Pengelolaan Arsip Aktif

8/19/2019 Pengelolaan Arsip Aktif

http://slidepdf.com/reader/full/pengelolaan-arsip-aktif 1/67

ENGELOLAAN ARSI AKTIF



PERKENALANNama : Siti Nurhayati (Inung)

NIP : 19670827 19940 2 001

!a"atan : Ar#i$ari# %a&ya (I'a)

Pn&i&i*an : S1 +i,-,gi

In#tan#i : Ar#i$ Na#i,na- RI

A-amat *ant,r : !-. Am$ra Raya N,. 7 /i-an&a* imur

-$ : (021) 78081 Et. 29

3nit Kra : +agian Ar#i$

Pnga-aman "*ra :

5 Ar#i$ari# &i La",rat,rium Si#tm

5 Ar#i$ari# &i La",rat,rium Kimia

5 Ar#i$ari# &i it. +im"ingan &an

Su$ri#i Si#tm Kar#i$an

5 Ar#i$ari# &i it. Kar#i$an arah

5 Ar#i$ari# &i +agian Ar#i$



PERMASALAHAN PENGELOLAAN ARSIPPERMASALAHAN PENGELOLAAN ARSIP

Ruang kerja penuh dengan arsipRuang kerja penuh dengan arsipPerbedaan arsip aktif dan inaktif tak jelasPerbedaan arsip aktif dan inaktif tak jelas Tidak ada petugas ang se!ara khusus "enangani Tidak ada petugas ang se!ara khusus "enangani

arsiparsipInf#r"asi tidak a"anInf#r"asi tidak a"an

Arsip disi"pan sesuai kepentingan petugas "asing$Arsip disi"pan sesuai kepentingan petugas "asing$"asing"asing

Pene"uan ke"bali arsip tidak bisa dilakukan se!araPene"uan ke"bali arsip tidak bisa dilakukan se!ara!epat dan tepat!epat dan tepat

SOL%SISOL%SIA&as pengel#laan arsipA&as pengel#laan arsipSiste" pengel#laanSiste" pengel#laanSarana kearsipanSarana kearsipan

S'MS'M7



4



arsip 5



ASAS PENGELOLAAN ARSIP

ASAS

PENGORGANISASIAN

ARSIP DINAMIS

ASAS SENTRALISASI

ASASDESENTRALISASI

ASASGABUNGAN



•Sentralisasi di unit kearsipan

diba(ah tanggung ja(ab )ir#%"u"*)agian %"u"+

•Peni"panan arsip dilaksanakansetelah selesai digunakan sebagai

berkas kerja

di unit peng#lah*unit kerja



SEN0RALISASI

Ciri-ciri organisasi yg menggunakan aassen!ra"isasi #

,- Arsip aktif dari #rganisasi disi"pan di satu

te"pat+

.- Organisasi ke!il+

/- 0#lu"e arsip sedikit+

1- Siste" pengel#laan arsip aktif seraga"+2- %nit$unit berada dl" satu l#kasi



SEN0RALISASI

UNIT KERJAUNIT KERJA

UNIT KERJA

EN8EN6ALIAN IN9:R%ASI S3RA0

Central File Records Centre



DESENTRALISASI

Ciri-ciri organisasi yg menggunakan aas$esen!ra"isasi #

%& Arsi' ak!i( $an inak!i( $isim'an $i masing-masing

uni! ker)a*+& Uni! ker)a mem'unyai o!onomi $a"am 'enge"o"aan

arsi' ak!i( $an inak!i(*

,& o"ume arsi' .anyak*

/& Sis!em 'enge"o"aan arsi' ak!i( $an inak!i( !i$akseragam*

0& Uni!-uni! .era$a $"m sa!u "okasi a!au $i .e.era'a"okasi*

1& Organisasi .esar&



.- 'esentralisasi.- 'esentralisasi

UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA

PENGENDALIAN INFORMASI SURAT

RC

CF CF CF

RC RC

%+



,& GABUNGAN23O4BINASI

Ciri-ciri organisasi yg menggunakan aasga.ungan #

,- Arsip aktif disi"pan di "asing$"asing unitkerja+

.- Arsip inaktif #rganisasi disi"pan di unitkearsipan+

/- %nit kerja "e"punai #t#n#"i dala"

