PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN

PADA PT. ARTIK FURNITURE & INTERIOR

Muhammad Fisabi Setiaadi

Universitas Bina Nusantara

Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530

Telp. (62-21)5350660

Fisabi_setiaadi@yahoo.com

Anderes Gui, S.Kom.,SE.,MM

Abstrak

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem akuntansi penjualan pada PT Artik Furniture & Interior, membangun sebuah database sistem dan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dan merancang sistem informasi akuntansi penjualan tunai maupun kredit untuk mendukung kegiatan penjualan serta menghasilkan informasi yang lengkap. Sehingga mempermudah perusahaan dalam melakukan proses penjualan tunai maupun kredit. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kepustakaan, mencakup mempelajari buku, serta melakukan penelitian dengan melakukan pencatatan, pengumpulan dan penganalisis laporan serta wawancara kepada pihak perusahaan. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah kebutuhan akan sistem informasi akuntansi penjualan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan yang baru dapat membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan, meningkatkan kinerja perusahaan serta pencatatan penjualan lebih terorganisir.

Kata Kunci

Sistem, Informasi, Akuntansi, Penjualan

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada dasarnya perusahaan didirikan untuk mencapai berbagai tujuan, salah satunya

adalah menjaga kelangsungan hidup perusahaan dan untuk mendapatkan laba. Semakin pesatnya

perkembangan ekonomi sejalan dengan perkembangan dunia usaha, maka dalam suatu

perusahaan terdapat beberapa faktor yang menuntut pihak manajemen untuk bekerja lebih efisien

agar mampu bersaing dan mempertahankan perusahaan yaitu faktor internal dan eksternal.

Dalam menjalankan kegiatan operasi suatu perusahaan semakin luas pimpinan tidaklah

terlepas dari berbagai masalah, baik dibidang manajemen, produksi, penjualan, pengelolaan kas,

dan juga sistem informasi yang dibutuhkan. Tanpa sistem informasi suatu organisasi perusahaan

tidak dapat merencanakan dan mengawasi aktivitas yang kompleks.

Dari berbagai macam bidang diatas, sangat diperlukan prosedur dan sistem yang

memadai sehingga menjamin kelancaran informasi yang diperlukan dan menjaga kemungkinan

yang dapat merugikan perusahaan. Sistem tersebut melibatkan fungsi-fungsi yang ada pada

sistem penjualan seperti fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi pengiriman, dan

fungsi akuntansi. Fungsi-fungsi tersebut ditunjukkan dengan adanya formulir-formulir yang

dibuat untuk setiap fungsi, seperti faktur penerimaan kas pada fungsi kas, faktur penjualan pada

fungsi penjualan, surat barang keluar pada fungsi gudang, dan faktur-faktur lain untuk melakukan

kesalahan dan produk yang dihasilkannya, sebagai patokannya yaitu semakin tinggi penjualan

maka semakin sehat dan semakin menguntungkan suatu perusahaan yang berarti peluang untuk

memperoleh laba juga semakin besar. Pada sistem akuntansi penjualan perlu diciptakan suatu

hubungan sehingga seluruh penjualan dan segala pemasukan dari penjualan dapat dicatat secara

wajar supaya tidak terjadi kecurangan antara penerima barang dengan penjual barang.

Suatu perusahaan baik perusahaan dagang maupun industri tidak terlepas dari kegiatan

penjualan, penjualan tersebut dapat dikenal dengan dua sistem yakni, sistem penjualan tunai dan

sistem penjualan kredit. Oleh karena itu, perusahaan dapat menentukan bagaimana prosedur yang

harus diterapkan oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat melakukan persaingan dan tujuan

perusahaan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Dimana penjualan juga sangat berguna dalam

penyampaian informasi demi penentuan keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai laba,

dengan adanya sistem penjualan yang baik akan memperlancar kegiatan operasional perusahaan

khususnya kegiatan penjualan.

Sistem informasi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan sebagai sarana

menciptakan sistem pengawasan dalam suatu perusahaan, maka penulis berniat mengambil judul

“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. ARTIK

FURNITURE & INTERIOR”

1.2 Ruang Lingkup

Dalam penelitian ini, kami akan membahas tentang penjualan tunai dan penjualan kredit

pada PT. Artik Furniture & Interior, yang meliputi:

1. Penjualan tunai, yang meliputi:

a. Menerima order penjualan

b. Mengecek persediaan

c. Menyiapkan barang

d. Menyiapkan faktur

e. Mengirimkan barang dan faktur

f. Menerima pembayaran

g. Membuat jurnal

h. Membuat laporan

2. Penjualan kredit, yang meliputi:

a. Menerima order penjualan

b. Melakukan persetujuan kredit

c. Mengecek persediaan

d. Menyiapkan barang

e. Membuat faktur

f. Mengirimkan barang dan faktur

g. Melakukan penagihan

h. Menerima pembayaran

i. Membuat jurnal

j. Membuat laporan

1.3 Tujuan dan Manfaat

Tujuan yang ingin dicapai adalah:

1. Melakukan analisis mengenai sistem penjualan yang sedang berjalan pada PT. Artik

Furniture & Interior.

2. Mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhan informasi yang dihadapi dalam sistem

penjualan pada PT. Artik Furniture & Interior.

3. Merancang sistem informasi penjualan sebagai solusi atas permasalahan yang dihadapi pada

PT. Artik Furniture & Interior.

Manfaat yang diperoleh dari sistem informasi penjualan pada PT. Artik Furniture & Interior

adalah:

1. Menghasilkan informasi yang lebih akurat dari transaksi penjualan yang ada pada PT. Artik

Furniture & Interior.

2. Mengatasi permasalahan yang ada pada perusahaan di bagian penjualan

1.4 Metodologi

Metodologi yang kami lakukan dalam pengumpulan data yang diperlukan adalah

sebagai berikut:

A. Metode Analisis

Dalam metode analisis ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu;

1. Studi Kepustakaan

Metode ini dilakukan dengan cara membaca, mengumpulkan, dan mempelajari

data dan teori-teori yang berhubungan dengan topic penelitian melalui buku-buku serta

bahan-bahan referensi lainnya yang digunakan sebagai landasan teori.

2. Studi Lapangan

Metode ini dilakukan dengan melakukan penelitian secara langsung

kepada PT. Artik Furniture & Interior agar mendapatkan informasi dan data

yang lebih akurat dan mengetahui keadaan perusahaan secara langsung.

3. Wawancara

Melakukan wawancara langsung dengan beberapa staff yang

bersangkutan dengan sistem informasi penjualan dan juga melakukan

pengumpulan data dan informasi yang menunjang dalam penyusunan Tugas

Akhir.

B. Metode Perancangan

Metode perancangan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang

dinotasikan dalam bentuk UML

a. Event table

b. Workflow table

c. Overview Activity Diagram (OAD) dan Detailed Activity Diagram (DAD)

d. Use Case Diagram

e. Class Diagram

f. Rancangan database

g. Rancangan formulir

h. Rancangan layar

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Jones dan Rama (2006, p5) menyatakan bahwa: “The accounting information system is

a subsystem of a Management Information System that provides accounting and financial

information, as well as other information obtained in routine processing of accounting

transaction.” Yang berarti bahwa sistem informasi akuntansi adalah susbsistem dari Sistem

Informasi Manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, sama baiknya

dengan informasi lain yang diperoleh dalam pemrosesan transaksi akuntansi rutin.

Menurut Romney dan Steinbart (2003, p6) berpendapat bahwa: “Accounting information system

is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for decision

makers.” Yang berarti bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang

mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data agar menghasilkan informasi yang

berguna untuk pengambilan keputusan.

Jadi sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat,

menyimpan, dan memproses data agar menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan untuk

membantu proses pengambilan keputusan.

BAB 3

SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Event Table

Tabel 1 Event Table Prosedur Penjualan Tunai

Event Internal

Agent

Start When Activities

Menerima

pesanan

Bagian

Penjualan

Pelanggan

melakukan

pemesanan via

telepon / email

Mengecek data pelanggan,

mengecek persediaan barang,

membuat Quotation, dan

mengirimkannya ke

pelanggan.

Melakukan

Penjualan

Bagian

Penjualan

Menerima Purchase

Order (PO) melalui

email/fax

Menerima PO melalui

email/fax, menginput data

pelanggan (apabila pelanggan

baru), memfotocopy PO dan

diserahkan ke Bagian Gudang.

Menyiapkan

Barang

Bagian

Gudang

Menerima fotocopy

PO dari Bagian

Penjualan

Menerima fotocopy PO,

menyiapkan barang, membuat

Surat Jalan (SJ) dua rangkap,

memberikan barang dan SJ ke

Bagian Pengiriman, melakukan

konfirmasi ke Bagian

Penjualan atas barang yang

sudah disiapkan

Membuat

Faktur

Bagian

Penjualan

Menerima

konfirmasi dari

Bagian Gudang atas

barang yang sudah

disiapkan

Membuat faktur tiga rangkap

dan diserahkan ke Bagian

Pengiriman

Mengirimkan

Barang

Bagian

Pengiriman.

