Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Heru Sasongko, S.Farm.,Apt

Tenaga kefarmasian

- Apoteker Pengelola Apotek (APA)

- Apoteker Pendamping

Tenaga teknis kefarmasian

- Asisten apoteker

- Ahli madya farmasi, Analis farmasi

- Sarjana farmasi

Tenaga non-kefarmasian

- Petugas keuangan/Kasir

- Petugas administrasi

- Petugas kebersihan, keamanan, dll.

Diperlukan untuk menjelaskan hubungan antar personal

Untuk menegaskan peran, tugas, kewajiban dan wewenang tiap personal

Ditetapkan oleh masing-masing organisasi

APA Pemilik Sarana Apotek

Apoteker pendamping

Fungsi Pembelian

(TKK)

Fungsi Gudang (TKK)

Fungsi Penjualan

(TKK)

Fungsi Keuangan

Fungsi Pembukuan

TKK Juru

Resep

AdmPemb

AdmPenj

AdmK/B

AdmPajak

APA Pemilik Sarana Apotek

Apoteker pendamping

Asisten apoteker (3 orang)

Penjualan HV

(1 orang)

Pembantu umum

(2 orang)

Administrasi dan

keuangan (2 orang)

(

Reseptir

KOSUDGAMA

Pengurus Pengawas

Bagian umum dan Personalia

Bagian Akuntansi

dan Keuangan

Unit Niaga

Unit Simpan pinjam

Unit Apotek

Unit Jasa

Kepala unit (APA)‏

Wakil unit

Gudang Pelayanan obat bebas Kasir dan Administrasi

AA

Apoteker Pendamping

Apoteker Pengelola Apotek/

Pemilik Sarana Apotek

Apoteker pendamping

Kasir Besar

Gudang Pembelian Tata Usaha

(TU) Shift II

Supervisi

(Asisten

Apoteker)

Juru Resep

Kasir Kecil

Shift I

Supervisi

(Asisten

Apoteker)

Juru Resep

Kasir Kecil

Tugas APA : Memimpin seluruh kegiatan apotek.

Membuat visi dan misi

Membuat stratgi tujuan, sasaran dan program kerja

Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi kegiatan di apotek

Membuat dan menetapkan indikator form record pada sitiap fungsi kegiatan di apotek

Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang sesuai rencana kerja (meningkatkan omset, mengadakan pembelian yang tepat dan penekanan sejauh mungkin biaya tak langsung lainnya)

Tanggung jawab APA:

Bidang keuangan: penggunaan secara efisien, pengamanan dan kelancaran.

Bidang persediaan barang: pengadaan yang sehat, ketertiban penyimpanan dan kelancaran.

Bidang inventaris: penggunaan yang efisien serta pemeliharaan dan pengamanan.

Bidang administrasi: bahwa seorang apoteker bertanggungjawab terhadap seluruh kegiatan administrasi di apotek yang meliputi administrasi umum dan administrasi pelayanan

Bidang personalia : apoteker harus mempunyai kemampuan mengelola SDM

Bidang teknik kefarmasian: mengawasi pelayanan resep yang masuk di apotek agar berkualitas

Bidang komersial/bisnis: meningkatkan keuntungan, pertumbuhan dan pengembangan apotek

Bertanggung jawab kepada PSA

Bertanggung jawab kepada Kementrian Kesehatan RI

Wewenang APA :

Memimpin sejumlah karyawan.

Penambahan atau pengurangan karyawan.

Komunikasi dengan pihak luar untuk kepentingan apotek untuk bekerja sama.

Memimpin seluruh kegiatan apotek

Tugas :

Melaksanakan seluruh tugas dan kewajiban APA bila APA berhalangan hadir selama jam kerja apotek.

Melaksanakan segala tindakan terutama dalam hal–hal penting yang mendasar dan strategis harus mendapat persetujuan dari APA

Tanggung jawab : Bertanggung jawab penuh kepada APA dan melaksanakan tugas

dan fungsi sebagai apoteker pendamping.

