BUKU PEDOMANPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

3

Prakata

Buku Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis ini disusunsebagai panduan/acuan dalam mengelola arsip di bagian unitpengolah atau unit pencipta arsip di lingkungan UniversitasNegeri Semarang.

Kami berharap, dengan terbatasnya tenaga arsiparisakan sangat mendukung dalam menambah wawasan bagipengelola arsip di unit kerja, sehingga arsip mulai daripenciptaan, pemeliharaan, penyusutan, dan penggunaan dapatterjaga dan terawat dengan baik.

Kami menyadari buku pedoman ini masih terdapatbanyak kekurangan, namun setidaknya dapat dipergunakandalam mengelola arsip yang dihadapi oleh unit kerja sesuaidengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Ucapanterima kasih kami sampaikan kepada semua timdan semua pihak yang telah membantu dalam penyusunanbuku Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis ini. Semoga Allahdapat memberkati kita semua, Amin.

Semarang, November 2013Pembantu Rektor Bidang Adm. Umum

Dr. Wahyono, M.MNIP 195601031983121001

PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS NEGERISEMARANG

NOMOR 24 TAHUN 2013TENTANG

PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMISUNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

REKTOR UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG,

Menimbang : a. bahwa untuk menghasilkan tata kearsipanyang teratur, tertata, seragam, efektif danefesian serta mudah dalam pencarian, makadiperlukan Pedoman Pengelolaan Arsipyang baik di lingkungan Universitas NegeriSemarang;

b. bahwa berdasarkan pertimbangansebagaimana dimaksud dalam huruf a,perlu menetapkan Peraturan Rektor tentangPedoman Pengelolaan Arsip DinamisUniversitas Negeri Semarang;

5

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003tentang Sistem Pendidikan Nasional(Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78,Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan (Lembaran NegaraTahun 2009 Nomor 152, TambahanLembaran Negara Nomor 5071);

3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012tentang Pendidikan Tinggi (LembaranNegara Tahun 2012 Nomor 158, TambahanLembaran Negara Nomor 5336);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun1979 tentang Penyusutan Arsip (LembaranNegara Tahun 1979 Nomor 51, TambahanLembaran Negara Nomor 3071);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun2010 tentang Pengelolaan danPenyelenggaraan Pendidikan (LembaranNegara Tahun 2010 Nomor 23, TambahanLembaran Negara Nomor 5105)sebagaimana telah diubah dengan PeraturanPemerintah Nomor 66 Tahun 2010 tentangPerubahan Atas Peraturan PemerintahNomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaandan Penyelenggaraan Pendidikan(Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor112, Tambahan Lembaran Negara Nomor5157);

6. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun

2012 tentang Pelaksanaan Undang-UndangNomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan(Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 53,Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286);

7. Keputusan Presiden Nomor 271 Tahun1965 tentang Pengesahan Pendirian IKIPSemarang;

8. Keputusan Presiden Nomor 124 Tahun1999 tentang Perubahan Institut Keguruandan Ilmu Pendidikan (IKIP) Semarang,Bandung dan Medan menjadi Universitas;

9. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;

10. Peraturan Menteri Pendidikan NasionalNomor 26 Tahun 2006 tentang JadwalRetensi Arsip Subtantif dan Fasilitatif dilingkungan PTN dan Kopertis;

11. Peraturan Menteri Pendidikan NasionalNomor 59 Tahun 2009 tentang OrganisasiTata Kerja Universitas Negeri Semarang;

12. Peraturan Menteri Pendidikan NasionalNomor 8 Tahun 2011 tentang StatutaUniversitas Negeri Semarang;

13. Peraturan Menteri Pendidikan danKebudayaan Nomor 60 tahun 2012 tentangPengelolaan Arsip dan Dokumentasi sertaInformasi Publik di LingkunganKementerian Pendidikan dan Kebudayaan(Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor894);

7

14. Keputusan Menteri Pendidikan danKebudayaan Nomor 137/MPK.A4/KP/2013tentang Pengangkatan Prof. Dr. FathurRokhman, M.Hum. sebagai RektorUniversitas Negeri Semarang UntukMeneruskan Sisa Masa Jabatan Tahun2010-2014;

15. Peraturan Rektor Nomor 34 Tahun 2009tentang Pola Klasifikasi Kearsipan dilingkungan Universitas Negeri Semarang;

16. Peraturan Rektor Nomor 35 Tahun 2009tentang Pedoman Tata Kearsipan dilingkungan Universitas Negeri Semarang;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN REKTOR TENTANGPEDOMAN PENGELOLAAN ARSIPDINAMIS UNIVERSITAS NEGERISEMARANG.

Pasal 1Pengelolaan Arsip Dinamis adalah kegiatan pengelolaan arsipyang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsipdan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Pasal 2Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis di LingkunganUniversitas Negeri Semarang sebagaimana dimaksud dalamlampiran peraturan ini menjadi rujukan dalam pengaturan jenis,

format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, danpenyimpanan arsip, serta media yang digunakan dalamkearsipan di semua unit kerja Universitas Negeri Semarang.

Pasal 3Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis yang telah ada dan/atauberlaku di lingkungan Universitas Negeri Semarang secarabertahap disesuaikan dengan peraturan ini.

Pasal 4Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Semarangpada tanggal 11 Desember 2013

REKTORUNIVERSITAS NEGERI SEMARANG,

FATHUR ROKHMAN

Tembusan peraturan ini disampaikan kepada:1. Pembantu Rektor2. Dekan3. Direktur Pascasarjana4. Ketua Lembaga5. Kepala Biro6. Ketua Badan7. Kepala UPTUniversitas Negeri Semarang.

9

DAFTAR ISI

Prakata .......................................................................... iPeraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 24Tahun 2013 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip DinamisUniversitas Negeri Semarang ......................................... iiDaftar Isi......................................................................... viiBAB I PENDAHULUAN............................................. 1

A. Latar Belakang ............................................ 1B. Tujuan dan Sasaran...................................... 2C. Dasar Hukum .............................................. 2D. Ruang Lingkup............................................ 3

BAB II KETENTUAN UMUM ..................................... 4A. Pengertian Surat dan Arsip .......................... 4B. Jenis-jenis Arsip .......................................... 4C. Sumber Arsip ............................................. 5D. Azas Penyelenggaraan Kearsipan ................ 7E. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan ............. 8

BAB III TATA NASKAH DINAS.................................. 9A. Tahap Naskah Dinas Surat Masuk ............... 9B. Tahap Naskah Dinas Surat Keluar ............... 10C. Kelengkapan Naskah Dinas ......................... 12D. Tanggungjawab Pengelolaan Naskah Dinas. 13E. Tanggungjawab terhadap Prosedur .............. 14

BAB IV PENETAPAN KEBIJAKAN............................. 15A. Organisasi Kearsipan................................... 15B. Fungsi dan Tugas Unit Kearsipan ................ 16

BAB V PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ................ 17A. Penciptaan Arsip.......................................... 17B. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip ........... 21C. Penyusutan Arsip......................................... 29D. Program Arsip Vital .................................... 37E. Program Arsip Terjaga ................................ 41

BAB VI PENGELOLAAN ARSIP AUDIO VISUAL ..... 45A. Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Audio Visual 45B. Prosedur Pengelolaan Arsip Audio Visual ... 45C. Pengelolaan Arsip Audio Visual .................. 47

BAB VII PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK....... 48A. Unsur-unsur Arsip Elektronik ...................... 48B. Sistem Pengelolaan Arsip Elektronik........... 48C. Cara Pengelolaan Arsip Elektronik .............. 48D. Penciptaan Arsip Elektronik ........................ 48E. Akses dan Layanan Arsip Elektronik ........... 49

BAB VIII PENDANAAN PENGELOLAANARSIP DINAMIS ............................................. 53

BAB IX KETENTUAN PIDANA................................... 55BAB X PENUTUP ........................................................ 56DAFTAR PUSTAKA ..................................................... 57

11

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar BelakangUniversitas Negeri Semarang sebagai pemegang

institusi Lembaga Pendidikan tinggi yang berperanstrategis dalam mengemban amanah untukmelaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaknipendidikan, penelitian, dan pengabdian padamasyarakat. Dalam melaksanakan Tri Darma PerguruanTinggi tersebut akan menghasilkan suatu data, dokumenarsip sebagai informasi yang terekam (recordedinformation). Di dalam Undang-Undang nomor 43 tahun2009 tentang Kearsipan khususnya pasal 1 dinyatakanbahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwadalam berbagai bentuk dan media sesuai denganperkembangan teknologi informasi dan komunikasi yangdibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahdaerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasipolitik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangandalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara.

Mengelola arsip dinamis ini sebagai langkah awaluntuk memperoleh arsip statis yang nantinya beradapada Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) atauatau Unit Kearsipan Pusat/Pusat Arsip Universitas.

