JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-5

1

Abstrak— Pengukuran kinerja yang umum

digunakan di ITS IO adalah pengukuran kinerja yang

hanya didasarkan pada aspek keuangan atau biasa disebut

sebagai pengukuran kinerja tradisional. Padahal,

pengukuran kinerja tersebut tidak dapat menilai secara

relevan aktivitas atau proses yang dilakukan oleh suatu

unit dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu, dalam

penelitian ini akan dirancang sistem pengukuran kinerja

ITS IO dengan metode Balanced Scorecard (BSC) yang

lebih komprehensif. BSC dinilai cocok diterapkan pada

organisasi nirlaba/publik karena tidak hanya menekankan

pada aspek kuantitatif-finansial, tetapi juga aspek

kualitatif-nonfinansial.

Sistem pengukuran kinerja dengan metode BSC

dirancang berdasarkan visi, misi dan strategi dari

organisasi. Namun ITS IO belum memiliki strategi maka

penelitian ini dimulai dari perumusan strategi ITS IO.

Perumusan strategi diturunkan dari visi dan misi ITS,

analisis SWOT ITS IO, penggalian fakta, data, dan

harapan dari pihak internal dan eksternal ITS terhadap

fungsi dan tugas pokok ITS IO di masa depan. Strategi

yang terpilih kemudian diturunkan menjadi strategy

objective yang akan divisualisasikan dalam peta strategi

BSC yang memperlihatkan hubungan keterkaitan antar

strategi. Untuk menjadi sebuah alat ukur kinerja, semua

strategy objective pada peta strategi BSC diidentifikasi

ukuran kinerjanya (Key Performance Indicator-KPI).

Masing-masing KPI yang terbentuk ini kemudian

dibobotkan berdasarkan tingkat kepentingannya menurut

manajemen ITS dan Tim ITS IO.

Kata Kunci—sistem pengukuran kinerja, ITS IO, BSC

I. PENDAHULUAN

erkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang

semakin cepat menjadikan persaingan global semakin

terbuka. Hal ini menjadi cambuk bagi institusi pendidikan

di Indonesia untuk menghasilkan lulusan yang mampu

menjawab tantangan di persaingan global tersebut. Untuk

memastikan bahwa pendidikan di Indonesia menghasilkan

lulusan yang mampu bersaing di dunia internasional maka

internasionalisasi di bidang pendidikan mutlak diperlukan [1].

Internasionalisasi kampus merupakan usaha dalam

menyetarakan standar kampus dengan standar internasional.

Salah satu perguruan tinggi yang fokus pada usaha

internasionalisasi kampus adalah ITS Surabaya. Melalui

visinya “Menjadikan ITS sebagai universitas riset yang

inovatif & bereputasi internasional”, ITS telah menargetkan

diri menjadi perguruan tinggi yang diakui dalam skala

internasional. Untuk mewujudkan visi ini, telah dibentuk suatu

unit khusus yang bertanggung jawab dalam usaha

internasionalisasi kampus dan menangani semua urusan kerja

sama internasional, yaitu ITS International Office (ITS IO).

Semua bentuk kegiatan yang dilakukan oleh ITS IO

berorientasi untuk mencapai visi ITS sebagai world class

university. Untuk mengetahui apakah tujuan tersebut tercapai

atau tidak, maka perlu dilakukan suatu pengukuran yaitu

pengukuran kinerja. Selama ini, pengukuran kinerja yang

umum digunakan adalah pengukuran kinerja yang hanya

didasarkan pada aspek keuangan atau biasa disebut sebagai

pengukuran kinerja tradisional. Pengukuran kinerja tradisional

ini masih digunakan oleh ITS IO. Padahal, pengukuran

tersebut tidak dapat menilai secara relevan. “For many years,

companies have used financial accounting-based performance

measures to track how well the organization is doing [2].

Pengukuran kinerja tradisional ini dianggap belum mampu

menggambarkan kinerja seluruh organisasi secara riil.

“Traditional financial accounting measures, such as the

return on investment (ROI), payback period, and economic

value added) offer a narrow and incomplete picture of

business performance, backward looking and more concerned

with local departmental performance than with the overall

health or performance of the business [3]”. Maka dari itu

muncul pemikiran baru dalam pengukuran kinerja yang lebih

komprehensif dalam melihat keseluruhan proses, yakni dengan

metode Balanced Scorecard (BSC).

BSC adalah alat menejemen kinerja yang dapat

membantu organisasi untuk menterjemahkan visi dan strategi

ke dalam aksi dengan memanfaatkan sekumpulan indikator

finansial dan non finansial yang kesemuanya terjalin dalam

suatu hubungan sebab akibat [4]. Dalam metode BSC,

perspektif finansial dan non finansial merupakan bagian dari

sistem informasi yang integral, sehingga dapat memberikan

pedoman bagi para manajer dalam mengukur, mengevaluasi

dan menerjemahkan strategi organiasi di masa depan untuk

mencapai tujuan bersama [5].

