Unit5 : pengorganisasian

download Unit5 : pengorganisasian

of 28

  • date post

    10-Jun-2015
  • Category

    Documents

  • view

    12.834
  • download

    1

Embed Size (px)

Transcript of Unit5 : pengorganisasian

  • 1. PENGORGANISASIANAsas PengurusanPENGORGANISASIANObjektif Pembelajaran: Memahami konsep pengorganisasian dan penstrukturanorganisasi.Hasil Pembelajaran: Di akhir unit ini, pelajar dapat: Mendefinisikan konsep dan keperluan pengorganisasian. Menerangkan konsep dan keperluan pengorganisasian. Menjelaskan proses pengorganisasian. Menjelaskan penstrukturan pengorganisasian. Menerangkan konsep pembahagian tugas.

2. PENGORGANISASIANAsas PengurusanPENGORGANISASIAN5.0 PengenalanOrganisasi yang telah kita fahami merupakan sebuah institusi seperti agensikerajaan, sekolah, syarikat, persatuan IPTA, dan sebagainya. Seperti yang telah kitapelajari daripada unit dua, lima fungsi asas dalam pengurusan sesebuah organisasiadalah perancangan, pengorganisasian, pengarahan, pengawalan dan penstafan.Oleh itu selepas satu-satu perancangan dibuat maka pengurus perlu pula menyusunatau mengorganisasi semua aktiviti yang telah dirancang supaya objektif yangditetapkan dalam perancangan dapat dicapai dengan jayanya. Sesebuah organisasiyang ditubuhkan memerlukan pengorganisasian yang rapi dan teliti sertabersesuaian dengan tujuan, matlamat, strategi dan program yang telah dibuat padaperingkat perancangan.5.1 Definisi dan Konsep PengorganisasianTerdapat berbagai definisi yang telah digubal oleh penulis-penulis buku tentangpengorganisasian diantaranya: Stoner dan Wankel (1986): Pengorganisasian merupakan satu proses di manaaktiviti kerja disusun dan diagihkan kepada sumber tenaga untuk mencapaimatlamat dan tujuan sesebuah organisasi. Jaafar Muhammad (1992): Pengorganisasian ialah penyusunan sumber-sumberorganisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar matlamatdan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai. 3. PENGORGANISASIANAsas Pengurusan Gatewood, Taylor dan Farell: Pengorganisasian ialah aktivitiaktiviti yang terlibatdalam merekabentuk suatu struktur organisasi yang sesuai, memberi tugaskepada pekerja serta membentuk perhubungan-perhubungan yang berguna diantara pekerja-pekerja dan di antara tugas-tugas. Certo (1997): Fokus utama pengorganisasian adalah menentukan setiap aktiviti aktiviti yang akan dilakukan oleh sumber manusia dalam organisasi, danbagaimana sumber-sumber tersebut dapat diselaraskan atau digabungkandengan cara yang terbaik untuk mencapai objektif organisasi.Maka daripada setiap definisi di atas bolehlah disimpulkan bahawa pengorganisasianmenekankan kepada konsep pembahagian kerja kepada sumber manusia, oleh itudi sini organisasi memerlukan satu struktur sistem yang menjelaskan siapa perlumelakukan tugas apa, siapa bertanggungjawab kepada apa dan siapa serta siapaperlu mengkoordinasikan tugas-tugas yang perlu dilakukan. Penurunan autoriti dankuasa kepada mereka yang berpatutan serta penentuan asas-asas yang sesuaiuntuk tugas penjabatan dan menentukan bilangan tugasan yang optimum dalamsetiap jabatan untuk mencapai matlamat dan tujuan organisasi yang telah dirancangterlebih dahulu juga amat penting di dalam konsep pengorganisasian. 