pengel#laan arsip aktif+1- %nit$unit kerja berada dl" satu l#kasi atau

di beberapa l#kasi+



,& 3O4BINASI,& 3O4BINASI

UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA

PENGENDALIAN INFORMASI SURAT

Records Centre

CF CF CF

%,



Pe"berkasan

Pengaturan dan peni"panan arsip s!r l#gisdan siste"atis dgn "enggunakan huruf3n#"#r atau k#"binasi huruf dan n#"#rg digunakan sebagai identitas arsip g

akan disi"pan-



TU5UAN PE4BER3ASAN

%& 4enya!ukan in(ormasi arsi'*

+& 4emu$a6kan !emu .a"ik arsi' #

- ce'a!

- !e'a!- "engka'

- aman

,& 4en)amin arsi' !ersim'an$engan aman $an !er'e"i6ara

/& 4emu$a6kan 'e"aksanaan'enyusu!an arsi'&



ALUR PERJALANAN INFORMASI

3ERTAS 3ER5A ARSIP A3TI ARSIP INA3TI

8Di me)a ker)a9 8$i Cen!ra" i"e9 8$i Recor$sCen!re9

Pengen$a"ian in(ormasiPengen$a"ian In(ormasi

::::::::::::&:::::::::::::::::::::::::

SURAT ARSIP



Pasal ,3%% 1/ tahun .445 tentang 6earsipan

ARSIP A3TI

Arsip angfrekuensipenggunaannatinggi dan atau

terus "enerus+

ARSIP INA3TI

Arsip angfrekuensipenggunaannasudah "enurun+



PEN;I4PANAN ARSIP

PENYIMPANAN ARSIP AKTIF

1 Dila!sana!an di tia" #nit "en$ola%

& Pen'i("anan dila!sana!an ses#ai

(ateri arsi" )al*a+etis, n#(eri!,

s#+-e!, $eo$ra*is.

/ Didasar!an "ada "ola !lasi*i!asi

)s#+-e!.

0 Prosed#r

a Pe(eri!saan

+ Penent#an inde!s

c Pe(+erian !ode

d T#n-#! silan$e Pen'ortiran

* Pene("atan arsi"

2 Peralatan

PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

1 Dila!sana!ana di Unit Kearsi"an

De"arte(en dan Unit Kearsi"an Unit

Uta(a

& Prinsi" ori$inal order dan "ro3enance

/ Prosed#r

a Peneri(aan

+ Pe(eri!saan !eses#aian arsi"

den$an da*tarn'a

c Ji!a ter-adi !esala%an (ela!#!an

"er+ai!an "enataan *isi! dan da*tar

d Penandatan$anan 4A "e(inda%an

arsi"

e Penataan arsi" dala( +o!s

* Pela+elan

$ Penataan +o!s dala( ra!

% Pen'#s#nan da*tar den$an

(e("er%ati!an da*tar arsi" 'an$di"inda%!an



Uni! 3earsi'an

uni! kearsi'an $i "ingkungankemen!rian umumnya .era$a$i .a<a6 Biro Umum&

Uni! Pengo"a6- Bagian 3euangan

- Bagian 3e'ega<aian- Bagian =umas $an Pro!oko"- Bagian =ukum- Bagian 3e!a!a Usa6aan $""

5ENIS ARSIP DINA4IS $i



5ENIS ARSIP DINA4IS $iB3N

Arsip ang bersifat "engatur dan "enetapkan7Peraturan 6epala )6N tentang 'isplin Pega(aiNegeri8+Arsip tetang data PNS seluruh Ind#nesia+Arsip pengangkatan dan pelantikan pejabat di

lingkungan )6N+Penanganan kasus pelanggaran disiplin PNS7u!apan3 tulisan3 dan perbuatan8+Arsip tentang pe"bentukan #rganisasi

