Hera Agustina, S.Kom., MMSI

PENGELOLAAN

PROYEK SI

Pendahuluan

Gambaran Umum Pengelolaan Proyek SI

• Pengelolaan proyek yang kurang baik dapat memunculkan

masalah-masalah dari berbagai sisi (sisi waktu, biaya dan

scope atau cakupan pekerjaan).

• Status proyek tidak bisa dimonitor sampai tahap mana

karena tidak adanya definisi proyek yang jelas dari awal.

Baik pelaksana maupun penanggung jawab proyek sama-

sama bingung, bagaimana harus melaporkan dan

bagaimana cara menilai proyek tersebut.

• Adanya pekerjaan yang harus dikerjakan, namun tidak tahu

siapa yang harus mengerjakan dan bertanggung jawab

terhadap tugas tersebut.

Definisi

“Suatu usaha sementara

yang dilaksanakan untuk

menghasilkan suatu produk

atau jasa yang unik”

(A Guide to the Project Management

Body of Knowledge)

Ciri-Ciri

• Menghasilkan lingkup (scope) berupa produk

akhir atau hasil kerja akhir.

• Proses untuk mewujudkan lingkup tersebut,

maka ditentukan jumlah biaya, jadwal, kriteria

mutu, serta sumber daya yang dibutuhkan.

• Bersifat sementara.

• Non rutin atau tidak berulang-ulang.

Bentuk Pengerjaan Proyek

Swakelola

Sub-kontrak

Perbedaan Proyek dengan

Operasional

Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional

Dinamis, non-rutin Berulang-ulang, rutin

Siklus relatif pendek Jangka Panjang

Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah

Intensitas kegiatan relatif sama

Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan

Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek

Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu

Macam kegiatan tidak terlalu banyak

Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya

Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstan

Life Cycle Proyek

Mekanisme Proyek

1. Proyek ditentukan oleh manajemen melalui

suatu kebijakan

2. Menunjuk pimpinan proyek

3. Manajer proyek bertanggung jawab

sepenuhnya atas keberhasilan proyek

4. Manajer proyek mengkoordinir tim proyek

dan bertanggung jawab kepada pihak

manajemen

5. Seluruh pihak yang terlibat harus

bertanggung jawab atas tugasnya

masing-masing

Hal2 yang Menyebabkan

Timbulnya Proyek

Penyebab Keberhasilan Proyek

1. Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme life

cycle project.

2. Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap

jadwal proyek, kualitas proyek, dan resiko di dalam

suatu proyek.

3. Mengintegrasikan/memadukan perangkat (tools) dan

metode manajemen proyek untuk tujuan peningkatan

produktivitas, kinerja tim dan komunikasi.

4. Komitmen manajemen

Penyebab Kegagalan Proyek

Secara Umum :

1. Proyek kurang terkontrol

2. Pendefinisian proyek kurang jelas

3. Terlalu banyak tim dalam satu proyek

4. Biaya tidak sesuai

5. Tidak adanya disiplin waktu

6. Proyek tidak pernah tuntas

7. Anggota tim tidak terlalu tanggap terhadap tugasnya masing-masing

8. Tugas anggota tim kurang terdefinisi dengan jelas

9. Menggunakan metoda tradisional

Penyebab Kegagalan Proyek

Dari segi SDM atau Pelaksana Proyek :

1. SDM yang tidak siap

2. Apatis

3. Tidak fokus dalam melaksanakan tugasnya

4. Manajemen pertemuan yang kurang baik

5. Manajemen waktu yang kurang baik

6. Kurangnya tanggung jawab

7. Kurangnya komitmen

Metodologi Manajemen

Proyek

Metode Praktis

1. Estimasi

2. Penjadwalan

3. Prototyping

4. Pembangunan

5. Aplikasi

6. Perencanaan

7. Kontroling dengan Komputer

Definisi

Seni untuk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain

Definisi

• Definisi secara bebas

Seseorang yang ingin mencapai tujuan tertentu,

namun untuk mencapai tujuan tersebut dia

menggunakan tangan orang lain.

