SURAT KEPUTUSAN DIREKSI RS.TIARA

NO : …………

TENTANG

PEDOMAN PENGORGANISASIAN FARMASIRS.TIARA

Menimbang : a. bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan RS.TIARA, maka diperlukan pengelolaan Pengorganisasian Farmasi rumah sakit yang bermutu tinggi;

b. bahwa agar pengelolaan Pengorganisasian Farmasi di RS.TIARA dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya panduan Direktur RS.TIARA sebagai landasan bagi penyelenggaraan Pengorganisasian Farmasi di RS.TIARA;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan Keputusan Direktur RS.TIARA.

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit

2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 012/Menkes/Per/III/2012 tentang Akreditasi Rumah Sakit

3. Keputusan Direktur PT RS.TIARA Nomor ……tentang Struktur Organisasi RS.TIARA.

MEMUTUSKANMenetapkanKesatu : PERATURAN DIREKTUR RS.TIARA TENTANG PEMBERLAKUAN

PEDOMAN PENGORGANISASIAN RS.TIARAKedua : Memberlakukan Pedoman Pengorganisasian Farmasi RS.TIARA

sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.Ketiga : Dengan dikeluarkannya Peraturan Direktur ini, maka apabila terdapat

peraturan yang bertentangan dengan Peraturan Direktur ini maka peraturan-peraturan yang terdahulu dinyatakan tidak berlaku.

Keempat : Apabila dikemudian hari terdapat kekurangan dan/atau kekeliruan dalam Peraturan Direktur ini maka akan diadakan perubahan dan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan : Di JakartaPada tanggal : 12 Februari 2014 RS.TIARA

Dr…………………….DIREKTUR

LAMPIRANPERATURAN DIREKTUR RS.TIARA NOMOR : ………..TANGGAL : ……….TENTANG : PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT FARMASI

1 PENDAHULUAN 1.1 Untuk mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya bagi masyarakat, diselenggarakan

upaya kesehatan yang terpadu dan menyeluruh dalam bentuk upaya kesehatan perseorangan dan upaya kesehatan masyarakat. Rumah sakit merupakan salah satu contoh sarana kesehatan yang berfungsi menyelenggarakan upaya kesehatan yang bermutu dan pelayanan farmasi merupakan salah satu penunjang pelayanannya dimana seperti tercantum dalam Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1333/Menkes/SK/XII/1999 Tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit yang menyebutkan bahwa pelayanan farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat.

1.2 Unit Farmasi Rumah RS.TIARA merupakan salah satu bagian pelayanan rumah sakit yang bertanggung jawab langsung dan berada di bawah kewenangan Direktur Medik. Unit Farmasi terdiri dari Farmasi Pelayanan/Klinis dan Gudang Farmasi.

1.3 Dalam melaksanakan kegiatanya sehari-hari, Unit Farmasi senantiasa memberikan pelayanan yang terbaik, sesuai dengan Falsafah, Tujuan, Visi dan Misi rumah sakit.

1.4 Atas dasar tersebut maka Pedoman Pengorganisasian Unit Farmasi disusun agar menjadi salah satu dokumen regulasi (selain Kebijakan) sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kefarmasian di rumah sakit.

2 GAMBARAN UMUM RS.TIARA 2.1 RS.TIARA (SSMH) merupakan rumah sakit dengan kapasitas 55 tempat tidur, merupakan milik

Sahid Group Divisi Kesehatan, Sosial dan Kemasyarakatan. SSMH mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan paripurna dengan motto ”A New Meaning in Health Care”

2.2 RS.TIARA beralamatkan di Jl.Jendral Sudirman No.86 Jakarta Indonesia, di terletak kawasan yang menjadi pusat pertumbuhan di Kawasan Jakarta. Di kelilingi pusat perkantoran,Apartement tidak jauh dari pusat Mall di area Jakarta seperti Mal Ambassador, Thamrin City, pusat perbelanjaan Tanah Abang yang sangat terkenal se-Asia.

2.3 Berbicara tentang Sahid, selalu dibayangkan oleh orang awam sebagai sebuah hotel memang nama Sahid identik dengan hotel di Jakarta dan beberapa cabang lainnya di seluruh Indonesia. Sahid group tidak hanya bergerak di bidang perhotelan saja melainkan ada Divisi Bisnis dan Kesejahteraan,Divisi Pendidikan, Divisi Kebudayaan dan Keagamaan,Divisi Kesehatan,Sosial dan Kemasyarakatan,serta Divisi Usaha Sejahtera Terpadu Padepokan Sahid Wisata Gunung Menyan yang berintikan pendidikan Pondok Pesantren Modern Sahid (Sahid Islamic Boarding School).

2.4 RS.TIARA adalah, rumah sakit yang awalnya melayani  Spesilis Urologi yang canggih dengan layanan tindakan Green Laser pada masalah di Prostat.Dengan bertambahnya waktu dan setelah dilihat Animo pengunjung/pasien yang berkunjung ,mulai di buka layanan yang lain untuk memenuhi kebutuhan pasien.RS.TIARA di lengkapi dengan ruang emergency, intensif care unit dengan petugas terlatih serta berpengalaman.

