ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI

BASIS DATA PEREKRUTAN KARYAWAN

BERBASIS WEB PADA PT. ASURANSI JIWA

SINARMAS MSIG

Martin Setiadi, Edbert, Ferry, Choirul Huda Universitas Bina Nusantara, Jl. Syahdan No. 9 Jakarta 11480, 021 534 5830

ABSTRAK

Tujuan penelitian ialah menganalisa dan merancang sistem basis data perekrutan karyawan secara online pada PT. Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG yang dapat mendukung pengiriman dan penerimaan CV(Curriculum Vitae) lebih efisien serta kemudahan dalam hal pencarian dan penyaringan CV yang masuk. Metode penelitian yang digunakan untuk analisis meliputi wawancara atas sistem yang sedang berjalan beserta identifikasi kebutuhan pengguna dan studi pustaka. Metode pada tahap perancangan meliputi perancangan DFD, STD, dan perancangan sistem basis data yaitu database design konseptual, logical dan fisikal. Hasil penelitian berupa aplikasi basis data yang terintegrasi untuk mendukung layanan perekrutan karyawan melalui web sehingga publikasi, perekrutan, penyaringan CV akan menjadi lebih cepat dan mudah. Simpulan yang diperoleh adalah dapat meningkatkan kinerja PT. Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG khususnya dalam hal penanganan perekrutan karyawan, perusahaan dapat melakukan publikasi, perekrutan, penyaringan CV dengan lebih cepat dan akurat serta meningkatkan efisiensi kerja dalam hal kemudahan membuat laporan. Kata kunci : analisis, perancangan, basis data, perekrutan, cv, online

ABSTRACT

The purpose of research is to analyze and design an online database system of recruitment at PT. Sinarmas MSIG Insurance that can support the delivery and receipt of CV (Curriculum Vitae) is more efficient and simplifies the search and filtering incoming CV . Research methods used include analysis method by conducting field studies in the form of interviews over the system which is running along with identifying information needs and system requirements, and literature . The method includes designing DFD, STD, and database system design (conceptual, logical, and physical). The results of the study in the form of an application that is integrated with database system that has been designed to support employee recruitment services via the web so that publication, recruitment,

screening CV will be faster and easier. The conclusion is that the web-based recruitment can improve the performance of PT. Sinarmas MSIG Insurance, especially in regards to the hiring of employees. With this web-based recruitment, the company can conduct publicity, recruitment, screening CV more quickly and accurately and improve efficiency in terms of the ease of creating reports.

Keywords: analyze, design, database, recruitment, cv, online.

PENDAHULUAN

Pada tahun 1989 PT. Purnamala Internasional Indonesia (PII) mengalami

perubahan nama menjadi PT. Asuransi Jiwa Eka Life, yang kemudian pada

tahun 2007 berubah menjadi PT. Asuransi Jiwa Sinarmas. Pada tahun 2011 PT.

Asuransi Jiwa Sinarmas menjadi perusahaan asuransi jiwa patungan sehingga

nama perusahaan pun berubah menjadi PT. Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG. PT.

Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG merupakan perusahaan Asuransi jiwa,

perusahaan yang bergerak dalam memberikan perlindungan bagi tertanggung

atas terjadinya resiko finansial yang mungkin terjadi antara lain kecelakaan,

sakit atau biaya rumah sakit yang terus meningkat dari waktu ke waktu dan hal

lainnya yang berhubungan dengan kesehatan.

Semakin meningkatnya perkembangan perusahaan sehingga mulai

menggunakan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnisnya. Salah

satunya dalam hal perekrutan karyawan secara online. Ada banyak manfaat dari

e-recruitment, termasuk penghematan moneter, perluasan kelompok pemohon

yang melampau batas-batas geografis yang terbatas, dan peningkatan efisiensi

dalam proses perekrutan (Chapman & Webster, 2003). Perusahaan dapat

mengurangi siklus mereka, mempekerjakan dengan melakukan posting

pekerjaan secara online bukan diatas kertas, menerima resume online, dan

aplikasi penyaringan elektronik (Cappelli, 2001).