Pengelolaan arsip dinamis bertujuan pokok untukmenjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitaskinerja dan sebagai alat bukti yang sah dalam rangkapelaksanaan fungsi dan tugas perguruan tinggi.Keberadaan arsip bukanlah hal yang diciptakan secara

khusus, tetapi arsip tercipta secara otomatis sebagai buktipelaksanaan kegiatan administrasi atau transaksi.Keberadaan arsip mencerminkan suatu endapaninformasi pelaksanaan kegiatan administrasi/transaksiyang memerlukan pengaturan.

Oleh karena itu seorang pengelola arsip jugaharus memahami teknik penyimpanan, peralatan, danpengamanan arsip khususnya di Universitas NegeriSemarang

B. Tujuan dan SasaranBuku pedoman pengelolaan arsip dinamis ini

dibuat untuk diimplementasikan dalam mengelola arsipyang berada di Universitas Negeri Semarang dengantujuan:1. Memudahkan dalam pencarian arsip2. Memberikan kejelasan tugas bagi unsur-unsur yang

terlibat dalam pengelolaan arsip.3. Memberikan keseragaman dan konsistensi prosedur

pengelolaan arsip4. Menciptakan efisiensi waktu dan biaya5. Mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan

pengelolaan arsip6. Terkelolanya arsip yang berada di unit dalam rangka

akuisisi arsip statis

C. Dasar HukumBuku pedoman pengelolaan arsip ini didasarkan

pada peraturan-peraturan sebagai berikut :1. Undang Undang nomor 43 tahun 2009 tentang

kearsipan

13

2. Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2013

3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia:

a. Nomor 17 tahun 2011 tentang KlasifikasiKeamanan dan Akses Arsip

b. Nomor 15 tahun 2012 tentang PetunjukPelaksanaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip

c. Nomor 19 tahun 20121 tentang PedomanPenyusunan Klasifikasi Arsip

d. Nomor 25 Tahun 2012 tentang PedomanPemusnahan Arsip

4. Permendikbud nomor 60 tahun 2012 tentangPengelolaan Arsip dan Dokumentasi sertaInformasi Publik di lingkungan Kemdikbud

5. Permendiknas nomor 26 tahun 2006 tentangJadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif dilingkungan PTN dan Kopertis

D. Ruang LingkupBuku Pedoman pengelolaan arsip dinamis ini

untuk dapat diimplementasikan pada seluruh unit kerjadi lingkungan Universitas Negeri Semarang yakni :1. Senat2. Fakultas dan PPs3. Lembaga4. Biro5. UPT6. Badan7. Satuan Pengembang Bisnis

BAB IIKETENTUAN UMUM

A. Pengertian Surat dan Arsip1. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang

digunakan untuk menyampaikan informasitertulis oleh satu pihak ke pihak lain.

2. Surat dinas merupakan pernyataan tertulisdalam berbagai bentuk yang dibuat olehorganisasi yang harus dikelola secara efektif,efisien, aman, cepat dan tepat.

3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwadalam berbagai bentukdan media sesuai denganperkembangan teknologi informasi dankomunikasi yang dibuat dan diterima olehlembaga negara, pemerintah daerah, lembagapendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangandalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat,berbangsa dan bernegara.

B. Jenis-jenis Arsip1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan

secara langsung dalam kegiatan pencipta arsipdan disimpan selama jangka waktu tertentu.

2. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannyamerupakan persyaratan dasar bagi kelangsunganoperasional pencipta arsip, tidak dapatdiperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusakatau hilang.

3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensipenggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.

15

4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekwensipenggunaannya telah menurun.

5. Arsip konvensional adalah arsip berbasis kertas.6. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar

adalah arsip yang dapat dilihat/atau didengardengan menggunakan peralatan khusus yangmemiliki bentuk fisik beraneka ragamtergantung pada media teknologi yangdigunakan pada saat penciptaannya.

7. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan,digunakan, dandipelihara sebagai buktitransaksi, aktivitas dan fungsi lembaga atauindividu yang ditransfer, dan diolah dengansistem komputer.

C. Sumber ArsipArsip tersebut dapat diperoleh melalui :1. Pengelolaan arsip dinamis yaitu proses

pengendalian arsip secara efektif, efisien dansistematis melalui penciptaan, penggunaan, danpemeliharaan, serta penyusutan arsip.

2. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyaikemandirian dan otoritas dalam pelaksanaanfungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidangpengelolaan arsip dinamis.

3. Unit pengolah adalah satuan kerja pada penciptaarsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitandengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.

4. Unit kearsipan adalah unit pengelola arsip padatingkat Biro/Fakultas/Lembaga/UPT yang

mempunyai tugas dan tanggung jawab dalampenyelenggaraan kearsipan.

5. Pusat arsip universitas adalah unit kearsipanyang menyelenggarakan kearsipan di tingkatuniversitas yang dibentuk melalui keputusanrektor.

6. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkatJRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atauretensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisirekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsipdimusnahkan, dinilai kembali, ataudipermanenkan yang dipergunakan sebagaipedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

7. Arsiparis/pengelola arsip adalah seseorang yangmemiliki kompetensi di bidang kearsipan yangdiperoleh melalui pendidikan formal dan/ataupendidikan dan pelatihan kearsipan sertamempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawabmelaksanakan kegiatan kearsipan.

8. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagaihasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legalserta keberadaan sarana bantu untukmempermudah penemuan dan pemanfaatanarsip.

9. Penyusutan arsip adalah kegiatan penguranganjumlah arsip dengan cara pemindahan arsipinaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilaiguna, dan penyerahan arsip statis/permanen kepusat arsip universitas.

17

10. Informasi Publik adalah informasi yangdihasilkan, disimpan, dikelola, dan dikirimuntuk kepentingan publik.

11. Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilahan,pengelolaan, dan penyimpanan informasi dibidang pendidikan, budaya dan seni.

D. Azas Penyelenggaraan KearsipanAzas penyelenggaraan kearsipan di

lingkungan Universitas Negeri Semarang adalahazas gabungan, yaitu azas sentralisasi dandesentralisasi yang meliputi:1. Bidang kebijakan, standar dan pedoman, serta

pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangkasimpan 5 (lima) tahun atau lebih, dilaksanakanoleh pusat arsip Universitas.

2. Bidang pengurusan naskah dinas, pengelolaanarsip aktif dan arsip inaktif yang memiliki jangkasimpan kurang dari 5 (lima) tahun, dilaksanakanoleh masing-masing satuan kerja.

Penyelenggaraan kearsipan ini dilaksanakanberazaskan:a. Kepastian Hukum,b. Keautentikan dan keterpercayaan,c. Keutuhan,d. Asal usul (principle of provenance),e. Aturan Asli (principle of original order),f. Keamanan dan keselamatan,g. Keprofesionalan,h. Akuntabilitas,i. Kemanfaatan,j. Aksesibilitas, dan

k. Kepentingan Umum

E. Tujuan Penyelenggaraan KearsipanPenyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:1. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan

terpercaya sebagai alat bukti yang sah.2. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang

andal dan pemanfaatan arsip sesuai denganketentuan peraturan perundang-undangan.

3. Menjamin perlindungan kepentingan civitasakademika dan hak-hak keperdataan melaluipengelolaan dan pemanfaatan arsip yangautentik dan terpercaya.

4. Menjamin keselamatan dan keamanan arsipsebagai bukti pertanggungjawaban dalamkehidupan bermasyarakat, berbangsa danbernegara.

5. Menjamin keselamatan aset universitas dalambidang pendidikan, budaya, dan seni sertakeamanan sebagai identitas dan jati diri bangsadan,

6. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalampengelolaan dan pemanfaatan arsip yangautentik dan terpercaya.

19

BAB IIIPENGARSIPAN

TATA NASKAH DINAS

Naskah dinas meliputi naskah dinas masuk dannaskah dinas keluar, sampai dengan tahap penyimpanandan penggunaannya.

A. Tahap Naskah Dinas MasukNaskah dinas masuk meliputi tahap penerimaan,pencatatan, pendistribusian dan pengendalian.1. Penerimaan naskah dinas dilakukan dengan

cara memeriksa kelengkapan naskah dinas,penandatanganan bukti penerimaan,penyortiran, pembukaan naskah dinas kecualinaskah dinas yang berkualifikasi rahasia danpribadi, pemberian lembar disposisi pada setiapnaskah dinas masuk.

2. Pencatatan naskah dinas dilakukan dengan caramencatat data identitas naskah dinas yangmeliputi: asal naskah dinas, tanggal, nomor,klasifikasi (rahasia, penting, amat segera, dansegera), isi ringkas dan tujuan naskah dinas.Sarana pencatatan naskah dinas meliputi lembardisposisi, lembar pengantar dan atau bukuagenda.