2.5 Untuk mengenang dan menghormati bapak R.Sahid Djogosentono, ayahanda dari Bapak Prof.DR.H.Sukamdani Sahid Gitosardjono dan Bapak Sahirman Sastrowardojo, ayahanda dari Ibu Juliah Sukamdani, nama awal dari kedua ayahanda tercinta diabadikan pada pendirian rumah sakit yang dinamakan RS.TIARA. Rumah sakit ini bernaung dibawah Sahid Group Divisi Kesehatan, Sosial dan Kemasyarakatan yang dipimpin oleh ibu Exacty Sukamdani Sryantoro,

Hal. 2 dari 15

MBA. RS.TIARA (SSMH) secara khusus memberikan layanan kesehatan dengan konsep modern dengan keunggulan teknologi medis yang mutakhir. Dengan demikian SSMH diharapkan mampu memberikan pelayanan dengan standar mutu internasional tanpa meninggalkan fungsi sosialnya.

3 VISI, MISI, MOTO, TUJUAN RS.TIARA  3.1 Visi : Menjadi rumah sakit yang berkualitas internasional melalui layanan yang profesional dan

komprehensif 3.2 Misi :

3.2.1 Menyediakan layanan kesehatan terpadu dan bermutu tinggi yang mengutamakan keselamatan dan kepuasan pasien.

3.2.2 Meningkatkan mutu pelayanan, pengetahuan, ketrampilan dan teknologi medik, melalui pendidikan yang didukung kerjasama dengan institusi terbaik di dalam dan luar negeri.

3.2.3 Tumbuh dan berkembang secara optimis serta memberi manfaat bagi semua orang.

3.3 Motto : NEW MEANING IN HEALTHCARE 3.4 Tujuan:

3.4.1 Mewujudkan layanan kesehatan yang profesional 3.4.2 Memberikan layanan unggulan dalam bidang urologi, kesehatan wanita dan pemeriksaan

kesehatan. 3.4.3 Mewujudkan RS.TIARA (SSMH) yang bertaraf internasional 3.4.4 Mengelola SSMH secara profesional dan menguntungkan sesuai kaidah yang berlaku 3.4.5 Mengembangkan SSMH sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi 3.4.6 Membina kerjasama dengan pusat layanan kesehatan lain yang bermutu. 3.4.7 Mengutamakan kepuasan pelanggan.

4 STRUKTUR ORGANISASI RS.TIARADi bawah ini adalah Struktur organisasi RS.TIARA. Organisasi Dipimpin oleh Direktur yang membawahi 3 direksi antara lain (Team Risk, Quality Acreditation, Internal Audit, K3RS, INOK), Medical & Ethic Commitee, Direktur Operasional (COO), (Acreditation,Safety,Quality & infection control Commitee) General Affair & Marketing Director, Medical Director  membawahi 4 Manager yaitu Manager Nursing, Manager Medical check up,Manager Medical Service dan Manager Medical Support . Unsur  lini adalah Unit, yang dipimpin oleh Kepala Unit dan atau Leader.Struktur organisasi RS.TIARA  tidak menutup kemungkinan untuk terjadinya perubahan kembali sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi RS.TIARA

 

 

Hal. 3 dari 15

5 STRUKTUR ORGANISASI UNIT FARMASI 5.1 Penyelenggaraan pelayanan kefarmasian dilaksanakan oleh tenaga farmasi profesi yang

berwewenang berdasarkan undang-undang, memenuhi persyaratan baik dari segi aspek hukum, strata pendidikan, kualitas maupun kuantitas dengan jaminan kepastian adanya peningkatan pengetahuan, keterampilan dan sikap keprofesian terus menerus dalam rangka menjaga mutu profesi dan kepuasan pelanggan.

5.2 Kepala Unit Farmasi bertanggung jawab terhadap aspek hukum dan peraturan kefarmasian, yang terkait dalam penetapan kebijakan, pedoman dan standar prosedur operasional (SPO) pelayanan, pengadaan perbekalan farmasi, pelayanan farmasi klinis, komunikasi informasi dan edukasi mengenai obat dan pelayanan pengobatan, monitoring / pemantauan terapi obat, pengembangan kompetensi ketenagaan Unit Farmasi serta evaluasi dan pengendalian mutu.

5.3 Dalam pelaksanaan tugasnya, Kepala Unit Farmasi dibantu oleh Apoteker Pendamping Supervisi Pelayanan dan tenaga teknis kefarmasian, serta selalu berkolaborasi dengan bagian terkait lainnya baik unit pelayanan maupun komite yang ada di RS.TIARA.

5.4 Ketenagaan di Unit Farmasi berdasarkan struktur organisasi yang berlaku terdiri dari Kepala Unit, Farmasi, Supervisor Pelayanan Farmasi, Gudang Farmasi, Administrasi Gudang Farmasi.

Hal. 4 dari 15

6 URAIAN JABATAN 6.1 Head Unit Farmasi

6.1.1 Hubungan OrganisasiBertanggung jawab kepada : Manajer Penunjang MedikMembawahi langsung : Supervisor Pelayanan Farmasi

Koordinator Gudang Farmasi 6.1.2 Tanggung Jawab

Kepala Unit Farmasi bertanggung jawab terhadap aspek hukum dan peraturan kefarmasian, yang terkait dalam penetapan kebijakan, pedoman dan standar prosedur operasional (SPO) pelayanan, pengadaan perbekalan farmasi, pelayanan farmasi klinis, komunikasi informasi dan edukasi mengenai obat dan pelayanan pengobatan, monitoring / pemantauan terapi obat, pengembangan kompetensi ketenagaan Unit Farmasi serta evaluasi dan pengendalian mutu.

