ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI
BASIS DATA PEREKRUTAN KARYAWAN
BERBASIS WEB PADA PT. ASURANSI JIWA
SINARMAS MSIG
Martin Setiadi, Edbert, Ferry, Choirul Huda Universitas Bina Nusantara, Jl. Syahdan No. 9 Jakarta 11480, 021 534 5830
ABSTRAK
Tujuan penelitian ialah menganalisa dan merancang sistem basis data perekrutan karyawan secara online pada PT. Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG yang dapat mendukung pengiriman dan penerimaan CV(Curriculum Vitae) lebih efisien serta kemudahan dalam hal pencarian dan penyaringan CV yang masuk. Metode penelitian yang digunakan untuk analisis meliputi wawancara atas sistem yang sedang berjalan beserta identifikasi kebutuhan pengguna dan studi pustaka. Metode pada tahap perancangan meliputi perancangan DFD, STD, dan perancangan sistem basis data yaitu database design konseptual, logical dan fisikal. Hasil penelitian berupa aplikasi basis data yang terintegrasi untuk mendukung layanan perekrutan karyawan melalui web sehingga publikasi, perekrutan, penyaringan CV akan menjadi lebih cepat dan mudah. Simpulan yang diperoleh adalah dapat meningkatkan kinerja PT. Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG khususnya dalam hal penanganan perekrutan karyawan, perusahaan dapat melakukan publikasi, perekrutan, penyaringan CV dengan lebih cepat dan akurat serta meningkatkan efisiensi kerja dalam hal kemudahan membuat laporan. Kata kunci : analisis, perancangan, basis data, perekrutan, cv, online
ABSTRACT
The purpose of research is to analyze and design an online database system of recruitment at PT. Sinarmas MSIG Insurance that can support the delivery and receipt of CV (Curriculum Vitae) is more efficient and simplifies the search and filtering incoming CV . Research methods used include analysis method by conducting field studies in the form of interviews over the system which is running along with identifying information needs and system requirements, and literature . The method includes designing DFD, STD, and database system design (conceptual, logical, and physical). The results of the study in the form of an application that is integrated with database system that has been designed to support employee recruitment services via the web so that publication, recruitment,
screening CV will be faster and easier. The conclusion is that the web-based recruitment can improve the performance of PT. Sinarmas MSIG Insurance, especially in regards to the hiring of employees. With this web-based recruitment, the company can conduct publicity, recruitment, screening CV more quickly and accurately and improve efficiency in terms of the ease of creating reports.
Keywords: analyze, design, database, recruitment, cv, online.
PENDAHULUAN
Pada tahun 1989 PT. Purnamala Internasional Indonesia (PII) mengalami
perubahan nama menjadi PT. Asuransi Jiwa Eka Life, yang kemudian pada
tahun 2007 berubah menjadi PT. Asuransi Jiwa Sinarmas. Pada tahun 2011 PT.
Asuransi Jiwa Sinarmas menjadi perusahaan asuransi jiwa patungan sehingga
nama perusahaan pun berubah menjadi PT. Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG. PT.
Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG merupakan perusahaan Asuransi jiwa,
perusahaan yang bergerak dalam memberikan perlindungan bagi tertanggung
atas terjadinya resiko finansial yang mungkin terjadi antara lain kecelakaan,
sakit atau biaya rumah sakit yang terus meningkat dari waktu ke waktu dan hal
lainnya yang berhubungan dengan kesehatan.
Semakin meningkatnya perkembangan perusahaan sehingga mulai
menggunakan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnisnya. Salah
satunya dalam hal perekrutan karyawan secara online. Ada banyak manfaat dari
e-recruitment, termasuk penghematan moneter, perluasan kelompok pemohon
yang melampau batas-batas geografis yang terbatas, dan peningkatan efisiensi
dalam proses perekrutan (Chapman & Webster, 2003). Perusahaan dapat
mengurangi siklus mereka, mempekerjakan dengan melakukan posting
pekerjaan secara online bukan diatas kertas, menerima resume online, dan
aplikasi penyaringan elektronik (Cappelli, 2001).