Wewenang :

Berwenang mengelola seluruh kegiatan di apotek sesuai dengan petunjuk dan atau instruksi dari APA

A. Fungsi pembelian Tugas dan Fungsi :

a) Mendata kebutuhan barang

b) Membuat kebutuhan pareto barang

c) Mendata pemasok (supplier)

d) Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan , kecuali ada ketentuan lain dari APA

e) Memeriksa harga, diskon hasil negisiasi dengan supplier

Wewenang dan tanggung jawab :

a) Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa pembayaran dengan supplier.

b) Bertanggung jawab atas perolehan harga beli

c) Bertanggung jawab atas kelengkapan barang

Tugas dan Fungsi

a) Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang

b) Menata, merawat dan menjaga keamanan barang

Wewenang dan Tanggung Jawab

a) Menerima dan mengeluarkan barang

b) Menata dan menjaga keamanan barang

c) Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang, rusak di gudang

Tugas dan Fungsi

a) Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan

b) Menjaga kenyamanan ruang tunggu

c) Melayani konsumen dengan ramah dan santun

d) Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen

e) Membina hubungan yang baik pada pelanggan

Wewenang dan Tanggung Jawab

a) Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya

b) Memberikan insentif kepada pelanggan sesuai wewenangnya

c) Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang terdapat difungsi penjualan.

d) Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen

Mengerjakan pekerjaan sesuai kompetensi sebagai (TKK), antara lain:

Pelayanan OTC/resep.

Pembuatan persediaan obat.

Menyusun buku defekta (buku barang habis).

Membuat laporan narkotik, psikotropika, generik.

Pembukuan resep.

Menyusun obat.

Mampu dalam hal tertentu menggantikan/merangkap tugas sebagai kasir, penjual obat bebas dan sebagai juru resep

Tugas :

Mengkoordinasi dan mengawasi dinas kerja di bawahnya, agar berjalan dengan lancar dan tertib.

Membuat laporan harian

Mengurus pajak–pajak.

Membuat laporan bulanan ( realisasi data untuk pimpinan apotek, membuat daftar gaji, upah dan pajak)

Membantu APA membuat laporan tahunan tutup tahun (neraca laba rugi).

Surat menyurat.

Tanggung jawab Bagian Administrasi :

Bertanggung jawab kepada APA sesuai tugas yang diberikan kepadanya.

Wewenang Bagian Administrasi :

Melaksanakan kegiatan administrasi, pembukuan dengan petunjuk dari

APA dan peraturan perundangan yang berlaku.

Tugas Bagian Keuangan:

Mencatat penerimaan dan pengeluaran uang. Pengeluaran uang harus dilengkapi kwitansi, nota, tanda setoran, yang sudah diparaf APA atau petugas yang ditunjuk.

Membuat laporan harian, yaitu penjualan, kredit pembelian, hasil penjualan, tagihan dan pengeluaran harian.

Membuat laporan bulanan, misalnya daftar gaji, pajak dan laporan lainnya.

Menyetor dan atau mengambil uang baik dari kasir atau dari bank.

Tanggung jawab Bagian Keuangan: Bertanggung jawab atas kebenaran jumlah uang yang dipercayakan kepadanya dan bertanggung jawab kepada APA.

Wewenang Bagian Keuangan: Melaksanakan kegiatan keuangan dengan petunjuk dari APA dan peraturan perundangan yang berlaku

Membantu tugas TKK dalam kegiatan pengerjaan resep dan peracikan obat racikan.

Menyusun, membendel dan menyiapkan resep dengan baik

Melaksanakan kegiatan penyetokan obat dan melaksanakan penelusuran atau mengecek jika ada ketidaksesuian antara jumlah obat riil dengan yang tercatat di kartu stok atau komputer serta menulis obat yang habis dalam buku defekta.

Memasukkan faktur barang datang ke dalam buku pembelian dengan bantuan kasir.

Memisahkan resep-resep yang mengandung narkotika dan psikotropika dan disimpan sendiri.

Menjaga kebersihan dan kerapian ruang pelayanan dan peracikan.

Melakukan pencatatan pada buku OWA.