Menerima barang,

SJ dua rangkap dan

faktur tiga rangkap.

Mengirimkan barang, SJ dua

rangkap dan faktur tiga

rangkap ke pelanggan untuk

ditanda tangani dan

menyerahkan SJ rangkap ke-1

dan faktur rangkap ke-1 ke

pelanggan. Membawa kembali

SJ rangkap ke-2 (ttd) untuk

diserahkan ke Bagian Gudang

dan faktur rangkap ke-2 dan

ke-3 (ttd) ke Bagian Keuangan

beserta

Pembayaran

Menerima

Pembayaran.

Bagian

Keuangan.

Menerima

pembayaran dan

faktur rangkap ke-2

dan ke-3.

Mencocokan pembayaran

yang berupa bukti transfer

bank/cek/giro/uang tunai

(cash) dengan faktur rangkap

ke-2 dan ke-3 (ttd),

menyerahkan faktur rangkap

ke-3 ke Bagian Akuntansi.

Membuat

Jurnal.

Bagian

Akuntansi.

Menerima faktur

rangkap ke-3.

Melakukan pencatatan Jurnal

Penerimaan Kas (JPK), Jurnal

Penjualan Tunai (JPT).

Membuat

Laporan.

Bagian

Akuntansi

Pada akhir bulan.

Membuat Laporan Penjualan

Tunai (LPT) dan Laporan

Penerimaan Kas (LPK).

Tabel 2 Event Table Prosedur Penjualan Kredit

Event Internal

Agent

Start When Activities

Menerima

Pesanan.

Bagian

Penjualan.

Pelanggan

melakukan

pemesanan via

telepon/email.

Mengecek status pelanggan

dan limit kreditnya,

mengecek persediaan

barang, membuat

Quotation, dan

mengirimkannya ke

pelanggan.

Melakukan

Penjualan.

Bagian

Penjualan.

Menerima Purchase

Order (PO) melalui

email/fax.

Menerima PO melalui

email/fax, memfotocopy PO

dan diserahkan ke Bagian

Gudang.

Menyiapkan

Barang.

Bagian

Gudang.

Menerima fotocopy

PO dari Bagian

Penjualan.

Menerima fotocopy PO,

menyiapkan barang,

membuat Surat Jalan (SJ)

dua rangkap, memberikan

barang dan SJ ke Bagian

Pengiriman, melakukan

konfirmasi ke Bagian

Penjualan atas barang yang

sudah disiapkan.

Membuat

Faktur.

Bagian

Penjualan.

Menerima

konfirmasi dari

gudang atas barang

yang sudah

Membuat faktur tiga

rangkap dan diserahkan ke

Bagian Pengiriman.

disiapkan.

Mengirimkan

Barang.

Bagian

Pengiriman.

Menerima barang, SJ

dua rangkap dan

faktur tiga rangkap.

Mengirimkan barang, SJ dua

rangkap dan faktur tiga

rangkap ke pelanggan untuk

ditandatangani dan

membawa kembali SJ (ttd)

rangkap ke-2 untuk

diserahkan ke Bagian

Gudang dan faktur (ttd)

rangkap ke-1 dan ke-3 ke

Bagian Keuangan untuk

melakukan penagihan saat

jatuh tempo

Melakukan

Penagihan.

Bagian

Pengiriman.

Saat jatuh tempo.

Menerima faktur (ttd)

rangkap ke-1 dari Bagian

Keuangan, mendatangi

pelanggan dan

memberikannya kepada

pelanggan.

Menerima

Pembayaran.

Bagian

Keuangan

Menerima

Pembayaran.

Menerima pembayaran,

menerima faktur (ttd)

rangkap ke-2, memberikan

faktur (ttd) rangkap ke-3 ke

Bagian Akuntansi.

Membuat

Jurnal.

Bagian

Akuntansi.

Menerima faktur

(ttd) rangkap ke-3.

Melakukan pencatatan

Jurnal Penjualan Kredit (JPK)

Membuat

Laporan.

Bagian

Akuntansi.

Pada akhir bulan.

Membuat Laporan Penjualan

Kredit

(LPKr).

Gambar 1 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai

Gambar 2 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit

BAB 4

RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN

Event Table

Tabel 3 Event Table PT. Artik Furniture & Interior Prosedur Penjualan Tunai

Event Internal

Agent

Start When Activities

Menerima

Pesanan

Bagian

Penjualan

Pelanggan

melakukan

pemesanan via

telepon/email/fax

Mengecek data pelanggan,

mengecek persediaan barang

di Gudang, membuat

Quotation / Surat Penawaran

Harga (SPH), dan

mengirimkannya ke

pelanggan.

