi Katalog Aplikasi

Layanan TI Status Keterangan Proses

Pengumuman

(F01)

Perencanaan Fungsi pengumuman digunakan untuk memberikan

pengumuman kepada mahasiswa seputar kegiatan KP

dari awal kegiatan sampai dengan mahasiswa

menyelesaikan kegiatan KP.

A01, B01, B02, C02, E02

Daftar Tempat

KP (F02)

Perencanaan Merupakan fungsi yang ada pada sistem KP baru

yang digunakan bagian KP untuk menginformasikan

kepada mahasiswa nama-nama tempat KP yang

menerima mahasiswa KP beserta skema KP. Dalam

fungsi ini nantinya akan dilengkapi fungsi request

tempat KP oleh mahasiswa dan fungsi tambah daftar

perusahaan baru.

A01,

Daftar

mahasiswa KP

(F03)

Perencanaan Merupakan form yang didalamnya berisi daftar

nama-nama mahasiswa KP yang telah melakukan

proses penfdaftaran beserta syarat-syarat yang telah

dikumpulkan oleh mahasiswa. Form ini digunakan

oleh bagian KP untuk mendata mahasiswa KP.

B03, C02, E03

Pendaftaran KP

(F04)

Perencanaan Merupakan fungsi yang digunakan oleh mahasiswa

untuk melakukan pendaftaran KP. mahasiswa yang

telah mengisi data pada fungsi pendaftaran KP, maka

data yang diisikan akan secara otomatis tercatat

dalam form daftar mahasiswa KP. Dalam fungsi ini

juga terdapat fungsi untuk mengirimkan syarat-syarat

pendaftaran (attach file).

B02

Fungsi e-mail /

attach file (F05)

Perencanaan Digunakan oleh bagian KP, dosen pembimbing,

mahasiswa dan juga tempat KP untuk melakukan

pengiriman document yang berkaitan dengan

kegiatan KP.

B02, B03, C01, C02, C03, D01, D02, D03, D04, E02

SPK Dosen

Pembimbing

(F06)

Perencanaan Merupakan fungsi yang nantinya dapat digunakan

oleh bagian KP untuk membantu dalam menentukan

dosen pembimbing bagi mahasiswa KP.

C02

Pemantauan

(F07)

Perencanaan Merupakan fungsi yang digunakan oleh bagian KP

dalam melakukan pengawasan/pemantauan pada saat

mahasiswa melakukan kegiatan KP.

D01, D02,

D03, D04

Portal Sistem

Akademik

(F08)

Aktif Merupakan sistem yang masih aktif dan digunakan

untuk menginputkan nilai dan bagi mahasiswa

digunakan untuk melakukan pengecekan nilai

mereka.

E01

Jadwal KP

(F09)

Perencanaan Merupakan fungsi yang didalamnya berisi tentang

jadwal KP, tanggal-tanggal penting kegiatan

mahasiswa. Selain itu nantinya akan dilengkapi

dengan fungsi reminder/notifikasi selama kegiatan

KP.

B01, B02, B03, C01, C02, C03, D01, D02, D03, D04, E01, E02, E03

14

Request ralat

nilai (F010)

Perencanaan Fungsi yang disediakan bagi mahasiswa untuk

melakukan request ralat nilai jika terjadi kesalahan

input oleh bagian KP.

E02

Daftar Laporan

KP (F011)

Perencanaan Merupakan fungsi yang nantinya tersedia pada sistem

yang baru yang akan digunakan untuk melihat data –

data laporan yang telah dikumpulkan oleh masing –

masing mahasiswa KP.

D04

Katalog aplikasi pada Tabel 5 merupakan perencanaan dari layanan

teknologi informasi Bagian KP kedepannya. Katalog aplikasi ini kedepannya

digunakan untuk mendukung aktivitas pada proses bisnis. Selain itu pada Tabel 5

terdapat hasil dari pemetaan layanan. Pemetaan layanan dalam dilakukan dengan

memetakan rekomendasi aktivitas proses bisnis dengan layanan teknologi

informasi yang direncanakan. Proses pemetaan dilakukan dengan tujuan untuk

mengetahui aktivitas-aktivitas apa saja yang didukung oleh layanan TI yang telah

direncanakan.