7pe"bentukan )6N8+

Arsip tentang f#r"asi PNS+0eri9kasi dan :alidasi data tenaga h#n#rer+Lap#ran hasil penelitian+Lap#ran hasil pengkajian-



ARSIP PRO'%6 H%6%M

Ekstern "eliputi ;

$ %ndang %ndang

$ Peraturan 6epala$ 6eputusan 6epala

$ Instruksi 6epala

$ Surat Edaran$ Pr#tap*<uklak



%& 4en)aga kesa!uan $an

keamanan in(ormasi+& 4em'erce'a! 'enemuankem.a"i arsi'

secara ce'a! $an "engka',& 4em.an!u saa! 'roses'enyusu!an



SARANA PEM)ER6ASAN

PERANG3AT3ERAS #

=ILING >A)INET3

LEMARIARSIP3OR'NER

SE6AT*G%I'E3=OL'ER

PERANG3ATLUNA3 ;

6O'E6LASI=I6ASI

IN'E6S

T%N<%6 SILANG



FILING CABINET

Tampa Depan Tampa Samp!n"



Almari Arsip



TERTIER

SEKUNDER

PRIMER

GUIDE ATAU SEKAT



SE3AT 8GUIDE9

Alat pe"batas ang keras dan kaku biasanaterbuat dari kart#n3 berfungsi sebagai petunjukl#kasi dari arsip ang di!ari-

Guide "e"punai tab*t#nj#lan ang letaknaber:ariasi3 berfungsi untuk "en!antu"kan identitasarsip-

a- Sekat*guide pri"eruntuk "e"berikan petunjuk pada "asalahuta"a*pri"er-b- Sekat*guide sekunder

untuk "e"berikan petunjuk pada sub"asalah*sekunder+

!- Sekat*guide tertierGuide ang berfungsi untuk "e"berikan petunjukpada sub sub "asalah*tertier-



OLDER

Map ang terbuat dari kertas "anila3berfungsi untuk Mene"patkan arsip-a- =#lder Indi:idualMe"uat arsip dari satu k#resp#nden7per#rangan3 instansi8+

b- =#lder 6hususMe"uat arsip ang dianggap khusus+

!- =#lder )eraga"*Mis!ellane#us)erisi arsip$arsip dari berbagai k#resp#ndenang dijadikan satu kel#"p#k karenaarsipna "asih sedikit-



TAB

FOLDER

35,5 cm

24 cm

2 cm

8 cm

Folder de!a "a# di a"as



24 cm

35,5 cm

2 cm

8 cm

Folder de!a "a# disampi!



/- 6ertas label

1- Out Indikat#r ; sebagai alat untuk"engganti arsip ang dipinja"

a- Out Guide; "engganti f#lderang dia"bil * dipinja"

b- Out Sheet ; "engganti arsipang dia"bil * dipinja"3 diletakkan

di f#lder di"ana arsip itu dia"bil



PROSE'%R PEM)ER6ASAN%& PE4ERI3SAAN

"e"eriksa surat*berkas ang akan

disi"pan3 dengan !ara ;$ lihat disp#sisi 7si"pan3 9le3 arsip8

$ 6elengkapan surat

$ 6#ndisi 9sik



+&+& PENENTUAN INDE3SPENENTUAN INDE3S

$$ tentukan kata tangkap3 berupa na"atentukan kata tangkap3 berupa na"a #rang3#rang3

na"a l#kasi3 na"a #rganisasi3 "asalah atauna"a l#kasi3 na"a #rganisasi3 "asalah atau

subek3 na"a ang sering disebutsubek3 na"a ang sering disebut

$$ singkat dan jelassingkat dan jelas

$$ Me(akili t#pik ang ada dala" arsip3

$ Spesi9k

$ Mudah dikenali dan "udah dipaha"i$ La&i" digunakan

>#nt#h >ara



>#nt#h >ara"engindeks;

Sura! !en!ang Rencana 3un)ungan Anggo!aDPRD

3o$enya #

Primer # =4& =UBUNGAN 4AS;ARA3AT

Sekun$er # =4&>+& Pro!oko"er

Tersier # =4&>+&>%& 3un)ungan

In$eksnya # 3un)ungan DPRD



Contoh surat

ontoh surat

N#"#rN#"#r ; 6P*21*.44?; 6P*21*.44? <akarta3 .4 <akarta3 .4

Maret .44?Maret .44?