6.1.3 Uraian Tugas 6.1.3.1 Merencanakan dan memimpin staf dengan memberi pengarahan, pengawasan, tracking

dan coaching guna memastikan bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada memiliki kompetensi dan keterampilan yang memadai agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dipersyaratkan di Unit Farmasi.

6.1.3.2 Melakukan analisa ketersediaan obat berdasarkan distribusi farmasi dan mengetahui berita terbaru tentang status perbekalan farmasi dari Distributor atau Principal (pabrik obat) serta mengawasi ketepatan waktu distribusi perbekalan farmasi ke masing-masing unit di rumah sakit untuk menjamin kelancaran pelayanan farmasi / operasional rumah sakit.

6.1.3.3 Mengkoordinir alur pelayanan farmasi rawat jalan dan rawat inap, serta pengawasan obat dengan memastikan tidak ada obat yang kadaluarsa di Unit Farmasi, ketepatan pembacaan resep, persiapan obat, pemberian obat dan dosis bagi pasien yang dilakukan oleh Apoteker atau Asisten Apoteker (AA) yang kompeten dan tersedianya obat-obat emergency serta floor stock unit dengan kondisi baik dan siap pakai untuk menjamin keselamatan pasien / konsumen obat-obatan dari Unit Farmasi.

6.1.3.4 Melakukan penilaian prestasi kerja atas konduite para bawahannya langsung., serta memberikan persetujuan lembur, insentif dan mengusulkan kenaikan gaji, promosi, mutasi dan demosi serta pengembangan bawahan.

6.1.3.5 Memberi pengarahan / nasehat / teguran lisan kepada bawahannya. 6.1.3.6 Memastikan ketersediaan perbekalan farmasi melalui :

Hal. 5 dari 15

Kepala Unit Farmasi(Penanggung Jawab Mutu Farmasi)

Supervisor Pelayanan Farmasi (Klinis)

Koordinator Gudang Farmasi

Adm. Gudang FarmasiAssisten Apoteker

6.1.3.7 Pengecekan ketersediaan obat-obat kategori fast moving. 6.1.3.8 Memperhatian stock obat-obat kategori slow moving dan dead stock. 6.1.3.9 Melakukan pengecekan terhadap pengisian kartu stock perbekalan farmasi agar berjalan

sesuai ketentuan yang berlaku. 6.1.3.10 Mengontrol masa kadaluarsa obat 1 tahun, 6 bulan dan mendekati expired serta

penghapusannya. 6.1.3.11 Memberi persetujuan pada usulan / permintaan mengenai ketenagaaan, peralatan / fasili-

tas serta prosedur dan sistem yang berlaku. 6.1.3.12 Memberikan usulan penetapan harga penjualan perbekalan farmasi kepada Direktur

Keuangan melalui rapat koordinasi untuk mendukung keberhasilan pencapaian pendapatan Unit Farmasi RS.TIARA.

6.1.3.13 Mengendalikan pengeluaran biaya anggaran farmasi untuk meningkatkan keuntungan dari pendapatan Unit Farmasi.

6.1.3.14 Membuat laporan-laporan bulanan laporan mengenai obat-obat narkotika dan psikotropika dan Prekursor secara online ke Kementrian Kesehatan Republik Indonesia sesuai dengan Undang Undang Kesehatan RI.

6.1.3.15 Memastikan semua kegiatan terdokumentasi dengan lengkap dan benar sesuai ketentuan.

6.1.3.16 Melakukan monitoring dan evaluasi atas stock perbekalan farmasi yang tersedia dan proses pelayanan yang berlangsung secara berkala.

6.1.3.17 Bertanggung jawab membuat, merevisi, serta mensosialisasikan Standar Prosedur Operasional (SPO) untuk memastikan kinerja yang terstandarisasi dan berkualitas di Unit Farmasi.

6.1.3.18 Memastikan semua petugas Unit Farmasi menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan Kebijakan , Pedoman dan SPO yang berlaku di Unit Farmasi.

6.1.3.19 Menyusun Rencana Kerja Tahunan beserta Rencana Anggaran Unit Farmasi dengan melakukan estimasi biaya atas kegiatan-kegiatan unit serta melaksanakan, memonitor, dan mengevaluasi efektivitasnya di lapangan agar dapat mendukung implementasi rencana kerja Pelayanan Medik.

6.1.3.20 Mengusulkan program - program yang berkaitan dengan pelayanan dan pengembangan Unit Farmasi kepada Manajer Penunjang Medik atau Direktur Medis

6.1.3.21 Memastikan pelaksanaan stock opname perbekalan farmasi baik di internal unit maupun stock opname tahunan yang dilakukan bersama dengan Unit Akuntansi.