Pada PT. Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG proses perekrutan karyawan

dimulai dengan pelamar langsung mendatangi perusahaan yang diminatinya

untuk menyerahkan CV(Curiculum Vitae) atau dengan mengirim CV melalui e-

mail ke pihak HRD (Human Resource Departement). Proses yang demikian

mengakibatkan pihak perusahaan membutuhkan waktu yang lama dalam

memproses CV yang diterima oleh perusahaan, sedangkan pihak pelamar dapat

mengalami kehilangan CV yang telah dikirimkan. Namun dengan sistem secara

online, hal ini dapat dihindari dan dapat memberikan kemudahaan dari pihak

pelamar dan perusahaan, seiring dengan hal tersebut, perusahaan menginginkan

sebuah sistem yang dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat dalam hal

perekrutan pelamar kerja, serta memudahkan pelamar dalam hal melakukan

lamaran kerja.

METODE PENELITIAN

Dalam penulisan skripsi ini ada dua metodologi yang digunakan yaitu, metode

analisis dan metode perancangan. Metode analisis terbagi menjadi dua yaitu analisis

terhadap kebutuhan dan analisis terhadap sistem yang berjalan. Metode analisis

dilakukan dengan wawancara dan observasi. Penulis melakukan wawancara terhadap

kepala Recruitment Departement PT. Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG. Hasil dari

wawancara dan observasi tersebut menjadi sumber analisa bagi penulis untuk

merancang aplikasi. Metode perancangan dibagi menjadi dua yaitu perancangan

basis data dan perancangan aplikasi. Perancangan basis data terdapat 3 tahap yaitu,

conceptual, logical, dan physical. Perancangan aplikasi menggunakan pembuatan

struktur menu, State Transition Diagram dan perancangan layar.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Rancangan Basisdata

ERD Conceptual

Gambar 1 ERD Conceptual

Dalam perancangan ERD konseptual merupakan tahap awal dalam

membangun model data yang akan digunakan dalam perusahaan, yang menunjukkan

entitas dan relasi berdasarkan pada proses-proses yang akan dirancang .

ERD Logikal

Gambar 2 ERD Logikal

Dalam tahap logikal, terjadi hubungan 1..* (one to many), *..* (many to

many) antara lamaran dengan konfirmasi, publikasi dengan kebutuhan_posisi, dan

komponen_kebutuhan dengan komponen_posisi. Multi-valued attributes seperti

Lamaran terdapat riwayat_pekerjaan, sekolah, keluarga, bahasa, kursus,

kegiatan_sosial, dan riwayat_pendidikan. Normalisasi dilakukan sehingga tidak

terjadi Repeating Groups, Partial Dependancy, dan Transitive Dependancy.

Mekanisme Keamanan Data

Tabel 1 Mekanisme Keamanan Data

Relasi Recruiter Pelamar Guest

Transaksi

I R U D I R U D I R U D

karyawan X

Lamaran X X X X X

English_test X X X X X

Test_result X

Answer_test X

Position X X X X X

Publikasi X X X X X X

Konfirmasi X X X X X

DetailKonfirmasi X X X

DetailLamaran X

Riwayat_pekerjaa

n

X X X

Keluarga X X X

Bahasa X X X

Kegiatan_sosial X X X

Riwayat_pendidik

an

X X X

Kendaraan X X X

Kebutuhan_posisi X X X X X X

Kursus X X X

komponenkebutuh

an

X X X X X X

Komponenkebutu

hanPosisi

X X X X X X

R:Read , I: Insert ; U:Update ; D:Delete

Tabel ini menjelaskan bahwa ada 3 user yang menggunakan aplikasi ini

yaitu, Recruiter, Pelamar dan Guest. Dengan masing-masing memiliki batasan-

batasan sesuai dengan hak akses yang diberikan.