Dalam kondisi tertentu dapat melaksanakan tugas luar disaat diperlukan terutama untuk pelayanan antar jemput resep dan obat.

Reseptir bertanggungjawab langsung pada pimpinan apotek dan

berwenang melaksanakan tugas sesuai instruksi dan petunjuk pimpinan apotek.

Melaksanakan tugas luar apotek terutama dalam pelayanan resep dalam sistem jemput bola dengan waktu seefisien mungkin.

Membantu kelancaran kegiatan apotek (misal : fotokopi, membayar rekening apotek, membeli kebutuhan apotek, dan lainnya).

Menjamin kebersihan diseluruh lingkungan apotek dan mengelola sampah apotek dengan penuh tanggung jawab.

Bertanggung jawab atas perbaikan apotek (perbaikan kantor)

Dalam keadaan tertentu ikut membantu pekerjaan reseptir dalam meracik obat.

Ikut membantu dalam proses pelayanan obat bebas serta melakukan penyetokan untuk obat-obat bebas.

Bagian umum bertanggung jawab langsung kepada pimpinan apotek atas kebenaran tugas yang dipercayakan kepadanya dan berwenang

melakukan tugas sesuai instruksi dan petunjuk dari pimpinan apotek.

Perencanaan SDM

Seleksi dan rekruitmen

Pengembangan

Penilaian prestasi kerja

Kompensasi

Penanganan stress dan konflik

Pemberhentian

Kualitas/mutu tenaga kerja yang diinginkan sesuai persyaratan jabatan yang ada (analisis jabatan) :

- gambaran umum unsur jabatan

- syarat-syarat untuk masing jabatan

- tanggung jawab dari masing-masing jabatan

- metode dengan penyusunan pertanyaan : What the worker does?, How he does it?, Why he does it?, What kind of skill involve in the doing?

Jumlah tenaga yang dibutuhkan

- Sesuaikan dengan beban kerja

- Sesuai dengan jenis pelayanan

- Pengaturan jam kerja (jam buka)

- Pengaturan shift

Job description (deskripsi jabtan) dan job specification (spesifikasi jabatan)

- Job description : tugas, tanggung jawab, wewenang

- Job spesification : tingkat pendidikan, pengalaman kerja, pengetahuan dan ketrampilan, jenis kelamin, syarat fisik, dll.

Penyebaran informasi lowongan

- Rekomendasi ke teman, keluarga

- pemberitahuan resmi ke instansi pendidikan

- iklan di media cetak dan elektronik

- melalui intansi tenaga kerja yang berwenang

Teknik seleksi

- Screening surat lamaran dan referensi

- Tes dan Interview

- Pemeriksaan kesehatan

Tujuan : memperbaiki dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja karyawan dalam melaksanakan dan mencapai tujuan organisasi (perusahaan)

Cara : meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap karyawan terhadap tugas-tugasnya

Metode :

- pengembangan pengetahuan (intelektualitas) : sekolah/kuliah, mengikuti seminar, diskusi, bacaan selektif

- pengembangan ketrampilan (praktik) : pelatihan, study banding, magang

- pengembangan sikap : pelatihan, pendekatan personal

Penilaian prestasi kerja : proses mengevaluasi atau menilai prestasi kerja, tujuannya dapat membantu meningkatkan loyalitas karyawan sehingga menguntungkan perusahaan

Manfaat hasil penilaian : mengidentifikasi karyawan yang membutuhkan diklat, menetapkan gaji, menetapkan kemungkinan rotasi tugas karyawan, menetapkan kebijaksanaan baru dalam rangka reorganisasi, mengidentifikasi karyawan untuk promosi jabatan

Jumlah dan jenis obyek penilaian dari seorang karyawan memperhatikan : jabatan yang dinilai, tujuan penilaian, obyek penilaian yang mencakup prestasi kerja dan watak pribadi karyawan

Contoh obyek penilaian : leadership, inisiatif, loyalitas, kerja sama, kejujuran , ketelitian

Metode penilaian : diskor nilai tiap karyawan (nilai absolut/rating, dibuat rangking semua karyawan)