6.1.4 Kualifikasi Jabatan 6.1.4.1 Pendidikan S1 Farmasi 6.1.4.2 Memiliki SIPA, STRA dan Ijasah Apoteker 6.1.4.3 Memiliki pengalaman dibidang kefarmasian minimal 3 tahun 6.1.4.4 Memiliki kemampuan dalam kepemimpinan 6.1.4.5 Memiliki kemampuan dalam analisa, perencanaan dan pengendalian perbekalan

farmasi 6.1.4.6 Memiliki kemampuan bekerja dengan sistem IT 6.1.4.7 Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik 6.1.4.8 Disiplin, jujur dan memiliki loyalitas 6.1.4.9 Sehat jasmani dan rohani

6.2 SUPERVISOR PELAYANAN FARMASI/KLINIK 6.2.1 HUBUNGAN ORGANISASI

Bertanggung jawab kepada : Kepala Unit Farmasi Membawahi langsung : Asisten Apoteker 6.2.2 Tanggung Jawab

Membantu Kepala Unit Farmasi dalam mendukung pelayanan resep farmasi rawat jalan dan rawat inap, melalui ketersediaan layanan perbekalan farmasi yang meliputi obat, alat kesehatan dan barang-barang medis disposible serta peningkatan pelayanan staf farmasi

Hal. 6 dari 15

yang cepat, ramah, dan menjunjung tinggi nilai-nilai etika kerja untuk menciptakan pelayanan Unit Farmasi yang dapat diandalkan oleh pasien.

6.2.3 URAIAN TUGAS 6.2.3.1 Membantu memastikan ketersediaan perbekalan farmasi khususnya Rawat Inap

melalui pengecekan stock dan pemesanan ke Gudang Farmasi, untuk menjamin kelancaran pelayanan farmasi.

6.2.3.2 Mengontrol dan memastikan setiap pasien rawat inap mendapatkan obat dengan tepat dan cepat melalui pelayanan One Daily Dose (ODD).

6.2.3.3 Membantu mengkoordinir pengawasan obat dengan memastikan tidak ada obat yang kadaluarsa serta ketepatan pembacaan resep, persiapan obat, pemberian obat dan dosis obat di bagian pelayanan rawat inap, untuk menjamin keselamatan pasien / konsumen.

6.2.3.4 Bersama-sama atasan bertanggung jawab memberikan usulan penetapan harga penjualan perbekalan farmasi kepada Direktur Keuangan melalui rapat koordinasi untuk mendukung keberhasilan pencapaian pendapatan Unit Farmasi.

6.2.3.5 Membantu Atasan membuat laporan-laporan seperti laporan pengeluaran dan pendapatan untuk Unit Finance & Accounting serta laporan mengenai obat-obat narkotika , psikotropika dan precursor ke Kementrian Kesehatan sesuai dengan Undang Undang Kesehatan RI.

6.2.3.6 Memberi saran dan masukan kepada atasan dalam penyusunan atau revisi SPO dan membantu sosialisasinya untuk memastikan kinerja yang terstandarisasi dan berkualitas di pelayanan farmasi rawat inap.

6.2.3.7 Memberi saran dan masukan kepada atasan dalam penyusunan Rencana Kerja Tahunan beserta Rencana Anggaran Unit Farmasi dengan mengumpulkan data-data untuk estimasi biaya atas kegiatan-kegiatan unit serta melaksanakan, memonitor, dan mengevaluasi efektivitasnya di lapangan agar dapat mendukung implementasi rencana kerja Pelayanan Medik.

6.2.3.8 Bertanggung jawab menggantikan peran dan fungsi Kepala Unit Farmasi ketika tidak di tempat untuk seluruh tanggung jawabnya untuk menjamin adanya kesinambungan peran kepemimpinan di unit Farmasi.

6.2.3.9 Menjalankan tugas kefarmasian lainnya yang terkait dengan kompetensinya sebagai Apoteker diantaranya melakukan telaah resep, pengecekan dosis / jumlah peracikan obat, pengecekan ketepatan obat yang disiapkan, mencatat penggunaan obat pada Catatan Pemberian Obat (CPO) serta pemberian informasi mengenai pengobatan sesuai kebutuhan.

6.2.3.10 Menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan Kebijakan, Pedoman dan SPO yang berlaku di Unit Farmasi.

6.2.4 Kualifikasi Jabatan 6.2.4.1 Pendidikan S1 Farmasi 6.2.4.2 Memiliki SIPA, STRA dan Ijasah Apoteker 6.2.4.3 Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di bidang kefarmasian 6.2.4.4 Memiliki kemampuan dalam kepemimpinan 6.2.4.5 Memiliki kemampuan bekerja dengan sistem IT 6.2.4.6 Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik 6.2.4.7 Disiplin, jujur dan memiliki loyalitas 6.2.4.8 Sehat jasmani dan rohani

6.3 KOORDINATOR GUDANG FARMASI 6.3.1 HUBUNGAN ORGANISASI

Bertanggung jawab kepada : Kepala Unit FarmasiMembawahi langsung : Staf Gudang

6.3.2 Tanggung JawabMembantu Kepala Unit Farmasi dalam mendukung pelayanan farmasi melalui pengelolaan perbekalan farmasi yang meliputi pengadaan, pengendalian dan pendistribusian obat, alat

Hal. 7 dari 15

kesehatan / alkes dan barang-barang medis disposible yang dibutuhkan pelayanan Unit Farmasi agar dapat terciptanya pelayanan farmasi yang cepat, tepat, dan menjunjung tinggi nilai-nilai etika kerja serta dapat diandalkan oleh pasien maupun unit terkait.