Rancangan Aplikasi

Gambar 3 Struktur Menu pada Layar Utama

Tampilan Hasil Aplikasi

Halaman untuk menampilkan dan mengedit publikasi apa saja yang telah dilakukan:

Gambar 4 Layar Publikasi

Fitur ini berfungsi untuk melakukan proses publikasi. Pada halaman ini

terdapat fitur add untuk melakukan penambahan publikasi, fitur edit untuk mengedit

publikasi yang sudah ada dan fitur delete untuk menghapus publikasi yang ada saat

ini.

Halaman untuk insert publikasi

Gambar 5 Layar Insert Publikasi

Fitur ini berfungsi untuk melakukan proses insert publikasi. Karyawan dapat

melakukan publikasi dengan menginsert gambar dan menentukan posisi apa yang

sedang dibutuhkan beserta spesifikasi kebutuhannya.

Halaman untuk megedit publikasi

Gambar 6 Layar Edit Publikasi

Fitur ini berfungsi untuk melakukan proses edit publikasi. Karyawan dapat

melakukan edit publikasi dengan menentukan gambar dan spesifikasi kebutuhan

yang baru.

Halaman untuk mengisi CV

Gambar 7 Layar CV

Fitur ini berfungsi untuk melakukan proses perekrutan. Pelamar yang sudah

login dapat mengisi CV yang kemudian akan diseleksi oleh sistem untuk disimpan

berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan.

Halaman List Pelamar

Gambar 8 Layar List Pelamar

Fitur ini berfungsi untuk melakukan proses penyaringan. Karyawan dapat

menentukan pelamar diterima yaitu pelamar yang telah layak menjadi karyawan,

ditolak yaitu pelamar yang tidak layak menjadi karyawan, atau menjadi kandidat

yaitu pelamar yang lolos seleksi oleh sistem dan akan dipanggil interview sebagai

tahap seleksi berikutnya.

Halaman Report

Gambar 9 Layar Report

Fitur ini berfungsi untuk melakukan proses pelaporan. Karyawan dapat

memilih laporan berdasarkan kategori status pelamar dengan fitur yang sudah

disediakan.

Evaluasi

Evaluasi Database

Hasil evaluasi dari database ini adalah untuk mengetahui apakah database yang

telah dibuat sudah memiliki integritas yang baik, batasan-batasan, serta keamanan

data dengan melihat dari domain integrity, entity integrity, references integrity,

enterprise constraint , dan security. Jika semua itu telah dievaluasi maka database ini

dapat dikatakan sudah memiliki integritas, batasan, dan keamanan yang baik.

Domain integrity dari database ini dapat dilakukan dengan tepat karena setaip

atributnya harus di isi dengan batasan yang telah ditentukan. Entity integrity dari

database ini semua primary key pada setiap tabel tidak diperbolehkan untuk diisi

dengan “NULL”. References integrity menunjukan bahwa semua relasi antar tabel

tetap konsisten. Enterprise constraint menunjukan bahwa batasan-batasan telah

berjalan sesuai dengan mekanisme yang ditentukan. Security menunjukan bahwa

databse ini dapat membagi hak akses program sesuai tingkatan user.

Evaluasi Aplikasi

Hasil dari evaluasi aplikasi dengan user yang menggunakan metode eight

golden rules sebagai metode dalam perancangan aplikasi, perancangan tampilan

dibuat dengan lebih interaktif dan sederhana sehingga memudahkan pengguna

dalam menggunakan aplikasi ini. Tujuan dari pembuatan aplikasi ini tercapai dengan

kinerja perusahaan dalam proses perekrutan karyawan menjadi lebih efisien dan

efektif terutama dalam hal penyaringan pelamar yang sesuai dengan kriteria yang

diinginkan.

Evaluasi aplikasi menggunakan metode wawancara kepada 3 user yaitu

1orang divisi Human Resource dan 2 orang divisi Recruiter.

Tabel 2 Evaluasi Aplikasi

No Aspek Hasil

1 Tampilan Layar Tampilan aplikasi sederhana, mudah

digunakan, dan warna telah sesuai dengan ciri

khas perusahaan yaitu warna merah, abu-abu,

putih dan silver.