Kompensasi : pengaturan keseluruhan pemberian balas jasa bagi employers maupun employee baik yang langsung berupa uang (financial) maupun yang tidak langsung berupa uang (non financial)

Pengaturan kompensasi merupakan faktor penting untuk menarik, memelihara dan mempertahankan karyawan

Faktor yang mempengaruhi :

- asas kebenaran dan keadilan bagi tiap karyawan

- dana perusahaan

- serikat karyawan

- produktivitas kerja

- biaya hidup

- pemerintah

Dasar penyusunan kompensasi :

- prestasi kerja

- lama jam kerja

- senioritas (masa kerja)

- kebutuhan

Jenis kompensasi yang diberikan :

- Financial : gaji tetap, insentif, bonus, uang makan, uang kehadiran, uang lembur, uang kesejahteraan (THR, bantuan sosial, jaminan kesehatan)

- non financial : kesempatan pengembangan diri (sekolah, pelatihan/seminar, rekreasi, dll.)

Stress : suatu kondisi ketegangan yang mempengaruhi emosi, proses berfikir dan kondisi seseorang, bahkan dapat mengancam kemampuan seseorang untuk menghadapi lingkungan, yang akhirnya mengganggu pelaksanaan tugasnya.

Penyebab :

- on the job stress : beban kerja yang berlebihan, tekanan/desakan waktu, kualitas supervisi, wewenang yang tidak mencukupi untuk melaksanakan tanggung jawab, konflik antar pribadi/kelompok, perbedaan nilai-nilai perusahaan dengan karyawan, berbagai bentuk perubahan

- off the job stress : kekuatan financial, masalah fisik, keluarga, dan masalah pribadi lainnya

Reaksi terhadap stress : murung/sedih, dingin /cuek, agresif dan bereaksi cepat

Penanganan stress : program konseling dengan pemberian nasehat, penentraman hati, komunikasi, pengenduran ketegangan emosi, penjernihan pemikiran, reorientasi.

Konflik tidak bisa lepas dari SDM karena sifat dasar manusia sebagai makhluk sosial sekaligus makhluk individual

Penyebab :

- masalah komunikasi

- masalah struktur organisasi

- masalah pribadi

Metode pengatasan konflik :

- identifikasi masalah dan penyebab

- mencari beberapa alternatif pemecahan

- memilih alternatif terbaik, percobaan dan penyempurnaan

PHK (pemutusan hubungan kerja) : pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban pekerja dan pengusaha

Persyaratan melakukan PHK :

- tenggang waktu pemberhentian

- izin dan saat pemberhentian

- alasan pemberhentian

- pemberian pesangon, uang jasa atau ganti rugi

Jam kerja : pagi (jam 06.00-18.00)

malam (jam 18.00-06.00)

Seminggu : waktu selama 7 hari

Anak adalah orang laki-laki atau wanita yang berumur kurang dari 15 (lima belas) tahun,

dilarang mempekerjakan anak kecuali pekerjaan : untuk keperluan rumah dan halaman, pekerjaan dilakukan siswa dengan pengawasan

Waktu istirahat : sekurang2nya setengah jam setelah bekerja 4 jam terus menerus, sekurang2nya satu hari untuk enam hari kerja dan dua hari untuk lima hari kerja, istirahat tahunan sekurang2nya 12 hari untuk enam hari kerja dan 10 hari untuk lima hari kerja

Pekerja wanita :

- tidak boleh diwajibkan bekerja pada hari pertama dan kedua waktu haid

- Pekerja wanita yang masih menyusui harus diberi kesempatan sepatutnya untuk menyusukan bayinya pada jam kerja

- Pekerja wanita harus diberi istirahat selama satu bulan sebelum saatnya menurut perhitungan dokter/bidan melahirkan anak dan dua bulan sesudah melahirkan

- Pekerja wanita yang mengalami gugur kandungan diberi istirahat selama satu setengah bulan

- pekerja wanita yang istirahat karena alasan di atas berhak mendapat upah penuh