BSC dinilai cocok diterapkan pada organisasi

nirlaba/publik karena tidak hanya menekankan pada aspek

kuantitatif-finansial, tetapi juga aspek kualitatif dan

Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja ITS

International Office

dengan Menggunakan Balanced Scorecard Mar’atus Sholihah, Maria Anityasari, Dr., S.T., M.E, Naning Aranti Wessiani, S.T., M.E.

Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS)

Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111

E-mail: maria@ie.its.ac.id

P

JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-5

2

nonfinansial. Karena kelebihan ini, maka BSC dipilih dalam

perancangan sistem pengukuran kinerja di ITS IO mengingat

saat ini ITS IO memang masih merupakan organisasi non-

profit yang membutuhkan evaluasi kinerja dari prespektif non-

finansial. Namun dimasa mendatang ITS IO diproyeksikan

akan menjadi salah satu unit dari ITS yang mampu melakukan,

pendanaan mandiri maupun memperoleh revenue secara terus

menerus dari kegiatan yang dilakukan seperti, penerimaan

mahasiswa asing non-beasiswa, kegiatan kunjungan teknologi

dan budaya, dll. Dengan memperhatikan rencana perubahan

fungsi ini, maka BSC dirasa tetap relevan digunakan sebagai

metode perancangan sistem pengukuran kinerja ITS IO karena

kelebihan-kelebihan yang dimiliki BSC seperti yang

dipaparkan sebelumnya.

Sebagai alat pengukuran kinerja, BSC menghasilkan

output berupa rapor bagi unit yang bersangkutan. Raport ini

diperoleh dari pengukuran kinerja organisasi berdasarkan key

performance indikator (KPI). Diharapkan dengan

dilakukannya penelitian tentang pengukuran kinerja ITS IO,

maka dapat dihasilkan sistem pengukuran kinerja di ITS IO

yang relevan dan komperhensif dengan menggunakan metode

BSC sehingga peran ITS IO sebagai supporting unit dari ITS

selalu terkontrol dan semakin kuat.

Dengan demikian, penelitian ini bertujuan untuk

merumuskan sistem pengukuran kinerja yang relevan untuk

ITS IO yang selaras dengan pada visi, misi ITS serta fungsi

dan tanggung jawab ITS IO.

II. METODE PENELITIAN

Dalam melaksanakan penelitian ini dilakukan proses

pengerjaan yang bertahap yang diuraikan sebagai berikut:

A. Studi Pendahuluan

Studi pendahuluan terdiri dari studi lapangan ITS IO

dan studi literatur. Pada studi lapangan akan dilihat mengenai

kondisi eksisisting dari ITS IO yang meliputi proses bisnis

yang dilakukan maupun suasana kerja yang memberikan

gambaran awal bagaimana keadaan rill dari ITS IO.

Sedangkan untuk studi literatur peneliti melakukan kegiatan

pembelajaran terkait pustaka-pustaka yang mendukung

penelitian ini meliputi kajian terhadap literatur buku, jurnal

maupun pustaka lain yang relevan. Pengkajian literatur ini

untuk menentukan konsep dan teori mana yang relevan untuk

digunakan dalam penyelesaian permasalahan dan pencapaian

tujuan penelitian.

B. Identifikasi Visi, Misi, Strategi dan Struktur Organisasi

Pada tahap ini dilakukan dilakukan pengkajian

terhadap visi, misi strategi dan struktur organisasi dari ITS IO.

Pengkajian ini dilakukan untuk memberikan gambaran dasar

dalam perumusan sistem pengukuran kinerja yang akan

dilakukan.

C. Penyusunan Sistem Pengukuran Kinerja

Penyusunan sistem pengukuran kinerja ITS IO terdiri

dari beberapa langkah. Langkah pertama adalah melakukan

penyusunan SWOT yang terdiri dari Internal Analysis dan

External Analysis. Penyusunan SWOT akan dilakukan oleh

penulis dengan memperhatikan fakta-fakta yang ada terkait

ITS IO yang diperoleh dari literatur survey, observasi ITS IO,

dan juga wawancara dengan pihak-pihak terkait seperti pejabat

lama ITS IO, BKPKP ITS. Setelah menyususn SWOT,

dilakukan pembobotan untuk masing-masing strength,

weakness, opportunity dan threat dalam SWOT. Pembobotan

dilakukan dengan expert judgment oleh Ketua ITS IO yang

memiliki pemahaman yang mendalam mengenai kondisi

eksisting ITS IO. Pembobotan ini sebagai input dalam

pembuatan SWOT Matrix. Dari SWOT Matrix ini akan dapat

diketahui posisi ITS IO saat ini berdasarkan pembagian

kuadran dalam SWOT Matrix.

