PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SITEM PEREKRUTAN KARYAWAN DI PT. VERENA OTO FINANCE MENGGUNAKAN BORLAND DELPHI 7 Sherly - Busono Soerowirdjo, PhD Universitas Gunadarma Email : sh3r1y_oks@yahoo.com ABSTRAK Artikel ini membahas mengenai proses perancangan dan implementasi Sistem Perekrutan Pegawai di PT. Verena Oto Finance yang dikembangkan dari sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi dan terdokumentasi baik softcopy maupun hardcopy. Pembuatan sistem perekrutan ini untuk memudahkan Staff HRD dalam proses perekrutan pegawai, khususnya pada proses pengoreksian hasil tes psikologi para pelamar. Selain itu dengan sistem perekrutan ini proses penyimpanan data pun menjadi lebih terstruktur, sehingga mempermudah pembuatan report dan memperkecil kemungkinan hilangnya dokumen. Untuk membuat Sistem Perekrutan Pegawai ini dilakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan mengembangkannya dengan membuat pemodelan sistem sebagai jalan keluar dari permasalahan yang ada. Pemodelan sistem dibuat dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language), sedangkan perancangan database dibuat menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram), dengan Borland Delphi 7 sebagai bahasa pemrogramannya. Kata Kunci : sistem, perekrutan pegawai, delphi 7 PENDAHULUAN Merekrut orang yang tepat untuk suatu pekerjaan merupakan suatu proses yang panjang dan memakan banyak waktu. Proses rekrutmen dimulai dengan suatu proses penilaian yang lengkap atas kebutuhan tenaga kerja. Posisi pekerjaan yang kosong dianalisis dan uraian pekerjaan serta spesifikasi karyawan dibuat secara tertulis guna memberikan gambaran tentang apa yang dibutuhkan dalam pekerjaan tersebut. Selanjutnya, pencarian orang yang memenuhi syarat dilakukan dan ditarik untuk mengisi pekerjaan tersebut. Dalam hal ini sumber-sumber tenaga kerja baik internal dan eksternal perlu dipelajari dan diseleksi guna mengurangi daftar calon yang harus diwawancarai dan dites. Calon yang betul-betul sesuai kemudian dipilih dan kemudian penawaran untuk bekerja dibuat. [1] PT. Verena Oto Finance merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang pembiayaan, yang kegiatan bisnisnya membutuhkan banyak sumber daya manusia (SDM). Untuk memenuhi kebutuhan SDM tersebut PT. Verena Oto Finance sering kali melakukan proses rekrutmen. Proses-proses rekrutmen tersebut adalah menganalisa SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan, menentukan sumber tenaga kerja serta waktu dan tempat pelaksanaan tes, dan melakukan tes terhadap calon tenaga kerja. Dari ketiga proses tersebut terjadi masalah pada saat pengoreksian hasil tes psikologi. Hal itu dikarenakan proses pengoreksian hasil tes psikologi masih dilakukan secara manual, dimana proses perhitungan masih dilakukan oleh salah satu staff HRD dengan menggunakan alat Bantu seperti kalkulator, dsb sehingga untuk mendapatkan hasil intepretasi membutuhkan cukup

banyak waktu. Selain itu hasil tes juga masih tersimpan dalam bentuk dokumen (paper) sehingga dokumen tersebut sering kali hilang saat dibutuhkan. Pemanfaatan sistem perekrutan pegawai yang terkomputerisasi dan terdokumentasi tentunya akan dapat mengatasi masalah tersebut. Pembuatan sistem ini bertujuan untuk mempercepat dan mempemudah proses perekrutan pegawai, khususnya pada proses pengoreksian hasil tes psikologi para pelamar. Selain itu dengan sistem perekrutan ini proses penyimpanan data pun menjadi lebih terstruktur, sehingga mempermudah pembuatan report dan memperkecil kemungkinan hilangnya dokumen. TINJAUAN PUSTAKA Sistem adalah sekumpulan atau elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. [2] Menurut para ahli suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain : komponen sistem, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem, masukan sistem, keluaran sistem, pengolah sistem, dan sasaran sistem. Alat bantu perancangan sistem meliputi : Entity relationship diagram Normalisasi, Unified modeling language, dan Flowchart. Entity relationship diagram (ERD) adalah diagram yang menghubungkan antar entitas. ERD terdiri dari 3 konsep dasar : entitas, hubungan antar entitas/relasi (relationship), dan atribut. Dalam perancangan sistem entitas adalah sesuatu atau objek dalam dunia nyata yang dapat dibedakan satu terhadap yang lainnya, yang bermanfaat bagi aplikasi pada sistem yang sedang dibuat. Relationship adalah hubungan antara beberapa entitas. Sedangkan atribut adalah property deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas. Nilai atribut merupakan suatu data aktual atau informasi yang disimpan pada suatu atribut di salam suatu entity atau relationship. Normalisasi adalah proses untuk mengidentifikasi tabel kelompok atribut yang memiliki ketergantungan yang sangat tinggi antara satu atribut dengan atribut yang lain. Langkahlangkah dalam melakukan normalisasi sebagai berikut : Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form) Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form / 1-NF) Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form / 2-NF) Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form / 3-NF) Boyce-Codd Normal Form (BCNF) Pemodelan dari sistem perekrutan pegawai ini menggunakan UML yang merupakan bahasa standar pemodelan visual (visual modeling) yang bekerja dalam object-oriented untuk menentukan, memvisualisasikan, mengkonstruksikan, dan mendokumentasikan elemenelemen informasi yang terdapat dalam sistem software. UML digunakan untuk