6.3.3 Uraian Tugas 6.3.3.1 Menjamin ketersediaan perbekalan farmasi yang dibutuhkan oleh Unit Farmasi, dengan

membuat perencanaan, permintaan pembelian perbekalan farmasi dan memonitor pemesanannya oleh Unit Purchasing agar dapat terjamin ketersediaannya dengan tepat dan cepat sesuai kebutuhan.

6.3.3.2 Memonitoring pergerakan perbekalan farmasi di Gudang Farmasi melalui : 6.3.3.3 Pengecekan dan memastikan ketersediaan obat-obat kategori fast moving 6.3.3.4 Memperhatian stock obat-obat slow moving dan dead stock 6.3.3.5 Memastikan alur pengadaan dan pendistribusian perbekalan dapat meminimalisir

terjadinya obat slow moving dan dead stock. 6.3.3.6 Mengontrol dan memberikan laporan yang meliputi laporan obat kategori slow moving

dan dead stock serta masa kadaluarsa obat (1 tahun, 6 bulan dan mendekati expired) yang ada di Gudang Farmasi.

6.3.3.7 Memonitor perbekalan farmasi yang akan atau expired, baik yang dikembalikan dari unit lain maupun yang ada di Gudang Farmasi untuk dianalisa dan dilakukan proses retur ke supplier maupun pemusnahannya.

6.3.3.8 Memastikan kualitas perbekalan farmasi yang diterima dari supplier dan yang disalurkan ke unit terkait, dengan memperhatikan proses penerimaan, tempat dan suhu penyimpanan perbekalan farmasi sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan serta memperhatikan expired date.

6.3.3.9 Memastikan pengarsipan dokumen penerimaan barang dan kelengkapan Purchase Order (PO) dan Bukti Penerimaan Barang berlangsung dengan tepat dan sesuai ketentuan.

6.3.3.10 Memastikan dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan stock opname perbekalan farmasi baik internal unit maupun stock opname tahunan yang dilakukan bersama dengan Unit Akuntansi.

6.3.3.11 Membuat laporan yang terdiri dari laporan penerimaan dan retur barang serta laporan barang konsinyasi untuk Unit Finance & Accounting

6.3.3.12 Memberi saran dan masukan kepada atasan dalam penyusunan atau revisi SPO dan membantu sosialisasinya untuk memastikan kinerja yang terstandarisasi dan berkualitas pada pengendalian inventori perbekalan farmasi di Unit Farmasi.

6.3.3.13 Memberi saran dan masukan kepada Kepala Unit farmasi dalam penyusunan Rencana Kerja Tahunan beserta Rencana Anggaran Unit Farmasi dengan mengumpulkan data-data untuk estimasi biaya atas kegiatan-kegiatan unit serta melaksanakan, memonitor, dan mengevaluasi efektivitasnya di lapangan agar dapat mendukung implementasi rencana kerja Pelayanan Medik.

6.3.3.14 Bertanggung jawab menggantikan peran dan fungsi Kepala Unit Farmasi ketika tidak di tempat untuk seluruh tanggung jawabnya untuk menjamin adanya kesinambungan peran kepemimpinan di Unit Farmasi.

6.3.3.15 Menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan Kebijakan , Pedoman dan SPO yang berlaku di Unit Farmasi.

6.3.4 Kualifikasi Jabatan 6.3.4.1 Pendidikan SMK FARMASI/ D3 FARMASI 6.3.4.2 Memiliki SIK dan STRTK 6.3.4.3 Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di bidang kefarmasian 6.3.4.4 Memiliki kemampuan dalam kepemimpinan 6.3.4.5 Memiliki kemampuan dalam perencanaan dan pengendalian stock 6.3.4.6 Memiliki kemampuan bekerja dengan sistem IT 6.3.4.7 Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik

Hal. 8 dari 15

6.3.4.8 Disiplin, jujur dan memiliki loyalitas 6.3.4.9 Sehat jasmani dan rohani

6.4 ASISTEN APOTEKER 6.4.1 HUBUNGAN ORGANISASI

Bertanggung jawab kepada : Supervisor Pelayanan Farmasi/Klinik Membawahi langsung : -

6.4.2 Tanggung JawabMembantu Supervisor Pelayanan Farmasi/Klinik memastikan tersedianya perbekalan farmasi melalui pengadaan dan pendistribusiannya yang meliputi obat, alat kesehatan / alkes dan barang-barang medis disposible yang dibutuhkan serta tertib administrasi melalui sistem pelayanan farmasi rawat jalan yang cepat, tepat sesuai kebutuhan dan standar prosedur yang berlaku serta dapat diandalkan oleh pasien

6.4.3 Uraian Tugas 6.4.3.1 Memastikan terlaksananya sistem administrasi stock barang dengan melakukan

pengecekan batas minimum dan maksimum barang, status kadaluarsa barang, pencatatan keluar masuk barang pada kartu stock maupun sistem komputer serta membuat permintaan perbekalan farmasi ke Gudang Farmasi untuk menjamin ketersediaan barang.