• Dalam organisasi

Para manajer dalam mencapai tujuan organisasi

dengan cara pengaturan orang lain (misalnya

staf atau karyawan)

Definisi

• Bersifat arsitektur dan konseptual

(perencanaan-perencanaan) strategis,

bukan tehnikal maupun operasional.

• Mencakup fungsi perencanaan,

pengorganisasian, penyusunan

personalia, pengarahan, dan pengawasan.

Tugas Manajer

1. Fungsi Perencanaan

2. Fungsi Organisasi

3. Fungsi Personalia

4. Fungsi Pengarahan

5. Fungsi Pengawasan

Definisi

Menurut Edgar Huse Organisasi bisa dilihat

dari 3 Perspektif, yaitu :

1. Perspektif I

2. Perspektif II

3. Perspektif III

Perspektif I

• Melihat organisasi atau manajemen dari

perspektif rancangan yang terstruktur.

• Terfokus pada isu-isu tentang bagaimana

organisasi seharusnya disusun, fungsi-fungsi

yang seharusnya dijalankan, siapa yang

seharusnya memimpin dan bawahan, serta

gaya kepemimpinan apa yang harus

dijalankan.

Perspektif II

• Sering disebut aliran pekerjaan (work-

flow).

• Menggunakan Teknik-Teknik yang dikenal

sebagai riset operasional.

Ciri-Ciri Riset Operasional : 1. Melakukan formulasi persoalan 2. Menyusun konstruksi model matematis 3. Menarik suatu kesimpulan dari model yang

disusun 4. Menguji model dan kesimpulan-kesimpulan 5. Menetapkan control atas kesimpulan-kesimpulan 6. Mengambil kesimpulan untuk melakukan

implementasi

Perspektif III

Dinamakan perspektif kemanusiaan (the human

perspective)

Komponen-Komponen dalam perspektif kemanusiaan : 1. Aliran hubungan kemanusiaan 2. Aliran pengembangan organisasi 3. Aliran pemikiran multidimensional

Prinsip-Prinsip Organisasi

1. Adanya tujuan yang jelas

2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh

semua orang

3. Tujuan organisasi harus diterima oleh

semua individu dalam organisasi

4. Adanya kesatuan arah dalam organisasi

5. Adanya struktur organisasi

6. Adanya jaminan jabatan tersebut

7. Adanya koordinasi yang baik

Bentuk-Bentuk Organisasi

1. Organisasi Fungsional

2. Organisasi Produk Area

3. Organisasi Matriks

4. Organisasi Proyek

Definisi

Project Management Body Of Knowledege

Manajemen proyek adalah aplikasi atau implementasi dari pengetahuan keterampilan, perangkat dan teknik pada suatu aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan suatu proyek.

Prince2 Project Management Methodology

Perencanaan, pemantauan dan pengontrolan terhadap semua aspek yang terdapat dalam sebuah proyek, serta motivasi yang ada di dalamnya untuk mencapai tujuan proyek dengan waktu, biaya, kualitas dan performansi yang telah ditentukan.

DIN 69901 (Deutsches Institut für Normug – German Organization for Standarization)

Manajemen proyek adalah sekumpulan lengkap penugasan/pekerjaan teknik, serta perangkat yang diaplikasikan selama eksekusi atau pelaksanaan proyek.

Definisi

Manajemen Proyek adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin

dan mengkoordinir sumber daya manusia dan material dengan

menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang

telah ditentukan.

Proses-Proses

Framework

Tujuan

• Efisiensi

• Kontrol terhadap proyek lebih baik

• Meningkatkan kualitas

• Meningkatkan produktifitas

• Menekan resiko yang muncul

• Koordinasi internal yang baik

• Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas

Faktor Pembatas

Knowledge Area

Teknik dan Metode

• Pert charts

• Gantt charts

• Event chain diagrams

• Run charts

• Project cycle optimisation