La"piran ; $La"piran ; $

HalHal ; Pengiri"an Peserta 'iklat 6earsipan; Pengiri"an Peserta 'iklat 6earsipan

6epada @th-6epada @th-

6apus 'iklat 6earsipan Arsip Nasi#nal Republik Ind#nesia6apus 'iklat 6earsipan Arsip Nasi#nal Republik Ind#nesia

didi

<akarta <akarta

Sehubungan dengan Surat Saudara N#"#r ; 6P*,,,*.44? tanggal / MaretSehubungan dengan Surat Saudara N#"#r ; 6P*,,,*.44? tanggal / Maret

.44? tentang pena(aran diklat kearsipan3 dengan ini dikiri"kan peserta.44? tentang pena(aran diklat kearsipan3 dengan ini dikiri"kan peserta

dari )ir# %"u" )ATAN atas na"a ; Maulana Ibrahi" dan Arif Rah"andari )ir# %"u" )ATAN atas na"a ; Maulana Ibrahi" dan Arif Rah"anuntuk "engikuti 'iklat ang di"aksud-untuk "engikuti 'iklat ang di"aksud-

Atas perhatianna disa"paikan teri"a kasih-Atas perhatianna disa"paikan teri"a kasih-

6epala )ir# %"u"6epala )ir# %"u"

32



/- PEM)ERIAN 6O'EPEM)ERIAN 6O'E

6LASI=I6ASI6LASI=I6ASI

Setiap surat ang akan

diberkaskan diberi k#deklasi9kasi terlebih dahulu sesuaidengan 6#de 6lasi9kasi-



6EG%NAAN 6LASI=I6ASIMENGELOMPO66AN ARSIP @ANG

MASALAHN@A SAMA 'ALAM SAT% )ER6AS+

MENGAT%R PEN@IMPANAN ARSIP SE>ARALOGIS 'AN SISTEMATIS+

%NT%6 MEM%'AH6AN 'ALAM PENEM%AN6EM)ALI



Pengertian

klasi9kasi6lasi9kasi Arsip adalah pengg#l#ngan naskah

dinas berdasarkan "asalah ang ter"uatdidala"na +

Merupakan ped#"an untuk pengaturan3

penataan dan pene"uan ke"bali arsip-



PENGERTIAN

6#de 6lasi9kasi Arsip adalah tandapengenal urusan atau "asalah dala"

bentuk angka3 huruf atau keduana-

berfungsi sebagai alat untuk "engenali

"asalah ang dikandung arsip-



6lasi9kasi disusun berdasarkan "asalahang "en!er"inkan fungsi dan kegiatanpe"erintahan3 pe"bangunan3 pe"binaan

dll-

6lasi9kasi disusun se!ara berjenjangdengan "e"pergunakan prinsip

perke"bangan dari u"u" ke khusus- Terdiri dari p#k#k "asalah3 sub "asalahdan sub sub "asalah-