6.4.3.2 Memastikan pelaksanaan pelayanan farmasi baik rawat jalan maupun rawat inap dengan cepat, tepat sesuai prosedur yang berlaku dengan melakukan proses pelayanan yang meliputi :

6.4.3.3 Penerimaan resep / Daftar Obat 6.4.3.4 Memeriksa permohonan resep rawat inap melalui Job Order 6.4.3.5 Memverifikasi resep (termasuk konfirmasi ke dokter yang meresepkan bila

diperlukan) 6.4.3.6 Mengecek ketersediaan barang (kondisi dan status kadaluarsa) 6.4.3.7 Melakukan order entry resep pada menu penjualan resep rawat jalan 6.4.3.8 Mempersiapkan obat sesuai dengan resep yang ada 6.4.3.9 Melakukan pencatatan pemberian obat dalam Catatan Pengobatan Pasien Rawat

Inap 6.4.3.10 Menerima dan Memeriksa Retur Obat 6.4.3.11 Melakukan pengecekan obat yang telah dipersiapkan 6.4.3.12 Melakukan penyerahan / distribusi obat dan pemberian informasi obat (sesuai

dengan kompetensinya). 6.4.3.13 Melakukan pengarsipan obat setiap shift 6.4.3.14 Mencocokan jumlah resep yang dikerjakan dengan yang dibayar melalui kasir 6.4.3.15 Melaksanakan stock opname perbekalan farmasi di Unit Farmasi dalam periode

yang ditentukan dengan melakukan pengumpulan dan pengelompokkan masing-masing jenis obat, memisahkan obat yang kadaluarsa, menghitung dengan manual, pencatatan, membandingkan hasil penghitungan dengan catatan stock dan membuat berita acara untuk memastikan keakuratan data dengan fisik barang yang ada

6.4.3.16 Menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan Kebijakan , Pedoman dan SPO yang berlaku di Unit Farmasi.

6.4.4 Kualifikasi Jabatan 6.4.4.3 Pendidikan SMF atau D3 Farmasi 6.4.4.4 Memiliki SIK dan STRTTK 6.4.4.5 Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di rumah sakit 6.4.4.6 Memiliki kemampuan bekerja dengan sistem IT 6.4.4.7 Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik 6.4.4.8 Disiplin, jujur dan memiliki loyalitas 6.4.4.9 Sehat jasmani dan rohani

6.5 STAF GUDANG FARMASI

Hal. 9 dari 15

6.5.1 HUBUNGAN ORGANISASIBertanggung jawab kepada : Koordinator Gudang FarmasiMembawahi langsung : -

6.5.2 Tanggung JawabMembantu Koordinator Gudang Farmasi dalam pengelolaan perbekalan farmasi dengan melakukan permintaan pembelian, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian perbekalan farmasi sesuai dengan kategori stoknya, melakukan evaluasi stock perbekalan farmasi secara teratur dan melaporkan hasilnya kepada atasan.

6.5.3 Uraian Tugas 6.5.3.1 Membuat permintaan pembelian (melakukan Re-Order) perbekalan farmasi ke Unit

Purchasing untuk memenuhi kebutuhan Unit Farmasi dan Gudang Farmasi atas persetujuan Koordinator Gudang Farmasi.

6.5.3.2 Menerima perbekalan farmasi yang datang dari distributor dan mengecek kelengkapan administrasinya.

6.5.3.3 Menerima barang yang sesuai dengan pesanan dengan memperhatikan kondisi fisik sediaan, expired date, dosis dan jumlah barang serta suhu pengiriman (khusus untuk obat yang membutuhkan penyimpanan dengan suhu tertentu).

6.5.3.4 Menyimpan perbekalan farmasi pada ruang / tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan penyimpanan yang berlaku serta mengisikan setiap kartu stock barang.

6.5.3.5 Melakukan pengecekan rutin expired date stock perbekalan farmasi. 6.5.3.6 Mendistribusikan perbekalan farmasi sesuai permintaan yang diajukan oleh Unit

Farmasi. 6.5.3.7 Turut serta dalam pelaksanaan stock opname perbekalan farmasi di Gudang

Farmasi pada waktu yang telah ditentukan dengan melakukan pengumpulan dan pengelompokkan masing-masing jenis obat, memisahkan obat yang kadaluarsa, menghitung dengan manual, pencatatan, membandingkan hasil penghitungan dengan catatan stock dan membuat berita acara untuk memastikan keakuratan data dengan fisik barang yang ada.

6.5.4 Kualifikasi Jabatan 6.5.4.1 Pendidikan SMA / sederajat 6.5.4.2 Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di rumah sakit 6.5.4.3 Memiliki kemampuan bekerja dengan sistem IT 6.5.4.4 Memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik 6.5.4.5 Disiplin, jujur dan memiliki loyalitas 6.5.4.6 Sehat jasmani dan rohani

7 TATA HUBUNGAN KERJA

Hal. 10 dari 15

7.1 Hubungan Kerja Unit Lain dengan Unit Farmasi : 7.1.1 Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) terkait pada Seleksi, Penyusunan Formularium dan

Penulisan Resep atau Instruksi. 7.1.2 Komite Medis, KPPI, Komite Mutu dan K3 RS terkait pada pembuatan Kebijakan, Pedoman

Pengorganisasian, Pedoman Pelayanan, Monitoring dan Evaluasi Pelayanan, Pengendalian Mutu serta Penanggulangan Bencana / Evakuasi.