Berdasarkan proses analisis yang telah dilakukan yang meliputi

rekomendasi proses bisnis, rekomendasi katalog aplikasi dan daftar permintaan,

maka hasilnya akan digunakan untuk membantu pembuatan kebijakan-kebijakan

layanan TI yang baru yang ada pada bagian KP. Kebijakan-kebijakan layanan

akan didokumentasikan dalam bentuk Charter. Dokumen Charter yang dihasilkan

meliputi nama layanan TI, alias, kode layanan TI, deskripsi layanan TI, sumber

dari data-data yang diperlukan, proses pengolahan data, hasil dari pengolahan

data, authorization (pihak-pihak yang terlibat dalam layanan), waktu layanan TI

dimulai dan diakhiri, standar layanan TI serta perencanaan strategis kedepan dari

layanan TI yang ada. Charter yang dihasilkan dalam penelitian ini berjumlah 11

dokumen sesuai dengan jumlah layanan TI yang direkomendasikan.

5. Simpulan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan

bahwa pada proses bisnis bagian KP masih terdapat aktivitas yang tidak memiliki

nilai tambah sehingga perlu diperbaiki. Penelitian ini menggunakan konsep

service strategy yang ada pada Framework ITIL v3 dalam membuat rekomendasi

proses bisnis, katalog aplikasi serta dokumen Charter. Selain itu penelitian ini

menggunakan pendekatan ESIA (Eliminate Simplify Integrate Automate) untuk

membantu melakukan dekomposisi aktivitas yang ada pada proses bisnis. Jumlah

aktivitas yang ada pada proses bisnis sebelumnya berjumlah 24 aktivitas. Setelah

dilakukan perbaikan dengan pendekatan ESIA, jumlah aktivitas yang ada menjadi

15 aktivitas. Pengurangan jumlah aktivitas dikarenakan proses penghapusan

aktivitas, penyederhanaan aktivitas, integrasi aktivitas dan juga automatisasi

aktivitas dengan menggunakan bantuan teknologi informasi. Rekomendasi proses

bisnis yang dihasilkan dapat digunakan untuk menentukan pengadaan layanan TI

oleh Bagian KP. Penelitian ini juga menghasilkan dokumen-dokumen kebijakan

layanan TI (Charter) yang digunakan sebagai dokumentasi dari layanan-layanan

TI yang dimiliki oleh Bagian KP. Saran untuk pengembangan layanan bagian KP

yaitu kedepannya dilakukan penerapan teknologi informasi berdasarkan

15

rekomendasi yang telah dihasilkan pada penelitian ini. Selain itu untuk

kedepannya dapat dilakukan perencanaan kebijakan-kebijakan lain yang

mendukung layanan TI yang ada pada Bagian KP.

6. Daftar Pustaka

[1] Ariawan, Putu Rusdi, 2010, Manfaat Teknologi Informasi Dan Inovasi

Bagi Dunia Pendidikan Indonesia. Bali : Universitas Udayana Bukit

Jimbaran.

[2] Cabinet Office, 2011, The Official Introduction to the ITIL, London: TSO

(The Stationery Office).

[3] Surendro, Kridanto, dan Aradea, 2011, Rancangan Strategi Layanan

Teknologi Informasi Untuk Institusi Perguruan Tinggi, Seminar Nasional

Aplikasi Teknologi Informasi (SNATI).

[4] Aradea, 2010, Model Strategi Layanan Teknologi Informasi Untuk

Organisasi, Jurnal Tekno Insentif Kopwil4, Volume 4 No.1.

[5] Wibowo, Arrianto M, 2014, Pengantar IT Infrastructure Library Versi 3.

http://itgov.cs.ui.ac.id/itgov/pengantar%20ITIL%20v3%20muki.pdf,

Diakses tanggal 24 Mei 2014.

[6] Musda, 2012, An Introductory Overview of ITIL V3.

http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2012/02/Terjemahan-ITIL-

V.3-IKC.pdf, Diakses tanggal 25 Mei 2014.

[7] Cabinet Office, 2011, ITIL Service Strategy, London: TSO (The Stationery

Office).

[8] Peppard, J. dan Rowland, P., 1995, The Essence of Business Process

Reengineerin, London: Prentice Hall.

[9] Ward, John, dan Joe Peppard, 2002, Strategic Planning for Information

Systems, New York City: Jhon Wiley.