Melakukan

Penjualan

Bagian

Penjualan

Menerima Purchase

Order (PO) dari

pelanggan

Menerima PO, menginput

data pelanggan (apabila

pelanggan baru), membuat

Surat Perintah Kerja

(SPK)

Menyiapkan

Barang

Bagian

Gudang

Menerima Surat

Permintaan

Pengeluaran Barang

(SPK)

Menerima SPK, menyiapkan

barang, membuat Surat Jalan

(SJ) dua rangkap, memberikan

konfirmasi ke Bagian

Penjualan bahwa barangtelah

disiapkan, memberikan barang

dan SJ ke Bagian Pengiriman.

Membuat

Faktur /

Invoice

Bagian

Penjualan

Menerima konfirmasi

bahwa barang telah

disiapkan

Membuat Invoice tiga rangkap

berdasarkan SPK dan

diserahkan kepada Bagian

Pengiriman.

Mengirimkan

Barang

Bagian

Pengiriman

Menerima barang, SJ

dua rangkap dan

Invoice tiga rangkap

Mengirimkan barang, SJ dua

rangkap dan Invoice tiga

rangkap untuk ditanda tangani

dan membawa kembali SJ (ttd)

rangkap ke-2 untuk

diserahkan ke Bagian Gudang,

Invoice (ttd) rangkap ke-2 dan

ke-3 ke Bagian Keuangan.

Menerima

Pembayaran

Bagian

Keuangan

Menerima

pembayaran dan

Invoice (ttd) rangkap

ke-2 dan ke-3

Mencocokan pembayaran

berupa bukti transfer

bank/cek/giro/uang tunai

(cash) dengan Invoice (ttd)

rangkap ke-2 dan ke-3,

membuat Nota Tanda Terima

(NTT) dua rangkap,

menyerahkan NTT rangkap ke-

1 dan Invoice (ttd) rangkap ke-

3 ke Bagian Akuntansi.

Membuat

Jurnal

Bagian

Akuntansi

Menerima NTT

NTT rangkap ke-1

dan Invoice (ttd)

rangkap ke-3

Melakukan pencatatan Jurnal

Penerimaan Kas (JPK) dan

Jurnal Penjualan.

Membuat

Laporan

Bagian

Akuntansi

Pada saat akhir bulan Membuat Laporan

Pendapatan (LP), Laporan

Penerimaan Kas (LPK),

Laporan Barang yang sering

dibeli, Laporan Pelnggan yang

sering membeli

Tabel 4 Event Table PT. Artik Furniture & Interior Prosedur Penjualan Kredit

Event Internal

Agent

Start When Activities

Menerima

Pesanan

Bagian

Penjualan

Pelanggan melakukan

pemesanan via

telepon/email/fax

Mengecek limit kredit

pelanggan, mengecek

persediaan barang, membuat

Quotation / Surat Penawaran

Harga (SPH), dan

mengirimkannya ke

pelanggan.

Melakukan

Penjualan

Bagian

Penjualan

Menerima Purchase

Order (PO) dari

pelanggan

Menerima PO, membuat

Surat Perintah Kerja (SPK)

Menyiapkan

Barang

Bagian

Gudang

Menerima Surat

Perintah Kerja (SPK)

Menerima SPK, menyiapkan

barang, membuat Surat Jalan

(SJ) dua rangkap,

memberikan konfirmasi atas

barang yang telah disiapkan

ke Bagian Penjualan,

memberikan barang dan SJ

dua rangkap ke Bagian

Pengiriman.

Membuat

Faktur /

Invoice

Bagian

Penjualan

Menerima konfirmasi

bahwa barang telah

disiapkan

Membuat Invoice tiga

rangkap berdasarkan SPK dan

diserahkan kepada Bagian

Pengiriman beserta SJ dua

rangkap.

Mengirimkan

Barang

Bagian

Pengiriman

Menerima barang, SJ

dua rangkap dan

Invoice tiga rangkap

Mengirimkan barang, SJ dua

rangkap dan Invoice tiga

rangkap untuk ditanda

tangani dan membawa

kembali SJ (ttd) rangkap ke-2

untuk diserahkan ke Bagian

Gudang, Invoice (ttd) rangkap

ke-1 dan ke-3 ke Bagian

Keuangan.

Melakukan

Penagihan

Bagian

Pengiriman

Saat jatuh tempo Menerima Invoice (ttd)

rangkap ke-1 dari Bagian

Keuangan, mendatangi

pelanggan dan

memberikannya kepada

pelanggan.