POLA KLASIFIKASI



POLA KLASIFIKASI

Perat#ran Menda"r! No$%&'())* +

Tata Kears!pan d! L!n"#n"an Pem$ Daera,

Per!nc!an Pertama))) UMUM

-)) PEMERINTA.AN()) POLITIK

%)) KEAMANAN DAN KETERTI/AN

0)) KESEJA.TERAAN

*)) PEREKONOMIAN

1)) PU DAN KETENAGAAN2)) PENGA3ASAN

4)) KEPEGA3AIAN

&)) KEUANGAN

+%



Per!nc!an Ked#a

-)) PEMERINTA.AN

-0) Pemer!nta,an Desa ' Ke5#ra,an

-4) .##m

.44 POLITI6 .,4 6epartaian..4 Organisasi 6e"asarakatan

Per!nc!an Ket!"a

-)) PEMERINTA.AN

-0) Pemer!nta,an Desa

-0- Pamon" Desa-0( Kea6aan Desa

,4 Huku",, Perdata,. Pidana

++

CARA PENGGUNAAN



CARA PENGGUNAAN

3LASII3ASI

>#nt#h ;

144 6esejahteraan Rakat ; P#k#k Masalah

1B4 6ependudukan ; Sub Masalah

1B,- Pendaftaran Penduduk ; Sub sub "asalah

1B.- Pen!atatan sipil ; sub sub "asalah

7Indeks ; 6elahiran3 ke"atian dan ad:#kasi8



? 5I3A SATU SURAT 4E4PUN;AI DUA8+9 4ASALA= ATAU LEBI=

5 5I3A ADA PERUBA=AN NA4A@ BAI3ORANG@ TE4PAT ATAU ORGANISASI

5 5I3A SURAT 4E4PUN;AI LA4PIRAN ;ANG BU3AN 4ERUPA3AN SURATSEPERTI DIS3ET@ OTO@ BU3U@ DLL&



Satu surat "e"ilikidua atau lebih

per"asalahan3 "akasalah satu "enjadi

indeks ang lain"enjadi tunjuk silang

=#r"ulir Tunjuk Silang = # r " u l i r

T u n j u k

S i l a n g

A A

3U&>%&>1=onorarium

PL&>1

asi"i!as3an!or

T%N<%6 SILANG LEM)ARAN



TUN5U3 SILANG

<enis tunjuk silang

,- Le"baran

'igunakan untuk "enggantikan arsipang disi"pan di te"pat lain-

.- Guide* =#lder

'igunakan untuk "enghubungan antaraberkas ang satu dengan berkas lainnakarna saling berhubungan atau saling"elengkapi-



CONTO= PENGGUNAAN OR4ULIR TUN5U3 SILANG

Indes +K#n-#n$an DPRD

Kode+ .M$)($)-$3un)ungan

Tan""a5No$

+ () Fe7$())&+ .M$)($)-'II'())&

L!,at + 8o5der RT$)-$)-$ R#an" rapat'ons#ms!

Indes +Kons#(si ra"at

Kode +RT6161

R#an$ ra"at7!ons#(si

Tan""a5No$

+ () Fe7$ ())&+ RT$$)-$)-'II'())&



2-2- PENEMPATAN ARSIPPENEMPATAN ARSIP

aitu kegiatan "ene"patkanaitu kegiatan "ene"patkanarsip pada f#lder danarsip pada f#lder dan

"enatana ke dala" rak"enatana ke dala" rak

arsip*9ling kabinetarsip*9ling kabinet



Pe"berkasanL'

'isp#sisi

Si"pan* 9le 'igabungkan dengansurat lain ang terkait

7jika ada8

OT&>>&>%STRU3TUR

"

a s u k

" a s u k

"asuk

f#lder

=ilekabinet



Pe"berkasan

>%TI

Surat*naskahdinas

berkas

Map

berkas

indeks Le"ari berkas

=ilekabinet

Lanjut C

Si l i



Si"ulasi

pe"berkasan

400 – KESEJAHATERAAN RAKYAT

410 – PEMBANGUNAN DESA

415 – PBB

415 - DUSUN LEREP

415 - DUSUN MANDALA

415 - DUSUN GARUDA



B$r%a$ddi

Atmadji, Ad

C,andra9 /#d!