Langkah selanjutnya adalah penyusunan TOWS

Matrix. TOWS Matrix berisi alternatif-alternatif strategi yang

dirumuskan berdasarkan analisis SWOT. Perumusan alternatif

strategi dilakukan oleh Tim ITS IO dan penulis. Dari alternatif

strategi tersebut, kemudian dipilih beberapa strategi yang

menjadi fokus ITS IO. Pemilihan ini akan dilakukan melalui

workshop bersama manajemen ITS yang terdiri dari rektor,

para pembantu rektor, pejabat-pejabat terkait dan para

profesor yang memiliki ketertarikan dalam pengembangan ITS

IO. Jika alternatif strategi yang ditawarkan dalam workshop ini

belum ada yang disetujui untuk dipilih menjadi strategy

objective, maka akan dilakukan penyusunan TOWS Matrix

kembali hingga terpilih strategy objective ITS IO. Dalam

workshop tersebut juga akan dilakukan penentuan target dari

masing-masing strategy objective yang terpilih. Target ini akan

menjadi landasan dalam menilai baik tidaknya kinerja ITS IO

di masa depan.

Saat ITS IO telah memiliki strategy objective terpilih,

maka langkah selanjutnya adalah pembuatan Strategy Map

BSC. Strategy map BSC membagi strategy objective dalam

keempat perspektif BSC dan memperlihatkan hubungan sebab

akibat dari masing-masing strategy objective tersebut.

Pembuatan Strategy Map BSC akan dilakukan oleh penulis

dengan persetujuan oleh Tim ITS IO. Langkah selanjutnya

adalah menentukan KPI untuk masing-masing strategy

objective. KPI ini yang akan menjadi ukuran dari kinerja ITS

IO. Untuk mengetahui nilai dari keseluruhan kinerja ITS IO,

maka perlu dilakukan pembobotan KPI untuk menentukan KPI

mana yang lebih penting dari KPI yang lain. Pembobotan KPI

ini akan dilakukan dengan metode AHP. Penilaian dalam

kuisioner AHP untuk membobotkan KPI akan diberikan oleh

Tim ITS IO. Kuisioner AHP kemudian akan diolah dengan

bantuan software Expert Choice.

Langkah terakhir dalam penyusunan sistem

pengukuran kinerja ITS IO adalah pembuatan form

pengukuran kinerja. Form ini akan memudahkan dalam

perhitungan kinerja ITS IO. Form ini berisi strategy objective,

target, KPI, nilai kinerja eksisting, bobot KPI dan score.

Akumulasi dari score yang ada merupakah nilai kinerja dari

ITS IO. Untuk memastikan bahwa sistem pengukuran kinerja

yang dirancang ini memang relevan dengan sistem dan harapan

manajemen ITS maka dilakukan workshop 2 dengan

manajemen ITS dan Tim ITS IO. Jika manajemen ITS dan

Tim ITS IO telah sepakat dan menyetujui sistem pengukuran

JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-5

3

kinerja ini maka tahap selanjutnya dari penelitian ini dapat

dilakukan.

D. Analisis dan Interprestasi Data

Sistem pengukuran kinerja dan pengukuran kinerja

eksisting ITS IO yang telah dilakukan, kemudian dianalisa dan

diuraikan sehingga diperoleh suatu interpretasi yang mudah

dimengerti. Hasil ini dianalisis dan diintepretasikan lebih

mendalam dengan mempertimbangkan 5W + 1H yaitu who,

what, when, where, why dan how dari hasil pengolahan data

yang telah dilakukan.

E. Kesimpulan dan Saran

Tahap terakhir dari penelitian ini adalah penarikan

kesimpulan dan saran atas keseluruhan hasil yang diperoleh

dari penelitian yang dilakukan. Dari kesimpulan yang diambil

akan dapat dilihat mengenai hal-hal apa saja yang telah

diperoleh dari keseluruhan tahapan serta dapat mencapai

tujuan awal dari penelitian ini. Selain itu, dalam langkah akhir

ini juga akan diberikan saran-saran untuk penyusunan

penelitian yang sejenis yang bertujuan untuk menyempurnakan

hasil dan proses dalam penelitian ini.

III. HASIL DAN DISKUSI

A. SWOT dan Pembobotan SWOT ITS IO

Analisis kondisi internal dan eksternal ITS IO disusun

berdasarkan hasil wawancara dengan manajemen ITS,

manajemen ITS IO lama, manajemen ITS IO saat ini, hasil

benchmarking dengan kantor urusan internasional universitas

lain maupun dari observasi langsung. Analisis kondisi internal

dan eksternal ITS IO ditampilkan dalam analisis SWOT.