Pada PT. Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG proses perekrutan karyawan
dimulai dengan pelamar langsung mendatangi perusahaan yang diminatinya
untuk menyerahkan CV(Curiculum Vitae) atau dengan mengirim CV melalui e-
mail ke pihak HRD (Human Resource Departement). Proses yang demikian
mengakibatkan pihak perusahaan membutuhkan waktu yang lama dalam
memproses CV yang diterima oleh perusahaan, sedangkan pihak pelamar dapat
mengalami kehilangan CV yang telah dikirimkan. Namun dengan sistem secara
online, hal ini dapat dihindari dan dapat memberikan kemudahaan dari pihak
pelamar dan perusahaan, seiring dengan hal tersebut, perusahaan menginginkan
sebuah sistem yang dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat dalam hal
perekrutan pelamar kerja, serta memudahkan pelamar dalam hal melakukan
lamaran kerja.
METODE PENELITIAN
Dalam penulisan skripsi ini ada dua metodologi yang digunakan yaitu, metode
analisis dan metode perancangan. Metode analisis terbagi menjadi dua yaitu analisis
terhadap kebutuhan dan analisis terhadap sistem yang berjalan. Metode analisis
dilakukan dengan wawancara dan observasi. Penulis melakukan wawancara terhadap
kepala Recruitment Departement PT. Asuransi Jiwa Sinarmas MSIG. Hasil dari
wawancara dan observasi tersebut menjadi sumber analisa bagi penulis untuk
merancang aplikasi. Metode perancangan dibagi menjadi dua yaitu perancangan
basis data dan perancangan aplikasi. Perancangan basis data terdapat 3 tahap yaitu,
conceptual, logical, dan physical. Perancangan aplikasi menggunakan pembuatan
struktur menu, State Transition Diagram dan perancangan layar.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Rancangan Basisdata
ERD Conceptual
Gambar 1 ERD Conceptual
Dalam perancangan ERD konseptual merupakan tahap awal dalam
membangun model data yang akan digunakan dalam perusahaan, yang menunjukkan
entitas dan relasi berdasarkan pada proses-proses yang akan dirancang .
ERD Logikal
Gambar 2 ERD Logikal
Dalam tahap logikal, terjadi hubungan 1..* (one to many), *..* (many to
many) antara lamaran dengan konfirmasi, publikasi dengan kebutuhan_posisi, dan
komponen_kebutuhan dengan komponen_posisi. Multi-valued attributes seperti
Lamaran terdapat riwayat_pekerjaan, sekolah, keluarga, bahasa, kursus,
kegiatan_sosial, dan riwayat_pendidikan. Normalisasi dilakukan sehingga tidak
terjadi Repeating Groups, Partial Dependancy, dan Transitive Dependancy.
Mekanisme Keamanan Data
Tabel 1 Mekanisme Keamanan Data
Relasi Recruiter Pelamar Guest
Transaksi
I R U D I R U D I R U D
karyawan X
Lamaran X X X X X
English_test X X X X X
Test_result X
Answer_test X
Position X X X X X
Publikasi X X X X X X
Konfirmasi X X X X X
DetailKonfirmasi X X X
DetailLamaran X
Riwayat_pekerjaa
n
X X X
Keluarga X X X
Bahasa X X X
Kegiatan_sosial X X X
Riwayat_pendidik
an
X X X
Kendaraan X X X
Kebutuhan_posisi X X X X X X
Kursus X X X
komponenkebutuh
an
X X X X X X
Komponenkebutu
hanPosisi
X X X X X X
R:Read , I: Insert ; U:Update ; D:Delete
Tabel ini menjelaskan bahwa ada 3 user yang menggunakan aplikasi ini
yaitu, Recruiter, Pelamar dan Guest. Dengan masing-masing memiliki batasan-
batasan sesuai dengan hak akses yang diberikan.
