PENGELOLAAN PROYEKSISTEM INFORMASI

LAHIRNYA PROYEK

2

BAHASAN

Sistem Informasi dalam organisasi

Proyek sebagai sarana strategi organisasi

Lahirnya proyek internal

Proyek internal

Proyek eksternal

3

SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

4

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M.Porter)

5

LOGISTIK KELUAR

OUT-BOUND LOGISTICS

PEMASAR-AN DAN PENJUAL-AN

LOGISTIK MASUK

(INBOUNDLOGIS-TICS)

INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN

MANAJEMEN SDM

PENGEMBANGAN TEKNOLOGI

PEMBELIAN SUMBER DAYA

OPERASI LAYANAN PELANG-GAN

KEUNG-GULAN BERSA-

ING

P PR EO NS DE US K U N G

P UR TO AS ME AS

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAANdan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA

6

LOGISTIK KELUAROUTBOUND LOGISTICS

SIS:ON-LINEP.O.S. ANDORDER PROCESS-ING

PEMASAR-AN DAN PENJUAL-AN

SIS:INTERAC-TIVETARGETED MAR-KETING

LOGISTIK MASUK(INBOUNDLOGISTICS)

SIS:AUTO-MATED J.I.T. WARE-HOUSING

KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUANSIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF

MANAJEMEN SDMSIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN

PENGEMBANGAN TEKNOLOGISIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER

PEMBELIAN SUMBER DAYASIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK

OPERASI

SIS:COMPUTER AIDED FLEXIBLE MANU-FACTURING SYSTEM

LAYANAN PELANGGAN

SIS:CRM

KEUNG-GULAN BERSAING

P PR EO NS DE US K U N G

P UR TO AS ME AS

PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI

PROYEK

STRATEGI ORGANISASI

STRATEGITI-SI

PORTOFOLIOTI-SI

STRATEGIFUNGSI LAIN

PORTOFOLIO

VISI – MISI - KEBIJAKANTUJUAN

PROGRAM TI-SI

PROYEK TI-SI

PROGRAM

Strategi TI-SI mendukung strategi organisasi

Program: Sekumpulan proyek yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan

Portfolio: Sekumpulan rencana proyek pendukung strategi, baik yg sudah berlangsung maupun yg belum dibiayai

LAHIRNYA PROYEK INTERNAL

Pemicu 1: Proyek sudah ada dalam rencana pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada saat pelaksanaannya

Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada kebutuhan dukungan TI-SI yang sifatnya mendesak

Proyek yang sudah direncanakan

Urutan kegiatan:Menyusun tinjauan kelayakan, dari aspek:

BiayaOperasionalWaktuLegalPersetujuan pelaksanaanPenunjukan Manajer Proyek

Proyek yang dipicu kebutuhan mendesak

Urutan kegiatan:

1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan kepada manajer TI/SI

2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk melakukan diskusi dengan manajer unit

3. Manajer unit (dibantu analis sistem) menyusun proposal yang a.l. menunjukkan kelayakan:- Biaya - Operasional - Waktu - Legal

4. Persetujuan pelaksanaan

5. Penunjukan Manajer Proyek (biasanya analis sistem di atas)

KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL

DALAM ORGANISASI

ORGANISASI FUNGSIONALProyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional

DIREKTURPELAKSANA

(CHIEF EXECUTIVE)

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK

ORGANISASI PROYEKProyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek

DIREKTURPELAKSANA

(CEO)

MANAJER PROYEK

MANAJER PROYEK

MANAJER PROYEK

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH

DIREKTURPELAKSANA

( CEO )

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG

DIREKTURPELAKSANA

(CEO)

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER FUNGSIONAL

KOORDI-NASI

PROYEK

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

MANAJER PROY

MANAJER FUNGSIONAL

PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT

DIREKTURPELAKSANA

( CEO )