Semua elemen SWOT kemudian dibobotkan untuk

mendapatkan nilai EFAS dan IFAS yang nantinya di ploting

dalam kuadran SWOT MAP. Pembobotan ini lakukan dengan

validasi dari Tim ITS IO yang juga memperhatikan hasil

wawancara dengan manajemen ITS, manajemen ITS IO lama

serta hasil benchmarking. Tabel 3.1 menampilkan SWOT dan

hasil pembobotan ITS IO

B. SWOT Map ITS IO

Nilai bobot IFAS dan EFAS akan menjadi data input

dalam pembuatan SWOT Map ITS IO. Dari SWOT Map

inilah akan dapat diketahui kondisi ITS IO saat ini berada pada

kuadran berapa menurut pembagian kuadran SWOT Map.

Nilai -0,144 diplot pada sumbu x SWOT Map sedangkan nilai

0,485 diplot dalam sumbu y SWOT Map. Gambar 3.1

memperlihatkan SWOT Map dari ITS IO.

C. SWOT Matrix ITS IO

Berdasarkan analisis SWOT yang telah dilakukan

sebelumnya, maka disusun beberapa alternatif strategi yang

diharapkan mampu menjawab tantangan yang dihadapai oleh

ITS IO saat ini maupun di masa depan. Perumusan alternatif

strategi ini selain didasarkan pada analisis SWOT juga

dirumuskan berdasarkan studi literatur yang membahas

bagaimana internasionalisasi di perguruan tinggi dan tren

dunia pendidikan secara global. Strategi-strategi yang disusun

ini ditampilkan dalam sebuah matrik bernama SWOT Matrix

ITS IO yang diperlihatkan pada Tabel 3.2. Pada matriks ini

terdapat emapat alternatif strategi yaitu strategi S-O, strategi

W-O, strategi S-T dan strategi W-T.

D. Strategi Terpilih

Meskipun banyak alternatif strategi yang telah

dirumuskan, namun tidak semua strategi tersebut akan

dilaksanakan, mengingat keterbatasan sumber daya dan dana

yang dimiliki oleh ITS IO. Untuk menentukan strategi mana

yang akan dilaksanakan oleh ITS IO maka diselenggarakan

Focus Group Discussion (FGD) dengam manajemen ITS,

ketua jurusan dan prodi serta ketua badan/unit di ITS pada

tanggal 19 November 2012. Hasil FGD tersebut adalah

diputuskannya strategi terpilih untuk ITS IO adalah strategi

W-O. Pemilihan strategi ini didasarkan pada hasil analisis

SWOT dan letak ITS IO di kuadran 3 SWOT Map. Adapun

strategi terpilih tersebut antara lain adalah:

1. Melakukan rekrutmen SDM baru ITS IO yang sesuai

dengan kompetensi yang dibutuhkan

2. Mendefinisikan dengan jelas tugas dan tanggung jawab

ITS IO sesuai dengan perkembangan kebutuhan ITS

dan tren internasional

3. Melakukan penyusunan sistem pengukuran kinerja

4. Melakukan penyusunan grand desain ITS IO yang

mencakup struktur organisasi yang menjamin

keberlanjutan tugas dan fungsi ITS IO

5. Melakukan pemetaan kerjasama internasional yang

menjadi target market ITS

6. Meningkatkan pendanaan baik dari dana hibah institut,

dikti maupun pihak lain dari dalam dan luar negeri

7. Menerapkan sistem teknologi informasi untuk

mendukung proses bisnis

8. Meningkatkan kegiatan kerjasama internasional yang

memberikan mutual benefit

Dari kedelapan strategi terpilih tersebut yang menjadi

fokus penelitian ini adalah penyusunan sistem pengukuran

kinerja yang efektif untuk ITS IO. Kalimat strategi terpilih

tersebut kemudian diturunkan menjadi sasaran strategis yang

lebih teknis agar lebih mudah dipahami dan

diimplementasikan. Sasaran strategis yang dirumuskan juga

diidentifikasi/dikelompokkan berdasarkan perspektif dari

BSC.

E. Peta Strategi BSC

Peta strategi BSC dibuat berdasarkan sasaran strategi

yang telah dirumuskan sebelumnya. Untuk membuat peta

strategi BSC diperlukan informasi hubungan sebab akibat

antar strategi objektif. Penentuan hubungan ini dilakukan

dengan memberikan adjustment dari Tim ITS IO yang

mengetahui harapan dan cita-cita internasionalisasi ITS dan

sistem bisnis yang ada di ITS IO. Gambar 3.2 memperlihatkan

BSC dari ITS IO. Namun ada yang berbeda pada BSC ITS IO

dengan BSC Kaplan Norton untuk organiasai profit, yaitu

pespektif finansial pada BSC ITS IO bukan berada pada level

yang paling atas tapi perspektif customerlah yang berada pada

level yang paling atas. Hal ini terjadi karena ITS IO

merupakan salah satu unit ITS yang memiliki tujuan utama

JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-5

4

adalah memberikan pelayanan kepada stakeholder ITS dan

mitra ITS bukan menghasilkan profit/keuntungan.