memperlihatkan desain dari sebuah proyek software dengan menggunakan use case diagram, sequence diagram, dan activity diagram. Flowchart merupakan gambar atau alur yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Setiap simbol menggambarkan proses tertentu, sedangkan hubungan antara proses digambarkan dengan garis penghubung. Simbol dalam flowchart terbagi ke dalam 3 kelompok yaitu Flow Direction Symbol, Processing Symbol, dan Input-output Symbol. METODE PENELITIAN Perancangan Sistem 1. Aktifitas (alur) dari Sistem Perekrutan Pegawai Pada sistem perekrutan pegawai ada 4 (empat) aktor yang terlibat didalam, yaitu Staff HRD (recruitment officer), Staff divisi lain, Komputer, dan Pelamar. Alur dari aktifitas sistem perekrutan pegawai ini dimulai dari Staff Divisi Lain memberitahu data karyawan di divisinya yang telah resign kepada Staff HRD. Aktivitas selanjutnya Staff HRD akan merubah status karyawan tadi yang semula aktif menjadi resign. Kemudian Staff divisi lain yang kehilangan pegawai tadi akan mengisi formulir permintaan tenaga kerja dan mengirimkannya kepada Staff HRD. Untuk menanggapi formulir yang dikirim oleh Staff divisi lain, Staff HRD akan memeriksa formulir tersebut untuk mengetahui posisi apa saja yang sedang dibutuhkan, setelah itu Staff HRD akan memasang iklan lowongan kerja. Menanggapi iklan tersebut, Pelamar akan mengirimkan surat lamaran, kemudian Staff HRD akan menyeleksi surat lamaran tersebut berdasarkan pendidikan, pengalaman kerja, umur, dan jenis kelamin (untuk posisi tertentu saja, misalnya CMO (Credit Marketing Officer) harus laki-laki). Apabila tidak sesuai Staff HRD tidak akan memproses surat lamaran tersebut, namun apabila sesuai Staff HRD akan menginput data pelamar tersebut ke dalam komputer, dan komputer akan menyimpannya. Setelah itu Staff HRD akan menyusun jadwal pemanggilan pelamar dan menghubungi pelamar tersebut untuk mengikuti tes psikologi, kemudian para pelamar yang telah dihubungi akan mengikuti tes psikologi. Setelah tes psikologi selesai dilakukan, Staff HRD akan menginput hasil tes para pelamar ke dalam komputer, kemudian komputer akan mengoreksi hasil tes tersebut dan menyimpannya ke dalam database. Jika hasil tes tidak sesuai dengan yang posisi yang diinginkan, pelamar tidak akan dihubungi lagi untuk mengikuti tes selanjutnya. Namun jika hasil tes sesuai dengan posisi yang diinginkan, hasil tes tersebut akan diintepretasi dan dicetak, kemudian Staff HRD akan menghubungi kembali pelamar tersebut untuk mengikuti wawancara, dan pelamar akan mengikuti wawancara tersebut. Lalu Staff HRD akan menghubungi kembali pelamar-pelamar yang lulus dalam tes wawancara dan melengkapi data pelamar tersebut. Setelah itu komputer akan mentranfer dan menyimpan data tersebut ke dalam tabel karyawan.