Menerima

Pembayaran

Bagian

Keuangan

Menerima

Pembayaran

Menerima pembayaran,

menerima Invoice (ttd)

rangkap ke-2, membuat Nota

Tanda Terima (NTT) sebanyak

dua rangkap, memberikan

Invoice (ttd) rangkap ke-3 dan

NTT rangkap ke-1 ke Bagian

Akuntansi.

Membuat

Jurnal

Bagian

Akuntansi

Menerima Invoice

(ttd) rangkap ke-3

dan NTT rangkap ke-1

Melakukan pencatatan Jurnal

Penjualan.

Membuat

Laporan

Bagian

Akuntansi

Pada akhir bulan Membuat Laporan Penjualan

Kredit (LPK), Laporan Barang

yang sering dibeli dan

Laporan Pelanggan yang

sering membeli.

Gambar 3 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai

Gambar 4.2 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit

BAB 5

SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

Berdasarkan penelitian terhadap sistem informasi akuntansi penjualan pada PT Artik

Furniture & Interior, maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Pengendalian Intern PT. Artik Furniture & Interior masih kurang baik, karena belum

menggunakan formulir perusahaan dengan nomor urut tercetak sehingga dapat disalah

gunakan oleh pihak yang tidak berwenang.

2. Kurangnya laporan penjualan yang dihasilkan PT. Artik Furniture & Interior sehingga

pengambilan keputusan yang dihasilkan oleh manajemen kurang akurat.

3. Kurangnya dokumen pendukung dalam pembayaran seperti Bukti Penerimaan Kas. Sehingga

di buatlah formulir Bukti Penerimaan Kas agar perusahaan memiliki bukti yang akurat setiap

menerima pembayaran dari pelanggan.

4. Perusahaan masih menggunakan sistem secara manual sehingga dalam pencarian data

membutuhkan waktu yang lama. Untuk mengatasi masalah tersebut maka di buatlah

rancangan sistem penjualan.

5.2 Saran

Beberapa saran yang dimanfaatkan dalam perkembangan dan kemajuan perusahaan

adalah sebagai berikut:

1. Memberikan pelatihan kepada karyawan yang akan menggunakan sistem penjualan tersebut

sehingga sistem penjualan yang dirancang dapat berguna bagi perusahaan.

2. Memback-up data secara periodic terhadap sistem sehingga apabila data hilang atau rusak,

perusahaan masih memiliki back-up datanya.

3. Mengembangkan sistem ke Bagian lain, tidak hanya di Bagian Penjualan, seperti Bagian

Penggajian dan Bagian Pembelian. Sehingga dapat saling terhubung antara Bagian yang satu

dengan yang lainnya.

4. Adanya Bagian IT dalam perusahaan yang menangani sistem tersebut. Apabila terjadi

masalah pada sistem ada Bagian IT yang bisa mengatasinya lebih cepat.

DAFTAR PUSTAKA

Connolly, Thomas M. & Begg, Carolyn E. (2002). Database System : A Pratical Approach to Design,

Implementation, and Management. Edition. Addison-Wesley, USA.

Kotler, Philip, B., Lindas S., Adam, A., Gary. (2004). Marketing. (6th Edition). Prentice Hall, Oklahoma.

Narko. (2002). Sistem Akuntansi. Edisi ke-1 Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusatama.

O’Brien, James A. (2005). Introduction to Information System. (12th Edition). McGraw – Hill.

Rama, Dasaratha V, Jones, Fredrick L. (2006). Accounting Information System. (1st Edition). Canada:

Thomson South - Western.

Romney, M. B. Steinbart, P. J. (2003). Accounting Information Systems. (9th Edition). New Jersey:

Prentice Hall.

Sutabri, Tata. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Andi, Yogyakarta.

Warren, Carl S., Reeve, James M., Fess, Philip E. (2006). Accounting. (21th Edition). Thompson South

Western.

Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., & Dittman, Kevin C. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem.

(Edisi 6). Andi, Yogyakarta.

Riwayat Hidup

Nama : Muhammad Fisabi Setiaadi

Tempat/tanggal lahir : Jakarta/04 Juni 1991

Pendidikan terakhir : Diploma 3 di Universitas Bina Nusantara

Jurusan : Komputerisasi Akuntansi

Tahun lulus : 2014

Pengalaman kerja :

2012-sekarang : Bagian Keuangan di PT. Dwima Raksa Mandiri

Pengalaman Organisasi :

2011-sekarang : Ketombe AutoClub Jakarta sebagai Ketua