F. Pembobotan Sasaran Strategis

Sasaran strategi yang telah dirumuskan harus

dibobotkan untuk mengetahui sasaran strategi mana yang lebih

dipentingkan oleh ITS IO. Pembobotan dilakukan oleh Tim

ITS IO dan peneliti dengan memperhatikan visi ITS IO serta

tren internasionalisasi di dunia internasional. Pembobotan

dilakukan dengan bantuan Software Expert Choice.

Pembobotan dilakukan pada perspektif dan juga untuk masing-

masing sasaran strategis di masing-masing perspektif.

G. Sistem Pengukuran Kinerja

Sistem pengukuran kinerja yang dikembangkan untuk

ITS IO merupakan sebuah template yang memanfaatkan

software Microsoft Excel yang mengakomodasi semua

perhitungan pengukuran kinerja dari ITS IO. Template ini

berisi peta strategi BSC ITS IO dengan semua sasaran

strategisnya. Dimana masing-masing sasaran strategis

kemudian dijabarkan menjadi KPI-KPI. Data-data yang telah

dibahas sebelumnya merupakan dasar dari pengembangan

sistem ini. Tamplete ini memudahkan manajemen ITS IO

dalam mengetahui pencapaian kinerja karena dengan mengisi

pencapaian masing-masing KPI, maka secara otomatis

pencapaian kinerja ITS IO dapat diketahui dengan

memanfaatkan bobot dari masing-masing KPI yang ada.

Pada sistem ini, pengguna hanya perlu mengisi

pencapaian kinerja ITS IO sesuai dengan instruksi yang ada

disetiap lembar kerja Excel. Untuk template yang

dikembangkan ini evaluasi kinerja ITS IO didasarkan pada

target untuk tahun 2013. Namun template ini memperkenankan

pergantian target jika diinginkan. Sehingga sistem dapat

digunakan secara terus menerus. Template ini juga

memudahkan pengguna dalam menghitung pencapaian KPI

karena untuk masing-masing KPI telah ada dilengkapi dengan

tabel keterangan mengenai frekuesi pengukuran, frekuensi

review, formulasi KPI jika diperlukan dan sumber data yang

ditunjukkan pada Tabel 5.21. Dengan bantuan tabel keterngan

di masing-masing KPI ini pengguna hanya mengimputkan

pencapaian KPI disel berwarna biru, maka nilai capaian akan

otomatis ter-update. Tebel 3.3 memperlihatkan data sasaran

strategis, KPI, baseline dan target yang menajadi informasi

penting dalam template sistem pengukuran kinerja yang

dibuat.

Opportunities

Threats

Strengths

Weeknesses -0,144

0,412

Mendukung Strategi Turnaround

SWOT MAP

Mendukung Strategi Agresif

Mendukung Strategi DIversivikasiMendukung Strategi Defersif

Gambar 3.1 SWOT Map ITS IO

Tabel 3.1 Tabel SWOT dan Pembobotan ITS IO

Bobot Score Total

S1 Memiliki SDM yang kompeten 0,127 3 0,381

S2 ITS IO memiliki spirit kerja yang tinggi 0,04 2 0,08

S3 Memiliki tugas dan fungsi yang strategis di tataran birokrat ITS 0,465 3 1,395