3. Pendistribusian naskah dinas dilakukan dengancara mencatat pada lembar distribusi atauekspedisi naskah dinas kemudianmendistribusikan naskah dinas sesuai denganunit pengolah/tujuan naskah dinas.

4. Pengendalian naskah dinas dilakukan dengancara memeriksa aliran naskah dinas dari unitpengolah yang satu ke pengolah lainnya sampaidengan proses penyelesaian isi naskah dinassehingga menjadi berkas kerja yang lengkap.

5. Naskah dinas masuk dilakukan secara terpusat(azas satu pintu) yaitu melalui suatu satuan kerjayang menangani penerimaan dan pengirimannyadengan maksud agar semua dokumen tercatatdan dapat diarahkan/dikendalikan secarasentral.

6. Pengarsipan naskah dinas masuk dikelompokanberdasarkan kode klasifikasi arsip yang dapatdilihat dari perihal surat.

B. Tahap Naskah Dinas KeluarNaskah dinas keluar meliputi pembuatan konsep,pengetikan, penandatanganan, penomoran,pencatatandan pengiriman.1. Ketentuan pembuatan konsep, pengetikan,

penandatanganan, penomoran naskah dinaskeluar dibuat sesuai dengan kaidah tata naskahdinas yang berlaku.

2. Pencatatan naskah dinas dilakukan dengan caramencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya meliputi tujuan naskah dinas, nomor,tanggal, serta isi ringkas naskah dinas padasarana pencatatan naskah dinas.

3. Pengiriman naskah dinas dilakukan melaluipos, menggunakan facsimile, kurir/caraka atauorang lain.

21

Hal-hal penting dalam pengelolaan naskah dinasadalah:1. Pengurusan naskah dinas masuk dan naskah

dinas keluar dapat menggunakan buku, kartu,atau perangkat elektronik.

2. Buku dan kartu meliputi sekurang-kurangnyabuku agenda naskah dinas, lembar pengantarnaskah dinas, lembar disposisi, buku ekspidisi.

3. Penerimaan naskah dinas harus disusun dandikelompokkan sesuai nama dan alamat yangtercantum pada naskah dinas.

4. Pengelompokan untuk menentukan naskahdinas dan naskah pribadi.

5. Meneliti kebenaran alamat yang tercantum padanaskah dinas.

6. Naskah dinas yang bersifat rahasia dan pribadidisampaikan dalam keadaan tertutup.

7. Lampiran naskah dinas tetap menyatu, jikalampiran tidak ada atau hilang berilah catatanpada kolom yang tersedia pada kartu lembardisposisi.

8. Apabila alamat naskah dinas dengan alamatyang tertera dalam sampul tidak sama,lampirkan sampul tersebut dengan naskah dinas.

9. Apabila dalam naskah dinas tidak bertanggal,cantumkan tanggal yang tertera pada stempelpos dan dianggap sebagai tanggal surat.

10. Pemberian nomor naskah dinas keluar dilakukanpada setiap awal tahun dan dimulai dari angka 1(satu) baik untuk nomor naskah dinas biasamaupun nomor naskah dinas surat keputusan.

11. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh

rektor atau pembantu rektor. Kode surat dibuatsesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku.Dalam pengarsipannya surat di kelompokkansesuai dengan kode surat.

C. Kelengkapan Naskah DinasKelengkapan naskah dinas meliputi: logo/lambang,kepala surat, nomor, hal (isi ringkas naskah dinas),lampiran (apabila ada), tanggal, alamat tujuannaskah dinas, nama jabatan, tanda tangan pejabat,dan cap/stempel dinas.1. Pemberian cap/stempel dinas diberikan/

menindas pada tanda tangan pejabat sebelah kirikurang lebih 1(satu) cm.

2. Pemberian cap rahasia, sangat segera, segera,dan tembusan pada sampul naskah dinasditempatkan di sebelah kanan atas.

3. Sampul naskah dinas yang tidak memakailambang satuan kerja diberi cap dinas padasampul di sebelah kiri bawah.

4. Pemberian nomor pada sampul naskah dinasberada pada disebelah kiri atas, jika didalamsampul naskah dinas berisi lebih dari satunaskah dinas maka seluruh nomor naskah dinasharus dituliskan pada sampul tersebut.

5. Penyortiran naskah dinas yaitumengelompokkan semua naskah dinas yangditerima berdasarkan: bobot, informasi, pihakatau satuan kerja yang dituju, sifatpenyampaiannya, pihak-pihak yang berwenanguntuk mengetahui isinya.

6. Mengarahkan/mengendalikan naskah dinas

23

adalah kegiatan meneruskan naskah dinaskepada pihak yang dituju dengan menggunakansarana antara lain lembar pengantar, lembardisposisi dan buku ekspidisi.

D. Tanggungjawab Pengelolaan Naskah DinasSetiap satuan kerja bertanggungjawab terhadap:1. Seluruh naskah dinas yang tercipta, kegiatan

pengelolaan naskah dinas tersebut mulai daripenerimaan, penilaian, pengarahan, pencatatansampai dengan pengiriman surat keluar danterbatas pada surat-surat dinas yang berkaitandengan satuan kerja masing-masing.

2. Menunjuk tenaga pengelola/arsiparis untukmengelola surat masuk dan surat keluar yangcukup handal secara kualitas maupun kuantitas.

3. Setiap surat masuk maupun surat keluar harusmenggunakan kartu kendali.

4. Setiap naskah dinas yang masuk harus disertaidengan lembar disposisi.

5. Prosedur pendistribusian perlu diatur denganjelas, terutama disposisi surat yang diarahkankepada lebih dari satu satuan kerja atau pejabat.

6. Tenaga pengelola/arsiparis disampingmenguasai pengetahuan manajemen kearsipanjuga memahami tentang fungsi, tugas, strukturorganisasi dan tujuan organisasi.a. Tenaga pengelola/arsiparis harus dapat

menganalisa sifat naskah dinas, isi informasidan menentukan kemana surat harusdiarahkan.

b. Tenaga pengelola/arsiparis menjaga

keamanan isi informasi yang terkandungdalam naskah dinas.

c. Tenaga pengelola/arsiparis harus berpegangteguh pada kode etik kearsipan.

E. Tanggungjawab terhadap ProsedurSetiap satuan kerja bertanggung jawab atasketersediaan prosedur dan mekanisme kerjapengurusan surat mulai dari penerimaan, penilaian,pengarahan, pencatatan, pengendalian sampaidengan pengiriman surat.1. Kartu kendali meliputi: buku agenda, lembar

pengantar surat, ekspidisi, dan lembar disposisi.2. Sarana pengendalian yang digunakan harus

dapat memisahkan antara surat terbuka yaitusurat dinas penting, surat dinas biasa, dan surattertutup yang bersifat rahasia.

3. Setiap surat masuk harus dilampiri lembardisposisi.

25

BAB IVPENETAPAN KEBIJAKAN

A. Organisasi KearsipanPengelolaan arsip dinamis pada Universitas

Negeri Semarang meliputi:1. Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga

kearsipan.2. Unit kearsipan adalah satuan kerja di lingkungan

Universitas Negeri Semarang.3. Lembaga kearsipan dibentuk pada tingkat

universitas atau Pusat Arsip.4. Pembentukan lembaga kearsipan ditetapkan oleh

Rektor.5. Lembaga kearsipan berbentuk Pusat Arsip

Universitas (Unit Kearsipan I).6. Unit kearsipan II dibentuk di tingkat Biro, Fakultas/

PPs, Lembaga, Unit Pelaksana Teknis, Badan, PusatLayanan, Pusat pengembangan

7. Pencipta arsip adalah yang menyelenggarakankearsipan pada tingkat Bagian, Subbagian danJurusan.

8. Pencipta arsip pada unit kearsipan dan lembagakearsipan dipimpin oleh sumber daya manusia yangprofesional dan memiliki kompetensi yang diperolehmelalui pendidikan formal dan/atau pendidikan danpelatihan kearsipan.

B. Fungsi dan Tugas Unit Kearsipan1. Unit kearsipan pada tingkat Biro, Fakultas,

Lembaga dan Unit Pelaksana Teknis memiliki

tugas dan fungsi:a. Mengelola arsip inaktif dari unit kerja di

lingkungannya.b. Pengolahan arsip dan penyajian arsip

menjadi informasi.c. Melakukan penyusutan arsip di

lingkungannyad. Penyerahan arsip statis dari pencipta arsip

kepada pusat arsip universitas.e. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi

dalam rangka penyelenggaraan kearsipan dilingkungannya.

C. Tugas Pusat Arsip UniversitasPusat arsip Universitas memiliki tugas:1) Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap

pencipta arsip di lingkungan Universitas NegeriSemarang.

2) Melakukan pembinaan kearsipan dengan koordinasidengan lembaga terkait.

3) Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterimadari:a. Unit kearsipan di lingkungan Universitas Negeri

Semarang.b. Civitas akademika Universitas Negeri Semarang.c. Perseorangan.

4) Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensisekurang-kurangnya 5 (lima) tahun yang berasal dariunit pengolah, satuan kerja dan unit pencipta dilingkungan Universitas Negeri Semarang.

27

BAB VPENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Pengelolaan arsip dinamis di Universitas NegeriSemarang dilaksanakan untuk menjamin ketersediaanarsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat buktiyang sah dalam rangka pelaksanaan fungsi dantugassebagai lembaga perguruan tinggi. Pengelolaan inimeliputi, penciptaan, penggunaan, pemeliharaan,penyusutan serta program arsip vital dan arsip terjagalainnya.

A. Penciptaan Arsip1. Pembuatan

Pembuatan arsip adalah kegiatan merekaminformasi dalam suatu media rekam tertentuuntuk dikomunikasikan dalam rangkamelaksanakan fungsi dan tugas UniversitasNegeri Semarang sebagai lembaga perguruantinggi dengan memperhatikan hal-hal sebagaiberikut:1) Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan

konteks.2) Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip

vital/statis dilaksanakan denganmediarekam dan peralatan berkualitas baik.

3) Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitasarsip, serta pengelompokan arsip sebagaisatu keutuhan informasi maka jadi dalampembuatan arsip dilaksanakan berdasarkantata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta

klasifikasi keamanan dan akses arsip.4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan

klasifikasi keamanan dan akses arsip untukmenentukan keterbukaan atau kerahasiaanarsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

5) Pembuatan arsip harus didokumentasikandengan cara registrasi yang dilakukanoleharsiparis.

2. PenerimaanPenerimaan arsip adalah kegiatan yangberhubungan dengan pengaturan arsip yangberasal dari pihak luar (organisasi dan/atauindividu).Dalam penerimaan arsip yang perludiperhatikan adalah:1) Arsip yang diterima dalam kondisi aman,

tepat, lengkap, dan jelas terbaca.2) Arsip dianggap sah diterima setelah sampai

pada petugas penerima arsip yangberwenang.

3) Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sahditerima setelah tercetak oleh mesin fakspenerima arsip.

4) Arsip dianggap sah diterima setelah sampaipada penerima yang berhak dan penerimaanarsip itu harus didokumentasikan dengancara diregistrasi oleh unit yang mewadahifungsi persuratan untuk kemudian ditindaklanjuti olehunit pengolah.

5) Pendokumentasian penerimaan arsip

29

dilakukan oleh arsiparis untuk dipelihara,disimpan, dan digunakan.

3. RegistrasiRegistrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsipyang dibuat atau diterima oleh UniversitasNegeri Semarang ke dalam sistem kearsipan,dengan memperhatikan berikut ini:1) Registrasi dilakukan secara lengkap dan

konsisten .2) Registrasi dilakukan dengan memberikan

kode yang bertujuan untuk merekaminformasi yang ringkas mengenai arsip.

3) Data registrasi tidak boleh diubah-ubah,namun apabila diperlukan perubahan karenaterjadi kesalahan teknis, maka harusdilakukan pencatatan perubahan.

Registrasi arsip dilakukan dengan mencatatinformasi arsip seuai dengan standarmetadatakearsipan, dan sekurang-kurangnya meliputinomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggalarsip, tanggal penerimaan dan pengiriman,instansi penerima dan pengirim, isi ringkas, dankode klasifikasi.

Kode Hal Naskah Dinas di lingkungan KementerianPendidikan dan Kebudayaan sesuai Surat EdaranSekretaris Jenderal Nomor 0677/A.A5/SE/2012 tanggal9 Januari 2012 sebagai berikut :

1) Akreditasi AK2) Analisis Jabatan AJ3) Bantuan Hukum BH4) Dokumentasi DO5) Evaluasi Pendidikan EP6) Hubungan Masyarakat HM7) Hukum HK8) Kebahasaan BS9) Kelembagaan KL10) Kemahasiswaan KM11) Kepegawaian KP12) Kerja Sama Luar Negeri LN13) Kerja Sama Dalam Negeri DN14) Kerumahtanggaan RT15) Ketatausahaan TU16) Keuangan KU17) Kurikulum KR18) Kursus KS19) Media Informasi MI20) Media Kreatif MK21) Organisasi dan Tata Kerja OT22) Pelaporan PL23) Pendidikan Anak Usia Dini DU24) Pendidikan Dasar DS25) Pendidikan Menengah DM

26) Pendidikan Tinggi DT27) Pendidikan Khusus DK28) Pendidikan Kesetaraan DR29) Pendidikan Masyarakat MS30) Pendidikan dan Pelatihan DL31) Pend. & Tenaga Kependidikan PT32) Penelitian LT33) Pengabdian kepada Masyarakat PM34) Pengawasan WS35) Pengembangan PG36) Peraturan Perundang-undangan PP37) Perbukuan PB38) Perencanaan PR39) Perlengkapan LK40) Perpustakaan PK41) Peserta Didik PD42) Sarana Pendidikan SP43) Tata Laksana TL44) Teknologi Informasi TI45) Cagar Budaya CB46) Kesenian SN47) Sejarah SJ48) Permuseuman MU49) Perfilman FL50) Lain-lain LL

Contoh kartu indeks untuk label pada arsip, digunakanuntuk mempermudah pencarian arsip.

KARTU INDEKSSubbag. Tata Usaha, BagianUmum, BAUK UNNES

No. kode tahun

Nomor Surat Tanggal :

Perihal/Isi Ringkas

Asli : LbTembusan : LbFotokopi : LbPengindeks : Lb

31

4. PendistribusianPendistribusian arsip adalah penyampaian arsipatau pengendalian pergerakan arsip dari satuunit kerja ke unit kerja lain di lingkunganUniversitas Negeri Semarang, denganmemperhatikan:1) Distribusi arsip dilakukan setelah arsip yang

berkaitan dinyatakan lengkap.2) Distribusi arsip dilakukan dengan cepat,

tepat, lengkap dan aman.3) Distribusi arsip disertai dengan

pengendalian pergerakan arsip dilingkungan Universitas Negeri Semarang.

Pendistribusian arsip dilakukan melaluiprosedur yaitu:1) Penyampaian arsip ke unit kerja di

lingkungan Universitas Negeri Semarang.2) Pengendalian arsip.3) Penyampaian arsip ke pimpinan.4) Pengendalian terhadap pergerakan arsip di

lingkungan perguruan tinggi.B. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip

a. Pemberkasan Arsip Aktif1) Arsip yang sudah diregistrasi dan

didistribusikan harus diberkaskan sebagaiarsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip.

2) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakanmelalui kegiatan, pemeriksaan, penentuanindeks, pengkodean, pembuatan tunjuksilang, pengelompokan, pelabelan,pembuatan daftar isi berkas, penyimpanan

arsip dan pembuatan daftar arsip aktif.3) Pemberkasan arsip aktif pada unit di tujukan

untuk tertatanya fisik dan informasi arsip,serta tersusunnya daftar arsip aktif.

4) Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkasdan daftar isi berkas.

5) Daftar berkas sekurang-kurangnya memuatdata yaitu unit pengolah, nomor berkas,kode klasifikasi, uraian informasi berkas,tahun, jumlah dan keterangan.

6) Daftar isi berkas sekurang-kurangnyamemuat data yaitu nomor berkas, nomoritem arsip, kode klasifikasi, uraian informasiarsip, tanggal, jumlah, dan keterangan.

7) Pemberkasan arsip aktif dan pembuatanarsip daftar arsip aktif pada unit kerjamenjadi tanggung jawab pimpinan unit kerjadan dilaksanakan oleh arsiparis.

8) Daftar arsip aktif disampaikan kepada unitkearsipan untuk disampaikan kepada UKPTsebagai simpul jaringan dalam rangkapenyelenggaraan SIKN dan JIKN.

b. Penataan Arsip Inaktif1) Penataan arsip dinamis pada unit kearsipan

dan lembaga kearsipan dilaksanakanberdasarkan asas asal usul dan asas aturanasli, melalui kegiatan antara lain: pengaturanfisik arsip, pengolahan informasi arsip,penyusunan daftar asip inaktif.

2) Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnyamemuat data antara lain: pencipta arsip,

33

nomor urut, kode klasifikasi, uraianinformasi meliputi: jumlah, tahun, danketerangan.

3) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftararsip inaktif yang memiliki retensi di bawah10 (tahun) menjadi tanggung jawab kepalaunit kearsipan ditingkat Biro, Lembaga, UPT,dll, yang dilaksanakan oleh arsiparis.

4) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftararsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjaditanggungjawab kepala unit kearsipan pusatyang dilaksanakan oleh arsiparis.