4. PENGORGANISASIANAsas Pengurusan5.2 Proses dan Struktur Organisasi 5.2.1 Proses Pengorganisasian Dalam menyempurnakan pengorganisasian ini , terdapat 5 langkah yang perlu dilalui untuk menjayakan proses pengorganisasian tersebut. Gambarajah 5.1 di bawah menunjukan aliran proses pengorganisasian.Menyenaraikan kerja-kerja. Membahagikan beban kerja. Mewujudkan unit-unit tertentu.Mewujudkan mekanisma penyelarasan. Mengawasi keberkesanan dalam perjalanan organisasi. Rajah 5.1: Proses Pengorganisasian. 5. PENGORGANISASIAN Asas PengurusanLangkah 1Menyenaraikan semua kerja yang akan dilakukan atau terlibat.Kita tahu bahawa tiap-tiap organisasi mempunyai matlamat atau tujuanyang tersendiri. Tiap-tiap matlamat tersebut pula boleh dicapai dengan carayang berbeza. Untuk mencapai matlamat ini tindakan atau kerja yangdilakukan oleh ahli organisasi hendaklah ditentukan. Seorang pengurus perlumenentukan sumber-sumber yang akan digunakan untuk mencapai matlamattersebut dan bagaimana semuanya akan dilakukan. Oleh itu pihak pengurusanorganisasi perlu menyenaraikan atau perincikan setiap aktiviti yang hendakdilakukan bagi organisasi tersebut.Langkah 2Membahagikan beban kerja kepada setiap individu dalam organisasi Kerjakerja yang telah diperincikan akan dibahagikan kepada individu atau sekumpulan individu mengikut kebolehan serta kemahiran masing-masing. Pembahagian kerja ini hendaklah adil dan seimbang. Jika seorang pekerja diberikan beban kerja yang terlalu berat atau tidak mengikut kelayakan yang diperlukan dia mungkin tidak dapat melaksanakan kerja dengan baik dan berkesan. Pembahagian kerja juga perlu dilakukan kerana seorang individu tidak akan mampu mencapai objektif secara bersendirian.Langkah 3Mewujudkan unit-unit tertentu bagi aktiviti yang mempunyai persamaan. Organisasi perlu mengumpulkan pekerja-pekerja yang melaksanakan tugas yang sama dalam kumpulan-kumpulan tertentu. Kumpulan ini lebih dikenali sebagai penjabatan . Biasanya penjabatan yang ada di dalam organisasi 6. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusanadalah seperti, jabatan pemasaran, jabatan kewangan, jabatan pentadbirandan sebagainya.Langkah 4Mewujudkan mekanisma penyelarasan Dalam usaha melaksanakan tugas yang berbeza di antara jabatan dalamorganisasi, kemungkinan akan wujudnya pertelingkahan atau kekeliruan diantara pekerja-pekerja di setiap jabatan. Dengan adanya satu mekanismapenyelarasan maka masalahmasalah di antara mereka akan dapat diatasiseperti peraturan, prosedur dan polisi.Langkah 5Mengawasi keberkesanan dan penyesuaian organisasi Memandangkan organisasi sentiasa berubah, langkah-langkah dalam prosespengorganisasian juga mengalami perubahan . Oleh itu adalah mustahakbagi seseorang pengurus untuk mengawasi keberkesanan dan melakukanpenyesuaian terhadap perubahan yang berlaku. Ini akan membantuorganisasi bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan. 7. PENGORGANISASIAN Asas PengurusanAKTIVITI 5 AUjikan kefahaman anda sebelum meneruskan input selanjutnya!!!!Sila semak jawapan anda pada maklum balas di halaman berikutnya.Soalan esei5.1 Berikan definisi pengorganisasian yang anda tahu?5.2 Isikan petak-petak di bawah untuk proses pengorganisasian. 8. PENGORGANISASIANAsas Pengurusan5.3 Padankan nama-nama berikut dengan definisi-definisi yang dikemukakan.a) Stoner dani) Fokus utama menentukan setiap aktivitiWankel yang dilakukan oleh sumber manusia.b)Jaafar ii) Aktiviti yang terlibat dalam merekabentukMuhammad suatu struktur organisasi yang sesuai.c) Certo iii) Satu proses di mana aktiviti kerja disusun dan diagihkan kepada sumber tenaga untuk capai matlamat.d) Gatewoodiv) Penyusunan sumber-sumber organisasi dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan. 9. PENGORGANISASIANAsas Pengurusan MAKLUM BALAS AKTIVITIAKTIVITI 5ASoalan esei 5.1 Definisi pengorganisasian: rujuk muka surat 1. 