Rancangan Aplikasi
Gambar 3 Struktur Menu pada Layar Utama
Tampilan Hasil Aplikasi
Halaman untuk menampilkan dan mengedit publikasi apa saja yang telah dilakukan:
Gambar 4 Layar Publikasi
Fitur ini berfungsi untuk melakukan proses publikasi. Pada halaman ini
terdapat fitur add untuk melakukan penambahan publikasi, fitur edit untuk mengedit
publikasi yang sudah ada dan fitur delete untuk menghapus publikasi yang ada saat
ini.
Halaman untuk insert publikasi
Gambar 5 Layar Insert Publikasi
Fitur ini berfungsi untuk melakukan proses insert publikasi. Karyawan dapat
melakukan publikasi dengan menginsert gambar dan menentukan posisi apa yang
sedang dibutuhkan beserta spesifikasi kebutuhannya.
Halaman untuk megedit publikasi
Gambar 6 Layar Edit Publikasi
Fitur ini berfungsi untuk melakukan proses edit publikasi. Karyawan dapat
melakukan edit publikasi dengan menentukan gambar dan spesifikasi kebutuhan
yang baru.
Halaman untuk mengisi CV
Gambar 7 Layar CV
Fitur ini berfungsi untuk melakukan proses perekrutan. Pelamar yang sudah
login dapat mengisi CV yang kemudian akan diseleksi oleh sistem untuk disimpan
berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan.
Halaman List Pelamar
Gambar 8 Layar List Pelamar
Fitur ini berfungsi untuk melakukan proses penyaringan. Karyawan dapat
menentukan pelamar diterima yaitu pelamar yang telah layak menjadi karyawan,
ditolak yaitu pelamar yang tidak layak menjadi karyawan, atau menjadi kandidat
yaitu pelamar yang lolos seleksi oleh sistem dan akan dipanggil interview sebagai
tahap seleksi berikutnya.
Halaman Report
Gambar 9 Layar Report
Fitur ini berfungsi untuk melakukan proses pelaporan. Karyawan dapat
memilih laporan berdasarkan kategori status pelamar dengan fitur yang sudah
disediakan.
Evaluasi
Evaluasi Database
Hasil evaluasi dari database ini adalah untuk mengetahui apakah database yang
telah dibuat sudah memiliki integritas yang baik, batasan-batasan, serta keamanan
data dengan melihat dari domain integrity, entity integrity, references integrity,
enterprise constraint , dan security. Jika semua itu telah dievaluasi maka database ini
dapat dikatakan sudah memiliki integritas, batasan, dan keamanan yang baik.
Domain integrity dari database ini dapat dilakukan dengan tepat karena setaip
atributnya harus di isi dengan batasan yang telah ditentukan. Entity integrity dari
database ini semua primary key pada setiap tabel tidak diperbolehkan untuk diisi
dengan “NULL”. References integrity menunjukan bahwa semua relasi antar tabel
tetap konsisten. Enterprise constraint menunjukan bahwa batasan-batasan telah
berjalan sesuai dengan mekanisme yang ditentukan. Security menunjukan bahwa
databse ini dapat membagi hak akses program sesuai tingkatan user.
Evaluasi Aplikasi
Hasil dari evaluasi aplikasi dengan user yang menggunakan metode eight
golden rules sebagai metode dalam perancangan aplikasi, perancangan tampilan
dibuat dengan lebih interaktif dan sederhana sehingga memudahkan pengguna
dalam menggunakan aplikasi ini. Tujuan dari pembuatan aplikasi ini tercapai dengan
kinerja perusahaan dalam proses perekrutan karyawan menjadi lebih efisien dan
efektif terutama dalam hal penyaringan pelamar yang sesuai dengan kriteria yang
diinginkan.
Evaluasi aplikasi menggunakan metode wawancara kepada 3 user yaitu
1orang divisi Human Resource dan 2 orang divisi Recruiter.
Tabel 2 Evaluasi Aplikasi
No Aspek Hasil
1 Tampilan Layar Tampilan aplikasi sederhana, mudah
digunakan, dan warna telah sesuai dengan ciri
khas perusahaan yaitu warna merah, abu-abu,
putih dan silver.
2. Fitur Aplikasi Fitur aplikasi sangat membantu dalam
pencarian cv pelamar yang diinginkan yang
sebelumnya membutuhkan waktu yang lama
untuk melakukannya.