5) Daftar arsip inaktif dari unit kearsipandisampaikan kepada unit kearsipan pusatpada UKPT dalam rangka penyelenggaraanSIKN dan JIKN.

Sebelum dimasukkan ke filling cabinet arsipdipisahkan berdasarkan kode permasalahan dandiberi sekat untuk memudahkan pencarian.

CUTI

Beberapa contoh folder untuk filling cabinet danlemari gantung arsip, digunakan untuk menyimpanarsip.

1. Contoh guide untuk menyekat arsip di dalam folderarsip.

35

c. Pemeliharaan Arsip1) Penyediaan prasarana dan sarana kearsipan

disesuaikan dengan standar kearsipan untukpengelolaan arsip dinamis berdasarkanbentuk dan media arsip.

2) Penyimpanan arsip dilaksanakan denganmemperhatikan bentuk dan media arsip.

3) Suhu dan kelembaban udara ruangan arsipdiatur secara konstan sesuai dengan bentukdan media arsip.

4) Perlindungan dan pengamanan arsipdilaksanakan terhadap fisik daninformasinya.

Boks arsip digunakan untuk menyimpan arsip dalamlemari arsip atau mobile file.

Kode: CKepegawaian

2012

29 cm

27cm

Kode: KUKeuangan

Filling cabinet digunakan untuk menyimpan arsip yangsudah dikelompokkan berdasar kode permasalahan.

29 cm

27cm

Kode: KUKeuangan

Filling cabinet digunakan untuk menyimpan arsip yangsudah dikelompokkan berdasar kode permasalahan.

37

d. Alih Media Arsip1) Alih media arsip dilakukan dalam rangka

penggunaan dan pemeliharaan arsip aktifdan arsip inaktif pada unit kerja dan unitkearsipan di lingkungan Universitas NegeriSemarang.

2) Alih media arsip aktif dan arsip inaktifdilaksanakan dalam bentuk dan mediaapapun sesuai kemajuan teknologi informasidan komunikasi berdasarkan ketentuanperaturan perundang-undangan.

3) Alih media arsip aktif dan arsip inaktif padaunit kerja dan unit kearsipan dilaksanakandengan memperhatikan kondisi arsip dannilai informasi.

4) Arsip yang dialihmediakan tetap disimpanuntuk kegiatan hukum berdasarkanketentuan peraturan perundang-undangan.

5) Alih media arsip dilegalisasi denganautentifikasi oleh pimpinan unit kerja/unitpengolah dan unit kearsipan denganmemberikan tertentu yang dilekatkan,terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alihmedia.

6) Pelaksanaan alih media dilakukan denganmembuat berita acara yang disertai dengandaftar arsip. Berita acara alih media arsipaktif dan inaktif sekurang-kurangnyamemuat; waktu dan tempat pelaksanaan,jenis media, jumlah arsip, keterangan prosesalih media yang dilakukan, pelaksana, danpenandatangan (pimpinan unit pengolah

dan/atau unit kearsipan).7) Daftar arsip aktif dan arsip inaktif yang

dialihmediakan sekurang-kurangnyamemuat; nomor urut, jenis, jumlah, tahun,dan keterangan.

8) Unit pengolah/unit kerja menyimpandokumentasi pelaksanaan alih media arsipaktif.

9) Unit pengolah/unit kerja melaporkanpelaksanaan alih media arsip aktif kepadaunit kearsipan dilingkungannya.

10) Unit kearsipan dilingkungannya melaporkanpelaksanaan alih media arsip aktif dan arsipinaktif kepada unit kearsipan pusat

11) Unit kearsipan pusat melaporkanpelaksanaan alih media arsip aktif daninaktif kepada Rektor.

12) Arsip hasil alih media dan hasil cetaknyamerupakan alat bukti yang sah bagikepentingan hukum Universitas NegeriSemarang.

e. Penggunaan Arsip1) Penggunaan arsip aktif dan inaktif

diperuntukkan bagi kepentingan internalUniversitas Negeri Semarang dan publik.

2) Unit pengolah bertanggungjawab terhadapketersediaan dan autentisitas arsip aktif dilingkungannya.

3) Unit kearsipan atas nama pimpinanperguruan tinggi bertanggungjawabterhadap ketersediaan arsip inaktif untukkepentingan penggunaan internal pencipta

39

arsip dan kepentingan publik, sertapenggunaan informasi arsip dalam SIKN danJIKN.

4) Penyediaan arsip untuk kepentingan aksesaktif dan arsip inaktif pada satuan kerjaBAAKK, BAUK, BAPK, Fakultas,UPT,Lembaga, Pascasarjana, ULP, Puslakesmenjadi tanggungjawab kepala unitkearsipan dilingkungannya dandilaksanakan oleh arsiparis.

5) Penggunaan arsip dilaksanakan sesuaidengan sistem klasifikasi keamanan danakses arsip di lingkungan perguruan tinggi.

C. Penyusutan ArsipPenyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan

jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dariunit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yangtidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statiskepada unit kearsipan pusat. Penyusutan arsip dilingkungan perguruan tinggi dilaksanakan berdasarkanJRA (Jadwal Retensi Arsip), dengan prosedur sebagaiberikut:a. Pemindahan Arsip Inaktif

1) Pemindahan arsip inaktif pada unit pengolah/unit kerja di lingkungan rektorat, fakultas, UPTatau unit kearsipan di lingkungannya menjaditanggungjawab kepala unit kerja masing-masing.

2) Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukandengan penandatanganan berita acara dandilampiri daftar arsip yang dipindahkan.

3) Berita acara pemindahan arsip inaktif

ditandatangani oleh kepala satuan kerja dankepala unit kearsipan

4) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan denganmemperhatikan bentuk dan media arsip melaluikegiatan; penyeleksian arsip inaktif, pembuatandaftar arsip inaktif yang dipindahkan.

5) Pemindahan arsip inaktif;a) Yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh)

tahun dilakukan dari unit pengolah/unitkerja di lingkungan BAAKK, BAUK, BAPK,UPT, ULP, Lembaga, Fakultas, Pascasarjana,atau unit lain ke unit kearsipan dilingkungannya

b) Yang memiliki retensi sekurang-kurangnya10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unitpengolah/unit kerja di lingkungan BAAKK,BAUK, BAPK, UPT, ULP, Lembaga, Fakultas,Pascasarjana, atau unit lain ke unit kearsipanpusat yang dilakukan koordinasi denganunit kearsipan di lingkungannya.

41

Contoh: Berita acara pemindahan arsip inaktif dari unitpengolah 2 (satuan kerja/pencipta arsip) ke unitpengolah 1 (unit kearsipan)

BERITA ACARAPEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Berdasarkan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, padahari ini ……., tanggal……., bulan ………., tahun ……..bertempat di ………Yang bertanda tangan di bawah ini :1. Nama : ………………………………………

Jabatan : ………………………………………Satuan Kerja : ………………………………………(unit pengolah 2)dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama, …………………..(Bagian/Subbagian/Jurusan) ………… sebagai pihak yang menyerahkanarsip selanjutnya disebut pihak I ;

2. Nama :………………………………………Jabatan :………………………………………Unit Kearsipan Satuan Kerja :……………………(unit pengolah 1/unit kearsipan II)dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ……………..(Biro/Fakultas/Lembaga/UPT)…………...................…sebagai pihak yangmenerima, selanjutnya disebut pihak II.

Menyatakan telah mengadakan pemindahan arsip inaktif …………….(Bagian/Subbagian/Jurusan) …………. Universitas Negeri Semarang ………,pihak I menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip inaktifyang dimaksud dalam daftar pertelaan arsip terlampir kepada pihak II danpihak II akan memberikan layanan arsip kepada pihak I.

Pihak I Pihak IIYang menyerahkan, Yang menerima,

(Pejabat yang menyerahkan) (Pejabat yang menerima)

b. Pemusnahan Arsip1) Pemusnahan arsip pada pencipta arsip

merupakan tanggungjawab Rektor yangdilakukan terhadap arsip yang;a. Tidak memiliki nilai guna.b. Telah habis retensinya dan berketerangan

dimusnahkan berdasarkan JRA.c. Tidak ada peraturan perundang-undangan

yang melarang dan,d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses

suatu perkara.2) Pemusnahan arsip dilakukan dengan

pembentukan panitia penilaian arsip ditetapkanoleh Rektor.Panitia penilaian arsip sekurang-kurangnyamemenuhi unsur:a. Kepala unit kearsipan sebagai ketua untuk

pemusnahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun.

b. Kepala unit pengolah/unit kerja pemilikarsip yang akan dimusnahkan sebagaianggota.

c. Kepala LKPT sebagai ketua untukpemusnahan arsip yang memiliki retensisekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun.

d. Arsiparis sebagai anggota.3) Pemusnahan arsip yang memiliki retensi di

bawah 10 (sepuluh) tahun maupun arsip yangmemiliki retensi sekurang-kurangnya 10(sepuluh) tahun wajib dilaksanakan sesuaidengan prosedur.