7.1.3 Purchasing terkait Seleksi, Pengadaan, Pengendalian Mutu. 7.1.4 Unit lain terkait pada pelayanan farmasi rawat jalan, rawat inap dan floor stock unit serta

pelayanan troli emergensi

8 POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL 8.1 Dalam melaksanakan kegiatanya sehari-hari, Unit Farmasi senantiasa memberikan pelayanan

yang terbaik, sesuai dengan Falsafah, Tujuan, Visi dan Misi rumah sakit. Untuk itu dibutuhkan sumber daya manusia (SDM) / tenaga kefarmasian yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang yang ada agar dapat menghasilkan pelayanan yang optimal.Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan ketenagaan agar ketenagaan yang ada dapat digunakan seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat tersedia tenaga dengan jumlah yang tepat dan sesuai dengan persyaratan jabatan.

8.2 Pola ketenagaan Unit Farmasi dibuat bertujuan untuk mencapai pelayanan farmasi unggulan yang cepat, tepat dan menyenangkan baik secara operasional maupun administrasi yang berorientasi pada kepuasan pelanggan dan keselamatan pasien (patient safety).

8.3 Adapun kebijakan dari pola ketenagaan di unit Farmasi adalah sebagai berikut`: 8.3.1 Unit Farmasi dipimpin oleh seorang Apoteker, berijazah sarjana farmasi yang telah lulus

sebagai apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker dan telah memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA) dan Surat Ijin Praktik Apoteker (SIPA).

8.3.2 Tenaga Unit Farmasi terdiri dari Apoteker, Asisten Apoteker, dan Petugas Gudang.

Hal. 11 dari 15

Unit Farmasi

PFT

Unit Lain : IGD, ICU, OK, Laboratorium, Radiologi, Rehab

Medik, Rawat Inap, Rawat Jalan, HD, VK

Purchasing 2

Komite Medis, Komite Mutu dan akreditasi,

K3RS, dan INOK

8.3.3 Penilaian kinerja dilakukan setiap tahun yang meliputi hasil kerja (kuantitas, kualitas dan laporan), kecakapan kerja (rencana kerja, kerja sama, kemampuan analisa, supervisi / pengawasan), sikap kerja (tanggung jawab, inisiatif, kedisiplinan dan penampilan).

8.3.4 Penilaian kompetensi karyawan di Unit Farmasi dilakukan pada 3 bulan setelah masa orientasi dan selanjutnya saat penilaian tahunan.

8.3.5 Program orientasi karyawan baru dilakukan selama 3 (tiga) bulan dengan mengacu pada program orientasi pegawai baru di rumah sakit dan operasional di lapangan.

No Jabatan Pendidikan Pengalaman dan Kualifikasi Jumlah

1 Kepala Unit Farmasi S1 Apoteker Memiliki SIPA, STRA dan Ijasah Apoteker

Memiliki pengalaman minimal 3 tahun dibidang kefarmasian

Memiliki kemampuan dalam kepemimpinan

Memiliki kemampuan bekerja dengan sistem IT

Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik

Disiplin, jujur dan memiliki loyalitasSehat jasmani dan rohani

1

2 Supervisor Pelayanan Farmasi/Klinik

S1 Apoteker Memiliki SIPA, STRA dan Ijasah Apoteker

Minimal 2 tahun di bidang kefarmasian

Memiliki kemampuan dalam kepemimpinan

Memiliki kemampuan bekerja dengan sistem IT

Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik

Disiplin, jujur dan memiliki loyalitas

Sehat jasmani dan rohani

1

3 Koordinator Gudang Farmasi

SMK Farmasi/SMF

Memiliki SIK, STRTK dan Ijazah SMF

Memiliki pengalaman minimal 2 tahun dibidang logistik kefarmasian

Memiliki kemampuan dalam kepemimpinan

Memiliki kemampuan bekerja dengan sistem IT

Memiliki kemampuan dalam perencanaan dan pengendalian stock

Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik

Disiplin, jujur dan memiliki loyalitas

Sehat jasmani dan rohani

1

Hal. 12 dari 15

4 Asisten Apoteker Pelaksana

SMF/ D3 Berijazah Memiliki STRTTK dan SIK Minimal 2 tahun di Rumah Sakit Memiliki kemampuan bekerja

dengan sistem IT Memiliki kemampuan untuk

berkomunikasi dengan baik Disiplin, jujur dan memiliki

loyalitas Sehat jasmani dan rohani

6

5 Staf Gudang SMA Berijazah Minimal 2 tahun di Rumah Sakit Memiliki kemampuan bekerja

dengan sistem IT Memiliki kemampuan untuk

berkomunikasi dengan baik Disiplin, jujur dan memiliki

loyalitas Sehat jasmani dan rohani

1

8.4 Analisa kebutuhan tenaga dihitung dengan memperhatikan : 8.4.1 Beban kerja unit (misalnya resep) 8.4.2 Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan beban kerja untuk jangka waktu tertentu

(misalnya bulan, tahun). 8.4.3 Jam kerja efektif untuk jangka waktu tertentu dengan memperhitungkan cuti, libur, sakit dan

lain-lain. 8.4.4 Jumlah tenaga yang dibutuhkan yang diperoleh dari jumlah waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan pekerjaan dalam waktu tertentu dibagi dengan jam kerja efektif per orang dalam jangka waktu tertentu.