D!a"ma#a$, S!i$ta

S%mi&ati, S"i

E & I

AD

A6#nda

Ca"i'a

($madi, A%mad

( & N

Diaa

Nila)a"i

P : S

Pa"t'di"j'

S!m#5as! pem7erasan

Ars!p persona5 8!5e

;7erdasaran A58a7et<



(

KP)KEPEGA*A+AN

KP)0) Kja!t"aa$

K.)0)01) /%ti

/%ti Ta!%$a$

1 - TAHUN 002

/%ti a3aaN PENT+NG

S!m#5as! pem7erasan

Ars!p Kepe"a=a!an



400 – KESEJAHTERAAN RAKYAT

420 - KEPENDUDUKAN

421 – KARTU KELUARGA

421 - DUSUN LEREP

421 - DUSUN MANDALA

421 - DUSUN AD+REJ

S!m#5as! penataan

ars!pepend#d#an



PERDATA

PIDANA

HK.O3

BANTUAN HUKUM

HK. HUKUM



400 – KESEJAHTERAANRAKYAT

420 -KEPENDUDUKAN

42 – AKTE

KELAH+RAN

42 - TAHUN 002

42 - TAHUN 00

42 - TAHUN 00

S!m#5as! penataan ars!p

M#tas! pend#d#



LA@ANAN 'AN PENGG%NAANARSIP

,- Arsip hana digunakan untuk kepentingandinas-

.- Arsip hana digunakan #leh pega(ai angber(enang-

/- Pengaturan ke(enangan didasarkan pada;

a- Le:el <abatan

b- 6eterkaitan Tugas dan =ungsi dengan

arsip ang digunakan-



1-3arena si(a!nya !er!u!u' 'er"u a$a.a!asan@ sia'a yg .er6ak memin)am

arsi' sia'a yg .er6ak mengi)inkan2- 5angka <ak!u 'emin)aman $i.a!asi

maksima" % minggu $an $'!$i'er'an)ang

?- A$a 'engen$a"ian2 'enca!a!an s.g.uk!i !er)a$inya !ransaksi'emin)aman

B- 4enem'a!kan kem.a"i arsi' yg$i'in)am sesuai $gn 'enem'a!ansemu"a



Peralatan Pe"inja"an Arsip

)uku Pe"inja"an Arsip

NO.

URUT

KODE /

NO.SURAT

ISI RINGKAS JUMLAH

BERKAS

NAMA

PEMINJAM

PARAF / TGL

PINJAM

PARAF / TGL

KEMBALI



OUT INDICATOR

Sebagai pengganti arsip ang dipinja"-

, f#lder

#utguide

, atau beberapa le"bar#utsheet



O%T G%I'E

NO NAMAPEMINJAM

KODEARSIP

TANGGALPINJAM

TANGGALKEMBALI

PARAFPINJAM

PARAFKEMBALI

O%T SHEET



O%T SHEET

NO NAMA

PEMINJAM

KODE

ARSIP

TANGGAL

PINJAM

TANGGAL

KEMBALI

PARAF

PINJAM

PARAF

KEMBALI



LA@ANAN ARSIP

PERMINTAAN

7lisan3 telep#n3tertulis8

PEN>ARIAN

,- Langsungke arsip

.- Melaluidaftar

O%TIN'I6ATOR

PEN>ATATAN

PENGEN'ALIAN

,-Masape"inja"an

.-L#kasi3

pengguna

PENGANTARAN*PENGAM)ILAN

PENEMPATAN6EM)ALI

,-Out indikat#rdia"bil

OUT

E0AL%ASI PEM)ER6ASAN



E0AL%ASI PEM)ER6ASAN

,- PRINSIP TI'A6 )OLEH MEM)ERI TAN'A APAP%NPA'A ARSIP

.- PENENT%AN IN'E6S HRS TEPAT

/- PEN%LISAN LA)EL SE)AI6N@A H%R%= )ALO6

1- MA6SIMAL6AN PENGG%NAAN G%I'E I3 II3 III

2- 6REATI= MEMAN=AAT6AN SARANA @G TERSE'IA

38

Pengelolaan Arsip Aktif

Documents

Transcript of Pengelolaan Arsip Aktif