4) Prosedur pemusnahan arsip bagi arsip yang

43

memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahundilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:a. Pembentukan panitia penilai arsip.b. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip

usul musnah oleh arsiparis pada unitkearsipan di lingkungannya.

c. Permintaan persetujuan dari pimpinansatuan kerja kepada Rektor

d. Penilaian dan pertimbangan oleh panitiapenilai arsip.

e. Persetujuan pemusnahan oleh Rektorberdasarkan rekomendasi dari panitiapenilai.

f. Penetapan arsip yang akan dimusnahkanoleh Rektor.

g. Pemusnahan arsip dilakukan setelahmendapat persetujuan dan pertimbangantertulis dari panitia penilai arsip danpersetujuan tertulis dari Rektor

h. Pelaksanaan pemusnahan oleh arsiparisdengan disertai berita acara dan daftar arsipyang akan dimusnahkan.

i. Pelaksanaan pemusnahan disaksikan olehminimal 2 (dua) pejabat dari unit hukumdan/atau pengawasan dari lingkunganpencipta arsip yang bersangkutan.

j. Pemusnahan arsip dilakukan secara totalsehingga isi informasi arsip musnah dantidak dapat direkonstruksi.

k. Penyimpanan dokumentasi pelaksanaanpemusnahan arsip oleh unit kearsipan II.

5) Prosedur pemusnahan arsip yang memilikiretensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahundilaksanakan dengan ketentuan sbb:a. Pembentukan panitia penilai arsipb. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip

usul musnah oleh arsiparis pada unitkearsipan

c. Penilaian dan pertimbangan oleh panitiapenilai arsip

d. Permintaan persetujuan dari Rektorkepadakepala ANRI

e. Penetapan arsip yang akan dimusnahkanoleh Rektor berdasarkan rekomendasipanitia penilai arsip

f. Pemusnahan arsip dilakukan setelahmendapatkan pertimbangan tertulis daripanitia penilai arsip dan persetujuan tertulisdari kepala ANRI

g. Pelaksanaan pemusnahan oleh arsiparisdengan disertai berita acara dan daftar arsipyang akan dimusnahkan

h. Pelaksanaan pemusnahan disaksikan olehminimal 2 (dua) pejabat dari unit hukumdan/atau pengawasan dari lingkunganperguruan tinggi yang bersangkutan, dan

i. Pemusnahan arsip dilakukan secara totalsehingga isi informasi arsip musnah dantidak dapat direkonstruksi

j. Penyimpanan dokumentasi pelaksanaanpemusnahan arsip oleh unit kearsipan I

6) Unit kearsipan pada unit kerja dan unitkearsipan pusat menyimpan dokumentasi

45

pelaksanaan pemusnahan arsip sesuai dengankewenangannya, meliputi :Keputusan pembentukan panitia pemusnahanarsip, notulen rapat panitia pemusnahan arsip,usulan panitia pemusnahan kepada pimpinanpencipta arsip, keputusan pimpinan penciptaarsip tentang penetapan pelaksanaanpemusnahan arsip, berita acara pemusnahanarsip dan daftar arsip yang akan dimusnahkan.

Berita Acara Pemusnahan Arsip

c. Penyerahan Arsip Statis1) Penyerahan arsip statis wajib dilaksanakan oleh

satuan kerja di lingkungan perguruan tinggikepada LKPT dilakukan terhadap arsip yangmemiliki nilai guna kesejarahan, telah habismasa retensinya, dan/atau berketerangandipermanen-kan sesuai dengan JRA perguruantinggi/ Universitas Negeri Semarang.

BERITA ACARAPEMUSNAHAN ARSIP

Nomor : …………………….

Pada hari ini …………., tanggal …………., bulan …………, tahun……….., bertempat di ……………, yang bertanda tangan di bawah iniPanitia Pemusnahan Arsip …………..(unit pengolah/unit arsipuniversitas)………….., Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan,berdasarkan Surat Keputusan ………….,nomor….......................,tanggal……….., telah melakukan pemusnahanarsip seperti tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir dengancara ………….Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk diketahuidan dipergunakan seperlunya.

Panitia Pemusnahan Arsip

1. ………………………(…Ketua Panitia...)

2. ………………………(…Wakil Ketua….)

3. ………………………(….Sekretaris…….)

Saksi : 4. ………………………….1. ………………..(…………..) (…Anggota………)2. ………………..(…………...)3. ………………..(…………...) 5 …………………………..

(...Anggota………)

47

2) Penyerahan arsip statis kepada UKPT menjaditanggung jawab pimpinan satuan kerja dilingkungan Unnes

3) Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakansebagai berikut :a. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip

usul serah terima oleh arsiparis di unitkearsipan unit kerja dan Lembaga kearsipanpusat (LKPT)

b. Pemberitahuan oleh pimpinan satuan kerjadilingkungan universitas kepada kepalaLKPT

c. Persetujuan dari kepala LKPTd. Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh

Rektore. Pelaksanaan serah terima arsip statis oleh

pimpinan satuan kerja, fakultas, UPT, atauunit lainnya dilingkungan Unnes kepadakepala LKPT atas nama pimpinan universitasdengan disertai berita acara dan daftar arsipyang akan diserahkan

f. Prosedur penyerahan arsip statisdilaksanakan dengan memperhatikan formatdan media arsip yang diserahkan

g. Penyimpanan dokumentasi pelaksanaanpenyerahan arsip statis oleh LembagaKearsipan Pusat (LKPT)

D. Program Arsip VitalProgram arsip vital adalah tindakan dan prosedur

yang ditetapkan dalam manajemen arsip dilingkunganuniversitas yang bertujuan untuk memberikan

perlindungan dan penyelamatan arsip vital perguruantinggi pada saat darurat atau setelah terjadi musibahdengan tujuan:a. Menjamin kontinuitas kegiatan perguruan tinggi

pasca terjadi bencanab. Menjamin keselamatan dan keamanan bukti

kekayaan/aset perguruan tinggic. Melindungi hak dan kewajiban pegawaiProgram arsip vital di Universitas Negeri Semarangdilaksanakan oleh unit pengolah dan unit kearsipanpada unit kerja dalam rangka pengelolaan arsip dinamisdi lingkungan Universitas Negeri Semarang yangmeliputi: Identifikasi, perlindungan dan pengamanan,penyelamatan dan pemulihan arsip.

1. IdentifikasiArsipa) Analisis organisasi

Analisis organisasi dilakukan untuk menentukanunit-unit kerja dilingkungan Universitas NegeriSemarang yang memiliki potensi menciptakanarsip vital. Analis organisasi dilakukan melaluipendekatan analisis fungsi dan analisis substansiinformasi.

b) PendataanPendataan atau survei merupakan teknikpengumpulan data tentang arsip vital dilingkungan perguruan tinggi setelah analisisorganisasi dilakukan. Pendataan menggunakanformulir yang sekurang-kurangnya memuatdata, yaitu nama pencipta arsip, unit kerja, jenisarsip, media simpan, sarana temu kembali,volume, tahun, retensi, tingkat keaslian, sifat

49

kerahasiaan, lokasi simpan, sarana simpan, dankondisi.

c) Pengolahan hasil pendataanHasil pendataan arsip vital pada unit-unit kerjadi lingkungan Universitas Negeri Semarang,diolah oleh suatu tim untuk memperolehkepastian bahwa hasil identifikasi arsipmemenuhi kriteria arsip vital melalui analisishukum dan analisis resiko yaitu:a. Analisis hukum dilakukan dengan

mengajukan pertanyaan:1) Apakah arsip ini secara legal

mengandung hak dan kewajiban ataskepemilikan?

2) Apakah hilangnya arsip tersebut dapatmenimbulkan tuntutan hukum terhadapindividu atau organisasi?

3) Jika arsip yang mendukung hak-hakhukum individu/organisasi hilang,apakah duplikatnya harus dikeluarkandengan pernyataan di bawah sumpah?

b. Analisis resiko dilakukan denganmengajukan pertanyaan sebagai berikut:1) Jika arsip ini tidak diketemukan, berapa

lama waktu yang dibutuhkan untukmerekonstruksi informasi dan berapabiaya yang dibutuhkan oleh organisasi?

2) Berapa lama waktu yang tidak produktifdengan tidak adanya arsip ini danberapa biaya yang harus dikeluarkanoleh organisasi?

3) Berapa banyak kesempatan untukmemperoleh keuntungan yang hilangdengan tidak diketemukannya arsip ini?

4) Berapa besar kerugian yang dialami olehorganisasi dengan tidak adanya arsip ini?