Staff Divisi Lain

Staff HRD

Komputer

Pelamar

Memberitahu data karyawan yg resain

Merubah status karyawan

Mengisi formulir permintaan tenaga kerja

Mengirim Formulir

Memeriksa formulir

Memasang iklan lowongan kerja

Mengirim surat lamaran

Menyeleksi surat lamaran

Menginput data pelamar

Menyimpan Data Pelamar

Menyusun jadwal pemanggilan pelamar

Mencetak jadwal

Menghubungi pelamar u mengikuti tes psikologi /

Mengikuti tes psikologi

Menginput hasil tes

Mengoreksi hasil tes

Menyimpan hasil tes

Mengintepretasi hasil tes

Menghubungi pelamar yg lulus tes psikologi

Mencetak hasil intepretasi

Menghubungi pelamar yang lulus wawancara

Mengikuti wawancara

Melengkapi data pelamar

Menyimpan Data

Gambar 1 Activity Diagram Perekrutan Pegawai

2. Hubungan Antar Data dalam Sistem Perekrutan Pegawai

nm_posisi id_pelamar* id_kriteria*

...

id_pengalaman

... nm_karyawan nik*

...

nm_pelamar

Kriteria

Sesuai

Pelamar

Diterima menjadi

Karyawan

Ikut

Butuh

Test

Perusahaan

...

id_soal

jawaban

id_test*

kd_posisi*

jumlah

Ket: * primary keyGambar 2 Entity Relationship Diagram

ERD pada sistem ini memiliki 5 entitas dan 4 relatonship, yaitu entitas pelamar, karyawan, test, perusahaan, dan kriteria, serta relationship sesuai, ikut, butuh, dan diterima jadi. Berikut adalah penjelasan dari ERD sistem perekrutan ini : Entitas pelamar menghasilkan dua tabel (relasi) yaitu pelamar dan pengalaman karena entitas pelamar memiliki atribut multivalue id_pengalaman. Tabel (relasi) pelamar mempunyai atribut id_pelamar (primary key), nm_pelamar, almt_pelamar, tmpt_lhr, tgl_lhr, usia, agama, jns_kel, no_telp, no_hp, pend_trkhr, jurusan, th_msk, th_lulus, kd_posisi, hsl_tes_verbal, hsl_tes_kuantitatif, hsl_tes_logika, hsl_tes_spatial, total. Tabel (relasi) pengalaman mempunyai atribut id_pengalaman (primary key), id_pelamar(foreign key), nm_perusahaan, almt_perusahaan, peng_posisi, th_msk_ker, th_kel_ker. Entitas karyawan mempunyai atribut nik (primary key), kd_cabang, nm_cabang, nm_karyawan, jabatan, divisi, golongan, sts_karyawan, tgl_resign, alamat, telp, hp, tmpt_lahir, tgl_lahir, usia, sts_kawin, jml_anak, agama, jns_kelamin, pendidikan, jurusan, sts_kerja, wkt_kontrak, dan tgl_masuk. Entitas karyawan menghasilkan dua tabel (relasi) yaitu karyawan dan cabang karena entitas karyawan memiliki atribut transitif antara kd_cabang dan nm_cabang sehingga atribut tersebut membentuk sebuah tabel sendiri yaitu tabel cabang. Entitas kriteria mempunyai atribut id_kriteria (primary key), kd_posisi, nm_posisi, nilai_verbal_min, nilai_verbal_min2, nilai_kuantitatif_min, nilai_kuantitatif_min2,nilai_logika_min,nilai_logika_min2, nilai_spatial_min, dan nilai_spatial_min2. Entitas test mempunyai atribut id_soal (primary key), id_test, jawaban, range1, range2, dan intre. Entitas test menghasilkan dua tabel (relasi) yaitu jawabantes dan intepretasi karena entitas test memiliki atribut transitif id_test, range1, range2, dan intre. Entitas perusahaan mempunyai atribut kd_posisi (primary key) dan jumlah.. Relationship sesuai menghubungkan antara entitas pelamar dan kriteria. Relationship diterima jadi menghubungkan antara entitas pelamar dan karyawan. Relationship ikut menghubungkan antara entitas pelamar dan test. Relationship butuh menghubungkan antara entitas karyawan dan perusahaan. Secara keseluruhan ERD sistem ini menghasilkan 8 buah tabel yaitu pelamar, pengalaman, karyawan, cabang, kriteria, jawabantes, intepretasi, kebutuhan.

