PERAN MENTOR & COACH PADA PROYEK …€¢Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya....
Transcript of PERAN MENTOR & COACH PADA PROYEK …€¢Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya....
PERAN MENTOR & COACHPADA PROYEK PERUBAHAN
DIKLATPIM IV
PENJELASAN
PROYEK PERUBAHAN
PEMBELAJARAN PEMBAHARUAN
OUT COME
SISTEM DIKLAT POLA BARU
INPUT PROSESPRODUK
OUTPUT
SISTEM DIKLAT
PEMBELAJARAN PEMBAHARUAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN POLA BARU
Masih adanyakelemahan dalamkoordinasi, kolaborasidan sinergi antarainstansi
Masih adanyakelemahan dalammenuangkan visi
Masih adanyakelemahan dalamkapasitas memimpinimplementasikebijakan strategis
LATA
R B
ELA
KA
NG
KO
MP
ETEN
SI
kepemimpinanmerancang, menetapkanarah kebijakan
kepemimpinanuntukmemimpinimplementasiarah kebijakan
DIKLATPIM POLA BARU
TUJUAN
• Diklatpim tingkat IV membentukkompetensi kepemimpinan
operasional pada pejabat struktural
eselon IV yang akan berperan dan
melaksanakan tugas dan fungsi
kepemerintahan di instansinya
masing-masing.
Tahap I: DiagnosaKebutuhan Perubahan Organisasi
Tahap II: Breakthrough I: Taking Ownership
Tahap III MerancangPerubahan dan Membangun Tim
Tahap IV
Breakthrough II: Leadership Laboratory
Tahap V: Evaluasi 17 Hari
13 Hari
5 Hari
60 Hari
5 Hari PEMIMPIN PERUBAHAN
TAHAP PENYELENGGARAAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
AGENDA PEMBELAJARAN P
E S
E R
T A
IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
BUKTI IMPLEMENTASI
PROYEK PERUBAHAN
DIAGNOSA KEBUTUHAN PERUBAHAN
KONFIRMASI KEBUTUHAN PERUBAHAN
RANCANGAN PROYEK
PERUBHAN
Off Campus
On Campus
PES
ERTA
DEN
GA
N
KOM
PET
ENSI
DiognosaOrganisasi
Inovasi
Tim Effektif
ProyekPerubahan
PenguasaanDiri
PESERTADIKLAPIM IV
PEMIMPIN PERUBAHAN
KETERKAITAN AGENDA PEMBELAJARAN
PROYEK PERUBAHAN
MENGAPA PERLU PROYEK PERUBAHAN?
PROYEK PERUBAHAN merupakan INTI dari Diklat Kepemimpinan Pola Barukarena merupakan WAHANA bagipeserta untuk membuktikankemampuan penerapan kompetensikepemimpinan yang telah dimiliki(sertifikasi didasarkan pada keberhasilanproyek perubahan)
PESERTA MAMPU MENERAPKAN KOMPETENSI YANG TELAH DIMILIKI
DEFINISI PROYEK PERUBAHAN
kegiatan pembelajaran dimana sebagianbesar waktunya non klasikal untukmelakukan terobosan /inovasi dilingkunganinstansinya guna meningkatkan kinerjaorganisasi
salah satu kegiatan pembelajaranpada Diklat Kepemimpinan pola baruuntuk mewujudkan dan menerapkankompetensi Kepemimpinan yang telah dimiliki sesuai tingkateseloneringnya
DEFINISI PROYEK PERUBAHAN
wahana untuk menerapkan kompetensi yang telah didapat dari baik pembekalandiklatpim maupun diklat teknis
tugas perorangan merupakanperubahan atau terobosan kebijakaninstansi dalam rangka peningkatankinerja organisasi
wahana untuk menerapkankompetensi yang telah didapat daribaik pembekalan diklatpim maupundiklat teknis
PERAN DAN TUGAS
PESERTA
MENTOR
STAKEHOLDERCOACH
PERAN DAN TUGAS• Mempersiapkan bahan
diperlukan dengan baiksebelum bertemu mentor dancoach.
• Berprakasa secara aktif denganmentor dan coach sertamengikuti arahan dan masukanmereka.
• Menggalang kerja sama dankesepakatan denganstakeholder.
• Membuat laporan kegiatanTaking Ownership danLaboratorium Kepemimpinan.
Pe
sert
a
MENTOR
COACH
STAKEHOLDER
PERAN DAN TUGAS
• Pembimbing dan pengawasserta berperan sebagaiinspirator.