2. Perlindungan dan Pengamanana) Membuat duplikasi dan dispersal, merupakan

salah satu metode perlindungan arsip dengancara menciptakan duplikat atau salinan ataucopy arsip dan menyimpan arsip hasilpenduplikasian tersebut di tempat lain.

b) Peralatan khusus, merupakan perlindungan bagiarsip vital dari musibah atau bencana yang dapatdilakukan melalui penggunaan peralatanpenyimpanan khusus, seperti: vaults, fillingcabinet tahan api, ruang bawah tanah, safe depositbox, dsb

c) Penyimpanan arsip vital pada ruangan yangdapat menjamin arsip vital dari ancamankebakaran, banjir, pencurian, dan bencanalainnya.

3. Penyelamatan dan Pemulihana) Penyelamatan

Penyelamatan dari bencana besar, dilakukandengan:1) Membentuk tim kerja yang diketuai oleh

kepala unit kearsipan dan/atau UKPT2) Mengevakuasai dan memindahkan arsip ke

tempat yang aman3) Mengidentifikasi jenis arsip yang akan

mengalami kerusakan, jumlah dan tingkat

51

kerusakan dengan mengacu kepada arsipvital

4) Melakukan penilaian tingkat kerusakan5) Mengatur tingkat proses penyelamatan

termasuk tata caranya, pergantian waktubertugas, rotasi pekerjaan, mekanismekomunikasi dengan pihak-pihak terkait danlain-lain

b) Pemulihan1) Stabilisasi dan Perlindungan

a) Setelah terjadi bencana perlu segeradilakukan perbaikan terhadap kerusakanstruktur bangunan atau kebocorantempat penyimpanan arsip.

b) Pengaturan stabilisasi suhu dankelembaban udara dengan pengaturansirkulasi udara atau menggunakan kipasangin.

c) Apabila seluruh bangunan mengalamikerusakan, maka arsip yang sudahdievakuasi dan dipindahkan ke tempataman harus dijaga untuk mencegahkerusakan yang lebih parah.

2) Penilaian Tingkat Kerusakan dan SpesifikasiKebutuhanMenentukan jumlah dan jenis kerusakan,media, atau peralatan yang terpengaruh danikut rusak, dan lain-lain termasukmemperhitungkan kebutuhan tenaga ahlidan peralatan untuk melakukan operasipenyelamatan.

3) Penyimpanan Kembali

a) Jika tempat penyimpanan arsip tidakmengalami kerusakan maka ruangantersebut dibersihkan terlebih dahulu

b) Penempatan kembali peralatanpenyimpanan arsip vital

c) Penempatan kembali arsipd) Arsip vital elektronik dalam bentuk

disket, catridge, CD dan lain-laindisimpan ditempat tersendiri dandilakukan format ulang dan dibuatduplikatnya.

4) EvaluasiSetelah melakukan kegiatan pemulihan,maka perlu dilakukan evaluasi untukmengetahui seberapa jauh tingkatkeberhasilan penyelamatan arsip vital danpenyusunan laporan. Kegiatan evaluasi jugaakan bermanfaat untuk mempersiapkankemungkinan adanya bencana yang dialamioleh Perguruan Tinggi (Universitas NegeriSemarang)

E. PROGRAM ARSIP TERJAGAProgram arsip terjaga adalah tindakan dan

prosedur perlindungan dan penyelamatan arsip yangberkaitan dengan masalah Kependudukan, Kewilayahan,Kepulauan, Perbatasan, Perjanjian Internasional, KontrakKarya, dan masalah pemerintahan yang strategis yangdimiliki Universitas Negeri Semarang untuk kepentinganNegara, pemerintahan, pelayanan publik, dankesejahteraan rakyat. Program arsip terjaga inidilaksanakan oleh unit pengolah bersama dengan unit

53

kearsipan dalam rangka pengelolaan arsip dinamis dilingkungan Universitas Negeri Semarang. Program Arsipterjaga meliputi kegiatan: Pemberkasan, Pelaporan, danPenyerahan salinan autentik dari naskah asli arsipterjaga kepada ANRI1. Pemberkasan Arsip Terjaga

Prosedur dan teknis pemberkasan arsip terjagaolehunit pengolah/unit kerjasama dengan pemberkasanarsip aktif yang dihasilkan oleh unit pengolah/unitkerja yang bersangkutan dalam rangka pengelolaanarsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip perguruantinggi, meliputi: pemeriksaan kelengkapan arsip(inspection), pemberianindeks (Indexing),pemberian kode arsip (coding), tunjuk silang (crossreference), penyortiran (sorting), pelabelan(labeling), dan penyimpanan (filling).

2. Pelaporan Arsip Terjagaa) Pelaporanarsip terjaga paling lama 1 (satu) tahun

sejakterjadinya kegiatan. Hal yang dilaporkanadalah informasi mengenai arsip yang telahdiciptakan dan diberkaskan dalam rangkapelaksanaan fungsi dan tugas perguruan tinggi.

b) Pelaporan disampaikan dalam bentuk daftararsipterjaga yang sekurang-kurangnya memuat:nama pencipta, nomor, kode klasifikasi, uraianisi informasi, tahun, media, jumlah, tingkatkeaslian, dan kondisi arsip.

c) Penyampaian laporan arsip terjaga kepada ANRImenjadi tanggung jawab pimpinan perguruantinggi yang dilaksanakan oleh unit kearsipan.

d) Penyampaian laporan dapat dilakukan secaralangsung (off line) maupun jaringan (on line)

melalui jaringan informasi kearsipan.e) Pembaruan data laporan arsip terjaga di ANRI

dilakukan oleh unit kearsipan bersama denganunit pengolah yang terkait di ANRI.

3. Penyerahan salinan autentik

melalui jaringan informasi kearsipan.e) Pembaruan data laporan arsip terjaga di ANRI

dilakukan oleh unit kearsipan bersama denganunit pengolah yang terkait di ANRI.

3. Penyerahan salinan autentik

55

BAB VIPENGELOLAAN ARSIP AUDIO VISUAL

A. Jenis-jenis Arsip Audio VisualPengelolaan arsip audio visual atau arsip pandangdengar dilaksanakan secara terpadu dengan mediaarsip lain dan prosedur yang baku.Arsip Audio visual ini meliputi:1) Arsip citra statik (tidak bergerak) yaitu foto, slide,

poster, microfilm, microfiche.2) Arsip citra bergerak yaitu film, video, dan video

compact disc (VCD), digital video disc (DVD).3) Arsip rekaman suara yaitu kaset dan compact disc

(CD).4) Media lain sesuai dengan perkembangan

teknologi penciptaannya.

B. Prosedur Pengelolaan Arsip Audio VisualProsedur pengolahan arsip audio visual meliputi:Identifikasi, diskripsi, indeksing, labeling, tunjuksilang, penyusunan sarana temu balik, dan penataan.1) Identifikasi adalah menentukan pencipta arsip,

pemilik, dan sistem penataan yang digunakan.2) Diskripsi adalah mencatatat data teknis dan

intelektual arsip secara akurat. Isi diskripsi audiovisual adalah sebagai berikut:a. Diskripsi arsip film dokumenter: nomor

reel, tipe copy, ukuran, masa putar, warna,narasi, produksi, tahun produksi, copyright,series, file, isi informasi.

b. Diskripsi arsip video: nomor video, tahun,format, durasi, tipe, warna, series, file, isi

informasi.c. Diskripsi arsip foto: nomor positif/item,

nomor negatif, tempat/lokasi, tanggal,jumlah, series, file, isi.

d. Diskripsi arsip rekaman suara: nomor kaset,tanggal rekam, durasi, tipe copy, mutu suara,file, isi informasi.

e. Diskripsi arsip rekaman suara (sejarahlisan): nomor kaset, pengkisah,pewawancara, tempat/tanggal wawancara,type copy, series, file, isi informasi.

f. Diskripsi arsip microfilm: nomor reel,tahun, bundel, jumlah halaman, ukuran,selesai di microfilm, asal arsip, isi informasi.

g. Indeksing adalah memberi tanda pengenalarsip.

h. Labeling adalah menuliskan indeks/tandapengenal arsip pada tempat penyimpanarsip.

i. Tunjuk silang adalah memberikan kode/tanda/kata-kata yang memperlihatkanadanya hubungan informasi antara arsipvideo visual dengan lainnya.

j. Penyusunan sarana temu balik arsip(finding aid) adalah menyusun hasildiskripsi arsip secara sistematis pada suatudaftar inventaris, yang digunakan sebagaisarana bantu penemuan/temu balik arsipaudio visual (film, video, foto, kaset,microform).

k. Penataan adalah menempatkan danmenyusun arsip audio visual pada rak/

57

lemari penyimpanan sesuai denganpenciptanya, format, dan ukuran arsip secarateratur pada ruang penyimpanan.