S4 Adanya dukungan penuh dari manajemen ITS 0,082 4 0,328

S5 Keberadaan ITS IO selaras dengan visi dan misi ITS 0,258 4 1,032

S6Adanya keterlibatan mahasiswa dalam melaksanakan program kerja

dalam bentuk Volunteer0,028 2 0,056

1 3,272

W1 Kurangnya jumlah SDM yang dimiliki 0,055 3 0,165

W2 Sulitnya mencari SDM baru yang sesuai dengan job spesification 0,033 3 0,099

W3Belum adanya kejelasan tugas dan tanggungjawab untuk ITS IO

sehingga terkadang terjadi overlapping dengan badan lain0,308 4 1,232

W4Fasilitas belum mendukung, contoh mobil dinas, mesin fotocopy, dan

fasilitas informasi teknologi (ICT)0,014 1 0,014

W5 Belum adanya job analysis karyawan yang jelas 0,13 4 0,52

W6 Belum memiliki sistem pengukuran kinerja 0,074 3 0,222

W7Belum adanya struktur organisasi yang menjamin keberlanjutan tugas

dan fungsi ITS IO0,187 3 0,561

W8 Belum memiliki dana yang cukup untuk melakukan program kerja 0,043 3 0,129

W9 Belum memiliki program jangka panjang 0,112 3 0,336

W10Belum ada target market yang jelas untuk dijadikan sasaran

kerjasama0,025 4 0,1

W11Load pekerjaan IO masih didominasi oleh demand dari mitra yang

sifatnya tidak terprogram0,019 2 0,038

1 3,416

-0,144

Strength

Weakness

TOTAL

TOTAL

S-W

O1Adanya peluang untuk merekrut tenaga baru dengan kompetensi

yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan IO ITS0,054 4 0,216

O2Adanya kesempatan yang luas untuk kerja sama dengan

lembaga/universitas luar negeri0,4 4 1,6

O3 Adanya peluang untuk menjadi badan dengan otoritas lebih luas 0,1 3 0,3

O4 Berpeluang menjadi badan dengan program profitable 0,033 3 0,099

O5 Masih banyak konsorsium yang dapat diikuti 0,222 3 0,666

O6Adanya kesempatan mendapatkan dana hibah maupun dana dari ITS,

Dikti dan pihak lain baik dalam dan luar negeri0,148 4 0,592

O7Adanya hubungan yang baik antara Indonesia dengan negara-negara

luar0,043 4 0,172

1 3,645

T1 Regulasi perekrutan karyawan baru yang sulit 0,041 3 0,123

T2Belum adanya kesadaran dari beberapa unit/badan ITS bahwa urusan

internasional adalah urusan bersama0,159 4 0,636

T3 Belum ada persepsi yang sama mengenai internasionalisasi ITS 0,428 3 1,284

T4 Masih lemahnya koordinasi ITS IO dengan badan/unit/jurusan di ITS 0,086 3 0,258

T5Masih adanya unit pendukung yang belum siap melakukan program

ITS IO (internasionalisasi)0,286 3 0,858

1 3,159

0,486O-T

TOTAL

Opportunity

Threat

TOTAL

JURNAL TEKNIK POMITS Vol. 1, No. 1, (2012) 1-5

5

Tabel 3.2 SWOT Matrix ITS IO Strategi S-O Strategi W-O

S1,S2,S4,

O2,O7

Meningkatkan jumlah kerjasama dengan universitas luar

negeriW1,O1

Melakukan rekrutmen SDM baru ITS IO yang sesuai

dengan kompetensi yang dibutuhkan

S1,S2,S4,

O1,O2,O7

Meningkatkan aktivitas/program inisiatif dari perjanjian

kerjasama yang telah dimiliki yang memberikan

keuntungan jangka panjang

W3,W7,O3,

O4

Mendefinisikan dengan jelas tugas dan tanggung jawab

ITS IO sesuai dengan perkembangan kebutuhan ITS dan

tren internasional

S3,S4,S6,

O2,O5

Meningkatkan keikutsertaan perguruan tinggi

(mahasiswa, karyawan dan dosen) pada kegiatan berskala

internasional

W3,O3,O4 Melakukan penyusunan sistem pengukuran kinerja

S4,S5,O6Meningkatkan pendanaan baik dari dana hibah institut,

dikti maupun pihak lain dalam dan luar negeri

W5,W7,W9,

O3,O4

Melakukan penyusunan grand desain ITS IO yang

mencakup struktur organisasi yang menjamin

keberlanjutan tugas dan fungsi ITS IO

S1,S2,S4,

O1,O3,O7

Mempromosikan ITS secara internasional sesuai dengan

target market ITS

W10,W11,

O2,O7

Melakukan pemetaan kerjasama internasional yang

menjadi target market ITS

S1,S2,O2,

O4,O7Meningkatkan jumlah Reciprocal Exchanges W8,O6

Meningkatkan pendanaan baik dari dana hibah institut,

dikti maupun pihak lain dari dalam dan luar negeri

W1,W2,O3Menerapkan sistem teknologi informasi untuk

mendukung proses bisnis

W11,O2,O5

,O7

Meningkatkan kegiatan kerjasama internasional yang

memberikan mutual benefit

Strategi S-T Strategi W-T

S3,S5,T3,

T5

Mendefinisikan dengan jelas internasionalisasi yang

diharapakan oleh ITSW3,T3,T5

Mendefinisikan dengan jelas internasionalisasi yang

diharapakan oleh ITS

S3,T2,T4,

T5

Melakukan sosialisasi dan koordinasi secara periodik

mengenai internasionalisasi kampus di internal ITST2,T4,T5

Melakukan sosialisasi dan koordinasi secara periodik

mengenai internasionalisasi kampus di internal ITS

S1,S3,T1Menerapkan sistem teknologi informasi untuk

mendukung proses bisnisW1,W2,T1

Menerapkan sistem teknologi informasi untuk

mendukung proses bisnis

S3,S4,S5,T

2,T4

Melakukan penyusunan data pendukung internasionalisasi

kampus (seperti SOP internasionalisasi yang melibatkan

lintas unit atau keputusan rektor mengenai kegiatan

internasionalisasi

CUSTOMER

INTERNAL BUSINESS PROCESS

Meningkatkan jumlah networking/

jaringan dengan pihak-pihak di luar

negeri

Meningkatkan jumlah mahasiswa yang terlibat

dalam aktivitas kompetisi internasional dan

program student exchange dengan PT LN

FINANCIAL

Melakukan manajemen aliran

dana secara efektif (balance

budgeting)