• Memberikan dukungan penuhdalam merancang proyekperubahan.
• Membantu memetakanagenda proyek.
• Menjelaskan kontrakpenyelesaian tugas danmemfasilitasi dalammenyelesaikan masalah.
MEN
TOR PESERTA
COACH
STAKEHOLDER
PERAN DAN TUGAS
• Melakukan diskusi danmemberikan masukan dalammenyusun rancangan proyekperubahan.
• Memonitor kegiatan pesertaselama tahap taking ownership dan tahap laboratoriumkepemimpinan.
• Melakukan intervensi bila pesertamengalami permasalahan sebataskewenangan coach.
• Melakukan komunikasi denganmentor terkait kegiatan pesertaselama tahap taking ownershipdan tahap laboratoriumkepemimpinan.
CO
AC
H
PESERTA
MENTOR
STAKEHOLDER
DESAIN DAN PRODUK PEMBELAJARAN
16
DIKLATPIM
ON-CAMPUS OFF-CAMPUS
Breakthrough ITaking Ownership
jmlh hari
Breakthrough II
Lab Kepemimpinan
jmlh hari
Gagasan Projek
Perubahan
konfirm
Laporan Hasil
Pelaksanaan
sebagai bahan
seminar
Proyek
perubahan
PROSES PENULISAN PROYEK PERUBAHAN
• Setelah mendapatkan penjelasan proyekperubahan ,melakukan diagnosa situasiproblematik pada tugas organisasi.
• Berfikir sistem untuk mencari gagasanalternatif terapi termasuk kejelasan tujuandan manfaat.
• Membuka wawasan dengan benchmarking• Memilih mentor dan konsultasi gagasan
penulisan.• Memilih judul membuat desain awal proyek
(proposal)• Diskusi dengan coach tentang proposal proyek
perubahan.
• PERBAIKAN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN DAN PERSETUJUAN MENTOR
• PRESENTASI PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN PADA PRA SEMINAR DIDEPAN NARASUMBER,MENTOR DAN COACH
• PENULISAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN DENGAN BIMBINGAN COACH DAN MENTOR.
• IDENTIFIKASI STAKEHOLDER DAN PEMBENTUKAN TIMWORK
• SETELAH MENDAPATKAN PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK ,MEMIMPIN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN PADA TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN.
• PRESENTASI PADA SEMINAR PROYEK PERUBAHAN.
PROSES PENULISAN PROYEK PERUBAHAN
PENJELASAN
PENYUSUNAN PROYEK PERUBAHAN
• Diagnose masalah & alternatif Terapi.
• Desain awal Projek.(Penulisan
Proposal)
• Pilih Konselor & identifikasi .
• Identifikasi Stakeholder (calon Timwork)
• Projek Perubahan Instansional terpilih (feasibel & implemen table, scope dan content jelas)
SEMINARProyek
Perubahan Instansi
PENULISAN
rancangan Proyek Perubahan Instansi
Pelaksanaan projek
Perubahan Instansi dan Konsultasi
Perbaikan dan
Evaluasi
PROSES PENULISAN
PROYEK PERUBAHAN
GAGASANAWAL
PRESENTASI
• Atasan/konselor
• Stakeholder
• Coach
DIAGNOSE MASALAH & SOLUSI
KINERJA
STANDAR KINERJA
GAP MASALAH SOLUSIBUKTI MASALAH
BIDANG ORGANISASI
BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA
BIDANG TATALAKSANA & TATA KERJA
BIDANG PROGRAM
Perombakan Struktur Organisasi, Rightsizing,Downsizing, Budaya
Kerja
Carrier Path, Remunerasi, Rewards and Punishment,
Placement dllTata Persuratan, PengadaaanBarang dan Jasa, monitoring,
kearsipan, pelaporan, penganggaran dll
Peningkatan Efisiensi danefektifitas Program dan
Kegiatan
AREA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
RUANG LINGKUP KEGIATAN PROYEK PERUBAHAN
MENDIAGNOSA SITUASI PROBLEMATIK TUGAS ORGANISASI
APA TANTANGAN YANG MEMERLUKAN PENYESUAIAN ATAU PERUBAHAN
APA YANG DIINGINKAN UNTUK MELAKUKAN PERUBAHAN
APA PERMASALAHAN YANG TERJADI UNTUK MEMENUHI GAP ANTARA YANG DIINGINKAN DENGAN KONDISI EXISTING ORGANISASI