C. Pengelolaan Arsip Audio Visual1) Arsip Audio Visual meliputi serangkaian

kegiatan penciptaan, penataan dan pengolahan,penggunaan, penyimpanan dan pemeliharaanserta penyusutan.

2) Penciptaan Audio Visual dilaksanakan denganmemperhatikan kualitas bahan dan peralatanyang digunakan, teknik penciptaan, dan tingkatkeahlian pencipta.

3) Penciptaan Arsip Audio Visual disertai denganpencantuman uraian informasi arsip dan datateknis media arsip yang digunakan.

4) Penataan dan Pengolahan arsip Audio Visualdilakukan dengan cara menentukan kode indeksdan kode, pembuatan label, membuat daftar isifile atau pendiskripsian, baik yang berhubungandengan aspek teknik maupun isi informasi arsip.

5) Penggunaan Arsip Audio Visual dilakukandengan prosedur: permintaan, pengambilan,pencatatan, pengendalian masa penggunaan,pengembalian dan penyimpanan kembali.

6) Penyimpanan dan pemeliharaandilakukandengan cara menjaga suhu dan kelembabansesuai dengan standar, menjaga kebersihan,menjaga keamanan fisik dan informasi darigangguan maupun kerusakan.

7) Penyusutan Arsip Audio Visual dilakukansesuai dengan prosedur penyusutan arsip.

BABVIIPENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

A. Unsur Unsur Arsip ElektronikHal ini dilakukan untuk menjamin isi, konteks, dan

struktur arsip dapat dikelola secara keseluruhansehingga mampu menjamin keaslian dan kehandalanarsip.

1) Isi arsip elektronik berisi data, fakta, atauinformasi yang direkam dalam rangkapelaksanaan kegiatan unit kerja di lingkunganUniversitas Negeri Semarang.

2) Konteks arsip elektronik adalah lingkunganadministrasi dan sistem yang digunakan dalampenciptaan arsip.

3) Struktur arsipelektronikadalah bentuk (formatfisik) dan susunan (format intelektual) arsip yangdiciptakan dalam media arsip elektroniksehingga memungkinkan isi arsipdidokumentasikan.

4) Isi, konteks, dan struktur arsip elektronik harusmencantumkan uraian informasi arsip dan datateknis media arsip yang digunakan (metadata).

B. Sistem Pengelolaan arsip elektronik menyediakansarana penghubung atau antar muka (interface) untuksemua format dan media arsip

C. Pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan dengancara mengidentifikasi, mengkaptur (capture),meregistrasi, menyimpan, menggunakan, danmenyusutkan data.

D. Penciptaan arsip elektronik berasal dari hasil alihmedia, naskah dinas elektronik (E-mail), Website

59

internet, basis data, dokumen multimedia, dll.E. Akses dan Layanan arsip Elektronik meliputi:

1) Jaringan intranet maupun internet dilaksanakansesuai dengan kewenangan, sistem klasifikasiakses dan keamanan arsip.

2) Akses dan layanan arsip hanya diberikan padapegawai yang berhak untuk kepentingan dinas.

FLOWCHART PENGELOLAAN ARSIPDINAMIS PADA UNIT KERJA

Proses Surat Masuk/SuratKeluar/Dokumen Kegiatan

Arsip Dinamis

Di data, diklasifikasikansesuai dengan Kode

Permasalahan

Dinilai sesuai dengan JadwalRetensi Arsip (JRA)

Penyusutan Arsip pada UnitKerja

Pengiriman Arsip InaktifMasa Simpan di atas 5 Tahun

ke Unit Kearsipan Pusat

FLOWCHART PENGELOLAAN ARSIPDINAMIS PADA UNIT KERJA

61

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Pemberkasan, meliputi- Pendataan arsip- Penilaian arsip- Pemusnahan arsip- Penataan arsip dalam folder- Penataan arsip dalam boks- Pelabelan boks

2. Penyimpanan meliputi:- Penempatan boks dalam almari arsip- Penemuan kembali

3. Perawatan meliputi:- Pembersihan arsip dari kotoran- Fumigasi/penyemprotan anti serangga/jamur- Reprografi arsip- Alih media arsip

4. Penyelamatan/pengamanan- Penyerahan ke Pusat Arsip- Pembuatan berita acara serah terima arsip

5. Penggunaan- Peminjaman arsip

ALUR PROSES PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

No Uraian KegiatanUnit

KerjaTerkait

Subbag./Pengolah

KabagKa.UnitKerja

R/PRTerkaitPeng

olahArsip

PenataArsip

1 Pemberkasan- Pendataan arsip- Penilaian arsip- Pemusnahan arsip- Penataan arsip

dalam folder- Penataan arsip

dalam boks- Pelabelan boks

2 Penyimpanan- Penempatan boks

dalam almari arsip- Penemuan kembali

3 Perawatan- Pembersihan arsip

dari kotoran- Fumigasi/

penyemprotan antiserangga/jamur

- Reprografi arsip- Alih media arsip

4 Penyelamatan/pengamanan

- Penyerahan kePusat Arsip

- Pembuatan beritaacara serah terimaarsip

5 Penggunaan- Peminjaman arsip- Pembuatan tanda

terima

Start

63

BAB VIIIPENDANAAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Pendanaan pengelolaan arsip dinamis meliputi:1) Organisasi,2) Sumber daya manusia,3) Sarana dan prasarana yang berada pada Pusat Arsip

Universitas maupun Unit Pengolah.4) Unit pengolah 1 adalah unit yang berada pada

tingkat Biro, Fakultas/PPs, Lembaga, UPT, PusatLayanan, Pusat pengembangan di lingkunganUniversitas Negeri Semarang.

5) Unit pengolah 2 adalah unit yang berada padabagian, subbagian dan Jurusan di lingkunganUniversitas Negeri Semarang

6) Sumber daya manusia meliputi: pejabat struktural,pejabat fungsional arsiparis, pengelola arsip, danfungsional lain yang terkait.

7) Pendanaan penyusunan kebijakan, pembinaan, danpengelolaan arsip statis dan dokumentasi sebagaiinformasi publik.

8) Pendanaan dibebankan pada masing-masing unitpengolah dan pusat arsip universitas sesuai denganperaturan perundang-undangan.

9) Pejabat Struktural mempunyai tanggung jawabmelakukan perencanaan, penyusunan program,pengaturan, pengendalian, pelaksanaan kegiatankearsipan, monitoring, dan evaluasi sertapengelolaan sumber daya kearsipan.

10) Pejabat fungsional arsiparis mempunyaikedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang

memiliki kemandirian dan independen dalammelaksanakan fungsi dan tugasnya.

11) Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamismeliputi gedung, ruang, dan peralatan pengelolaanarsip, dokumentasi, dan informasi publik.

12) Pendanaan sarana dan prasarana dibebankan padamasing-masing unit pengolah dan pusat arsipuniversitas sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

65

BAB IXKETENTUAN PIDANA

Pengamanan arsip dinamis diberlakukan sebagaimana didalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009, Bab IXKetentuan Pidana, pada pasal 81, pasal 85, pasal 86 danpasal 87 yang menetapkan bahwa:1) Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan

arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidakberhak dipidana dengan pidana penjara paling lama3 (tiga) tahun atau denda paling banyak Rp125.000.000,00 (seratus dua puluh lima juta rupiah).

2) Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjagakerahasiaan arsip tertutup dipidana dengan pidanapenjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda palingbanyak Rp 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh jutarupiah).

3) Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkanarsip diluar prosedur yang benar dipidana denganpidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahundandenda paling banyak Rp 500.000.000,00 (limaratus juta rupiah).

4) Setiap orang yang memperjualbelikan ataumenyerahkan arsip yang memiliki nilai gunakesejarahan kepada pihak lain dipidana denganpidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dandenda paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima ratusjuta rupiah).

BAB XIPENUTUP

Pedoman arsip dinamis di lingkungan UniversitasNegeri Semarang meliputi penetapan kebijakan,pengelolaan arsip, organisasi penciptaan arsip, dansumber daya pendukung dalam mengelola arsipUniversitas.

Penyelenggaraan kearsipan Universitas NegeriSemarang menjadi tanggungjawab Pusat ArsipUniversitas. Dengan tersusunnya buku pedomanpengelolaan arsip dinamis ini semoga dapat dijadikansebagai acuan dalam mewujudkan tata kearsipan sesuaidengan ketentuan peraturan perundang-undangan yangberlaku.

67

DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang Republik Indonesia no.43 tahun 2009

Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di LingkunganPerguruan Tingg, Arsip Nasional Republik IndonesiaTahun 2011

Modul Akuisisi Arsip. ANRI.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentangKlasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 15 Tahun 2012 tentangPetunjuk Pelaksanaan Surat Elektronik di PenciptaArsip.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentangPedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentangPedoman Pemusnahan Arsip.