3. Hirarki ProgramLOGIN

MENU UTAMA

START

EXIT

PROFILE

TEST

DATA

CETAK

INPUT JAWABAN SOAL TEST

CETAK SOAL TEST

INPUT HASIL TEST

HASIL PSIKOTEST

CABANG

KRITERIA POSISI

INTEPRETASI

KEBUTUHAN KARYAWAN

PELAMAR

KARYAWAN

JADWAL TEST

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Gambar 3 Hirarki Program

Hirarki program diatas menjelaskan tentang beberapa menu beserta submenunya yang terdapat pada sistem ini. Penjelasannya adalah sebagai berikut: 1. Pertama kali, user akan menemukan Form Login, dimana user diwajibkan untuk memasukkan User ID dan Password untuk dapat melanjutkan ke Menu Utama. 2. Menu Utama memiliki 2 (dua) menu, yaitu Start dan Exit. 3. Menu Start memiliki 4 submenu, yaitu Profile, Test, Data, dan Cetak. Keempat submenu ini dapat kembali lagi ke menu utama jika penggunaannya telah selesai. 4. Submenu Profile berguna untuk melihat data dari pembuat sistem. 5. Submenu Test memiliki 4 sub-submenu yaitu Input Jawaban Soal Test, Cetak Soal Test, Input Hasil Test, dan Hasil Psikotest. Keempat sub-submenu ini digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan test, mulai dari soal, kunci jawaban, sampai hasil testnya. Dari sub-submenu ini user dapat kembali lagi ke menu utama jika penggunaannya telah selesai. 6. Submenu Data memiliki 6 sub-submenu, yaitu Cabang, Kriteria Posisi, Intepretasi, Kebutuhan Karyawan, Pelamar, dan Karyawan. Enam sub-submenu ini digunakan untuk mengolah data pelamar dan karyawan. Dari keenam sub-submenu ini user dapat kembali lagi ke menu utama jika penggunaannya telah selesai. 7. Submenu Cetak memiliki 2 sub-submenu, yaitu Jadwal Test dan Daftar Riwayat Hidup. Kedua sub-submenu ini digunakan untuk mencetak berkas-berkas yang diperlukan dalam proses perekrutan pegawai. Dari sub-submenu ini user dapat kembali ke menu utama jika penggunaan telah selesai. 8. Menu kedua adalah Exit, yang berguna untuk menghentikan program apabila telah selesai penggunaannya. HASIL & PEMBAHASAN Sistem Perekrutan Pegawai ini dimulai dengan proses login, dimana user akan memasukkan User ID dan Password untuk dapat melanjutkan ke Menu Utama.

Gambar 4 Tampilan Login

Jika user telah melakukan login, user akan masuk ke Menu utama. Pada Menu Utama terdapat dua buah menu yaitu Start dan Exit.

Gambar 5 Tampilan Menu Utama

Pada Menu Start terdapat 4 submenu yaitu Profile, Test, Data, dan Cetak. Empat submenu tersebut juga memiliki beberapa bagian seperti yang tertera pada gambar berikut.

Gambar 6 Tampilan Menu Start Gambar 7 Tampilan Submenu Test

Gambar 9 tampilan Submenu Cetak

Gambar 8 Tampilan Submenu Data

Submenu Profile, untuk melihat data dari pembuat sistem, seperti yang terdapat pada gambar dibawah ini.

Gambar 10 Tampilan Start > Profile

Submenu Test merupakan submenu yang digunakan untuk mengolah data-data test. Dalam submenu ini terdapat beberapa bagian yaitu Input Jawaban Soal Test, Cetak Soal Test, Input Hasil Test, dan Hasil Psikotest. Tampilan Input Jawaban Soal Test Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 11, merupakan tampilan yang akan muncul jika user memilih menu Start Test Input Jawaban Soal Test. Fungsinya adalah sebagai media untuk menginput dan mengedit kunci jawaban dari soal-soal psikotest yang akan digunakan dalam proses penyeleksian pelamar. Tampilan Cetak Soal Test Tampilan ini merupakan tampilan yang akan muncul jika user memilih menu Start Test Cetak Soal Test. Fungsinya adalah untuk memilih file soal yang akan digunakan dalam psikotest dan mencetaknya. Tampilan Input Hasil Test Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 12, merupakan tampilan yang akan muncul jika user memilih menu Start Test Input Hasil Test. Fungsinya adalah sebagai media untuk menginput jawaban test dari masing-masing pelamar. Tampilan Hasil Psikotest Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 13, merupakan tampilan yang akan muncul jika user memilih menu Start Test Hasil Test. Fungsinya adalah sebagai media untuk melihat dan mencetak hasil psikotest dari masing-masing pelamar berdasarkan posisinya.