3. Manfaat Dengan aplikasi web ini akan meningkatkan
performa serta membantu kinerja perusahaan
dalam melakukan publikasi penerimaan
karyawan, perekrutan karyawan, penyaringan
cv, serta hasil laporan.
4. Petunjuk dan
Instruksi
Dalam menggunakan aplikasi web tidak
terdapat kesuliatan karena petunjuk dan
instruksi yang sederhana serta jelas
5. Tingkat Kepuasan Cukup puas
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Setelah melakukan analisis dan perancangan aplikasi basis data perekrutan
karyawan pada PT Sinarmas seperti yang diuraikan pada bab-bab sebelumnya,
maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Sistem perekrutan dapat membantu perusahaan dalam aktivitas bisnis
perusahaan berjalan lebih efektif dan efisien dalam penerimaan dan
penyaringan pelamar serta pengelompokan cv yang telah di seleksi
terorganisir dengan baik.
2. Penyebaran informasi menjadi lebih luas dengan adanya media internet.
3. Pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan akurat karena dilakukan oleh
sistem secara langsung.
4. Data-data pelamar tersimpan lebih aman dan terstruktur karena tersimpan
dalam basis data.
5. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan akibat faktor manusia
yaitu kelalaian atau ketidaktelitian (human error) dalam mengirim,
menerima dan menyeleksi CV
Saran
Saran-saran yang dapat kami berikan sehubungan dengan analisis dan
perancangan aplikasi basis data perekrutan karyawan ini antara lain seperti
berikut:
1. Diadakannya suatu pelatihan bagi user yang mengoperasikan sistem baru
ini, sehingga dapat mengoperasikan sistem tersebut dengan baik.
2. Melakukan back up data secara rutin untuk mengurangi resiko kehilangan
data.
DAFTAR PUSTAKA
Cahyono, E. T. (2009). Perancangan basis data: antara pendekatan model entity
relationship dan model relasional. Teknomatika : jurnal informatika dan computer,
2(1), 83-93.
Connolly, T., & Begg, C. E. (2010). Database System : A Practical Approach to
Design, Implementation, and Management. (5th Edition). New Jersey: Pearson
Education.
Gomez-Mejia, L. R., Balkin, D. B., & Cardy, R. L. (2004). Managing human
resources.(4th Edition). New Jersey: Prentice Hall.
Harman, R. P., & Thompson, L. F. (2012). E-Recruitment. Encyclopedia of Cyber
Behavior , 526.
Kroenke, D. M., & Auer, D. J. (2010). Database Processing: Fundamentals,
Design, and Implementation. (11th Edition). New Jersey: Prentice Hall.
Mathis, R. L., & Jackson, J. H. (2003). Human resource management. (10th
Edition). United State: Thomson South-Western.
McLeod, R., & Schell, G. P. (2007). Management Information Systems. (10th
Edition). New Jersey: Prentice Hall.
Ross, W., & Slovensky, R. (2012). Using the Internet to Attract and Evaluate Job
Candidates. Encyclopedia of Cyber Behavior , 538-541.
Shafique, O. (2012). Recruitment in the 21st Century. Interdisciplinary Journal of
Contemporary Research in Business, 4(2) (Ross & Slovensky, 2012), 889
Shneiderman, B., & Plaisant, C. (2010). Designing the user interface : strategies for
effective human-computer interaction. (5th Edition ). New York: Addison Wesley.
RIWAYAT PENULIS
Martin Setiadi lahir di kota Jakarta pada 12 Maret 1992. Penulis menamatkan
pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dengan jurusan teknik informatika
pada tahun 2014.
Edbert lahir di kota Tembilahan pada 14 Oktober 1992. Penulis menamatkan
pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dengan jurusan teknik informatika
pada tahun 2014.
Ferry lahir di kota Jakarta pada 1 Febuari 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1
di Universitas Bina Nusantara dengan jurusan teknik informatika pada tahun 2014.
Penulis aktif di Student Advisory Center sebagai Buddy Coordinator.
Top Related