LEARNING AND GROWTH

Menerapkan sistem teknologi

informasi untuk mendukung proses

bisnis

Meningkatkan kedisiplinan

karyawan

Meningkatkan kompetensi

karyawan dan voluneteer

Meningkatkan produktivitas

karyawan

Menciptakan suasana kerja yang

nyaman

Meningkatnya pendapatan

institusi dari kegiatan kerjasama

Meningkatakn pendapatan

pendanaan dari dana hibah

Meningkatkan kepuasan stakeholder

Meningkatkan jumlah penerimaan

mahasiswa asing baru

Meningkatkan pencapaian ranking

internasional ITS

Meningkatkan kualitas pelayanan

(ketepatan pemberian informasi)

Meningkatkan jumlah program exchange dosen

(PAR dan sabbatical) dengan PT LN

Meningkatkan jumlah kerjasama riset dan

program dual/double degree dengan PT Luar

Negeri

Meningkatkan jumlah MoU dan MoA

(kerjasama internasional)

Meningkatkan jumlah program inisiatif untuk

internasionalisasi ITS

Meningkatkan sosialisasi mengenai

internasionalisasi ITS dan peluangnya

Meningkatkan kesadaran pentingnya

penguasaan Bahasa Inggris

Gambar 3.2 Peta Strategi BSC ITS IO

IV. KESIMPULAN

Berdasarkan analisis SWOT ITS IO yang dirumuskan

dari hasil wawancara dengan manajemen ITS, manajemen ITS

IO lama, hasil benchmarking menunjukkan bahwa ITS IO saat

ini berada pada kuadran III SWOT Map atau dengan kata lain

berada pada kondisi kondisi internal masih buruk dan belum

bisa menangkan banyaknya peluang yang besar dari luar.

Terdapat 7 stategi yang dipilih untuk diimplementasikan oleh

ITS IO untuk menghadapai kondisi saat ini yaitu strategi W-O

yang ada pada SWOT Matrix. Dari ketujuh strategi tersebut

kemudian diturunkan menjadi 22 sasaran strategis yang

dikelompokkan dalam keempat perspektif BSC.

Peta strategi BSC ITS IO berbeda dengan peta

strategi BSC milik Kaplan dan Norton. Pada peta strategi BSC

ITS IO, perspektif finansial bukan merupakan perspektif yang

teletak paling tinggi dan menjadi tujuan utama. Perspektif yang

terletak pada level yang paling atas adalah perspektif

customer. Keputusan ini diambil mengingat ITS IO sebagai

unit dari ITS yang tugas utamanya untuk pelayanan bukan unit

profit oriented. Terdapat 37 KPI untuk 22 sasaran strategis

yang berbeda. Form pengukuran kinerja ITS IO terdiri dari

kolom perspektif, sasaran strategis, indikator keberhasilan,

bobot dan score. Pada form pengukuran kinerja, bobot

tertinggi ada pada sasaran strategis di perspektif customer. Hal

ini disebabkan karean tujuan utama dari ITS IO adalah ingin

memberikan pelayanan yang terbaik bagi para stakeholder ITS

baik stakeholder internal maupun stakeholder eksternal.

Adanya sistem pengukuran kinerja di suatu unit

merupakan hal yang sangat penting. Dengan memiliki sistem

pengukuran kinerja ini maka unit dapat melakukan evaluasi

kinerja dan melakukan perbaikan secara terus menerus. Sistem

pengukuran kinerja ini memang masih mengukur kinerja ITS

IO dari internal. Namun selanjutnya akan dilakukan

pengembangan sistem pengukuran kinerja yang mampu

mengukur kinerja ITS IO dari aspek ekternal (perspektif dari

mitra kerja ITS IO)

Tabel 3.3 Form Pengukuran Kinerja ITS IO Kode Sasaran Strategis KPI Baseline (Capaian 2012) Target (2013)

F1Melakukan manajemen aliran dana secara efektif

(balance budgeting )% deviasi pendanaan N/A 0%

Jumlah program hibah 1 (Dikti yaitu PKUI&HKSI) 2

Jumlah dana yang diterima (Rp) 440.000.000

F3Meningkatnya pendapatan institusi dari kegiatan

kerjasama.