APA SAJA PILIHAN TEROBOSAN / INOVASINYA
PILIH JUDUL PROYEK PERUBAHAN YANG DAPAT MENCERMINKAN TUJUAN DAN RUANG LINGKUP PROJEK PERUBAHAN
BAGAIMANA PETA STAKEHOLDER TERKAIT
BAGAIMANA STRATEGI PELAKSANAANNYA
SIAPA SAJA TIM KERJANYA DAN BAGAIMANA MEKANISME KERJANYA
APA SAJA KIRA-KIRA KENDALA PELAKSANAANNYA
RENCANA KERJA PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
MEKANISME KERJA
Perkenalan dengan Coach dan menyusunDESAIN AWAL RENCANA KERJA BERSAMA
Melakukan DIAGNOSE organisasiuntuk menemukan PERMASALAHANyang memerlukan perubahan
Memilih MENTOR yang cocok dan memintaADVISE untuk memilih alternatip TEROBOSAN / INOVASI yang FEASIBEL dan IMPLEMENTABEL dengan waktu yang tersedia
Membuat PROPOSAL PROYEK denganbimbingan petugas Coach dan advise dan persetujuan Mentor
Mengidentifikasi dan MEMETAKANpengaruh STAKEHOLDER terkait
Presentasi Proposal Proyek kepadaNara sumber,coach dan mentor padasaat praseminar untuk mendapatkanmasukan
Setelah ada masukan, Disusun RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN yang mencakup :Rencana Aksi dan Rencana Kerja Bersama
StakeholderRencana Biaya.Pembentukan Timwork ,Organisasi Pelaksanaan dan
Pembagian Tugas .Identifikasi Kendala dan Strategi Penanganan
Kendala.Identifikasi Faktor-faktor Keberhasilan.Sistim Monitoring dan Pelaporan
Memimpin Pelaksanaan Proyek Perubahan selamatahap Laboratorium dengan Menyusun JADWALPertemuan dengan Coach, Mentor dan Stake Holder dalam memimpin pelaksanaan Proyekterutama menghadapi kendala yang ada
Presentasi hasil Pengalaman memimpin proyekperubahan pada Seminar LaboratoriumKepemimpinan
TIPS
• TIM KERJA harus SOLID sehingga perludikondisikan:1. Punya KOMITMENT yang kuat.2. Kejelasan WEWENANG dan TANGGUNG
JAWAB.3. Terdapat KOMUNIKASI yang BAIK.4. Tersedia PRASARANA dan SARANA yang
BAIK.5. Terdapat DUKUNGAN dari masing masing
ORGANISASI para STAKEHOLDER.6. Semua aktifitas TERDOKUMENTASI dengan
baik.
KEGIATAN PROYEK PERUBAHAN
Diagnose
Mengkomunikasi
Merancang
Melaksanakan
Menyajikan hasil
FOR
MAT
RA
NC
AN
GA
N
PR
OYE
K P
ERU
BA
HA
N IN
STA
NSI
ON
AL
JUDUL
LATAR BELAKANG
PERMASALAHAN
PERUBAHAN YANG INGIN DIWUJUDKAN
STAKE HOLDER
RENCANA AKSI
PENUTUP
mencerminkan Area, Ruang lingkup danisi perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan
Menjelaskan isu dan inti permasalahanyang ada pada pelaksanaan tugas instansipeserta serta mengapa diperlukan suatuperubahan terobosan atau inovasi dalamorganisasi
Analisis Lingkungan strategis eksternal danInternal.Masalah inti yang menjadi perhatian utama.Analisis Kondisi eksisting dan Benchmarking
JUDUL
LATAR BELAKANG
PERMASALAHAN
Menjelaskan out come dan output dariPerubahan yang diinginkan.Menjelaskan Area,Isi dan LingkupProyek Perubahan.Menjelaskan keuntungan dan kerugian.Menjelaskan Kendala yang akan terjadi.Menjelaskan Strategi Pelaksanaan
Memetakan PERANAN masing masingStakeholder.Memetakan PENGARUH masingmasing Stakeholder.Memetakan FREQWENSI hubungankerja Stakeholder
STAKE HOLDER
PERUBAHAN YANG INGIN
DIWUJUDKAN
• Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN ProyekPerubahan
• Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapamegerjakan apa dan kapan.
• Menjelaskan Faktor-Faktor Keberhasilan• Menjelaskan antisipasi KENDALA dan
STRATEGI mengatasinya.• Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan
dan SISTEM PELAPORAN
PENUTUP
RENCANA AKSI
PENUTUP
terimakasih