MANAJER FUNGSIONAL

MANAJER PROYEK-PROYEK

STAF

STAF

STAF

MAN. PROYEKSTAF

STAF

STAF

KOORDINASIPROYEK A

MAN. PROYEK

MAN. PROYEK

KOORDINASIPROYEK B

MANAJER FUNGSIONAL

PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK

17

Karak-teristik proyek

T i p e o r g a n i s a s i

Fungsio-nal

Matriks lemah

Matriks seimbang

Matriks kuat

Proyek

Otoritas Tak ada s.d rendah

Terbatas Rendah s.d sedang

Sedang s.d tinggi

Tinggi s.d penuh

% Personil organisasi yg full time di proyek

- 0 – 25 % 15% – 60%

50 % – 95 %

85 % -- 100 %

Peran manajer proyek

Tdk penuhWaktu

Tdk penuhWaktu

Penuh waktu

Penuh waktu

Penuh waktu

Sebutan manajer proyek

Koord. / Pimpinan proyek

Koord. / Pimpinan proyek

Manajer proyek

Manajer proyek/ program

Manajer proyek/ program

Staf admi-nistrasi

Tdk penuh waktu

Tdk penuh waktu

Tdk penuh waktu

Penuh waktu

Penuh waktu

PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL

Usulan formal pembangunan S.I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi Proposal mendefinisikan:oApa yang akan dilakukanoKebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhioBagaimana hasil proyek akan mendukung

strategi Memuat business case awalFormat sebaiknya baku, menggunakan template

Contoh Template Proposal Internal

1. Nama Proyek:

2. Tanggal pengajuan:

3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak:

4. Persetujuan: (yang menyetujui dan tgl persetujuan)

5. Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu solusi)

6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan strategi dan sasaran organisasi

7. Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi proyek)

8. Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome proyek)

Contoh Muatan BUSINESS CASE

1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajer proyek)

2. Nomor revisi dokumen:3. Manfaat dan Biaya:4. Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan

dan operasi per tahun dg asumsi perhitungannya) Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L;

Pelatihan; ATK; Jasa konsultansi; dll, Penggunaan SDM, dalam jam

Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanj)

5. Sumber Pendanaan6. Resiko

Faktor resiko Strategi mitigasi

7. Alasan organisasi untuk melaksanakan proyek (justification)

8. Catatan Tambahan Memuat daftar lampiran sesuai

keperluannya

PROYEK PEMERINTAH

Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan:Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintahdan perubahan-perubahannya.

PROYEK PEMERINTAH (lanj)

Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun 2003 1. Keppres No. 61 tahun 20042. Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-

2)3. PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-

3)4. PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-

4)5. PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-

5)6. PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-

6)7. PP No. 95 tahun 2006 (Perubahan ke-

7)

PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI

24

Pengumuman penawaran pekerjaan di media

Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen

Prakualifikasi

Menyiapkan dokumen pelelangan dan dasar

penilaian: KAK, RKS, HPS

Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan

(aanwijzing)

Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar Pendek

Konsultan yang berhak mengikuti seleksi proposal

Menyusun dan menyerahkan• Proposal administrasi• Proposal Teknis• Proposal Biaya

Menyelenggarakan aanwijzing

Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan proposal biaya; penentuan pemenang

PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA (KONTRAK)

DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN

KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of Reference)RKS: Rencana Kerja dan SyaratHPS: Harga Perkiraan Sendiri

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)TERMS OF REFERENCE (TOR)

KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal1. Latar Belakang2. Maksud dan Tujuan3. Sasaran4. Nama dan organisasi pejabat pembuat

komitmen5. Sumber pendanaan6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas

penunjang, serta alih, pengetahuan7. Jangka waktu pelaksanaan8. Tenaga ahli9. Keluaran10.Laporan

RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS)

1. Umum2. Addendum Dokumen Seleksi3. Penyusunan, Penyampaian, dan

Pembukaan Dokumen Penawaran4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen

Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, )

HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)

Disiapkan instansi pemerintah pemberi pekerjaanMerupakan dasar penilaian layak tidaknya biaya yang diusulkan konsultan Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah.

MUATANUSULAN TEKNIS

A. PENDAHULUAN

B. PENGALAMAN PERUSAHAAN

C. PEMAHAMAN KAK

D. TANGGAPAN TERHADAP KAK

E. APRESIASI INOVASI

F. PENDEKATAN DAN METODOLOGI

G. RENCANA KERJA

H. JADUAL PELAKSANAAN PEKERJAAN

I. TENAGA AHLI DAN TANGGUNG JAWABNYA

J. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI

K. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN

L. LAPORANM. STAF PENDUKUNGN. FASILITAS PENDUKUNGO. PENUTUP

LAMPIRAN :1. DOKUMEN PENDUKUNG2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP &

KELENGKAPANNYA3. LAIN-LAIN

TUGAS 1 (kelompok)

Dengan menggunakan template yang disediakan, buatlah proposal pengembangan perangkat lunak aplikasi. Misalnya, aplikasi berikut untuk TOKO PRIMA. NO TUGAS

1 Situs web

2 Sistem penjualan

3 Sistem pemesanan lewat sms

4 Sistem pembelian

5 Sistem pembelian otomatis dengan pemasok utama

S A M P A I J U M P A