Tingkat kepuasan stakeholder internal

(mahasiswa) terhadap pelayanan di kantor IO2,51 2,75

Tingkat kepuasan stakeholder internal

(mahasiswa) terhadap workshop/seminar yang

diselenggarakan

2,8 3

Tingkat kepuasan mahasiswa asing terhadap

pelayanan ITS IO2,84 3

Tingkat kepuasan dosen terhadap pelayanan ITS

IO2,76 3

Tingkat kepuasan karyawan terhadap pelayanan

ITS IO2,07 2,5

Jumlah pameran pendidikan internasional yang

diikuti3 3

Jumlah keanggotaan network/jaringan

internasional2 (Tahap pendaftaran) 8

C3Meningkatkan pencapaian ranking internasional

ITSRangkin internasional ITS (QS Star) Bintang 2 Bintang 3

C4Meningkatkan jumlah penerimaan mahasiswa

asing baruJumlah mahasiswa asing baru 13 20

Jumlah komplain dari jurusan/badan/unit lain di

ITSN/A 12 kali/tahun

Jumlah komplain dari mahasiswa ITS N/A 12 kali/tahun

Jumlah komplain dari mahasiswa asing di ITS N/A 12 kali/tahun

Jumlah komplain dari mitra ITS (luar negeri) N/A 12 kali/tahun

Jumlah mahasiswa ITS yang melakukan exchange

ke luar negeri35 50

Jumlah event kompetisi internasional yang diikuti

mahasiswa ITS15 15

Jumlah dosen ITS yang mendaftar PAR 4 5

Jumlah tenaga ahli atau ilmuwan yang melakukan

penelitian dan sabbtical leave di ITS7 10

Jumlah dosen yang mengikuti program postdoc 4 5

Jumlah joint publication 16 20

Jumlah program DD baru 21 25

Jumlah workshop peningkatan kemampuan

Bahasa Inggris yang dilakukan0 3

Jumlah karyawan ITS yang mengikuti kursus

bahasa Inggris123 50

I5Meningkatkan jumlah MOU dan MOA (kerjasama

internasional)Jumlah MoU baru/yang diperbaharui 14 15

I6Meningkatkan jumlah program inisiatif untuk

internasionalisasi ITSJumlah program inisiatif pertahun 2 2

Jumlah kegiatan sharing session beasiswa luar

negeri6 6

Jumlah sosialisasi program internasionalisasi 6 5

L1Menerapkan sistem teknologi informasi untuk

mendukung proses bisnis

Jumlah proses bisnis yang terotomasi dengan

teknologi5 proses bisnis

1 baru dan 2 pengaktifan

kembali

L2Meningkatkan kompetensi karyawan dan

volunteerJumlah program pelatihan N/A 3 pelatihan/tahun

L3 Meningkatkan produktivitas karyawanProsentase pekerjaan selesai dengan baik

dibanding dengan jumlah beban tugasN/A 80%

Employee satisfaction index 2,74 2,8

Turn over rate 75% 50%

Prosentase keterlambatan N/A 10%

Prosentase ketidakhadiran N/A 5%

L4 Menciptakan suasana kerja yang nyaman

L5 Meningkatkan kedisiplinan karyawan

C1 Meningkatkan kepuasan stakeholder

C2Meningkatkan jumlah networking/jaringan dengan

pihak-pihak di luar negeri.

C5Meningkatkan kualitas pelayanan (ketepatan

pemberian informasi)

I3Meningkatkan jumlah kerjasama riset dan program

dual/double degree dengan PT Luar Negeri.

I4Meningkatkan kesadaran pentingnya penguasaan

Bahasa Inggris

I7Meningkatkan sosialisasi mengenai

internasionalisasi ITS dan peluangnya

F2Meningkatkan pendapatan pendanaan dari dana

hibah

I1

Meningkatkan jumlah mahasiswa yang terlibat

dalam aktivitas kompetisi internasional dan

program student exchange dengan PT LN

I2Meningkatkan jumlah program exchange dosen

(PAR dan sabbatical) dengan PT LN.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Knight, Jane. (1994). Internationalization : Elements and Checkpoints.

Canadian Bureau for International Education.

[2] Kaplan, R., & Norton, D. (2001). The strategy focused organization.

Boston United States of America: Harvard Business Press.

[3] Keegan et.al, 1989; Neely et.al, 1995

[4] Luis, Suwardi., & Biromo, Prima A. (2007). Step by step in cascading

balanced scorecard to fundamental scorecard. Jakarta: PT. Gramedia

Pustaka Utama.

[5] Mulyadi. (2001). Balanced scorecard: alat kontemporer untuk

pelipatgandaan kinerja keuangan perusahaan. Jakarta: PT Salemba

Empat.