8.5 Ditribusi Ketenagaan 8.5.1 Pelayanan Farmasi/Klinik

Untuk pelaksanaan tugas Pelayanan Farmasi RS.TIARA, ketenagaan yang ada saat ini adalah 7 orang tenaga yang terdiri dari :1 orang Apoteker sebagai Supervisi6 orang Asisten Apoteker

8.5.2 Waktu dinas terkait pelayanan terdiri dari 3 shift :Pagi : 07.00 – 14.00 wibSiang : 14.00 – 21.00 wibMalam : 20.30 – 07.30 wib

8.5.3 Gudang FarmasiDalam menjalankan tugasnya, Gudang Farmasi mempunyai 3 orang tenaga yaitu :1 orang AA sebagai Koordinator Gudang Farmasi1 orang Staf Gudang

8.5.4 Waktu dinas terkait pelayanan terdiri dari 1 shift :Senin - Jumat : 08.30 – 16.30 wibSabtu : 08.30 - 13.30 wib

9 PROGRAM ORIENTASI 9.1 Orientasi Karyawan baru

9.1.1 Orientasi Umum karyawan Orientasi karyawan baru di lakukan disesuaikan dengan program rumah sakit.

9.1.2 Orientasi karyawan baru di Unit Farmasi dilaksanakan dalam beberapa tahap: 9.1.2.1. Orientasi umum tentang Farmasi mencakup lingkungan, SPO dan Kebijakan.9.1.2.2. Orientasi ke semua bagian yang ada di uniti Farmasi (Gudang dan Purchasing)

Hal. 13 dari 15

9.1.2.3. Orientasi sistem IT Farmasi

TABEL ORIENTASI KHUSUS UNIT FARMASI

No

MateriHARI KE

Unit PIC1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1Pengenalan Personil

                             FAR

HR Koordinator

2Orientasi Ruangan

                             FAR

HR Koordinator

3Sosialisasi Visi,Misi, dan Struktur RS

                             FAR

HR Koordinator

4

Sosialisasi Visi,Misi, Struktur Unit Sumber Daya Manusia

         

                    FARHR Koordinator

5

Sosialisasi Landasan Peraturan, Kebijakan RS

         

                    FARHR Koordinator

6

Sosialisasi Uraian Jabatan dan Tata Hubungan Kerja

         

                    FARHR Koordinator

7

Sosialisasi Kebijakan, Prosedur dan Pedoman Kerja

         

                    FAR Ka Unit Farmasi

1 PERTEMUAN / RAPAT 10.1 Pertemuan-pertemuan / rapat yang dilakukan di Departemen Medik baik terencana maupun

tidak terencana antara pimpinan dan stafnya, Leader dengan staf dan kelompok-kelompok kerja yang ada di Departemen Keperawatan.

10.2 TUJUAN 10.2.1 Meningkatkan mutu pelayanan 10.2.2 Sebagai sarana komunikasi dan informasi antara pimpinan dan staf. 10.2.3 Meningkatkan kinerja tim. 10.2.4 Menciptakan kemitraan yang baik antar unit dan antar bidang pelayanan. 10.2.5 Membahas, mencari jalan keluar dan menyelesaikan masalah yang ada. 10.2.6 Menyusun dan mengevaluasi prosedur-prosedur yang berkaitan dengan operasional. 10.2.7

JENIS-JENIS RAPAT

Jenis Rapat Waktu Pembahasan Pimpinan Peserta

Rapat mingguan unit farmasi

Setiap JUmat

Membahas kegiatan harian

Kepala Unit Farmasi

Staf

Rapat bulanan unit Setiap bulan Minggu ke 3

Masalah yang terkait dengan operasional -Informasi-informasi penting

Kepala Unit Farmasi

Staf/ Kepala Unit

Rapat Mutu Setiap bulan Membahas dan Mutu Bagian Farmasi dan rumah sakit

BOD Staf/ Kepala Unit

Rapat koordinasi Setiap Rabu Membahas dan BOD BOD, Head Unit,

Hal. 14 dari 15

memecahkan masalah operasional di rumah sakit

Koordinator, Manager,

Rapat insidentil Sewaktu waktu

Membahas masalah untuk diselesaikan segera

Seluruh tim farmasi yang

dinas

Staf/ Kepala Unit

11 PELAPORAN 11.1 LAPORAN HARIAN

11.1.1 Laporan resep rawat jalan 11.1.2 Laporan Jumlah pasien rawat inap

11.2 LAPORAN BULANAN 11.2.1 Laporan jumlah resep rawat jalan 11.2.2 Laporan penggunaan Narkotika, Psikotropika dan prekursor 11.2.3 Laporan Jumlah pasien rawat inap 11.2.4 Laporan obat-obatan kondisi menjelang expired. 11.2.5 Laporan pencapaian indikator mutu Unit Farmasi.

11.3 LAPORAN TAHUNAN 11.3.1 Laporan Rencana Kebutuhan Anggaran Pelayanan Unit Farmasi untuk tahun

anggaran berikutnya. 11.3.2 Laporan evaluasi kinerja Unit Farmasi dalam 1 tahun.

Hal. 15 dari 15