Gambar 11 Tampilan Start > Test > Input Jawaban Test

Gambar 12 Tampilan Start >Test > Input Hasil Test

Gambar 13 Tampilan Start > Test > Hasil Psikotest

Submenu Data merupakan submenu yang digunakan untuk mengolah data-data pelamar dan karyawan. Dalam submenu ini terdapat beberapa bagian yaitu Cabang, Kriteria Posisi, Intepretasi, Kebutuhan Karyawan, Pelamar, dan Karyawan. Tampilan Cabang Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 14, merupakan tampilan yang akan muncul jika user memilih menu Start Data Cabang. Fungsinya adalah untuk menambah, merubah, dan menghapus data cabang yang ada dalam database. Tampilan Kriteria Posisi Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 15, merupakan tampilan yang akan muncul jika user memilih menu Start Data Kriteria Posisi. Fungsinya adalah untuk menambah, merubah, dan menghapus data kriteria dari masing-masing posisi.

Tampilan Intepretasi Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 16, merupakan tampilan yang akan muncul jika user memilih menu Start Data Intepretasi. Fungsinya adalah untuk menambah, merubah, dan menghapus data intepretasi dari masing-masing range nilai yang telah ditentukan. Tampilan Kebutuhan Karyawan Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 17, merupakan tampilan yang akan muncul jika user memilih menu Start Data Kebutuhan Karyawan. Fungsinya adalah untuk menambah, merubah, dan menghapus jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk masing-masing posisi Tampilan Pelamar Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 18, merupakan tampilan yang akan muncul jika user memilih menu Start Data Pelamar. Fungsinya adalah untuk mengolah data-data pelamar, mulai dari menginput, mengedit sampai dengan menghapus. Tampilan Karyawan Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 19, merupakan tampilan yang akan muncul jika user memilih menu Start Data Karyawan. Fungsinya adalah untuk mengolah data-data karyawan, mulai dari menginput, mengedit, sampai dengan menghapusnya.

Gambar 14 Tampilan Start > Data > Cabang

Gambar 15 Tampilan Start > Data > Kriteria Posisi

Gambar 16 Tampilan Start > Data > Intepretasi

Gambar 17 Tampilan Start > Data > Kebutuhan Karyawan

Gambar 18 Tampilan Start > Data > Pelamar

Gambar 19 Tampilan Start > Data > Karyawan

Submenu Cetak merupakan submenu yang digunakan untuk mencetak output yang dihasilkan oleh sistem. Submenu ini terdiri dari tiga bagian yaitu Jadwal Tes, Jadwal Wawancara, dan Daftar Riwayat Hidup. Tampilan Jadwal Tes Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 20, merupakan tampilan akan muncul jika user memilih menu Start Cetak Jadwal Tes. Fungsinya adalah untuk mencetak nama-nama pelamar yang akan mengikuti psikotest. Tampilan Jadwal Wawancara Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 21, merupakan tampilan akan muncul jika user memilih menu Start Cetak Jadwal Wawancara. Fungsinya adalah untuk mencetak nama-nama pelamar yang akan mengikuti wawancara.

Tampilan Daftar Riwayat Hidup Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 22, merupakan tampilan akan muncul jika user memilih menu Start Cetak Daftar Riwayat Hidup. Fungsinya adalah untuk mencetak Daftar Riwayat Hidup (CV) dari pelamar yang akan mengikuti wawancara.

Gambar 20 Tampilan Start > Cetak > Jadwal Tes Gambar 21 Tampilan Start > Cetak > Jadwal Wawancara

Gambar 22 Tampilan Start > Cetak Daftar Riwayat Hidup

Dalam proses implementasi sistem perekrutan pegawai ini ada beberapa hal yang dilakukan antara lain menyiapkan satu PC yang akan menggunakan aplikasi dari sistem ini, melakukan pelatihan untuk Staff yang akan menggunakan sistem ini (dalam hal ini digunakan pelatihan In-House), membuat dokumentasi untuk panduan bagi user yang akan menggunakan sistem, dan yang terakhir adalah pengkonversian sistem dalam perusahaan (dalam hal ini menggunakan metode direct conversion).