5.2 Proses Pengorganisasian: rujuk muka surat 2.5.3 Padanan 10. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusana iiib ivcid - ii 11. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan 5.2.2 Struktur Organisasi Hasil daripada proses pengorganisasian, wujudnya pembentukkan struktur organisasi yang menentukan bagaimana tugas-tugas formal dibahagikan, sumber-sumberdigunakan secaraoptimumdan jabatan-jabatan dikoordinasikan. Struktur organisasi mempunyai kaitan yang rapat dengan pengorganisasian di mana struktur organisasi ditunjukkan secara ilustrasi grafik yang dipanggil carta organisasi. Apa yang boleh dilihat daripada carta organisasi adalah: Kedudukan individu yang relatif seperti yang dikotakkan menunjukkan pembahagian dan hubungan fungsi dan aktiviti kerja yang berlainan. Garisan di antara kotak-kotak tersebut menunjukkan hubungan rasmi komunikasi di antara individu-individu berlandaskan rantaian arahan. Hiraki dan kedudukan autoriti serta tanggungjawab dalam organisasi. Tugas, tanggungjawab dan autoriti yang diberikan kepadanya, dan kepada siapa pula beliau perlu membuat laporan. Struktur organisasi mestilah selari dengan strategi organisasi. Jika strategi organisasi dibentuk untuk menentukan apa yang patut dilakukan untuk pencapaian objektif organisasi, struktur organisasi pula menentukan siapa dan bagaimana objektif tersebut dilaksanakan. Terdapat 2 aspek penting di dalam pembentukkan struktur organisasi: 5.2.2.1 Pembahagian kerja Ia merujuk kepada pekerja-pekerja melaksanakan kerja yang tertentu atau khusus berdasarkan kemahiran, kelayakan dan kemampuan individu tersebut. Ia juga di panggil pengkhususan kerja. Asas pembahagian kerja ialah setiap suatu kerja boleh dibahagikan kepada tugas-tugas kecil yang berulang dan ditugaskan seorang pengurus untuk menyelia dan mengarah pekerja tersebut. Contohnya di sebuah klinik swasta, si A ditugaskan hanya untuk merekod dan memanggil nama pesakit sahaja manakala si B hanya ditugaskan untuk memberi ubat dan menerima pembayaran sahaja. Mereka diselia oleh seorang doktor. 12. PENGORGANISASIAN Asas Pengurusan Dengan adanya pengkhususan kerja tersebut seseorang itu akan menjadi lebih cekap dan berkesan. Bayangkan sekiranya si A ditugaskan sebagai merekod nama pesakit, memanggil nama pesakit dan menyediakan ubat kepada pesakit serta menerima bayaran daripada pesakit. Mampukah dia melakukan kesemua tugas tersebut seorang diri? Sebagaimana lumrah hidup setiap perkara yang dilakukan ada kebaikan dan keburukannya, begitu juga dengan konsep pembahagian kerja ini. Marilah kita lihat kebaikan dan keburukannya. KebaikanKeburukanMenjadikan pekerja lebih mahir dan Kurang kreativiti di manakerja yangcekap.sama sahaja yang dilakukan dan tiada pembaharuan.Kerja dapat disiapkan dengan lebih cepat Pekerja cepat rasa bosan dan malas.dan menjimatkan masa.Meringankan beban kerja.Tidak dapat menguasai bidang baru.Menjimatkan kos latihan.Tidak berpeluang menunjukkan bakatbaru.Mempertingkatkkan kepakarannya. Produktiviti menurun kerana konsentrasimenurun.Menggunakan sumber-sumberyang Menaikkan kos latihan sekiranya adalebih efisien.sebarang perubahan kepada gaya kerjayang akan dilakukan.Ada jug