2. Fitur Aplikasi Fitur aplikasi sangat membantu dalam

pencarian cv pelamar yang diinginkan yang

sebelumnya membutuhkan waktu yang lama

untuk melakukannya.

3. Manfaat Dengan aplikasi web ini akan meningkatkan

performa serta membantu kinerja perusahaan

dalam melakukan publikasi penerimaan

karyawan, perekrutan karyawan, penyaringan

cv, serta hasil laporan.

4. Petunjuk dan

Instruksi

Dalam menggunakan aplikasi web tidak

terdapat kesuliatan karena petunjuk dan

instruksi yang sederhana serta jelas

5. Tingkat Kepuasan Cukup puas

SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan

Setelah melakukan analisis dan perancangan aplikasi basis data perekrutan

karyawan pada PT Sinarmas seperti yang diuraikan pada bab-bab sebelumnya,

maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Sistem perekrutan dapat membantu perusahaan dalam aktivitas bisnis

perusahaan berjalan lebih efektif dan efisien dalam penerimaan dan

penyaringan pelamar serta pengelompokan cv yang telah di seleksi

terorganisir dengan baik.

2. Penyebaran informasi menjadi lebih luas dengan adanya media internet.

3. Pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan akurat karena dilakukan oleh

sistem secara langsung.

4. Data-data pelamar tersimpan lebih aman dan terstruktur karena tersimpan

dalam basis data.

5. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan akibat faktor manusia

yaitu kelalaian atau ketidaktelitian (human error) dalam mengirim,

menerima dan menyeleksi CV

Saran

Saran-saran yang dapat kami berikan sehubungan dengan analisis dan

perancangan aplikasi basis data perekrutan karyawan ini antara lain seperti

berikut:

1. Diadakannya suatu pelatihan bagi user yang mengoperasikan sistem baru

ini, sehingga dapat mengoperasikan sistem tersebut dengan baik.

2. Melakukan back up data secara rutin untuk mengurangi resiko kehilangan

data.

DAFTAR PUSTAKA

Cahyono, E. T. (2009). Perancangan basis data: antara pendekatan model entity

relationship dan model relasional. Teknomatika : jurnal informatika dan computer,

2(1), 83-93.

Connolly, T., & Begg, C. E. (2010). Database System : A Practical Approach to

Design, Implementation, and Management. (5th Edition). New Jersey: Pearson

Education.

Gomez-Mejia, L. R., Balkin, D. B., & Cardy, R. L. (2004). Managing human

resources.(4th Edition). New Jersey: Prentice Hall.

Harman, R. P., & Thompson, L. F. (2012). E-Recruitment. Encyclopedia of Cyber

Behavior , 526.

Kroenke, D. M., & Auer, D. J. (2010). Database Processing: Fundamentals,

Design, and Implementation. (11th Edition). New Jersey: Prentice Hall.

Mathis, R. L., & Jackson, J. H. (2003). Human resource management. (10th

Edition). United State: Thomson South-Western.

McLeod, R., & Schell, G. P. (2007). Management Information Systems. (10th

Edition). New Jersey: Prentice Hall.

Ross, W., & Slovensky, R. (2012). Using the Internet to Attract and Evaluate Job

Candidates. Encyclopedia of Cyber Behavior , 538-541.

Shafique, O. (2012). Recruitment in the 21st Century. Interdisciplinary Journal of

Contemporary Research in Business, 4(2) (Ross & Slovensky, 2012), 889

Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the user interface : strategies for

effective human-computer interaction. (5th Edition ). New York: Addison Wesley.

RIWAYAT PENULIS

Martin Setiadi lahir di kota Jakarta pada 12 Maret 1992. Penulis menamatkan

pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dengan jurusan teknik informatika

pada tahun 2014.

Edbert lahir di kota Tembilahan pada 14 Oktober 1992. Penulis menamatkan

pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dengan jurusan teknik informatika

pada tahun 2014.

Ferry lahir di kota Jakarta pada 1 Febuari 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1

di Universitas Bina Nusantara dengan jurusan teknik informatika pada tahun 2014.

Penulis aktif di Student Advisory Center sebagai Buddy Coordinator.